Funções de Procura e Referência no Excel

SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO ...................................................................................................... 3
1 REFERÊNCIA DE CÉLULA ...................................................................................... 4
2 FUNÇÕES ......................................................................................................................... 5
3 LISTA DE DADOS ......................................................................................................... 17
4 IMPORTANDO DADOS ................................................................................................. 33
5 VALIDAÇÃO DE DADOS ............................................................................................. 43
6 CONGELANDO PAINÉIS E CONSOLIDANDO DADOS .............................................. 45
7 ANÁLISE DE DADOS..................................................................................................... 47
8 TABELAS DINÂMICAS ................................................................................................. 66
9 CRIANDO MACROS....................................................................................................... 79
10 FORMULÁRIO DE DADOS COM VBA ....................................................................... 97
Selecionar Objeto................................................................................................................. 99
11 CRIANDO HyPERLINK E SALVANDO PLANILHA COMO HTML ........................ 105
11.1 Hyperlink ................................................................................................................... 105
12 PROTEGENDO DADOS DAS PLANILHAS e compartilhando pastas......................... 109
Excel Avançado 3
CETAM CENTRO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓG ICA DO AMAZONAS
APRESENTAÇÃO
Esta apostila visa ampliar os conhecimentos básicos dos usuários do
Microsoft Excel através de um curso avançado, onde se possibilitará conhecer vários
recursos que facilitarão o trabalho dos usuários, seja no trabalho escolar, seja no
mercado de trabalho, no projeto de cálculos, funções, informações lógicas de forma
que o software possa automaticamente oferecer os resultados que se espera de
forma simples, fácil e personalizada.
Com intuito de dar continuidade aos estudos básicos do Microsoft Excel
começaremos revisando alguns assuntos como Referência de células e funções,
porém, expandindo os conhecimentos e conceitos através de novas funções como:
lógica, matemática, procura e referência, estatística e algumas definidas pelo próprio
usuário.
Em seguida, avançaremos para Lista de Dados onde serão apresentadas as
formas de classificação e filtro de dados. Serão também detalhadas as formas de
Importação de dados das mais diversas fontes, como: Banco de dados, Arquivo
texto e Internet. Aproveitando e demonstrando esse poderoso recurso do Excel onde
você pode trabalhar com banco de dados, importando bases dos mais diversos
arquivos.
Os capítulos seguintes serão direcionados para Validação de Dados e Análise
de Dados, recursos estes que nos oferecem tarefas essenciais para quem manipula
dados, principalmente de um banco, com o qual você poderá construir planilhas para
o gerenciamento de folhas de pagamento, controle de estoque, registro de pedidos e
compras de produtos, etc.
Além disso, serão tratados assuntos de caráter avançado que facilitarão e
dinamizarão as suas planilhas fornecendo uma nova interface para o Excel, através
de Tabelas Dinâmicas, Macros, Ambiente VBA, vínculos entre planilhas e pastas,
além de opções de segurança como proteção dos dados de sua planilha e pasta de
trabalho.
É com esses recursos altamente sofisticados que convidamos você a
familiarizarse com eles, para que em pouco tempo, você possa ter o Excel como um
software prático, simples e que pode dar muitas soluções para suas planilhas
eletrônicas automatizando todo o seu trabalho.
Excel Avançado 4
1 REFERÊNCIA DE CÉLULA
1.1 Referências Relativas
Ao criar uma fórmula, as referências a células ou intervalos geralmente se
baseiam em sua posição relativa à célula que contém a fórmula. No exemplo a
seguir, a célula C4 contém a fórmula =B3; o Microsoft Excel localiza o valor uma
célula acima e uma célula à esquerda da célula C4. Este procedimento é chamado
de referência relativa.
Quando você copia uma fórmula que usa referências relativas, o Excel ajusta
automaticamente as referências na fórmula colada para fazer referência a células
diferentes relativas à posição da fórmula. No exemplo a seguir, a fórmula na célula
C4, =B3, que está uma célula acima e à esquerda de C4, foi copiada para a célula
C5. O Excel ajustou a fórmula na célula C5 para =B4, que faz referência à célula que
está uma célula acima e à esquerda da célula C5.
1.2 Referências Absolutas
Se você não desejar que o Excel ajuste as referências quando você copiar
uma fórmula para uma célula diferente, use uma referência absoluta. Por exemplo,
se a fórmula multiplicar a célula A5 pela célula C1 (=A5*C1) e você copiar a fórmula
para outra célula, o Excel ajustará ambas as referências. Você pode criar uma
referência absoluta para a célula C1, colocando um cifrão ($) antes das partes da
referência que não são alteradas. Para criar uma referência absoluta para a célula
C1, por exemplo, adicione sinais de cifrão à fórmula da seguinte forma: =A5*$C$1
Alternar entre referências relativas e absolutas Se você criou uma fórmula e
deseja alterar as referências relativas para absolutas (e viceversa), selecione a
célula que contém a fórmula. Na barra de fórmulas, selecione a referência que você
deseja alterar e pressione F4. Sempre que você pressionar F4, o Excel alternará
entre as combinações: coluna absoluta e linha absoluta (por exemplo, $C$1); coluna
relativa e linha absoluta (C$1); coluna absoluta e linha relativa ($C1) e coluna
relativa e linha relativa (C1). Por exemplo, se você selecionar o endereço $A$1 em
Excel Avançado 5
uma fórmula e pressionar F4, a referência passará a ser A$1. Pressione F4
novamente e a referência passará a ser $A1 e assim por diante.
2 FUNÇÕES
2.1 Procura e Referência
PROCV
Procura um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e retorna um
valor na mesma linha de uma coluna especificada. Como padrão, a tabela deve
estar classificada em ordem crescente.
PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;num_índice_coluna;...)
· valor_procurado – é o valor a ser localizado na primeira coluna de uma tabela,

este valor pode ser um número, uma referência de célula ou uma seqüência de
caracteres de texto.
· matriz_tabela – é uma tabela de texto, números ou valores lógicos cujos dados
são recuperados. ‘Matriz_tabela’ pode ser a referência a um intervalo ou a um
nome de intervalo.
· núm_índice_coluna – é o número em ‘matriz_tabela’ a partir do qual o valor
correspondente deve ser retornado. A coluna de valores na tabela é a coluna 1.
· ... – é um teste lógico e se chama ‘procurar_intervalo’, se seu valor for verdadeiro
ou não informado a função encontra a correspondência mais próxima na primeira
coluna do ‘valor_procurado’, se o valor for falso ou zero, então a função encontra
a correspondência exata.
O valor procurado é o “1” que está

na célula “D4”, a matriz tabela é o
intervalo “D8:F15” e o número “2”
na formula é o número da coluna
que contém o valor correspondente
ao valor procurado. Neste caso a
função nos dará como resposta
“Analista de Salários”.
Se a tabela matriz estiver como a

da figura ao lado, faltando um
código, então ao procurar o código
“5” a função trará o valor da coluna
“2” referente ao código “4”, pois ele
é o código que se aproxima do
código “5” que está ausente. Isso
acontece porque o
‘procurar_intervalo’ não foi definido,
Excel Avançado 6
se o ‘procurar_intervalo’ fosse definido como “Falso” ou “0” então a função faria uma
procura exata, como neste caso ela não encontrará o código, sua resposta será
#N/D.
2.2 Lógica
SE
Retorna um valor se a condição especificada for avaliada como

“VERDADEIRO” e retorna um outro valor caso seja avaliado como “FALSO”.
SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
· teste_lógico – é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliada como
“VERDADEIRO” ou “FALSO”.
· valor_se_verdadeiro – é o valor retornado se o teste_lógico for “VERDADEIRO”.
· valor_se_falso – é o valor retornado se o teste_lógico for “FALSO”.
O valor_se_verdadeiro e o valor_se_falso podem retornar como resposta um
valor numérico, uma seqüência de caracteres de texto e até mesmo um calculo
utilizando uma outra função.
Em certos casos, você talvez precise usar uma função como um dos
argumentos de outra função. Uma fórmula pode conter até sete níveis de funções
aninhadas. Quando a Função B é usada como um argumento na Função A, a
Função B é uma função de segundo nível.
Argumento: Os valores que uma função usa para executar operações ou
cálculos. O tipo de argumento que uma função usa é específico da função.
Argumentos comuns que são usados em funções incluem valores numéricos,
valores de texto, referências de célula, intervalos de células, nomes, rótulos e
funções aninhadas.
E
Possibilita o usuário a trabalhar de 1 a 30 argumentos ao mesmo tempo,

retornando “VERDADEIRO” se todos os argumentos forem verdadeiros e “FALSO”
se um argumento for falso.
OU
Possibilita o usuário a trabalhar de 1 a 30 argumentos ao mesmo tempo,

retornando “VERDADEIRO” se apenas um argumento for verdadeiro e “FALSO” se
todos os argumentos forem falsos.
2.3 Estatística
Máximo
Excel Avançado 7
Retorna como resposta o valor máximo de um conjunto de argumentos.
Valores lógicos e texto são ignorados. Sua sintaxe é
igual a da função soma.
A formula da figura ao lado identifica o máximo valor
existente no intervalo de B3:B7, neste caso a
resposta é “500”.
Mínimo
Retorna o valor mínimo contido em um conjunto de valores. Texto e valores
lógicos são ignorados.
Média
Retorna uma média aritmética dos argumentos que podem ser números,
nomes ou referencias que contenham número.
CONT.SE
Se você possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas médias.
E você desejasse agora saber quantos alunos tiraram médias maior e igual a 9. Veja
o exemplo:
A B
1 ALUNO MÉDIAS
2 João 7
3 Maria 10
4 Márcio 6
5 Déborah 8
=CONT.SE(B2:B5;” >=9” )
Onde:
· (B2:B5) – referese ao endereço das células onde você desejar contar.
· ; utilizase como parte da sintaxe para separar.
· “ >=9” – referese a condição, ou seja, esta fórmula só irá contar as células que
contêm valores maiores ou igual a 9.
Siga a sintaxe, substituindo apenas os endereços e a condição para contar.
Depois das aspas você digita a condição. Pode ser também texto,
independente de texto ou valor, devese colocar entre as aspas.
Exemplo:
=CONT.SE(C2:C5;”APROVADO”)
Neste exemplo ele contará apenas as células que contêm a palavra
Aprovado.
CONTAR.VAZIO
Excel Avançado 8
Contar às células que estão vazias. Você gostaria de saber quantos alunos
estão sem a média. Exemplo:
A B
1 ALUNO MÉDIAS
2 João
3 Maria 10
4 Márcio
5 Déborah 8
6 Marta 10
7 Andréa
=CONTAR.VAZIO(B2:B7)
Onde:
· =CONTAR.VAZIO – é o nome da fórmula
· (B2:B7) – referese ao endereço das células
CONT.VALORES
Contar as células que não estão vazias no intervalo determinado, ou seja,
informa quantos registros existem em certo intervalo.
Exemplo:
Você gostaria de saber quantos alunos possuem na turma.
A B
1 ALUNO MÉDIAS
2 João
3 Maria 10
4 Márcio
5 Déborah 8
6 Marta 10
7 Andréa
=CONT.VALORES(A2:A7)
Onde:
· =CONT.VALORES – é o nome da fórmula
· (B2:B7) – referese ao endereço das células onde será contado os registros,
sendo eles texto ou número.
CONT.NÚM
Semelhante a anterior, porém sua função é contar células que possuem

registros numéricos no intervalo determinado.
Exemplo:
Você gostaria de saber quantos alunos já possuem a média.
Excel Avançado 9
A B
1 ALUNO MÉDIAS
2 João
3 Maria 10
4 Márcio
5 Déborah 8
6 Marta 10
7 Andréa
=CONT.NÚM(B2:B7)
Onde:
· =CONT.NÚM – é o nome da fórmula
· (B2:B7) – referese ao endereço das células onde será contado os registros
numéricos.
2.4 Matemática
Soma
Soma todos os números de um intervalo de células.
Mult (*)
Multiplica todos os valores informados como argumentos e retorna o produto.
Somase
Adiciona as células especificadas por um determinado critério ou condição.
SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_soma)
· intervalo – é o intervalo de células que se quer calcular.
· critérios – é um critério ou condição na forma de um número, expressão ou texto,
que definem quais células serão adicionadas.
· intervalo_soma – são células a serem somadas. Quando não especificadas, são
usadas as células do intervalo.
O objetivo da fórmula mostrada na

figura é somar os valores de todos os carros
de ano “1998”.
=SOMASE(B4:B9;1998;C4:C9)
A função irá procurar o critério (1998) no
intervalo (B4:B9) e irá somar tudo que estiver
na mesma linha dor intervalo no intervalo soma
(C4:C9).
2.5 Simulando uma Folha de Pagamento
Excel Avançado 10
A planilha de folha de pagamento é uma "tabela relatório" demonstrando as
ações de pagamento de uma empresa. Depois de pronta, a planilha deverá possuir
a característica apresentada na figura abaixo.
A pasta de trabalho com esta planilha já está pronta, com todas as
informações digitadas apenas pra nós trabalharmos as fórmulas.
A partir da célula S1 temos uma tabela que servirá

