Full

PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT
ELEKTRONIK BERBASIS WEB

DI PEMERINTAHAN KOTA
YOGYAKARTA
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Jurusan Teknik Informatika
Disusun Oleh :
Alexander Rosyanto
NIM : 055314040
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2010
i
THE MAKING OF WEB BASED ELECTRONIC
CORRESPONDENCE APLICATION
AT PEMERINTAH KOTA
YOGYAKARTA
A THESIS
Presented as a Partial Fulfillment of the Requirements

To Obtain The Sarjana Teknik Degree
In Informatics Engineering
Prepared By :
Alexander Rosyanto
NIM : 055314040
INFORMATICS ENGINEERING STUDY PROGRAM

INFORMATICS ENGINEERING DEPARTMENT
FACULTY OF SCIENCE AND TECNOLOGY
SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA
2010
ii
HALAMAN PERSETUJUAN
PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTONIK

BERBASIS WEB
DI PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
DI PEMERINTAHAN KOTA
YOGYAKARTA
Oleh :
Alexander Rosyanto
NIM : 055314040
Telah disetujui oleh:
Dosen Pembimbing I
(Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T.,M.T.)
Tanggal:........................................
iii
HALAMAN PENGESAHAN
PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTONIK

BERBASIS WEB
DI PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
Dipersiapkan dan ditulis oleh :
Alexander Rosyanto
NIM : 055314040
Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji

pada tanggal 21 Oktober 2010
dan dinyatakan memenuhi syarat
Susunan Panitia Penguji
Nama Lengkap Tanda tangan
Ketua JB. Budi Darmawan, S.T., M.Sc. ....................................
Sekretaris Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T., M.T. ....................................
Anggota Sri Hartati Wijono, S.Si., M.Kom. ....................................
Yogyakarta, .......................................
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Sanata Dharma
Dekan,
(Yosef Agung Cahyanta, S.T., M.T.)
iv
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA
Dengan ini saya sebagai penulis tugas akhir menyatakan dengan
sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian
karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka,
sebagai layaknya karya ilmiah.
Yogyakarta, 2 November 2010
Penulis
Alexander Rosyanto
v
ABSTRAKSI
Surat-menyurat merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh

setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran termasuk di lingkungan
Pemerintah Kota Yogyakarta. Sejauh ini kegiatan surat-menyurat di Pemerintahan
Kota Yogyakarta sudah berjalan dengan baik walaupun masih dilakukan secara
manual dalam bentuk dokumen fisik atau kertas surat. Dalam pendistribusian dan
pengarsipannya masih dilakukan oleh petugas-petugas tertentu sesuai dengan
wewenangnya masing-masing.
Pemerintah Kota Yogyakarta melalui “Keputusan Walikota Yogyakarta
Nomor 77 Tahun 2007 Tentang Surat-Menyurat Elektronik” menyatakan perlu
untuk membuat suatu aplikasi surat menyurat elektronik berbasis web dengan
menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan
arsitektur three-tier. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang
berkepentingan melalui jaringan komputer internal (intranet).
Sistem ini akan dikembangkan dengan metode terstruktur dan
diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basisdata
MySQL. Sistem ini mampu untuk melakukan transaksi surat keluar dan surat
masuk secara elektronik dan mampu melakukan pencarian surat.
Setelah diujicoba dan dilakukan pengebaran kuesioner terhadap 10 orang
responden di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta didapatkan hasil bahwa
rata-rata pengguna setuju bahwa aplikasi ini dapat mempercepat proses surat-
menyurat, membantu menyimpan surat agar mudah dikendalikan dan membantu
menyimpan surat agar mudah ditemukan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini membantu mempercepat
proses surat menyurat, membantu menyimpan surat agar mudah dikendalikan dan
membantu menyimpan surat agar mudah ditemukan. Pada akhirnya aplikasi ini
dapat digunakan oleh Bagian Teknologi Informasi dan Telematika Pemerintah
Kota Yogyakarta untuk melakukan pengembangan sistem surat menyurat secara
elektronik dan juga oleh pemerintah kota diluar Yogyakarta selama memenuhi
struktur birokrasi seperti di Pemerintah Kota Yogyakarta.
vi
ABSTRACT
The correspondence is routine operational activities undertaken by each

personnel within an organization or office environment, including Pemerintah
Kota Yogyakarta. So far the activities of the correspondence in Pemerintah Kota
Yogyakarta has been going well although it is still done manually in the form of
physical or paper documents. In distribution and archiving is still conducted by
certain officers in accordance with their respective authority.
Pemerintah Kota Yogyakarta through the “Keputusan Walikota
Yogyakarta Nomor 77 Tahun 2007 Tentang Surat-Menyurat Elektronik” states
need to make an application of web-based electronic correspondence by using a
centralized database processing, application of security permissions, and three-tier
architecture. The system can be accessed by any interested personnel via an
internal computer network (intranet).
This system will be developed using a structured and implemented using
the PHP programming language and MySQL database. This system is able to
perform transactions outgoing mail and incoming mail electronically and be able
to search the mail.
After testing and carried out against 10 people for distributing the
questionnaire respondents in Pemerintah Kota Yogyakarta showed that the
average user agrees that this application can speed up the process of
correspondence, helped keep the letter to be easily controlled and help keep the
letter to be easily found.
So it can be concluded that this application has helped accelerate the
process of correspondence, helped keep the letter to be easily controlled and help
keep the letter to be easily found. In the end, this application can be used by
Bagian Teknologi Informasi dan Telematika Pemerintah Kota Yogyakarta to
conduct development of an electronic correspondence system and also by the
government outside the city of Yogyakarta during the meet bureaucratic structures
such as Pemerintah Kota Yogyakarta.
vii
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN
AKADEMIS
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:
Nama : Alexander Rosyanto
Nomor Mahasiswa : 055314040
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:
PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTRONIK
BERBASIS WEB DI PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan
kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan,
mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan
data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau
media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya
maupun memberikan rayalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya
sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal: 2 November 2010
Alexander Rosyanto
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan kasihnya
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Skripsi ini ditulis untuk memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh
gelar Sarjana Teknik, Program Studi Teknik Informatika di Fakultas Sains dan
Teknologi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Dalam penulisan skripsi ini penulis menyadari banyak pihak yang telah
memberikan sumbangan baik pikiran, waktu, tenaga, bimbingan dan dorongan
kepada penulis sehingga akhirnya skripsi ini dapat selesai. Oleh karena itu pada
kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Yosef Agung Cahyanta, S.T., M.T. selaku Dekan Fakultas Sains dan
Teknologi Universitas Sanata Dharma.
2. Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T., M.T. selaku Kepala Program Studi
Teknik Informatika sekaligus Dosen Pembimbing yang telah memberikan
bimbingan, arahan dan petunjuk selama penulisan skripsi.
3. JB. Budi Darmawan, S.T., M.Sc dan Sri Hartati Wijono, S.Si., M.Kom
selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan, saran dan kritik
yang membangun untuk skripsi ini.
4. Ayahanda Robertus Purwanto, Ibunda Gerarda, Adikku Febri, Pakde Toto,
Pakde Dianto, Mbak Lucy, Mas Moko dan teman-teman Kost Wisma
Prasetiar yang telah banyak memberikan dukungan secara moril maupun
materi kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
ix
5. Seluruh dosen pengajar Jurusan Teknik Informatika pada khususnya, staf
sekretariat fakultas Teknik, BAPSI, BAA dan AUK pada umumnya.
6. Teman-temanku angkatan 2005 yang telah memberikan semangat kepada
penulis selama penyusunan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh
dari kesempurnaan, sehingga segala kritik dan saran yang bersifat membangun
sangat penulis harapkan demi perbaikan skripsi ini. Akhirnya dengan segala
kekurangan yang ada, penulis berharap agar skripsi ini masih dapat diambil
manfaatnya.
Yogyakarta, 02 November 2010
Penulis
x
DAFTAR ISI
halaman
HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................iii
HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iv
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ............................................................... v
ABSTRAKSI ...................................................................................................... vi
ABSTRACT ...................................................................................................... vii
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN...................................................viii
KATA PENGANTAR ........................................................................................ ix
DAFTAR ISI ...................................................................................................... xi
DAFTAR TABEL ............................................................................................. xv
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xxi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah.............................................................................. 2
1.3 Batasan Masalah................................................................................ 2
1.4 Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 2
1.4.1 Tujuan....................................................................................... 2
1.4.2 Manfaat..................................................................................... 2
1.5 Metodologi Penelitian........................................................................ 3
xi
1.6 Sistematika Penulisan ........................................................................ 4
B A B I I D A S A R T E O R I .......................................................................... 6
2.1 Pedoman Umum Surat Menyurat Elektronik ...................................... 6
2.2 Tata Kearsipan di Pemerintah Kota Yogyakarta............................... 11
2.2.1 Ketentuan Umum Pelaksanaan Tata Kearsipan Pemerintah

Daerah ............................................................................................. 11
2.2.2 Pengendalian Naskah Dinas .................................................... 14
2.2.2.1 Pengurusan Naskah Dinas Masuk ................................. 15
2.2.2.2 Pengurusan Naskah Dinas Keluar................................. 18
2.2.2.3 Penyimpanan Arsip ...................................................... 19
2.2.2.4 Penemuan Kembali Arsip ............................................. 20
2.2.2.5 Tata Cara Pengendalian Surat di Sekretariat Daerah ..... 20
2.2.3 Penyusutan Naskah Dinas ....................................................... 21
2.3 Kegiatan Surat Menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta ............... 21
2.4 Prosedur Surat Menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta................ 22
2.4.1 Proses Surat Keluar ................................................................. 22
2.4.2 Proses Surat Masuk................................................................. 25
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ................................. 28
3.1 Proses Surat Menyurat Elektronik.................................................... 28
3.1.1 Proses Surat Keluar Elektronik................................................ 28
3.1.2 Proses Surat Masuk Elektronik................................................ 29
3.2 Status Surat...................................................................................... 31
3.3 Sistem Yang Akan Dikembangkan................................................... 31
3.4 Analisa Kebutuhan Sistem ............................................................... 31
xii
3.5 Permodelan Use Case (Use Case Modeling) .................................... 33
3.6 Aliran Data Diagram (Data Flow Diagram)...................................... 41
3.6.1 Diagram Konteks (Context Diagram) ...................................... 41
3.6.2 Diagram Berjenjang (Decomposition Diagram)....................... 42
3.6.3 DFD Level 0 (Overview Diagram) .......................................... 44
3.6.4 DFD level 1 ............................................................................ 46
3.6.5 DFD Level 2 ........................................................................... 48
3.6.5.1 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Instansi ....... 48
3.6.5.2 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Klasifikasi .. 49
3.6.5.3 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna.... 50
3.6.5.4 DFD Level 2 Sub Proses Pengarsipan Naskah Dinas .... 53
3.6.6 DFD Level 3 ........................................................................... 55
3.6.6.1 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Keluar ...... 55
3.6.6.2 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Masuk ...... 56
3.6.6.3 DFD Level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan

Surat ........................................................................................ 57
3.6.7 DFD Level 4 ........................................................................... 59
3.6.7.1 DFD Level 4 Sub Proses Pengurusan Draft .................. 60
3.6.7.2 DFD Level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar dan

Pengiriman Surat ..................................................................... 62
3.6.7.3 DFD Level 4 Sub Proses Penerimaan Surat dan

Pengendalian Masuk ................................................................ 64
3.6.7.4 DFD Level 4 Sub Proses Pendisposisian Surat.............. 67
3.7 Kamus Data..................................................................................... 68
3.8 Perancangan Database ..................................................................... 68
3.8.1 Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Model) ......... 68
xiii
3.8.2 Diagram Hubungan Antar Tabel (Relational Model) ............... 70
3.8.3 Tabel Fisik (Physical Design).................................................. 71
3.9 Perancangan Tampilan (User Interface) ........................................... 75
3.10 Pengujian Black-box........................................................................ 75
B A B I V I M P L E M E N T A S I S I S T E M ................................................ 77
4.1 Lingkungan Implementasi................................................................ 77
4.1.1 Lingkungan Perangkat Keras................................................... 77
4.1.2 Lingkungan Perangkat Lunak.................................................. 78
4.2 Implementasi Antarmuka ................................................................. 78
BAB V A N A L I S A H A S I L I M P L E M E N T A S I ............................. 79
B A B V I P E N U T U P .................................................................................. 84
6.1 Kesimpulan ..................................................................................... 84
6.2 Saran ............................................................................................... 84
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 86
LAMPIRAN A ..................................................................................................L1
LAMPIRAN B.................................................................................................L24
LAMPIRAN C.................................................................................................L59
LAMPIRAN D ..............................................................................................L105
LAMPIRAN E...............................................................................................L143
LAMPIRAN F ...............................................................................................L209
xiv
DAFTAR TABEL
halaman
Tabel 3.1 Tabel Pengguna.................................................................................. 38
Tabel 3.2 Tabel Use Case .................................................................................. 40
Tabel 3.3 Tabel Pengguna.................................................................................. 72
Tabel 3.4 Tabel Klasifikasi ................................................................................ 71
Tabel 3.5 Tabel Jabatan...................................................................................... 71
Tabel 3.6 Tabel Instansi ..................................................................................... 73
Tabel 3.7 Tabel Klasifikasi ................................................................................ 71
Tabel 3.8 Tabel Lampiran .................................................................................. 73
Tabel 3.9 Tabel Tembusan ................................................................................. 73
Tabel 3.10 Tabel Baca Surat .............................................................................. 72
Tabel 3.11 Tabel Surat ....................................................................................... 72
Tabel 3.12 Tabel Disposisi................................................................................. 73
Tabel 3.13 Tabel Detil Surat Izin ....................................................................... 74
Tabel 3.14 Tabel Detil Surat Undangan.............................................................. 74
Tabel 3.15 Tabel Detil Surat Panggilan .............................................................. 74
Tabel 3.16 Tabel Detil Nota Dinas ..................................................................... 75
Tabel 3.17 Tabel Detil Telaah Staff.................................................................... 75
Tabel 3.18 Tabel Detil Surat Upload .................................................................. 74
xv
Tabel 5.1 Tabel Komposisi Pernyataan ............................................................ 80
Tabel 5.2 Tabel Grade ....................................................................................... 80
Tabel 5.3 Tabel Hasil Penyebaran Kuesioner ..................................................... 81
Tabel 5.4 Tabel Rata-Rata Grade Pernyataan..................................................... 82
Tabel 5.5 Tabel Pengujian Rata-Rata Grade Pernyataan..................................... 83
B.1 Tabel Daftar Kamus Data ........................................................................... 24
C.1 Tabel Perancangan Tampilan....................................................................L59
D.1 Tabel Pengujian Black-Box......................................................................L105
D.2 Pengujian Blackbox Proses Login ...........................................................L113
D.3 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Pribadi........................................L113
D.4 Pengujian Blackbox Proses Ubah Password.............................................L113
D.5 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Instansi...................................L114
D.6 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Instansi .......................................L114
D.7 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Instansi......................................L115
D.8 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Instansi.........................................L115
D.9 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Klasifikasi ..............................L116
D.10 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Klasifikasi.................................L116
D.11 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Klasifikasi ...............................L116
D.12 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Klasifikasi ..................................L117
D.13 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Pengguna Instansi.................L117
xvi
D.14 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Pengguna Instansi .....................L118
D.15 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Pengguna Instansi....................L118
D.16 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Pengguna Instansi.......................L119
D.17 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Jabatan .................................L119
D.18 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Jabatan......................................L119
D.19 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Jabatan ....................................L120
D.20 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Jabatan .......................................L120
D.21 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Tu Instansi............................L121
D.22 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Tu Instansi................................L121
D.23 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Tu Instansi ..............................L122
D.24 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Tu Instansi..................................L122
D.25 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Edaran .............................L122
D.26 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Biasa................................L123
D.27 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Perintah ...........................L124
D.28 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Izin ..................................L124
D.29 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Undangan ........................L125
D.30 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Panggilan.........................L125
D.31 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Nota Dinas................................L126
D.32 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Nota Pengajuan Konsep

Naskah Dinas.................................................................................................L127
xvii
D.33 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Telaah Staf................................L127
D.34 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Pengumuman ............................L128
D.35 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Memo .......................................L128
D.36 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Edaran ............................L129
D.37 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Biasa...............................L129
D.38 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Perintah ..........................L130
D.39 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Izin .................................L130
D.40 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Undangan .......................L131
D.41 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Panggilan........................L132
D.42 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Nota Dinas...............................L132
D.43 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Nota Pengajuan Konsep

Naskah Dinas.................................................................................................L133
D.44 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Telaah Staf...............................L134
D.45 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Pengumuman ...........................L134
D.46 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Memo ......................................L135
D.47 Pengujian Blackbox Proses Hapus Draft................................................L135
D.48 Pengujian Blackbox Proses Tandatangani Draft.....................................L136
D.49 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Edaran ......................................L136
D.50 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Biasa ........................................L136
D.51 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Perintah ....................................L137
xviii
D.52 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Izin...........................................L137
D.53 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Undangan .................................L137
D.54 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Panggilan..................................L137
D.55 Pengujian Blackbox Proses Baca Nota Dinas.........................................L137
D.56 Pengujian Blackbox Proses Baca Nota Pengajuan Konsep

Naskah Dinas.................................................................................................L138
D.57 Pengujian Blackbox Proses Baca Telaah Staf ........................................L138
D.58 Pengujian Blackbox Proses Baca Pengumuman.....................................L138
D.59 Pengujian Blackbox Proses Baca Memo ................................................L138
D.60 Pengujian Blackbox Proses Buat Kendali Keluar...................................L138
D.61 Pengujian Blackbox Proses Cetak Surat Keluar .....................................L139
D.62 Pengujian Blackbox Proses Baca Kendali Keluar ..................................L139
D.63 Pengujian Blackbox Proses Upload Surat Masuk...................................L139
D.64 Pengujian Blackbox Proses Buat Kendali Masuk...................................L140
D.65 Pengujian Blackbox Proses Baca Kendali Masuk ..................................L140
D.66 Pengujian Blackbox Proses Buat Disposisi ............................................L140
D.67 Pengujian Blackbox Proses Baca Disposisi............................................L141
D.68 Pengujian Blackbox Proses Pencarian Draft ..........................................L141
D.69 Pengujian Blackbox Proses Pencarian Surat Keluar ...............................L141
D.70 Pengujian Blackbox Proses Pencarian Surat Masuk ...............................L142
xix
E.1 Tabel Implementasi Antarmuka ...............................................................L143
xx
DAFTAR GAMBAR
halaman
Gambar 2.1 Diagram Prosedur Proses Surat Keluar............................................ 24
Gambar 2.2 Diagram Prosedur Proses Surat Masuk............................................ 27
Gambar 3.1 Diagram Prosedur Proses Surat Keluar Elektronik .......................... 29
Gambar 3.2 Diagram Prosedur Proses Surat Masuk Elektronik .......................... 30
Gambar 3.3 Diagram Use Case Sub Sistem Pengguna........................................ 34
Gambar 3.4 Diagram Use Case Sub Sistem Surat............................................... 35
Gambar 3.5 Diagram Use Case Sub Sistem Klasifikasi ...................................... 36
Gambar 3.6 Diagram Use Case Sub Sistem Instansi........................................... 36
Gambar 3.7 Diagram Konteks............................................................................ 41
Gambar 3.8 Diagram Berjenjang........................................................................ 43
Gambar 3.9 DFD Level 0 (Overview Diagram).................................................. 45
Gambar 3.10 DFD Level 1 ................................................................................. 47
Gambar 3.11 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Instansi........................ 49
Gambar 3.12 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Klasifikasi................... 50
Gambar 3.13 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna Untuk
Admin................................................................................................................ 51
TU Pengolah...................................................................................................... 51
Pengolah............................................................................................................ 51
xxi
Pengarsip ........................................................................................................... 52
Pimpinan ........................................................................................................... 52
Gambar 3.18 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Jabatan Untuk TU
Pengolah............................................................................................................ 52
Gambar 3.19 DFD Level 2 Sub Proses Pengarsipan Naskah Dinas..................... 54
Gambar 3.20 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Keluar....................... 55
Gambar 3.21 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Masuk....................... 56
Gambar 3.22 DFD Level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat Untuk
Pengolah............................................................................................................ 57
TU Pengolah...................................................................................................... 58
Pengarsip ........................................................................................................... 58
Pimpinan ........................................................................................................... 59
Gambar 3.26 DFD Level 4 Sub Proses Pengurusan Draft Untuk Pengolah ......... 60
Gambar 3.27 DFD Level 4 Sub Proses Pengurusan Draft Untuk Pimpinan......... 61
Gambar 3.28 DFD Level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar Dan Pengiriman
Surat Untuk Pengarsip ....................................................................................... 62
Surat Untuk Pimpinan........................................................................................ 62
Surat Untuk Pengolah ........................................................................................ 63
xxii
Surat Untuk TU Pengolah .................................................................................. 63
Gambar 3.32 DFD Level 4 Sub Proses Penerimaan Surat Dan Pengendalian
Masuk Untuk Pengarsip ..................................................................................... 64
Masuk Untuk Pimpinan ..................................................................................... 65
Masuk Untuk Pengolah...................................................................................... 65
Masuk Untuk TU Pengolah................................................................................ 66
Gambar 3.36 DFD Level 4 Sub Proses Pendisposisian Surat .............................. 67
Gambar 3.37 Diagram Hubungan Entitas .......................................................... 69
Gambar 3.38 Diagram Hubungan Antar Tabel ................................................... 70
Gambar L.1 Rancangan Halaman Login...........................................................L67
Gambar L.2 Rancangan Halaman Ubah Data Pribadi .......................................L67
Gambar L.3 Rancangan Halaman Ubah Password...........................................L68
Gambar L.4 Rancangan Halaman Data Instansi................................................L68
Gambar L.5 Rancangan Halaman Tambah Data Instansi ..................................L69
Gambar L.6 Rancangan Halaman Ubah Data Instansi ......................................L69
Gambar L.7 Rancangan Halaman Data Klasifikasi...........................................L70
Gambar L.8 Rancangan Halaman Tambah Data Klasifikasi .............................L70
Gambar L.9 Rancangan Halaman Ubah Data Klasifikasi..................................L71
Gambar L.10 Rancangan Halaman Data Tu Pengolah ......................................L71
xxiii
Gambar L.11 Rancangan Halaman Tambah Data Tu Pengolah.........................L72
Gambar L.12 Rancangan Halaman Ubah Data Tu Pengolah.............................L72
Gambar L.13 Rancangan Halaman Data Tu Pengarsip .....................................L73
Gambar L.14 Rancangan Halaman Tambah Data Tu Pengarsip........................L73
Gambar L.15 Rancangan Halaman Ubah Data Tu Pengarsip ............................L74
Gambar L.16 Rancangan Halaman Data Jabatan ..............................................L74
Gambar L.17 Rancangan Halaman Tambah Data Jabatan.................................L75
Gambar L.18 Rancangan Halaman Ubah Data Jabatan.....................................L75
Gambar L.19 Rancangan Halaman Data Pengguna ..........................................L76
Gambar L.20 Rancangan Halaman Tambah Data Pengguna.............................L76
Gambar L.21 Rancangan Halaman Ubah Data Pengguna .................................L77
Gambar L.22 Rancangan Halaman Data Draft..................................................L77
Gambar L.23 Rancangan Halaman Data Surat Keluar ......................................L78
Gambar L.24 Rancangan Halaman Data Surat Masuk ......................................L78
Gambar L.25 Rancangan Halaman Edit Surat Edaran.......................................L79
Gambar L.26 Rancangan Halaman Edit Surat Biasa.........................................L80
Gambar L.27 Rancangan Halaman Edit Surat Perintah.....................................L81
Gambar L.28 Rancangan Halaman Edit Surat Izin ...........................................L82
Gambar L.29 Rancangan Halaman Edit Surat Undangan..................................L83
Gambar L.30 Rancangan Halaman Edit Surat Panggilan ..................................L84
xxiv
Gambar L.31 Rancangan Halaman Edit Nota Dinas .........................................L85
Gambar L.32 Rancangan Halaman Edit Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
........................................................................................................................L86
Gambar L.33 Rancangan Halaman Edit Telaah Staf.........................................L87
Gambar L.34 Rancangan Halaman Edit Pengumuman .....................................L88
Gambar L.35 Rancangan Halaman Edit Memo ................................................L88
Gambar L.36 Rancangan Halaman Preview Surat Edaran ................................L89
Gambar L.37 Rancangan Halaman Preview Surat Biasa...................................L90
Gambar L.38 Rancangan Halaman Preview Surat Perintah ..............................L91
Gambar L.39 Rancangan Halaman Preview Surat Izin .....................................L92
Gambar L.40 Rancangan Halaman Preview Surat Undangan ...........................L93
Gambar L.41 Rancangan Halaman Preview Surat Panggilan............................L94
Gambar L.42 Rancangan Halaman Preview Nota Dinas...................................L95
Gambar L.43 Rancangan Halaman Preview Nota Pengajuan Konsep Naskah

Dinas ...............................................................................................................L96
Gambar L.44 Rancangan Halaman Preview Telaah Staf...................................L97
Gambar L.45 Rancangan Halaman Preview Pengumuman ...............................L98
Gambar L.46 Rancangan Halaman Preview Memo ..........................................L99
Gambar L.47 Rancangan Halaman Buat Kendali Keluar ................................L100
Gambar L.48 Rancangan Halaman Baca Kendali Keluar................................L100
Gambar L.49 Rancangan Halaman Upload Surat Masuk ................................L101
xxv
Gambar L.50 Rancangan Halaman Buat Kendali Masuk ................................L102
Gambar L.51 Rancangan Halaman Baca Kendali Masuk................................L102
Gambar L.52 Rancangan Halaman Buat Disposisi .........................................L103
Gambar L.53 Rancangan Halaman Baca Disposisi.........................................L104
Gambar L.54 Implementasi Halaman Login...................................................L155
Gambar L.55 Implementasi Halaman Ubah Data Pribadi ...............................L155
Gambar L.56 Implementasi Halaman Ubah Password...................................L156
Gambar L.57 Implementasi Halaman Utama Administrator ...........................L156
Gambar L.58 Implementasi Halaman Utama Tu Pengolah .............................L157
Gambar L.59 Implementasi Halaman Utama Tu Pengarsip ............................L158
Gambar L.60 Implementasi Halaman Utama Pimpinan ..................................L159
Gambar L.61 Implementasi Halaman Utama Pengolah...................................L160
Gambar L.62 Implementasi Halaman Data Instansi........................................L161
Gambar L.63 Implementasi Halaman Tambah Data Instansi ..........................L162
Gambar L.64 Implementasi Halaman Ubah Data Instansi...............................L163
Gambar L.65 Implementasi Halaman Data Klasifikasi ...................................L164
Gambar L.66 Implementasi Halaman Tambah Data Klasifikasi......................L164
Gambar L.67 Implementasi Halaman Ubah Data Klasifikasi..........................L165
Gambar L.68 Implementasi Halaman Data Tu Pengolah ................................L165
Gambar L.69 Implementasi Halaman Tambah Data Tu Pengolah...................L166
xxvi
Gambar L.70 Implementasi Halaman Ubah Data Tu Pengolah.......................L167
Gambar L.71 Implementasi Halaman Data Tu Pengarsip ...............................L167
Gambar L.72 Implementasi Halaman Tambah Data Tu Pengarsip..................L168
Gambar L.73 Implementasi Halaman Ubah Data Tu Pengarsip ......................L169
Gambar L.74 Implementasi Halaman Data Jabatan ........................................L169
Gambar L.75 Implementasi Halaman Tambah Data Jabatan...........................L170
Gambar L.76 Implementasi Halaman Ubah Data Jabatan...............................L171
Gambar L.77 Implementasi Halaman Data Pengguna.....................................L172
Gambar L.78 Implementasi Halaman Tambah Data Pengguna .......................L173
Gambar L.79 Implementasi Halaman Ubah Data Pengguna ...........................L174
Gambar L.80 Implementasi Halaman Data Draft............................................L175
Gambar L.81 Implementasi Halaman Data Surat Keluar ................................L176
Gambar L82 Implementasi Halaman Data Surat Masuk .................................L177
Gambar L.83 Implementasi Halaman Edit Surat Edaran.................................L178
Gambar L.84 Implementasi Halaman Edit Surat Biasa ...................................L179
Gambar L.85 Implementasi Halaman Edit Surat Perintah...............................L180
Gambar L.86 Implementasi Halaman Edit Surat Izin......................................L181
Gambar L.87 Implementasi Halaman Edit Surat Undangan............................L182
Gambar L.88 Implementasi Halaman Edit Surat Panggilan ............................L183
Gambar L.89 Implementasi Halaman Edit Nota Dinas ...................................L184
xxvii
Gambar L.90 Implementasi Halaman Edit Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
......................................................................................................................L185
Gambar L.91 Implementasi Halaman Edit Telaah Staf...................................L186
Gambar L.92 Implementasi Halaman Edit Pengumuman................................L187
Gambar L.93 Implementasi Halaman Edit Memo...........................................L188
Gambar L.94 Implementasi Halaman Preview Surat Edaran...........................L189
Gambar L95 Implementasi Halaman Preview Surat Biasa..............................L190
Gambar L.96 Implementasi Halaman Preview Surat Perintah.........................L191
Gambar L.97 Implementasi Halaman Preview Surat Izin ...............................L192
Gambar L.98 Implementasi Halaman Preview Surat Undangan......................L193
Gambar L.99 Implementasi Halaman Preview Surat Panggilan ......................L194
Gambar L.100 Implementasi Halaman Preview Nota Dinas ...........................L195
Gambar L.101 Implementasi Halaman Preview Nota Pengajuan Konsep Naskah

Dinas .............................................................................................................L196
Gambar L.102 Implementasi Halaman Preview Telaah Staf..........................L197
Gambar L.103 Implementasi Halaman Preview Pengumuman ......................L198
Gambar L.104 Implementasi Halaman Preview Memo..................................L199
Gambar L.105 Implementasi Halaman Buat Kendali Keluar .........................L200
Gambar L.106 Implementasi Halaman Baca Kendali Keluar.........................L201
Gambar L.107 Implementasi Halaman Upload Surat Masuk .........................L202
Gambar L.108 Implementasi Halaman Buat Kendali Masuk ..........................L203
xxviii
Gambar L.109 Implementasi Halaman Baca Kendali Masuk.........................L204
Gambar L.110 Implementasi Halaman Buat Disposisi...................................L204
Gambar L.111 Implementasi Halaman Baca Disposisi ..................................L205
Gambar L.112 Implementasi Halaman Peta Situs Admin ...............................L206
Gambar L.113 Implementasi Halaman Peta Situs Tu Pengolah ......................L206
Gambar L.114 Implementasi Halaman Peta Situs Tu Pengarsip .....................L206
Gambar L.115 Implementasi Halaman Peta Situs Pimpinan ...........................L207
Gambar L.116 Implementasi Halaman Peta Situs Pengolah............................L207
Gambar L.117 Implementasi Halaman Tentang Kami ....................................L208
xxix
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Surat-menyurat merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh
setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Proses surat-menyurat
formal terkait dengan aspek legal dan umumnya tertuang dalam dokumen dinas
tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar personal atau unit
dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan upaya yang juga
semakin besar. Setiap personal atau unit yang menerima atau mengeluarkan
dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar
organisasi tersebut akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang
sehingga waktu proses makin lama pula.
Sejalan dengan semakin tingginya arus pertukaran informasi dalam instansi
dan meningkatkan kebutuhan kecepatan dalam penyampaian informasi di bidang
kearsipan, maka Pemerintah Yogyakarta melalui “Keputusan Walikota
Yogyakarta Nomor 77 Tahun 2007 Tentang Surat-Menyurat Elektronik”
menyatakan perlu untuk membuat suatu aplikasi surat menyurat elektronik
berbasis web dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan
keamanan hak akses, dan arsitektur three-tier. Sistem dapat diakses oleh setiap
personal yang berkepentingan melalui jaringan komputer internal (intranet).
Sehingga diharapkan, masalah-masalah yang selama ini dihadapi dalam bidang
kearsipan dan pendistribusian dapat terselesaikan, sehingga mengurangi biaya,
1
2
tenaga operasional dan meningkatkan produktifitas kerja.
1.2 Rumusan Masalah
Beranjak dari latar belakang yang telah disebutkan diatas, beberapa masalah
yang dapat penulis rumuskan, diantaranya sebagai berikut :
a. Bagaimana mempercepat proses surat-menyurat?
b. Bagaimana mengelola surat agar mudah untuk dikendalikan?
c. Bagaimana menyimpan surat agar mudah untuk ditemukan?
1.3 Batasan Masalah
Penulis membatasi pembuatan aplikasi surat menyurat elektronik ini, dengan
cakupan sebagai berikut :
a. Web yang dibuat dikhususkan hanya untuk Lingkungan Pemerintah Kota
Yogyakarta.
b. Aplikasi ini dibangun berdasarkan Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 77
Tahun 2007 Tentang Surat-Menyurat Elektronik.
c. Aplikasi ini tidak menangani surat yang bersifat rahasia.
1.4 Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan
Tujuan Skripsi ini adalah membuat suatu Aplikasi Surat Menyurat
Elektronik Berbasis Web di Pemerintah Kota Yogyakarta.
1.4.2 Manfaat
Aplikasi ini dapat digunakan oleh Bagian Teknologi Informasi dan

3
Telematika Pemerintah Kota Yogyakarta untuk melakukan pengembangan sistem
surat-menyurat secara elektronik.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi yang penulis gunakan dalam penyusunan skripsi ini, adalah:
1. Observasi
Metode yang dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap obyek dan
permasalahan yang berhubungan dengan Pemerintah Kota Yogyakarta,
terutama hal-hal yang berkaitan dengan surat menyurat Pemerintah Kota
Yogyakarta.
2. Studi Pustaka.
Metode yang dilakukan dengan melakukan penelusuran terhadap pustaka-
pustaka yang ada seperti dokumen, file, referensi buku maupun sumber lain
yang berkenaan dengan objek yang sedang dibutuhkan, misalnya sumber yang
diperoleh melalui media internet.
3. Metodologi Analisis dan Disain Terstruktur
Metode ini merupakan tahap penguraian dan pengkajian data yang ada, yang
digunakan sebagai data yang relevan bagi perencanaan dan perancangan.
Langkah-langkah dalam metodologi terstruktur antara lain:
a. Studi kelayakan dengan mendefinisikan dan mengidentifikasi masalah
yang ada dengan mencari informasi langsung ke lapangan.
b. Analisa sistem yang berupa studi lapangan, pendefinisian dan permodelan
sistem dalam bentuk data flow diagram (DFD), konteks diagram dan use
case.
4
c. Desain sistem yaitu pembuatan ER diagram, perancangan perangkat lunak
termasuk didalamnya perancangan tabel–tabel basis data, pendefinisian
modul-modul program dan antar muka sistem yang akan dibuat.
d. Implementasi dan testing yang merupakan hasil-hasil pengkodean dari
hasil rancangan yang sudah dibuat.
1.6 Sistematika Penulisan
Bab I. Pendahuluan
Pada bab ini berisi latar belakang penulisan skripsi, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi
penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II. Dasar Teori
Bab ini membahas teori-teori yang mendukung mengenai
teknologi yang mendasari pembuatan website ini, yaitu Pedoman
Umum Surat Menyurat Elektronik, Kegiatan Surat Menyurat di
Pemerintah Kota Yogyakarta dan Prosedur Surat Menyurat di
Pemerintah Kota Yogyakarta.
Bab III. Analisa dan Perancangan Sistem
Bab ini membahas mengenai analisa dan perancangan sistem,
mencakup pendefinisian sistem, rancangan basis data dan
rancangan antar muka yang digunakan.

