Ea97e 21 - Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek Edited

Diklat Pejabat Inti Satuan Kerja (PISK) Bidang Perumahan
MODUL 21
KOORDINASI PELAKSANAAN PROYEK
KATA PENGANTAR
Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek ini dimaksudkan untuk memberikan

pemahaman tentang koordinasi dan hubungan kerja dalam pelaksanaan proyek,
kepada Kepala Satuan Kerja (Kasatker) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) di
lingkungan Ditjen Penyediaan Perumahan.
Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek ini disusun dalam 6 (enam) bab yang
terdiri dari Pendahuluan, Pengertian Koordinasi dan Hubungan Kerja, Teknik
Koordinasi, Faktor-Faktor yang Menentukan Kebutuhan Koordinasi, Koordinasi
dan Hubungan Kerja dalam Pelaksanaan Proyek, serta Penutup. Buku ini disusun
secara sistematis agar peserta pelatihan dapat mempelajari materi dengan lebih
mudah. Fokus pembelajaran diarahkan pada peran aktif peserta diklat.
Ucapan terima kasih dan penghargaan kami sampaikan kepada tim penyusun
atas tenaga dan pikiran yang dicurahkan untuk mewujudkan modul ini.
Penyempurnaan, maupun perubahan modul di masa mendatang senantiasa
terbuka dan dimungkinkan mengingat akan perkembangan situasi, kebijakan dan
peraturan yang terus menerus terjadi. Semoga modul ini dapat membantu dan
bermanfaat bagi peningkatan kompetensi PISK di Pusat dan Daerah dalam bidang
perumahan.
Bandung, Desember 2016
Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Jalan, Perumahan, Permukiman, dan
Pengembangan Infrastruktur Wilayah
Koordinasi Pelaksanaan Proyek i

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................... i
DAFTAR ISI.............................................................................................................. ii
DAFTAR GAMBAR.................................................................................................. iv
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ........................................................................ v
A. Deskripsi ...................................................................................................... v
B. Persyaratan .................................................................................................. v
C. Metode ........................................................................................................ v
D. Alat Bantu/Media ....................................................................................... vi
BAB 1 PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 2
B. Deskripsi Singkat ......................................................................................... 2
C. Tujuan Pembelajaran .................................................................................. 3
D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok .......................................................... 3
E. Estimasi Waktu ........................................................................................... 4
BAB 2 PENGERTIAN KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA ................................. 5
A. Indikator keberhasilan ................................................................................ 6
B. Pengertian Koordinasi ................................................................................ 6
C. Pengertian dan Jenis Hubungan Kerja ........................................................ 9
D. Koordinasi dan Hubungan Kerja ............................................................... 12
E. Latihan ...................................................................................................... 16
F. Rangkuman ............................................................................................... 16
BAB 3 TEKNIK KOORDINASI ................................................................................. 17
A. Indikator Keberhasilan.............................................................................. 18
B. Tipe dan Ciri Koordinasi ............................................................................ 18
C. Syarat dan Prinsip Koordinasi ................................................................... 20
II Pembangunan Bebas KKN

D. Proses Koordinasi ...................................................................................... 24
E. Pendekatan-Pendekatan untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif ......... 25
F. Latihan....................................................................................................... 26
G. Rangkuman ............................................................................................... 26
BAB 4 FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN KEBUTUHAN KOORDINASI ......... 27
A. Indikator Keberhasilan .............................................................................. 28
B. Tingkat Ketergantungan............................................................................ 28
C. Indikator Terjadinya Koordinasi ................................................................ 29
D. Gejala dan Penyebab Kurangnya Koordinasi ............................................ 30
E. Pendekatan untuk Mengatasi Masalah Koordinasi .................................. 32
F. Latihan....................................................................................................... 33
G. Rangkuman ............................................................................................... 33
BAB 5 KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA DALAM PELAKSANAAN PROYEK .. 35
A. Indikator Keberhasilan .............................................................................. 36
B. Unsur-unsur Proyek Konstruksi ................................................................ 36
C. Bentuk Koordinasi dan Hubungan Kerja ................................................... 41
D. Latihan....................................................................................................... 45
E. Rangkuman ............................................................................................... 46
BAB 6 PENUTUP................................................................................................... 47
A. Simpulan ................................................................................................... 48
B. Tindak Lanjut ............................................................................................. 49
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 50
GLOSARI............................................................................................................... 51
Koordinasi Pelaksanaan Proyek iii

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Hubungan Ketergantungan Dalam Organisasi ................................... 29

Gambar 2 Hubungan Kerja Antar Unsur-Unsur Proyek ...................................... 43
IV Pembangunan Bebas KKN

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
A. Deskripsi
Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek ini terdiri dari empat kegiatan belajar
mengajar. Kegiatan belajar pertama membahas Pengertian Koordinasi dan
Hubungan Kerja dengan submateri: pengertian dan jenis koordinasi, serta
pengertian dan jenis hubungan kerja. Kegiatan belajar kedua membahas Teori
Koordinasi, dengan pembahasan mengenai tipe dan ciri koordinasi, syarat-syarat
koordinasi, proses koordinasi, dan struktur koordinasi. Kegiatan belajar ketiga
membahas Faktor-Faktor Yang Menentukan Kebutuhan Koordinasi, dengan
submateri: tingkat ketergantungan, indikator terjadinya koordinasi, gejala dan
penyebab kurangnya koordinasi, serta pendekatan untuk mengatasi masalah
koordinasi. Kegiatan belajar ke empat membahas Koordinasi dan Hubungan Kerja
Dalam Pelaksanaan Proyek, dengan submateri keterkaitan unsur-unsur proyek
konstruksi (stakeholder), serta bentuk koordinasi dan hubungan kerja.
Peserta diklat mempelajari keseluruhan modul ini dengan disertai contoh-contoh
pelaksanaan koordinasi guna memudahkan dalam praktek pelaksanaannya.
Latihan atau evaluasi ini menjadi alat ukur tingkat penguasaan peserta diklat
setelah mempelajari materi dalam modul ini.
B. Persyaratan
Dalam mempelajari modul ini peserta diklat dilengkapi dengan peraturan
perundangan yang terkait dengan materi Koordinasi Pelaksanaan Proyek.
C. Metode
Dalam pelaksanaan pembelajaran ini, metode yang dipergunakan adalah dengan
kegiatan pemaparan yang dilakukan oleh Widyaiswara, adanya kesempatan
tanya jawab, curah pendapat, bahkan diskusi.
Koordinasi Pelaksanaan Proyek v

D. Alat Bantu/Media
Untuk menunjang tercapainya tujuan pembelajaran ini, diperlukan Alat
Bantu/Media pembelajaran tertentu, yaitu:
1 LCD/projector
2 Laptop
3 Papan tulis atau white board dengan penghapusnya
4 Flip chart
5 Bahan tayang
6 Modul dan/atau bahan ajar
VI Pembangunan Bebas KKN

BAB 1
PENDAHULUAN
Koordinasi Pelaksanaan Proyek 1

Pendahuluan
A. Latar Belakang
Kebutuhan menjalin koordinasi dan kolaborasi sangat penting dalam
berorganisasi, karena jika suatu organisasi atau unit di dalam suatu organisasi
hanya berdiri sendiri, perkembangan unit atau organisasi tersebut relatif sangat
lambat. Di dalam kegiatan manajemen apapun baik di pemerintah maupun
swasta semakin banyak komunitas dan jaringan yang diciptakan, akan semakin
terbuka luas keuntungan yang bisa didapat. Kesadaran melakukan koordinasi dan
membuat kolaborasi mutlak dibangun karena musuh kemajuan dari organisasi
adalah kekurangan informasi. Selain itu, sadar melakukan koordinasi dan
kolaborasi ini juga bertujuan untuk saling membangkitkan semangat
kebersamaan ketika terjadi masalah di tengah tengah kegiatan organisasi.
Peluang ini juga bisa berimplikasi menjadi lebih baik dengan mengoptimalkan
pencarian akses informasi secara bersama-sama.
Pejabat Inti Satuan Kerja sebagai penanggung jawab pelaksanaan kegiatan, baik
Kepala Satuan Kerja maupun Pejabat Pembuatan Komitmen (PPK), harus
memiliki kemampuan untuk berkoordinasi dan berkolaborasi dengan sesama
kolega atau dengan atasan maupun bawahan di instansinya sehingga mampu
bekerja sama, mampu menghasilkan karya terbaiknya bersama-sama, mampu
berkomunikasi dengan baik pada orang lain, memperlihatkan kepercayaan,
empati, dan penuh percaya diri untuk bekerja sama dengan pihak-pihak terkait
dan memperoleh dukungan dalam menyelesaikan tugas dan tanggungjawabnya
dengan baik dan akuntabel.
B. Deskripsi Singkat
Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek ini disusun dengan maksud agar dapat
memberikan pemahaman tentang koordinasi dan hubungan kerja dalam
pelaksanaan proyek, kepada Kepala Satuan Kerja (Kasatker) dan Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) di lingkungan Ditjen Penyediaan Perumahan, melalui pengertian
koordinasi dan hubungan kerja, teknik koordinasi, faktor-faktor yang
menentukan kebutuhan koordinasi, serta koordinasi dan hubungan kerja dalam
pelaksanaan proyek.
2 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Mata diklat ini disajikan melalui metode ceramah dan diskusi interaktif.
Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya dalam memahami koordinasi
dan hubungan kerja dalam pelaksanaan proyek.
C. Tujuan Pembelajaran
Tujuan pembelajaran terdiri dari hasil belajar dan indikator hasil belajar sebagai
berikut:
1. Hasil Belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini para peserta diharapkan akan meningkat
kemampuannya dalam melakukan koordinasi dan hubungan kerja dalam
pelaksanaan proyek.
2. Indikator Hasil Belajar

Setelah mengikuti pembelajaran, peserta mampu:
a. Menjelaskan pengertian koordinasi dan hubungan kerja
b. Menjelaskan teknik koordinasi;
c. Menjelaskan faktor-faktor yang menentukan kebutuhan koordinasi;
d. Menjelaskan koordinasi dan hubungan kerja dalam pelaksanaan proyek.
D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok

Dalam modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek terdapat 4 materi yang akan
dibahas, yaitu:
1. Pengertian Koordinasi dan Hubungan Kerja, meliputi:
a. Pengertian dan Jenis Koordinasi
b. Pengertian dan Jenis Hubungan Kerja
2. Teknik Koordinasi, meliputi:
a. Tipe dan ciri Koordinasi
b. Syarat-syarat Koordinasi
c. Proses Koordinasi
d. Struktur Koordinasi

3. Faktor-Faktor Yang Menentukan Kebutuhan Koordinasi, meliputi:
a. Tingkat Ketergantungan
b. Indikator Terjadinya Koordinasi
c. Gejala dan Penyebab Kurangnya Koordinasi
d. Pendekatan untuk Mengatasi Masalah Koordinasi
4. Koordinasi dan Hubungan Kerja dalam Pelaksanaan Proyek, meliputi:
a. Unsur-Unsur Proyek Konstruksi (stakeholder)
b. Bentuk Koordinasi dan Hubungan Kerja
E. Estimasi Waktu
Alokasi waktu yang diberikan untuk pelaksanaan kegiatan belajar mengajar untuk
mata diklat “Koordinasi Pelaksanaan Proyek” pada peserta diklat teknis ini adalah
3 (dua) jam pelajaran.