como base para definirmos o cargo do funcionário e
a quantidade de salários mínimos que esse
funcionário recebe. Utilizaremos a referencia da
tabela nos campos “Cargo” e “Nr. Sal.”.
Cargo: a fórmula para este campo, terá que procurar
o valor digitado no campo código na tabela
“Código/Cargo/Nr. Sal” e retornar como resposta o
cargo referente ao código que está na segunda
coluna. Mas antes que a função “PROCV” entre em
ação, temos primeiro que verificar se o código digitado está entre 1 e 17 (códigos da
tabela). Temos então uma condição que nos força a trabalhar com a função
“SE”, mas observe que temos que obedecer dois critérios para que o código seja
procurado.
1º) O código digitado deve ser >=1 (maior ou igual a) 1.
2º) O código digitado deve ser <=17 (menor ou igual a) 17.
O código deve estar de acordo com esses dois critérios para que a função
“PROCV” o procure na tabela. Temos agora a necessidade de trabalhar com uma
destas funções: E/OU.
Sabemos que o “SE” só permite um critério em seu teste lógico e precisamos
trabalhar com dois critérios. Vamos então, aninhar funções, trabalhando dentro do
teste lógico do “SE” a função “E”.
Teste Lógico Valor se verdadeiro Valor se falso
=SE(E(B6>=1;B6<=17);PROCV(B6;S2:U18;2);"Insira um código")
Excel Avançado 11
B6 = Código S2:U18= Tabela Código/Cargo/Nr. Sal.
Antes de repetir a fórmula para as outras células é necessário aplicar
referencia absoluta ao intervalo “S2:U18”. “$”
Nr. Sal.: este campo também será calculado com base no código que deverá
ser procurado na tabela, trazendo como resposta o valor da terceira coluna (número
de salários). A fórmula é semelhante a do cargo.
=SE(E(B6>=1;B6<=17);PROCV(B6;$S$2:$U$18;3);0)
Sal. Base: Neste campo faremos a multiplicação do salário mínimo vigente
que deverá ser indicado de forma absoluta com o número de salários.
=D6*$B$2 D6(Nr. De salário) B$2(Salário Mínimo)
Outros Rend.: Substitui Hora Extra ou qualquer outro valor que possa ser
inserido no salário do funcionário.
Sal. Bruto: é a soma do salário base com outros rendimentos.
=E6+F6
INSS: O valor do INSS será calculado com base no salário bruto recebido de
acordo com a tabela de alíquotas indicadas em seguida:
Excel Avançado 12
Devemos verificar em que faixa o salário se encaixa e multiplicar pela alíquota
correspondente. A fórmula pode ser trabalhada de várias formas, vamos trabalhar
com uma formula simplificada.
=SE(G6<=X3;G6*Y3;SE(G6<=X4;G6*Y4;SE(G6<=X5;G6*Y5;SE(G6<=X6;G6*Y6;SE
(G6>=W7;Z7)))))
Antes de repetir a fórmula para as outras células é necessário deixar com
referencia absoluta as células da tabela INSS.
Base IRRF: Antes de calcular o IRRF é necessário gerar uma base para o
calculo que é o salário bruto menos o INSS e a dedução por dependente. O calculo
é feito com base na tabela do IRRF.
Se o salário bruto menos o INSS for menor ou igual ao valor contido em AC3,
então a formula deverá tirar do salário bruto o INSS e diminuir desse resultado a
multiplicação da quantidade de dependente pela dedução por dependente.
=SE(G6H6<=AC3;G6H6K6*AF3;SE(G6H6<=AC4;G6H6K6*AF4;SE(G6
H6>AB5;G6H6K6*AF5)))
IRRF: O valor do IRRF será calculado de acordo com Base IRRF com base

na tabela do Imposto de Renda Retido na Fonte.
Devemos verificar em que nível da tabela a Base IRRF se encaixa e
multiplicar essa Base IRRF pela alíquota correspondente e subtrair desse resultado
a dedução correspondente.
Da mesma forma como fizemos na formula do INSS, faremos na do IRRF,
repetindo a sintaxe alterando as referências. A formula ficará conforme o modelo a
seguir:
=SE(I6<=AC3;I6*AD3AE3;SE(I6<=AC4;I6*AD4AE4;SE(I6>AB5;I6*AD5AE5)))
Depend.: Este número deverá ser fornecido pelo usuário para ser utilizado no
cálculo do salário família e na dedução do IRRF.
Sal. Fam.: Este campo será calculado de acordo com o número de
dependentes do funcionário, verificando primeiro se o salário bruto menor ou igual a
468,47, utilizando a cota de 11,26.
Excel Avançado 13
=SE(G6=0;0;SE(G6<=AH3;K6*AI3;0))
Tot. Desc.: Este campo deve somar tudo que está sendo descontado do
salário do funcionário, no caso, INSS e IRRF.
=H6+J6
Sal. Liq.: este campo é a soma do salário bruto com o salário família menos o
total de desconto
=G6+L6M6
Agora que todas as fórmulas estão definidas, copieas para as linhas de baixo
a fim de proporcionar desta forma o cálculo para os demais funcionários.
Total de Salários Pagos: Nesta parte da planilha, será calculado o total de
salários pagos.
=SOMA(G6:G15)
Média de Salários Pagos: Nesta parte da planilha, será calculada a média de
salários pagos.
=MÉDIA(G6:G15)
Maior Salário Pago: Nesta parte da planilha, será calculado o maior salário
pago.
=MÁXIMO(G6:G15)
Menor Salário Pago: Nesta parte da planilha, será calculado o menor salário
pago.
=MÍNIMO(G6:G15)
3 LISTA DE DADOS
Neste capítulo aprenderemos a trabalhar com uma lista de dados no Excel.
Uma lista de dados pode ser uma planilha criada diretamente no Excel ou dados que
foram obtidos a partir de uma fonte externa, tal como uma tabela de dados do
Microsoft Access ou dados de um arquivo do tipo texto.
Uma lista contém dados relacionados a um determinado assunto. Por
exemplo, você poderia ter uma lista com dados sobre os funcionários de sua
empresa ou com a lista dos pedidos efetuados em um determinado período. Uma
lista é como se fosse uma tabela de um banco de dados, onde cada coluna
representa um campo da tabela e cada linha é um registro.
Excel Avançado 14
Considere os seguintes detalhes sobre a lista:
· Cada coluna na lista representa um campo;
· Os rótulos de cada coluna representam os nomes dos campos;
· Cada linha representa um registro;
· A lista não deve conter linhas ou colunas em branco;
· Use somente uma lista em cada planilha. O ideal é que não exista nenhuma
outra informação, a não ser os dados da lista. Algumas funções de planilha, tais
como a filtragem, podem não funcionar corretamente se houver outros dados
além dos dados da própria lista.
· Cada coluna deve conter dados do mesmo tipo: texto, número, data, etc. Não
misture dados de diferentes tipos, na mesma coluna.
· Caso você tenha outros dados, além da lista, mantenha a lista separada dos
demais dados. Para isso mantenha, pelo menos, uma linha e uma coluna em
branco, entre a lista e os demais dados.
No exemplo da Figura abaixo, uma lista, na qual são listados os diversos
pedidos para uma determinada empresa. Observe que a primeira linha contém os
campos. Cada coluna representa um campo. Cada linha representa um registro
completo.
Excel Avançado 15
Neste capítulo aprenderemos a fazer as seguintes operações com Lista de
dados no Excel:
Estas operações são especialmente úteis quando queremos ter diferentes
visões dos dados de uma lista. Por exemplo, você pode querer pesquisar apenas os
pedidos para o Brasil, no ano de 1996; ou todos os pedidos para o Brasil e também
para os EUA que ocorreram em um determinado período e assim por diante.
Também aprenderemos a utilizar em detalhes o comando AutoFiltro, o qual é
muito útil quando queremos efetuar consultas rápidas nos dados, de tal forma que
podemos alterar os critérios de pesquisa de uma maneira fácil e rápida.
Na seqüência aprenderemos a usar os operadores “E” e “OU” para trabalhar
com múltiplos critérios. Também veremos como usar faixas de células para tornar a
definição de critérios mais dinâmica, o que facilita a alteração do valor de um ou
mais critérios.
Para encerrar o capítulo, trataremos sobre o uso de Critérios calculados e
sobre a criação de Subtotais para a analise de dados. Veremos apenas uma
introdução sobre o uso de Subtotais.
3.1 Ordenando Listas
Uma vez que temos uma lista no Excel, quer esta lista tenha sido importada
ou digitada diretamente no Excel, podemos realizar uma série de operações sobre
os dados da lista. Podemos classificar a lista de acordo com uma ou mais colunas,
podemos aplicar filtros na lista, podemos criar listas ordenadas personalizadas e
assim por diante. Quando classificamos uma lista, o Microsoft Excel reordena as
Excel Avançado 16
linhas da lista de acordo com o conteúdo da coluna (ou das colunas), selecionadas
para ordenação. Por Exemplo, se você define que a lista seja ordenada em ordem
crescente pelo campo PaísDeDestino, as linhas serão reordenadas para ficar em
ordem alfabética crescente do campo PaísDeDestino.
Neste e no próximo tópico aprenderemos a fazer a classificação (ordenação)
de uma lista de acordo com uma ou mais colunas de dados.
Considere o exemplo das duas planilhas a seguir, onde a primeira não está
classificada e a segunda está ordenada pelo campo Pai.
Não ordenada Ordenada pelo campo País
Vamos utilizar um exemplo prático para aprender a fazer a ordenação de uma
lista usando Microsoft Excel. Utilizaremos uma lista de pedidos contida na planilha
representada na penúltima figura.
Neste tópico aprenderemos a ordenar por uma única coluna e classificar a
listagem primeiro pelo País e depois pela DtPedido:
1. Para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas, basta
selecionar uma das células que fazem parte da lista.
2. Em seguida selecione o comando Dados > Classificar. Observe que ao
selecionar este comando, todas as linhas da lista são automaticamente
selecionadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das
colunas.
3. Será exibida a janela Classificar, indicada na Figura a seguir.
Excel Avançado 17
4. Nesta janela podemos classificar a lista por até três campos diferentes. Uma
na lista Classificar por, outra na lista Em seguida por e outro na lista E depois
por. Além de selecionar um campo para fazer a classificação, também
podemos definir se a classificação será Crescente ou Decrescente. No grupo
Minha lista tem, informamos se a primeira linha da lista contém dados ou
contém rótulos dos campos.
5. Vamos classificar pelo campo País. Na lista Classificar por selecione País,
clique em Crescente e clique em OK. A lista de pedidos será classificada em
ordem alfabética pelo campo País, conforme indicado na Figura abaixo.
Excel Avançado 18
6. Clique em uma das células da lista.
7. Em seguida selecione o comando Dados > Classificar.
8. Na lista Classificar por selecione DtPedido, clique em Crescente e clique em
OK. A lista de pedidos será em ordem cronológica do campo DtPedido, como
mostra a Figura seguinte.
Agora veremos um exemplo prático de como classificar uma lista com base
duas ou mais colunas. Por Exemplo, você pode querer classificar a lista primeiro
pelo País e, dentro de um País, pela Cidade de Destino. Neste caso basta fazer a
classificação da lista definindo os campos de classificar nesta ordem: Primeiro o
País e depois a Cidade.
Você também poderia classificar pelo País, depois pela Cidade e, dentro de
Cidade pelo Número de pedido ou pela Data do pedido.
Para classificar por mais de três colunas você precisa dividir o processo de
classificação em etapas. Por exemplo, se você quiser classificar pelo País, dentro de
País pela Cidade, dentro da Cidade pela Data do pedido e, dentro de uma mesma
Data pelo Número do Pedido, basta seguir as seguintes etapas:
1. Classificar pela coluna Número do pedido.
2. Estando a lista classificada pela coluna Número de pedido, classifique
pela coluna Data do pedido.
3. Estando a lista classificada pelo campo Data do pedido, classifique pela
coluna Cidade.
4. Estando a lista classificada pelo campo Cidade, classifique pela coluna
País.
Excel Avançado 19
Observe que para classificar por mais de três colunas, vamos classificando,
coluna a coluna, da mais específica – Número do pedido, para a mais geral – País.
Agora vamos fazer um exemplo prático, onde vamos classificar uma lista de