5
Bab IV. Implementasi Sistem
Bab ini membahas implementasi dalam bentuk program
berdasarkan analisa dan perancangan yang telah dilakukan.
Bab V. Analisa Hasil Implementasi
Bab ini berisi analisa hasil implementasi dari Aplikasi Surat-
menyurat Elektronik di Pemerintah Kota Yogyakarta.
Bab VI. Penutup
Bab ini berisi kesimpulan yang didapat dan saran berdasarkan
hasil analisa, perancangan dan implementasi sistem.

BAB II
DASAR TEORI
2.1 Pedoman Umum Surat Menyurat Elektronik
Berdasarkan “Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 77 Tahun 2007
Tentang Pedoman Umum Surat Menyurat Elektronik (Electronic Mailing) Pada
Pemerintah Kota Yogyakarta”, surat menyurat elektronik merupakan perangkat
lunak yang mampu melakukan distribusi, penyimpanan dan pengambilan
informasi berupa data maupun gambar secara elektronik. Ketentuan umum surat
menyurat elektronik adalah sebagai berikut :
1. Instansi adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah pada Pemerintah Kota
Yogyakarta.
2. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.
3. Surat menyurat elektronik adalah surat sistem yang memungkinkan pengguna
untuk melakukan tukar menukar informasi secara elektronik.
4. Aplikasi surat menyurat elektronik adalah program antarmuka berupa
perangkat lunak komputer yang menyediakan fasilitas bagi pengguna untuk
melakukan tukar menukar informasi secara elektronik.
5. Sistem kearsipan adalah sistem yang didalamnya meliputi pengurusan surat,
kode klasifikasi, indeks dan tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali
arsip, dan penyusutan arsip.
6
7
6. Penciptaan surat adalah proses pembuatan surat sejak konsep atau draft,
pengetikan, penomoran dan penandatanganan sampai surat atau arsip tersebut
siap dikirimkan atau digunakan.
7. Pengurusan surat adalah seluruh proses kegiatan pengelolaan surat masuk dan
surat keluar yang meliputi kegiatan penerimaan, pencatatan, pengerahan,
pengiriman dan pengendalian surat sampai tahap penyimpanan dan
pengirimannya.
8. Pengendalian surat adalah kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan,
pendistribusian, penyimpanan sarana pengendalian dan pengiriman surat
keluar.
Lingkup naskah dinas yang dikelola secara elektronik adalah sebagai berikut:
a. Surat Edaran;
b. Surat Biasa;
c. Surat Perintah;
d. Surat Izin;
e. Surat Undangan;
f. Surat Panggilan;
g. Nota Dinas;
h. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
i. Telaah Staf;
j. Pengumuman;
k. Memo.
8
Sistem Kearsipan terdiri dari:
a. Penciptaan surat meliputi:
1. Surat elektronik sebagaimana tersebut pada angka 1 dapat diberlakukan
dan sah tanpa tanda tangan dan cap basah apabila melalui aplikasi surat
menyurat elektronik.
2. Instansi pencipta surat wajib mengarsipkan surat yang dikirim secara
elektronik dengan menyimpan aslinya lengkap dengan tanda tangan dan
cap basah.
3. Surat elektronik sebagaimana tersebut pada angka 1, penomoran surat
mengikuti ketentuan tata kearsipan yang berlaku.
b. Pendistribusian surat meliputi:
1. Pendistribusian dilakukan oleh petugas kearsipan instansi dengan
ketentuan tata kearsipan yang berlaku.
2. Desain sarana pencatatan, pengendalian maupun disposisi diatur dalam
aplikasi surat menyurat elektronik yang berpedoman pada ketentuan tata
kearsipan yang berlaku.
3. Pendistribusian surat elektronik pada setiap instansi dilakukan sampai
pada pejabat yang berwenang atau staf yang ditunjuk untuk menangani
ketatausahaan dengan cara mengaktifkan account (identitas pengguna).
c. Pengurusan surat meliputi:
1. Pengurusan surat masuk dan surat keluar secara elektronik sesuai dalam
ketentuan tata kearsipan yang berlaku.

9
2. Pengendalian surat masuk dan surat keluar pada Pemerintah Kota
Yogyakarta dilakukan secara elektronik.
3. Pengurusan dokumen surat masuk yang berupa hardcopy perlu
didokumentasikan dalam format digital dengan cara pemindaian
(scanning) menggunakan resolusi minimal 300dpi (dot per inch).
Kemudian berdasarkan “Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 154 Tahun
2005 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kota
Yogyakarta”, dijelaskan bahwa:
a. Surat Edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan atau
petunjuk cara melaksanakan sesuatu ketentuan yang telah ada dan ditujukan
kepada pejabat tertentu.
b. Surat Biasa adalah naskah dinas yang menyampaikan berita secara tertulis,
yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau usulan saran
dan sebagainya.
c. Surat Perintah adalah naskah dinas yang berasal dari atasan dan ditujukan
kepada pejabat bawahan, berisikan perintah untuk melaksanakan tugas
tertentu.
d. Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu
permuhonan yang dikeluarkan oleh walikota atau pejabat lain yang berwenang
menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
e. Surat Undangan adalah naskah dinas yang merupakan pemberitahuan yang
meminta kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat dan
10
acara yang ditentukan.
f. Surat Panggilan adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk memanggil
pejabat instansi pemerintah guna dimintai keterangan mengenai suatu
permasalahan.
g. Nota Dinas adalah alat komunikasi tertulis intern antar pejabat satuan-satuan
organisasi dalam suatu satuan organisasi yang berisi pemberitahuan,
permintaan, penjelasan dan sebagainya mengenai hal-hal yang berhubungan
dengan proses pematangan sesuatu kebijaksanaan atau proses penyesuaian
persoalan.
h. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah alat komunikasi intern yang
ditujukan kepada pejabat atasan guna penyampaian konsep naskah dinas untuk
mendapatkan penyesuaian atau tanda tangan.
i. Telaah Staf adalah naskah dinas yang dibuat oleh staf atau bawahan yang
memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran
tentang suatu masalah.
j. Pengumuman adalah suatu bentuk naskah dinas sebagai alat pemberitahuan
yang bersifat umum. Pengumuman yang ditandatangani oleh masing-masing
Pejabat ditentukan oleh jenis, sifat dan organisasi sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
k. Memo adalah naskah dinas yang materinya mengandung pemberitahuan atas
sesuatu permasalahan yang dapat digunakan oleh atasan kepada bawahan atau
antar pejabat setingkat.

11
2.2 Tata Kearsipan di Pemerintah Kota Yogyakarta
Berdasarkan “Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 71 Tahun 2002
Tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta”, arsip adalah
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh semua organisasi dalam lingkungan
Pemerintah Kota Yogyakarta dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Tata Kearsipan Pemerintah Daerah menganut asas desentralisasi dalam kebijakan
dan desentralisasi dalam pelaksanaan.
Satuan Organisasi yang melaksanakan tugas menyelenggarakan tata
kearsipan dalam lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta ialah unit kearsipan dan
unit pengolah sesuai dengan susunan organisasi yang ditetapkan oleh Walikota
Yogyakarta.
Dalam penyelenggaraan tata kearsipan dilakukan dengan mempergunakan
kartu kendali sebagai sarana pengendalian, pola klasifikasi sebagai sarana
penataan arsip dan jadwal retensi sebagai sarana penyusutan.
2.2.1 Ketentuan Umum Pelaksanaan Tata Kearsipan Pemerintah Daerah
1. File adalah berkas yang merupakan suatu kesatuan arsip yang mengandung
masalah tertentu dan disusun berdasarkan pola klasifikasi.
2. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan
tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan
dan mempunyai nilai arsip.
3. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak
menimbulkan adanya tindak lanjut.

12
4. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, penemuan
kembali dan sekaligus alat pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan dibedakan antara kartu kendali masuk dan kartu kendali keluar.
a. Kartu kendali surat masuk terdiri dari 3 rangkap/warna yaitu warna putih,
biru dan merah.
- Kartu kendali warna putih berfungsi sebagai tanda bukti bahwa surat
sudah dikendali dan sebagai alat kontrol petugas kearsipan. Disimpan
berdasarkan kode klasifikasi dan permasalahan surat.
- Kartu kendali warna biru berfungsi sebagai bukti bahwa surat sudah
didisposisi oleh pimpinan dan sebagai bukti bahwa surat sudah sampai
pada unit pengolah. Disimpan berdasarkan tanggal surat di unit
kearsipan.
- Kartu kendali warna merah berfungsi sebagai sarana penyimpanan dan
bukti bahwa surat sudah diterima unit pengolah. Disimpan berdasarkan
kode klasifikasi.
b. Kartu kendali surat keluar terdiri dari 2 rangkap/warna yaitu warna putih
dan merah.
- Kartu kendali warna putih untuk pengendali dan sebagai alat kontrol
yang disimpan di unit kearsipan.
- Kartu kendali warna merah sebagai sarana penyimpanan dan
pengendalian yang disimpan di unit pengolah sesuai kode klasigfikasi.
5. Daftar pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir
naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar sekaligus sebagai alat control.
13
6. Nomor urut adalah nomor urut naskah dinas dimulai dari angka 01 dan
seterusnya sebagai sarana inventarisasi jumlah naskah dinas. Setiap permulaan
tahun, nomor urut dimulai kembali angka 01.
7. Lembar disposisi adalah sarana sebagai tanda bukti penyampaian dan sarana
pengendalian penyelesaian surat.
8. Lembar tegoran retensi adalah formulir yang dipergunakan untuk
memperingatkan unit pengolah bahwa arsip yang bersangkutan sudah habis
jangka waktu retensinya.
9. Lembar pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat
penyampaian naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia.
10. Penerima adalah unit/staff yang bertugas menerima naskah dinas yang
disampaikan baik oleh pengantar pos atau telekom maupun oleh caraka atau
perorangan.
11. Pengarah adalah unit/staff yang bertugas menentukan unit pengolah, kode
klasifikasi dan indeks naskah dinas.
12. Pencatatan naskah dinas unit/staff yang bertugas melakukan pencatatan
naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar.
13. Pengendali naskah adalah unit/staff yang bertugas melakukan pengendalian
naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar.
14. Pengirim naskah dinas adalah unit/staff yang bertugas melakukan pengiriman
naskah dinas.
15. Penyimpan arsip adalah unit/staff yang bertugas melakukan penyimpanan dan
pemeliharaan arsip.
14
16. Unit kearsipan adalah:
a. Unit tata usaha pada instansi Pemerintah Kota Yogyakarta.
b. Bagian Umum pada Sekretariat Kota Yogyakarta.
17. Unit Pengolah adalah unit yang menindaklanjuti naskah dinas meliputi:
a. Instansi/Bagian pada Sekretariat Kota Yogyakarta.
b. Unit seksi/Sub Bidang/UPTD Instansi pada Pemerintah Kota Yogyakarta.
18. Tata usaha pengolah adalah unit/staff ketatausahaan unit pengolah.
19. Pelaksana adalah unit/staff yang bertugas melaksanakan kegiatan sesuai
dengan informasi dan disposisi naskah dinas.
20. Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah termuat
didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan
penemuan kembali arsip.
21. Indeks adalah cirri atau tanda naskah dinas berupa kata tangkap yang akan
dijadikan petunjuk dan tanda pengenal untuk mempermudah penemuan
kembali arsip.
22. Kode adalah tanda pengganti masalah seperti tercantum dalam pola klasifikasi
(lampiran ).
23. Pemerian/Lembar deskripsi untuk menentukan jenis permasalahan arsip.
24. Daftar penelaah untuk menentukan arsip simpan, musnah dan permanen.
2.2.2 Pengendalian Naskah Dinas
Pengendalian naskah dinas meliputi kegiatan pengurusan naskah dinas
masuk, naskah dinas keluar, penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

15
2.2.2.1 Pengurusan Naskah Dinas Masuk
a. Pada unit kearsipan dilaksanakan kegiatan-kegiatan penerimaan, pengarahan,
pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.
1. Penerima mempunyai tugas:
- Menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar pos
atau telekom maupun oleh caraka atau perorangan.
- Memiliki kebenaran alamat naskah dinas tersebut.
- Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan
- Mensortir sampul yang boleh dibuka dan sampul yang tidak boleh
dibuka (rahasia).
- Membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas biasa dari sampul
dan membubuhkan cap tanggal terima surat.
- Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas,
sampul diikut sertakan bersama naskah dinasnya.
- Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas.
- Menyampaikan naskah dinas yang telah dibuka dan rahasia kepada
pengarah.
2. Pengarah mempunyai tugas:
- Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau
naskah dinas biasa.
- Menentukan dan mencantumkan kode klasifikasi dan indeks naskah
dinas penting dan diberi cap tanda terima surat dan diparap di bagian
kanan bawah naskah dinas.

16
- Menentukan unit pengolah naskah dinas biasa dan rahasia.
- Menyampaikan naskah dinas penting, biasa dan rahasia kepada
pencatat.
3. Pencatat mempunyai tugas:
- Mencantumkan kode klasifikasi dan nomor urut pada kartu kendali.
- Mencatat naskah dinas penting/biasa dalam kartu kendali.
- Mencatat naskah dinas rahasia dalam lembar pengantar.
- Menyampaikan naskah dinas penting beserta 3 lembar kartu kendali
kepada pengendali.
- Menyampaikan naskah dinas biasa beserta 2 rangkap lembar pengantar
kepada pengendali.
4. Pengendali mempunyai tugas:
- Menerima naskah dinas yang telah didisposisi pimpinan beserta 3
lembar/kartu kendali (putih, biru dan merah) dan naskah dinas biasa
serta naskah dinas rahasia.
- Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali berwarna
putih, biru dan kartu kendali berwarna merah kepada tata usaha
pengolah.
- Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia beserta 2
rangkap lembar pengantar kepada tata usaha pengolah.
- Menyusun kartu kendali warna putih dalam lemari katalog/kotak kartu
kendali berdasarkan kode klasifikasi dan indeks berkas.

17
- Menyusun kartu kendali warna biru dalam lemari katalog/kotak kartu
kendali berdasarkan tanggal surat.
b. Pengurusan naskah dinas pada Tata Usaha Pengolah meliputi kegiatan-
kegiatan:
1. Menerima naskah dinas beserta kartu kendali lembar biru dan merah dari
pengendali.
2. Membubuhkan paraf dan tanggal pada kartu kendali berwarna biru sebagai
tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.
3. Mengembalikan kartu kendali berwarna biru kepada pengendali.
4. Menyimpan kartu kendali berwarna merah dalam almari katalog/kotak
kartu kendali berdasarkan kode klasifikasi dan indeks berkas.
5. Mencatat dalam lembar disposisi rangkap 2.
6. Menyampaikan naskah dinas kepada pimpinan unit pengolah untuk
diselesaikan.
7. Menyimpan disposisi warna kuning berdasarkan tanggal penyelesaian
sebagai sarana pengendalian penyelesaian naskah dinas.
8. Menerima naskah dinas biasa beserta 2 rangkap lembar pengantar dari
pengendali.
9. Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa
naskah dinas sudah diterima dan mengembalikan lembar pengantar lembar
1(warna merah) kepada pengendali.
10. Menyimpan lembar pengantar lembar 1 (warna merah) berdasarkan
tanggal penyampaian.
18
2.2.2.2 Pengurusan Naskah Dinas Keluar
a. Tata usaha pengolah mempunyai tugas:
1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 2(dua)
berwarna putih dan merah, yang disertai naskah dinas beserta 2(dua) kartu
kendali kepada pengendali pada unit kearsipan.
2. Menyimpan kartu kendali berwarna merah berdasarkan kode klasifikasi
dan indeks berkas.
3. Menyimpan naskah dinas berdasarkan kode klasifikasi dan indeks berkas.
b. Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan
pengiriman.
1. Pengendali mempunyai tugas:
- Mencatat kode klasifikasi pada daftar pengendali naskah dinas keluar
dan naskah dinas masuk.
- Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut kode klasifikasi dan
indeks berkas.
- Mengembalikan konsep/tindasan naskah dinas dan kartu kendali
berwarna merah kepada tata usaha pengolah.
2. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna putih
berdasarkan kode klasifikasi dan indeks berkas.
3. Pengirim mempunyai tugas:
- Mengirim surat kepada alamat dengan menggunakan lembar pengantar
sebagai tanda bukti pengiriman.

19
- Pengiriman surat lewat pos harus diminta tanda bukti dari petugas
kantor pos.
2.2.2.3 Penyimpanan Arsip
a. Arsip aktif disimpan dan dipelihara pada unit pengolah masing-masing. Arsip
aktif disimpan menurut urutan kode klasifikasi dan indeks berkas dalam folder
atau map gantung.
b. Penyimpanan arsip inaktif dipusatkan pada unit kearsipan.
1. Cara penyimpanan arsip inaktif dilakukan sebagai berikut:
- Penyimpan menyusun arsip yang telah dibungkus dalam box menurut
urutan kode klasifikasi dan permasalahan.
- Box arsip inaktif ditempatkan di dalam rak arsip.
2. Penyimpanan kartu kendali arsip inaktif dilakukan:
- Tata usaha pengolah menyampaikan arsip inaktif kepada penyimpan
berikut kartu kendali berwarna merah.
- Penyimpan menyimpan kartu kendali berwarna putih kepada tata usaha
pengolah sebagai bukti bahwa arsip-arsip inaktif beserta kartu kendali
berwarna merah telah diterima.
- Penyimpan arsip biasa dipisahkan dari arsip penting dan arsip yang
bersifat rahasia.
- Box kartu kendali untuk kartu kendali menurut kode dan tahun.
20
2.2.2.4 Penemuan Kembali Arsip
Cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan:
a. Dalam hal diketahui masalahnya, kode klasifikasinya dan indeks suratnya
melalui kartu kendali berwarna putih dan merah.
b. Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas, melalui kartu
kendali warna biru.
c. Dalam hal diketahui nomor urut, melalui daftar pengendali.
2.2.2.5 Tata Cara Pengendalian Surat di Sekretariat Daerah
Pengendalian Surat Masuk:
a. Dikendalikan dengan daftar pengendali dan dilampiri lembar disposisi dua(2)
lembar (dengan diberi nomor urut).
b. Dinaikkan ke atasan untuk didisposisi.
c. Turun lagi ke pengendali untuk disampaikan dan dicatat kepada unit pengolah.
Pengendalian Surat Keluar:
a. Konsep surat dari pengolah/pelaksanan dan sudah diparaf disampaikan kepada
pengendali untuk dimintakan tanda tangan atasan.
b. Setelah ditandatangani, disampaikan lagi ke pengendali untuk diberi nomor
dan cap.
c. Dikirim ke alamat.
21
2.2.3 Penyusutan Naskah Dinas
Maksud penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta
menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan.
Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan undang-undang yang berlaku.
2.3 Kegiatan Surat Menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta
Surat menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta dilakukan secara manual
melalui surat fisik begitu juga dengan pengarsipannya juga dilakukan secara
manual melalui dokumen-dokumen fisik. Dalam pengelolaannya dilakukan oleh
pejabat yang telah ditunjuk instansi serta memiliki kualifikasi yang disyaratkan.
Berdasarkan tata kearsipan yang ada di Pemerintah Kota Yogyakarta maka
terdapat 3 pihak yang terkait dengan proses surat-menyurat yaitu:
- Unit Pengolah (Pengolah): merupakan unit yang menindaklanjuti naskah
dinas, meliputi Instansi/Bagian pada Sekretariat Kota Yogyakarta dan Unit
Seksi/Sub. Bidang/UPTD Instansi pada Pemerintah Kota Yogyakarta. Pejabat
Penerima Disposisi juga termasuk didalamnya
- Unit Kearsipan (Pengarsip): merupakan unit yang melaksanakan kegiatan
penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan. Unit ini
terdiri dari Tata Usaha pada Instansi Pemerintah Kota Yogyakarta dan Bagian
Umum pada Sekretariat Kota Yogyakarta.
- Pimpinan Unit Pengolah (Pimpinan): merupakan Pejabat di suatu Instansi
meliputi Walikota, Wakil Walikota atau Pimpinan Perangkat Daerah/Satuan

22
Organisasi yang memiliki wewenang dalam proses penandatanganan naskah
dinas dan proses disposisi naskah dinas.
2.4 Prosedur Surat Menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta
Prosedur surat menyurat di Pemerintah Kota Yogyakarta melalui 2 tahap yaitu:
a. Proses Surat Keluar
b. Proses Surat Masuk
2.4.1 Proses Surat Keluar
Proses surat keluar dimulai ketika Pengolah membuat draft surat kemudian
draft surat diserahkan kepada Pimpinan untuk ditandatangani apabila telah
disetujui. Apabila tidak disetujui maka draft akan dibuat ulang (direvisi) oleh
Pengolah. Kemudian surat yang telah ditandatangani selanjutnya akan diproses
oleh Pengarsip.
Pada Unit Kearsipan dilakukan 3 kegiatan yaitu pengendalian, pengiriman
dan penyimpanan.
Proses pengendalian dimulai ketika surat diserahkan kepada Pengarsip
untuk dikendalikan. Proses pengendalian surat meliputi kegiatan pemberian
nomor surat, pemberian cap basah (stempel) dan pembuatan kartu kendali keluar.
Untuk proses surat keluar, kartu kendali keluar dibuat dalam 2 rangkap (warna)
yaitu merah dan putih sebagai penanda proses pengendalian yang akan disimpan
selanjutnya pada proses penyimpanan.
Kemudian pada proses penyimpanan, kartu kendali keluar warna merah
akan diberikan kepada Unit Pengolah sebagai tanda bukti bahwa surat sudah
23
dikendalikan (kartu ini akan disimpan berdasarkan kode klasifikasi dan indeks
berkas pada Unit Pengolah) dan kartu kendali keluar warna putih akan disimpan
Pengarsip berdasarkan kode klasifikasi dan indeks berkas.
Kemudian pada proses pengiriman, surat akan dikirim ke alamat tujuan oleh
Pengarsip dengan mengisi Lembar Pengantar sebagai tanda bukti pengiriman
(gambar 2.1).
24
Gambar 2.1 Diagram Prosedur Proses Surat Keluar

25
2.4.2 Proses Surat Masuk
Proses surat masuk dimulai dengan kegiatan-kegiatan pada Unit Kearsipan
meliputi penerimaan, pengarahan, pengendalian, penyimpanan dan pengiriman.
Proses penerimaan dimulai ketika Pengarsip menerima surat yang disampaikan
oleh pengantar. Kemudian surat akan diteliti kebenaran dan kelengkapannya.
Kemudian pada proses pengarahan, surat akan dibaca oleh Pengarsip untuk
mengetahui surat biasa atau surat penting. Setelah itu akan ditentukan Unit
Pengolah yang akan menerima surat masuk ini. Kemudian pada proses
pengendalian, dilakukan pencatatan nomor surat, legalisasi surat dan pembuatan
kartu kendali masuk 3 rangkap yaitu warna merah, putih dan biru. Kartu kendali
warna merah dan biru akan diserahkan kepada Unit Pengolah sedangkan yang
berwarna putih akan disimpan pada proses penyimpanan. Kemudian pada proses
penyimpanan, kartu kendali masuk warna putih akan disimpan berdasarkan kode
klasifikasi dan indeks berkas. Kemudian legalisir surat masuk akan disimpan
menjadi arsip surat. Kemudian pada proses pengiriman, surat masuk disampaikan
oleh unit pengarsip ke unit pengolah bersama dengan kartu kendali 2 rangkap
(warna merah dan biru).
Pada Unit Pengolah, surat masuk diterima beserta kartu kendali warna
merah dan biru. Kartu kendali warna biru ditandatangani oleh Unit Pengolah dan
dikembalikan kepada Pengarsip. Kartu kendali berwarna merah akan disimpan
berdasarkan kode klasifikasi dan indeks berkas.
Setelah itu Unit Pengolah menyampaikan surat kepada Pimpinan untuk
diselesaikan. Tujuan penyampaian surat tergantung pada sifat biasa atau penting
26
yang tercatat dalam kartu kendali masuk. Penyampaian ini dilengkapi dengan
lembar disposisi.
Setelah itu Pimpinan dapat mendisposisi surat tersebut atau tidak. Apabila
Ya, Pimpinan dapat mengisi lembar disposisi dan menyerahkan surat beserta
lembar disposisinya kepada Pengolah. Kemudian apabila Tidak, Pimpinan dapat
mengisi tanggal penyelesaian pada lembar disposisi dan menyerahkan kepada
Pengolah.
Setelah itu pada Pengolah, surat juga dapat didisposisi lagi atau tidak
tergantung isi disposisi dari pimpinan. Apabila Ya, maka Pengolah dapat mengisi
lembar disposisi seperti pada pimpinan. Dan Apabila Tidak maka Pengolah dapat
mengisi tanggal penyelesaian pada lembar disposisi. Proses ini berulang terus
sampai surat tidak didisposisi lagi.
Kemudian apabila surat tidak didisposisi lagi oleh Pimpinan/Pengolah, surat
tersebut diserahkan kepada Pengarsip untuk disimpan menjadi surat selesai dan
disposisinya juga disimpan berdasarkan tanggal penyelesaian (gambar 2.2).

27
Gambar 2.2 Diagram Prosedur Proses Surat Masuk

BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini akan membahas analisis perangkat lunak yang akan dibangun untuk
aplikasi surat-menyurat elektronik dan perancangan sistem atas kebutuhan yang
sudah didapat. Analisa sistem dilakukan dengan konsep rekayasa perangkat lunak
terstruktur. Pada tahap analisa ini dilakukan pendefinisian dan pemodelan sistem
yang akan dirancang, serta hasilnya akan dituangkan dalam diagram use case,
diagram arus data, diagram konteks dan diagram E-R. Yang perlu diperhatikan
dalam pendefinisian sistem tersebut, yaitu
3.1 Proses Surat Menyurat Elektronik
Pada sistem yang akan dibuat, proses surat menyurat elektronik melalui 2
tahap yaitu:
a. Proses Surat Keluar Elektronik.
b. Proses Surat Masuk Elektronik.
3.1.1 Proses Surat Keluar Elektronik
Proses surat keluar elektronik dimulai ketika Pengolah membuat draft surat
kemudian draft surat disampaikan kepada Pimpinan untuk diperiksa. Pimpinan
dapat membatalkan draft dengan menghapus draft atau mengedit draft apabila
diperlukan. Draft yang telah diedit kemudian diperiksa kembali, dan diedit
kembali apabila ada kesalahan. Apabila draft sudah tidak diedit maka draft akan
ditandatangani oleh Pimpinan. Surat yang sudah ditandatangani akan diproses
28
29
oleh Pengarsip dengan dibuatkan kendali keluar. Kartu kendali keluar akan secara
otomatis tersimpan didalam sistem berdasarkan kode klasifikasi dan indeks
naskah. Surat keluar akan dikirim ke instansi tujuan. (gambar 3.1).
Gambar 3.1 Diagram Prosedur Proses Surat Keluar Elektronik
3.1.2 Proses Surat Masuk Elektronik
Proses surat masuk elektronik dimulai ketika Pengarsip menerima surat
masuk. Apabila surat masuk berupa dokumen fisik maka surat harus dipindai
dahulu menjadi dokumen digital kemudian diupload kedalam sistem dan apabila
surat masuk berupa dokumen elektronik maka surat dapat langsung dibuatkan
30
kendali masuk. Selanjutnya surat masuk akan disampaikan kepada Pimpinan
untuk diterima dan dibaca. Setelah itu surat dapat didisposisi dengan mengisi form
disposisi dan apabila tidak didisposisi pimpinan dapat langsung mengisi tanggal
penyelesaian pada form disposisi yang artinya surat sudah dipahami. Untuk surat
yang didisposisi kepada penerima disposisi juga dapat didisposisikan kembali
sesuai dengan kebutuhan/makna surat. Apabila surat tidak didisposisi lagi,
pengolah dapat menyelesaikan surat dengan mengisi tanggal penyelesaian surat
pada form disposisi. Keputusan dan tujuan disposisi bergantung pada isi disposisi
dari pemberi disposisi (gambar 3.2).
Gambar 3.2 Diagram Prosedur Proses Surat Masuk Elektronik

31
3.2 Status Surat
Secara umum terdapat 3 status surat yaitu dalam proses surat elektronik, yaitu:
- Draft, yaitu ketika surat baru dibuat oleh pengolah baik yang telah disetujui
pimpinan maupun yang belum disetujui oleh pimpinan.
- Surat Keluar, yaitu ketika surat keluar sudah dikendalikan keluar oleh
pengarsip.
- Surat Masuk, dan yaitu ketika surat sudah diterima dan dikendalikan masuk
oleh pengarsip baik yang didisposisi oleh pimpinan maupun tidak.
3.3 Sistem Yang Akan Dikembangkan
Sistem yang dikembangkan adalah sebuah Aplikasi Surat Menyurat
Elektronik berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan
database MySQL yang dalam penggunaannya berkaitan langsung dengan
Pemerintah Kota Yogyakarta. Semua transaksi surat menyurat dilakukan secara
elektronik.
3.4 Analisa Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem disini dimaksudkan untuk mengumpulkan
kebutuhan para pengguna yang akan dipenuhi dalam Aplikasi ini.
1. Analisa Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan maka yang diperlukan dalam
aplikasi ini adalah:
a. Dapat melakukan pengaturan akun pengguna.

