FORMATO PROCEDIMIENTOS

Código PRO-GRF-11-04

Proceso GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Versión 3

Fecha
12/22/2017
Aprobación

Procedimiento: MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS Y PREVENTIVOS Páginas 1 de 4

Acto Administrativo de Aprobación

FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado noviembre de 2017

Firma de Autorizaciones
Elaboró Revisó Aprobó

Profesional Universitario 219-02

Subdirector Administrativo, Financiero y de Control Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión
Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno
Interno Disciplinario
Disciplinario - Servicios Generales

Control de Cambios
Fecha Descripción
Mayo de 2010 Actualización del enfoque por procesos del IDEP(Resolución 232 de diciembre de 2010)

Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC-03-02

Agosto de 2014
Cambios numerales 2, 3, 4, 5,6, 7, 8 y 9.(FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 27 de Agosto de 2014)

Diciembre de 2015 Cambios numerales 5, 7, 8 y 9.(FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 15 de Diciembre de 2015)

Noviembre de 2017 Cambios citado en el (FT-MIC-03-04 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 24 de noviembre del 2017)

1. Responsable de Procedimiento
Profesional Universitario 219-02
Subdirección Administrativa Financiera y de Control Interno Disciplinario - Servicios Generales
 FORMATO PROCEDIMIENTOS
Código PRO-GRF-11-04

Proceso GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Versión 3

Fecha
12/22/2017
Aprobación

Procedimiento: MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS Y PREVENTIVOS Páginas 1 de 4

2. Objetivo
Definir las actividades necesarias para gestionar adecuadamente los mantenimientos correctivos y preventivos de los equipos de oficina e instalaciones que brindan las condiciones operativas
para la efectiva prestación del servicio del Instituto.

3. Alcance
El procedimiento inicia con la identificación y clasificación de las necesidades de mantenimiento de los equipos de oficina y las instalaciones del IDEP para la vigencia y finaliza con la atención de
las necesidades de mantenimientos correctivos
Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP .

4. Base legal

Resolución 59 de 2002 Por la cual se adopta en Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los
Entes Públicos del Distrito expedido por el Contador General de Bogotá D.C.
Resolución 001 de 2001 Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito
Resolución 400 de 2000 Plan General de Contabilidad
Resolución 158 de 2010 Por la cual se actualiza la composición y otras reglas de funcionamiento del Comité de Inventarios del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico - IDEP

5. Documentos de Referencia
Documentos Externos Documentos Internos

N.A Diagnóstico técnico

6. Definiciones
Término Definición

Mantenimiento preventivo Es aquel que se realiza a los vehículos con el objeto de mantenerlos en óptimas condiciones para prestar el servicio de desplazamiento

Se denomina mantenimiento correctivo al que debe realizarse a los vehículos en ocasiones fruto de un mantenimiento preventivo y/o por situación imprevisible. El mantenimiento
correctivo no es planificado ya que se debe a las averías o fallas que se presentan sin previo aviso y muchas veces son por caso fortuito. Este mantenimiento como se indicó
Mantenimiento correctivo corresponde a las fallas o cambio de partes que sean necesarias para la puesta en funcionamiento de los vehículos que conforman el parque automotor de la entidad.
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Proceso GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Versión 3

Fecha
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Procedimiento: MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS Y PREVENTIVOS Páginas 1 de 4

7. Descripción del procedimiento

Documento
Descripción de
Nro. Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control soporte de la Observaciones
actividades
actividad

INICIO Las necesidades se identifican y

se clasifican los mantenimientos
en:

Preventivos: Anualmente se
evalúa el funcionamiento de los
bienes muebles de oficina y las
necesidades de mantenimiento
de infraestructura de las
instalaciones del instituto para
Identificar y clasificar las
identificar las necesidades de
necesidades de mantenimiento
prevención. Continua en la
de los bienes muebles de Profesional Universitario
siguiente actividad.
oficina, las instalaciones y el Subdirección Administrativa Documento de
1 parque automotor del IDEP para Financiera y de Control necesidades de
Correctivos: Cuando se reporta
la vigencia. Interno Disciplinario - mantenimiento
algún daño para reparación de
Esta información se consigna en Servicios Generales
los bienes muebles, de las
los Estudios Previos y/o Estudio
instalaciones o del parque
de Mercado y Analisis del Sector
automotor se identifica la
necesidad y pasa a la actividad
N° 5

Los mantenimientos correctivos

y preventivos del parque
automotor se diagnostican en el
informe técnico de la empresa
contratante.