Pedidos, com base nas colunas País, Cidade e Número do pedido.
1. Observe que a lista está classificada pelo Número de Pedido.
2. Para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas, basta
clicar em uma das células que fazem parte da lista.
3. Em seguida selecione o comando Dados > Classificar.
4. Será exibida a janela Classificar.
5. Para efetuar a classificação desejada, selecione as configurações indicadas
na Figura abaixo.
6. Com isso você obterá o resultado indicado na Figura seguinte.
Excel Avançado 20
3.1.1 Criando Listas de Ordenação Personalizada
Além das ordenações padrões, tais como alfanuméricas, número e data, você
pode criar listas de ordenação personalizadas. Por exemplo, vamos supor que você
quer classificar os dados de vendas, de acordo com a seguinte ordem de código:
BCCKL
ADLKJ
CFFYK
LDDAC
Observe que essa lista não está em ordem alfabética. Para criar uma ordem
de acordo com a lista, ou seja, primeiro a linha para o produto BCCKL, depois as
linhas para o produto ADLKJ e assim por diante, você deve criar uma lista de
ordenação personalizada. Este será o assunto deste tópico. Por padrão o Excel já
cria listas personalizadas pra os dias da semana (por extenso e abreviado) e para os
meses do ano (por extenso e abreviado).
Nesta lição aprenderemos a criar e a utilizar uma lista personalizada, para

classificar as linhas de acordo com os elementos da lista personalizada. Considere a
lista da Figura a seguir:
Vamos a um exemplo prático sobre a criação e utilização de listas

personalizadas.
1. Agora vamos criar uma lista de classificação personalizada. Vamos definir a

seguinte lista:
KOENE
Excel Avançado 21
ALFKI
DRACD
QUICK
Observe que a lista não está em ordem alfabética. Após a classificação serão
listados primeiro os pedidos para o cliente KOENE, em seguida para ALFKI e assim
por diante.
2. Para criar uma lista de classificação personalizada selecione o comando,
Ferramentas > Opções.
3. Dê um clique na guia Listas.
4. Serão exibidas as listas já existentes, criadas automaticamente pelo Excel,
conforme citado anteriormente.
5. Para criar uma nova basta digitar os valores da lista, no campo Entrada da
lista, uma entrada em cada linha, conforme indicado na Figura a seguir.
6. Após ter digitado os valores da lista, basta clicar no botão Adicionar. A nova
lista será criada e exibida no campo Listas personalizadas, abaixo das listas
já existentes.
7. Clique em OK.
8. Agora vamos classificar a planilha com base nos valores da lista recém
criada.
9. Selecione uma das células da lista e selecione o comando Dados >
Classificar.
10. Na lista Classificar por selecione o campo Cliente. Vamos classificar pelo
campo Cliente, pois os valores da lista são deste campo.
11. Para informar ao Excel que, ao invés da ordem alfabética padrão, devem ser
usados os valores da lista, clique no botão Opções.
12. Será exibida a janela Opções de classificação. Na lista “Ordem de
classificação da primeira chave” é selecionado o valor Normal. Normal
significa ordem alfabética para campos texto, ordem numérica para campos
numéricos ou ordem de data para campos do tipo data / hora.
Excel Avançado 22
13. Na lista “Ordem de classificação da primeira chave” você seleciona a lista
personalizada a qual servirá como base para a classificação da planilha. Abra
a lista e selecione a lista criada anteriormente, conforme indicado na Figura
seguinte.
14. Após selecionar a lista clique em OK.
15. Você estará de volta à janela Classificar.
16. Clique em OK.
17. Você está de volta a planilha.
18. Observe que a planilha foi classificada de acordo a ordem definida na lista
personalizada, conforme indicado na Figura a seguir.
Excel Avançado 23
19. Observe que os pedidos estão classificados de acordo com a ordem da lista:
KOENE
ALFKI
DRACD
QUICK
3.2 Filtro de Dados
Quando trabalhamos com listas muito extensas, com milhares de linhas, pode
haver a necessidade de “filtrar” a lista, para que sejam exibidas somente as linhas
onde um ou mais campos atendam determinados critérios.
Por Exemplo: podemos filtrar uma lista de Pedidos para que sejam exibidos
apenas os pedidos para o Brasil; ou apenas os pedidos em que o país é Brasil e a
cidade é São Paulo. Podemos avançar mais ainda na definição de critérios de
pesquisa. Por exemplo, podemos fazer com que sejam exibidos apenas os pedidos
para o Brasil, cidade São Paulo ou Campinas, para o ano de 1997. Observe que
estamos definindo três critérios de filtragem.
País=Brasil
Cidade=São Paulo ou Cidade=Campinas
Ano do pedido=1997
Filtrar é uma maneira rápida e prática para que possamos trabalhar apenas

com um conjunto reduzido de linhas. Quando aplicamos um filtro a uma lista,
somente serão exibidas as linhas que atenderem aos critérios especificados. Uma
vez removidos os filtros, todas as linhas voltarão a ser exibidas.
Com o Excel, dispomos das seguintes ferramentas de filtragem:
1. AutoFiltro > Utilizado para filtrar utilizando critérios básicos.
2. Filtro Avançado > Utilizado para definição de critérios mais complexos.
Quando usamos a função AutoFiltro, o título de cada coluna é transformado

em uma lista, com todos os valores disponíveis para esta coluna, conforme indicado
na Figura abaixo.
Excel Avançado 24
3.2.1 AutoFiltro
Considere a planilha da figura acima e use o AutoFiltro para aplicar critérios

de pesquisa pelo Pais, Cidade e Código do Cliente.
1. Para habilitar o recurso de AutoFiltro selecione o seguinte comando: Dados >
Filtrar > AutoFiltro.
Dica – Antes de executar o comando acima, selecione uma célula de dentro
da lista. Isto fará com que a toda a lista seja selecionada ao ativar o
AutoFiltro.
2. Observe que o cabeçalho de cada coluna é transformado em uma lista de
valores. Nesta lista, são exibidos, em ordem crescente, todos os valores
possíveis para a referida coluna.
3. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para o Brasil, conforme indicado na
Figura abaixo:
4. Após selecionar Brasil na lista países, a lista será filtrada e serão exibidos
apenas os pedidos onde o campo País é igual a Brasil, conforme indicado na
Figura a seguir:
Excel Avançado 25
5. Na prática, o que o Excel faz é apenas ocultar as linhas que não atendem o
critério de filtragem definido.
3.2.2 Filtrando Dados – Personalizando Critérios
Aplicaremos agora um critério personalizado na lista do campo Cidade, de
forma que sejam exibidos os pedidos de duas cidades: São Paulo e Campinas.
1. Selecione na lista do campo Cidade a opção Personalizar...será exibida a
janela Personalizar AutoFiltro, conforme indicado na Figura a seguir:
2. Na janela Personalizar AutoFiltro, podemos definir condições personalizadas,
para faixas de valores.
3. Existe uma lista de operadores prédefinidos, conforme indicado a seguir:
é igual a começa com
é diferente de não começa com
é maior do que termina com
é maior ou igual a não termina com
é menor do que contém
Excel Avançado 26
é maior ou igual a não contém
4. No nosso exemplo vamos selecionar é igual a e no primeiro campo de
valores selecionar a cidade São Paulo clicando no DropDown.
5. Agora selecione no segundo campo de operadores é igual a também e no
segundo campo de valores selecione a cidade de Campinas.
6. Temos disponível duas funções “E” e “OU”. Que dever ser utilizadas quando
trabalhamos com dois critérios diferentes. Neste caso selecione a função
“OU” e clique no botão OK.
7. Observe então que serão exibidas apenas as linhas que obedecem aos
critérios definidos.
8. Para finalizar este exemplo personalizaremos o AutoFiltro para que sejam
exibidos somente os pedidos do ano de 1997.
9. Selecione na lista do campo DtPedidos Personalizar e configure de acordo
com a Figura a seguir:
10. Clique no botão OK e observe como ficará a lista.
País=Brasil
Cidade=São Paulo ou Cidade=Campinas
Ano do pedido=1997
11. Para exibir todos os registros clique na lista dos campos e clique na opção
Tudo.
12. Para desligar o AutoFiltro execute o comando Dados > Filtrar > AutoFiltro.
3.2.3 Filtrando Dados – Dicas de Personalização
1. Digamos que você queira filtrar os pedidos onde o nome do país inicia com
uma das seguintes letras: A, B, C, D, E, F, G ou H. Observe que as letras
estão em uma faixa contínua, de A até Z.
Excel Avançado 27
2. Para definir o critério na coluna país, abra a lista de valores no cabeçalho
desta coluna e clique na opção personalizar...será exibida a janela
Personalizar AutoFiltro. Defina as configurações indicadas na Figura abaixo:
3. Observe que sendo intervalo contínuo, é possível definir os critérios usando
as opções é maior ou igual a e é menor ou igual a. O Excel atende estas
operações, mesmo para campo do tipo texto.
4. Clique em OK e serão exibidos apenas os pedidos para os países em que a
primeira letra do nome está na faixa de A até H, conforme indicado na Figura
a seguir:
Nota – Para campos do tipo texto você pode utilizar os caracteres coringa * e
?. O * significa literalmente, qualquer coisa. O ? significa um único caractere. Os
exemplos a seguir, aplicados ao campo País, ajudam a esclarecer o uso desses
caracteres:
A* > Retorna todos os países que iniciam com a letra A, independente do
que vem após a primeira letra, ou seja, qualquer coisa após a primeira letra.
Excel Avançado 28
A*A > Todos os países em que a primeira letra é A e a ultima letra também é
A (Alemanha, Argentina, etc.), independente (qualquer coisa) do que está entre a
primeira e a ultima letra.
?A* > Todos os países em que a segunda letra é A, independente da
primeira letra (?) e do que vem após a segunda letra (*).
5. Agora dentro dos países já filtrados, vamos pedir que sejam exibidos apenas
os 20 com maior valor de frete. Neste caso vamos utilizar a opção 10
primeiros. O nome da opção é um pouco estranho, mas ao selecionar esta
opção, podemos selecionar qualquer número de registros, tanto os primeiros
(maiores valores do campo), quanto os últimos (menores valores dos
campos): também podemos selecionar um percentual do número de linhas a
ser exibido. Por exemplo, se tivermos 100 linhas e pedimos para exibir 20%
maiores, serão exibidas as 20 linhas, com os maiores valores no campo que
está sendo filtrado.
6. Abra a lista da coluna Frete e selecione a opção 10 primeiros. Será exibida a
janela AutoFiltro – 10 primeiros, conforme indicado na Figura a seguir:
7. Na lista Mostrar você seleciona se deseja que sejam exibidos os maiores
valores (Primeiros) ou os menores valores (Últimos). No campo do meio da
janela você define o número ou percentual de linhas a ser exibidas. Na ultima
lista você define se devem ser exibidos um determinado número de linhas
(opção itens) ou um percentual do número de linhas (opção por cento).
8. No nosso exemplo queremos exibir as 20 linhas com os maiores valores do
freite. Na primeira lista selecione Primeiros, no campo do meio digite 20 e na
ultima lista selecione Itens. Clique em OK. Serão exibidos apenas os pedidos
para os países em que a primeira letra está na faixa de A até H e, dentro
desta faixa, apenas os 20 pedidos com os maiores valores de frete, conforme
indicado na figura abaixo:
Excel Avançado 29
4 IMPORTANDO DADOS
Existem situações onde os dados que você precisa analisar não estão no
formato de uma planilha do Excel. Por exemplo, estes dados podem estar em um
arquivo do tipo texto, no formato de texto delimitado ou separado por vírgula, ou
podem estar em uma tabela do Microsoft Access. Nestas situações você deseja
importar estes dados para dentro de uma planilha do Excel, para poder utilizar as
funcionalidades de analise de dados do Excel.
Neste tópico vamos tratar sobre a importação de dados a partir de arquivos
do tipo texto. Existem dois formatos padrão quando se trata de arquivos do tipo
texto. Antes de aprender a fazer a importação para o Excel, vamos aprender os dois
formatos de texto mais comumente utilizados.
4.1 Arquivos de Texto no Formato Tamanho Fixo:
Na Figura abaixo temos um exemplo de arquivo de texto, onde os dados
estão no formato tamanho fixo. Este exemplo é baseado no arquivo
PedidosTamanhoFixo.txt, o qual está disponível na pasta Excel Avançado.
Excel Avançado 30
Neste formato cada campo começa em uma determinada coluna e termina
em uma posição fixa.
4.2 Arquivos de Texto no Formato com Separador de Campos:
Na Figura a seguir, temos um exemplo de arquivo de texto, onde os dados
estão no formato com separador de campos. Este exemplo é baseado no arquivo
PedidosDelimitado.txt, o qual está disponível na pasta Excel Avançado.
Excel Avançado 31
Neste formato cada linha contém um registro, porém os campos são
separados por um determinado separador, que no exemplo da figura acima é o
pontoevírgula (;). Cada linha contém um registro completo. Podemos ter diferentes
separadores, sendo que um dos mais comuns é a vírgula. Arquivos cujo separador é
a vírgula podem ter uma extensão .csv – Comma Separated Value (Valores
separados por vírgula). Arquivos .csv podem ser abertos diretamente pelo Excel.
O formato com separador de campos é mais facilmente reconhecido pelo
Excel e menos propenso a gerar erros durante a importação. Sempre que possível,
procure os dados neste formato, ao invés do formato de tamanho fixo.
4.3 Importar Dados de um Arquivo de Texto – O comando Dados > Obter
dados externos...:
Vamos aprender a fazer a importação de dados para o Excel, a partir de um
arquivo do tipo texto. Aprenderemos a fazer a importação através de um exemplo
prático. Vamos criar uma nova planilha, salvála na pasta Excel Avançado, com o
nome Exemplo 01 e importar os dados do arquivo PedidosDelimitado.txt. para dentro
desta planilha.
1. Selecione o comando Dados > Obter dados externos > Importar arquivo de
texto...
2. Será aberta a janela Importar arquivo de texto, na qual você deve informar o
arquivo onde estão os dados a serem importados. Navegue até a pasta Excel
Excel Avançado 32
Avançado e marque o arquivo PedidosDelimitado.txt, conforme indica na
Figura a seguir.
3. Clique no botão Importar.
4. Será aberto o assistente de importação de texto. Este Assistente irá conduzi
lo durante o processo de importação de dados do arquivo
PedidosDelimitado.txt.
5. Na primeira etapa do assistente você deve informar o formato dos dados. No
nosso exemplo, certifiquese de que a opção Delimitado esteja selecionada,
conforme indicado na Figura a seguir. Nesta etapa você pode também definir
em qual linha inicia a importação, por padrão a importação inicia a partir da
primeira linha.
6. Clique no botão Avançar.
Excel Avançado 33
7. Na Segunda etapa do assistente você deve informar qual o caractere utilizado
como separador de campo. No nosso exemplo está sendo utilizado o ponto–
e–vírgula. Marque a opção pontoevírgula, conforme indicado na Figura
abaixo e observe que o Excel adiciona linhas divisórias entre os campos.
8. Clique no botão Avançar.
9. Será exibida a ultima etapa do assistente de importação. Nesta etapa você
pode definir o tipo de dado para cada campo que está sendo importado. Você
também tem a opção de não importar determinados campos. Para definir o
tipo de dados de um determinado campo, clique no cabeçalho do campo para
selecionar toda a coluna e em seguida clique no tipo desejado (Geral, Texto
ou Data). Se não quiser importar determinada coluna, basta marcála e
depois clicar em Não importar coluna (ignorar). O botão Avançado permite
que você defina qual o símbolo de separador decimal, que por padrão é a
vírgula e o símbolo de milhar, que por padrão é o ponto. Estas opções são
úteis quando você estiver importando dados que estão num formato fora do
padrão, como por exemplo, o padrão americano que usa o ponto como
separador decimal e a vírgula como separador de milhar.
10. Na figura a seguir vemos a ultima tela do assistente.
11. Clique no botão concluir. Surge uma tela perguntando se você deseja
importar os dados para a planilha atual ou para uma nova planilha. Certifique
se de que a opção planilha existente esteja marcada e dê um clique em OK.
Pronto, os dados serão importados para o Excel conforme indicado na Figura
seguinte.
Excel Avançado 34
Nota: É importante salientar que nenhum vínculo é mantido entre os dados
que foram importados e o arquivo original. Se os dados forem modificados, o arquivo
original não será modificado e viceversa.
4.4 Importando Banco de Dados
A partir do Excel também é possível acessar dados que estão em outros
formatos de arquivos que não no formato de arquivo de texto. É possível acessar
dados diretamente de um banco de dados do Microsoft Access, do SQL Server.
Neste lição aprenderemos a acessar dados que estão em arquivos do tipo
.dbf. Arquivos .dbf são arquivos no formato do Dbase III, Dbase IV ou Dbase V. O
Dbase foi um dos gerenciadores de banco de dados mais utilizado na época do MS
DOS.
Vamos abrir o arquivo Pedidos.dbf.
Excel Avançado 35
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando Arquivo > Abrir.
3. Navegue até a pasta C:\ExcelAvançado.
4. Na lista Arquivos do tipo, selecione Arquivos do dBase (*.dbf).
5. Selecione o arquivo Pedidos.dbf. A sua janela deverá estar conforme indicado na
Figura abaixo.
6. Clique no botão Abrir e pronto, os dados do arquivo Pedidos.dbf serão
carregados no Excel, conforme indicado na Figura.
Nota: É importante observar que, neste caso, não foi feita uma importação de
dados. Como o Excel reconhece o formato .dbf, acessamos os dados diretamente a
partir do arquivo Pedidos.dbf. Na prática, isto significa que, se fizermos alterações
nestes dados vamos alterar o próprio arquivo Pedidos.dbf.
7. Agora vamos salvar estes dados no formato de um arquivo .xls. Fazendo isso
teremos duas cópias separadas dos dados. Uma que permanece no arquivo original,
Pedidos.dbf. Outra na nova planilha que será criada Exemplo 02.xls. As duas
cópias não mantém nenhuma espécie de vínculo. Se fizermos alterações na planilha
Exemplo 02.xls , estas alterações não serão feitas no arquivo Pedidos.dbf e vice
versa.
8. Na lista Salvar como tipo:, selecione sua Pasta de trabalho do Microsoft Excel
972000...
11. No campo Nome do arquivo digite o nome que desejar como import_dados.xls.
Excel Avançado 36
Em determinadas situações pode ser necessário acessar, a partir do Excel,
dados de uma ou mais tabelas que estão em um banco de dados do Microsoft
Access. Estando no Excel, não temos como importar os dados diretamente de
tabelas do Microsoft Access. Faremos o contrário, entraremos no banco de dados do
Microsoft Access, onde estão os dados a serem acessados e exportaremos a
respectiva tabela no formato de uma planilha do Excel. Depois é só abrir a planilha
diretamente no Excel.
É importante salientar que, usando este procedimento, nenhum vínculo será
mantido entre os dados que estão no Microsoft Access e a planilha com os dados
exportados. Em outras palavras, ao alterarmos os dados originais, os dados da
planilha não serão alterados e viceversa, ou seja, são duas cópias completamente
independentes dos dados.
Obs: Para o exemplo deste tópico, trabalharemos com o arquivo Mod1.mdb.
Conforme veremos neste tópico, é bem simples exportar dados de uma tabela
do Microsoft Access para uma planilha do Excel. Quando os dados são exportados,
uma nova planilha será criada. Se uma planilha, com o mesmo nome da que está
sendo criada, já existir, o Access perguntará se desejamos excluir a planilha
existente e criar uma nova. Não é possível manter a planilha existente e apenas
acrescentar os dados que estão sendo exportados.
Vamos, novamente, utilizar um exemplo prático. Abriremos o banco de dados
Mod1.mdb. Em seguida exportaremos os dados da tabela Pedidos para a planilha
Exemplo 03.xls , na pasta C:\ExcelAvançado . Então, mãos à obra.
Vamos abrir o arquivo Mod1.mdb no Microsoft Access e exportar a tabela Pedidos
para o arquivo C:\ExcelAvançado\Exemplo 03.xls
1. Abra o Microsoft Access.
2. Abra o arquivo C:\ExcelAvançado\ Mod1.mdb.
3. Clique na guia Tabelas.
4. Dê um clique simples na tabela Pedidos para marcála.
5. Selecione o comando Arquivo > Exportar.
6. Será aberta a janela "Exportar Tabela 'Pedidos'.
7. Navegue até a pasta C:\ExcelAvançado.
8. No campo Nome do arquivo digite Exemplo 03.xls.
9. Na lista Salvar como tipo selecione Microsoft Excel 972000 (*,xls).
10. Sua janela deve estar conforme indicado na Figura.
Excel Avançado 37
11. Clique em Salvar.
12. Os dados da tabela Pedidos serão salvos no arquivo Exemplo 03.xls.
13. Você estará de volta ao Microsoft Access.
14. Feche o Microsoft Access.
Agora vamos abrir o arquivo Exemplo 03.xls e conferir se os dados foram
realmente exportados com sucesso.
1. Abra o Excel.
2. Abra o arquivo C:\ExcelAvançado\Exemplo 03.xls .
3. Você deverá obter os dados indicados na Figura abaixo:
Com isso encerramos os nossos estudos sobre importação e exportação de