32
b. Dapat melakukan pengiriman surat secara elektronik dengan cepat, tepat
dan akurat.
c. Terdapat fasilitas pencarian naskah surat sehingga memudahkan user
untuk menemukan surat yang dibutuhkan.
d. Dapat melakukan penelusuran (tracing) naskah surat sehingga
memudahkan proses pengendalian surat.
e. Dapat menyimpan file pindaian digital surat.
2. Analisa User/Pengguna
Sistem ini mempunyai 4(lima) jenis pengguna yaitu:
a. Pengolah: merupakan user yang berperan dalam proses pembuatan draft
dan disposisi surat. Pengolah merupakan staf pada masing-masing
instansi/unit kerja.
b. Tata Usaha Pengolah (TU Pengolah): merupakan user yang berwewenang
untuk membuat, mengubah, menghapus jabatan dan akun
Pengolah/Pimpinan pada setiap Instansi (Unit Kerja). User ini juga dapat
memantau lalu lintas surat pada instansi, yaitu mengetahui semua surat
masuk dan surat keluar pada instansi terkait. User ini juga dapat mencetak
dokumen surat keluar.
c. Pengarsip: merupakan user yang melaksanakan kegiatan penerimaan surat,
mengupload surat masuk dokumen digital (hasil pindaian dokumen fisik
surat), membuat kendali keluar dan membuat kendali masuk.
d. Pimpinan: merupakan user yang memiliki wewenang dalam proses
pembuatan draft, penandatanganan surat dan proses disposisi surat.

33
e. Admin TU (Admin): merupakan pihak yang memiliki hak untuk
mengubah password, wewenang untuk membuat, mengubah dan
menghapus akun TU Pengolah dan TU Pengarsip pada setiap instansi
(Unit Kerja) dan tanggung jawab untuk mengubah data klasifikasi dan data
instansi apabila diperlukan.
3.5 Permodelan Use Case (Use Case Modeling)
Permodelan ini digambarkan dalam bentuk Diagram Use Case yang
merupakan suatu analisis untuk menggambarkan fungsi-fungsi apa saja yang
disediakan oleh sistem.
Diagram Use Case pada (gambar 3.3, gambar 3.4, gambar 3.5 dan gambar
3.6) menjelaskan bahwa didalam sistem terdapat 5 pengguna yaitu Pengolah, TU
Pengolah, Pengarsip, Pimpinan dan Admin. Gambar 3.3 menjelaskan apa yang
dilakukan pengguna dalam sub sistem pengguna (use case sub sistem pengguna),
gambar 3.4 menjelaskan apa yang dilakukan pengguna dalam sub sistem surat
(use case sub sistem surat), gambar 3.5 menjelaskan apa yang dilakukan pengguna
dalam sub sistem klasifikasi (use case sub sistem klasifikasi) dan gambar 3.6
menjelaskan apa yang dilakukan pengguna dalam sub sistem instansi (use case
sub sistem instansi).
Proses yang dilakukan oleh pengguna baik Pengolah, TU Pengolah,
Pimpinan, Pengarsip dan Admin semua dicatat didalam tabel log.

34
Kemudian tugas dan wewenang pengguna dijelaskan pada tabel 3.1
kemudian deskripsi dari masing-masing use case dan siapa saja aktor yang terlibat
dalam use case tersebut dijelaskan pada tabel 3.2.
Gambar 3.3 Diagram Use Case Sub Sistem Pengguna

35
Gambar 3.4 Diagram Use Case Sub Sistem Surat

36
Gambar 3.5 Diagram Use Case Sub Sistem Klasifikasi
Gambar 3.6 Diagram Use Case Sub Sistem Instansi

37
a. Tabel Pengguna
Istilah Sinonim/ Deskripsi

Akronim
Pengolah Individu yang berperan dalam proses cari draft,
buat draft, ubah draft, baca draft, cari surat,
baca surat, buat disposisi dan baca disposisi
Individu ini juga memiliki wewenang dalam
proses login dan ubah password.
Tata Usaha TU Individu yang berperan dalam proses buat akun
Pengolah Pengolah pengguna non TU, ubah akun pengguna non
TU, hapus akun pengguna non TU, cari surat,
baca surat dan cetak surat resmi.
Pimpinan Unit Pimpinan Individu yang berperan dalam proses buat draft,
Pengolah ubah draft, cari draft, baca draft, hapus draft,
tandatangani draft, baca surat dan buat
disposisi.
Pengarsip Individu yang berperan dalam proses buat
kendali keluar, kirim surat resmi, upload surat
masuk (pindaian dokumen fisik), cari surat,
baca surat dan buat kartu kendali masuk.
Administrator Admin Individu ini berperan dalam proses cari akun
pengguna, buat akun pengguna, ubah akun
pengguna, hapus akun pengguna, cari data
klasifikasi, tambah data klasifikasi, ubah data
38
klasifikasi, hapus data klasifikasi, cari data

instansi, tambah data instansi, ubah data
instansi dan hapus data instansi.
Tabel 3.1 Tabel Pengguna
b. Tabel Use Case
Nama Use- Deskripsi Use-Case Aktor yang

Case berpartisipasi
Login Use case ini menggambarkan kejadian - Pimpinan
dimana semua pengguna masuk ke dalam - Pengolah
sistem sesuai dengan akunnya sebelum - TU Pengolah
melakukan transaksi. - Pengarsip
- Admin
Buat Akun Use Case ini menggambarkan kejadian - Admin
Pengguna dimana Admin membuat akun TU - TU Pengolah
Pengolah/Pengarsip baru ke dalam sistem
atau kejadian dimana TU Pengolah
membuat akun Pimpinan/Pengolah baru ke
dalam sistem.
Ubah Data Use Case ini menggambarkan kejadian - Pimpinan
Pengguna dimana Pengguna mengubah data pribadi - Pengolah
pengguna yang ada dalam sistem. Use case - TU Pengolah
ini juga menggambarkan kejadian dimana - Pengarsip
Admin mengubah data TU - Admin
Pengolah/Pengarsip dan juga kejadian
dimana TU Pengolah mengubah data
Pengolah dan Pimpinan.
39
Hapus Akun Use Case ini menggambarkan kejadian - Admin

Pengguna dimana Admin menghapus akun TU - TU Pengolah
Pengolah/Pengarsip yang ada pada sistem
atau kejadian dimana TU menghapus akun
Pimpinan/Pengolah yang ada pada sistem.
Cari Akun Use Case ini menggambarkan kejadian - Admin
Pengguna dimana Admin mencari akun TU - TU Pengolah
Pengolah/Pengarsip yang ada pada sistem
atau kejadian dimana TU mencari akun
Pimpinan/Pengolah yang ada pada sistem.
Buat Jabatan Use Case ini menggambarkan kejadian - TU Pengolah
Pengguna dimana TU Pengolah membuat jabatan
pengguna baru ke dalam sistem.
Ubah Jabatan Use Case ini menggambarkan kejadian - TU Pengolah
Pengguna dimana TU Pengolah mengubah jabatan
pengguna di dalam sistem.
Hapus Use Case ini menggambarkan kejadian - TU Pengolah
Jabatan dimana TU Pengolah menghapus jabatan
Pengguna pengguna di dalam sistem.
Cari Jabatan Use Case ini menggambarkan kejadian - TU Pengolah
Pengguna dimana TU Pengolah mencari jabatan
pengguna di dalam sistem.
Buat Draft Use case ini menggambarkan kejadian - Pengolah
dimana Pengolah/Pimpinan membuat draft - Pimpinan
surat baru.
Ubah Draft Use case ini menggambarkan kejadian - Pimpinan
dimana Pimpinan mengubah draft surat.
Hapus Draft Use case ini menggambarkan kejadian - Pimpinan
dimana Pengolah/Pimpinan menghapus
draft surat.
40
Cari Draft Use case ini menggambarkan kejadian - Pengolah

dimana Pengolah/Pimpinan mencari draft - Pimpinan
surat.
Tandatangani Use case ini menggambarkan kejadian - Pimpinan
Draft dimana Pimpinan menandatangani draft
surat.
Buat Kendali Use case ini menggambarkan kejadian - Pengarsip
Keluar dimana Pengarsip membuat kartu kendali
keluar surat dan mengirimkan surat.
Cetak Surat Use case ini menggambarkan kejadian - TU Pengolah
Resmi dimana TU Pengolah mencetak surat.
Upload Surat Use case ini menggambarkan kejadian - Pengarsip
Masuk dimana Pengarsip mengupload surat masuk
hasil pindaian digital dokumen fisik.
Buat Kendali Use case ini menggambarkan kejadian - Pengarsip
Masuk dimana Pengarsip membuat kartu kendali
masuk untuk surat yang telah diterima.
Baca Surat Use case ini menggambarkan kejadian - Pimpinan
Resmi dimana pengguna membaca surat yang telah - Pengolah
dibuatkan kartu kendali masuknya. - Pengarsip
Baca Use case ini menggambarkan kejadian - Pengolah
Disposisi dimana pengguna membaca disposisi pada
surat yang bersangkutan.
Buat Use case ini menggambarkan kejadian - Pimpinan
Disposisi dimana pengguna membuat disposisi surat. - Pengolah
Cari Surat Use case ini menggambarkan kejadian - Pimpinan
dimana pengguna mencari surat di dalam - Pengolah
sistem. - TU Pengolah
- Pengarsip
Tabel 3.2 Tabel Use Case
41
3.6 Aliran Data Diagram (Data Flow Diagram)
3.6.1 Diagram Konteks (Context Diagram)
Context Diagram menggambarkan suatu proses yang mewakili proses dari
seluruh sistem dan menggambarkan hubungan antara input dan output antara
lingkungan sistem dan kesatuan luar.
Dari context diagram, dapat dijelaskan bahwa dalam Aplikasi Surat
Menyurat Elektronik, user terdiri atas Pengolah, TU Pengolah, Pengarsip,
Pimpinan dan Admin. (Gambar 3.7).
Gambar 3.7 Diagram Konteks

42
3.6.2 Diagram Berjenjang (Decomposition Diagram)
Diagram berjenjang merupakan tahap mempersiapankan penggambaran
DFD, dalam diagram ini terlihat keseluruhan proses yang ada dalam sistem.
Proses yang ada dijabarkan per level mulai dari top level, level 0, level 1, level 2
dan level 3. Berikut merupakan diagram berjenjang pada Aplikasi Surat Menyurat
Elektronik (lihat Gambar 3.8).

Gambar 3.8 Diagram Berjenjang
43
44
3.6.3 DFD Level 0 (Overview Diagram)
DFD Level 0 (Overview Diagram) merupakan penjabaran arus data yang
terjadi pada level 0. Overview Diagram memperlihatkan hubungan antara
pengguna atau kesatuan luar dengan proses yang ada pada level 0 serta
hubungannya dengan database. Pada DFD level 0 terdapat 3 proses yaitu proses
login, pengarsipan dan catat aktifitas (log) ( lihat gambar 3.9).

45
Gambar 3.9 DFD level 0 (Overview Diagram)

46
DFD level 0 (Overview Diagram) dapat dispesifikasi menjadi 3 proses
utama yaitu:
- spesifikasi proses login (dapat dilihat pada lampiran A.1 hal L1)
- spesifikasi proses pengarsipan (akan dijelaskan pada DFD level 1)
- spesifikasi proses catat aktivitas atau log (dapat dilihat pada lampiran A.2 hal
L2)
3.6.4 DFD level 1
DFD level 0 (Overview Diagram) dapat diturunkan lagi ke dalam DFD level
1. DFD level 1 menjabaran arus data yang terjadi pada level 0 proses pengarsipan
meliputi proses pengaturan data instansi, pengaturan data klasifikasi, pengaturan
data pengguna dan pengarsipan naskah dinas ( lihat gambar 3.10).

47
Gambar 3.10 DFD level 1

48
DFD level 1 dapat dispesifikasi lagi menjadi 3 proses yaitu:
- spesifikasi proses pengaturan data instansi (akan dijelaskan pada DFD level 2)
- spesifikasi proses pengaturan data klasifikasi (akan dijelaskan pada DFD
level 2)
- spesifikasi proses pengaturan data pengguna (akan dijelaskan pada DFD
level 2)
- spesifikasi proses pengarsipan naskah dinas (akan dijelaskan pada DFD
level 3)
3.6.5 DFD Level 2
DFD level 1 dapat diturunkan lagi ke dalam DFD level 2. DFD level 2
menjabaran arus data yang terjadi pada DFD level 1 proses pengaturan data
instansi, pengaturan data klasifikasi, pengaturan data pengguna dan pengarsipan
naskah dinas.
3.6.5.1 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Instansi
DFD level 1 pada proses pengaturan data instansi akan dijabarkan lagi
menjadi 4 proses yaitu proses tambah data instansi, ubah data instansi, hapus data
instansi dan cari data instansi (lihat gambar 3.11).

49
Gambar 3.11 DFD level 2 Sub Proses Pengaturan Data Instansi
DFD level 2 Sub Proses Pengaturan Data Instansi dapat dispesifikasi lagi
menjadi 4 proses yaitu:
- spesifikasi proses tambah data instansi (dapat dilihat pada lampiran A.3 hal
L2)
- spesifikasi proses ubah data instansi (dapat dilihat pada lampiran A.4 hal L3)
- spesifikasi proses hapus data instansi (dapat dilihat pada lampiran A.5 hal L4)
- spesifikasi proses cari data instansi (dapat dilihat pada lampiran A.6 hal L4)
3.6.5.2 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Klasifikasi
DFD level 1 pada proses pengaturan data klasifikasi akan dijabarkan lagi
menjadi 4 proses yaitu proses tambah data klasifikasi, ubah data klasifikasi, hapus
data klasifikasi dan cari data klasifikasi (lihat gambar 3.12).

50
Gambar 3.12 DFD level 2 Sub Proses Pengaturan Data Klasifikasi
DFD level 2 Sub Proses Pengaturan Data Klasifikasi dapat dispesifikasi lagi
- spesifikasi proses tambah data klasifikasi (dapat dilihat pada lampiran A.7 hal
L5)
- spesifikasi proses ubah data klasifikasi (dapat dilihat pada lampiran A.8 hal
L5)
- spesifikasi proses hapus data klasifikasi (dapat dilihat pada lampiran A.9 hal
L6)
- spesifikasi proses cari data klasifikasi (dapat dilihat pada lampiran A.10 hal
L7)
3.6.5.3 DFD Level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna
DFD level 1 pada proses pengaturan data pengguna akan dijabarkan lagi
menjadi 8 proses yaitu proses tambah data pengguna, ubah data pengguna, hapus
data pengguna, cari data pengguna, tambah data jabatan, ubah data jabatan, hapus
51
data jabatan dan cari data jabatan (lihat gambar 3.13, gambar 3.14, gambar 3.15,
gambar 3.16, gambar 3.17 dan gambar 3.18).
Gambar 3.13 DFD level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna Untuk
Admin
TU Pengolah
Pengolah
52
Pengarsip
Pimpinan
Gambar 3.18 DFD level 2 Sub Proses Pengaturan Data Jabatan Untuk
TU Pengolah
53
DFD level 2 Sub Proses Pengaturan Data Pengguna dapat dispesifikasi lagi
- spesifikasi proses tambah data pengguna (dapat dilihat pada lampiran A.11 hal
L8)
- spesifikasi proses ubah data pengguna (dapat dilihat pada lampiran A.12 hal
L8)
- spesifikasi proses hapus data pengguna (dapat dilihat pada lampiran A.13 hal
L9)
- spesifikasi proses cari data pengguna (dapat dilihat pada lampiran A.14 hal
L10)
- spesifikasi proses tambah data jabatan (dapat dilihat pada lampiran A.15 hal
L10)
- spesifikasi proses ubah data jabatan (dapat dilihat pada lampiran A.16 hal
L11)
- spesifikasi proses hapus data jabatan (dapat dilihat pada lampiran A.17 hal
L12)
- spesifikasi proses cari data jabatan (dapat dilihat pada lampiran A.18 hal L12)
3.6.5.4 DFD Level 2 Sub Proses Pengarsipan Naskah Dinas
DFD level 1 pada proses pengarsipan naskah dinas ini akan dijabarkan lagi
menjadi 4 proses yaitu proses pengarsipan surat keluar, pengarsipan surat masuk,
rekapitulasi data pengarsipan surat dan informasi data pengarsipan surat (lihat
gambar 3.19).
54
Gambar 3.19 DFD level 2 Sub Proses Pengarsipan Naskah Dinas
DFD level 2 Sub Proses Pengarsipan Naskah Dinas dapat dispesifikasi lagi
- spesifikasi proses pengarsipan surat keluar (akan dijelaskan pada DFD level 3)
- spesifikasi proses pengarsipan surat masuk (akan dijelaskan pada DFD

55
level 3)
- spesifikasi proses pencarian data pengarsipan surat (akan dijelaskan pada DFD
level 3)
3.6.6 DFD Level 3
menjabaran arus data yang terjadi pada DFD level 2 proses proses pengarsipan
surat keluar, pengarsipan surat masuk dan pencarian data pengarsipan surat.
3.6.6.1 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Keluar
DFD level 2 proses pengarsipan surat keluar akan dijabarkan lagi menjadi 2
proses yaitu proses pengurusan draft dan proses pengendalian keluar dan
pengiriman surat (lihat gambar 3.20).
Gambar 3.20 DFD level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Keluar

56
DFD level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Keluar dapat dispesifikasi lagi
- spesifikasi proses pengurusan draft (akan dijelaskan pada DFD level 4)
- spesifikasi proses pengendalian keluar dan pengiriman surat (akan dijelaskan
pada DFD level 4)
3.6.6.2 DFD Level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Masuk
DFD level 2 proses pengarsipan surat masuk akan dijabarkan lagi menjadi 2
proses yaitu proses penerimaan surat dan pengendalian masuk dan proses
pendisposisian surat (lihat gambar 3.21).
Gambar 3.21 DFD level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Masuk

57
DFD level 3 Sub Proses Pengarsipan Surat Masuk dapat dispesifikasi lagi
- spesifikasi proses penerimaan surat dan pengendalian masuk (akan dijelaskan
pada DFD level 4)
- spesifikasi proses pendisosisian surat (akan dijelaskan pada DFD level 4)
3.6.6.3 DFD Level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat
DFD level 2 proses pencarian data pengarsipan surat akan dijabarkan lagi
menjadi 3 proses yaitu pencarian draft surat, pencarian surat keluar dan pencarian
surat masuk (lihat gambar 3.22, gambar 3.23, gambar 3.24 dan gambar 3.25).
Gambar 3.22 DFD level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat Untuk
Pengolah
58
TU Pengolah
Pengarsip
59
Pimpinan
DFD level 3 Sub Proses Pencarian Data Pengarsipan Surat dapat
dispesifikasi lagi menjadi 3 proses yaitu:
- spesifikasi proses pencarian draft surat (dapat dilihat pada lampiran A.19 hal
L13)
- spesifikasi proses pencarian surat keluar (dapat dilihat pada lampiran A.20 hal
L13)
- spesifikasi proses pencarian surat masuk (dapat dilihat pada lampiran A.21 hal
L14)
3.6.7 DFD Level 4
menjabaran arus data yang terjadi pada DFD level 3 sub proses pengurusan draft,
sub proses pengendalian keluar dan pengiriman surat dan sub proses pengendalian
masuk.
60
3.6.7.1 DFD Level 4 Sub Proses Pengurusan Draft
DFD level 3 proses pengurusan draft dapat dijabarkan lagi menjadi 4 proses
yaitu buat draft, ubah draft, hapus draft dan tandatangani draft (lihat gambar 3.26
dan gambar 3.27).
Gambar 3.26 DFD level 4 Sub Proses Pengurusan Draft

Untuk Pengolah
61
Gambar 3.27 DFD level 4 Sub Proses Pengurusan Draft

Untuk Pimpinan
DFD level 4 Sub Proses Pencarian Pengurusan Draft dapat dispesifikasi lagi
- spesifikasi proses buat draft (dapat dilihat pada lampiran A.22 hal L14)
- spesifikasi proses ubah draft (dapat dilihat pada lampiran A.23 hal L15)
- spesifikasi proses hapus draft (dapat dilihat pada lampiran A.24 hal L16)
- spesifikasi proses tandatangani draft (dapat dilihat pada lampiran A.25 hal
L16)
- spesifikasi proses baca draft (dapat dilihat pada lampiran A.26 hal L17)
62
3.6.7.2 DFD Level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar dan Pengiriman Surat
DFD level 3 proses pengendalian keluar dan pengiriman surat dapat
dijabarkan lagi menjadi 2 proses yaitu buat kendali keluar dan cetak surat keluar
(lihat gambar 3.28, 3.29, 3.30, 3.31).
Gambar 3.28 DFD level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar dan Pengiriman Surat
Untuk Pengarsip
Untuk Pimpinan
63
Untuk Pengolah
Untuk TU Pengolah
DFD level 4 Sub Proses Pengendalian Keluar dan Pengiriman Surat dapat

64
- spesifikasi proses buat kendali keluar (dapat dilihat pada lampiran A.27 hal
L18)
- spesifikasi proses cetak surat keluar (dapat dilihat pada lampiran A.28 hal
L18)
- spesifikasi proses baca surat keluar (dapat dilihat pada lampiran A.29 hal L19)
- spesifikasi proses baca kartu kendali keluar (dapat dilihat pada lampiran A.30
hal L19)
3.6.7.3 DFD Level 4 Sub Proses Penerimaan Surat dan Pengendalian Masuk
DFD level 3 proses penerimaan surat dan pengendalian masuk dapat
dijabarkan lagi menjadi 2 proses yaitu upload surat masuk dan buat kendali masuk
(lihat gambar 3.32, 3.33, 3.34, 3.35).
Gambar 3.32 DFD level 4 Sub Proses Penerimaan Surat dan

Pengendalian Masuk Untuk Pengarsip
65

Pengendalian Masuk Untuk Pimpinan

Pengendalian Masuk Untuk Pengolah
66

Pengendalian Masuk Untuk TU Pengolah
DFD level 4 Sub Proses Penerimaan Surat dan Pengendalian Masuk dapat
- spesifikasi proses upload surat masuk (dapat dilihat pada lampiran A.31 hal
L20)
- spesifikasi proses buat kendali masuk (dapat dilihat pada lampiran A.32 hal
L21)
- spesifikasi proses baca surat masuk (dapat dilihat pada lampiran A.33 hal L21)
- spesifikasi proses baca kartu kendali masuk (dapat dilihat pada lampiran A.34
hal L22)
67
3.6.7.4 DFD Level 4 Sub Proses Pendisposisian Surat
DFD level 3 proses pendisposisian dapat dijabarkan lagi menjadi 2 proses
yaitu buat disposisi dan baca disposisi (lihat gambar 3.36).
Gambar 3.36 DFD level 4 Sub Proses Pendisposisian Surat
DFD level 4 Sub Proses Pendisposisian Surat dapat dispesifikasi lagi
- spesifikasi proses buat disposisi (dapat dilihat pada lampiran A.35 hal L22)
- spesifikasi proses baca disposisi (dapat dilihat pada lampiran A.36 hal L23)
68
3.7 Kamus Data
Kamus data atau yang biasa disebut dengan istilah sistem data dictionary
merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari
suatu sistem yang dibangun. Kamus data digunakan untuk menguraikan lebih
lanjut tentang arus data yang terjadi dalam proses-proses tersebut diatas, untuk
proses desain sistem yang baru. Kamus pada sistem yang akan dirancang dapat
dilihat pada Lampiran B.
3.8 Perancangan Database
3.8.1 Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Model)
Diagram Hubungan Entitas atau sering disebut ER-Diagram adalah adalah
data yang ada di dunia nyata (real world) ditransformasikan menjadi diagram
data. Istilah dunia nyata merujuk pada semesta data yang sesuai dengan topik
yang ditinjau. ER-Diagram dapat digambarkan seperti gambar dibawah ini (lihat
gambar 3.37).
69
Gambar 3.37 Diagram Hubungan Entitas
Pada entitas disposisi dan transaksi karena relasi antar entitas tersebut many-
to-many maka relasi tersebut dijadikan tabel pada relasional model.

3.8.2 Diagram Hubungan Antar Tabel (Relational Model)
Hubungan antar tabel dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.38 Diagram Hubungan Antar Tabel
70
71
3.8.3 Tabel Fisik (Physical Design)
Physical Design merupakan hal terakhir yang perlu diperhatikan dalam
perancangan database. Pada physical design ini ditentukan nama field yang sesuai
dengan database, tipe data dan panjang. Dari permodelan sistem dalam bentuk
ER-Diagram, terdapat 16 tabel yang akan dibuat, yaitu tabel log, tabel jabatan,
tabel klasifikasi, tabel surat, tabel pengguna, tabel transaksi, tabel disposisi, tabel
instansi, tabel lampiran, tabel tembusan, tabel detil surat upload, tabel detil surat
panggilan, tabel detil surat izin, tabel detil nota dinas, tabel detil telaah staf dan
tabel detil surat undangan. Rancangan untuk masing-masing tabel sebagai berikut:
- Tabel Log (tabel 3.3)
No Nama Field Tipe Data Ukuran Null

1 kode_pengguna Char 6 No
2 transaksi Varchar 100 No
3 waktu_transaksi Datetime No
Tabel 3.3 Tabel Log
- Tabel Jabatan (tabel 3.4)

1 kode_jabatan Char 15 No
2 kode_atasan Char 15 Yes
3 kode_pengguna Char 6 Yes
4 nama_jabatan Varchar 100 No
5 status_jabatan Char 8 No
6 posisi_terisi Boolean No
Tabel 3.4 Tabel Jabatan
- Tabel Klasifikasi (tabel 3.5)

1 kode_klasifikasi Char 8 No
2 masalah Char 100 No
Tabel 3.5 Tabel Klasifikasi
72
- Tabel Surat (tabel 3.6)

1 nomor_surat Char 20 No
2 jenis_surat Char 35 No
3 sifat Char 7 No
4 hal Char 100 No
5 tgl_ditetapkan Date Yes
6 tempat_ditetapkan Char 20 No
7 isi_surat Text No
8 Isi_ringkas Text Yes
9 kode_atas_nama Char 6 Yes
10 kode_penandatangan Char 6 Yes
11 kode_pengolah_keluar Char 6 No
12 status_tandatangan Boolean No
Tabel 3.6 Tabel Surat
- Tabel Pengguna (tabel 3.7)

2 nama_pengguna Char 50 No
3 username Char 20 No
4 password Char 20 No
5 nip Char 25 Yes
6 pangkat Char 5 Yes
7 kode_unit_kerja Char 11 No
8 status_pengguna Char 12 No
Tabel 3.7 Tabel Pengguna
- Tabel Transaksi (tabel 3.8)

3 kode_penerima Char 6 No
2 tgl_kirim Char 15 Yes
3 tgl_terima Char 6 Yes
4 tgl_baca Datetime Yes
Tabel 3.8 Tabel Transaksi
73
- Tabel Disposisi (tabel 3.9)

1 no_ surat Char 20 No
2 kode_pendispos Char 6 Yes
3 instruksi Varchar 100 Yes
4 kode_penerus Char 6 No
5 tgl_diteruskan Date Yes
Tabel 3.9 Tabel Disposisi
- Tabel Instansi (tabel 3.10)

1 kode_unit_kerja Char 11 No
2 deskripsi_singkat Char 100 No
3 deskripsi_unit_kerja Varchar 100 No
4 jenis_unit_kerja Varchar 100 No
5 alamat_unit_kerja Varchar 100 No
6 tlp_unit_kerja Char 15 No
7 fax_unit_kerja Char 15 No
8 email_unit_kerja Char 50 No
9 email_intra_unit_kerja Char 50 No
10 tugas_kearsipan Boolean No
11 kode_instansi_pengarsip Char 11 Yes
Tabel 3.10 Tabel Instansi
- Tabel Lampiran (tabel 3.11)

2 nama_file Text No
3 path Text No
Tabel 3.11 Tabel Lampiran
- Tabel Tembusan (tabel 3.12)

Tabel 3.12 Tabel Tembusan
74
- Tabel Detil Surat Upload (tabel 3.13)

2 pra_anggapan Text No
3 fakta_data Text No
4 pembahasan Text No
5 kesimpulan Text No
6 saran_tindak Text No
Tabel 3.13 Tabel Detil Surat Upload
- Tabel Detil Surat Izin (tabel 3.14)

2 kode_asal Char 15 No
3 tentang Text No
4 dasar Text No
Tabel 3.14 Tabel Detil Surat Izin
- Tabel Detil Surat Undangan (tabel 3.15)

2 tanggal Char 20 No
3 waktu Char 20 No
4 tempat Char 100 No
5 acara Char 100 No
6 penutup Text No
Tabel 3.15 Tabel Detil Surat Undangan
- Tabel Detil Surat Panggilan (tabel 3.16)

2 pembuka Text No
3 tanggal Char 20 No
4 jam Char 20 No
5 tempat Char 100 No
6 kode_pemanggil Char 6 No
7 penutup Text No
Tabel 3.16 Tabel Detil Surat Panggilan
75
- Tabel Detil Nota Dinas (tabel 3.17)

2 kode_pejabat_asal Char 6 No
Tabel 3.17 Tabel Detil Nota Dinas
- Tabel Detil Telaah Staff (tabel 3.18)

2 pra_anggapan Text No
3 fakta_data Text No
4 pembahasan Text No
5 kesimpulan Text No
6 saran_tindak Text No
Tabel 3.18 Tabel Detil Telaah Staff
3.9 Perancangan Tampilan (User Interface)
Perancangan tampilan meliputi suatu halaman yang interaktif dan bersifat
dinamis sehingga pengguna lebih mudah dalam menggunakan sistem yang ada.
Perancangan tampilan didasarkan pada proses utama dalam sistem, yaitu proses
pengaturan data instansi, pengaturan data klasifikasi, pengaturan data pengguna
dan pengarsipan naskah dinas. Setiap tampilan dari proses utama dalam sistem
akan dijabarkan lagi ke dalam sub-sub proses yang lebih spesifik. Penjelasan
secara rinci perancangan tampilan dilihat pada Lampiran C.
3.10 Pengujian Black-box
Pengujian black-box dilakukan untuk menguji semua modul yang telah
dibuat sebelum diimplementasikan agar tidak terjadi kegagalan dalam struktur

76
kerja sistem. Pengujian black-box pada aplikasi surat menyurat elektronik dapat
dilihat pada Lampiran D.

BAB IV
IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi merupakan penerapan dari tahapan analisa dan perancangan
Aplikasi Surat Menyurat Elektronik di Pemerintah Kota Yogyakarta yang telah
dibuat pada tahap sebelumnya. Pada bab ini akan dijelaskan mengenai lingkungan
implementasi (meliputi lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak yang
digunakan) dan implementasi antarmuka.
4.1 Lingkungan Implementasi
Pada tahap ini didefinisikan lingkungan yang digunakan dalam
pengimplementasian hasil rancangan meliputi:
4.1.1 Lingkungan Perangkat Keras
Lingkungan perangkat keras yang digunakan:
A. Komputer Server:
1. Komputer PC setara Pentium 4 1,67Ghz
2. Memori 256MB
3. Harddisk 40GB
4. Monitor SVGA dengan resolusi 1024 x 768 pixel
5. Piranti masukan yaitu keyboard dan mouse
B. Komputer Client:
1. Komputer PC setara Pentium 500Mhz
2. Memori 128MB
3. Harddisk 20GB
77
78
4. Monitor SVGA dengan resolusi 1024 x 768 pixel
5. Piranti masukan yaitu keyboard dan mouse
4.1.2 Lingkungan Perangkat Lunak
Lingkungan perangkat lunak yang digunakan:
A. Komputer Server:
1. Sistem Operasi Windows/Linux
2. PHP, sebuah bahasa pemrograman CGI (Common Gateway Interface)
yang digunakan sebagai penghubung antara web server dengan database
MySQL dan membuat halaman web menjadi dinamis.
3. MySQL, aplikasi database untuk Unix
4. Apache, web server untuk Unix
B. Komputer Client:
1. Sistem Operasi Windows/Linux
2. Web Browser (Mozzila Firefox/Safari/Google Chrome)
3. Javascript support
4.2 Implementasi Antarmuka
Pada tahap ini akan di dijelaskan halaman-halaman aplikasi yang dirancang.
Halaman-halaman tersebut dapat dikelompokkan menjadi 4 modul utama yang
didasarkan pada DFD Diagram Berjenjang level 1 (lihat Gambar 3.8 Diagram
Berjenjang halaman 42) terdiri dari Modul Data Instansi, Modul Data Klasifikasi,
Modul Data Pengguna dan Modul Naskah Dinas. Penjelasan secara rinci
implementasi antarmuka dilihat pada Lampiran E.

