FORM PENGAJUAN SARAN

No. Registrasi : ………………………….

Saran Individu
Nama Pembuat Saran : __________________ Seksi/Bidang :__________________
No. Badge : __________________ Dinas/Bagian :__________________
Jabatan : __________________ Divisi/Biro :__________________

Saran Kelompok
Nama Kelompok (GKM) : SuPRiKo (Sukses Promosi Ritel dan Korporasi)
Jumlah Anggota :4

No. Nama No. Badge No. Nama No. Badge

1 Rindhy Qisthina 3133234 4 Danil Ramdhani 3082676
2 Kurnia Utami 3082606 5 Endang 3123179
3 Laskmi 3082605

Tanggal Pembuatan : Tanda Tangan Pembuat Saran :

27 Juni 2019 (Rindhy Qisthina)

1. Judul Saran yang diajukan :

“ Pembuatan Sistem Legal Dokumen E-document ”

2. Kondisi Saat ini / Latar belakang:
PT Pupuk Kujang berlokasi di Cikampek, Jawa barat, berdiri pada tahun 1976 merupakan produsen pupuk yang menghasilkan dan mendistribusikan
produk pupuk subsidi, yaitu pupuk urea sebagai pupuk tunggal dan pupuk NPK sebagai pupuk majemuk. Sedangkan untuk produk Organik yaitu
Petroganik, PT Pupuk Kujang bermitra dengan produsen pupuk organik dan mendistribusikannya. Adapun wilayah distribusi untuk produk Urea
adalah Jawa Barat dan Banten, untuk produk Organik adalah Jawa Barat, Banten dan sebagian wilayah Jawa Tengah, sedangkan untuk produk
NPK adalah wilayah rayonisasi Jawa Barat. Dalam proses pendistribusian pupuk subsidi, PT Pupuk Kujang bekerjasama dengan Distributor Pupuk
Bersubsidi yang dalam penunjukkannya harus sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri Perdagangan (Permendag) no 15/M-
DAG/PER/4/2013. Jumlah Distributor Subsidi yang PT Pupuk Kujang miliki tahun 2019 sebanyak 108 Distributor. Terdapat beberapa ketentuan
secara legal yang harus dipenuhi Distributor dalam menjalankan bisnisnya untuk membantu pemerintah dan produsen dalam mendistribusikan
pupuk bersubsidi. Untuk mengetahui nilai kepatuhan Distributor dalam segi dokumen legal, PT Pupuk Kujang melakukan rekap dan pengawasan
dalam hal dokumen legal Distributor setiap tahunnya.

3. Analisa Masalah ( menggunakan diagran sebab dan akibat )

Materials Machine Man

Terbatasnya staff yang pengawasi

Jumlah legal dokumen dan mengimput data legal
yang direkap semakin Format rekapan berubah ubah distributor
banyak tergantung jenis legal dokumen
yang ditetapkan
Jumlah Distributor dan
Adanya tambahan legal macam legal dokumen
dokumen setiap tahunnya Lama menentukan format banyak Lamanya Penyelesaian
tergantung kebijakan rekapan
Pengumpulan,
Rekapitulasi dan
Evaluasi Legal
Dokumen Distributor
Distributor lama mengumpulkan dokumen dikarenakan lamanya proses
perpanjangan legal atau pengurusan legal Pelaksanaan dan penyelesaian
evaluasi dan rekap legal dokumen
masih manual
Adanya perubahan wilayah distribusi distributor dan harus mengurus
semua dokumen legal di wilayah yang baru

Penyelesaian pengumpulan, rekapitulasi dan Belum tersedia sistem online sebagai

evaluasi legal dokumen distributor tidak sesuai bank data legal distributor
rencana

Environment Methode

4. Solusi yang diajukan : ( menggunakan format 5W + 1H atau 5W + 2H )

Membuat Sistem Legal Dokumen E-document

5. SASARAN YANG INGIN DICAPAI

Target
No. Sasaran
Dari Menjadi
1. Mempercepat pengumpulan legal dokumen distributor 4 bulan 2 bulan
2. Memudahkan proses rekap dan evaluasi legal dokumen sulit mudah
3. Mengurangi error data maksimum minimum
4. Mengubah dokumentasi dan tabulasi manual menjadi sistem online manual sistem online

Halaman 1 dari 4
6. PERSETUJUAN ATASAN
Evaluator Komentar Keputusan Tanda Tangan
Sifat Saran *)
Boyke Adam Berkaitan dengan tugas
Supt. Perencanaan pekerjaannya Memenuhi / Tidak
dan Pengendalian Bukan Jiplakan / Pengulangan memenuhi Syarat
Pemasaran ……………………..
Tgl. : _________ Ada improvement

(Boyke Adam, _______________)

Tgl. : …………………………………………… Memenuhi / Tidak
memenuhi Syarat
Kadiv. / Karo.
Tgl. : …………………………………………… Memenuhi / Tidak
memenuhi Syarat
(Disisi oleh Komite)
Tanggal diterima No. Urut Saran Saran ke: Saran diterima tgl.:
…………………… ………………… ………… ……………………………

7. PELAKSANAAN SARAN
WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW MUCH
(Mengapa) (Apa Kegiatan (Dimana Tempat Perbaikan) (Kapan waktu (Siapa Berapa Banyak Biaya
perbaikan) perbaikan) Pelaksana
Perbaikan)

Pelaksanaan
input legal
dokumen
online dapat
memangkas
waktu
Departemen
penyelesaian Membuat Sistem Legal Rp. 0 atau bekerjasama dengan
PT Pupuk Kujang 2019 - 2020 Perencanaan
evaluasi dan Dokumen E-document Dept. TI PT Pupuk Kujang
dan Promosi
rekap legal
dokumen
yang rutin
dilaksanakan
setiap
tahunnya.

8. PENGUKURAN HASIL PERBAIKAN

Sasaran *) Target Realisasi
1. Mempercepat pengumpulan legal dokumen distributor
4 bulan 2 bulan

2. Memudahkan proses rekap dan evaluasi legal dokumen

sulit mudah

3. Mengurangi error data maksimum minimum

4. Mengubah dokumentasi dan tabulasi manual menjadi
sistem online manual sistem online

Note: *) Sasaran dari No. 5

a. Biaya untuk implementasi Saran : Rp 0
b. Besar penghematan per tahun : -
c. Presentase penghematan (b/a x 100 %) : -

9. STANDAR BARU

a. Standar prosedur
( Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk memperoleh )
………………………………………………………………………………………………………..
b. Standar Hasil
( Jaminan hasil yang akan diperoleh jika standar prosedur dilakukan dengan benar )
………………………………………………………………………………………………………..

10. Lain-lain
( Bila ad informasi tambahan yang perlu dituliskan )
……………………………………………………………………………………………………………

Halaman 2 dari 4
 Tingkat
Akumulasi
No Akar Penyebab Kepenting Persen (%)
(%)
an
Belum tersedianya pelaksanaan survey
A 125 29% 29
yang online
Managemen menuntut hasil sesuai jadwal
B 100 24% 53
rencana
Format penyelesaian laporan sering
D berubah tergantung format Pupuk 100 24% 76
Indonesia
E Tabulasi makin banyak 64 15% 92
Terbatasnya staff yang menginput /
C 36 8% 100
mentabulasi hasil survey
TOTAL 425 100%

140

120

100

80

60

40

20

0
A B D E C
Ti ngkat Kepentingan Akumul as i (%)