dados com o Microsoft Excel.
Excel Avançado 38
4.5 Importação de Dados da Internet
Imagine precisar usar constantemente os valores cotados do dólar e de outras
moedas, pois está trabalhando numa empresa de importação e exportação e sua
função é orçar valores para poder efetuar propostas de compra e venda.
Pois bem! Normalmente, você anotaria os valores desejados num papel para
depois transcrevêlos na planilha. Esta solução não é melhor, pois se torna
cansativa, uma vez que deve ser feita com freqüência.
A forma correta para proceder com o MSExcel é o seguinte:
1. Abra um browser (página da web) que tenha cotações de diversas moedas (por
exemplo: Dinheiro Vivo).
2. Identifique a parte do site que oferece as cotações.
3. Selecione o trecho que deseja transportar para o MSExcel.
4. Clique com o botão direito do mouse sobre a área selecionada.
5. Peça copiar ou copy.
6. Execute o <ALT>+<TAB> para chegar até o MSExcel.
7. Execute o comando – Editar – Colar.
8. Surge o botão da Marca inteligente. Clique nela e peça a opção Criar consulta à
Web atualizável.
9. Imediatamente é apresentado de novo o browser Nova consulta à Web, porém
para ser escolhida definitivamente a parte que será copiada.
10. Maximize a tela Nova consulta à Web.
11. Vá até o item existente na página da web chamado de Plugado e clique sobre a
seta à esquerda do nome, de tal forma que ela se transforme numa marca de
selecionada.
12. Após ter feito a seleção da parte que deve ser levada à planilha, clique sobre o
botão Importar que está na parte de baixo, do lado direito.
4.5.1 Atualizar os Dados Importados
Os dados que foram trazidos da página da web não são atualizados
automaticamente. A sua atualização se dá de duas formas distintas:
· Por meio de solicitação;
· Automaticamente de tempo em tempo.
Para atualizar os dados existentes por meio de solicitação, basta
simplesmente proceder da seguinte forma:
1. Clicar na faixa que foi importada com o botão direito do mouse.
2. Escolher a opção Atualizar dados.
O benefício de atualizar desta forma é para não ficar dependendo de
atualizações cujos valores já foram acertados. Ou seja, após ter fechado um preço
de compra ou venda numa cotação aprovada, de nada ajuda ter esses valores
atualizados novamente, uma vez que todos os seus cálculos têm que estar focados
no valor aprovado e não nos valores novos.
Para atualizar automaticamente os dados existentes basta proceder da
seguinte forma:
1. Clicar na faixa que foi importada com o botão direito do mouse.
Excel Avançado 39
2. Escolher a opção Propriedade do intervalo de dados..., que vai leválo
até a caixa de diálogo Propriedades do intervalo de dados externos.
3. Escolha o item Atualizar a cada.
4. Determine 30 minutos, por exemplo.
5. Finalize com OK.
A vantagem de escolher esta opção
é não precisar efetuar solicitações de
tempos em tempos, entretanto a sua
necessidade é manter um
acompanhamento das cotações durante o
período.
5 VALIDAÇÃO DE DADOS
A validação de dados permite que você defina restrições para os valores que
podem ser inseridos em uma célula. Para acessar esta ferramenta, selecione
primeiramente as células que serão validadas e clique no menu Dados – Validação.
Uma caixa de diálogo semelhante à figura ao lado será exibida na tela, possui três
guias: Configurações, mensagem de entrada e alerta de erro.
5.1 Guia Configurações
Definimos o critério de validação. Clique em uma opção de validação de
dados na caixa Permitir para aplicar restrições à entrada de dados nas células
selecionadas na planilha. Clique na opção Personalizar para inserir uma fórmula,
usar uma expressão ou fazer referência a um cálculo em outra célula para
determinar entradas válidas.
Em dados, clique no operador de comparação que você deseja usar. Os
operadores disponíveis dependem do tipo de dados escolhido na caixa Permitir.
Em fórmula: Insira o valor mínimo, a data inicial ou a hora inicial como valor,
referência de célula ou fórmula para a opção de validação de dados escolhida na
caixa Permitir.
Ignorar em branco: Interrompe a exibição de uma mensagem de erro quando
uma célula restrita ou uma célula dependente de referências ou fórmulas está em
branco.
Aplicar alterações a todas as células com as mesmas configurações: Aplica
todas as restrições, mensagens de entrada e mensagens de erro exibidas nessa
caixa de diálogo às outras células na planilha que possuem as mesmas
configurações de validação de dados das células selecionadas.
Excel Avançado 40
5.2 Guia Mensagem de Entrada
Marque a caixa de seleção Mostrar mensagem de entrada ao selecionar
célula para exibir uma mensagem que solicita entrada na célula selecionada.
5.3 Guia Alerta de Erro
Marque a caixa de seleção Mostrar alerta de erro após a inserção de dados

inválidos para exibir uma mensagem de alerta de erro quando dados incorretos
forem inseridos em uma célula ou para evitar a entrada de dados incorretos.
6 CONGELANDO PAINÉIS E CONSOLIDANDO DADOS
6.1 Congelando Painéis
Através do menu Janela/Congelar painéis podemos definir que a linha de
cabeçalho da planilha permaneça sempre visível mesmo rolando a tela para baixo. Também
é possível congelar a coluna ou colunas imediatamente a esquerda do ponto onde
congelamos.
A regra é bem simples. A partir do ponto onde o cursor está posicionado,
quando congelar painéis, será congelado as linhas acima e a esquerda do cursor.
Se posicionar o cursor em A2 será congelado a linha 1, porém não será congelado
nenhuma coluna, pois a esquerda de A2 não há colunas, mas se posicionarmos o
cursor em B2, será congelado a linha 1 e a coluna A, que estão respectivamente
acima e a esquerda do cursor.
Congelar painéis permite selecionar dados que permanecem visíveis quando
você rola em uma planilha. Por exemplo, mantendo rótulos de linha e coluna visíveis
enquanto você rola.
1. Para congelar um painel, siga um destes procedimentos:
O painel horizontal superior Selecione a linha abaixo do local onde você
deseja que apareça a divisão.
O painel vertical esquerdo Selecione a coluna à direita do local onde você
deseja que apareça a divisão.
Os painéis superior e esquerdo Clique na célula abaixo e à direita do local
onde você deseja que apareça a divisão.
2. No menu Janela, clique em Congelar painéis.
Excel Avançado 41
6.2 Consolidação de Dados
Para consolidar dados, combine os valores de diversos intervalos de dados. Por
exemplo, se tiver uma planilha de valores de despesa de cada um dos escritórios regionais,
você poderá usar uma consolidação para combinar esses valores em uma planilha de
despesas corporativas.
O Excel fornece diversas maneiras de consolidar dados. O método mais flexível é
criar fórmulas que fazem referência a células em cada intervalo de dados que você está
combinando. As fórmulas que fazem referência a células em várias planilhas são chamadas
fórmulas 3D.
Usando fórmulas 3D
Quando você usa referências 3D (referência 3D: uma referência a um