BAB V
ANALISA HASIL IMPLEMENTASI
Pada tahap ini akan dilakukan pengujian dengan menggunakan kuesioner.
Pengujian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui pengaruh penggunaan
aplikasi surat menyurat elektronik ini di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
Kuesioner yang dibuat dan disebarkan merupakan kuesioner yang bersifat tertutup
artinya tidak ada alternatif jawaban selain yang telah ditetapkan dalam kuesioner.
Adapun langkah-langkah penyusunan kuesioner berikut:
1. Menentukan rumusan masalah yang akan dijawab dalam kuesioner ini terdiri
dari:
A. Bagaimana mempercepat proses surat-menyurat?
B. Bagaimana mengelola surat agar mudah untuk dikendalikan?
C. Bagaimana menyimpan surat agar mudah untuk ditemukan?
2. Menjabarkan pernyataan-pernyataan yang sesuai dengan rumusan masalah.
(lihat tabel 5.1)
Masalah No Pernyataan
A 1 Aplikasi ini memudahkan dalam pembuatan draft.
2 Aplikasi ini memudahkan dalam penyetujuan draft oleh
pejabat/pimpinan.
3 Aplikasi ini memudahkan dalam pendisposisian surat.
4 Aplikasi ini memudahkan dalam pengarsipan surat keluar dan
surat masuk.
5 Pembuatan draft pada aplikasi ini lebih mudah dari proses
secara manual.
6 Penyetujuan draft oleh pejabat/pimpinan pada aplikasi ini
lebih mudah dari proses secara manual.
7 Pendisposisian surat pada aplikasi ini lebih mudah dari proses
secara manual.
79
80
8 Pengarsipan surat keluar pada aplikasi ini lebih mudah dari

proses secara manual.
9 Pengarsipan surat masuk pada aplikasi ini lebih mudah dari
proses secara manual.
10 Halaman-halaman aplikasi ini mudah dipahami.
11 Aplikasi ini mengurangi waktu dalam pengiriman dan
penerimaan surat.
1 Aplikasi ini membantu mencegah penyetujuan surat oleh
pihak yang tidak berwenang.
2 Aplikasi ini membantu mengantisipasi surat yang dikirim
sebelum diarsipkan.
3 Aplikasi ini membantu mencegah surat diterima oleh pihak
yang tidak berkepentingan.
B 4 Aplikasi ini mampu mencatat waktu sebuah draft disetujui.
5 Aplikasi ini mampu mencatat waktu sebah surat keluar
dikirim.
6 Aplikasi ini mampu mencatat waktu sebah surat masuk
diterima.
7 Aplikasi ini mampu mengetahui surat keluar yang sudah
dibaca oleh penerima.
1 Metode pencarian surat pada aplikasi ini memudahkan dalam
penemuan kembali surat.
2 Aplikasi ini membantu menemukan draft yang sudah/belum
disetujui.
C 3 Aplikasi ini membantu menemukan surat yang sudah

diarsipkan dan dikirim.
4 Aplikasi ini membantu menemukan surat yang sudah diterima
dan diarsipkan.
5 Aplikasi ini membantu menemukan surat yang sedang
didisposisi dan surat yang sudah ditindaklanjuti/ diselesaikan.
Tabel 5.1 Tabel Komposisi Pernyataan
3. Menentukan pembobotan skor (grade) untuk masing-masing pernyataan (lihat
tabel 5.2).
Indeks Keterangan Grade

SS Sangat Setuju 5
S Setuju 4
BS Biasa Saja 3
TS Tidak Setuju 2
TSS Tidak Sama Sekali 1
Tabel 5.2 Tabel Grade
81
4. Menentukan grade keberhasilan pengujian.
Pengujian dikatakan berhasil jika grade hasil pengujian masing-masing
pernyataan ≥ 4 (lebih besar sama dengan 4), artinya rata-rata responden setuju
dengan peryataan tersebut.
5. Menghitung nilai rata-rata untuk masing-masing pernyataan dengan rumus:
Rata-rata grade pernyataan = jumlah grade responden

jumlah responden
Setelah dilakukan penyebaran kuesioner terhadap sample 10 orang
responden di lingkup Pemerintah Kota Yogyakarta Data didapatkan hasil sebagai
berikut:
Masalah No R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10
1 5 5 5 4 5 5 5 5 5 5
2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
3 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
4 5 5 5 4 5 5 4 5 5 5
5 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5
A 6 4 5 5 4 5 5 4 5 5 5
7 4 5 5 4 5 5 5 5 5 5
8 4 5 5 4 5 5 5 5 5 5
9 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
10 4 5 4 4 4 4 4 4 4 4
11 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
1 5 5 5 5 5 5 5 5 4 5
2 5 5 5 4 5 5 5 5 4 5
3 5 5 5 4 5 5 5 5 4 5
B 4 5 4 5 5 5 5 5 5 5 5
5 5 4 5 5 5 5 5 4 5 5
6 5 4 5 5 5 4 4 5 5 5
7 5 4 5 5 4 4 5 4 4 5
1 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
2 5 4 5 5 5 5 5 4 4 5
C 3 4 4 4 5 4 4 5 4 3 4
4 4 4 4 5 4 4 5 4 3 4
5 4 4 4 5 5 4 5 4 3 4
Tabel 5.3 Tabel Hasil Penyebaran Kuesioner
82
Data perhitungan rata-rata grade pernyataan dapat dilihat pada tabel 5.4.
Masalah No Rata-rata grade pernyataan

1 (5+5+5+4+5+5+5+5+5+5)/10 = 4,9
2 (5+5+5+5+5+5+5+5+5+5)/10 = 5
3 (5+5+5+5+5+5+5+5+5+5)/10 = 5
4 (5+5+5+4+5+5+4+5+5+5)/10 = 4,8
5 (4+5+5+5+5+5+5+5+5+5)/10 = 4,9
A 6 (4+5+5+4+5+5+4+5+5+5)/10 = 4,7
7 (4+5+5+4+5+5+5+5+5+5)/10 = 4,8
8 (4+5+5+4+5+5+5+5+5+5)/10 = 4,8
9 (5+5+5+5+5+5+5+5+5+5)/10 = 5
10 (4+5+4+4+4+4+4+4+4+4)/10 = 4,1
11 (5+5+5+5+5+5+5+5+5+5)/10 = 5
1 (5+5+5+5+5+5+5+5+5+4)/10 = 4,9
2 (5+5+5+4+5+5+5+5+5+4)/10 = 4,8
3 (5+5+5+4+5+5+5+5+5+4)/10 = 4,8
B 4 (5+4+5+5+5+5+5+5+5+5)/10 = 4,9
5 (5+4+5+5+5+5+5+4+5+5)/10 = 4,7
6 (5+4+5+5+5+4+4+5+5+5)/10 = 4,7
7 (5+4+5+5+4+4+5+4+5+4)/10 = 4,5
1 (5+5+5+5+5+5+5+5+5+5)/10 = 5
2 (5+4+5+5+5+5+5+4+4+5)/10 = 4,7
C 3 (4+4+4+5+4+4+5+4+3+4)/10 = 4,1
4 (4+4+4+5+4+4+5+4+3+4)/10 = 4,1
5 (4+4+4+5+5+4+5+4+3+4)/10 = 4,2
Tabel 5.4 Tabel Rata-rata Grade Pernyataan
6. Pengujian nilai rata-rata grade penyataan sesuai dengan grade keberhasilan
pengujian (lihat tabel 5.5).
No Nilai rata- grade ≥ 4

Masalah rata grade
pernyataan
A 1 4,9 Benar
2 5 Benar
3 5 Benar
4 4,8 Benar
5 4,9 Benar
6 4,7 Benar
7 4,8 Benar
8 4,8 Benar
83
9 5 Benar
10 4,1 Benar
11 5 Benar
1 4,9 Benar
2 4,8 Benar
3 4,8 Benar
B 4 4,9 Benar
5 4,7 Benar
6 4,7 Benar
7 4,5 Benar
1 5 Benar
2 4,7 Benar
C 3 4,1 Benar
4 4,1 Benar
5 4,2 Benar
Tabel 5.5 Tabel Pengujian Rata-rata Grade Pernyataan
7. Penafsiran hasil pengujian.
Setelah dilakukan pengujian, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai
berikut:
- rata-rata grade pernyataan untuk masalah A nomer 1 sampai dengan 11,
ternyata ‘benar’ bahwa nilai rata-rata grade pernyataan > 4 (lebih besar dari
empat), berarti rata-rata responden setuju bahwa aplikasi surat menyurat
elektronik dapat mempercepat proses surat-menyurat.
- rata-rata grade pernyataan untuk masalah B nomer 1 sampai dengan 7,
elektronik membantu penyimpanan surat agar mudah untuk dikendalikan.
- rata-rata grade pernyataan untuk masalah C nomer 1 sampai dengan 5,
elektronik membantu penyimpanan surat agar mudah untuk ditemukan.

BAB VI
PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa, implementasi dan evaluasi hasil yang telah
dilakukan pada Aplikasi Surat Meyurat Elektronik Berbasis Web di Pemerintah
Kota Yogyakarta ini, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi Surat Menyurat Elektronik Berbasis Web ini membantu
mempercepat proses surat-menyurat, membantu penyimpanan surat agar
mudah untuk dikendalikan dan membantu penyimpanan surat agar mudah
ditemukan kembali.
2. Aplikasi ini dapat digunakan oleh Bagian Teknologi Informasi dan Telematika
Pemerintah Kota Yogyakarta untuk melakukan pengembangan sistem surat-
menyurat secara elektronik.
3. Aplikasi ini juga dapat digunakan oleh pemerintah kota diluar Yogyakarta
selama memenuhi struktur birokrasi seperti di Pemerintah Kota Yogyakarta.
6.2 Saran
Aplikasi yang telah dibuat dapat dikembangkan lagi oleh Bagian Teknologi
Informasi dan Telematika Pemerintah Kota Yogyakarta sesuai dengan kebutuhan
dan kondisi lingkungan kerja di Pemerintah Kota Yogyakarta.
Untuk itu saran-saran yang dapat diberikan untuk melanjutkan
pengembangan aplikasi surat menyurat elektronik ini adalah sebagai berikut:
84
85
1. Diperlukan beberapa orang yang tergabung dalam sebuah tim pengembang
untuk mengembangkan aplikasi surat menyurat ini lebih lanjut agar proses
pengembangan tidak memakan waktu yang lama.
2. Sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem informasi kearsipan.

DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto HM, Akt, MBA, Ph.D. 1999. Analisis & Desain Sistem
Informasi : Pendekatan Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta :
Andi Offset.
Kadir, Abdul. 2003. Pemrograman Web : Mencakup HTML, CSS, Javascript &
PHP.Yogyakarta : Andi Offset.
Zudianto, Herry. 2002. Keputusan Walikota Yogyakarta Nomor 71 Tahun 2002
Tentang Pedoman Tata Kearsipan Di Pemerintah Kota Yogyakarta.
Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Di Pemerintah Kota Yogyakarta.
Tentang Pedoman Umum Surat-Menyurat Elektronik (Electronic Mailing)
Pada Pemerintah Kota Yogyakarta.
86
LAMPIRAN A
A.1 Spesifikasi Proses Login
Input: username, password, kode pengguna
Output: kode pengguna valid, pesan salah login, data log
Mekanisme: algoritma proses login
1. Ambil username dan password dari halaman web.
2. Ambil kode pengguna dari tabel pengguna menggunakan username dan
password (lihat query 1).
3. Jika kode pengguna ada maka kode pengguna tersebut bernilai benar (valid).
4. Jika kode pengguna tidak ada maka kode pengguna tersebut tidak bernilai
benar (tidak valid).
5. Apabila kode pengguna valid maka pengguna dapat masuk ke dalam sistem
pengasipan dan dihasilkan data log.
6. Apabila kode pengguna tidak valid maka pengguna tidak dapat masuk ke
dalam sistem kemudian ditampilkan pesan salah login serta data log tidak
dihasilkan.
Query:
1. Select [kode_pengguna] from pengguna where
username=[username] && password=[password];
L1
L2
A.2 Spesifikasi Proses Catat Aktivitas (Log)
Input: data log
Output: data log
Mekanisme: algoritma proses catat aktivitas (log)
1. Jika proses login atau pengarsipan berhasil/sukses maka akan dihasilkan
data log.
2. Jika proses login atau pengarsipan tidak berhasil/gagal maka tidak akan
dihasilkan data log.
3. Data log yang dihasilkan akan di masukkan ke dalam tabel log (lihat query 1
tabel 3.3).
Query:
1. Insert into [log] values([data_log]);
A.3 Spesifikasi Proses Tambah Data Instansi
Input: data instansi
Output: data instansi, konfirmasi tambah data instansi
Mekanisme: algoritma proses tambah data instansi
1. Ambil data instansi dari halaman web.
2. Masukkan data instansi ke dalam tabel instansi (lihat query 1).
3. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi tambah data instansi
sukses.
4. Jika proses tidak berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi tambah data
instansi gagal.
L3
Query:
1. Insert into [instansi] values([data_instansi]);
A.4 Spesifikasi Proses Ubah Data Instansi
Input: kode instansi, data instansi
Output: data instansi, konfirmasi ubah data instansi
Mekanisme: algoritma proses ubah data instansi
1. Ambil data instansi yang akan diubah dari tabel instansi dengan
menggunakan kode instansi kemudian tampilkan dihalaman web (lihat query
1).
2. Ambil data instansi dari halaman web.
3. Ubah data instansi pada tabel instansi dengan data instansi pada halaman
web (lihat query 2).
4. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi ubah data instansi
sukses.
5. Jika proses tidak berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi ubah data
instansi gagal.
Query:
1. Select * from [instansi] where kode_instansi=[kode_instansi];
2. Update table [instansi] set data_instansi=[data_instansi]
where kode_instansi=[kode_instansi];
L4
A.5 Spesifikasi Proses Hapus Data Instansi
Input: kode instansi, data instansi
Output: konfirmasi hapus data instansi
Mekanisme: algoritma proses hapus data instansi
1. Ambil kode instansi dari halaman web untuk data yang akan dihapus .
2. Hapus data instansi pada tabel instansi menggunakan kode instansi (lihat
query 1).
3. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi hapus data instansi
sukses.
4. Jika proses tidak berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi hapus data
instansi gagal.
Query:
1. Delete from [instansi] where kode_instansi=[kode_instansi];
A.6 Spesifikasi Proses Cari Data Instansi
Input: kriteria cari data instansi, data instansi
Output: data instansi, daftar instansi, pesan data instansi tidak ditemukan
Mekanisme: algoritma proses cari data instansi
1. Ambil data instansi dari tabel instansi menggunakan kriteria cari data
instansi (lihat query 1).
2. Jika ditemukan maka data instansi/ daftar instansi ditampilkan dihalaman
web.
3. Jika tidak ditemukan maka data instansi tidak ditampilkan dan ditampilkan
L5
pesan data instansi tidak ditemukan.
Query:
1. Select * from [instansi] where kriteria_cari_data_instansi
like [kriteria_cari_data_instansi];
A.7 Spesifikasi Proses Tambah Data Klasifikasi
Input: data klasifikasi
Output: data klasifikasi, konfirmasi tambah data klasifikasi
Mekanisme: algoritma proses tambah data klasifikasi
1. Ambil data klasifikasi dari halaman web.
2. Masukkan data klasifikasi ke dalam tabel klasifikasi (lihat query 1).
3. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi tambah data
klasifikasi sukses.
klasifikasi gagal.
Query:
2. Insert into klasifikasi values([data_klasifikasi]);
A.8 Spesifikasi Proses Ubah Data Klasifikasi
Input: kode klasifikasi, data klasifikasi
Output: data klasifikasi, konfirmasi ubah data klasifikasi
Mekanisme: algoritma proses ubah data klasifikasi
1. Ambil data klasifikasi yang akan diubah dari tabel klasifikasi dengan
L6
menggunakan kode klasifikasi kemudian tampilkan dihalaman web (lihat
query 1).
2. Ambil data klasifikasi dari halaman web.
3. Ubah data klasifikasi pada tabel klasifikasi (lihat query 2).
4. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi ubah data klasifikasi
sukses.
klasifikasi gagal.
Query:
1. Select * from klasifikasi where
kode_klasifikasi=[kode_klasifikasi];
2. Update table klasifikasi set
data_klasifikasi=[data_klasifikasi] where
A.9 Spesifikasi Proses Hapus Data Klasifikasi
Input: kode klasifikasi, data klasifikasi
Output: konfirmasi hapus data klasifikasi
Mekanisme: algoritma proses hapus data klasifikasi
1. Ambil kode klasifikasi dari halaman web untuk data yang akan dihapus .
2. Hapus data klasifikasi pada tabel klasifikasi menggunakan kode klasifikasi
(lihat query 1).
3. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi hapus data

L7
klasifikasi sukses.
klasifikasi gagal.
Query:
1. Delete from klasifikasi where
A.10 Spesifikasi Proses Cari Data Klasifikasi
Input: kriteria cari data klasifikasi, data klasifikasi
Output: data klasifikasi, daftar klasifikasi, pesan data klasifikasi tidak ditemukan
Mekanisme: algoritma proses cari data klasifikasi
1. Ambil data klasifikasi dari tabel klasifikasi menggunakan kriteria cari data
klasifikasi (lihat query 1).
2. Jika ditemukan maka data klasifikasi/ daftar klasifikasi ditampilkan
dihalaman web.
3. Jika tidak ditemukan maka data klasifikasi tidak ditampilkan dan
ditampilkan pesan data instansi tidak ditemukan.
Query:
1. Select * from klasifikasi where
kriteria_cari_data_klasifikasi like
[kriteria_cari_data_klasifikasi];
L8
A.11 Spesifikasi Proses Tambah Data Pengguna
Input: data pengguna
Output: data pengguna, konfirmasi tambah data pengguna
Mekanisme: algoritma proses tambah data pengguna
1. Ambil data pengguna dari halaman web.
2. Masukkan data pengguna ke dalam tabel pengguna (lihat query 1).
3. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi tambah data
pengguna sukses.
pengguna gagal.
Query:
1. Insert into pengguna values([data_pengguna]);
A.12 Spesifikasi Proses Ubah Data Pengguna
Input: kode pengguna, data pengguna
Output: data pengguna, konfirmasi ubah data pengguna
Mekanisme: algoritma proses ubah data pengguna
1. Ambil pengguna yang akan diubah dari tabel pengguna dengan
menggunakan kode pengguna kemudian tampilkan dihalaman web (lihat
query 1).
2. Ambil data pengguna dari halaman web.
3. Ubah data pengguna pada tabel pengguna (lihat query 2).
4. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi ubah data pengguna
L9
sukses.
pengguna gagal.
Query:
1. Select * from pengguna where kode_pengguna =[kode_pengguna];
2. Update table pengguna set data_pengguna=[data_pengguna] where
kode_pengguna =[kode_pengguna];
A.13 Spesifikasi Proses Hapus Data Pengguna
Input: kode pengguna, data pengguna
Output: konfirmasi hapus data pengguna
Mekanisme: algoritma proses hapus data pengguna
1. Ambil kode pengguna dari halaman web untuk data yang akan dihapus.
2. Hapus data pengguna pada tabel pengguna menggunakan kode pengguna
(lihat query 1).
3. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi hapus data pengguna
sukses.
pengguna gagal.
Query:
1. Delete from pengguna where kode_pengguna =[kode_pengguna];

L10
A.14 Spesifikasi Proses Cari Data Pengguna
Input: kriteria cari data pengguna , data pengguna
Output: data pengguna, daftar pengguna, pesan data pengguna tidak ditemukan
Mekanisme: algoritma proses cari data pengguna
1. Ambil data pengguna dari tabel pengguna menggunakan kriteria cari data
pengguna (lihat query 1).
2. Jika ditemukan maka data pengguna/ daftar pengguna ditampilkan
dihalaman web.
3. Jika tidak ditemukan maka data pengguna tidak ditampilkan dan ditampilkan
pesan data pengguna tidak ditemukan.
Query:
1. Select * from pengguna where kriteria_cari_data_pengguna like
[kriteria_cari_data_pengguna];
A.15 Spesifikasi Proses Tambah Data Jabatan
Input: data jabatan
Output: data jabatan, konfirmasi tambah data jabatan
Mekanisme: algoritma proses tambah data jabatan
1. Ambil data jabatan dari halaman web.
2. Masukkan data jabatan ke dalam tabel jabatan (lihat query 1).
3. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi tambah data jabatan
sukses.
L11
jabatan gagal.
Query:
1. Insert into jabatan values([data_jabatan]);
A.16 Spesifikasi Proses Ubah Data Jabatan
Input: kode jabatan, data jabatan
Output: data jabatan, konfirmasi ubah data jabatan
Mekanisme: algoritma proses ubah data jabatan
1. Ambil jabatan yang akan diubah dari tabel jabatan dengan menggunakan
kode jabatan kemudian tampilkan dihalaman web (lihat query 1).
2. Ambil data jabatan dari halaman web.
3. Ubah data jabatan pada tabel jabatan (lihat query 2).
4. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi ubah data jabatan
sukses.
jabatan gagal.
Query:
1. Select * from jabatan where kode_jabatan =[kode_jabatan];
2. Update table jabatan set data_jabatan=[data_jabatan] where
kode_jabatan =[kode_jabatan];
L12
A.17 Spesifikasi Proses Hapus Data Jabatan
Input: kode jabatan, data jabatan
Output: konfirmasi hapus data jabatan
Mekanisme: algoritma proses hapus data jabatan
1. Ambil kode jabatan dari halaman web untuk data yang akan dihapus.
2. Hapus data jabatan pada tabel jabatan menggunakan kode jabatan (lihat
query 1).
3. Jika proses berhasil maka akan ditampilkan konfirmasi hapus data pengguna
sukses.
pengguna gagal.
Query:
1. Delete from jabatan where kode_jabatan =[kode_jabatan];
A.18 Spesifikasi Proses Cari Data Jabatan
Input: kriteria cari data jabatan, data jabatan
Output: data jabatan, pesan data jabatan tidak ditemukan
Mekanisme: algoritma proses cari data jabatan
1. Ambil data jabatan dari tabel jabatan menggunakan kriteria cari data jabatan
(lihat query 1).
2. Jika ditemukan maka data jabatan akan ditampilkan dihalaman web.
3. Jika tidak ditemukan maka data jabatan tidak ditampilkan dan ditampilkan
pesan data jabatan tidak ditemukan.

L13
Query:
1. Select * from jabatan where kriteria_cari_data_jabatan like
[kriteria_cari_data_jabatan];
A.19 Spesifikasi Proses Pencarian Draft
Input: kriteria cari draft, data draft
Output: data draft, pesan draft tidak ditemukan
Mekanisme: algoritma proses pencarian draft surat
1. Ambil data draft dari tabel surat menggunakan kriteria cari draft (lihat query
1).
2. Jika berhasil maka ditampilkan data draft.
3. Jika tidak berhasil maka ditampilkan pesan draft tidak ditemukan.
Query:
1. Select * from surat where data_draft like
[kriteria_cari_draft];
A.20 Spesifikasi Proses Pencarian Surat Keluar
Input: kriteria cari surat keluar, data surat keluar
Output: data surat keluar, pesan surat keluar tidak ditemukan
Mekanisme: algoritma proses pencarian surat keluar
1. Ambil data surat keluar dari tabel surat menggunakan kriteria cari surat
keluar (lihat query 1).
2. Jika berhasil maka ditampilkan data surat keluar.

L14
3. Jika tidak berhasil maka ditampilkan pesan surat keluar tidak ditemukan.
Query:
1. Select * from surat where data_surat_keluar like
[kriteria_cari_surat_keluar];
A.21 Spesifikasi Proses Pencarian Surat Masuk
Input: kriteria cari surat masuk, data surat masuk
Output: data surat masuk, pesan surat masuk tidak ditemukan
Mekanisme: algoritma proses pencarian surat masuk
1. Ambil data surat masuk dari tabel surat menggunakan kriteria cari surat
masuk (lihat query 1).
2. Jika berhasil maka ditampilkan data surat masuk.
3. Jika tidak berhasil maka ditampilkan pesan surat masuk tidak ditemukan.
Query:
1. Select * from surat where data_surat_masuk like
[kriteria_cari_surat_masuk];
A.22 Spesifikasi Proses Buat Draft
Input: data draft, data transaksi
Output: data draft, data transaksi, konfirmasi buat draft
Mekanisme: algoritma proses buat draft
1. Ambil data draft dan data transaksi dari halaman web.
2. Masukkan data draft ke dalam tabel surat (lihat query 1) dan masukkan data
L15
transaksi ke dalam tabel transaksi (lihat query 2).
3. Jika berhasil maka ditampilkan konfirmasi buat draft sukses.
4. Jika tidak berhasil maka ditampilkan konfirmasi buat draft gagal.
Query:
1. Insert into surat values([data_draft]);
2. Insert into transaksi values([data_transaksi]);
A.23 Spesifikasi Proses Ubah Draft
Input: nomor surat, data draft
Output: data draft, konfirmasi ubah data draft
Mekanisme: algoritma proses ubah draft
1. Ambil data draft dari tabel surat menggunakan nomor surat kemudian
tampilkan di halaman web (lihat query 1).
2. Ambil data draft dari halaman web.
3. Ubah data draft pada tabel surat dengan data draft dari halaman web (lihat
query 2).
4. Jika berhasil maka ditampilkan konfirmasi ubah draft sukses.
5. Jika tidak berhasil maka ditampilkan konfirmasi ubah draft gagal.
Query:
1. Select * from surat where nomor_surat =[nomor_surat];
2. Update table surat set data_draft=[data_draft] where
nomor_surat =[nomor_surat];
L16
A.24 Spesifikasi Proses Hapus Draft
Output: konfirmasi hapus draft
Mekanisme: algoritma proses hapus draft
1. Ambil nomor surat dari halam web untuk data draft yang akan dihapus (lihat
query 1).
2. Hapus data draft pada tabel surat menggunakan nomor surat (lihat query 2).
3. Jika berhasil maka ditampilkan konfirmasi hapus data draft sukses.
4. Jika tidak berhasil maka ditampilkan konfirmasi hapus data draft gagal.
Query:
1. Select * from surat where nomor_surat=[nomor_surat];
2. Delete from surat where nomor_surat=[nomor_surat];
A.25 Spesifikasi Proses Tandatangani Draft
Input: nomor surat, username dan password,
kode pengguna
Output: tandatangan, konfirmasi tandatangani draft
Mekanisme: algoritma proses penandatanganan draft
1. Ambil username dan password penandatangan dari halaman web.
2. Ambil kode pengguna dari tabel pengguna menggunakan username dan
password (lihat query 1).
3. Apabila kode pengguna ada maka status tandatangan adalah 1 dan jika kode
pengguna tidak ada maka status tandatangan adalah 0.

L17
4. Jika status tandatangan adalah 1 maka ubah nilai tandatangan pada tabel
surat yang memiliki nomor surat sesuai inputan menjadi 1 (lihat query 2)
dan jika status tandatangan bukan 1 (selain satu) maka data tidak diubah dan
kembali ke halaman sebelumnya
5. Jika data berhasil diubah maka akan ditampilkan konfirmasi tandatangani
draft berhasil dan apabila data gagal diubah maka akan ditampilkan
konfirmasi tandatangani draft gagal berikut pesan kesalahan.
Query:
1. Select [kode_pengguna] from data_pengguna where
username=[username] && password=[password];
2. Update table surat set tandatangan=1 where nomor_surat
=[nomor_surat];
A.26 Spesifikasi Proses Baca Draft
Output: data draft
Mekanisme: algoritma proses baca draft
1. Ambil nomor surat dari halaman web.
2. Ambil data draft dari tabel surat menggunakan nomor surat (lihat query 1).
3. Tampilkan data draft dalam bentuk draft di halaman web.
Query:
1. Select [data_draft] from surat where nomor_surat
=[ nomor_surat];
L18
A.27 Spesifikasi Proses Buat Kendali Keluar
Input: nomor surat, data draft, data transaksi
Output: data draft, data transaksi, konfirmasi kendali keluar
Mekanisme: algoritma proses buat kendali keluar
1. Ambil data draft dari tabel surat menggunakan nomor surat kemudian
tampilkan dihalaman web (lihat query 1).
2. Ambil data draft dan data transaksi dari halaman web.
3. Ubah data draft pada tabel surat (lihat query 2) dan data transaksi ke dalam
tabel transaksi (lihat query 3) sesuai nomor surat yang diinputkan.
4. Jika berhasil maka ditampilkan konfirmasi pengendalian keluar sukses.
5. Jika tidak berhasil maka ditampilkan konfirmasi pengendalian keluar gagal.
Query:
1. Select * from surat where nomor_surat=[nomor_surat];
2. Update surat set kolom_surat=[data_draft] where
nomor_surat=[nomor_surat];
3. Update transaksi set kolom_transaksi=[data_transaksi] where
A.28 Spesifikasi Proses Cetak Surat Keluar
Input: nomor surat, data surat keluar
Output: printout surat keluar, konfirmasi cetak surat keluar
Mekanisme:
1. Ambil data surat keluar dari tabel surat menggunakan nomor surat dan
L19
tampilkan dihalaman web (lihat query 1).
2. Cetak printout surat keluar.
3. Jika berhasil tampilkan konfirmasi cetak surat keluar sukses.
4. Jika tidak berhasil tampilkan konfirmasi cetak surat keluar gagal.
Query:
1. Select [data_surat_keluar] from surat where
A.29 Spesifikasi Proses Baca Surat Keluar
Input: nomor surat, data surat keluar
Output: surat keluar
Mekanisme: algoritma proses baca surat keluar
2. Ambil data surat keluar dari tabel surat dimana nomor_surat tersebut ada
dalam tabel kendali keluar menggunakan nomor surat (lihat query 1).
3. Tampilkan data surat keluar dalam bentuk surat keluar di halaman web.
Query:
1. Select [data_surat_keluar] from surat where nomor_surat in
(select nomor_surat from kendali_keluar where nomor_surat
=[nomor_surat]);
L20
A.30 Spesifikasi Proses Baca Kartu Kendali Keluar
Input: nomor surat, data surat keluar, data kendali keluar
Output: kartu kendali keluar
Mekanisme: algoritma proses baca kartu kendali keluar
2. Ambil data surat keluar dari tabel surat dn data transaksi dari tabel transaksi
menggunakan nomor surat (lihat query 1).
3. Tampilkan data surat keluar dan transaksi dalam bentuk kartu kendali keluar
di halaman web.
Query:
1. Select * from surat s,transaksi t where
s.nomor_surat=t.nomor_surat && s.nomor_surat =[nomor_surat];
A.31 Spesifikasi Proses Upload Surat Masuk
Input: data surat masuk hasil pindaian digital, data transaksi
Output: data surat masuk hasil pindaian digital, data transaksi, konfirmasi upload
surat masuk
Mekanisme: algoritma proses upload surat masuk
1. Ambil data surat masuk hasil pindaian digital dari halaman web.
2. Masukkan data surat masuk hasil pindaian digital ke dalam tabel surat (lihat
query 1) dan data transaksi ke dalam tabel transaksi (lihat query 2).
3. Jika berhasil tampilkan konfirmasi upload surat masuk sukses.
4. Jika tidak berhasil tampilkan konfirmasi upload surat masuk gagal.