Se planean los mantenimientos

de prevención de los bienes de
oficina e instalaciones con base
en el presupuesto asignado para
Profesional Universitario
Elaboración de los Estudios estas actividades en la vigencia.
Subdirección Administrativa
Previos para los mantenimientos
2 Financiera y de Control
preventivos y correctivos a que Dentro del documento de plan
Interno Disciplinario -
halla lugar. se establecen los criterios,
Servicios Generales
periodicidad y aspectos
necesarios según los equipos o
las instalaciones que requieren
mantenimientos preventivos.

Profesional Universitario Cuando se requiera contratar los

Realizar los mantenimientos Subdirección Administrativa mantenimientos de los equipos o
PRO-GC-08-05 Mínima
3 correctivos y preventivos Financiera y de Control instalaciones se debe seguir el
Cuantía
descritos en el plan. Interno Disciplinario - procedimiento PRO-GC-08-05
Servicios Generales Mínima Cuantía

Hacer seguimiento a la ejecución Profesional Universitario

Verificar que se cumplan las
del mantenimientos preventivos Subdirección Administrativa FT-GRF-11-01
actividades contratadas en el
4 y correctivos, mediante la Financiera y de Control Autorización servicio de
mantenimiento Preventivo y
Supervisión de los respectivos Interno Disciplinario - mantenimiento
correctivo.
contratos. Servicios Generales
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Procedimiento: MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS Y PREVENTIVOS Páginas 1 de 4

Profesional Universitario
Subdirección Administrativa
Atender las necesidades de
5 Financiera y de Control
mantenimientos correctivos
Interno Disciplinario -
Servicios Generales
FIN
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8. Tiempos

1 (un) año

9. Políticas de Operación

Generales del procedimiento
El área de Servicios Generales tramitará lo precontractual, contractual y post contractual de los contratos y/o Cartas de Aceptación de la Oferta para el mantenimiento,
preventivo y correctivo de los bienes muebles de oficina, instalaciones y de los vehículos institucionales.
Estudios Previos y/o Estudio de mercado y Analisis del Sector.
Una vez contratado el mantenimiento de los vehículos se deberá diligenciar el formato: FT-GRF-11-01 Autorización servicio de mantenimiento
Realizar anualmente la Revisión Tecno mecánica y expedición de certificado de Gases de los vehículos institucionales.
Mantenimiento y revisión del Sistema de Gas instalado en la CAMIONETA MAZDA B2200 4X2
El IDEP realizará el inventario del parque automotor fue reportado a la Secretaria Distrital de Movilidad.
Los mantenimientos correctivos que se determinen deben tener previa autorización del supervisor del contrato, mediante el formato FT-GRF-11-01 Autorización servicio de
mantenimiento.
El inventario del Parque automotor estará a cargo del cargo de Conductor de la Entidad.
El Conductor diligenciará el formato FT-GRF-11-14 Planilla Seguimiento transporte parte automotor IDEP, el cual deberá entregar en el Área de Servicios Generales.
Cuando se requiera que los vehículos institucionales salgan del perímetro urbano deberán diligenciar el formato FT-GRF-11-08 Autorización salida de vehículos
institucionales fuera de Bogotá.

Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de
Gestión Ambiental.
Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada.
Sistema de Gestión Ambiental Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos –PAIR-.
Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo
electrónico.
Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los teléfonos fijos y móviles para evitar el exceso de ruido.

Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP.
Sistema de Seguridad y Salud Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo
Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos.
Ocupacional Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo.
No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo.

Sistema de Seguridad de la
Información
Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asignado.
Por ningún motivo se debe realizar instalación de software no licenciado y sin autorización del administrador del sistema.
El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohíbe el uso del mismo para suscripciones de índole personal.
Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohíbe el uso compartido de las mismas.
Cada funcionario es responsable de la organización e integridad de la información almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma
en coordinación con el administrador del sistema.
Se debe realizar una inspección con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraíbles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar
la propagación de virus informáticos.

Sistema de Gestión
Documental y Archivo
No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información.
El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso.
No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio).
Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios.
Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.