intervalo que abrange duas ou mais planilhas em uma pasta de trabalho.) em
fórmulas, não há restrições para o layout dos intervalos separados de dados. Você
pode alterar a consolidação da maneira que for necessária. A consolidação será
alterada automaticamente quando os dados nos intervalos de origem forem
alterados.
Use fórmulas para combinar dados No exemplo a seguir, a fórmula na célula
A2 adiciona três números que estão localizados em posições diferentes em três
planilhas distintas.
Adicione dados a uma consolidação com referências 3D Quando todas as
planilhas de origem têm o mesmo layout, você pode usar um intervalo de nomes de
planilha em fórmulas 3D. Para adicionar outra planilha à consolidação, basta mover
a planilha para o intervalo ao qual sua fórmula se refere.
Excel Avançado 42
Consolidando por posição
Consolide por posição quando os dados de todas as áreas de origem
estiverem organizados em ordem e local idênticos. Por exemplo, se você tiver dados
de uma série de planilhas criadas a partir do mesmo modelo, será possível
consolidar os dados por posição.
Você pode configurar a consolidação para que seja atualizada
automaticamente quando os dados de origem forem alterados, mas não pode alterar
quais células e intervalos estão incluídos na consolidação. Outra opção possível é
atualizar a consolidação manualmente, o que permite alterar as células e intervalos
incluídos.
Consolidando por categoria
Consolide por categoria quando você desejar resumir um conjunto de
planilhas que tenham os mesmos rótulos de linha e coluna, mas que organizem os
dados de forma diferente. Esse método combina dados com rótulos correspondentes
de cada planilha.
Você pode configurar a consolidação para ser atualizada automaticamente
quando os dados de origem forem alterados, mas não pode alterar quais células e
intervalos estão incluídos na consolidação. Como alternativa, você pode atualizar a
consolidação manualmente, o que permite alterar as células e intervalos incluídos.
7 ANÁLISE DE DADOS
Definise análise de dados como a tarefa de organizar e efetuar a

interpretação de dados numéricos. Nada melhor par efetuar esta tarefa do que uma
planilha eletrônica, pois ela ajuda a controlar de forma mais eficiente sua atividades
diárias. Neste capítulo, será demonstrado como fazer o uso de recursos tais como:
cenário, atingir meta, auditar células, distribuição de freqüência, entre outros.
7.1 Utilizar Cenários
Havendo a necessidade de efetuar a comparação de resultados diferentes

para um mesmo tipo de dado, pode ser utilizado o recurso de cenários. Esse recurso
é bastante útil na elaboração de simulações, pois permite que sejam efetuados
Excel Avançado 43
cruzamentos de valores, sem que haja a necessidade de modificálos a toda hora
dentro da planilha.
Para fazer o uso dessa ferramenta, é necessário estabelecer de exibição de
cenários, os quais se caracterizam por ser o conjunto de diferentes dados
estabelecidos para mesma região nomeada de uma planilha, e que serão utilizados
como motivos da simulação.
1. Por exemplo, digite uma planilha como mostra a figura abaixo:
Planilha a ser usada com o gerenciador de cenário
2. Na célula C7: defina a função: = soma (C3 : C5)
3. Na célula C13: defina a função: = soma (C9 : C11)
4. E, por fim na célula C15: inclua a função: =C7C13
A partir da célula C3: devem ser digitados os valores das receitas, indicados
na figura abaixo e utilizado o Gerenciador de Cenários para criar uma versão com o
nome Receitas Normais para a Faixa de células C3:C5.
Excel Avançado 44
Lançamento dos valores de receita.
5. Para acionar e Gerenciador de Cenários, selecione a faixa de células C3:C5 e
execute o comando:
Ferramentas
Cenários...
Será apresentada a caixa de diálogo gerenciador de cenários, Conforme

figura abaixo:
Caixa de diálogo Gerenciador de cenários.
Em seguida, acione o botão Adicionar... e será apresentada a caixa de

diálogo Adicionar cenário, Conforme figura abaixo:
Informe neste momento o nome da versão: Receitas Normais no campo
Nome do cenário. Em seguida, adicione o botão OK.
Será apresentada a caixa de diálogo Valores de cenários. Acione o botão
OK dessa caixa, para que seja retornada a caixa de diálogo Gerenciador de
cenário. Digite os valores que serão considerados altos. A figura abaixo mostra a
definição desses valores.
Excel Avançado 45
Informe o título Receitas Altas e acione o botão OK. Em seguida é
apresentada a caixa de diálogo Valores de Cenário. Digite os valores que serão
considerados altos. A figura abaixo mostra a definição desses valores.
Apresentação dos valores mais altos que os normais
Em seguida, acione o botão OK para voltar ao Gerenciador de cenários.
Neste momento, existem duas versões de valores para a região de receitas, uma
com valores normais e outra com valores altos.
Para melhor demonstração desse recurso, será definida uma terceira versão
para os valores abaixo. Acione o botão Adicionar... na caixa de diálogo adicionar
cenário.
Informe o título Receitas Baixas, acione o botão OK e estabeleça os valores
para as receitas baixas. A figura abaixo mostra os valores baixos de receita. Em
seguida clique em OK
Apresentação dos valores baixos.
Neste momento pode ser selecionada uma das versões listadas na área de
seleção Cenários, com o objetivo d ver o seu conteúdo, bastando para isso clicar no
botão Mostrar.
Cada versão armazena uma versão diferente.
No final, acione o botão Fechar para voltar à planilha. Utilizando os mesmo
recursos, será criada uma seqüência de três versões para as despesas. Portanto,
digite na faixa de células C9:C11 valores a serem considerados como despesas
normais.
Excel Avançado 46
Ferramentas
Cenários...
Para criar valores referentes aos três nomes de cenários das despesas,
devemse tomar cuidados para indicálos corretamente, sendo a nova faixa de
células C9:C11.
· Despesas Baixas: Água............................... 80
Luz.................................. 90
Telefone........................ 100
· Despesas Normais Água............................... 120
Luz.................................. 150
Telefone.......................... 250
· Despesas Altas Água............................... 150
Luz.................................. 300
Telefone.......................... 350
Ao término de todas as criações de valores, salve a planilha com o nome
Lucro e Perdas. Definidas as três versões distintas para cada situação, é possível
efetuar o selecionamento de cada versão de despesa, por exemplo, e cruzar com
uma versão de receita. Com este recurso é possível efetuar diversas análises, por
exemplo, a questão: o que acontecerá com meu lucro se a minha receita for baixa e
minha despesa for alta?
A figura baixo mostra um exemplo desta situação.
Apresentação da planilha com despesas altas e receitas baixas.
Excel Avançado 47
Para utilizar esse recurso, não se esqueça de, quando estiver na planilha,
executar o comando:
Ferramentas
Cenários...
Mostrar
· O botão Excluir: possibilita o cancelamento de uma versão definida;
· O botão Editar: abre a caixa de diálogo Editar cenário, tendo como
característica a finalidade de modificar e efetuar a manutenção de versões;
· O botão Mesclar: possibilita a facilidade de mesclar cenários de pastas
abertas;
· O botão Resumir: cria um relatório com todos os valores estabelecidos em
um cenário.
7.2 Usar o Atingir Meta
Com esse recurso é possível obter respostas às seguintes perguntas: Que
política de preços minimiza as perdas da empresa? Como aumentar as vendas,
mantendo os mesmo níveis de custo? E várias outras indagações de gênero.
Assim que uma resposta é encontrada pelo utilitário, ele pode gerar relatórios
que expliquem detalhadamente como o problema foi abordado e resolvido. Os
resultados fornecidos podem ser utilizados de diversas formas nas planilhas e
gráficos.
Portanto, suponha que está desejando comprar uma televisão ao preço de
$2.689,00 e quer financiála.
Em um primeiro momento, você está disposto a efetuar o financiamento no
tempo máximo permitido pela loja.
A loja que está vendendo o aparelho informa as condições de compra pelo
financiamento, dando a você o direito de escolher o valor do pagamento das
prestações mensais até $800,00 e também da entrada de até$1.076,00.
A loja informa que para financiamentos está operando com taxas de 53,22%
ao ano.
A figura abaixo mostra a planilha com as condições de compra.
1. Em seguida, é necessário que você informe para a planilha o valor da
prestação mensal a pagar dentro da condição de financiamento fornecida.
Planilha com as condições de compra de um bem financiado.
· Na célula A11, escreva: Condições de Financiamento.
Excel Avançado 48
· Na célula A13, escreva: Prestação Mensal.
· Na célula B13, digite: 450,00. Este valor está posicionado na célula que será
estabelecida como ajuntável para atingir a meta pretendida.
· Na célula A14, escreva: Entrada.
· Na célula A15, escreva: Financiado.
· Na célula B14, informe a fórmula que efetuará o cálculo do valor da entrada,
que será o preço do objetivo, menos o valor financiado: =B5B15
O resultado será apresentado com o valor de $2.689,00, pois o valor

financiado ainda não foi definido.
2. Na célula B15, informe a fórmula que efetuará o cálculo do valor financiado.
Digite a fórmula: =ABS (VP (B8/12; B9; B13))
3. Ou digite a fórmula: = VP (B8/12; B9; B13) *1
Neste momento retornará o valor $ 1.616,84, e refletirá na célula B14: o valor
$1.072,16 como entrada.
A função =ABS tem o objetivo de retornar o módulo de um número, ou seja,
sempre retorna o valor como positivo.
A função =VP é atualizada para efetuar o cálculo do valor presente de um
determinado investimento com base em uma prestação, taxa de juros e tempo de
duração do investimento.
No caso, o valor da prestação está na célula B13:, a taxa de juros e o tempo,
respectivamente, nas células B8: e B9:. A taxa de juros está sendo dividida por 12
para ser expressa ao mês, uma vez que ela é indica como taxa anual.
No caso do exemplo proposto, a função está informando que, pagando uma
prestação de $450,00 durante 4 meses a uma taxa de 53,22% a.a., podem ser
financiadas $1.616,84 e, se subtraído do valor do bem, informará o valor da entrada,
como indicado na célula B14:. Em vez de considerar a prestação mensal de $450,
00, suponha que você possa assumir uma prestação de no máximo $400,00.
4. Neste momento execute o comando:
Ferramentas
Atingir meta...
Que apresentará a caixa de diálogo Atingir meta, como mostra a figura abaixo:
Apresentação da caixa de diálogo Atingir meta.
Excel Avançado 49
5. Neste momento, é necessário estabelecer o endereço da célula que conterá
sua meta no campo Definir células. Mantenha ativa a células B14 e
tecle<TAB>.
6. Digite no campo Para valor o valor da entrada que você está disposto a dar
dentro do limite máximo estabelecido. Digite, por exemplo, 1076.
7. Tecle <TAB> e digite no campo Variando células a célula que conterá a
referência variável, ou seja, a célula que sofrerá a alteração de acordo com o
campo Para valor. No caso, informe B13 que é a célula da prestação.
8. Em seguida, dê um clique no botão OK da caixa de diálogo Atingir meta e
será apresentada a caixa de diálogo Status do comando atingir meta.
Clique no botão OK.
Conforme figura abaixo:
Apresentação da caixa de diálogo status do comando atingir meta
9. Note que está sendo informada a solução encontrada para o valor
estabelecido como limite, no caso $1.076,00. O valor encontrado muitas
vezes pode ser próximo ao estabelecido por você.
Os valores encontrados para diversas análises podem ser definidos como
cenários.
7.3 Auditor de Células
O auditor é uma ferramenta que ajuda a analisar a estrutura de uma planilha,
possibilitando localizar fórmulas e erros que possam existir em seu trabalho,
facilitando uma operação que , quando feira manualmente, certamente demanda
um tempo bastante grande, destacando fórmulas, ou a relação existente entre os
valores e fórmulas de uma planilha.
Parte do trabalho de auditória é feita automaticamente com o Microsoft Excel,
quando da edição de uma fórmula já definida.
1. Se você posicionar o cursor sobre a célula B15: e em seguida pressionar
e tecla de função <F2>,verá a apresentação das células envolvidas no
cálculo com uma borda colorida, fazendo referencia na mesma cor às
células envolvidas na fórmula.
2. Para acionar esse recurso, deve ser executado o comando:
Excel Avançado 50
Ferramentas
Auditoria de Fórmulas
A execução o comando de auditoria apresenta cinco recurso, a saber:
7.3.1 Rastrear Precedentes
Esta opção permite que sejam identificadas todas as células ou faixas de
células que fornecem informações para alguma fórmula. Uma célula tem
precedentes quando possui uma fórmula referenciada em outra célula. Com
exemplo, suponha que a célula A3: esteja a fórmula: = B1* (C1+B2)
As células precedentes da célula A3: são C1; B1: e B2:, pois elas possuem
dados referenciados na célula A3:. Esse comando desenha setas de todas as
células que fornecem valores de diretamente na fórmula na célula ativa.
7.3.2 Rastrear Dependentes
Esta opção permite que sejam identificadas todas as fórmulas que fornecem