L21
Query:
1. Insert into surat
values([data_surat_masuk_hasil_pindaian_digital]);
2. Insert into transaksi values([data_transaksi]);
A.32 Spesifikasi Proses Buat Kendali Masuk
Input: nomor surat, data transaksi
Output: data transaksi, konfirmasi kendali masuk
Mekanisme: algoritma proses pengendalian masuk
1. Ambil nomor surat dan data transaksi dari halaman web.
2. Ubah tabel transaksi dengan data transaksi sesuai nomor surat yang
diinputkan (lihat query 1).
3. Jika berhasil maka ditampilkan konfirmasi pengendalian masuk sukses.
4. jika tidak berhasil maka ditampilkan konfirmasi pengendalian masuk gagal.
Query:
A.33 Spesifikasi Proses Baca Surat Masuk
Input: nomor surat, kode pengguna, data transaksi, data surat masuk
Output: surat masuk
Mekanisme: algoritma proses baca surat masuk
1. Ambil nomor surat, kode pengguna dan data transaksi dari halaman web.
L22
2. Ambil data surat masuk dari tabel surat menggunakan nomor sura (lihat
query 1).
3. Update tabel transaksi dengan data transaksi sesuai dengan nomor surat dan
kode pengguna yang diinputkan (lihat query 2).
4. Tampilkan data surat masuk dalam bentuk surat masuk di halaman web.
Query:
1. Select [data_surat_masuk] from surat where
nomor_surat=[nomor_surat]);
nomor_surat=[nomor_surat] && kode_penerima=[kode_pengguna];
A.34 Spesifikasi Proses Baca Kartu Kendali Masuk
Input: nomor surat, data transaksi, data surat masuk
Output: kartu kendali masuk
Mekanisme: algoritma proses baca kartu kendali masuk
2. Ambil data surat masuk dari tabel surat dan data transaksi dari tabel
transaksi menggunakan nomor surat (lihat query 1).
3. Tampilkan data surat masuk dan data transaksi dalam bentuk kartu kendali
masuk di halaman web.
Query:
1. Select * from surat s, transaksi t where
s.nomor_surat=t.nomor_surat && s.nomor_surat=[nomor_surat];

L23
A.35 Spesifikasi Proses Buat Disposisi
Input: data disposisi
Output: data disposisi, konfirmasi disposisi
Mekanisme: algoritma proses buat disposisi
1. Ambil data disposisi dari halaman web.
2. Masukkan data disposisi ke dalam tabel disposisi (lihat query 1).
3. Jika berhasil maka ditampilkan konfirmasi disposisi surat sukses.
4. Jika tidak berhasil maka ditampilkan konfirmasi disposisi surat gagal.
Query:
1. Insert into disposisi values [data_disposisi];
A.36 Spesifikasi Proses Baca Disposisi
Input: nomor surat
Output: lembar disposisi
Mekanisme: algoritma proses baca surat masuk
2. Ambil data disposisi dari tabel disposisi menggunakan nomor surat (lihat
query 1).
3. Tampilkan data disposisi dalam bentuk lembar disposisi di halaman web.
Query:
1. Select [data_disposisi] from disposisi where nomor_surat
=[nomor_surat];
LAMPIRAN B
B.1 Tabel Daftar Kamus Data
Nama Arus Keterangan Detil Kamus Data

Data
Data Login Sebagai data masukan pengguna Lampiran B.2 hal L30
untuk proses login dan proses
penandatanganan draft.
Pesan Salah Merupakan informasi yang Lampiran B.3 hal L31
Login diberikan apabila proses login
gagal.
Data Log Sebagai informasi keluaran proses Lampiran B.4 hal L31
catat aktivitas (log) yang disimpan
pada tabel log.
Kode Pengguna Kunci utama (primary key) dari Lampiran B.5 hal L32
tabel pengguna yang dipergunakan
untuk proses login, proses
pengaturan data pengguna,
pembuatan draft, penandatanganan
draft, pembuatan kendali keluar,
pembuatan kendali masuk,
pembuatan disposisi surat, proses
baca surat masuk dan proses catat
aktivitas log.
Data Pengguna Merupakan informasi pengolah, Lampiran B.6 hal L32
pengarsip dan pimpinan yang
dikelola oleh TU Pengolah dan
informasi TU Pengolah yang
dikelola oleh Admin.
L24
L25
Kriteria Cari Merupakan kata kunci untuk Lampiran B.7 hal L33
Data Pengguna pencarian data pengguna.
Pesan Data Merupakan informasi yang Lampiran B.8 hal L34
Pengguna Tidak diberikan apabila proses cari data
Ditemukan pengguna gagal.
Konfirmasi Merupakan informasi yang Lampiran B.9 hal L34
Tambah Data diberikan apabila proses tambah
Pengguna data pengguna berhasil atau gagal.
Konfirmasi Ubah Merupakan informasi yang Lampiran B.10 hal L34
Data Penguna diberikan apabila proses ubah data
pengguna berhasil atau gagal.
Hapus Data diberikan apabila proses hapus
Pengguna data pengguna berhasil atau gagal.
Kode Jabatan Kunci utama (primary key) dari Lampiran B.12 hal L35
tabel jabatan yang dipergunakan
untuk proses pengaturan data
jabatan.
Data Jabatan Merupakan informasi jabatan Lampiran B.13 hal L36
pengguna yang dikelola oleh TU
Pengolah.
Data Jabatan pencarian data pengguna.
Jabatan Tidak diberikan apabila proses cari data
Ditemukan pengguna gagal.
Jabatan data jabatan berhasil atau gagal.
L26

Data Jabatan diberikan apabila proses ubah data
jabatan berhasil atau gagal.
Jabatan data jabatan berhasil atau gagal.
Kode Instansi Kunci utama (primary key) dari Lampiran B.19 hal L38
tabel instansi yang dipergunakan
untuk proses cari, ubah dan hapus
data instansi.
Data Instansi Merupakan informasi instansi/unit Lampiran B.20 hal L39
kerja yang dikelola oleh Admin
secara terpusat.
Data Instansi pencarian data instansi.
Instansi Tidak diberikan apabila proses cari data
Ditemukan instansi gagal.
Instansi data instansi berhasil atau gagal.
Data Instansi diberikan apabila proses ubah data
instansi berhasil atau gagal.
Instansi data instansi berhasil atau gagal.
Kode Klasifikasi Kunci utama (primary key) dari Lampiran B.26 hal L41
tabel klasifikasi yang
dipergunakan untuk proses cari,
L27
ubah dan hapus data klasifikasi.

Data Klasifikasi Merupakan informasi klasifikasi Lampiran B.27 hal L41
naskah dinas yang dikelola Admin
secara terpusat.
Data Klasifikasi pencarian data klasifikasi.
Klasifikasi Tidak diberikan apabila proses cari data
Ditemukan klasifikasi gagal.
Klasifikasi data klasifikasi berhasil atau gagal.
Data Klasifikasi diberikan apabila proses ubah data
klasifikasi berhasil atau gagal.
Klasifikasi data klasifikasi berhasil atau gagal.
Nomor Surat Kunci utama (primary key) dari Lampiran B.33 hal L44
tabel surat yang dipergunakan
untuk proses pengarsipan naskah
dinas.
Tandatangan Sebagai inputan tabel surat yang Lampiran B.34 hal L45
dipergunakan untuk proses
penandatanganan draft.
Tandatangani diberikan apabila proses
Draft penandatanganan draft sukses atau
gagal.
L28
Data Transaksi Merupakan masukan bagi proses Lampiran B.36 hal L46
buat draft, buat kendali keluar,
upload surat masuk, buat kendali
masuk dan baca surat masuk yang
akan disimpan pada tabel
transaksi. Data ini juga sebagai
masukan bagi proses baca kendali
keluar dan baca kendali masuk.
Kendali Keluar diberikan apabila proses buat
kendali keluar surat sukses atau
gagal.
Kartu Kendali Merupakan keluaran bagi proses Lampiran B.38 hal L47
Keluar baca kendali keluar.
Kendali Masuk diberikan apabila proses buat
kendali masuk surat sukses atau
gagal.
Kartu Kendali Merupakan keluaran bagi proses Lampiran B.40 hal L48
Masuk baca kendali masuk.
Printout Surat Merupakan informasi keluaran Lampiran B.41 hal L49
Keluar proses cetak surat keluar.
Pesan Gagal Merupakan informasi yang Lampiran B.42 hal L49
Cetak Surat diberikan apabila proses cetak
Keluar surat keluar gagal.
Data Surat Sebagai masukan proses upload Lampiran B.43 hal L50
Masuk Hasil surat masuk.
Pindaian Digital
Data Disposisi Sebagai inputan tabel disposisi Lampiran B.44 hal L50
L29
yang dipergunakan untuk proses

buat disposisi dan sebagai
masukan bagi proses baca
disposisi.
Disposisi diberikan apabila proses buat
disposisi sukses atau gagal.
Lembar Disposisi Merupakan informasi keluaran Lampiran B.46 hal L51
proses baca disposisi.
Data Draft Sebagai inputan tabel surat yang Lampiran B.47 hal L52
dipergunakan untuk proses
pengurusan draft dan pencarian
draft surat.
Draft pencarian draft surat.
Pesan Draft Merupakan informasi yang Lampiran B.49 hal L53
Tidak Ditemukan diberikan apabila pencarian draft
surat tidak ditemukan.
Konfirmasi Buat Merupakan informasi yang Lampiran B.50 hal L54
Draft diberikan apabila proses buat draft
sukses atau gagal.
Draft diberikan apabila proses ubah
draft sukses atau gagal.
Hapus Draft diberikan apabila proses hapus
draft sukses atau gagal.
Data Surat Sebagai inputan tabel surat yang Lampiran B.53 hal L55
Keluar dipergunakan untuk proses cetak
surat keluar dan proses baca surat
L30
keluar.
Surat Keluar pencarian surat keluar.
Pesan Surat Merupakan informasi yang Lampiran B.55 hal L56
Keluar Tidak diberikan apabila pencarian surat
Ditemukan keluar tidak ditemukan.
Data Surat Sebagai masukan proses buat Lampiran B.56 hal L57
Masuk kendali masuk surat dan proses
baca surat masuk.
Surat Masuk pencarian surat masuk.
Pesan Surat Merupakan informasi yang Lampiran B.58 hal L58
Masuk Tidak diberikan apabila pencarian surat
Ditemukan masuk tidak ditemukan.
Tabel B.1 Tabel Daftar Kamus Data
B.2 Data Login
Kamus data
Nama arus data : Data login

Alias :-
Bentuk data : parameter
Arus data : Admin-1p, Pengolah-1p, TU Pengolah-1p, Pimpinan-1p,
Pengarsip-1p, Pimpinan-2.4.1.1.4p
Penjelasan : Sebagai data masukan pengguna untuk proses
Login dan proses penandatanganan draft
Periode : Setiap kali pengguna melakukan login
Setiap kali pimpinan menandatangani draft
Struktur Data : Username = maksimal 20 digit karakter
Password = maksimal 20 digit karakter
L31
B.3 Pesan Salah Login
Kamus data
Nama arus data : Pesan Salah Login

Alias :-
Bentuk data : kotak dialog (dialog box)
Arus data : Admin-1p, Pengolah-1p, TU Pengolah-1p, Pimpinan-1p,
Pengarsip-1p
Penjelasan : Merupakan informasi yang diberikan
apabila proses login gagal.
Periode : Setiap kali pengguna melakukan login
Struktur Data : Pesan Salah Login = maksimal 30 digit huruf
B.4 Data Log
Kamus data
Nama arus data : Data Log

Alias :-
Bentuk data : field
Arus data : Admin-1p, Pengolah- 1p, TU Pengolah- 1p, Pimpinan-1p,
Pengarsip-1p, Admin-2p, Pengolah- 2p, TU Pengolah- 2p,
Pimpinan-2p, Pengarsip-2p, Admin-3p, Pengolah- 3p,
TU Pengolah- 3p, Pimpinan-3p, Pengarsip-3p
Penjelasan : Sebagai informasi keluaran proses catat aktivitas
(log) yang akan disimpan pada tabel log.
Periode : Setiap kali pengguna melakukan proses login dan
pengarsipan semua akan dicatatat dalam tabel log.
Struktur Data : Kode Pengguna = Singkatan + Nomor Urut
Singkatan = maksimal 2 digit huruf
Nomor Urut = 4 digit angka
Jenis Transaksi = maksimal 50 digit huruf
Waktu Transaksi = tanggal + bulan + tahun + jam + menit
+ detik
Tanggal = 2 digit angka
Bulan = 2 digit angka
Tahun = 4 digit angka
Jam = 2 digit angka
Menit = 2 digit angka
Detik = 2 digit angka
L32
B.5 Kode Pengguna
Kamus data
Nama arus data : Kode Pengguna

Alias :-
Bentuk data : variabel, parameter
Arus data : Admin-1p, Pengolah- 1p, TU Pengolah- 1p, Pimpinan-1p
Pengarsip-1p , Admin -Proses 2.3.6p,
Admin -Proses 2.3.7p, Admin -Proses 2.3.8p,
TU Pengolah -Proses 2.3.6p, TU Pengolah -Proses 2.3.7p,
TU Pengolah -Proses 2.3.8p,Pimpinan – Proses 2.4.1.1.1p,
Pengolah-Proses 2.4.1.1.1p, Pimpinan-Proses 2.4.1.1.4p,
Pengarsip-Proses 2.4.1.2.1p,
Pimpinan-Proses 2.4.2.2.1p, Pengolah-Proses 2.4.2.2.1p,
Admin-3p, TU Pengolah-3p, Pengarsip-3p,
Pimpinan-3p, Pengolah-3p
Penjelasan : Kunci utama (primary key) dari tabel pengguna
yang dipergunakan untuk proses login, proses
pengaturan data pengguna, pembuatan draft,
penandatanganan draft, pembuatan kendali keluar,
pembuatan kendali masuk, pembuatan disposisi surat dan
proses catat aktivitas log.
Periode : Setiap kali pengguna melakukan login.
Setiap kali Admin/TU Pengolah melakukan
pengaturan data pengguna.
Setiap kali Pimpinan/Pengolah membuat draft.
Setiap kali Pimpinan menandatangani draft.
Setiap kali Pengarsip membuat kendali keluar dan
kendali masuk surat.
Setiap kali Pimpinan/Pengolah membuat disposisi surat.
Setiap kali ada aktivitas log.
B.6 Data Pengguna
Kamus data
Nama arus data : Data Pengguna

Alias :-
Bentuk data : field
Arus data : Admin-Proses 2.3.5p
L33
Admin -Proses 2.3.6p

TU Pengolah-Proses 2.3.5p
TU Pengolah -Proses 2.3.6p
Pimpinan -Proses 2.3.6p
Pengolah -Proses 2.3.6p
Pengarsip -Proses 2.3.6p
Penjelasan : Merupakan informasi pengolah, pengarsip dan
pimpinan yang dikelola oleh TU Pengolah dan
informasi TU Pengolah yang dikelola oleh Admin.
Periode : Setiap kali Admin/TU Pengolah melakukan
pengaturan data pengguna.
Setiap kali Admin/TU Pengolah/Pengarsip/Pimpinan/
Pengolah melakukan proses ubah data pengguna.
Nama Pengguna = 50 digit huruf
Username = 20 digit karakter
Password = 20 digit karakter
Nip = maksimal 25 digit angka
Pangkat = maksimal 5 digit karakter
Kode Unit Kerja = 11 digit angka
Status Pengguna = maksimal 12 digit huruf.
B.7 Kriteria Cari Data Pengguna
Kamus data
Nama arus data : Kriteria Cari Data Pengguna

Alias :-
Penjelasan : Merupakan kata kunci untuk pencarian data
pengguna.
Periode : Setiap kali Admin melakukan pencarian
data pengguna.
Nama Pengguna = Maksimal 50 digit huruf
Unit Kerja = Maksimal 100 digit karakter.
L34
B.8 Pesan Data Pengguna Tidak Ditemukan
Kamus data
Nama arus data : Pesan Data Pengguna Tidak Ditemukan

Alias :-
Penjelasan : Merupakan informasi yang diberikan apabila
proses cari data pengguna gagal.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses cari
data pengguna.
Struktur Data : Pesan Data Pengguna Tidak Ditemukan

= maksimal 30 digit huruf
B.9 Konfirmasi Tambah Data Pengguna
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Tambah Data Pengguna

Alias :-
proses tambah data pengguna berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin/TU Pengolah melakukan proses tambah
data pengguna.
Struktur Data : Konfirmasi Tambah Data Pengguna = maksimal
30 digit huruf
B.10 Konfirmasi Ubah Data Pengguna
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Ubah Data Pengguna

Alias :-
Pengarsip-Proses 2.3.6p
Pimpinan-Proses 2.3.6p
L35
Pengolah-Proses 2.3.6p
proses ubah data pengguna berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin/TU Pengolah/Pengarsip/Pimpinan/
Pengolah melakukan proses ubah data pengguna.
Struktur Data : Konfirmasi Ubah Data Pengguna = maksimal
30 digit huruf
B.11 Konfirmasi Hapus Data Pengguna
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Hapus Data Pengguna

Alias :-
proses hapus data pengguna berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin/TU Pengolah melakukan proses hapus
data pengguna.
Struktur Data : Konfirmasi Hapus Data Pengguna = maksimal
30 digit huruf
B.12 Kode Jabatan
Kamus data
Nama arus data : Kode Jabatan

Alias :-
Arus data : Admin -Proses 2.3.2p, Admin -Proses 2.3.3p,
Admin -Proses 2.3.4p,
TU Pengolah -Proses 2.3.2p, TU Pengolah -Proses 2.3.3p,
Penjelasan : Kunci utama (primary key) dari tabel jabatan
yang dipergunakan untuk proses
pengaturan data jabatan.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan proses ubah, hapus,
cari data jabatan.

L36

Nama Jabatan = maksimal 100 digit huruf
B.13 Data Jabatan
Kamus data
Nama arus data : Data Jabatan

Alias :-
Bentuk data : field
Arus data : TU Pengolah-Proses 2.3.1p
Penjelasan : Merupakan informasi jabatan pengguna yang dikelola
oleh TU Pengolah.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan
pengaturan jabatan pengguna.
Struktur Data : Kode Jabatan = maksimal 15 digit karakter
Kode Atasan = maksimal 15 digit karakter
Kode Pengguna = Singkatan + Nomor Urut
Nama Jabatan = maksimal 50 digit karakter
Status Jabatan = maksimal 8 digit karakter
Kode Unit Kerja = 11 digit angka
Posisi Terisi = 1 digit angka
B.14 Kriteria Cari Data Jabatan
Kamus data
Nama arus data : Kriteria Cari Data Jabatan

Alias :-
pengguna.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan pencarian
jabatan pengguna.
Struktur Data : Kode Jabatan = maksimal 15 digit karakter
Nama Jabatan = maksimal 50 digit huruf
L37
B.15 Pesan Data Jabatan Tidak Ditemukan
Kamus data
Nama arus data : Pesan Data Jabatan Tidak Ditemukan

Alias :-
proses cari data pengguna gagal.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan proses cari
jabatan pengguna.
Struktur Data : Pesan Jabatan Pengguna Tidak Ditemukan = maksimal

30 digit huruf
B.16 Konfirmasi Tambah Data Jabatan
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Tambah Data Jabatan

Alias :-
proses tambah data jabatan berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan proses tambah
data jabatan.
Struktur Data : Konfirmasi Tambah Jabatan Pengguna = maksimal
30 digit huruf
B.17 Konfirmasi Ubah Data Jabatan
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Ubah Data Jabatan

Alias :-
proses ubah data jabatan berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan proses ubah
data jabatan.
L38
Struktur Data : Konfirmasi Ubah Data Pengguna = maksimal

30 digit huruf
B.18 Konfirmasi Hapus Data Jabatan
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Hapus Data Jabatan

Alias :-
proses hapus data jabatan berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan proses hapus
data jabatan.
Struktur Data : Konfirmasi Hapus Data Jabatan = maksimal
30 digit huruf
B.19 Kode Instansi
Kamus data
Nama arus data : Kode Instansi

Alias : Kode Unit Kerja
Admin-Proses 2.1.3p
Admin-Proses 2.1.4p
Penjelasan : Kunci utama (primary key) dari tabel instansi
yang dipergunakan untuk proses cari, ubah dan
hapus data instansi.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses cari, ubah
dan hapus data instansi.
Struktur Data : Kode Instansi = 11 digit angka
L39
B.20 Data Instansi
Kamus data
Nama arus data : Data Instansi

Alias :-
Bentuk data : field
Admin-Proses 2.1.2p
Admin-Proses 2.1.3p
Admin-Proses 2.1.4p
Penjelasan : Merupakan informasi instansi/unit kerja yang
dikelola oleh Admin secara terpusat.
Periode : Setiap kali Admin melakukan pengaturan
(cari, tambah, ubah dan hapus) data instansi.
Deskripsi Singkat = maksimal 25 digit huruf
Deskripsi Unit Kerja = maksimal 50 digit huruf
Alamat Unit Kerja = maksimal 50 digit karakter
Telepon Unit Kerja = maksimal 15 digit angka
Fax Unit Kerja = maksimal 15 digit angka
Email Unit kerja = maksimal 50 digit karakter
Email Intra Unit kerja = maksimal 50 digit karakter
Tugas kearsipan = 1 digit karakter
Kode Instansi Pengarsip = 11 digit karakter
B.21 Kriteria Cari Data Instansi
Kamus data
Nama arus data : Kriteria Cari Data Instansi

Alias :-
instansi
data instansi.
Deskripsi Unit Kerja = maksimal 50 digit huruf
L40
B.22 Pesan Data Instansi Tidak Ditemukan
Kamus data
Nama arus data : Pesan Data Instansi Tidak Ditemukan

Alias :-
proses cari data instansi gagal.
data instansi.
Struktur Data : Pesan Data Instansi Tidak Ditemukan
B.23 Konfirmasi Tambah Data Instansi
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Tambah Data Instansi

Alias :-
proses tambah data instansi berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses tambah
data instansi.
Struktur Data : Konfirmasi Tambah Data Instansi = maksimal
30 digit huruf
B.24 Konfirmasi Ubah Data Instansi
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Ubah Data Instansi

Alias :-
proses ubah data instansi berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses ubah
data instansi.
Struktur Data : Konfirmasi Ubah Data Instansi
L41
B.25 Konfirmasi Hapus Data Instansi
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Hapus Data Instansi

Alias :-
proses hapus data instansi berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses hapus
data instansi.
Struktur Data : Konfirmasi Hapus Data Instansi = maksimal
30 huruf
B.26 Kode Klasifikasi
Kamus data
Nama arus data : Kode Klasifikasi

Alias :-
Admin-Proses 2.2.3p
Admin-Proses 2.2.4p
Penjelasan : Kunci utama (primary key) dari tabel klasifikasi
yang dipergunakan untuk proses cari, ubah dan
hapus data klasifikasi.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses cari, ubah
dan hapus data klasifikasi.
Struktur Data : Kode Klasifikasi = 3 digit angka
B.27 Data Klasifikasi
Kamus data
Nama arus data : Data Klasifikasi

Alias :-
Bentuk data : field
L42
Admin-Proses 2.2.2p
Admin-Proses 2.2.3p
Admin-Proses 2.2.4p
Penjelasan : Merupakan informasi klasifikasi naskah dinas
yang dikelola Admin secara terpusat.
Periode : Setiap kali Admin melakukan pengaturan
(tambah, ubah, dan hapus) Data Klasifikasi.
Deskripsi Klasifikasi = maksimal 30 digit huruf
B.28 Kriteria Cari Data Klasifikasi
Kamus data
Nama arus data : Kriteria Cari Data Klasifikasi

Alias :-
klasifikasi.
data klasifikasi.
Deskripsi Klasifikasi = maksimal 30 digit huruf
B.29 Pesan Data Klasifikasi Tidak Ditemukan
Kamus data
Nama arus data : Pesan Data Klasifikasi Tidak Ditemukan

Alias :-
proses cari data klasifikasi gagal.
data klasifikasi.
Struktur Data : Pesan Data Klasifikasi Tidak Ditemukan = maksimal
30 digit huruf
L43
B.30 Konfirmasi Tambah Data Klasifikasi
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Tambah Data Klasifikasi

Alias :-
proses tambah data klasifikasi berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses tambah
data klasifikasi.
Struktur Data : Konfirmasi Tambah Data Klasifikasi = maksimal
30 digit huruf
B.31 Konfirmasi Ubah Data Klasifikasi
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Ubah Data Klasifikasi

Alias :-
proses ubah data klasifikasi berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses ubah
data klasifikasi.
Struktur Data : Konfirmasi Ubah Data Klasifikasi = maksimal
30 digit huruf
B.32 Konfirmasi Hapus Data Klasifikasi
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Hapus Data Klasifikasi

Alias :-
proses hapus data klasifikasi berhasil atau gagal.
Periode : Setiap kali Admin melakukan proses hapus
data klasifikasi.
Struktur Data : Konfirmasi Hapus Data Klasifikasi
L44
B.33 Nomor Surat
Kamus data
Nama arus data : Nomor Surat

Alias :-
Arus data : Pimpinan-Proses 2.4.1.1.2p, Pengolah -Proses 2.4.1.1.2p,
Pimpinan-Proses 2.4.1.1.3p, Pimpinan-Proses 2.4.1.1.4p,
TU Pengolah-Proses 2.4.1.1.5p,
Pengarsip-Proses 2.4.1.1.5p, Pimpinan-Proses 2.4.1.1.5p,
Pengolah-Proses 2.4.1.1.5p, Pengarsip-Proses 2.4.1.2.1p,
Pengarsip-Proses 2.4.1.2.3p, Pimpinan-Proses 2.4.1.2.3p,
Pengolah-Proses 2.4.1.2.3p,
Pengarsip-Proses 2.4.1.2.4p, Pengarsip-Proses 2.4.2.1.2p,
Pengarsip-Proses 2.4. 2.1.3p, Pimpinan-Proses 2.4. 2.1.3p,
Pengolah-Proses 2.4. 2.1.3p,
Pengarsip-Proses 2.4. 2.1.4p, Pimpinan-Proses 2.4. 2.2.2p,
Pengolah-Proses 2.4. 2.2.2p
TU Pengolah-Proses 2.4. 2.2.2p,
Penjelasan : Kunci utama (primary key) dari tabel surat

yang dipergunakan untuk proses pengarsipan
naskah dinas.
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah mengubah draft.
Setiap kali pimpinan menghapus draft.
Setiap kali pimpinan menandatangani draft.
Setiap kali Pimpinan/Pengolah/Pengarsip/TU Pengolah
membaca draft.
Setiap kali Pengarsip membuat kendali keluar.
Setiap kali TU Pengolah mencetak surat keluar.
membaca surat keluar.
Setiap kali Pengarsip/TU Pengolah membaca kendali
keluar.
Setiap kali Pengarsip membuat kendali masuk.
membaca surat masuk.
L45

masuk.
Setiap kali Pimpinan/Pengolah/TU Pengolah membaca
disposisi.
Struktur Data : Nomor Surat = Kode Klasifikasi + Nomor Urut +

Kode Instansi
Kode Klasifikasi = 3 digit angka
Kode Instansi = 11 digit angka
B.34 Tandatangan
Kamus data
Nama arus data : Tandatangan

Alias :
Bentuk data : variabel
Arus data : Pimpinan-Proses 2.4.1.1.4p
Penjelasan : Sebagai inputan tabel surat yang
dipergunakan untuk proses penandatanganan draft.
Periode : Setiap kali Pimpinan melakukan penandatanganan
Draft.
Struktur Data : Tandatangan = 1 digit angka (0 atau 1).
B.35 Konfirmasi Tandatangani Draft
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Tandatangani Draft

Alias :-
proses penandatanganan draft sukses atau gagal.
Periode : Setiap kali Pimpinan melakukan penandatanganan
Draft.
Struktur Data : Konfirmasi Tandatangan = maksimal
30 digit huruf
L46
B.36 Data Transaksi
Kamus data
Nama arus data : Data Transaksi

Alias :-
Bentuk data : variabel
Arus data : Pimpinan-Proses 2.4.1.1.1p, Pengolah-Proses 2.4.1.1.1p
Penjelasan : Merupakan masukan bagi proses buat draft, buat kendali

keluar, upload surat masuk, buat kendali masuk yang
akan disimpan pada tabel transaksi dan sebagai masukan
bagi proses baca surat masuk, baca kendali keluar dan
baca kendali masuk.
Periode :
Setiap kali Pimpinan/Pengolah membuat draft.
Setiap kali Pengarsip melakukan proses buat kendali
keluar surat.
Setiap kali Pengarsip mengupload surat masuk.
keluar surat.
Setiap kali Pengarsip melakukan proses buat kendali
masuk surat.
masuk surat.
Setiap kali Pimpinan/Pengolah membaca surat masuk
Struktur Data : Nomor Surat = 20 digit karakter

Kode Penerima = 6 digit karakter
Tanggal Kirim = tanggal + bulan + tahun
Tanggal Terima = tanggal + bulan + tahun
Tanggal Baca = tanggal + bulan + tahun
L47
B.37 Konfirmasi Kendali Keluar
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Kendali Keluar

Alias :-
Arus data : Pengarsip-Proses 2.4.1.2.1p
proses buat kendali keluar sukses atau gagal.
Periode : Setiap kali Pengarsip melakukan proses buat
kendali keluar.
Struktur Data : Konfirmasi Kendali Keluar = maksimal
30 digit huruf
B.38 Kartu Kendali Keluar
Kamus data
Nama arus data : Kartu Kendali Keluar

Alias :-
Bentuk data : form
Arus data : Pengarsip-Proses 2.4.1.2.4p,
TU Pengolah-Proses 2.4.1.2.4p
Penjelasan : Merupakan keluaran bagi proses proses baca kendali
keluar.
Periode : Setiap kali Pengarsip/TU Pengolah membaca kendali
keluar surat.
Isi ringkas = maksimum 250 karakter
Kode penerima = 6 digit karakter
Tgl Kirim = tanggal + bulan + tahun
Jumlah lampiran = 2 digit angka
Catatan = maksimum 250 karakter
L48
B.39 Konfirmasi Kendali Masuk
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Kendali Masuk

Alias :-
proses buat kendali masuk sukses atau gagal.
Periode : Setiap kali Pengarsip melakukan proses buat
kendali masuk.
Struktur Data : Konfirmasi Kendali Masuk = maksimal
30 digit huruf
B.40 Kartu Kendali Masuk
Kamus data
Nama arus data : Kartu Kendali Masuk

Alias :-
Bentuk data : form
Penjelasan : Merupakan keluaran bagi proses proses baca kendali
masuk.
Periode : Setiap kali Pengarsip/TU Pengolah membaca kendali
masuk surat.
Isi ringkas = maksimum 250 karakter
Kode penerima = 6 digit karakter
Tgl Terima = tanggal + bulan + tahun
Jumlah lampiran = 2 digit angka
Catatan = maksimum 250 karakter
L49
B.41 Printout Surat Keluar
Kamus data
Nama arus data : Printout Surat Keluar

Alias :-
Bentuk data : dokumen
Arus data : TU Pengolah-Proses 2.4.1.2.2p
Penjelasan : Merupakan informasi keluaran proses cetak surat keluar.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan proses cetak surat
keluar.
B.42 Pesan Gagal Cetak Surat Keluar
Kamus data
Nama arus data : Pesan Gagal Cetak Surat Keluar

Alias :-
proses cetak surat keluar gagal.
Periode : Setiap kali TU Pengolah melakukan proses cetak surat
keluar.
Struktur Data : Pesan Gagal Cetak Surat Keluar = maksimal
50 digit huruf
L50
B.43 Data Surat Masuk Hasil Pindaian Digital
Kamus data
Nama arus data : Data Surat Masuk Hasil Pindaian Digital

Alias :-
Bentuk data : field
Penjelasan : Sebagai masukan proses upload surat masuk.
Periode : Setiap kali Pengarsip
mengupload surat masuk.
Nama Pengirim = 50 digit karakter
Alamat Pengirim = 100 digit karakter
Kode Pos = 5 digit karakter
No Telepon = 15 digit karakter
Fax = 15 digit karakter
Email = 15 digit karakter
File Path = maksimal 50 karakter
B.44 Data Disposisi
Kamus data
Nama arus data : Data Disposisi