BAB 2
PENGERTIAN KOORDINASI DAN
HUBUNGAN KERJA

Pengertian Koordinasi dan
Hubungan Kerja
A. Indikator keberhasilan
Dengan mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan dapat
menjelaskan pengertian koordinasi dan hubungan kerja.
B. Pengertian Koordinasi
Koordinasi adalah salah satu fungsi manajemen yang tidak bisa dipisahkan dari
fungsi manajemen lainnya karena fungsi koordinasi adalah fungsi yang
menghubungkan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Banyak literatur mengatakan
bahwa fungsi koordinasi merupakan fungsi manajemen yang paling penting.
Dengan mengoptimalkan fungsi koordinasi, organisasi akan menjadi semakin
baik dan menghindari risiko yang mengancam organisasi.
Koordinasi berarti mengikat, mempersatukan, dan menyelaraskan semua
aktivitas dan usaha. Dari pengertian itu dapat disimpulkan bahwa fungsi
manajemen lainnya membutuhkan koordinasi. Secara singkat, fungsi koordinasi
terkandung dalam fungsi-fungsi lainnya. Contohnya, fungsi perencanaan
membutuhkan koordinasi yaitu dalam menyusun rencana, seorang pemimpin
harus melakukan koordinasi dengan bawahan untuk mengumpulkan data yang
valid dalam merumuskan rencana ke depan. Begitu pula dengan fungsi
manajemen lainnya.
Sifat mengikat dari fungsi koordinasi membuat fungsi lainnya tidak dapat berjalan
tanpa ada koordinasi, apalagi menghubungkan dengan fungsi manajemen yang
lainnya. Inti dari fungsi koordinasi adalah komunikasi. Mengapa komunikasi yang
menjadi inti dari fungsi koordinasi? Karena dengan komunikasi, semua orang
mampu melakukan hubungan dengan orang lain, bidang pemasaran bisa
berkoordinasi dengan bidang keuangan, dan bidang sumber daya manusia bisa
berkoordinasi dengan pemimpin organisasi.

Pengertian dan pentingnya koordinasi menurut para ahli:
1. G.R Terry: Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk
menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan
untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada
sasaran yng telah ditentukan.
2. E.F.L Brech: Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan
memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing
dan menjaga agar kegiatan tersebut dilaksanakan dengan keselarasan yang
semestinya di antara para anggota itu sendiri.
3. M.c Farland: Koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan
mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya
dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
4. Dr. Awaluddin Djamin M.P.A: Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama
antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu
sehingga terdapat saling mengisi, membantu dan melengkapi.
5. Drs. H Malayu S.P Hasibuan: Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan,
mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan
pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan oganisasi.
6. Handoko: Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan kegiatan-
kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang
fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Dari beberapa pendapat tersebut di atas pada dasarnya koordinasi merupakan
suatu ”pengaturan/penataan” beragam elemen ke dalam suatu pengoperasian
yang terpadu dan harmonis. Motivasi utama dari koordinasi biasanya adalah
menghindari kesenjangan dan tumpang-tindih berkaitan dengan tugas atau kerja
para pihak. Para pihak biasanya berkoordinasi dengan harapan memperoleh hasil
secara efisien. Koordinasi dilakukan umumnya dengan melakukan harmonisasi
tugas, peran, dan jadwal dalam lingkungan dan sistem yang sederhana.
Sementara itu, kerja sama mengacu kepada praktik antara dua pihak atau lebih
untuk mencapai tujuan bersama (mungkin juga termasuk cara/metodenya),
kebalikan dari bekerja sendiri-sendiri dan berkompetisi. Motivasi utama dari
kerja sama biasanya adalah memperoleh kemanfaatan bersama (hasil yang saling
menguntungkan) melalui pembagian tugas. Seperti halnya dengan koordinasi,

selain memperoleh hasil seefisien mungkin, para pihak biasanya bekerja sama
dengan harapan menghemat biaya dan waktu. Kerja sama umumnya dilakukan
untuk memecahkan persoalan dalam lingkungan dan sistem yang kompleks.
Menurut James D.Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara
satuan-satuan organisasi, yaitu:
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-
satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam
melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung kepada pelaksanaan kerja
setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence), di mana
suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum
satuan yang lain bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) merupakan
hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Organisasi dalam bentuk apapun esensinya terdiri dari sumber daya, proses
manajemen dan tujuan organisasi. Seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi
tersebut dimanfaatkan dalam proses manajemen secara terintegrasi dalam
pencapaian tujuan organisasi. Proses integrasi sumber daya maupun proses
manajemen untuk mencapai tujuan organisasi tersebut disebut dengan proses
koordinasi. Dengan demikian, koordinasi memiliki peran yang vital dalam
memadukan seluruh sumber daya organisasi untuk pencapaian tujuan.
Semakin kompleks organisasi dan manajemen maka semakin kompleks juga
proses koordinasi yang harus dilakukan. Bahkan, dalam konteks organisasi swasta
(private institutions), koordinasi tidak hanya dilakukan dalam ruang lingkup satu
negara tetapi juga lintas negara sebagaimana telah banyak dipraktekkan oleh
perusahaan-perusahaan multi-nasional (Alleen, 2011). Dapat dibayangkan,
betapa sulitnya proses manajemen sumber daya yang tersebar di berbagai
negara tanpa adanya koordinasi. Tanpa koordinasi maka sumber daya yang
tersebar tersebut tidak dapat dikelola secara efektif dan efisien.
Prinsip koordinasi juga harus terefleksikan dalam organisasi
publik/pemerintahan maupun organisasi keswadayaan masyarakat (Alleen,
2011). Dalam organisasi publik, sumber daya yang digunakan tidak sedikit. Untuk
menunjang proses manajemen pembangunan di berbagai bidang termasuk
bidang politik, ekonomi, sosial dan budaya maka sumber daya baik keuangan

negara maupun sumber daya manusia tidak sedikit. Bahkan, sebagian sumber
daya finansial tersebut sebagian mungkin dipenuhi melalui hutang luar negeri.
Dalam kondisi tersebut, apabila sumber daya tidak dimanfaatkan secara efektif
dan efisien maka akan terjadi pemborosan sumber daya.
Namun, dalam praktik administrasi negara di Indonesia seringkali
koordinasi dianggap sebagai barang mahal. Koordinasi mudah diucapkan tetapi
sulit untuk dilaksanakan. Banyak sekali instansi yang memiliki kegiatan sejenis
namun tidak terkoordinasi dengan baik. Masalah ini juga terjadi dalam hubungan
antar unit dalam organisasi. Beberapa unit dalam satu organisasi memiliki
kegiatan serupa tanpa bisa dikendalikan oleh pimpinan. Kondisi ini dapat
semakin parah apabila tidak dikoordinasikan dari semenjak perencanaan,
pelaksanaan sampai evaluasi.
Secara umum, koordinasi merupakan tali pengikat dalam organisasi dan
manajemen yang menghubungkan peran para aktor dalam organisasi dan
manajemen untuk mencapai tujuan organisasi dan manajemen. Dengan kata
lain, adanya koordinasi dapat menjamin pergerakan aktor organisasi ke arah
tujuan bersama. Tanpa adanya koordinasi, semua pihak dalam organisasi dan
manajemen akan bergerak sesuai dengan kepentingannya namun terlepas dari
peran aktor lainnya dalam organisasi dan peran masing-masing aktor tersebut
belum tentu untuk mencapai tujuan bersama.
C. Pengertian dan Jenis Hubungan Kerja

Hubungan kerja dapat diartikan sebagai hubungan yang terjadi antara bagian-
bagian atau individu-individu, baik antara mereka di dalam organisasi maupun
antara mereka dengan pihak luar organisasi sebagai akibat penyelenggaraan
tugas dan fungsi masing-masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.
Dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsinya masing-masing unit kerja,
para pejabat dan orang-orang yang ada dalam unit kerja, para pejabat dan orang-
orang yang ada dalam unit kerja itu tidak mungkin lepas melakukan hubungan
kerja, baik antar mereka di dalam organisasi atau unit maupun antara mereka
dengan pihak luar.