informação para alguma célula. Uma fórmula que tem dados dependentes quando
possui uma informação referenciada em uma célula ou faixa de células. Como
exemplo, suponha que na célula A3: esteja a fórmula: = B1* (C1+B2)
Neste caso, a célula A3: é dependente das células C1:, B1: e B2:, pois
depende delas para calcular um resultado. Esse comando desenha setas da célula
ativa para as células com fórmulas que usam os valores da célula ativa.
7.3.3. Rastrear Erro
Esta opção que permite que sejam desenhadas com seta do valor de erro na
célula ativa para as células que podem ter causado o erro. A célula ativa deve conter
um valor de erro; caso contrário, esse comando não tem efeito. Caso apareçam
setas vermelhas ou pontilhadas, elas apontarão para primeira fórmula que conter um
erro. No caso de setas azuis ou cheias, apontarão para as células que possuem os
valores precedentes da primeira fórmula que conter um erro.
7.3.4. Remover Todas as Setas
Este comando permite excluir da planilha todas as setas rastreadoras, que
foram inseridas na planilha por meio dos comandos Rastrear dependentes e
Precedentes.
7.3.5 Mostrar Barra de Ferramentas de Auditoria
Esta opção apresenta a barra de ferramenta auditoria, apresentada na figura
abaixo:
Excel Avançado 51
Barra de Ferramentas auditoria.
Esta barra apresenta doze botões:
· O primeiro botão efetua a verificação de erros;
· O segundo e o terceiro anexam e renovem as setas procedentes;
· O quarto e o quinto anexam e removem as setas dependentes;
· O sexto remove todas as setas precedentes e procedentes;
· O sétimo serve para rastrear erros;
· O oitavo atribui notas ou comentários sonoros a uma célula;
· O nono permite circular dados inválidos;
· O décimo permite limpar os círculos de validação;
· O décimo primeiro mostra a janela de inspeção;
· E o décimo segundo botão avalia as fórmulas;
7.4. Gerenciar Exibições
O Microsoft Excel possui um recurso denominado Gerenciador de Exibições,
que tem por finalidade organizar vários modos de visão de uma mesma planilha por
meio de nome de dados para cada situação. Lembrese, por exemplo, do uso de
cenários sendo que este tópico pode ser utilizado forma complementar.
1. Com a planilha Lucros e Perdas na memória, clique no cabeçalho de linha
com o número 3, estenda até a linha 5 e execute o comando seguinte,
devendo ficar como na figura abaixo:
Formatar
Linha
Ocultar
Apresentação da planilha com a linha 3, 4 e 5 ocultas.
2. Em seguida selecione as linhas 9, 10 e 11 e efetue novamente o comando:
Excel Avançado 52
Formatar
Linha
Ocultar
3. Este será um dos modos de visão de nossa planilha, portanto execute o
comando:
Exibir
Personalizar modos de exibição
Em seguida é apresentada a caixa de diálogo personalizar modos de
exibição, conforma a figura abaixo:
Apresentação da caixa de diálogo Personalizar modos de exibição.
4. Neste instante, clique no botão Adicionar...
5. Será apresentada a caixa de diálogo Adicionar modo de exibição. Digite o
nome Extrato de Despesas e Receitas, como indica a figura 4.14, e clique
em Ok.
Desta forma foi criada uma apresentação da planilha, contendo somente os
totais de despesas e receitas.
Apresentação da caixa de diálogo Adicionar caixa de exibição.
Agora, serão elaborados mais dois extratos, sendo um para despesas e
outros para receitas.
6) Portanto, selecione os cabeçalhos de linha 2 e 6 e observe que os valores 3,
4 e 5 estão sendo apresentados.
7) Execute o comando:
Excel Avançado 53
Formatar
Linha
Reexibir
Será apresentado novamente o trecho oculto.
8) Para criar o extrato contendo somente as receitas, selecione as linhas de 13 a
15 e execute o comando:
Formatar
Linha
Ocultar
9) Em seguida execute o comando:
Exibir
Personalizar modos de exibição...
Adicionar...
10)Digite o título extrato de Receitas.
11)Dê um clique no botão Ok.
12)Em seguida selecione os cabeçalhos de linha 8 a 16 e execute o comando:
Formatar
Linha
Reexibir
13)Para apresentar novamente as linhas ocultas, selecione os cabeçalhos de
linhas de 3 ate 8 e efetue o seu ocultamento. Faça o mesmo com a linha 15.
14)Em seguida execute o comando:
Exibir
15)Clique no botão adicionar...
16)Digite o título Extrato de Despesas.
17)Dê um clique no botão Ok.
Foram criados três tipos de diferentes extrato, que você pode utilizar a
qualquer momento, sem que haja a necessidade de a todo tempo formar ou
modificar manualmente o visual de uma planilha.
Excel Avançado 54
18)A partir deste momento, basta que seja executado comando:
Exibir
E selecione o extrato desejado. Note que nos cenários são usados para
análise com vários valores distintos. O gerenciamento de exibição é utilizado para
possuir várias visões de diversos pontos de uma mesma planilha.
19)Se desejar, você também pode ter uma visão global da planilha. Selecione a
faixa de linhas de 1 até 20 e execute o comando:
Formatar
Linha
Reexibir
20)Depois execute o comando:
Exibir
21)Clique no botão Adicionar...
22)Digite o título Extrato Geral.
23)Selecione Ok.
7.5 Usar o Solver
O Microsoft Excel Solver é uma ferramenta que auxilia a obtenção de

soluções de problemas temáticos numa planilha, semelhante à ferramenta Atingir
Meta, porém mais poderosa.
7.5.1 Ativar o Solver
Nem sempre o Solver está disponível automaticamente com o Excel, por se

tratar se um suplemento. Suplementos são ferramentas especiais que usuários
avançados podem utilizar.
Existem diversas ferramentas suplementares, como:
· Lookup Wirzard;
· Internet Assintent VBA;
· Euro Currency Tools;
· Conditional Sun Wizard;
· Analysis ToolPak – VBA;
· Analysis Toolpak.
Excel Avançado 55
Para ativa os suplementos, basta proceder da seguinte forma:
1) Execute o comando de menu:
Ferramentas
Suplementos
2) Em seguida selecione na caixa de diálogo “Suplementos” a opção “Solver
Addin” e acione o botão Ok.
7.5.2 Utilizar o Solver
Suponha que o vendedor de uma loja de produtos de informática está
desejando vender a um cliente um microcomputador Pentium II ao preço
de$6.000,00, o qual foi adquirido por seu fornecedor ao preço de $4.487,66, ou seja
a loja deseja obter com a venda um lucro de 33.70%.
O cliente mostra um orçamento de venda ao preço de $5.799,00, praticado
pelo concorrente. Desejando o vendedor saber se poder cobrir o valor de venda,
aceita negociar com o cliente para não perde a venda, oferecendo o equipamento ao
preço de $5.780,00.
Perguntase:
Qual será a margem de lucro obtida na negociação? A figura mostra a
planilha com as condições de venda.
Planilha Cobrir Oferta.
· Na célula B7: se encontra a fórmula:
=B5+B5*B6
Excel Avançado 56
Que apresenta o valor de venda (6000,00142, que formatado resulta
6.000,00) baseandose na margem d lucro de 33,70% (célula B6: ).
· Na célula B10: encontrase o valor do concorrente, 5.799,00.
· Na célula B13: encontrase o valor da taxa de lucro, 33.70%.
· Na célula B14: encontrase a fórmula: =B5+B5*B13
Para trabalhar com o Solver, é necessário estabelecer no mínimo dois pontos:
· Um é a célula de destino que, no caso do exemplo, será a B14:;
· Outro, a célula variável que será a B13:.
1. Com a planilha Cobrir Oferta montada, posicione o curso na célula na B14:

(célula de destino) execute em seguida o comando:
Ferramentas
Solver...
2. Será apresentada a caixa de diálogo “Solver Parameters” (Parâmetros de
Solver), como indica a figura abaixo:
Caixa de diálogo “Solver Parameters”
3. Neste instante selecione com um clique a opção “Value of:” (Valor de:) e
digite o valor a que se deseja chegar, no caso, informe 5780 (valor de
cobertura da oferta sobre o concorrente).
4. Em seguida informa para área “By changinng cells” (céluls variáveis) a
célula B13:. No final acione o botão “Solver” (Resolver).
5. Assim que o botão “Solver” é acionado, ele apresenta a caixa de
diálogo”Solver Results” (Resultados do Solver). Veja a figura na qual pode
ser escolhido “Keep Solution” (Manter a solução do Solver) ou então “Rstore
Original Values” (Restaurar os Valores Originais). É possível, ainda, salvar o
resultado como cenário e criar relatórios de saída. Ao final acione o botão Ok.
Excel Avançado 57
Caixa de diálogo Solver Results.
A figura abaixo mostra a planilha com as células B13: e B14: com seus
valores alterados.
6. Posicione o cursor na célula B13: e observe que a taxa que de lucro passou a
ser de “28,7976361845594%”.
Suponha outra circunstância: o vendedor vai cobrir a oferta de concorrente,

vendendo o equipamento por $5.789,00, mas com uma taxa de lucro maior ou igual
a 29%. Neste caso, deve ser utilizado pelo Solver o fator de restrição.
1. Posicione o cursor na célula B14: execute o comando:
Ferramentas
Solver...
2. Na área “Equal To” (Igual a:), selecione a opção “Value of” (Valor de:),
digitando na área o valor 5789.
3. Depois na área “subjects to the Constraints:” (Submeter às restrições:)
clique no botão “Add”(adidionar).
4. “Será apresentada a caixa de diálogo “Add Constrains” (Adicionar restrições),
em cujo “Cell Reference:” (Referencia d célula:) deve ser informada a célula
B13:.
5. Em seguida selecione o operador relacional “>=”.
Excel Avançado 58
6. No campo “Constrains:” (Restrição:) informe o valor 29%, como indica a
figura abaixo:
Restrição sendo imposta.
7. Defina a restrição desejada, clique no botão “Ok”.
Após ser informado a restrição, a caixa de diálogos Parâmetros do Solver é

apresentada novamente indicando a restrição estabelecida, como mostra a figura
abaixo:
Caixa de diálogo com a restrição estabelecida.
8. Neste momento acione o botão “Solver” (Resolver), será apresentada a

informação que não foi possível encontrar uma solução viável, pois o valor de
venda retornado não foi exato, como o estabelecido na opção”Value of:”
(Valor de:).
9. Estando com a opção “Keep Solution” (Manter Solução do Solver)
selecionada, clique em “Ok”.
7.5.3 Operação do Solver
Outro recurso bastante útil da ferramenta Solver é a existência do botão
“Options” (Opções) que, quando acionado, apresenta caixa de diálogo “Solver
Options” (Opções do Solver), como indicada na figura abaixo:
Excel Avançado 59
Caixa de diálogo “Solver Options” (Opções do Solver).
Por meio das opções é possível controlar os recursos avançados do processo
de soluça, carregar ou salvar definições de problemas e definir parâmetros para os
problemas lineares e nãolineares.
Cada opção tem uma definição padrão adequada à solução a maioria dos
problemas.
· Max Time: (Tempo máximo:) – Nesse campo é possível limitar o tempo

usado pelo processo de solução. Apesar de poder fornecer um valor tão
alto quanto 23.767, o valor padrão de 100 (segundos) é o mais indicado
para a maior parte dos pequenos problemas.
· Iterations (Iterações:) – Nesse campo é possível limitar o tempo utilizado
pelo processo de solução, restringindo o de cálculos provisórios. Apesar
de poder fornecer um valor tão alto quanto 23.767, o valor padrão de 100
(segundos) é o mais indicados para a maior dos pequenos problemas.
· Precision (Precisão:) – Por meio desse campo é possível controlar a
precisões das soluções utilizando o número fornecido para determinar se
o valor da célula de restrição alcançou a meta ou satisfez um limite
superior ou inferior. A precisão deve ser indicada por uma fração entre 0
(zero) e 1. Uma previsão maior é indicada quando o número fornecido
possui mais casas decimais (por exemplo, 0,0001 têm mais previsões do
que 0,01). Quando maior for valor da precisão, mais tempo será gasto
para atingir a solução.
Excel Avançado 60
8 TABELAS DINÂMICAS
8.1 Introdução
Neste módulo aprenderemos a trabalhar com tabelas dinâmicas. Essa é uma
ferramenta muito poderosa, e de fácil utilização, para analise de dados e tomada de
decisão. Com o uso de Tabelas Dinâmicas, podemos facilmente obter múltiplas
visões do mesmo conjunto de dados. As Tabelas Dinâmicas do Excel são
conhecidas como: Relatório de Tabelas Dinâmicas.
Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interativa que você pode usar
para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Você pode girar suas
linhas e colunas para ver resumos diferentes de dados de origem, filtrar os dados
por meio da exibição de páginas diferentes ou exibir os detalhes de áreas de
interesse.
Um exemplo simples de relatório de tabela dinâmica.
Os dados de origem estão na lista a esquerda. Nesse exemplo são exibidos
os totais de vendas trimestrais por produto e filtrado para uma determinada
categoria. Por exemplo, na Figura acima, estão sendo exibidos os totais para a
categoria Esporte, a qual tem os produtos Golfe e Tênis, bem com o total geral para
essa categoria.
· Quando utilizar um relatório de tabela dinâmica?: Use quando você desejar
comparar totais relacionados, especialmente quando você tiver uma longa lista
de valores a serem resumidos / totalizados e desejar comparar vários fatos sobre
cada valor. Use este recurso quando desejar que o Microsoft Excel faça a
classificação, a subtotalização e a totalização por você;
· Criar um relatório de tabela dinâmica: Usaremos o assistente de tabela dinâmica
e gráfico dinâmico como um guia para localizar e especificar os dados de origem
que você deseja para analisar e criar a estrutura do relatório.
· Tipos de relatórios de tabela dinâmica: Um relatório de tabela dinâmica padrão
se assemelha ao exemplo da Figura acima. Você também pode exibir um
relatório de tabela dinâmica no formato recuado, para visualizar todos os valores
de resumo do mesmo tipo em uma coluna. Você pode criar um relatório de
Excel Avançado 61
gráfico dinâmico para visualizar os dados graficamente. Você também pode
tornar um relatório de tabela dinâmica disponível na Web usando uma lista de
tabela dinâmica em uma página da Web. Quando você publica um relatório de
tabela dinâmica, outras pessoas podem visualizar e interagir com os dados a
partir de seus navegadores da Web.
8.2 Conceito e Apresentação
Nesta lição vamos apresentar os diversos elementos que compõem uma
tabela dinâmica, desde a origem dos dados, passando pelo formato de
apresentação até os detalhes sobre cada elemento que compõe a tabela dinâmica
no Excel.
Dados de origem de um relatório de tabela dinâmica: Você pode criar um relatório de
tabela dinâmica a partir de uma lista do Microsoft Excel, de um banco de dados
externo, de várias planilhas do Excel ou de outro relatório de tabela dinâmica. Os
dados de origem da figura abaixo serão usados no restante dos relatórios de
exemplo desta lição para que você possa comparar apresentações distintas dos
mesmos dados.
Como configurar os dados de origem: Os dados de origem de listas do Excel e da