Alias :-
Bentuk data : field
Arus data : Pimpinan-Proses 2.4.2.2.1p, Pengolah-Proses 2.4.2.2.1p,
Penjelasan : Sebagai inputan tabel disposisi yang
dipergunakan untuk proses buat disposisi dan sebagai
masukan bagi proses baca disposisi.
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah membuat disposisi.
Setiap kali Pimpinan/Pengolah membaca disposisi.
Kode Penerus = 6 digit karakter
Kode Pendispos = 6 digit karakter
Tanggal Diteruskan = tanggal + bulan + tahun
L51
B.45 Konfirmasi Disposisi
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Disposisi

Alias :-
Pengolah-Proses 2.4.2.2.1p
proses buat disposisi sukses atau gagal.
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah melakukan proses buat
disposisi.
Struktur Data : Konfirmasi Disposisi = maksimal
30 digit huruf
B.46 Lembar Disposisi
Kamus data
Nama arus data : Lembar Disposisi

Alias :-
Bentuk data : dokumen
Penjelasan : Merupakan informasi keluaran proses baca disposisi.
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah/TU Pengolah membaca
disposisi surat.
Kode Penerus = 6 digit karakter
Kode Pendispos = 6 digit karakter
Tanggal Diteruskan = tanggal + bulan + tahun
L52
B.47 Data Draft
Kamus data
Nama arus data : Data Draft

Alias :-
Bentuk data : field
Pengolah-Proses 2.4.1.1.5p,
Pimpinan-Proses 2.4.3.1p, Pengolah-Proses 2.4.3.1p,
TU Pengolah-Proses 2.4.3.1p,
Pengarsip-Proses 2.4.3.1p
dipergunakan untuk proses pengurusan draft dan
pencarian draft surat..
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah membuat draft.
Setiap kali Pimpinan mengubah draft.
Setiap kali Pimpinan menghapus draft.
Setiap kali Pimpinan menandatangani draft.
Setiap kali Pimpinan/Pengolah/TU Pengolah/Pengarsip
membaca draft surat.
mencari draft surat.
Jenis Surat = 35 digit huruf
Sifat = 7 digit huruf
Hal = 100 digit huruf
Tgl Ditetapkan = tanggal + bulan + tahun
Tempat Ditetapkan = 20 digit huruf
Isi Surat = 2000 digit karakter
Isi Ringkas = 250 digit karakter
Kode Pengolah Keluar = 6 digit karakter
Kode Atas Nama = 6 digit karakter
Kode Penandatangan = 6 digit karakter
Status Tandatangan = 1 digit angka (0 atau 1).
L53
B.48 Kriteria Cari Draft
Kamus data
Nama arus data : Kriteria Cari Draft

Alias :-
Arus data : Pimpinan-Proses 2.4.3.1p, Pengolah-Proses 2.4.3.1p,
Penjelasan : Merupakan kata kunci untuk pencarian draft surat.
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah/TU Pengolah/Pengarsip
melakukan pencarian draft surat.
Tujuan Surat = 100 digit karakter
Tanggal Ditetapkan = tanggal + bulan + tahun
Perihal = 100 digit karakter
B.49 Pesan Draft Tidak Ditemukan
Kamus data
Nama arus data : Pesan Draft Tidak Ditemukan

Alias :-
Arus data : Pimpinan-Proses 2.4.3.1p
Pengolah-Proses 2.4.3.1p
TU Pengolah-Proses 2.4.3.1p
pencarian draft surat tidak ditemukan.
melakukan pencarian draft surat.
Struktur Data : Pesan Draft Tidak Ditemukan = maksimal
30 digit huruf
L54
B.50 Konfirmasi Buat Draft
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Buat Draft

Alias :-
proses buat draft sukses atau gagal.
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah melakukan proses buat
draft.
Struktur Data : Konfirmasi Buat Draft = maksimal
30 digit huruf
B.51 Konfirmasi Ubah Draft
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Ubah Draft

Alias :-
proses ubah draft sukses atau gagal.
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah melakukan proses ubah
draft.
Struktur Data : Konfirmasi Ubah Draft = maksimal
30 digit huruf
B.52 Konfirmasi Hapus Draft
Kamus data
Nama arus data : Konfirmasi Hapus Draft

Alias :-
proses hapus draft sukses atau gagal.
L55
Periode : Setiap kali Pimpinan/Pengolah melakukan proses hapus

draft.
Struktur Data : Konfirmasi Hapus Draft = maksimal
30 digit huruf
B.53 Data Surat Keluar
Kamus data
Nama arus data : Data Surat Keluar

Alias :-
Bentuk data : field
Pengarsip-Proses 2.4.1.2.3p
dipergunakan untuk proses cetak surat keluar dan
proses baca surat keluar.
Periode : Setiap kali TU Pengolah mencetak surat keluar.
membaca surat keluar.
Tanggal Kendali Keluar = tanggal + bulan + tahun
Catatan = 250 digit karakter
L56
B.54 Kriteria Cari Surat Keluar
Kamus data
Nama arus data : Kriteria Cari Surat Keluar

Alias :-
Penjelasan : Merupakan kata kunci untuk pencarian surat keluar.
melakukan pencarian surat keluar.
Tanggal Dikirim = tanggal + bulan + tahun
B.55 Pesan Surat Keluar Tidak Ditemukan
Kamus data
Nama arus data : Pesan Surat Keluar Tidak Ditemukan

Alias :-
pencarian surat keluar tidak ditemukan.
melakukan pencarian surat keluar.
Struktur Data : Pesan Surat Keluar Tidak Ditemukan = maksimal
30 digit huruf
L57
B.56 Data Surat Masuk
Kamus data
Nama arus data : Data Surat Masuk

Alias :-
Bentuk data : field
Pengarsip-Proses 2.4.2.1.3p
Penjelasan : Sebagai masukan proses buat kendali masuk surat dan
proses baca surat masuk.
Periode : Setiap kali Pengarsip membuat kendali masuk.
membaca surat masuk.
Catatan = 250 digit karakter
B.57 Kriteria Cari Surat Masuk
Kamus data
Nama arus data : Kriteria Cari Surat Masuk

Alias :-
Penjelasan : Merupakan kata kunci untuk pencarian surat masuk.
L58
melakukan pencarian surat masuk.

Tanggal Dikirim = tanggal + bulan + tahun
B.58 Pesan Surat Masuk Tidak Ditemukan
Kamus data
Nama arus data : Pesan Surat Masuk Tidak Ditemukan

Alias :-
pencarian surat masuk tidak ditemukan.
melakukan pencarian surat masuk.
Struktur Data : Pesan Surat Masuk Tidak Ditemukan = maksimal
30 digit huruf
LAMPIRAN C
C.1 Tabel Perancangan Tampilan

Kode Proses Nama Halaman Detil Lampiran
Proses
1p Login Halaman Login Lampiran C.2 hal L66
2.3.6p Ubah Data Halaman Ubah Data Pribadi Lampiran C3 hal L67
Pribadi
2.3.6p Ubah Halaman Password Lampiran C.4 hal L67
Password
2.1.1p Tambah Data Halaman Tambah Data Lampiran C.6 hal L69
Instansi Instansi
2.1.2p Ubah Data Halaman Ubah Data Instansi Lampiran C.7 hal L69
Instansi
2.1.3p Hapus Data Halaman Data Instansi Lampiran C.5 hal L68
Instansi
2.1.4p Cari Data Halaman Data Instansi Lampiran C.5 hal L68
Instansi
Klasifikasi Klasifikasi
2.2.2p Ubah Data Halaman Ubah Data Lampiran C.10 hal L71
2.2.3p Hapus Data Halaman Data Klasifikasi Lampiran C.8 hal L70
Klasifikasi
2.2.4p Cari Data Halaman Data Klasifikasi Lampiran C.8 hal L70
Klasifikasi
2.3.1p Tambah Halaman Tambah Data Lampiran C.18 hal L75
Jabatan Jabatan
Pengguna
L59
L60
2.3.2p Ubah Jabatan Halaman Ubah Data Jabatan Lampiran C.19 hal L75
Pengguna Pengguna
2.3.3p Hapus Halaman Data Jabatan Lampiran C.17 hal L74
Jabatan
Pengguna
2.3.4p Cari Jabatan Halaman Data Jabatan Lampiran C.17 hal L74
Pengguna
Pengguna Pengguna Instansi
2.3.5p Tambah Data Halaman Tambah Data TU Lampiran C.12 hal L72
Pengguna Pengolah
2.3.5p Tambah Data Halaman Tambah Data TU Lampiran C.15 hal L73
Pengguna Pengarsip
2.3.6p Ubah Data Halaman Ubah Data Lampiran C.22 hal L77
Pengguna Pengguna
2.3.6p Ubah Data Halaman Ubah Data TU Lampiran C.13 hal L72
Pengguna Pengolah
2.3.6p Ubah Data Halaman Ubah Data TU Lampiran C.16 hal L74
Pengguna Pengarsip
2.3.7p Hapus Data Halaman Data Pengguna Lampiran C.20 hal L76
Pengguna
2.3.7p Hapus Data Halaman Data TU Pengolah Lampiran C.11 hal L71
Pengguna
2.3.7p Hapus Data Halaman Data TU Pengarsip Lampiran C.14 hal L73
Pengguna
2.3.8p Cari Data Halaman Data Pengguna Lampiran C.20 hal L76
Pengguna
2.3.8p Cari Data Halaman Data TU Pengolah Lampiran C.11 hal L71
Pengguna
L61
2.3.8p Cari Data Halaman Data TU Pengarsip Lampiran C.14 hal L73
Pengguna
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Edaran Lampiran C.26 hal L79
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Biasa Lampiran C.27 hal L80
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Perintah Lampiran C.28 hal L81
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Izin Lampiran C.29 hal L82
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Lampiran C.30 hal L83
Undangan
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Lampiran C.31 hal L84
Panggilan
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Nota Dinas Lampiran C.32 hal L85
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Nota Lampiran C.33 hal L86
Pengajuan Konsep Naskah
Dinas
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Telaah Staf Lampiran C.34 hal L87
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Pengumuman Lampiran C.35 hal L88
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Memo Lampiran C.36 hal L88
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Edaran Lampiran C.26 hal L79
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Biasa Lampiran C.27 hal L80
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Perintah Lampiran C.28 hal L81
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Izin Lampiran C.29 hal L82
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Lampiran C.30 hal L83
Undangan
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Lampiran C.31 hal L84
Panggilan
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Nota Dinas Lampiran C.32 hal L85
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Nota Lampiran C.33 hal L86
Dinas
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Telaah Staf Lampiran C.34 hal L87
L62
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Pengumuman Lampiran C.35 hal L88
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Memo Lampiran C.36 hal L88
2.4.1.1.3p Hapus Draft Halaman Data Draft Lampiran C.23 hal L79
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Edaran Lampiran C.26 hal L80
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Biasa Lampiran C.27 hal L81
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Perintah Lampiran C.28 hal L82
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Izin Lampiran C.29 hal L83
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Lampiran C.30 hal L84
Draft Undangan
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Lampiran C.31 hal L85
Draft Panggilan
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Nota Dinas Lampiran C.32 hal L86
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Nota Lampiran C.33 hal L87
Draft Pengajuan Konsep Naskah
Dinas
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Telaah Staf Lampiran C.34 hal L88
Draft (Lampiran 2.38)
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Pengumuman Lampiran C.35 hal L88
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Memo Lampiran C.36 hal L79
Draft
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Surat Lampiran C.37 hal L89
Edaran
L63
Biasa
Perintah
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Surat Izin Lampiran C.40 hal L92
Undangan
Panggilan
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Nota Lampiran C.43 hal L95
Dinas
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Nota Lampiran C.44 hal L96
Dinas
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Telaah Lampiran C.45 hal L97
Staf
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Lampiran C.46 hal L98
Pengumuman
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Memo Lampiran C.47 hal L99
2.4.1.2.1p Buat Kendali Halaman Buat Kendali Lampiran C.48 hal L100
Keluar Keluar
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Surat Lampiran C.37 hal L89
Keluar Edaran
Keluar Biasa
Keluar Perintah
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Surat Izin Lampiran C.40 hal L92
Keluar
L64
Keluar Undangan
Keluar Panggilan
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Nota Lampiran C.43 hal L95
Keluar Dinas
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Nota Lampiran C.44 hal L96
Keluar Pengajuan Konsep Naskah
Dinas
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Telaah Lampiran C.45 hal L97
Keluar Staf
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Lampiran C.46 hal L98
Keluar Pengumuman
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Memo Lampiran C.47 hal L99
Keluar
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Surat Lampiran C.37 hal L89
Keluar Edaran
Keluar Biasa
Keluar Perintah
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Surat Izin Lampiran C.40 hal L92
Keluar
Keluar Undangan
Keluar Panggilan
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Nota Lampiran C.43 hal L95
Keluar Dinas
L65
Dinas
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Telaah Lampiran C.45 hal L97
Keluar Staf
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Lampiran C.46 hal L98
Keluar Pengumuman
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Memo Lampiran C.47 hal L99
Keluar
2.4.1.2.4p Baca Kendali Baca Kendali Keluar Lampiran C.49 hal L100
Keluar
2.4.2.1.1p Upload Surat Upload Surat Masuk Lampiran C.50 hal L101
Masuk
2.4.2.1.2p Buat Kendali Buat Kendali Masuk Lampiran C.51 hal L102
Masuk
Masuk Edaran
Masuk Biasa
Masuk Perintah
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman Preview Surat Izin Lampiran C.40 hal L92
Masuk
Masuk Undangan
Masuk Panggilan
Masuk Dinas
L66
Masuk Pengajuan Konsep Naskah
Dinas
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman Preview Telaah Lampiran C.45 hal L97
Masuk Staf
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman Preview Lampiran C.46 hal L98
Masuk Pengumuman
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman Preview Memo Lampiran C.47 hal L99
Masuk
2.4.2.1.4p Baca Kendali Baca Kendali Masuk Lampiran C.52 hal L102
Masuk
2.4.2.2.1p Baca Halaman Baca Disposisi Lampiran C.54 hal L104
Disposisi
2.4.2.2.2p Buat Halaman Buat Disposisi Lampiran C.53 hal L103
Disposisi
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data Draft Lampiran C.23 hal L77
Draft Surat
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data Surat Keluar Lampiran C.24 hal L78
Surat Keluar
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data Surat Masuk Lampiran C.25 hal L78
Surat Masuk
Tabel C.1 Tabel Perancangan Tampilan
L67
C.2 Halaman Login
Gambar L.1 Halaman Login
Halaman login digunakan oleh seluruh pengguna untuk masuk ke dalam
sistem.
C.3 Halaman Ubah Data Pribadi
Gambar L.2 Halaman Ubah Data Pribadi
Halaman Ubah Data Pribadi digunakan oleh seluruh pengguna untuk
mengubah data pribadi pengguna.

L68
C.4 Halaman Ubah Password
Gambar L.3 Halaman Ubah Password
Halaman ubah password digunakan oleh seluruh pengguna untuk
mengubah password.
C.5 Halaman Data Instansi
Gambar L.4 Halaman Data Instansi
Halaman data instansi digunakan oleh admin untuk mencari dan
menghapus data instansi.

L69
C.6 Halaman Tambah Data Instansi
Gambar L.5 Halaman Tambah Data Instansi
Halaman tambah data instansi digunakan admin untuk menambah data
instansi.
C.7 Halaman Ubah Data Instansi
Gambar L.6 Halaman Ubah Data Instansi
Halaman ubah data instansi digunakan admin untuk mengubah data
instansi.
L70
C.8 Halaman Data Klasifikasi
Gambar L.7 Halaman Data Klasifikasi
Halaman data klasifikasi digunakan admin untuk mencari dan
menghapus data klasifikasi.
C.9 Halaman Tambah Data Klasifikasi
Gambar L.8 Halaman Tambah Data Klasifikasi
Halaman tambah data klasifikasi digunakan admin untuk menambah data
klasifikasi.
L71
C.10 Halaman Ubah Data Klasifikasi
Gambar L.9 Halaman Ubah Data Klasifikasi
Halaman ubah data klasifikasi digunakan admin untuk mengubah data
klasifikasi.
C.11 Halaman Data TU Pengolah
Gambar L.10 Halaman Data TU Pengolah
Halaman data tu pengolah digunakan oleh admin untuk mencari dan
menghapus data tu pengolah.

L72
C.12 Halaman Tambah Data TU Pengolah
Gambar L.11 Halaman Tambah Data TU Pengolah
Halaman tambah data tu pengolah digunakan admin untuk menambah
data tu pengolah.
C.13 Halaman Ubah Data TU Pengolah
Gambar L.12 Halaman Ubah Data TU Pengolah
Halaman ubah data tu pengolah digunakan admin untuk mengubah data
tu pengolah.
L73
C.14 Halaman Data TU Pengarsip
Gambar L.13 Halaman Data TU Pengarsip
Halaman data tu pengarsip digunakan admin untuk mencari dan
menghapus data tu pengarsip.
C.15 Halaman Tambah Data TU Pengarsip
Gambar L.14 Halaman Tambah Data TU Pengarsip
Halaman tambah data tu pengarsip digunakan admin untuk menambah
data tu pengarsip.
L74
C.16 Halaman Ubah Data TU Pengarsip
Gambar L.15 Halaman Ubah Data TU Pengarsip
Halaman ubah data tu pengarsip digunakan admin untuk mengubah data
tu pengarsip.
C.17 Halaman Data Jabatan
Gambar L.16 Halaman Data Jabatan
Halaman data jabatan digunakan tu pengolah untuk mencari dan
menghapus data jabatan.

L75
C.18 Halaman Tambah Data Jabatan
Gambar L.17 Halaman Tambah Data Jabatan
Halaman tambah data jabatan digunakan tu pengolah untuk menambah
data jabatan.
C.19 Halaman Ubah Data Jabatan
Gambar L.18 Halaman Ubah Data Jabatan
Halaman ubah data jabatan digunakan tu pengolah untuk mengubah data
jabatan.
L76
C.20 Halaman Data Pengguna
Gambar L.19 Halaman Data Pengguna
Halaman data pengguna digunakan tu pengolah untuk mencari dan
menghapus data pengguna (pimpinan dan pengolah).
C.21 Halaman Tambah Data Pengguna
Gambar L.20 Halaman Tambah Data Pengguna
Halaman tambah data pengguna digunakan tu pengolah untuk
manambah data pengguna (pimpinan dan pengolah).

L77
C.22 Halaman Ubah Data Pengguna
Gambar L.21 Halaman Ubah Data Pengguna
Halaman ubah data pengguna digunakan tu pengolah untuk mengubah
data pengguna (pimpinan dan pengolah).
C.23 Halaman Data Draft
Gambar L.22 Halaman Data Draft
Halaman data draft digunakan pengguna selain admin untuk mencari
data draft.
L78
C.24 Halaman Data Surat Keluar
Gambar L.23 Halaman Data Surat Keluar
Halaman data surat keluar digunakan pengguna selain admin untuk
mencari data surat keluar.
C.25 Halaman Data Surat Masuk
Pengaturan Pencarian [kata kunci] Kriteria Pencarian Sesuai Kata Kunci
Draft Cari
Surat
Keluar
Tambah Hapus
Masuk
Tampilkan : --Semua Jenis Surat--
Nomor Surat Perihal Instansi Asal Status

Pengguna
Ubah Data Pribadi
Ubah Password
Keluar
Awal Sebelumnya Selanjutnya Akhir
Gambar L.24 Halaman Data Surat Masuk
Halaman data surat masuk digunakan pengguna selain admin untuk
mencari dan menghapus data surat masuk.

L79
C.26 Halaman Edit Surat Edaran
Gambar L.25 Halaman Edit Surat Edaran
Halaman edit surat edaran digunakan pimpinan/pengolah untuk
membuat, mengubah, menandatangani dan membatalkan surat edaran.

L80
C.27 Halaman Edit Surat Biasa
Gambar L.26 Halaman Edit Surat Biasa
Halaman edit surat biasa digunakan pimpinan/pengolah untuk membuat,
mengubah, menandatangani dan membatalkan surat biasa.

L81
C.28 Halaman Edit Surat Perintah
Gambar L.27 Halaman Edit Surat Perintah
Halaman edit surat perintah digunakan pimpinan/pengolah untuk
membuat, mengubah, menandatangani dan membatalkan surat perintah.

L82
C.29 Halaman Edit Surat Izin
Gambar L.28 Halaman Edit Surat Izin
Halaman edit surat izin digunakan pimpinan/pengolah untuk membuat,
mengubah, menandatangani dan membatalkan surat izin.

L83
C.30 Halaman Edit Surat Undangan
Gambar L.29 Halaman Edit Surat Undangan

L84
Halaman edit surat undangan digunakan pimpinan/pengolah untuk
membuat, mengubah, menandatangani dan membatalkan surat undangan.
C.31 Halaman Edit Surat Panggilan
Gambar L.30 Halaman Edit Surat Panggilan

L85
Halaman edit surat panggilan digunakan pimpinan/pengolah untuk
membuat, mengubah, menandatangani dan membatalkan surat panggilan.
C.32 Halaman Edit Nota Dinas
Gambar L.31 Halaman Edit Nota Dinas
Halaman edit nota dinas digunakan pimpinan/pengolah untuk membuat,
mengubah, menandatangani dan membatalkan nota dinas.

L86
C.33 Halaman Edit Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Gambar L.32 Halaman Edit Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Halaman edit nota pengajuan konsep naskah dinas digunakan
pimpinan/pengolah untuk membuat, mengubah, menandatangani dan
membatalkan nota pengajuan konsep naskah dinas.

L87
C.34 Halaman Edit Telaah Staf
Gambar L.33 Halaman Edit Telaah Staf
Halaman edit telaah staf digunakan pimpinan/pengolah untuk membuat,
mengubah, menandatangani dan membatalkan telaah staf.

L88
C.35 Halaman Edit Pengumuman
Gambar L.34 Halaman Edit Pengumuman
Halaman edit pengumuman digunakan pimpinan/pengolah untuk
membuat, mengubah, menandatangani dan membatalkan pengumuman.
C.36 Halaman Edit Memo
Gambar L.35 Halaman Edit Memo

L89
Halaman edit memo digunakan pimpinan/pengolah untuk membuat,
mengubah, menandatangani dan membatalkan memo.
C.37 Halaman Preview Surat Edaran
Gambar L.36 Halaman Preview Surat Edaran
Halaman preview surat edaran digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil surat edaran yang akan
ditindaklanjuti. Halaman ini juga digunakan oleh tu pengolah untuk mencetak
dokumen surat edaran.

L90
C.38 Halaman Preview Surat Biasa
Gambar L.37 Halaman Preview Surat Biasa
Halaman preview surat biasa digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil surat biasa yang akan
dokumen surat biasa

L91
C.39 Halaman Preview Surat Perintah
Gambar L.38 Halaman Preview Surat Perintah
Halaman preview surat perintah digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil surat perintah yang akan
dokumen surat perintah

L92
C.40 Halaman Preview Surat Izin
Gambar L.39 Halaman Preview Surat Izin
Halaman preview surat izin digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil surat izin yang akan
dokumen surat izin.

L93
C.41 Halaman Preview Surat Undangan
Gambar L.40 Halaman Preview Surat Undangan
Halaman preview surat undangan digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil surat undangan yang
akan ditindaklanjuti. Halaman ini juga digunakan oleh tu pengolah untuk
mencetak dokumen surat undangan

L94
C.42 Halaman Preview Surat Panggilan
Gambar L.41 Halaman Preview Surat Panggilan
Halaman preview surat panggilan digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil surat panggilan yang
akan ditindaklanjuti. Halaman ini juga digunakan oleh tu pengolah untuk
mencetak dokumen surat panggilan

L95
C.43 Halaman Preview Nota Dinas
Gambar L.42 Halaman Preview Nota Dinas
Halaman preview nota dinas digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil nota dinas yang akan
dokumen nota dinas.

L96
C.44 Halaman Preview Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Gambar L.43 Halaman Preview Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Halaman preview nota pengajuan konsep naskah dinas digunakan tu
pengolah, tu pengarsip, pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil
nota pengajuan konsep naskah dinas yang akan ditindaklanjuti. Halaman ini
juga digunakan oleh tu pengolah untuk mencetak dokumen nota pengajuan
konsep naskah dinas.

L97
C.45 Halaman Preview Telaah Staf
Gambar L.44 Halaman Preview Telaah Staf
Halaman preview telaah staf digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil telaah staf yang akan
dokumen telaah staf.

L98
C.46 Halaman Preview Pengumuman
Gambar L.45 Halaman Preview Pengumuman
Halaman preview pengumuman digunakan tu pengolah, tu pengarsip,
pimpinan dan pengolah untuk melihat informasi detil pengumuman yang akan
dokumen pengumuman.
L99
C.47 Halaman Preview Memo
Gambar L.46 Halaman Preview Memo
Halaman preview memo digunakan tu pengolah, tu pengarsip, pimpinan
dan pengolah untuk melihat informasi detil memo yang akan ditindaklanjuti.
Halaman ini juga digunakan oleh tu pengolah untuk mencetak dokumen
memo.
L100
C.48 Halaman Buat Kendali Keluar
Gambar L.47 Halaman Buat Kendali Keluar
Halaman buat kendali keluar digunakan tu pengarsip untuk membuat
kendali keluar surat.
C.49 Halaman Baca Kendali Keluar
Gambar L.48 Halaman Baca Kendali Keluar

L101
Halaman baca kendali keluar digunakan tu pengolah dan tu pengarsip
untuk membaca kartu kendali keluar.
C.50 Halaman Upload Surat Masuk
Gambar L.49 Halaman Upload Surat Masuk
Halaman upload surat masuk digunakan tu pengarsip untuk mengupload
surat masuk hasil pindaian digital.

L102
C.51 Halaman Buat Kendali Masuk
Gambar L.50 Halaman Buat Kendali Masuk
Halaman buat kendali masuk digunakan tu pengarsip untuk membuat
kendali masuk surat.
C.52 Halaman Baca Kendali Masuk
Gambar L.51 Halaman Baca Kendali Masuk

L103
Halaman baca kendali masuk digunakan tu pengolah dan tu pengarsip
untuk membaca kartu kendali masuk.
C.53 Halaman Buat Disposisi
Gambar L.52 Halaman Buat Disposisi
Halaman pendisposisian surat digunakan pimpinan dan pengolah untuk
mendisposisi surat.
L104
C.54 Halaman Baca Disposisi
Gambar L.53 Halaman Baca Disposisi
Halaman baca disposisi digunakan pimpinan, pengolah dan tu pengolah
untuk membaca lembar disposisi surat.

LAMPIRAN D
D.1 Tabel Pengujian black-box

Kode Proses Nama Halaman Detil Pengujian
Proses
1p Login Halaman Login Lampiran D.2 hal L113
2.3.6p Ubah Data Halaman Ubah Data Pribadi Lampiran D.3 hal L113
Pribadi
2.3.6p Ubah Halaman Password Lampiran D.4 hal L113
Password
2.1.1p Tambah Data Halaman Tambah Data Lampiran D.5 hal L114
Instansi Instansi
2.1.2p Ubah Data Halaman Ubah Data Instansi Lampiran D.6 hal L114
Instansi
2.1.3p Hapus Data Halaman Data Instansi Lampiran D.7 hal L115
Instansi
2.1.4p Cari Data Halaman Data Instansi Lampiran D.8 hal L115
Instansi
2.2.2p Ubah Data Halaman Ubah Data Lampiran D.10 hal L116
2.2.3p Hapus Data Halaman Data Klasifikasi Lampiran D.11 hal L116
Klasifikasi
2.2.4p Cari Data Halaman Data Klasifikasi Lampiran D.12 hal L117
Klasifikasi
L105
L106
2.3.1p Tambah Halaman Tambah Data Lampiran D.17 hal L119

Jabatan Jabatan
Pengguna
2.3.2p Ubah Jabatan Halaman Ubah Data Jabatan Lampiran D.18 hal L119
Pengguna Pengguna
2.3.3p Hapus Halaman Data Jabatan Lampiran D.19 hal L120
Jabatan
Pengguna
2.3.4p Cari Jabatan Halaman Data Jabatan Lampiran D.20 hal L120
Pengguna
2.3.5p Tambah Data Halaman Tambah Data TU Lampiran D.21 hal L121
Pengguna Instansi
2.3.6p Ubah Data Halaman Ubah Data Lampiran D.14 hal L118
2.3.6p Ubah Data Halaman Ubah Data TU Lampiran D.22 hal L121
Pengguna Instansi
2.3.7p Hapus Data Halaman Data Pengguna Lampiran D.15 hal L118
Pengguna Instansi
2.3.7p Hapus Data Halaman Data TU Instansi Lampiran D.23 hal L122
Pengguna
2.3.8p Cari Data Halaman Data Pengguna Lampiran D.16 hal L119
Pengguna Instansi
2.3.8p Cari Data Halaman Data TU Instansi Lampiran D.24 hal L122
Pengguna
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Edaran Lampiran D.25 hal L122
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Biasa Lampiran D.26 hal L123
L107
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Perintah Lampiran D.27 hal L124
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Izin Lampiran D.28 hal L124
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Lampiran D.29 hal L125
Undangan
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Surat Lampiran D.30 hal L125
Panggilan
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Nota Dinas Lampiran D.31 hal L126
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Nota Lampiran D.32 hal L127
Dinas
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Telaah Staf Lampiran D.33 hal L127
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Pengumuman Lampiran D.34 hal L128
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit Memo Lampiran D.35 hal L128
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Edaran Lampiran D.36 hal L129
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Biasa Lampiran D.37 hal L129
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Perintah Lampiran D.38 hal L130
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Izin Lampiran D.39 hal L130
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Lampiran D.40 hal L131
Undangan
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Surat Lampiran D.41 hal L132
Panggilan
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Nota Dinas Lampiran D.42 hal L132
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Nota Lampiran D.43 hal L133
Dinas
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Telaah Staf Lampiran D.44 hal L134
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Pengumuman Lampiran D.45 hal L134
2.4.1.1.2p Ubah Draft Halaman Edit Memo Lampiran D.46 hal L135
L108
2.4.1.1.3p Hapus Draft Halaman Data Draft Lampiran D.47 hal L135
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Edaran Lampiran D.48 hal L136
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Biasa Lampiran D.48 hal L136
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Perintah Lampiran D.48 hal L136
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Izin Lampiran D.48 hal L136
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Lampiran D.48 hal L136
Draft Undangan
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Surat Lampiran D.48 hal L136
Draft Panggilan
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Nota Dinas Lampiran D.48 hal L136
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Nota Lampiran D.48 hal L136
Draft Pengajuan Konsep Naskah
Dinas
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Telaah Staf Lampiran D.48 hal L136
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Pengumuman Lampiran D.48 hal L136
Draft
2.4.1.1.4p Tandatangani Halaman Edit Memo Lampiran D.48 hal L136
Draft
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Surat Lampiran D.49 hal L136
Edaran
Biasa
L109
Perintah
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Surat Izin Lampiran D.52 hal L137
Undangan
Panggilan
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Nota Lampiran D.55 hal L137
Dinas
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Nota Lampiran D.56 hal L138
Dinas
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Telaah Lampiran D.57 hal L138
Staf
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Lampiran D.58 hal L138
Pengumuman
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman Preview Memo Lampiran D.59 hal L138
2.4.1.2.1p Buat Kendali Halaman Buat Kendali Lampiran D.60 hal L138
Keluar Keluar
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Surat Lampiran D.61 hal L139
Keluar Edaran
Keluar Biasa
Keluar Perintah
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Surat Izin Lampiran D.61 hal L139
Keluar
L110
Keluar Undangan
Keluar Panggilan
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Nota Lampiran D.61 hal L139
Keluar Dinas
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Nota Lampiran D.61 hal L139
Dinas
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Telaah Lampiran D.61 hal L139
Keluar Staf
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Lampiran D.61 hal L139
Keluar Pengumuman
2.4.1.2.2p Cetak Surat Halaman Preview Memo Lampiran D.61 hal L139
Keluar
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Surat Lampiran D.49 hal L136
Keluar Edaran
Keluar Biasa
Keluar Perintah
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Surat Izin Lampiran D.52 hal L137
Keluar
Keluar Undangan
Keluar Panggilan
L111
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Nota Lampiran D.55 hal L137
Keluar Dinas
Dinas
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Telaah Lampiran D.57 hal L138
Keluar Staf
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Lampiran D.58 hal L138
Keluar Pengumuman
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman Preview Memo Lampiran D.59 hal L138
Keluar
2.4.1.2.4p Baca Kendali Baca Kendali Keluar Lampiran D.62 hal L139
Keluar
2.4.2.1.1p Upload Surat Upload Surat Masuk Lampiran D.63 hal L139
Masuk
2.4.2.1.2p Buat Kendali Buat Kendali Masuk Lampiran D.64 hal L140
Masuk
Masuk Edaran
Masuk Biasa
Masuk Perintah
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman Preview Surat Izin Lampiran D.52 hal L137
Masuk
Masuk Undangan
L112
Masuk Panggilan
Masuk Dinas
Masuk Pengajuan Konsep Naskah
Dinas
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman Preview Telaah Lampiran D.57 hal L138
Masuk Staf
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman Preview Lampiran D.58 hal L138
Masuk Pengumuman
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman Preview Memo Lampiran D.59 hal L138
Masuk
2.4.2.1.4p Baca Kendali Baca Kendali Masuk Lampiran D.65 hal L140
Masuk
2.4.2.2.1p Baca Halaman Baca Disposisi Lampiran D.67 hal L141
Disposisi
2.4.2.2.2p Buat Halaman Buat Disposisi Lampiran D.66 hal L140
Disposisi
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data Draft Lampiran D.68 hal L141
Draft Surat
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data Surat Keluar Lampiran D.69 hal L141
Surat Keluar
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data Surat Masuk Lampiran D.70 hal L142
Surat Masuk
Tabel D. 1 Tabel Pengujian Black-box
L113
D.2 Pengujian Blackbox Proses Login
Uji Masukan Kegiatan Tanggapan Sistem Kondisi