Dalam organisasi ada berbagai macam bentuk hubungan kerja, untuk lebih jelas
dapat diuraikan macam-macamnya sebagai berikut:
1. Hubungan Kerja Vertikal
Hubungan kerja vertikal adalah hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan.
2. Hubungan Kerja Horizontal
Hubungan kerja horizontal adalah hubungan kerja antara pejabat pada
tingkat atau eselon yang sama.
3. Hubungan Kerja Diagonal
Hubungan kerja diagonal adalah hubungan kerja antar pejabat yang berbeda
induk unit kerjanya dan berbeda juga tingkat atau eselonnya.
4. Hubungan Kerja Fungsional
Hubungan kerja fungsional adalah hubungan kerja antara unit atau pejabat
yang mempunyai bidang kerja sama. Tingkat atau eselon unit atau pejabat
tersebut bisa sama atau tidak sama.
5. Hubungan Kerja Informatif
Hubungan kerja informatif adalah hubungan kerja antar unit atau pejabat
dengan tingkat atau bidang apapun untuk saling memberikan dan
memperoleh keterangan.
6. Hubungan Kerja Konsultatif
Hubungan kerja konsultatif adalah hubungan kerja antar pejabat yang karena
jabatannya berkepentingan melakukan konsultasi antar satu dengan yang
lainnya.
7. Hubungan Kerja Direktif
Hubungan kerja direktif adalah hubungan kerja antara pimpinan unit
organisasi atau pejabat yang disatu pihak mempunyai wewenang dan
kewajiban untuk memberikan bimbingan, pengarahan, pertimbangan, saran
atau nasihat dalam bidang kerja hierarkis tertentu, sedang di pihak lain
mempunyai kewajiban melaksanakan bimbinga, pengarahan, pertimbangan,
saran dan atau nasihat tersebut.
8. Hubungan Kerja Koordinatif
Hubungan kerja koordinatif adalah hubungan kerja antar pejabat yang
dimaksudkan untuk memadukan (mengintegrasikan), menyerasikan dan
menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan
beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian
tujuan dan sasaran bersama.

Meskipun tidak merupakan keharusan, tetapi biasanya pejabat yang
mengkoordinasikan mempunyai eselon atau tingkat yang lebih tinggi dalam
hierarki organisasi.
Organisasi sebagai wadah kerja sama relatif bersifat statis, mengandung
stabilitas, dengan maksud untuk memberikan kepastian dalam pelaksanaan kerja
sama sebagai syarat mutlak bagi berlangsungnya kegiatan-kegiatan pencapaian
tujuan dan sasaran. Namun demikian tidak dapat disangkal, jika diharapkan
organisasi akan maju dan berkembang, tidak ada satupun organisasi di dunia ini
yang mutlak bersifat statis. Oleh karena itu, tepatlah bila organisasi di samping
ditinjau sebagai wadah juga ditinjau sebagai proses pengelompokan orang-orang
dalam suatu kerja sama yang efisien untuk mencapai tujuan yang sifatnya
dinamis.
Akan tetapi memang tidak dapat dihindarkan bahwa setiap organisasi, di samping
hubungan kerja formal atau hubungan kerja kedinasan terdapat pula hubungan
informal atau hubungan keakaraban. Hubungan informal ini timbul dengan
sendirinya sejalan dengan hakikat manusia dengan segala sifat sebagai makhluk
sosial.
1. Maksud hubungan kerja

Hubungan kerja di organisasi dimaksudkan agar organisasi dapat:
(1) Membangkitkan kesadaran pada setiap orang dan setiap manajer
bahwa kedudukan, fungsi dan pekerjaannya berkaitan dengan
kedudukan, fungsi, dan pekerjaan pihak lainnya sehingga merasa
bahwa kedudukan, fungsi dan pekerjaannya tidak lepas dari yang lain.
(2) Memelihara dan mengembangkan saling pengertian di antara para
pejabat di dalam organisasi sehingga dapat menumbuhkan kesadaran
bahwa dirinya memerlukan bantuan pihak lain dan sebaliknya dirinya
memerlukan bantuan pihak lain sehingga timbul semangat kerja sama
dalam pelaksanaan tugas masing-masing.
(3) Memelihara dan mengembangkan semangat persatuan pada setiap
orang karena tugas dirinya dan tugas pihak lain di dalam organisasi
merupakan bagian-bagian dari tugas yang lebih besar sehingga setiap
tugas berkaitan erat dan pelaksanaannya perlu saling mendukung.

(4) Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk mematuhi peraturan yang
mengatur hubungan kerja antar unit organisasi dan antar organisasi
dalam suatu sistem baik pemerintahan maupun perusahaan.
2. Tujuan
Hubungan kerja di dalam organisasi mempunyai tujuan terciptanya
kemudahan serta kelancaran pelaksanaan tugas pekerjaan setiap orang dan
setiap unit karena adanya kesadaran dari setiap orang atau unit lain untuk
memiliki semangat saling membantu.
3. Prinsip-Prinsip Hubungan Kerja

Hubungan kerja, apabila ingin berhasil, memerlukan prinsip-prinsip sebagai
berikut:
(1) Spesialisasi tugas dan kerja yang jelas dari setiap orang dan unit sebagai
bagian dari tugas dan kerja organisasi.
(2) Pengenalan spesialisasi tugas oleh setiap pihak dalam organisasi
sehingga masing-masing akan mengetahui dengan siapa dirinya harus
melakukan hubungan untuk membantu atau minta dibantu.
(3) Saling pengertian antar unit kerja sebagai adanya saling bantu.
(4) Semangat kerja sama antar unit untuk mendorong kegiatan saling
bantu.
(5) Disiplin terhadap peraturan termasuk prosedur kerja sebagai arah
untuk melakukan interaksi dalam saling bantu.
D. Koordinasi dan Hubungan Kerja

Koordinasi dan hubungan kerja timbul dan sangat dibutuhkan sebagai
konsekuensi adanya upaya untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan
efisien melalui pembagian tugas. Tugas-tugas ini diwadahi dalam unit-unit
sebagai pelaksana dan penanggung jawab satu atau beberapa fungsi. Dengan
demikian, setiap unit mempunyai sasaran. Akan tetapi semua pihak dalam
organisasi terutama para pimpinan sangat berkepentingan agar semua unit
beserta seluruh petugas dan kegiatannya termasuk sumber-sumber lainnya
dapat berjalan terpadu, serasi dan selaras dalam pencapaian tujuan dan sasaran
bersama. Dari uraian tersebut, jelas bahwa tujuan koordinasi dan hubungan kerja

adalah terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan kegiatan-kegiatan
seluruh unit beserta komponen-komponen yang berkaitan dalam pencapaian
sasaran dan tujuan organisasi.
Sebagai suatu cara agar dapat terwujudnya koordinasi dan hubungan kerja
antara kegiatan dari suatu satuan kerja yang satu dengan yang lainnya, sehingga
terdapat suatu kesatuan gerak dan langkah dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Lebih rinci dapat diuraikan bahwa koordinasi dan hubungan kerja mempunyai
tujuan-tujuan sebagai berikut:
(1) Memastikan adanya kesatuan gerak dalam organisasi;
(2) Terwujudnya keterpaduan dan meningkatkan kerja sama antara atasan dan
bawahan, dan antar sesama anggota organisasi;
(3) Saling berkomunikasi dan bantu membantu antar pejabat/unit;
(4) Menjamin kesatuan kebijaksanaan untuk hal-hal yang sama;
(5) Menghindarkan kecenderungan merasa “paling penting” dalam organisasi;
(6) Memelihara dan mengembangkan saling pengertian di antara para
pelaksana, sehingga dapat menumbuhkan kerja sama dalam pelaksanaan
tugas masing-masing;
(7) Memelihara dan mengembangkan saling memenuhi, sehingga kontak atas
dasar kebijaksanaan dan saling membantu antara pihak-pihak yang tugasnya
saling berkaitan;
(8) Menumbuhkan sikap para pelaksana untuk mematuhi peraturan yang
mengatur hubungan kerja antar instansi.
Teknik Koordinasi dan Hubungan Kerja

Teknik koordinasi dan hubungan kerja di sini diartikan sebagai tata cara dan
prosedur dalam melakukan atau meningkatkan koordinasi dan hubungan kerja.
Agar koordinasi dan hubungan kerja dapat terlaksana dengan efektif, maka
diperlukan beberapa faktor yang harus ada dalam pelaksanaan koordinasi dan
hubungan kerja ini. Faktor-faktor yang mempengaruhi tersebut adalah sarana
koordinasi dan hubungan kerja, pola koordinasi dan hubungan kerja dan
pedoman koordinasi dan hubungan kerja.

a. Sarana koordinasi dan hubungan kerja, meliputi:
1) Kebijaksanaan
Kebijaksanaan sebagai alat koordinasi dan hubungan kerja
memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap
organisasi/instansi atau unit-unitnya, pegangan atau bimbingan
untuk mencapai kesepakatan sehingga keterpaduan, keselarasan
dan keserasian dalam pencapaian tujuan bersama.
2) Rencana
Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan hubungan
kerja karena di dalam rencana yang baik tertuang secara jelas
sasaran, cara melakukan, waktu pelaksanaan, orang atau pejabat
atau unit yang melaksanakan, dan lokasi pelaksanaan.
3) Prosedur dan Tata kerja
Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan sebagai
alat koordinasi dan hubungan kerja untuk kegiatan yang sifatnya
berulang-ulang. Prosedur dan tata kerja dapat digunakan sebagai
sarana koordinasi dan hubungan kerja karena di dalamnya memuat
ketentuan siapa melakukan apa, kapan dilaksanakan dan dengan
siapa harus berhubungan. Untuk itu prosedur perlu dimuat dalam
manual, petunjuk pelaksanaan atau pedoman kerja agar mudah
diikuti oleh semua pihak yang berkepentingan.
4) Rapat dan Taklimat (Briefing)
Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian mengenai suatu
masalah yang akan dikoordinasikan, rapat dapat digunakan sebagai
sarana koordinasi dan hubungan kerja. Taklimat (briefing) digunakan
untuk memberikan pengarahan, memperjelas atau menegaskan
suatu kebijaksanaan yang harus dilaksanakan.
5) Surat Keputusan Bersama/Surat Edaran Bersama
Untuk memperlancar penyelesaian sesuatu yang tidak dapat
dilaksanakan oleh satu instansi, tetapi harus berkoordinasi dengan
instansi lain, dapat diterbitkan Surat Keputusan Bersama atau Surat
Edaran Bersama.