maioria dos bancos de dados são organizados em linhas e colunas. Seus dados de
origem devem apresentar fatos semelhantes na mesma coluna. No exemplo da
figura abaixo, a região em que a venda ocorre sempre se encontra na coluna E, o
valor da venda encontrase na coluna D e assim por diante.
Fontes de dados para o exemplo desta lição.
Campos e itens: Um relatório de tabela dinâmica contém campos, cada um deles
correspondente a uma coluna, dos dados de origem e resume várias linhas de
informações dos dados de origem. Os campos dos relatórios da tabela dinâmica
apresentam uma lista dos itens de dados das linhas ou colunas. As células de
interseção entre as linhas e colunas exibem dados resumidos referentes aos itens
situados no topo da coluna e à esquerda da linha. Considere no exemplo da figura
abaixo.
Excel Avançado 62
No relatório acima, o campo Produto contém os itens Laticínios e Carne.
Campo de dados e células: Um campo de dados, como Total de vendas, fornece os
valores resumidos no relatório de tabela dinâmica. No exemplo, a célula C6
apresenta o total de vendas Laticínios de Amaral e Maio – ou seja, a soma das cifras
de vendas de cada linha dos dados de origem referentes ao mês de maio, onde
Amaral era o vendedor de laticínios, a categoria de produtos.
Funções de resumo: Para resumir os valores dos campos de dados, os relatórios de
tabela dinâmica utilizam funções como: Soma, Contagem ou Média. Essas funções
também apresentam automaticamente os subtotais e totais gerais se você optar por
exibilos. Neste exemplo, os dados da coluna Vendas da lista de origem apresentam
um resumo de Soma, indicando os subtotais referentes aos meses e totais gerais
referentes às linhas e colunas.
Visualização de detalhes: Na maior parte dos relatórios de tabela dinâmica, é
possível ver as linhas de detalhes baseadas nos dados de origem que compõem o
valor resumido de uma determinada célula de dados.
Alteração do Layout: Ao arrastar um botão de campo para outra parte do relatório de
tabela dinâmica, você poderá visualizar seus dados de varias maneiras e calcular
valores resumidos distintos. Por exemplo, você poderá ver os nomes dos
vendedores nas colunas em vez de vêlos em linhas. Nas próximas lições
aprenderemos como alterar o layout ao arrastar um campo ou item. Na figura abaixo
temos um exemplo onde o campo Vendedor é arrastado para uma nova posição no
relatório de tabela dinâmica.
Campo Vendedor sendo arrastado para orientação em Colunas.
8.3 Elementos de um Relatório de Tabela Dinâmica
Excel Avançado 63
Considere o exemplo da figura abaixo.
Um exemplo de um relatório de tabela dinâmica padrão.
Campo de linha: Campos dos dados de origem subjacentes aos quais é atribuída
uma orientação de linha em um relatório de tabela dinâmica.
Campo de coluna: Um campo ao qual é atribuída uma orientação de coluna em um
relatório de tabela dinâmica.
Item: Uma subcategoria, ou membro, de um campo de tabela dinâmica.
Campo de página: Um campo ao qual é atribuída uma orientação de página, ou
filtro.
Item de campo de página: Cada entrada ou valor isolado do campo, ou coluna, na

lista ou tabela de origem se transforma em um item na lista de campos de página.
Campo de dados: Um campo de uma lista de origem ou de um banco de dados de
origem que contêm dados a serem resumidos.
Área de dados: A parte de um relatório de tabela dinâmica que contém dados de
resumo.
Setas suspensas de campos: A seta ao lado direito de cada campo. Clique nessa
seta para selecionar os itens que você deseja mostrar.
8.4 Exemplo Inicial
Nesta lição vamos criar o nosso primeiro relatório de tabela dinâmica. Vamos
utilizar como fonte de dados, uma lista de informações dobre vendas, de uma
planilha do Excel.
A lista é composta dos seguintes campos:
Excel Avançado 64
· Número do pedido
· Nome da empresa
· Data do pedido
· Cidade de destino
· País de destino
· Ano
· Trimestre
· Vendas
A planilha é composta de 830 registros. Parte dos dados é exibida figura
abaixo.
Os dados para o nosso primeiro exemplo de Tabela Dinâmica.
Na lista da figura acima, temos o que chamamos de listagem bruta, ou seja,
sem nenhuma forma de totalização, cruzamento ou agrupamento. Com base na
listagem bruta, podemos fazer algumas análises e perguntas, tais como:
· Qual o total de vendas por Trimestre para o ano de 1997?
· Qual o total de vendas para cada Empresa, no segundo trimestre de
1996?
Além de responder essas perguntas e outras tantas, seria importante ter uma
ferramenta que nos permitisse rapidamente alterar um ou mais critérios. Por
exemplo, com um simples clique de mouse eu poderia passar a exibir o total de
vendas trimestrais para o ano de 1997, ao invés de para o ano de 1996. Tudo isso é
possível com o uso de tabelas dinâmicas?
Usaremos os dados da planilha acima, para criar um relatório dinâmico, onde
possamos analisar, facilmente, o total de vendas por cliente, por trimestre. Usando o
Excel Avançado 65
campo Ano como campo de página, para que possa ser feita a filtragem das vendas
por ano.
1. Abra o Microsoft Excel;
2. Construa a planilha conforme figura acima;
3. Selecione o comando Dados > Relatório de tabela e gráfico dinâmicos;
4. Será aberto o Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico. Na
primeira etapa do assistente devemos informar qual a fonte de dados que
será utilizada como base para tabela dinâmica. No nosso exemplo
usaremos os dados da lista na própria planilha do Excel. Certifiquese de
que a opção Banco de dados ou lista do Microsoft Excel esteja
selecionada;
Definindo a fonte de dados.
5. Clique no botão Avançar para seguir para a próxima etapa do assistente;
6. Nessa etapa o assistente pergunta onde estão os dados que farão parte
do relatório de tabela dinâmica. Observe que, por padrão, ele já sugere
toda a faixa de onde está a lista de dados, conforme indicado na figura
abaixo. Caso seja necessário você pode alterar a faixa de dados;
Definindo a fonte de dados.
7. Clique no botão Avançar para seguir para a etapa final do assistente;
8. Nesta etapa você define se o relatório de tabela dinâmica será construído
na própria planilha onde estão os dados, ou em uma nova planilha.
Excel Avançado 66
Selecione a opção Nova planilha, conforme indicado na figura abaixo e
clique em Concluir;
9. Você estará de volta ao Excel. Neste momento o Excel exibe uma planilha
com as áreas bem definidas da tabela dinâmica e também exibe a barra
de ferramentas Tabela Dinâmica. Nessa barra estão os campos da fonte
de dados. Para construir a tabela dinâmica, basta arrastar cada campo
para respectiva posição;
10.Na abaixo temos a tela inicial, onde os campos ainda não foram
arrastados para as respectivas posições no relatório de tabela dinâmica;
Arraste os campos para as respectivas posições, na tabela dinâmica.
11.No exemplo vamos começar pelo campo Ano. Esse campo será um item
de página, ou seja, ao selecionar um valor para um ano, o relatório será
filtrado para exibir o total de vendas apenas para o ano selecionado;
Excel Avançado 67
12.Arraste o campo Ano para a área onde está escrito: Solte campo de
página aqui;
13.O campo Nome da Empresa irá formar as linhas do nosso relatório, ou
seja, para cada cliente diferente, teremos uma linha diferente do relatório;
14.Arraste o campo Nome da Empresa para a área onde está escrito: Solte
campos de linha aqui;
15.O campo Trimestre irá formar as colunas do nosso relatório, ou seja, para
cada trimestre diferente, teremos uma coluna diferente no relatório;
16.Arraste o campo Trimestre para a área onde está escrito: Solte campos de
coluna aqui;
17.Os itens do nosso relatório serão formados pelas vendas;
18.Arraste o campo Vendas para a área onde está escrito: Solte itens de
dados aqui;
19.Observe que, rapidamente, o Excel calcula o total de vendas por Empresa
e por Trimestre, conforme indicado figura abaixo;
Total por Cliente e por Trimestre.
20.Observe que também é calculado o Total Global, com a soma dos quatro
trimestres por Nome da Empresa – Coluna F, bem como o total Global por
Trimestre – Linha 94;
21.Mas, onde está o dinamismo da tabela dinâmica? Bem, mantenha a
planilha aberta e descobriremos na Próxima Lição.
8.5 Descobrindo o Poder
Excel Avançado 68
Nessa lição vamos trabalhar com a tabela dinâmica criada na lição anterior.
Vamos aprender a filtrar os dados usando o campo de página e também os campos
de coluna e de linha.
Exemplo 01 – Usar o campo de página – Ano, e o campo de linha – Nome da
Empresa e o campo de coluna Trimestre, para aplicar filtros à consulta dinâmica
criada na lição anterior.
1. Abra a lista Ano. Observe que são exibidos os valores para os anos em que
existem pedidos, Conforme indicado na figura abaixo;
2. Clique no valor 1997 e depois clique em OK. Observe que os valores da
tabela dinâmica são filtrados para exibir apenas os totais correspondentes
aos pedidos de 1997.;
Total de vendas somente para o ano de 1997.
3. Agora já tivemos, digamos assim, uma pequena idéia do que é possível ser
feito com tabelas dinâmicas. Com um simples clique de mouse, aplicamos um
filtro para o ano de 1997;
4. Vamos continuar testando as capacidades de filtragem da tabela dinâmica;
5. Abra a lista Trimestre. Observe que são exibidos os valores para os trimestres
do ano de 1997 nos quais existem vendas. Cabe lembrar que estamos com o
filtro para o ano de 1997 ainda ativo. Caso não fossem exibidos os quatro
trimestres na lista, isso significaria que não houve vendas para os trimestres,
conforme indicado na figura abaixo;
Excel Avançado 69
Aplicando um filtro por trimestre.
6. Vamos supor que você queira exibir apenas as vendas para o segundo
semestre de 1997 (Trim3 e Trim4). Desmarque o trimestre 1 e o trimestre 2.
Clique em OK. Observe que os valores da tabela dinâmica são filtrados para
exibir apenas os totais correspondentes aos pedidos do segundo semestre de
1997;
Total de vendas para o segundo semestre do ano 1997.
7. Mantenha a planilha ainda aberta.
8.6 AutoFormatação
O Excel fornece diversas combinações prontas para Autoformatação de