Username dan Penekanan tombol Masuk ke halaman utama Ok
password valid “login” pengguna
(benar)
Username invalid Penekanan tombol Ditampilkan pesan bahwa Ok
(tidak benar) “login” username tidak terdaftar
Password invalid Penekanan tombol Ditampilkan pesan bahwa Ok
“login” password salah
Tabel D. 2 Tabel Pengujian Proses Login
D.3 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Pribadi

Nama pengguna Penekanan tombol Masuk ke halaman utama Ok
dan username valid “ubah” pengguna dan tampilkan
pesan bahwa data berhasil
diubah
Nama pengguna Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
dan username “ubah” masukan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 3 Tabel Pengujian Proses Ubah Data Pribadi
D.4 Pengujian Blackbox Proses Ubah Password

Password lama, Penekanan tombol Masuk ke halaman utama Ok
password baru dan “ubah” pengguna dan tampilkan
ulangi password pesan bahwa data berhasil
baru valid diubah
Password lama, Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
password baru dan “ubah” masukan
ulangi password
baru invalid atau
salah satu dari
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 4 Tabel Pengujian Proses Ubah Password
L114
D.5 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Instansi

Kode unit kerja, Penekanan tombol Masuk ke halaman data Ok
deskripsi singkat, “tambah” instansi dan tampilkan pesan
deskripsi, jenis data berhasil ditambah
instansi, alamat,
telepon, fax, email,
email intra, tugas
kearsipan dan
instansi pengarsip
valid
Kode unit kerja, Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
deskripsi singkat, “tambah” masukan
deskripsi, jenis
instansi, alamat,
email intra, tugas
kearsipan dan
instansi pengarsip
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 5 Tabel Pengujian Proses Tambah Data Instansi
D.6 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Instansi

Kode unit kerja, Penekanan tombol Masuk ke halaman data Ok
deskripsi singkat, “ubah” instansi dan tampilkan pesan
deskripsi, jenis data berhasil diubah
instansi, alamat,
email intra, tugas
kearsipan dan
instansi pengarsip
valid
Kode unit kerja, Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
deskripsi singkat, “ubah” masukan
deskripsi, jenis
instansi, alamat,
L115
email intra, tugas

kearsipan dan
instansi pengarsip
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 6 Tabel Pengujian Proses Ubah Data Instansi
D.7 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Instansi

Kode unit kerja Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok
valid “hapus” penghapusan, apabila
diteruskan maka tampilkan
pesan data berhasil dihapus
dan apabila tidak diteruskan
maka proses hapus dibatalkan
Kode unit kerja Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok
invalid “hapus” penghapusan, apabila
pesan pilih data yang ingin
dihapus dan apabila tidak
diteruskan maka proses hapus
dibatalkan
Tabel D. 7 Tabel Pengujian Proses Hapus Data Instansi
D.8 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Instansi

Custom Filter (Kata Penekanan tombol Tampilkan data instansi Ok
Kunci Pencarian) “Apply Filter” sesuai dengan kata kunci
valid (Cari) pencarian.
Custom Filter (Kata Penekanan tombol Data instansi tidak Ok
Kunci Pencarian) “Apply Filter” ditampilkan (kosong)
invalid (Cari)
Tabel D. 8 Tabel Pengujian Proses Cari Data Instansi
L116
D.9 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Klasifikasi

Kode klasifikasi Penekanan tombol Masuk ke halaman data Ok
dan masalah valid “tambah” klasifikasi dan tampilkan
pesan data berhasil ditambah
Kode klasifikasi Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
dan masalah invalid “tambah” masukan
atau salah satu dari
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 9 Tabel Pengujian Proses Tambah Data Klasifikasi
D.10 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Klasifikasi

Kode klasifikasi Penekanan tombol Masuk ke halaman data Ok
dan masalah valid “ubah” klasifikasi dan tampilkan
pesan data berhasil diubah
Kode klasifikasi Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
dan masalah invalid “ubah” masukan
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 10 Tabel Pengujian Proses Ubah Data Klasifikasi
D.11 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Klasifikasi

Kode klasifikasi Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok
data berhasil dihapus dan
apabila tidak diteruskan maka
proses hapus dibatalkan
L117
Kode klasifikasi Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok

dibatalkan
Tabel D. 11 Tabel Pengujian Proses Hapus Data Klasifikasi
D.12 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Klasifikasi

Custom Filter (Kata Penekanan tombol Tampilkan data klasifikasi Ok
Custom Filter (Kata Penekanan tombol Data klasifikasi tidak Ok
invalid (Cari)
Tabel D. 12 Tabel Pengujian Proses Cari Data Klasifikasi
D.13 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Pengguna Instansi

Kode pengguna, Penekanan tombol Masuk ke halaman data Ok
nama pengguna, “tambah” pengguna instansi dan
username, tampilkan pesan data berhasil
password, nip, ditambah
pangkat, jabatan,
unit kerja dan status
pengguna valid
Kode pengguna, Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
nama pengguna, “tambah” masukan
username,
password, nip,
pangkat, jabatan,
pengguna invalid
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 13 Tabel Pengujian Proses Tambah Data Pengguna Instansi
L118
D.14 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Pengguna Instansi

Kode pengguna, Penekanan tombol Masuk ke halaman data Ok
nama pengguna, “ubah” pengguna instansi dan
username, tampilkan pesan data berhasil
password, nip, diubah
pangkat, jabatan,
pengguna valid
nama pengguna, “ubah” masukan
username,
password, nip,
pangkat, jabatan,
pengguna invalid
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 14 Tabel Pengujian Proses Ubah Data Pengguna Instansi
D.15 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Pengguna Instansi

Kode pengguna Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok

dibatalkan
Tabel D. 15 Tabel Pengujian Proses Hapus Data Pengguna Instansi
L119
D.16 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Pengguna Instansi

Custom Filter (Kata Penekanan tombol Tampilkan data pengguna Ok
Kunci Pencarian) “Apply Filter” instansi sesuai dengan kata
valid (Cari) kunci pencarian.
Custom Filter (Kata Penekanan tombol Data pengguna instansi tidak Ok
invalid (Cari)
Tabel D. 16 Tabel Pengujian Proses Cari Data Pengguna Instansi
D.17 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data Jabatan

Kode jabatan, nama Penekanan tombol Masuk ke halaman data Ok
jabatan, status “tambah” jabatan dan tampilkan pesan
jabatan, unit kerja data berhasil ditambah
dan kode atasan
valid
Kode jabatan, nama Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
jabatan, status “tambah” masukan
jabatan, unit kerja
dan kode atasan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 17 Tabel Pengujian Proses Tambah Data Jabatan
D.18 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data Jabatan

Kode jabatan, nama Penekanan tombol Masuk ke halaman data Ok
jabatan, status “ubah” jabatan dan tampilkan pesan
jabatan, unit kerja data berhasil diubah
dan kode atasan
valid
L120
Kode jabatan, nama Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok

jabatan, status “ubah” masukan
jabatan, unit kerja
dan kode atasan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 18 Tabel Pengujian Proses Ubah Data Jabatan
D.19 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data Jabatan

Kode jabatan valid Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok
“hapus” penghapusan, apabila
Kode jabatan Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok
dibatalkan
Tabel D. 19 Tabel Pengujian Proses Hapus Data Jabatan
D.20 Pengujian Blackbox Proses Cari Data Jabatan

Custom Filter (Kata Penekanan tombol Tampilkan data jabatan Ok
Custom Filter (Kata Penekanan tombol Data jabatan tidak Ok
invalid (Cari)
Tabel D. 20 Tabel Pengujian Proses Cari Data Jabatan
L121
D.21 Pengujian Blackbox Proses Tambah Data TU Instansi

Kode pengguna, Penekanan tombol Masuk ke halaman data tu Ok
nama pengguna, “tambah” instansi dan tampilkan pesan
username, data berhasil ditambah
password, nip,
pangkat, unit kerja
dan status pengguna
valid
nama pengguna, “tambah” masukan
username,
password, nip,
pangkat, unit kerja
dan status pengguna
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 21 Tabel Pengujian Proses Tambah Data TU Instansi
D.22 Pengujian Blackbox Proses Ubah Data TU Instansi

Kode pengguna, Penekanan tombol Masuk ke halaman data tu Ok
nama pengguna, “ubah” instansi dan tampilkan pesan
username, data berhasil diubah
password, nip,
pangkat, unit kerja
dan status pengguna
valid
nama pengguna, “ubah” masukan
username,
password, nip,
pangkat, unit kerja
dan status pengguna
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 22 Tabel Pengujian Proses Ubah Data TU Instansi
L122
D.23 Pengujian Blackbox Proses Hapus Data TU Instansi

dibatalkan
Tabel D. 23 Tabel Pengujian Proses Hapus Data TU Instansi
D.24 Pengujian Blackbox Proses Cari Data TU Instansi

Custom Filter (Kata Penekanan tombol Tampilkan data tu instansi Ok
Custom Filter (Kata Penekanan tombol Data TU Instansi tidak Ok
invalid (Cari)
Tabel D. 24 Tabel Pengujian Proses Cari Data TU Instansi
D.25 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Edaran

Nomor surat, Penekanan tombol Masuk ke halaman draft dan Ok
tempat ditetapkan, “sampaikan kepada tampilkan pesan data berhasil
instansi tujuan pimpinan” oleh ditambah
surat, penerima pengolah atau
surat, sifat, “simpan draft“ oleh
lampiran, perihal, pimpinan
isi dan tembusan
valid
L123
Nomor surat, Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok

tempat ditetapkan, “sampaikan kepada masukan
instansi tujuan pimpinan” oleh
isi dan tembusan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 25 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Surat Edaran
D.26 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Biasa

isi dan tembusan
valid
isi dan tembusan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 26 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Surat Biasa
L124
D.27 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Perintah

surat, perihal, isi “simpan draft“ oleh
dan tembusan valid pimpinan
surat, perihal, isi “simpan draft“ oleh
dan tembusan pimpinan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 27 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Surat Perintah
D.28 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Izin

surat, perihal, “simpan draft“ oleh
tentang,dasar,untuk pimpinan
dan tembusan valid
surat, perihal, “simpan draft“oleh
tentang,dasar,untuk pimpinan
dan tembusan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 28 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Surat Izin
L125
D.29 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Undangan

surat, sifat, “simpan draft“oleh
pembuka, tanggal
undangan, waktu
undangan, tempat
undangan, acara,
penutup dan catatan
valid
pembuka, tanggal
undangan, waktu
undangan, tempat
undangan, acara,
penutup dan catatan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 29 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Surat Undangan
D.30 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Surat Panggilan

pembuka, tanggal,
jam, tempat,
L126
menghadap kepada,
untuk, penutup dan
tembusan valid
pembuka, tanggal,
jam, tempat,
menghadap kepada,
untuk, penutup dan
tembusan invalid
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 30 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Surat Panggilan
D.31 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Nota Dinas

Nomor surat, dari, Penekanan tombol Masuk ke halaman draft dan Ok
kepada, sifat, “sampaikan kepada tampilkan pesan data berhasil
lampiran, perihal, pimpinan” oleh ditambah
isi dan tembusan pengolah atau
valid “simpan draft“oleh
pimpinan
Nomor surat, dari, Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
kepada, sifat, “sampaikan kepada masukan
lampiran, perihal, pimpinan” oleh
isi dan tembusan pengolah atau
invalid atau salah “simpan draft“oleh
satu dari masukan pimpinan
tersebut invalid
Tabel D. 31 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Nota Dinas
L127
D.32 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Nota Pengajuan Konsep Naskah
Dinas

dari, kepada, pimpinan” oleh ditambah
tentang, catatan, pengolah atau
lampiran dan isi “simpan draft“oleh
valid pimpinan
dari, kepada, pimpinan” oleh
tentang, catatan, pengolah atau
lampiran dan isi “simpan draft“oleh
invalid atau salah pimpinan
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 32 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Nota Pengajuan Konsep Naskah
Dinas
D.33 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Telaah Staf

dari, kepada, sifat, pimpinan” oleh ditambah
lampiran, perihal, pengolah atau
pokok persoalan, “simpan draft“oleh
pra anggapan dan pimpinan
fakta data,
pembahasan,
kesimpulan, saran
tindak dan
tembusan valid
dari, kepada, sifat, pimpinan” oleh
lampiran, perihal, pengolah atau
pokok persoalan, “simpan draft“oleh
pra anggapan dan pimpinan
L128
fakta data,
pembahasan,
kesimpulan, saran
tindak dan
tembusan invalid
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 33 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Telaah Staf
D.34 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Pengumuman

tentang dan isi valid pimpinan” oleh ditambah
pengolah atau
“simpan draft“oleh
pimpinan
tempat ditetapkan, sampaikan oleh masukan
tentang dan isi pengolah atau
invalid atau salah “simpan draft“oleh
satu dari masukan pimpinan
tersebut invalid
Tabel D. 34 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Pengumuman
D.35 Pengujian Blackbox Proses Buat Draft Memo

instansi tujuan, pimpinan” oleh ditambah
nama penerima, pengolah atau
tentang dan isi valid “simpan draft“oleh
pimpinan
instansi tujuan, pimpinan” oleh
nama penerima, pengolah atau
tentang dan isi “simpan draft“oleh
invalid atau salah pimpinan
L129
satu dari masukan

tersebut invalid
Tabel D. 35 Tabel Pengujian Proses Buat Draft Memo
D.36 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Edaran

tempat ditetapkan, “simpan draft“oleh tampilkan pesan data berhasil
instansi tujuan pimpinan ditambah
surat, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
isi dan tembusan
valid
tempat ditetapkan, “simpan draft“oleh masukan
instansi tujuan pimpinan
surat, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
isi dan tembusan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 36 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Surat Edaran
D.37 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Biasa

surat, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
isi dan tembusan
valid
L130

surat, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
isi dan tembusan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 37 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Surat Biasa
D.38 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Perintah

surat, penerima
surat, perihal, isi
dan tembusan valid
surat, penerima
surat, perihal, isi
dan tembusan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 38 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Surat Perintah
D.39 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Izin

surat, penerima
surat, perihal,
tentang,dasar,untuk
dan tembusan valid
L131

surat, penerima
surat, perihal,
tentang,dasar,untuk
dan tembusan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 39 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Surat Izin
D.40 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Undangan

surat, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
pembuka, tanggal
undangan, waktu
undangan, tempat
undangan, acara,
penutup dan catatan
valid
surat, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
pembuka, tanggal
undangan, waktu
undangan, tempat
undangan, acara,
penutup dan catatan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 40 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Surat Undangan
L132
D.41 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Surat Panggilan

surat, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
pembuka, tanggal,
jam, tempat,
menghadap kepada,
untuk, penutup dan
tembusan valid
surat, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
pembuka, tanggal,
jam, tempat,
menghadap kepada,
untuk, penutup dan
tembusan invalid
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 41 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Surat Panggilan
D.42 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Nota Dinas

Nomor surat, dari, Penekanan tombol Masuk ke halaman draft dan Ok
kepada, sifat, “simpan draft“oleh tampilkan pesan data berhasil
lampiran, perihal, pimpinan ditambah
isi dan tembusan
valid
L133
Nomor surat, dari, Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok

kepada, sifat, “simpan draft“oleh masukan
isi dan tembusan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 42 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Nota Dinas
D.43 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Nota Pengajuan Konsep Naskah
Dinas

dari, kepada, pimpinan ditambah
tentang, catatan,
lampiran dan isi
valid
dari, kepada, pimpinan
tentang, catatan,
lampiran dan isi
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 43 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Nota Pengajuan Konsep Naskah
Dinas
L134
D.44 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Telaah Staf

dari, kepada, sifat, pimpinan ditambah
lampiran, perihal,
pokok persoalan,
pra anggapan dan
fakta data,
pembahasan,
kesimpulan, saran
tindak dan
tembusan valid
dari, kepada, sifat, pimpinan
lampiran, perihal,
pokok persoalan,
pra anggapan dan
fakta data,
pembahasan,
kesimpulan, saran
tindak dan
tembusan invalid
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 44 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Telaah Staf
D.45 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Pengumuman

tentang dan isi valid pimpinan ditambah
L135

tentang dan isi pimpinan
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 45 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Pengumuman
D.46 Pengujian Blackbox Proses Ubah Draft Memo

instansi tujuan, pimpinan ditambah
nama penerima,
tentang dan isi valid
instansi tujuan, pimpinan
nama penerima,
tentang dan isi
invalid atau salah
satu dari masukan
tersebut invalid
Tabel D. 46 Tabel Pengujian Proses Ubah Draft Memo
D.47 Pengujian Blackbox Proses Hapus Draft

Nomor surat dan Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok
kode asal valid “hapus” penghapusan, apabila
L136
Nomor surat dan Penekanan tombol Tampilkan konfirmasi Ok

kode asal invalid “hapus” penghapusan, apabila
dibatalkan
Tabel D. 47 Tabel Pengujian Proses Hapus Draft
D.48 Pengujian Blackbox Proses Tandatangani Draft

username dan Penekanan tombol Masuk ke halaman draft dan Ok
password valid “tandatangani” atau tampilkan pesan draft telah
“tandatangani atas tertandatangani
nama”
username dan Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
password invalid “tandatangani” atau masukan
atau salah satu “tandatangani atas
masukan invalid nama”
Tabel D. 48 Tabel Pengujian Proses Tandatangani Draft
D.49 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Edaran

- Klik pada link Masuk ke halaman preview Ok
perihal surat edaran dan tampilkan
detil data surat edaran
Tabel D. 49 Tabel Pengujian Proses Baca Surat Edaran
D.50 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Biasa

perihal surat biasa dan tampilkan
detil data surat biasa
Tabel D. 50 Tabel Pengujian Proses Baca Surat Biasa
L137
D.51 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Perintah

perihal surat perintah dan tampilkan
detil data surat perintah
Tabel D. 51 Tabel Pengujian Proses Baca Surat Perintah
D.52 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Izin

perihal surat izin dan tampilkan detil
data surat izin
Tabel D. 52 Tabel Pengujian Proses Baca Surat Izin
D.53 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Undangan

perihal surat undangan dan
tampilkan detil data surat
undangan
Tabel D. 53 Tabel Pengujian Proses Baca Surat Undangan
D.54 Pengujian Blackbox Proses Baca Surat Panggilan

Nomor surat dan Klik pada link Masuk ke halaman preview Ok
kode asal valid perihal surat panggilan dan
tampilkan detil data surat
panggilan
Tabel D. 54 Tabel Pengujian Proses Baca Surat Panggilan
D.55 Pengujian Blackbox Proses Baca Nota Dinas

perihal nota dinas dan tampilkan
detil data nota dinas
Tabel D. 55 Tabel Pengujian Proses Baca Nota Dinas
L138
D.56 Pengujian Blackbox Proses Baca Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas

perihal nota pengajuan konsep
naskah dinas dan tampilkan
detil data nota pengajuan
konsep naskah dinas
Tabel D. 56 Tabel Pengujian Proses Baca Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
D.57 Pengujian Blackbox Proses Baca Telaah Staf

perihal telaah staf dan tampilkan
detil data telaah staf
Tabel D. 57 Tabel Pengujian Proses Baca Telaah Staf
D.58 Pengujian Blackbox Proses Baca Pengumuman

perihal pengumuman dan tampilkan
detil data pengumuman
Tabel D. 58 Tabel Pengujian Proses Baca Pengumuman
D.59 Pengujian Blackbox Proses Baca Memo

perihal memo dan tampilkan detil
data memo
Tabel D. 59 Tabel Pengujian Proses Baca Memo
D.60 Pengujian Blackbox Proses Buat Kendali Keluar

Nomor surat awal, Penekanan tombol Tampilkan pesan kendali Ok
indeks masalah, “kendalikan dan keluar sukses dan masuk ke
nomor surat akhir, kirim” oleh halaman data draft
isi ringkas dan pengarsip
catatan valid
L139
Nomor surat awal, Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok

indeks masalah, “kendalikan dan masukan
nomor surat akhir, kirim” oleh
isi ringkas dan pengarsip
catatan invalid atau
salah satu dari
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 60 Tabel Pengujian Proses Buat Kendali Keluar
D.61 Pengujian Blackbox Proses Cetak Surat Keluar

- Klik pada link Tampilkan menu printer Ok
“cetak surat keluar”
Tabel D. 61 Tabel Pengujian Proses Cetak Surat Keluar
D.62 Pengujian Blackbox Proses Baca Kendali Keluar

- Klik pada link Masuk ke halaman baca Ok
“kartu kendali kendali keluar
keluar”
Tabel D. 62 Tabel Pengujian Proses Baca Kendali Keluar
D.63 Pengujian Blackbox Proses Upload Surat Masuk

Nomor surat, nama Penekanan tombol Tampilkan pesan upload Ok
pengirim, alamat “upload surat surat masuk sukses dan
pengirim, kode pos, masuk” oleh masuk ke halaman data surat
nomor telepon, fax, pengarsip masuk
email, instansi
tujuan, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
dokumen pindaian
digital surat dan
tembusan valid
Nomor surat, nama Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
pengirim, alamat “upload surat masukan
pengirim, kode pos, masuk” oleh
L140
nomor telepon, fax, pengarsip

email, instansi
tujuan, penerima
surat, sifat,
lampiran, perihal,
dokumen pindaian
digital surat dan
tembusan invalid
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 63 Tabel Pengujian Proses Upload Surat Masuk
D.64 Pengujian Blackbox Proses Buat Kendali Masuk

Nomor surat, isi Penekanan tombol Tampilkan pesan kendali Ok
ringkas dan catatan “kendalikan dan masuk sukses dan masuk ke
valid kirim” oleh halaman data surat masuk
pengarsip
Nomor surat, isi Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok
ringkas dan catatan “kendalikan dan masukan
invalid atau salah kirim” oleh
satu dari masukan pengarsip
tersebut invalid
Tabel D. 64 Tabel Pengujian Proses Buat Kendali Masuk
D.65 Pengujian Blackbox Proses Baca Kendali Masuk

“kartu kendali kendali masuk
masuk”
Tabel D. 65 Tabel Pengujian Proses Baca Kendali Masuk
D.66 Pengujian Blackbox Proses Buat Disposisi

Nomor surat, isi Penekanan tombol Tampilkan pesan surat telah Ok
ringkas, kepada dan “disposisikan” oleh didisposisi ke tujuan dan
instruksi valid pimpinan/pengolah masuk ke halaman surat
masuk
L141
Nomor surat, isi Penekanan tombol Ditampilkan pesan kesalahan Ok

ringkas, kepada dan “disposisikan” oleh masukan
instruksi invalid pimpinan/pengolah
masukan tersebut
invalid
Tabel D. 66 Tabel Pengujian Proses Buat Disposisi
D.67 Pengujian Blackbox Proses Baca Disposisi

“instruksi” disposisi
Tabel D. 67 Tabel Pengujian Proses Baca Disposisi
D.68 Pengujian Blackbox Proses Pencarian Draft

Custom Filter (Kata Penekanan tombol Tampilkan data draft sesuai Ok
Kunci Pencarian) “Apply Filter” dengan kata kunci pencarian.
valid (Cari)
Custom Filter (Kata Penekanan tombol data draft tidak ditampilkan Ok
Kunci Pencarian) “Apply Filter” (kosong)
invalid (Cari)
Tabel D. 68 Tabel Pengujian Proses Pencarian Draft
D.69 Pengujian Blackbox Proses Pencarian Surat Keluar

Custom Filter (Kata Penekanan tombol Tampilkan data surat keluar Ok
invalid (Cari)
Tabel D. 69 Tabel Pengujian Proses Pencarian Surat Keluar
L142
D.70 Pengujian Blackbox Proses Pencarian Surat Masuk

Custom Filter (Kata Penekanan tombol Tampilkan data surat masuk Ok
invalid (Cari)
Tabel D. 70 Tabel Pengujian Proses Pencarian Surat Masuk
LAMPIRAN E
E.1 Tabel Implementasi Antarmuka

Kode Proses Nama Url Detil
Proses Halaman Implementasi
1p Login Halaman login.php Lampiran
Login E.11hal L1
2.3.6p Ubah Data Halaman ubah_data_pribadi Lampiran
Pribadi Ubah Data .php E.11hal L1
Pribadi
2.3.6p Ubah Halaman ubah_password.php Lampiran
Password Ubah E.11hal L1
Password
2.1.1p Tambah Halaman edit_data_instansi Lampiran
Data Tambah Data .php?tipe=add E.11hal L
Instansi Instansi
2.1.2p Ubah Data Halaman edit_data_instansi Lampiran E.12
Instansi Ubah Data .php hal L1
Instansi ?tipe=update
2.1.3p Hapus Halaman Data data_instansi.php Lampiran E.10
Data Instansi hal L1
Instansi
2.1.4p Cari Data Halaman Data data_instansi.php Lampiran E.10
Instansi Instansi hal L1
2.2.1p Tambah Halaman edit_data_klasifikasi Lampiran E.14
Data Tambah Data .php?tipe=add hal L1
2.2.2p Ubah Data Halaman edit_data_klasifikasi Lampiran E.15
Klasifikasi Ubah Data .php?tipe=update hal L1
Klasifikasi
L143
L144
2.2.3p Hapus Halaman Data data_klasifikasi.php Lampiran E.13

Data Klasifikasi hal L1
Klasifikasi
2.2.4p Cari Data Halaman Data data_klasifikasi.php Lampiran E.13
Klasifikasi Klasifikasi hal L1
2.3.1p Tambah Halaman edit_data_jabatan Lampiran E.23
Jabatan Tambah Data .php?tipe=add hal L1
Pengguna Jabatan
2.3.2p Ubah Halaman edit_data_jabatan Lampiran E.24
Jabatan Ubah Data .php?tipe=update hal L1
Pengguna Jabatan
Pengguna
2.3.3p Hapus Halaman Data jabatan.php Lampiran E.22
Jabatan Jabatan hal L1
Pengguna
2.3.4p Cari Halaman Data jabatan.php Lampiran E.22
Jabatan Jabatan hal L1
Pengguna
2.3.5p Tambah Halaman edit_data_pengguna Lampiran E.26
Data Tambah Data .php?tipe=add hal L1
Pengguna Pengguna
Instansi
2.3.5p Tambah Halaman edit_data_tu.php Lampiran E.17
Data Tambah Data ?tipe=add hal L1
Pengguna TU Pengolah &status=pengolah
2.3.5p Tambah Halaman edit_data_tu.php Lampiran E.20
Data Tambah Data ?tipe=add hal L1
Pengguna TU Pengarsip &status=pengarsip
L145
2.3.6p Ubah Data Halaman edit_data_pengguna Lampiran E.27

Pengguna Ubah Data .php?tipe=update hal L1
Pengguna
2.3.6p Ubah Data Halaman edit_data_tu.php Lampiran E.18
Pengguna Ubah Data TU ?tipe= update hal L1
Pengolah &status=pengolah
2.3.6p Ubah Data Halaman edit_data_tu.php Lampiran E.21
Pengguna Ubah Data TU ?tipe= update hal L1
Pengarsip &status=pengarsip
2.3.7p Hapus Halaman Data data_pengguna_ Lampiran E.25
Data Pengguna instansi.php hal L1
Pengguna
2.3.7p Hapus Halaman Data data_tu_instansi.php Lampiran E.16
Data TU Pengolah ?status=pengolah hal L1
Pengguna
2.3.7p Hapus Halaman Data data_tu_instansi.php Lampiran E.19
Data TU Pengarsip ?status=pengarsip hal L1
Pengguna
2.3.8p Cari Data Halaman Data data_pengguna_ Lampiran E.25
Pengguna Pengguna instansi.php hal L1
2.3.8p Cari Data Halaman Data data_tu_instansi.php Lampiran E.16
Pengguna TU Pengolah ?status=pengolah hal L1
2.3.8p Cari Data Halaman Data data_tu_instansi.php Lampiran E.19
Pengguna TU Pengarsip ?status=pengarsip hal L1
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit surat_edaran.php Lampiran E.31
Surat Edaran ?tipe=add hal L1
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit surat_biasa.php Lampiran E.32
Surat Biasa ?tipe=add hal L1
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit surat_perintah.php Lampiran E.33
Surat Perintah ?tipe=add hal L1
L146
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit surat_izin.php Lampiran E.34

Surat Izin ?tipe=add hal L1
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit surat_undangan.php Lampiran E.35
Surat ?tipe=add hal L1
Undangan
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit surat_panggilan.php Lampiran E.36
Surat ?tipe=add hal L1
Panggilan
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit nota_dinas.php Lampiran E.37
Nota Dinas ?tipe=add hal L1
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit nota_konsep.php Lampiran E.38
Nota ?tipe=add hal L1
Pengajuan
Konsep
Naskah Dinas
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit telaah_staf.php Lampiran E.39
Telaah Staf ?tipe=add hal L1
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit pengumuman.php Lampiran E.40
Pengumuman ?tipe=add hal L1
2.4.1.1.1p Buat Draft Halaman Edit memo.php Lampiran E.41
Memo ?tipe=add hal L1
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit surat_edaran.php Lampiran E.31
Draft Surat Edaran ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit surat_biasa.php Lampiran E.32
Draft Surat Biasa ?tipe= update hal L1
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit surat_perintah.php Lampiran E.33
Draft Surat Perintah ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit surat_izin.php Lampiran E.34
Draft Surat Izin ?tipe=update hal L1
L147
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit surat_undangan.php Lampiran E.35

Draft Surat ?tipe=update hal L1
Undangan
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit surat_panggilan.php Lampiran E.36
Draft Surat ?tipe=update hal L1
Panggilan
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit nota_dinas.php Lampiran E.37
Draft Nota Dinas ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit nota_konsep.php Lampiran E.38
Draft Nota ?tipe=update hal L1
Pengajuan
Konsep
Naskah Dinas
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit telaah_staf.php Lampiran E.39
Draft Telaah Staf ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit pengumuman.php Lampiran E.40
Draft Pengumuman ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.2p Ubah Halaman Edit memo.php Lampiran E.41
Draft Memo ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.3p Hapus Halaman Data draft.php Lampiran E.28
Draft Draft hal L1
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit surat_edaran.php Lampiran E.31
ani Draft Surat Edaran ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit surat_biasa.php Lampiran E.32
ani Draft Surat Biasa ?tipe= update hal L1
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit surat_perintah.php Lampiran E.33
ani Draft Surat Perintah ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit surat_izin.php Lampiran E.34
ani Draft Surat Izin ?tipe=update hal L1
L148
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit surat_undangan.php Lampiran E.35

ani Draft Surat ?tipe=update hal L1
Undangan
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit surat_panggilan.php Lampiran E.36
ani Draft Surat ?tipe=update hal L1
Panggilan
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit nota_dinas.php Lampiran E.37
ani Draft Nota Dinas ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit nota_konsep.php Lampiran E.38
ani Draft Nota ?tipe=update hal L1
Pengajuan
Konsep
Naskah Dinas
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit telaah_staf.php Lampiran E.39
ani Draft Telaah Staf ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit pengumuman.php Lampiran E.40
ani Draft Pengumuman ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.4p Tandatang Halaman Edit memo.php Lampiran E.41
ani Draft Memo ?tipe=update hal L1
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_surat_ Lampiran E.42
Preview Surat edaran.php hal L1
Edaran ?tipe=draft
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_surat_biasa. Lampiran E.43
Preview Surat php?tipe=draft hal L1
Biasa
Preview Surat perintah.php hal L1
Perintah ?tipe=draft
L149