b. Pola koordinasi dan hubungan kerja, meliputi:
1) Forum
Forum dalam wujud pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat
koordinasi dan hubungan kerja merupakan salah satu pola
koordinasi hubungan kerja.
2) Tim, Panitia, Kelompok Kerja
Apabila sesuatu kegiatan yang dilakukan bersifat kompleks,
mendesak, multi sektor, multidisiplin, multifungsi sehingga asas
fungsionalisasi secara teknis fungsional sulit dilaksanakan, maka
untuk lebih memantapkan koordinasi dan hubungan kerja dapat
dibentuk Tim, Panitia, Kelompok Kerja.
3) Dewan atau Badan
Dewan atau Badan sebagai wadah koordinasi dan hubungan kerja
dibentuk untuk menangani masalah yang sifatnya kompleks, sulit
dan terus menerus, serta belum ada sesuatu instansi yang secara
fungsional menangani atau tidak mungkin dilaksanakan oleh sesuatu
instansi fungsional yang ada.
4) Sistem Satu Atap (One Roof System) dan Sistem Satu Pintu (One Door
System)
Sistem Satu Atap (One Roof System) seperti Sistem Administrasi
Manunggal Satu Atap (SAMSAT) dibentuk untuk memperlancar dan
mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat yang kegiatannya
diselenggarakan dalam satu gedung (satu atap). Misalnya dalam
pengurusan surat kendaraan, pelayanan pembayaran pajak
kendaraan bermotor dan bea balik nama diberikan Dinas
Pendapatan Daerah, asuransi kecelakaan lalu lintas oleh Asuransi
Jasa Raharja. Sedangkan pengurusan surat-surat kendaraan
bermotor seperti BPKB dan plat nomor serta STNK diberikan
kepolisian.
5) Sistem pelayanan satu pintu (One Door System)
Diselenggarakan untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan
kepentingan masyarakat oleh satu instansi yang mewakili berbagai
instansi lain yang masing-masing mempunyai kewenangan tertentu
atas sebagian urusan yang harus diselesaikan. Misalnya dalam proses
penanaman modal yang dilakukan oleh Badan Koordinasi

Penanaman Modal (BKPM). Di daerah terutama menyangkut
perijinan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
diharapkan bisa ditangani oleh Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah (Bappeda).
E. Latihan
1. Jelaskan pengertian dan pentingnya koordinasi dalam suatu organisasi!
2. Dalam organisasi terdapat berbagai macam bentuk hubungan kerja.
Sebutkan jenis-jenis hubungan kerja dan jelaskan pengertian masing-
masing hubungan kerja tersebut!
3. Jelaskan keterkaitan antara koordinasi dan hubungan kerja, serta
sebutkan tujuannya!
4. Berikan contoh bentuk sarana dan pola koordinasi dan hubungan kerja!
F. Rangkuman
Pada hakikatnya koordinasi merupakan proses penyatupaduan kegiatan yang
dilakukan pegawai dan berbagai satuan lembaga sehingga dapat berjalan
seimbang. Dengan begitu, tujuan koordinasi bukan merupakan upaya sesaat,
tetapi merupakan upaya yang berkesinambungan dan berlangsung terus
menerus untuk menciptakan dan mengembangkan kerja sama serta
mempertahankan keserasian dan keselasaran tindakan, antara pegawai maupun
unit lembaga sehingga sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dapat diwujudkan
sesuai dengan rencana.
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, perlu adanya
koordinasi dan hubungan kerja sebagai konsekuensi adanya upaya untuk melalui
pembagian tugas. Semua pihak dalam organisasi terutama para pimpinan sangat
berkepentingan agar semua unit beserta seluruh petugas dan kegiatannya
termasuk sumber-sumber lainnya dapat berjalan terpadu, serasi dan selaras
dalam pencapaian tujuan dan sasaran bersama. Tujuan koordinasi dan hubungan
kerja adalah terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan kegiatan-
kegiatan seluruh unit beserta komponen-komponen yang berkaitan dalam
pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.

BAB 3
TEKNIK KOORDINASI

Teknik Koordinasi
A. Indikator Keberhasilan
Setelah mengikuti pembelajaran mengenai teknik koordinasi, peserta diharapkan
mampu menjelaskan tipe dan ciri koordinasi, syarat-syarat koordinasi, proses
koordinasi, serta struktur koordinasi.
B. Tipe dan Ciri Koordinasi

Secara teoritis dapat dikemukakan beberapa macam koordinasi sesuai dengan
ruang lingkup dan arah kegiatannya. Berdasarkan ruang lingkupnya, koordinasi
dapat diidentifikasikan ke dalam koordinasi intern dan ekstern. Koordinasi intern
adalah koordinasi antar pejabat atau antar unit di dalam suatu lembaga,
sedangkan koordinasi ekstern adalah koordinasi antar pejabat dari berbagai
lembaga atau antar lembaga.
Berdasarkan arah kegiatannya, dapat diidentifikasikan adanya koordinasi
vertikal, horizontal, fungsional dan diagonal. Sejalan dengan uraian di atas,
Handaningrat (1982) mengemukakan koordinasi berdasarkan hubungan antara
pejabat yang mengkoordinasikan dan pejabat yang dikoordinasikan sebagai
berikut:
1. Koordinasi Intern, terbagi menjadi tiga, sebagai berikut:
- Koordinasi vertikal atau struktural, yaitu antara yang
mengkoordinasikan dengan yang dikoordinasikan secara struktural
terdapat hubungan hierarkis atau pengarahan yang dijalankan oleh
atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah
wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini dapat juga dikatakan
koordinasi yang bersifat garis komando (line of command).
- Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi fungsional, kedudukan antara
yang mengkoordinasikan dan yang dikoordinasikan setingkat
eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya keduanya mempunyai kaitan
satu sama lain sehingga perlu dilakukan koordinasi.

Koordinasi horizontal terbagi:
a. Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka mengarahkan,
menyatukan tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin
antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern
maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.
b. Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang
fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara
intern-ekstern yang selevel.
- Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi fungsional, yang
mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi
eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan
yang lainnya tidak berada pada satu garis komando (line of command)
2. Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi
ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi itu hanya bersifat horizontal
dan diagonal.
Siagian (1979) mengelompokkan koordinasi menjadi sebagai berikut:
1. Koordinasi dari atasan dengan bawahan, yang disebut koordinasi
vertikal.
2. Koordinasi antara sesama pejabat yang setingkat dalam suatu instansi,
disebut koordinasi horizontal.
3. Koordinasi fungsional, koordinasi antarinstansi, tiap-tiap instansi
mempunyai tugas dan fungsi dalam suatu bidang tertentu.
Menurut Hasibuan (2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:

1. Koordinasi adalah dinamis bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang
koordinator (manajer) dalam rangka mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Asas koordinasi adalah asas skala (hierarki), artinya koordinasi itu dilakukan
menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan
dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas
hierarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan
bawahan langsungnya.

Menurut Handayaningrat (1985:89-90) koordinasi mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut:
1. Bahwa tanggungjawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh
karena itu, koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan. Koordinasi
sering dicampur-adukkan dengan kata koperasi yang sebenarnya
mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian pimpinan tidak
mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak melakukan kerja
sama. Oleh karena itu, maka kerja sama merupakan suatu syarat yang
sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.
2. Adanya proses (continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan
pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan
sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
3. Pengaturan secara teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi
adalah konsep yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan terhadap
usaha individu, maka sejumlah individu yang bekerja sama, di mana
dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat
penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan
organisasi. Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas
pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi.
4. Konsep kesatuan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi.
Kesatuan usaha, berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-
usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di
dalam mencapai hasil.
5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta
suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan
tujuan sebagai kelompok di mana mereka bekerja.
C. Syarat dan Prinsip Koordinasi

1. Syarat Koordinasi
Menurut Hasibuan (2007:88) terdapat 4 (empat) syarat koordinasi, yaitu:
1) Sense of cooperation (perasaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari
sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2) Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan
antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk
mencapai kemajuan.

3) Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling
menghargai.
4) Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai,
umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.
2. Prinsip Koordinasi
Menurut para ahli terdapat beberapa prinsip koordinasi, antara lain:
1) Komunikasi
Komunikasi yang terjalin dalam rangka koordinasi harus menciptakan
hubungan yang produktif. Komunikasi dilakukan secara formal dan
informal, komunikasi organisasi dan individu, komunikasi eksternal dan
internal. Hubungan yang produktif hasil komunikasi yang efektif akan
sangat membantu keberhasilan proyek perubahan.
2) Integrasi
Integrasi merupakan suatu usaha untuk menyatukan tindakan-tindakan
berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan
pemikiran dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang
telah ditentukan dan disepakati bersama. Dengan adanya integrasi,
koordinasi dapat berjalan secara terarah di semua level.
3) Sinkronisasi
Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan
kegiatan, tindakan, dan unit sehingga diperoleh keserasian dalam
pelaksanaan tugas atau kerja. Keserasian dalam pelaksanaan tugas
mampu mempermudah penerapan koordinasi di suatu organisasi.
4) Simplifikasi
Simplifikasi dimaksudkan adalah bahwa perumusan organisasi yang ada
harus mampu dijabarkan secara sederhana, mudah dipahami oleh
masing-masing unit organisasi. Masing-masing unit akan
mengkoordinasikan tentang tugas dan pelaksanaanya kepada masing-
masing bagian yang ada.

Prinsip koordinasi lain menurut Mary Follet dalam studi manajemen klasik
terdapat empat prinsip, yaitu:
1) Early Stage
Berdasarkan prinsip tahap awal, proses koordinasi harus dilakukan pada
tahap awal proses manajerial. Koordinasi harus dimulai sejak proses
perencanaan sehingga dapat menghasilkan perencanaan dan
implementasi yang baik. Jika koordinasi selalu dilakukan di awal maka
semua fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan
controlling dapat terlaksana dengan baik. Selain itu dengan proses
koordinasi yang baik, tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih
mudah dan cepat.
2) Continuity
Berdasarkan prinsip kesinambungan, koordinasi merupakan sebuah
proses yang berkelanjutan atau berkesinambungan. Proses koordinasi
dimulai sejak membentuk organisasi sampai organisasi tersebut berjalan.
Koordinasi selalu dilakukan secara berkesinambungan dalam setiap
proses planning, organizing, actuating, dan controlling.
3) Direct contact
Berdasarkan prinsip kontak langsung, proses koordinasi dapat berjalan
dengan baik karena adanya komunikasi langsung antara anggota
organisasi. Seluruh manajer harus mampu berkomunikasi langsung
dengan baik dengan bawahannya sehingga tercipta hubungan yang baik.
Kontak langsung ini sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman,
salah penafsiran, dan perselisihan antara manajer dan anggota organisasi
lainnya. Dengan demikian manajer dapat mengkoordinasi berbagai
aktivitas anggotanya secara efektif dan efisien.
4) Reciprocal relation
Prinsip timbal baik menyatakan bahwa semua faktor dalam organisasi
saling bergantung dan berhubungan. Setiap keputusan dan tindakan
seseorang di dalam organisasi akan mempengaruhi situasi keseluruhan
organisasi. Oleh karena itu, sebelum mengambil keputusan atau
melakukan tindakan harus mempertimbangkan efek yang muncul pada
orang lain atau departemen lain apabila keputusan atau tindakan
tersebut diterapkan. Dengan diterapkannya prinsip ini diharapkan
manajer atau anggota lainnya mengambil keputusan atau tindakan
sepihak, sehingga koordinasi dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Selanjutnya para ahli manajemen modern menambahkan beberapa prinsip
koordinasi untuk melengkapi prinsip koordinasi yang diungkapkan oleh Mary
Follet, yaitu:
1) Effective Communication
Koordinasi dapat dilakukan dengan baik dengan adanya komunikasi yang
efektif. Komunikasi yang baik harus diterapkan pada semua departemen
dalam organisasi, antara para pekerja, maupun manajer dengan
bawahannya. Semua penghalang dan jarak dalam berkomunikasi sebisa
mungkin harus dihindari dan dibenahi. Komunikasi yang baik membantu
mengurangi kesalahpahaman sehingga koordinasi dapat berlangsung
dengan baik.
2) Mutual Respect
Koordinasi dapat dilakukan dengan baik apabila ada rasa saling
menghargai terhadap keseluruhan organisasi. Semua manajer yang
bekerja pada level yang berbeda harus menghargai satu sama lain, begitu
juga pekerja harus menunjukkan sikap yang baik dan menghargai pekerja
lain. Sikap saling menghargai juga harus diterapkan pada hubungan
antara manajer dan pekerja. Manajer harus menghargai ide, perasaan,
dan emosi para pekerjanya, sebaliknya pekerja harus menghargai dan
mematuhi keputusan manajer.
3) Clarity of Objective
Koordinasi dapat diterapkan dengan baik apabila seluruh anggota
organisasi mengetahui dengan jelas tujuan yang ingin dicapai oleh
organisasi tersebut. Pemahaman yang baik akan tujuan membuat
anggota organisasi menyadari pentingnya koordinasi sehingga koordinasi
dapat berjalan secara efektif.
4) Scalar Chain
Koordinasi dapat dilakukan dengan baik apabila terdapat garis
kewenangan yang tersusun dari tingkat atas sampai tingkat terendah
dalam sturktur organisasi. Kewenangan paling besar dimiliki oleh top
manager dan kewenangan paling rendah berada di first line manager.
First line manager harus melaporkan setiap aktivitas mereka kepada
manager, dengan begitu proses koordinasi dapat berjalan dengan baik.

D. Proses Koordinasi
Koordinasi dapat dilakukan secara formal dan informal, melalui konferensi
lengkap, pertemuan berkala, pembentukan panitia gabungan, pembentukan
badan koordinasi staff, wawancara dengan bawahan, edaran/memo berantai,
buku pedoman lembaga, tata kerja dan sebagainya. Hal tersebut sejalan dengan
pendapat Sutarto (1983) yang mengemukakan cara-cara koordinasi berikut:
a. Mengadakan pertemuan-pertemuan informal diantara para pejabat.
b. Mengadalan pertemuan formal antar para pejabat (rapat).
c. Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan.
d. Membuat penyebaran kartu kepada para pejabat yang diperlukan.
e. Mengangkat koordinator.
f. Membuat buku pedoman lembaga, buku pedoman tata kerja, dan buku
pedoman kumpulan peraturan.
g. Berhubungan melalui alat penghubung (telepon).
h. Membuat tanda-tanda.
i. Membuat simbol.
j. Membuat kode.
k. Bernyanyi bersama.
Dalam koordinasi, setiap unit lembaga mengadakan hubungan untuk saling tukar
pikiran mengenai kegiatan dan hasil yang telah dicapai pada saat tertentu, serta
saling mengungkapkan masalah-masalah yang dihadapi dan mencari jalan
pemecahannya, sekaligus saling membantu memecahkan masalah. Dengan
demikian, setiap pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar dan terarah pada
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Sedangkan tahapan pelaksanaan koordinasi dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
1) Memberi keterangan langsung
2) Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan
dicapai oleh anggota tidak menurut masing-masing individu anggota
dengan tujuan sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.
3) Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide,
saran-saran, dsb.

4) Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan
dan penciptaan sasaran
5) Membina human relations yang baik antara sesama karyawan.
6) Manager harus sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.
E. Pendekatan-Pendekatan untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

Pendekatan yang dapat ditempuh untuk mencapai koordinasi yang efektif
dengan dua jalan yaitu:
1. Pendekatan Potensi Koordinasi
Pendekatan potensi koordinasi ini meliputi:
a. Sistem Informasi Vertikal
Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan
kebawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan IDT (Inpres Desa
Tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan
sebaliknya.
b. Sistem Informasi Lateral
Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke
samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi
yang dibutuhkan dapat dipertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus
tanah perlu adanya informasi lateral atau Badan Pertanahan Nasional,
Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Kehutanan dan Lingkungan Hidup.
c. Sistem Informasi Manajer Penghubung
Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit
yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu
dilaksanakan apabila diperkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil
dilaksanakan.
2. Pendekatan Struktur
Pendekatan ini dilakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang
tidak sehat pada unit-unit karena adanya penumpukan kegiatan pada satu
unit. Pendekatan ini dikenal sebagai organisasi matrik, yaitu mencirikan
adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat dibubarkan apabila
proyek telah selesai.

F. Latihan
1. Berdasarkan arah kegiatannya, koordinasi dapat dikelompokkan sebagai
koordinasi vertikal, horizontal, fungsional dan diagonal. Jelaskan masing-
masing bentuk koordinasi tersebut dan berikan contohnya!
2. Sebutkan syarat-syarat dan prinsip dalam melakukan suatu koordinasi!
3. Sebutkan cara-cara untuk melakukan koordinasi secara formal maupun
informal, dan berikan contohnya!
4. Jelaskan pendekatan-pendekatan yang dapat ditempuh untuk mencapai
koordinasi yang efektif!
G. Rangkuman
Teknik koordinasi harus dikuasai sepenuhnya oleh semua pihak dalam organisasi
terutama para pimpinan dalam rangka menjalankan koordinasi secara efektif dan
efisien Beberapa prinsip koordinasi yang penting antara lain komunikasi,
integrasi, sinkronisasi, dan simplikasi.
Koordinasi harus dimulai sejak proses perencanaan sehingga dapat menghasilkan
perencanaan dan implementasi yang baik. Jika koordinasi selalu dilakukan di awal
maka semua fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan
controlling dapat terlaksana dengan baik. Selain itu dengan proses koordinasi
yang baik, tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih mudah dan cepat.

BAB 4
FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN
KEBUTUHAN KOORDINASI

Faktor-Faktor yang Menentukan
Kebutuhan Koordinasi
Dengan mempelajari materi ini, peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan
faktor-faktor yang menentukan kebutuhan koordinasi.
B. Tingkat Ketergantungan
Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat
dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling
ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan
oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu
hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan
bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan
satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196),
yaitu:
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila
satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain
dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada
pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil
akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence),
dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih
dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence),
merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat
pada diagram berikut ini.
Gambar 1 Hubungan Ketergantungan Dalam Organisasi
Lebih lanjut Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi

yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat
diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling
ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-
organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
C. Indikator Terjadinya Koordinasi

Indikator terjadinya koordinasi, antara lain:
 Setiap pejabat mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas dan
tanggung jawab instansinya.
 Setiap instansi mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab
instansi lain.
 Semua instansi yang mengkoordinir tahu kepada siapa harus
bertanggung jawab / melapor.
 Setiap instansi harus menyadari akan adanya saling ketergantungan.
Contoh indikator terjadinya koordinasi (Fayol) dapat dilihat pada uraian berikut
ini:
1. Kerja sama yang serasi
2. Bagian Gudang mengetahui apa yang dibutuhkan unit lain.
3. Bagian Pemeliharaan menjaga kondisi pabrik dan peralatan.
4. Bagian Keuangan menyediakan dana / modal yang diperlukan.
5. Bagian Keamanan menjaga barang-barang / kekayaan perusahaan dan
menjaga para pegawai dengan baik.
6. Setiap pekerjaan dikerjakan dengan urutan yang benar dan pasti.
7. Adanya instruksi yang pasti.
8. Adanya rencana kerja yang up to date.

D. Gejala dan Penyebab Kurangnya Koordinasi
Gejala dan penyebab kurangnya koordinasi dapat dilihat pada contoh kondisi di
bawah ini:
1. Transit terlalu lama di bandara
2. Tidak akuratnya jadwal kegiatan
3. Menunggu terlalu lama kedatangan boss
4. Adanya pekerjaan / kewenangan yang sama
5. Adanya pengulangan pencatatan data / informasi
6. Penundaan / pembatalan suatu kegiatan
7. Penghentian proses yang sedang berjalan
8. Ketidak cocokan kegiatan satu dengan lainnya
9. Keputusan yang salah karena kurangnya informasi
10. Tidak jelasnya tujuan
11. Tidak pahamnya pegawai akan tujuan organisasi
12. Terdapat kegiatan yang tidak sesuai
13. Adanya perintah yang overlap
14. Kurang seimbangnya kewenangan dg tanggung jawab
15. Kurang seimbangnya beban kerja
16. Struktur organisasi yang terlalu besar
17. Kurang sesuainya tugas dengan kemampuan,
dan sebagainya.
Adapun gejala kunci kurangnya koordinasi, yaitu:
1. Penundaan / pembatalan
2. Duplikasi / overlap
3. Ketidak pastian (confusion)
4. Ketidak cocokan
5. Tidak adanya data
Hal-hal yang menjadi penyebab kurangnya koordinasi, antara lain:
1 Perbedaan orientasi dalam pencapaian tujuan.
2 Perbedaan orientasi waktu.
3 Perbedaan orientasi antar pribadi
4 Perbedaan formalitas struktur.