Preview Surat izin.php?tipe=draft hal L1
Izin
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_surat_undan Lampiran E.46
Preview Surat gan.php?tipe=draft hal L1
Undangan
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_surat_pangg Lampiran E.47
Preview Surat ilan.php?tipe=draft hal L1
Panggilan
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_nota_dinas. Lampiran E.46
Preview Nota php hal L1
Dinas ?tipe=draft
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_nota_ Lampiran E.49
Preview Nota konsep.php hal L1
Pengajuan ?tipe=draft
Konsep
Naskah Dinas
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_telaah_staf. Lampiran E.50
Preview php hal L1
Telaah Staf ?tipe=draft
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_ Lampiran E.51
Preview pengumuman.php hal L1
Pengumuman ?tipe=draft
2.4.1.1.5p Baca Draft Halaman preview_memo.php Lampiran E.52
Preview ?tipe=draft hal L1
Memo
2.4.1.2.1p Buat Halaman Buat Kartu_kendali_keluar Lampiran E.53
Kendali Kendali .php hal L1
Keluar Keluar
L150
2.4.1.2.2p Cetak Halaman preview_surat_ Lampiran E.42

Surat Preview Surat edaran.php?tipe=sk hal L1
Keluar Edaran
2.4.1.2.2p Cetak Halaman preview_surat_biasa. Lampiran E.43
Surat Preview Surat php?tipe=sk hal L1
Keluar Biasa
Surat Preview Surat perintah.php?tipe=sk hal L1
Keluar Perintah
Surat Preview Surat izin.php?tipe=sk hal L1
Keluar Izin
Surat Preview Surat undangan.php hal L1
Keluar Undangan ?tipe=sk
Surat Preview Surat panggilan.php hal L1
Keluar Panggilan ?tipe=sk
2.4.1.2.2p Cetak Halaman preview_nota_dinas. Lampiran E.48
Surat Preview Nota php hal L1
Keluar Dinas ?tipe=sk
2.4.1.2.2p Cetak Halaman preview_nota_ Lampiran E.49
Surat Preview Nota konsep.php?tipe=sk hal L1
Keluar Pengajuan
Konsep
Naskah Dinas
2.4.1.2.2p Cetak Halaman preview_telaah_staf. Lampiran E.50
Surat Preview php hal L1
Keluar Telaah Staf ?tipe=sk
L151
2.4.1.2.2p Cetak Halaman preview_ Lampiran E.51

Surat Preview pengumuman.php hal L1
Keluar Pengumuman ?tipe=sk
2.4.1.2.2p Cetak Halaman preview_memo.php Lampiran E.52
Surat Preview ?tipe=sk hal L1
Keluar Memo
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman preview_surat_ Lampiran E.42
Keluar Preview Surat edaran.php?tipe=sk hal L1
Edaran
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman preview_surat_biasa. Lampiran E.43
Keluar Preview Surat php?tipe=sk hal L1
Biasa
Keluar Preview Surat perintah.php?tipe=sk hal L1
Perintah
Keluar Preview Surat izin.php?tipe=sk hal L1
Izin
Keluar Preview Surat undangan.php hal L1
Undangan ?tipe=sk
Keluar Preview Surat panggilan.php hal L1
Panggilan ?tipe=sk
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman preview_nota_dinas. Lampiran E.48
Keluar Preview Nota php?tipe=sk hal L1
Dinas
L152
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman preview_nota_ Lampiran E.49

Keluar Preview Nota konsep.php?tipe=sk hal L1
Pengajuan
Konsep
Naskah Dinas
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman preview_telaah_staf Lampiran E.50
Keluar Preview .php?tipe=sk hal L1
Telaah Staf
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman preview_ Lampiran E.51
Keluar Preview pengumuman.php hal L1
Pengumuman ?tipe=sk
2.4.1.2.3p Baca Surat Halaman preview_memo.php Lampiran E.52
Keluar Preview ?tipe=sk hal L1
Memo
2.4.1.2.4p Baca Baca Kendali preview_kkk.php Lampiran E.54
Kendali Keluar hal L1
Keluar
2.4.2.1.1p Upload Upload Surat upload_surat_masuk Lampiran E.55
Surat Masuk .php hal L1
Masuk
2.4.2.1.2p Buat Buat Kendali kartu_kendali_masuk Lampiran E.56
Kendali Masuk .php hal L1
Masuk
Masuk Preview Surat edaran.php?tipe=sm hal L1
Edaran
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman preview_surat_biasa. Lampiran E.43
Masuk Preview Surat php?tipe=sm hal L1
Biasa
L153

Masuk Preview Surat perintah.php?tipe=sm hal L1
Perintah
Masuk Preview Surat izin.php?tipe=sm hal L1
Izin
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman preview_surat_undan Lampiran E.46
Masuk Preview Surat gan.php?tipe=sm hal L1
Undangan
Masuk Preview Surat panggilan.php hal L1
Panggilan ?tipe=sm
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman preview_nota_dinas. Lampiran E.48
Masuk Preview Nota php hal L1
Dinas ?tipe=sm
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman preview_nota_ Lampiran E.49
Masuk Preview Nota konsep.php?tipe=sm hal L1
Pengajuan
Konsep
Naskah Dinas
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman preview_telaah_staf. Lampiran E.50
Masuk Preview php hal L1
Telaah Staf ?tipe=sm
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman preview_ Lampiran E.51
Masuk Preview pengumuman.php hal L1
Pengumuman ?tipe=sm
2.4.2.1.3p Baca Surat Halaman preview_memo.php Lampiran E.52
Masuk Preview ?tipe=sm hal L1
Memo
L154
2.4.2.1.4p Baca Baca Kendali kartu_kendali_masuk Lampiran E.57

Kendali Masuk .php hal L1
Masuk
2.4.2.2.1p Baca Halaman Baca preview_disposisi Lampiran E.59
Disposisi Disposisi .php hal L1
2.4.2.2.2p Buat Halaman Buat disposisi.php Lampiran E.58
Disposisi Disposisi hal L1
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data draft.php Lampiran E.28
Draft Draft hal L1
Surat
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data surat_keluar.php Lampiran E.29
Surat Surat Keluar hal L1
Keluar
2.4.3.1p Pencarian Halaman Data surat_masuk.php Lampiran E.30
Surat Surat Masuk hal L1
Masuk
Tabel E.1 Implementasi Antarmuka
L155
E.2 Halaman Login
Gambar L.54 Halaman Login
Sebelum menggunakan sistem ini pengguna harus melakukan login terlebih
dahulu pada halaman login dengan mengisikan username dan password. Apabila
benar maka pengguna akan masuk ke halaman utama Admin/TU
Pengolah/Pengarsip/Pimpinan/Pengolah dan apabila salah akan ada pesan
konfirmasi kesalahan.
E.3 Halaman Ubah Data Pribadi
Gambar L.55 Halaman Ubah Data Pribadi

L156
Pada halaman ini terdapat informasi akun pengguna, pengguna dapat
mengubah data pribadi seperti nama pengguna dan username.
E.4 Halaman Ubah Password
Gambar L.56 Halaman Ubah Password
Pada halaman ini pengguna dapat melakukan pengubahan password dengan
mengisi password lama, password baru dan pengulangan password baru.
E.5 Halaman Utama Administrator
Gambar L.57 Halaman Utama Administrator

L157
Apabila proses login sukses maka admin akan masuk ke halaman ini. Pada
halaman ini terdapat ucapan selamat datang dan pengertian halaman admin. Pada
halaman ini terdapat 2 panel utama pada bagian atas (horizontal) dan panel kiri
(vertikal). Panel bagian atas terdiri dari menu beranda, peta situs dan tentang
kami. Pada bagian kiri terdapat panel menu pengaturan umum berisi data instansi,
data tu instansi (terdiri atas tu pengolah dan tu pengarsip) dan data klasifikasi serta
panel menu akun berisi menu ubah data pribadi, ubah password dan logout. Pada
bagian bawah terdapat panel informasi berisi jumlah data instansi, data tu
pengolah, data tu pengarsip dan data klasifikasi serta kalender yang tersinkronisasi
dengan waktu server.
E.6 Halaman Utama TU Pengolah
Gambar L.58 Halaman Utama TU Pengolah

L158
Apabila proses login sukses maka tu pengolah akan masuk ke halaman ini.
Pada halaman ini terdapat ucapan selamat datang dan pengertian halaman tu
pengolah. Pada halaman ini terdapat 2 panel utama pada bagian atas (horizontal)
dan panel kiri (vertikal). Panel bagian atas terdiri dari menu beranda, peta situs
dan tentang kami. Pada bagian kiri terdapat panel menu direktori berisi draft, surat
keluar dan surat masuk, panel menu pengaturan pengolah berisi data jabatan
instansi dan data pengguna instansi, serta panel menu akun berisi ubah password,
ubah data pribadi dan logout. Pada bagian bawah terdapat panel informasi berisi
jumlah draft, surat keluar dan surat masuk. Panel informasi ini berguna bagi tu
pengolah untuk mengetahui naskah dinas yang belum ditandatangani,
dikendalikan atau ditindaklanjuti. Pada bagian bawah informasi terdapat kalender
yang tersinkronisasi dengan waktu server.
E.7 Halaman Utama TU Pengarsip
Gambar L.59 Halaman Utama TU Pengarsip

L159
Apabila proses login sukses maka tu pengarsip akan masuk ke halaman ini.
Pada halaman ini terdapat ucapan selamat datang dan pengertian halaman tu
pengarsip. Pada halaman ini terdapat 2 panel utama pada bagian atas (horizontal)
keluar dan surat masuk serta panel menu akun berisi ubah password, ubah data
pribadi dan logout. Pada bagian bawah terdapat panel informasi berisi jumlah
draft, surat keluar dan surat masuk. Panel informasi ini berguna bagi tu pengarsip
untuk mengetahui naskah dinas yang belum dikendalikan. Pada bagian bawah
informasi terdapat kalender yang tersinkronisasi dengan waktu server.
E.8 Halaman Utama Pimpinan
Gambar L.60 Halaman Utama Pimpinan

L160
Apabila proses login sukses maka pimpinan akan masuk ke halaman ini.
Pada halaman ini terdapat ucapan selamat datang dan pengertian halaman
pimpinan. Pada halaman ini terdapat 2 panel utama pada bagian atas (horizontal)
draft, surat keluar dan surat masuk. Panel informasi ini berguna bagi pimpinan
untuk mengetahui naskah dinas yang belum ditandatangani dan belum
ditindaklanjuti. Pada bagian bawah informasi terdapat kalender yang
tersinkronisasi dengan waktu server.
E.9 Halaman Utama Pengolah
Gambar L.61 Halaman Utama Pengolah

L161
Apabila proses login sukses maka pengolah akan masuk ke halaman ini.
Pada halaman ini terdapat ucapan selamat datang dan pengertian halaman
pengolah. Pada halaman ini terdapat 2 panel utama pada bagian atas (horizontal)
draft, surat keluar dan surat masuk. Panel informasi ini berguna bagi pengolah
untuk mengetahui naskah dinas yang belum ditindaklanjuti. Pada bagian bawah
informasi terdapat kalender yang tersinkronisasi dengan waktu server.
E.10 Halaman Data Instansi
Gambar L.62 Halaman Data Instansi
Halaman ini hanya dapat diakses oleh Admin. Pada halaman ini terdapat link
untuk menambah, mengubah dan menghapus data instansi serta form untuk
melakukan pencarian data instansi. Proses pencarian dan penghapusan data

L162
instansi dapat dilakukan pada halaman ini tetapi penambahan dan pengubahan
data instansi tidak dilakukan pada halaman ini.
E.11 Halaman Tambah Data Instansi
Gambar L.63 Halaman Tambah Data Instansi
Halaman ini hanya dapat diakses oleh Admin. Pada halaman ini Admin
dapat melakukan penambahan data instansi dengan mengisi form yang tersedia.
Apabila sudah yakin, maka Admin dapat menekan tombol tambah.

L163
E.12 Halaman Ubah Data Instansi
Gambar L.64 Halaman Ubah Data Instansi
dapat melakukan pengubahan data instansi dengan mengubah isi pada form yang
tersedia. Apabila sudah yakin, maka Admin dapat menekan tombol ubah.
L164
E.13 Halaman Data Klasifikasi
Gambar L.65 Halaman Data Klasifikasi
untuk menambah, mengubah dan menghapus data klasifikasi serta form untuk
melakukan pencarian data klasifikasi. Proses pencarian dan penghapusan data
klasifikasi dapat dilakukan pada halaman ini tetapi penambahan dan pengubahan
data klasifikasi tidak dilakukan pada halaman ini.
E.14 Halaman Tambah Data Klasifikasi
Gambar L.66 Halaman Tambah Data Klasifikasi
dapat melakukan penambahan data klasifikasi dengan mengisi form yang tersedia.
L165
Apabila sudah yakin, maka Admin dapat menekan tombol tambah.
E.15 Halaman Ubah Data Klasifikasi
Gambar L.67 Halaman Ubah Data Klasifikasi
dapat melakukan pengubahan data klasifikasi dengan mengubah isi pada form
yang tersedia. Apabila sudah yakin, maka Admin dapat menekan tombol ubah.
E.16 Halaman Data TU Pengolah
Gambar L.68 Halaman Data TU Pengolah
untuk menambah, mengubah dan menghapus data tu pengolah serta form untuk
melakukan pencarian data tu pengolah. Proses pencarian dan penghapusan data tu
pengolah dapat dilakukan pada halaman ini tetapi penambahan dan pengubahan
data tu pengolah tidak dilakukan pada halaman ini.

L166
E.17 Halaman Tambah Data TU Pengolah
Gambar L.69 Halaman Tambah Data TU Pengolah
dapat melakukan penambahan data tu pengolah dengan mengisi form yang
tersedia. Apabila sudah yakin, maka Admin dapat menekan tombol tambah.
L167
E.18 Halaman Ubah Data TU Pengolah
Gambar L.70 Halaman Ubah Data TU Pengolah
dapat melakukan pengubahan data tu pengolah dengan mengubah isi pada form
E.19 Halaman Data TU Pengarsip
Gambar L.71 Halaman Data TU Pengarsip

L168
untuk menambah, mengubah dan menghapus data tu pengarsip serta form untuk
melakukan pencarian data tu pengarsip. Proses pencarian dan penghapusan data tu
pengarsip dapat dilakukan pada halaman ini tetapi penambahan dan pengubahan
data tu pengarsip tidak dilakukan pada halaman ini.
E.20 Halaman Tambah Data TU Pengarsip
Gambar L.72 Halaman Tambah Data TU Pengarsip
dapat melakukan penambahan data tu pengarsip dengan mengisi form yang
tersedia. Apabila sudah yakin, maka Admin dapat menekan tombol tambah.
L169
E.21 Halaman Ubah Data TU Pengarsip
Gambar L.73 Halaman Ubah Data TU Pengarsip
dapat melakukan pengubahan data tu pengarsip dengan mengubah isi pada form
E.22 Halaman Data Jabatan
Gambar L.74 Halaman Data Jabatan

L170
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengolah. Pada halaman ini
terdapat link untuk menambah, mengubah dan menghapus data jabatan serta form
untuk melakukan pencarian data jabatan. Proses pencarian dan penghapusan data
jabatan dapat dilakukan pada halaman ini tetapi penambahan dan pengubahan data
jabatan tidak dilakukan pada halaman ini.
E.23 Halaman Tambah Data Jabatan
Gambar L.75 Halaman Tambah Data Jabatan
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengolah. Pada halaman ini TU
Pengolah dapat melakukan penambahan data jabatan dengan mengisi form yang
tersedia. Apabila sudah yakin, maka TU Pengolah dapat menekan tombol tambah.
L171
E.24 Halaman Ubah Data Jabatan
Gambar L.76 Halaman Ubah Data Jabatan
Pengolah dapat melakukan pengubahan data jabatan dengan mengubah isi pada
form yang tersedia. Apabila sudah yakin, maka TU Pengolah dapat menekan
tombol ubah.
L172
E.25 Halaman Data Pengguna
Gambar L.77 Halaman Data Pengguna
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengolah. Pada halaman ini
terdapat link untuk menambah, mengubah dan menghapus data pengguna serta
form untuk melakukan pencarian data pengguna. Proses pencarian dan
penghapusan data pengguna dapat dilakukan pada halaman ini tetapi penambahan
dan pengubahan data pengguna tidak dilakukan pada halaman ini.

L173
E.26 Halaman Tambah Data Pengguna
Gambar L.78 Halaman Tambah Data Pengguna
Pengolah dapat melakukan penambahan data pengguna dengan mengisi form yang
tersedia. Apabila sudah yakin, maka TU Pengolah dapat menekan tombol tambah.
L174
E.27 Halaman Ubah Data Pengguna
Gambar L.79 Halaman Ubah Data Pengguna
Pengolah dapat melakukan pengubahan data pengguna dengan mengubah isi pada
form yang tersedia. Apabila sudah yakin, maka TU Pengolah dapat menekan
tombol ubah.
L175
E.28 Halaman Data Draft
Gambar L.80 Halaman Data Draft
Halaman ini hanya dapat diakses oleh pengguna selain Admin. Pada
halaman ini terdapat link untuk menambah, menghapus dan membaca data draft
serta form untuk melakukan pencarian draft. Pengecualian untuk pengguna selain
Pimpinan tidak dapat melakukan penghapusan draft. Proses pencarian dan
penghapusan draft dapat dilakukan pada halaman ini tetapi untuk menambah dan
membaca draft tidak dilakukan di halaman lain.

L176
E.29 Halaman Data Surat Keluar
Gambar L.81 Halaman Data Surat Keluar
halaman ini terdapat link untuk menghapus dan membaca data surat keluar serta
form untuk melakukan pencarian data surat keluar. Pengecualian untuk pengguna
selain TU Pengarsip tidak dapat melakukan penghapusan surat keluar. Proses
pencarian dan penghapusan surat keluar dapat dilakukan pada halaman ini tetapi
untuk menambah dan membaca surat keluar tidak dilakukan di halaman lain.
L177
E.30 Halaman Data Surat Masuk
Gambar L82 Halaman Data Surat Masuk
halaman ini terdapat link untuk menghapus dan membaca data surat masuk serta
form untuk melakukan pencarian data surat masuk. Pengecualian untuk pengguna
selain TU Pengarsip tidak dapat melakukan penghapusan surat masuk. Proses
pencarian dan penghapusan surat masuk dapat dilakukan pada halaman ini tetapi
untuk menambah dan membaca surat masuk tidak dilakukan di halaman lain.
L178
E.31 Halaman Edit Surat Edaran
Gambar L.83 Halaman Edit Surat Edaran
Halaman ini hanya dapat diakses oleh Pimpinan dan Pengolah. Pada
halaman ini pengguna dapat melakukan proses penambahan, pengubahan,
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft surat edaran. Pengolah
hanya dapat melakukan penambahan/pembuatan draft surat edaran, sedangkan
Pimpinan dapat melakukan penambahan, pengubahan, penghapusan (pembatalan)
dan penandatanganan draft surat edaran.

L179
E.32 Halaman Edit Surat Biasa
Gambar L.84 Halaman Edit Surat Biasa
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft surat biasa. Pengolah
hanya dapat melakukan penambahan/pembuatan draft surat biasa, sedangkan
dan penandatanganan draft surat biasa.

L180
E.33 Halaman Edit Surat Perintah
Gambar L.85 Halaman Edit Surat Perintah
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft surat perintah. Pengolah
hanya dapat melakukan penambahan/pembuatan draft surat perintah, sedangkan
dan penandatanganan draft surat perintah.

L181
E.34 Halaman Edit Surat Izin
Gambar L.86 Halaman Edit Surat Izin
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft surat izin. Pengolah hanya
dapat melakukan penambahan/pembuatan draft surat izin, sedangkan Pimpinan
dapat melakukan penambahan, pengubahan, penghapusan (pembatalan) dan
penandatanganan draft surat izin.

L182
E.35 Halaman Edit Surat Undangan
Gambar L.87 Halaman Edit Surat Undangan
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft surat undangan. Pengolah
hanya dapat melakukan penambahan/pembuatan draft surat undangan, sedangkan
dan penandatanganan draft surat undangan.

L183
E.36 Halaman Edit Surat Panggilan
Gambar L.88 Halaman Edit Surat Panggilan
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft surat panggilan. Pengolah
hanya dapat melakukan penambahan/pembuatan draft surat panggilan, sedangkan
dan penandatanganan draft surat panggilan.

L184
E.37 Halaman Edit Nota Dinas
Gambar L.89 Halaman Edit Nota Dinas
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft nota dinas. Pengolah hanya
dapat melakukan penambahan/pembuatan draft nota dinas, sedangkan Pimpinan
penandatanganan draft nota dinas.

L185
E.38 Halaman Edit Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Gambar L.90 Halaman Edit Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft nota pengajuan konsep
naskah dinas. Pengolah hanya dapat melakukan penambahan/pembuatan draft
nota pengajuan konsep naskah dinas, sedangkan Pimpinan dapat melakukan
penambahan, pengubahan, penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft
nota pengajuan konsep naskah dinas.

L186
E.39 Halaman Edit Telaah Staf
Gambar L.91 Halaman Edit Telaah Staf

L187
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft telaah staf. Pengolah hanya
dapat melakukan penambahan/pembuatan draft telaah staf, sedangkan Pimpinan
penandatanganan draft telaah staf.
E.40 Halaman Edit Pengumuman
Gambar L.92 Halaman Edit Pengumuman
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft pengumuman. Pengolah
hanya dapat melakukan penambahan/pembuatan draft pengumuman, sedangkan
dan penandatanganan draft pengumuman.

L188
E.41 Halaman Edit Memo
Gambar L.93 Halaman Edit Memo
penghapusan (pembatalan) dan penandatanganan draft memo. Pengolah hanya
dapat melakukan penambahan/pembuatan draft memo, sedangkan Pimpinan dapat
melakukan penambahan, pengubahan, penghapusan (pembatalan) dan
penandatanganan draft memo.

L189
E.42 Halaman Preview Surat Edaran
Gambar L.94 Halaman Preview Surat Edaran
halaman ini pengguna dapat membaca surat edaran. Masing-masing pengguna
memiliki tindakan yang berbeda-beda terhadap surat yang dibacanya. Tindakan
tersebut dapat berupa penandatanganan draft, pengendalian keluar, pengendalian
masuk dan pendisposisian surat.

L190
E.43 Halaman Preview Surat Biasa
Gambar L95 Halaman Preview Surat Biasa
halaman ini pengguna dapat membaca surat biasa. Masing-masing pengguna

L191
E.44 Halaman Preview Surat Perintah
Gambar L.96 Halaman Preview Surat Perintah
halaman ini pengguna dapat membaca surat perintah. Masing-masing pengguna

L192
E.45 Halaman Preview Surat Izin
Gambar L.97 Halaman Preview Surat Izin
halaman ini pengguna dapat membaca surat izin. Masing-masing pengguna

L193
E.46 Halaman Preview Surat Undangan
Gambar L.98 Halaman Preview Surat Undangan
halaman ini pengguna dapat membaca surat undangan. Masing-masing pengguna

L194
E.47 Halaman Preview Surat Panggilan
Gambar L.99 Halaman Preview Surat Panggilan
halaman ini pengguna dapat membaca surat panggilan. Masing-masing pengguna

L195
E.48 Halaman Preview Nota Dinas
Gambar L.100 Halaman Preview Nota Dinas
halaman ini pengguna dapat membaca nota dinas. Masing-masing pengguna

L196
E.49 Halaman Preview Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
Gambar L.101 Halaman Preview Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas
halaman ini pengguna dapat membaca nota pengajuan konsep naskah dinas.
Masing-masing pengguna memiliki tindakan yang berbeda-beda terhadap surat
yang dibacanya. Tindakan tersebut dapat berupa penandatanganan draft,
pengendalian keluar, pengendalian masuk dan pendisposisian surat.

L197
E.50 Halaman Preview Telaah Staf
Gambar L.102 Halaman Preview Telaah Staf
halaman ini pengguna dapat membaca telaah staf. Masing-masing pengguna

L198
E.51 Halaman Preview Pengumuman
Gambar L.103 Halaman Preview Pengumuman
halaman ini pengguna dapat membaca pengumuman. Masing-masing pengguna

L199
E.52 Halaman Preview Memo
Gambar L.104 Halaman Preview Memo
halaman ini pengguna dapat membaca memo. Masing-masing pengguna memiliki
tindakan yang berbeda-beda terhadap surat yang dibacanya. Tindakan tersebut
dapat berupa penandatanganan draft, pengendalian keluar, pengendalian masuk
dan pendisposisian surat.

L200
E.53 Halaman Buat Kendali Keluar
Gambar L.105 Halaman Buat Kendali Keluar
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengarsip. Pada halaman ini TU
Pengarsip dapat membuat kendali keluar surat dengan mengisi form yang telah
disediakan kemudian jika yakin TU Pengarsip dapat menekan tombol kendalikan
dan kirim.
L201
E.54 Halaman Baca Kendali Keluar
Gambar L.106 Halaman Baca Kendali Keluar
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengolah dan TU Pengarsip. Pada
halaman ini TU Pengolah/ TU Pengarsip dapat melihat kartu kendali keluar
apabila draft telah ditandatangani dan dikendalikan keluar.

L202
E.55 Halaman Upload Surat Masuk
Gambar L.107 Halaman Upload Surat Masuk
Pengarsip dapat mengupload surat beserta data pendukungnya dengan mengisi
form yang telah disediakan. Format yang diizinkan untuk file upload adalah jpg,
png dan gif. Apabila telah yakin TU Pengarsip dapat menekan tombol upload
surat masuk.
L203
E.56 Halaman Buat Kendali Masuk
Gambar L.108 Halaman Buat Kendali Masuk
Pengarsip dapat membuat kendali masuk surat dengan mengisi form yang telah
disediakan kemudian jika yakin TU Pengarsip dapat menekan tombol kendalikan
dan kirim.
L204
E.57 Halaman Baca Kendali Masuk
Gambar L.109 Halaman Baca Kendali Masuk
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengolah dan TU Pengarsip. Pada
halaman ini TU Pengolah/ TU Pengarsip dapat melihat kartu kendali masuk
apabila surat masuk telah dikendalikan masuk.
E.58 Halaman Buat Disposisi
Gambar L.110 Halaman Buat Disposisi
halaman ini Pimpinan/ Pengolah dapat membuat disposisi surat dengan mengisi
L205
form yang telah disediakan. Apabila form sudah terisi Pimpinan/ Pengolah dapat
memilih option yang tertera pada combo box yaitu dapat berupa pendisposisian
surat kepada pejabat bawahan atau penyelesaian surat dengan surat balasan/ tanpa
surat balasan.
E.59 Halaman Baca Disposisi
Gambar L.111 Halaman Baca Disposisi
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengolah, Pimpinan dan
Pengolah. Pada halaman ini TU Pengolah/Pimpinan/ Pengolah dapat melihat
disposisi yang telah dibuat untuk surat masuk pada instansi terkait. Halaman
tersebut berisi informasi/ instruksi dari atasan kepada bawahan untuk menanggapi
surat masuk yang diterima.

L206
E.60 Halaman Peta Situs Admin
Gambar L.112 Halaman Peta Situs Admin
Halaman ini hanya dapat diakses oleh Admin. Halaman ini berisi struktur
menu dari halaman-halaman Admin.
E.61 Halaman Peta Situs TU Pengolah
Gambar L.113 Halaman Peta Situs TU Pengolah
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengolah. Halaman ini berisi
struktur menu dari halaman-halaman TU Pengolah.
E.62 Halaman Peta Situs TU Pengarsip
Gambar L.114 Halaman Peta Situs TU Pengarsip
Halaman ini hanya dapat diakses oleh TU Pengarsip. Halaman ini berisi
struktur menu dari halaman-halaman TU Pengarsip.

L207
E.63 Halaman Peta Situs Pimpinan
Gambar L.115 Halaman Peta Situs Pimpinan
Halaman ini hanya dapat diakses oleh Pimpinan. Halaman ini berisi struktur
menu dari halaman-halaman Pimpinan.
E.64 Halaman Peta Situs Pengolah
Gambar L.116 Halaman Peta Situs Pengolah
Halaman ini hanya dapat diakses oleh Pengolah. Halaman ini berisi struktur
menu dari halaman-halaman Pengolah.

L208
E.65 Halaman Tentang Kami
Gambar L.117 Halaman Tentang Kami
Halaman ini hanya dapat diakses oleh semua pengguna berisi informasi dari
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dan informasi pengembang sistem.

LAMPIRAN F
L209
L210
L211
L212
L213
L214
L215
L216
L217
L218
L219
L220
L221
L222
L223
L224
L225
L226
L227
L228
L229
L230
L231
L232
L233
L234
L235
L236
L237
L238
L239
L240
L241
L242
L243
L244
L245
L246
L247

Full

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Full

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT

ELEKTRONIK BERBASIS WEB

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

Presented as a Partial Fulfillment of the Requirements

INFORMATICS ENGINEERING STUDY PROGRAM

PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTONIK

Telah disetujui oleh:

(Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T.,M.T.)

PEMBUATAN APLIKASI SURAT MENYURAT ELEKTONIK

Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji

Susunan Panitia Penguji

Nama Lengkap Tanda tangan

Ketua JB. Budi Darmawan, S.T., M.Sc. ....................................

Sekretaris Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T., M.T. ....................................

Anggota Sri Hartati Wijono, S.Si., M.Kom. ....................................

(Yosef Agung Cahyanta, S.T., M.T.)

Dengan ini saya sebagai penulis tugas akhir menyatakan dengan

sebagai layaknya karya ilmiah.

Yogyakarta, 2 November 2010

Surat-menyurat merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh

The correspondence is routine operational activities undertaken by each

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

Teknologi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

memberikan sumbangan baik pikiran, waktu, tenaga, bimbingan dan dorongan

kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

Teknologi Universitas Sanata Dharma.

2. Puspaningtyas Sanjoyo Adi, S.T., M.T. selaku Kepala Program Studi

Teknik Informatika sekaligus Dosen Pembimbing yang telah memberikan

bimbingan, arahan dan petunjuk selama penulisan skripsi.

yang membangun untuk skripsi ini.

4. Ayahanda Robertus Purwanto, Ibunda Gerarda, Adikku Febri, Pakde Toto,

Prasetiar yang telah banyak memberikan dukungan secara moril maupun

materi kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.

sekretariat fakultas Teknik, BAPSI, BAA dan AUK pada umumnya.

6. Teman-temanku angkatan 2005 yang telah memberikan semangat kepada

penulis selama penyusunan skripsi ini.

Yogyakarta, 02 November 2010

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................iii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. iv

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ............................................................... v

ABSTRACT ...................................................................................................... vii

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN...................................................viii

KATA PENGANTAR ........................................................................................ ix

DAFTAR ISI ...................................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ............................................................................................. xv

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xxi

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah.............................................................................. 2

1.3 Batasan Masalah................................................................................ 2

1.4 Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 2

1.5 Metodologi Penelitian........................................................................ 3

2.1 Pedoman Umum Surat Menyurat Elektronik ...................................... 6

2.2 Tata Kearsipan di Pemerintah Kota Yogyakarta............................... 11

2.2.1 Ketentuan Umum Pelaksanaan Tata Kearsipan Pemerintah

2.2.2 Pengendalian Naskah Dinas .................................................... 14

2.2.2.1 Pengurusan Naskah Dinas Masuk ................................. 15

2.2.2.2 Pengurusan Naskah Dinas Keluar................................. 18