Masalah koordinasi banyak terjadi pada ketergantungan sekuensial dan
ketergantungan timbal-balik. Ini dikarenakan munculnya perbedaan dalam sikap
dan gaya kerja berbagai individu dan bagian/unit di dalam organisasi.
Perbedaan-perbedaan yang mempengaruhi efektifitas koordinasi adalah:
1. Perbedaan dalam Orientasi Terhadap Tujuan Tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan
mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi
yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi
produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi
melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.
2. Perbedaan dalam Orientasi Waktu.
Terjadi apabila salah satu unit yang lebih memperhatikan masalah-masalah
yang harus segera ditanggulangi, sedangkan unit yang lain lebih memusatkan
perhatiannya kepada masalah-masalah yang memerlukan waktu lama.
Misalnya manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah
yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek, sedangkan
biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan
masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan Orientasi Antar Pribadi.
Terjadi apabila produksi ingin meningkatkan produknya dengan
meningkatnya permintaan pasar, sedangkan unit perbekalan ingin
mengurangi jumlah bahan yang diperlukan karena menipisnya dan sulitnya
mencari bahan baku.
4. Perbedaan dalam Formulasi Struktur.
Terjadi apabila unit produksi dalam mengevaluasi kemajuan dengan
mengukur imbalan kepada karyawan dengan tercapainya sasaran, sedangkan
unit personalia dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur kinerja
yang dicapai karyawan dengan kinerja yang dicapai sebelumnya.

E. Pendekatan untuk Mengatasi Masalah Koordinasi
Pendekatan untuk mengatasi masalah koordinasi dapat ditempuh dengan dua
cara yaitu:
1. Pendekatan Potensi Koordinasi
Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem:
a. Sistem Informasi Vertikal
Adalah suatu sistem di mana informasi dapat dikirimkan ke atas dan
ke bawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan kemiskinan dari
kementerian yang menangani di pusat sampai ke desa/wilayahs
tertinggal dan sebaliknya.
b. Sistem Informasi Lateral
Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral
(hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya
pertukaran informasi yang dibutuhkan dapat
dipertanggungjawabkan. Misalnya dalam kasus pengadaan tanah
perlu adanya informasi lateral atau Badan Pertanahan Nasional,
Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Kehutanan dan Lingkungan
Hidup.
c. Sistem Informasi Manajer Penghubung
Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit
yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu
dilaksanakan apabila diperkirakan koordinasi secara efektif tidak
berhasil dilaksanakan.
2. Pendekatan Struktur
Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim
yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penumpukan kegiatan
pada satu unit. Pendekatan ini dikenal sebagai organisasi matrik, yaitu
mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat
dibubarkan apabila proyek telah selesai.
Di samping itu, pendekatan untuk mengatasi masalah koordinasi dapat pula
dilakukan dengan cara:
1. Menggunakan Teknik Dasar Manajemen, yaitu:
a. menggunakan hierarki manajerial.
b. mengacu peraturan, dan prosedur.

c. mengacu pada rencana dan sasaran.
2. Meningkatkan Koordinasi Potensial
a. meningkatkan sistem informasi vertikal
b. meningkatkan hubungan lateral.
3. Mengurangi kebutuhan Koordinasi
a. menambah sumberdaya.
b. membentuk unit-unit mandiri.
F. Latihan
1. Jelaskan 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi dan berikan contohnya!
2. Sebutkan indikator yang menunjukkan bahwa telah terjadi suatu
koordinasi, dan berikan contohnya!
3. Sebutkan gejala-gejala dan hal-hal yang menjadi penyebab kurangnya
koordinasi, dan berikan contohnya!
4. Sebutkan cara atau pendekatan yang dapat ditempuh untuk mengatasi
masalah koordinasi!
G. Rangkuman
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi
dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam
satuan pelaksananya. Dengan demikian koordinasi dan komunikasi adalah
sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan.
Masalah-masalah yang dijumpai dalam koordinasi, antara lain banyak terjadi
pada ketergantungan sekuensial dan ketergantungan timbal-balik. Ini
dikarenakan munculnya perbedaan dalam sikap dan gaya kerja berbagai individu
dan bagian/unit di dalam organisasi. Untuk itu, koordinasi dan kepemimpinan
(leadership) tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling
mempengaruhi, terutama untuk menciptakan iklim kerja yang kondusif sehingga
tujuan dan sasaran organisasi dapat tercapai.

BAB 5
KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA DALAM
PELAKSANAAN PROYEK

Koordinasi dan Hubungan Kerja
dalam Pelaksanaan Proyek
Melalui pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan koordinasi
dan hubungan kerja dalam pelaksanaan proyek.
B. Unsur-Unsur Proyek Konstruksi

Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang memiliki dimensi waktu, biaya dan
mutu. Keberhasilan di dalam suatu proyek diukur berdasarkan tiga hal yaitu:
tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.
Proyek merupakan suatu kegiatan yang memiliki awal dan akhir di dalam
mewujudkan gagasan yang timbul. Pada proyek-proyek yang besar masalah-
masalah yang dihadapi semakin besar dan juga kompleks. Di dalam
penyelenggaraan pembangunan proyek dilakukan secara menyeluruh mulai dari
tahap perancangan, perencanaan, dan pembangunan hingga tahap
pemeliharaan di mana hal tersebut merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
dapat dilakukan secara sistematis dan melibatkan berbagai unsur yang saling
terkait antara yang satu dengan yang lainnya. Unsur-unsur tersebut membentuk
suatu organisasi proyek di mana masing-masing mempunyai peranan, fungsi dan
tanggung jawab yang jelas. Organisasi proyek dalam suatu pelaksanaan proyek
sangat diperlukan sebagai bagian dari manajemen suatu proyek yang sesuai dan
saling berhubungan dan tentunya harus selalu berjalan pada peraturan-
peratuaran/tata tertib yang telah ditentukan. Sedangkan manajemen proyek
dapat didefinisikan sebagai kemampuan untuk mengelola sumber daya dan dana
suatu proyek untuk mencapai tujuan dengan menggunakan suatu metode dan
sistematika tertentu agar tercapai daya guna yang sebesarnya. Dengan adanya
manajemen proyek yang baik dan teratur di dalam suatu proyek diharapkan akan
dapat menunjang keberhasilan dan kelancaran proyek hingga tujuan dari proyek
akan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan.

Secara garis besar unsur-unsur pengelola proyek yang terlibat di dalam sebuah
proyek adalah sebagai berikut:
1. Pemberi Tugas/Pemilik/Owner
2. Konsultan Perencana
3. Konsultan Pengawas
4. Kontraktor Pelaksana
Keempat unsur tersebut mempunyai fungsi dan peranan masing-masing. Fungsi
dan peranan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pemberi Tugas/Pemilik/Owner
Pemberi tugas atau lebih dikenal dengan istilah bouwheer adalah badan
hukum/instansi atau perseorangan yang berkeinginan mewujudkan
suatu proyek dan memberikan pekerjaan bangunan serta membayar
biaya pekerjaan bangunan. Adapun tugas dan wewenang dari
owner/pemilik proyek adalah sebagai berikut:
 Mempunyai ide/gagasan sesuai denagn rencana-rencananya
 Menyediakan dana dan lahannya
 Mengambil keputusan terakhir yang mengikat mengenai
pembangunan proyek.
 Menangani dan menandatangani surat perintah kerja dan surat
perjanjian dengan pelaksana proyek.
 Bersama-sama manajemen konstruksi ikut mengawasi pelaksanaan
pekerjaan, berhak memberi instruksi-instruksi kepada pelaksana
proyek secara langsung maupun tidak langsung (melalui manajemen
konstruksi).
 Mengesahkan semua dokumen pembayaran atas pembayaran yang
harus diberikan kepada pelaksana proyek.
 Mempunyai wewenang penuh terhadap proyek sehingga berhak
menerima/menolak perubahan-perubahan pekerjaan serta
pekerjaan tambah dan pekerjaan kurang.
 Berhak menolak pekerjaan-pekerjaan bila tidak sesuai dengan
gambar rencana, bilamana perlu mencabut tugas pelaksana proyek
tersebut bila dianggap tidak mampu melaksanakan pekerjaan.
 Meminta pertanggung jawaban pada semua unsur terkait sebelum
masa pemeliharaan habis bila terjadi kerusakan, sebagaimana
ditetapkan bersama.

Sedangkan tanggung jawab owner/pemilik proyek adalah sebagai
berikut:
 Memelihara hubungan kerja secara professional.
 Membuat keputusan yang tepat sesuai dengan waktunya.
 Memberikan dana yang dibutuhkan proyek.
2. Konsultan Perencana
Konsultan perencana adalah perseroan atau badan hukum yang bergerak
pada jasa konstruksi bidang perencanaan pekerjaan pembangunan.
Konsultan perencana menerima pendelegasian/penyerahan pekerjaan
dari pemilik proyek/owner dengan dua tahapan, yaitu:
a) Rekayasa dan desain awal rekayasa dan desain meletakkan
penekanan pada:
o Konsep arsitektur
o Pengevaluasian alternatif-alternatif proses teknologi
o Keputusan-keputusan mengenai ukuran serta kapasitas
o Tahapan konsep dan kelayakan
o Aspek fungsional
o Aspek teknis
o Aspek kinerja bangunan (building performance)
o Aspek ekonomis
b) Rekayasa dan detail desain/perincian

Melibatkan suatu proses analisis dan perencanaan struktur serta
komponennya secara berurutan sehingga sesuai dengan standar
konstruksi, keamanan maupun peraturan-peraturannya.
Kegiatan-kegiatan konsultan perencana dalam melaksanakan
rancang bangun meliputi:
o Perencanaan anggaran dan biaya pekerjaan
o Gambar-gambar detail, maket desain
o Rencana kerja dan spesifikasi pelaksanaan pekerjaan

Divisi perencana mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:
 Perencana berkewajiban untuk berkonsultasi dengan pihak
proyek pada tahap perencanaan dan menyusun dokumen
proyek.
 Membuat gambar perencanaan proyek secara keseluruhan yang
meliputi gambar struktur, arsitektur serta mekanikal dan
elektrikal sesuai dengan permintaan pemberi tugas dengan
mempertimbangkan segi kekuatan, keindahan dan ekonomis
serta peraturan daerah setempat.
 Perencana berkewajiban pula untuk mengadakan pengawasan
berkala dalam bidang arsitektur dan struktur.
 Membuat estimasi/perhitungan biaya pembangunan secara garis
besar yang akan menjadi acuan dalam penentuan biaya selama
pelaksanaan pekerjaaan (bila terjadi perubahan rencana).
 Bertanggung jawab penuh terhadap hasil perencanaan sehingga
perencanaan tersebut terlaksana.
 Bertugas menghadapi kontraktor/pelaksana dalam hal
memberikan penjelasan/konsultasi dalam bidang arsitektur,
struktur konstruksi serta mekanikal dan elektrikal.
 Merencanakan setiap perubahan dari rencana semula.
 Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemilik
proyek.
 Mengadakan pengawasan secara berkala untuk melihat
kemajuan pekerjaan maupun untuk membantu mengatasi
permasalahan yang terkait dengan perencanaan.
 Berperan pula sebagai konsultan pengawas dan berhak menegur
kontraktor/pelaksana secara langsung maupun tertulis apabila
ternyata pelaksanaan tidak sesuai dengan bestek.
 Meminta pemeriksaan pekerjaan secara khusus apabila
diperlukan untuk menjamin pelaksanaan sesuai dengan isi
dokumen kontrak.
 Menghadiri maupun menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi
pengelolaan proyek.

Supaya mendapatkan hasil perencanaan yang berkualitas dan sesuai
dengan tujuannya, maka perencana harus mempunyai tenaga ahli
dari berbagai disiplin ilmu dengan kemampuan dan pengalaman yang
cukup memadai dalam bidangnya masing-masing.
3. Konsultan Pengawas
Konsultan pengawas adalah perusahaan/badan hukum yang ditunjuk
oleh owner untuk melaksanakan pengawasan pekerjaan di lapangan,
selama kegiatan pelaksanaan proyek berlangsung. Tujuannya adalah
agar pelaksanaan pekerjaan tidak menyimpang dari gambar kerja/bestek
yang telah ditetapkan.
Adapun tugas-tugas dari konsultan pengawas adalah:
1) Mengawasi dan memeriksa mutu pekerjaan kontraktor agar
memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan,
2) Mengawasi dan menguji kualitas atau mutu bahan bangunan,
3) Menyiapkan dan menghitung kemungkinan terjadinya adanya
pekerjaan tambahan atau pekerjaan yang kurang,
4) Memberi teguran kepada kontraktor jika pelaksanaan pekerjaan di
luar dari spesifikasi gambar-gambar revisi,
5) Memeriksa gambar-gambar revisi,
6) Menyusun laporan harian, mingguan, dan bulanan terhadap hasil
pekerjaan yang dilakukan selama pengawasan.
4. Kontraktor Pelaksana
Kontraktor pelaksana adalah rekanan peserta pelelangan yang
berdasarkan hasil penelitian panitia pelelangan dan pimpinan proyek
dianggap paling sesuai untuk melaksanakan pekerjaan berdasarkan surat
penunjukan dari pimpinan proyek. Kontraktor Pelaksana bertugas
mewujudkan ide pemberi tugas ke dalam bentuk tiga dimensi yaitu
sesuai dengan gambar kerja rencana.

Adapun tugas dan wewenang pelaksana proyek adalah:
 Melaksanakan tugas yang diberikan dengan mematuhi peraturan
dalam dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan.
 Mengadakan konsultasi dengan divisi perencana serta mendapatkan
bimbingan maupun pengarahan dari divisi pengawas mengenai
pelaksanaan pekerjaan.
 Menyusun rencana kerja proyek.
 Menyiapkan tenaga kerja, peralatan bahan-bahan, dan segala
sesuatu yang digunakan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan
pekerjaan.
 Melaksanakan pekerjaan berdasarkan keahlian dan pengalaman
yang dimiliki sesuai dengan gambar rencana yang dibuat oleh
konsultan perencana dan tidak keluar dari spesifikasi kerja yang telah
disetujui.
 Membuat detail pelaksanaan (shop drawing) dan membuat gambar
akhir pekerjaan (as built drawing).
 Menjamin keamanan dan keselamatan kerja.
 Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan.
 Mengadakan pengujian terhadap hasil pekerjaan yang telah
dilaksanakan.
 Mengadakan perbaikan, perubahan, rekonstruksi dan perbaikan
terhadap semua kesalahan selama masa pemeliharaan.
 Menyerahkan pekerjaan apabila pekerjaan telah selesai secara
keseluruhan kepada owner.
C. Bentuk Koordinasi dan Hubungan Kerja

Dalam suatu proyek pasti memerlukan sistem koordinasi yang efektif dan efisien,
yang bertujuan untuk mewujudkan kelancaran dan lebih terjaminnya
pelaksanaan suatu proyek.
Struktur suatu organisasi juga merupakan bagian dari manajemen atau
pengelolaan suatu proyek, dimana manajemen itu sendiri adalah suatu cara
pengelolaan suatu kegiatan yang memiliki tujuan tertentu.

Maksud dari hubungan kerja adalah hubungan yang terjadi dalam suatu kontrak
kerja yang di dalamnya terdapat penjelasan mengenai pembagian tugas,
kewajiban, wewenang, hak dan tanggung jawab dalam suatu proyek yang harus
dipatuhi dan dilaksanakan. Hubungan kerja di dalam mengelola dan
melaksanakan suatu proyek terutama pada proyek-proyek skala besar sangatlah
perlu ketegasan dan pembagian kerja sesuai dengan fungsi dan tugas masing-
masing di mana satu dengan lainnya dapat bekerja dengan baik.
Dengan adanya pola hubungan kerja yang tegas, maka diharapkan masing-
masing pihak menjalankan peran dan kewajibannya tanpa terjadi overlapping.
Untuk lebih jelasnya hubungan pihak-pihak yang terkait dengan proyek adalah
sebagai berikut:
SISTEM HUBUNGAN KERJA PELAKSANA PROYEK

Sistem hubungan kerja pelaksana proyek dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Antara Pemilik Proyek dengan Konsultan Pengawas
Hubungan antara Pemilik Proyek dengan Konsultan Pengawas
mempunyai ikatan kontrak. Konsultan Pengawas bertanggung jawab
wajib melaporkan kemajuan hasil pekerjaan kepada pemberi tugas.
Pemberi tugas memberi imbalan berupa fee atas jasa pengawasan yang
dilakukan oleh Konsultan Pengawas.
2. Antara Pemilik Proyek dengan Kontraktor Pelaksana
Hubungan antara Pemilik Proyek dengan Kontraktor Pelaksana
mempunyai ikatan kerja kontrak. Untuk melaksanakan pekerjaan
sebagaimana yang disarankan oleh Pemilik Proyek, kontraktor
memerlukan biaya sesuai dengan perjanjian dalam kontrak yang telah
disetujui oleh kedua belah pihak. Biaya dapat diberikan oleh Pemberi
Tugas dengan sistem pembayaran sesuai dengan ketentuan yang
termuat di dalam kontrak yang telah ditandatangani.
Terjadi kerja sama berdasarkan hak, kewajiban dan tanggungjawab
masing-masing unsur pengelola proyek.

3. Antara Pemilik Proyek dengan Konsultan Perencana
Hubungan antara Pemilik Proyek dengan Konsultan Perencana
mempunyai ikatan kontrak. Konsultan Perencana bertanggung jawab
wajib merencanakan pekerjaan kepada pemberi tugas. Pemberi tugas
memberi imbalan atas jasa pengawasan yang dilakukan oleh Konsultan
Perencana.
4. Antara Konsultan Pengawas dan Kontraktor Pelaksana
Hubungan antara kedua belah pihak mempunyai ikatan kerja peraturan
pelaksanaan pekerjaan. Konsultan Pengawas mempunyai tugas untuk
mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dikerjakan oleh Kontraktor,
sedangkan Kontraktor dapat mengkonsultasikan masalah-masalah yang
timbul di lapangan dengan Konsultan Pengawas.
Hubungan kerja antar unsur-unsur proyek, adalah sebagai berikut:
Gambar 2 Hubungan Kerja Antar Unsur-Unsur Proyek
Keterangan:
Garis Perintah
Garis Koordinasi

RAPAT KOORDINASI PADA PROYEK KONSTRUKSI
Bekerja di proyek konstruksi tidak akan pernah lepas dari masalah karena
kegiatan membangun itu sendiri merupakan suatu kegiatan memecahkan
persoaalan pada suatu tempat dengan mendirikan bangunan agar bisa menjadi
solusi untuk fasilitas aktifitas yang tidak bisa dilakukan sebelumnya. Bermacam
masalah tersebut membutuhkan upaya pemecahan dan penyatuan visi antar
organisasi pekerja proyek sehingga dapat mencapai tujuan bersama yaitu
membangun sebuah bangunan seperti apa yang diharapkan sebelumnya. Hal ini
membutuhkan suatu pertemuan khusus untuk membahasnya yang dinamakan
rapat koordinasi proyek. Terdapat bermacam tipe rapat dapat dikelompokkan
menurut pembahasan dan apa yang terlibat di dalamnya.
Berikut ini daftar rapat koordinasi yang ada pada pelaksanaan proyek konstruksi
skala besar seperti gedung bertingkat tinggi atau pembangunan jalan raya.
 Rapat Teknik / Engineering
Koordinasi beberapa staf proyek bagian teknik seperti Quality qontrol,
Quantity surveyor, drafter, logistik dan bagian lainnya yang dipimpin oleh
manajer teknik untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan
teknik seperti rencana daftar pekerjaan atau material yang harus diadakan
lebih awal, rencana pembuatan shop drawing, pembuatan dokumen kontrak
dll.
 Rapat pelaksana lapangan
Dipimpin oleh manajer lapangan untuk membahas rencana kerja ke depan
dan berbagai permasalahan seputar pelaksanaan di lapangan seperti usulan
dari pelaksana atau mandor untuk merapikan item pekerjaan tertentu agar
bisa melakukan langkah selanjutnya, membahas check list pekerjaan jelek di
lapangan agar bisa segera diperbaiki. Rapat ini dapat dilakukan sehari sekali
atau seminggu sekali.
 Rapat kontraktor dan manajemen konstruksi
Pertemuan kontraktor dan konsultan pengawas hampir dilakukan setiap hari
misalnya untuk proses pengajuan izin kerja item pekerjaan tertentu,
pengajuan gambar shop drawing sebagai pedoman pelaksanaan, approval
material, perhitungan volume bangunan bersama, penyampaian memo
lapangan atau site instruction dari manajemen konstruksi kepada
kontraktor.

 Rapat kontraktor dan perencana
Membahas permasalahan teknis seputar perencanaan seperti pengajuan
material yang akan digunakan oleh kontraktor, usulan perubahan desain
dari kontraktor setelah melakukan value engineering, membahas adanya
perbedaan kondisi lapangan dengan gambar perencanaan sebelumnya
sehingga memerlukan desain ulang, dan bermacam tema bahasan lainnya
yang diharapkan dapat memperlancar aktifitas jalanya pelaksanaan
pembangunan proyek konstruksi.
 Rapat besar (pemilik proyek+perencana+kontraktor+konsultan pengawas)
Semua pimpinan lembaga yang terlibat dalam pelaksanaan proyek bertemu
dalam waktu seminggu atau sebulan sekali untuk membahas hal-hal seputar
pelaksanaan, seperti penyampaian keinginan pemilik proyek agar dapat
diaplikasikan oleh kontraktor, penyampaian beberapa teguran konsultan
pengawas kepada kontraktor agar jalannya pekerjaan tetap berpedoman
pada kontrak awal, pembahasan kontrak kerja selanjutnya dan lain-lain.
Selain itu bisa diadakan rapat koordinasi proyek lainnya apabila dalam
keadaan darurat atau sedang membahas rencana tertentu seperti
perencanaan rekreasi bersama karena proyek sudah dapat selesai dengan
baik
D. Latihan
1 Sebutkan unsur-unsur pengelola proyek yang terlibat di dalam sebuah
proyek, dan uraikan tugas, wewenang dan tanggungjawab dari masing-
masing unsur!
2 Uraikan sistem hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek!
3 Sebutkan jenis/tipe rapat yang diselenggarakan dalam pelaksanaan
suatu proyek konstruksi skala besar!

E. Rangkuman
Proyek merupakan suatu kegiatan yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki
keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya, serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang dihasilkan. Dalam penyelenggaraan suatu
proyek, kegiatan yang akan dihadapi sangat kompleks. Hal ini memerlukan suatu
manajemen yang baik sehingga pada akhir proyek dapat tercapai sesuai dengan
rencana.
Untuk itu, sistem koordinasi yang efektif dan efisien perlu dikembangkan dalam
rangka mewujudkan kelancaran dan lebih terjaminnya pelaksanaan suatu
proyek. Sistem koordinasi tersebut dituangkan dalam bentuk pembagian tugas
dan tanggung jawab dari masing-masing pihak sehingga tidak ada bagian-bagian
yang terlewatkan ataupun yang overlap. Pada proyek-proyek skala besar
sangatlah perlu ketegasan dan pembagian kerja sesuai dengan fungsi dan tugas
masing-masing di mana satu dengan lainnya dapat bekerja dengan baik.

BAB 6
PENUTUP

Penutup
A. Simpulan
Pemahaman terhadap koordinasi pelaksanaan proyek sangat penting karena
apabila tidak ada koordinasi akan menyebabkan berbagai permasalahan, seperti
tumpang tindihnya pelaksanaan kegiatan, keterlambatan pelaksanaan proyek,
bahkan ada kegiatan yang tidak mendapat dukungan dari stakeholder terkait.
Koordinasi harus dilakukan sejak awal perencanaan pembangunan, dan dapat
dilakukan dengan berbagai cara.
Pejabat Inti Satuan Kerja sebagai penanggung jawab pelaksanaan kegiatan, baik
Kepala Satuan Kerja maupun Pejabat Pembuatan Komitmen (PPK), harus
memiliki kemampuan untuk berkoordinasi dan berkolaborasi dengan sesama
kolega atau dengan atasan maupun bawahan di instansinya sehingga mampu
bekerja sama, mampu menghasilkan karya terbaiknya bersama-sama, mampu
berkomunikasi dengan baik pada orang lain, memperlihatkan kepercayaan,
empati, dan penuh percaya diri untuk bekerja sama dengan pihak-pihak terkait
dan memperoleh dukungan dalam menyelesaikan tugas dan tanggungjawabnya
dengan baik dan akuntabel. Pada akhirnya, proyek pembangunan yang
dilaksanakan dapat selesai dengan tepat biaya, tepat mutu dan tepat waktu, dan
dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh masyarakat, serta dapat
dikelola secara berkelanjutan.
Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek yang mencakup Pengertian Koordinasi dan
Hubungan Kerja, Teori Koordinasi, Faktor-Faktor Yang Menentukan Kebutuhan
Koordinasi, serta Koordinasi dan Hubungan Kerja Dalam Pelaksanaan Proyek,
diharapkan dapat memberikan pemahaman yang memadai guna membekali
peserta untuk terselenggaranya pembangunan yang baik dan berkelanjutan.

B. Tindak Lanjut
Pada semua jenis proyek, terutama proyek-proyek skala besar sangatlah perlu
ketegasan dan pembagian kerja sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing
di mana satu dengan lainnya dapat bekerja dengan baik. Perlu dibuat Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang disepakati bersama agar masing-masing pihak
yang terkait dapat bersinergi dan tepat dalam mendukung pelaksanaan proyek
yang bersangkutan.

DAFTAR PUSTAKA
UU Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

Bahan Ajar Koordinasi dan Kolaborasi PimIV, http://diklat.jogjaprov.go.id
Maryanto, Bahan Paparan Koordinasi dan Hubungan Kerja Diklatpim Tingkat IV,
Juli 2012
UII, Jurnal Teknik Sipil Vol. II, No. 2, September 2013, Kajian Penyebab
Keterlambatan Pelaksanaan Proyek Konstruksi Gedung Di Kota Kupang
Nurul Malahayati, ST., M.Sc., Bahan Paparan Manajemen Proyek Konstruksi,
https://awok90.files.wordpress.com/2011/04/manajemen-s1.pptx
Ati Dahniar, WIdyaiswara Madya, Koordinasi dan Hubungan Kerja dalam
Organisasi Perkantoran (Pengayaan Materi Manajemen Perkantoran
dalam Diklat Pengelola Perkantoran)
http://www.ilmusipil.com/daftar-rapat-koordinasi-pada-proyek-konstruksi

GLOSARI
Koordinasi Proses penyatupaduan kegiatan yang dilakukan pegawai

dan berbagai satuan lembaga sehingga dapat berjalan
seimbang.
Hubungan kerja Hubungan yang terjadi antara bagian-bagian atau
individu-individu baik antara mereka di dalam organisasi
maupun antara mereka dengan pihak luar organisasi
sebagai akibat penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-
masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.
Pemberi Badan hukum/instansi atau perseorangan yang
tugas/bouwheer berkeinginan mewujudkan suatu proyek dan memberikan
pekerjaan bangunan serta membayar biaya pekerjaan
bangunan.
Konsultan Perseroan atau badan hukum yang bergerak pada jasa
perencana konstruksi bidang perencanaan pekerjaan pembangunan
yang menerima pendelegasian/penyerahan pekerjaan
dari pemilik proyek/owner.
Konsultan Perusahaan/badan hukum yang ditunjuk oleh owner
pengawas untuk melaksanakan pengawasan pekerjaan di lapangan,
selama kegiatan pelaksanaan proyek berlangsung.
Kontraktor Rekanan peserta pelelangan yang berdasarkan hasil
pelaksana penelitian panitia pelelangan dan pimpinan proyek
dianggap paling sesuai untuk melaksanakan pekerjaan
berdasarkan surat penunjukan dari pimpinan proyek.

Ea97e 21 - Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek Edited

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Ea97e 21 - Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek Edited

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Diklat Pejabat Inti Satuan Kerja (PISK) Bidang Perumahan

Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek ini dimaksudkan untuk memberikan

Bandung, Desember 2016

Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Koordinasi Pelaksanaan Proyek i

II Pembangunan Bebas KKN

Koordinasi Pelaksanaan Proyek iii

Gambar 1 Hubungan Ketergantungan Dalam Organisasi ................................... 29

IV Pembangunan Bebas KKN

Koordinasi Pelaksanaan Proyek v

VI Pembangunan Bebas KKN

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 1

2 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

2. Indikator Hasil Belajar

D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 3

4 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 5

6 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 7

8 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

C. Pengertian dan Jenis Hubungan Kerja

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 9

10 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

1. Maksud hubungan kerja

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 11

3. Prinsip-Prinsip Hubungan Kerja

D. Koordinasi dan Hubungan Kerja

12 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Teknik Koordinasi dan Hubungan Kerja

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 13

14 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 15

16 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 17

B. Tipe dan Ciri Koordinasi

18 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Menurut Hasibuan (2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 19

C. Syarat dan Prinsip Koordinasi

20 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 21

22 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 23

24 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

E. Pendekatan-Pendekatan untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 25

26 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 27

28 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Gambar 1 Hubungan Ketergantungan Dalam Organisasi

Lebih lanjut Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi

C. Indikator Terjadinya Koordinasi

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 29

30 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 31

32 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 33

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 35

B. Unsur-Unsur Proyek Konstruksi

36 Koordinasi Pelaksanaan Proyek

Koordinasi Pelaksanaan Proyek 37

b) Rekayasa dan detail desain/perincian

38 Koordinasi Pelaksanaan Proyek