tabelas dinâmicas. Com esse recurso podemos definir uma aparência profissional
para um relatório de tabela dinâmica. O mais interessante é que o recurso de
Autoformatação é extremamente simples de ser utilizado. Com alguns poucos
cliques de mouse podemos formatar o relatório de tabela dinâmica, aplicando
recursos como cor de fonte, cor de fundo, negrito etc.
Para os exemplos desta lição, vamos utilizar os dados da tabela dinâmica
criada anteriormente, conforme figura abaixo.
Excel Avançado 70
Tabela dinâmica usada nos exemplos desta lição.
Nesta tabela é calculado o total de vendas por Funcionário – Ano – Trimestre.
Foi utilizado um filtro (na lista Só Ano), para que fossem exibidos os totais de vendas
para o ano de 1997.
Para utilizar o recurso de Autoformatação siga os seguintes passos:
1. Abra a planilha que já possui um relatório de tabela dinâmica a ser formatado;
2. Clique em uma das células da tabela dinâmica com o botão direito do mouse
e clique na opção Formatar relatório;
3. Será exibida a janela Autoformatação, na qual estão disponíveis mais de vinte
diferentes tipos de conjuntos de formatação, conforme indicado na figura
abaixo;
4. Clique em um dos formatos disponíveis e depois clique em OK;
Excel Avançado 71
A Janela Autoformatação.
5. O Excel automaticamente aplica as formatações relacionadas com o formato
selecionado, conforme o exemplo da figura abaixo;
Planilha onde foi usado o recurso Autoformatação.
Excel Avançado 72
9 CRIANDO MACROS
Neste capítulo será feita uma introdução ao conceito do uso de construção de
macros utilizando a linguagem VBA – Visual Basic for Applications. Será abordado
também como distinguir seus tipos, como executálos e como trabalhar com suas
opções de gravação.
Para fazer um pequeno teste, será utilizada a forma mais simples de
construção de macros por meio do recurso de gravação. Tudo o que for executado
na planilha em termos de digitação, formatação e acionamento de menus será
monitorado e transformando em código Visual Basic, ficando este associado à
planilha.
9.1 Os Tipos de Macros
As macros podem ser divididos em três tipos: macros de comando, macros de
funções definidas pelo usuário e macros de subrotina, as quais são descritas em
seguida:
Macros de Comando: Este é o tipo mais comum de procedimento. Geralmente
possui equivalência a comandos de menu e caixas de diálogo. O efeito de uso deste
tipo de procedimento ocorre somente nas regiões selecionadas de uma pasta de
trabalho e suas planilhas. É como se estivesse executando várias vezes os mesmos
comandos do menu.
Macros de Funções Definidas pelo Usuário: Este tipo de procedimento trabalha de

forma idêntica às funções incorporadas ao Excel. A diferença existente é que você
cria a sua própria função. O efeito de trabalho deste tipo de macro não ocorre nas
regiões previamente selecionadas, sendo que elas sempre retornam um
determinado valor.
Macro de SubRotina: Este tipo de procedimento é uma junção dos dois tipos
anteriores, pois tanto permite efetuar alterações em regiões previamente
selecionadas, como permite também retornar valores. Caracterizase pela
possibilidade de ser chamada de dentro de outras macros, permitindo desta forma
minimizar o uso de tarefas repetidas, tornando o código de programação mais leve.
9.2 Como Planejar uma Macro
Jamais elabore uma macro sem planejála e rascunhála, pois todo aquele
que age desta forma passa a ser um candidato á frustrações e ao trabalho dobrado.
Tenha esse conceito sempre em mente. Tudo o que é feito em um computador
necessita de antemão ser planejado, por mais experiência que você tenha.
Uma construtora jamais ergue uma edificação sem sua respectiva planta, por
mais tecnologia e conhecimento que ela tenha sobre o assunto. Sendo assim, aja da
mesma forma. O processo de planejamento é fácil e útil, pois basta que você
descreva todas as etapas a serem cumpridas para atingir o ponto final do problema.
Para tanto, siga estes passos básicos:
Excel Avançado 73
1. Efetue o entendimento do problema a ser resolvido, fazendo uma análise de
cada parte, a fim de ter uma sólida idéia do que deve ser feito.
2. Efetue o planejamento do procedimento manualmente, rascunhando em um

papel. Em alguns casos, é aconselhável até a elaboração de um diagrama de
blocos para solucionar mais rapidamente a tarefa a ser executada.
3. Somente executados os passos anteriores é que você passa a efetuar a
codificação do procedimento na planilha. Em alguns casos, esta tarefa pode
ser simplificada com a utilização do recurso de gravação de toques no teclado
e mouse.
4. Você deve atribuir sempre um nome a um procedimento, que será utilizado
para sua identificação e execução posterior, devendo sempre ser o mais
sugestivo possível a sua execução.
9.3 Preparando as Planilhas
Para compreendermos melhor este assunto vamos construir uma planilha
para gerenciamento de controle de materiais, conforme as figuras mostradas como
exemplo neste capítulo.
Após a construção das planilhas vamos iniciar com a utilização da função
data conforme mostrado a seguir.
Função Hoje() reconhece a data do sistema e atualiza a célula com essa data.
Na planilha Vendas criada conforme figura abaixo, selecione a célula B4 e
Digite =Hoje().
Ao digitar a função Hoje na célula B4, selecione novamente esta célula e
clique no menu formatar – células. Selecione a categoria personalizada e digite
“dd/mmm/aaaa”, isso fará com que a data seja exibida da seguinte forma:
01/mar/2004.
Excel Avançado 74
Quando personalizamos o formato da data utilizando os seguintes formatos:
ddd/mmm, o dia e o mês são exibidos de forma abreviada, quando personalizamos
desta forma: dddd/ mmmm o dia e o mês são exibidos por extenso de forma
completa.
Na célula “C4”, validaremos uma lista com os nomes dos vendedores que
estão cadastrados na planilha “Vendedores”. Antes de aplicarmos a validação
devemos dar um nome para o intervalo de células que contém os nomes dos
vendedores.
Observe a planilha “vendedores” da figura abaixo (deve ser criada também),
selecione o intervalo de células “B3:B22” e clique no menu Inserir – Nome – Definir.
Será exibido um caixa de diálogo semelhante à imagem abaixo que possibilita
o usuário a dar nome a intervalos de células.
· Nomes na pasta de trabalho – Informe nesta área o nome para o intervalo de
células, neste caso digite “Vendedores” e clique no botão adicionar.
· Referese a – é o intervalo de células referente ao nome que está sendo
gravado.
Excel Avançado 75
· Então o nome “Vendedores” referese ao intervalo de células “B3:B22” que
está na planilha “Vendedores”.
Para excluir um nome, basta selecionar na lista que é gerada o nome e clicar
no botão “Excluir”.
Dica: Podemos definir nome a um intervalo de células
através da caixa de nome, mas apenas definir, para
modificar a referência ou excluir um nome devemos
acessar, Inserir – Nome – Definir.
Para definir um nome pela caixa de nome, basta

selecionar o intervalo de células, clicar na caixa de
nome e digitar o nome desejado pressionando a tecla
enter para o nome ficar gravado.
Ao clicar na caixa no drop down da caixa de nome
todos os nomes definidos serão mostrados, ao clicar
em um nome o Excel automaticamente seleciona a
área referente ao nome.
9.4 Validando dados
Após ter definido o nome “Vendedores” para o intervalo de células “B3:B22”

da planilha “Vendedores”, retorne para a planilha “Vendas” e selecione a célula “C4”.
Agora clique no menu Dados – Validação.
Em permitir selecione a opção “Lista” e na origem digite: “=Vendedores”. A

validação irá reconhecer que na pasta de trabalho existe um intervalo de células
com esse nome. A opção “Dropdown na célula” vincula uma caixa de combinação na
célula validada que possibilita o usuário a selecionar a informação desejada.
Excel Avançado 76
Da mesma forma que validamos os nomes dos vendedores, validaremos os
códigos dos produtos que estão na planilha “Estoque” (deve ser criada conforme
figura abaixo);
Na planilha “Estoque”, selecione o

intervalo de células “A3:A22” e na caixa de
nome digite “Código” e pressione a tecla
enter para gravar este nome;
Na planilha “Vendas”, abaixo
selecione a célula “D4” e valide uma lista
que a origem será “=Código”. Desta forma
temos como trazer os códigos dos
produtos, isso se assemelha a um sistema
de supermercado, onde o produto é
consultado pelo seu código.
Tendo como trazer o código do produto, temos que fazer com que o Excel nos
traga o nome do produto e o seu valor unitário;
Na célula “E4” criaremos uma fórmula que fará essa consulta, utilizando as
seguintes funções: Se, Procv que você já conhece;
A célula “D4” pode ficar vazia, ou seja, com seu valor nulo (“”). Quando isso
acontecer a fórmula deverá dizer para o usuário inserir um código, caso ela não
esteja vazia a única saída é ter algum código obedecendo o que foi validado, então
Excel Avançado 77
sempre que existir um código a fórmula deverá procurar esse código na planilha
estoque e retornar o que tem na segunda coluna, que é o nome referente ao código.
Selecione na planilha “Estoque” o intervalo “A3:F22” e dê a esse intervalo o
nome “Produtos”;
Na planilha “Vendas”, na célula “E4” digite a fórmula abaixo:
=SE(D4="";"Insira um código";PROCV(D4;Produtos;2))
Desta forma ao selecionar um código, a fórmula traz o nome do produto.
A fórmula para retornar o preço unitário é semelhante.
=SE(D4="";"Insira um código";PROCV(D4;Produtos;3))
O que muda é que a fórmula vai trazer o que tem na terceira coluna que é o
valor unitário.
Tendo preço unitário, para calcular o preço total, basta multiplicar o valor
unitário pela quantidade que será informada pelo usuário.
Na célula “H4” digite a fórmula: =F4*G4
Vamos agora criar uma fórmula para exibir na célula “B7” a data atual da
seguinte maneira: Manaus (AM), 02 de março de 2004. por exemplo.
Trabalhando com a função TEXTO(), vamos transformar a data de hoje para
um formato específico utilizando a função HOJE().
="Manaus (AM) ,"&TEXTO(HOJE();"dd"" de ""mmmm"" de ""aaaa")
O objetivo de termos uma informação na célula “B7” é ter uma seqüência de
dados inicial para que a macro que gravaremos mais tarde funcione de forma
correta. Definimos então, a linha de venda com a data em que a venda está sendo
feita, o nome do vendedor, o código do produto, o nome do produto, a quantidade, o
preço unitário e total.
Na linha oito temos os mesmos campos da linha três, isso em função de que
a linha de venda da linha quatro devera ser lançada para a linha nove gerando uma
seqüência de dados.
Excel Avançado 78
Exemplo: O vendedor Arisbotaldho está fazendo uma venda e está vendendo três
produtos diferentes, já temos a data da venda, o nome do vendedor já foi
selecionado, selecionamos o código do primeiro produto e digitamos a quantidade,
de forma manual deveríamos copiar essa linha de venda e colar na linha nove,
depois selecionar o código do outro produto definir a quantidade e copiar para a
linha nove, essa nova linha de venda gerando uma seqüência de dados.
É possível executar esse procedimento de forma mais rápida e segura
criando uma macro na pasta de trabalho.
9.5 Gravando Macro
Gravar uma Macro, serve para automatizar tarefas executadas com maior
freqüência. Caso você execute uma tarefa várias vezes no Microsoft Excel, é
possível automatizála com uma macro. Uma macro é uma seqüência de comandos
e funções armazenados em um módulo do Visual Basic e pode ser executada
sempre que você precisar executar a tarefa. Quando você grava uma macro, o Excel
armazena informações sobre cada etapa realizada à medida que você executa uma
seqüência de comandos. Em seguida, você executa a macro para repetir, ou
"reproduzir", os comandos.
Neste módulo veremos de que forma é possível automatizar tarefas apenas
gravando e editando macros.
Esta primeira macro tem como objetivo, lançar a linha de venda gerada de
forma rápida e segura, gerando uma seqüência de dados.
Para dar início a gravação de uma macro clique no menu Ferramentas –
Macro – Gravar nova macro. Será exibida uma janela semelhante à figura abaixo.
Nome da macro: apague o nome

“Macro 1” sugerido pelo Excel e
digite “Lançar_venda”.
Tecla de atalho: você pode definir

uma tecla que em combinação com
a tecla “CTRL” executará a macro.
Defina como tecla de atalho a tecla
“L”.
Clique no botão “OK”.
Será exibida uma barra de ferramenta chamada “Parar gravação”, e
observe que na barra de status aparecerá a palavra “Gravando”. A partir deste
momento o que você fizer na sua planilha será gravado em códigos em um módulo
do Visual Basic.
Passos para gravar a macro “Lançar_venda”:
1. Selecione da célula “B4:H4” e copie esse intervalo de células;
Excel Avançado 79
2. Clique na célula “B7” e pressione a tecla “End” uma vez, observe que
aparecerá “END” na barra de status, agora pressione seta para baixo uma
vez. (Este procedimento faz com que o Excel, selecione a ultima célula com
informação);
3. Ative o botão referencia relativa e pressione seta para baixo uma vez.
(Esse procedimento fará com que o Excel selecione uma célula abaixo que
estará vazia, sem que a referencia desta célula seja obrigatória);
4. Desative o botão referencia relativa e pressione “ENTER” para colar a linha
de venda que está na área de transferência;
5. Selecione a célula “H7” e clique no botão “Parar gravação” para finalizar
a gravação da macro.
Agora pressione “CTRL” + “l” que foi a tecla de atalho definida e observe que
todo o procedimento que você executou no ato da gravação será repetido pela
macro, gerando então, uma seqüência de dados.
Tendo vendas lançadas seria interessante ter na célula “H7”, uma fórmula que
nos diga em quanto está ficando a venda que está sendo feita. Podemos criar uma
simples soma que some de “H9:H60” por exemplo.
Após termos lançado as linhas de venda necessárias, temos que jogar essas
linhas de venda para outra planilha, que é a planilha “Vendas_fechadas”. Esta
planilha guardará todas as vendas fechadas para que mais tarde possamos gerar
relatórios de vendas utilizando algumas ferramentas que o Excel oferece.
Criaremos uma nova macro que fará isso de forma rápida, seu nome será
“Fechar_venda”. Antes de começar a gravação, copie a fórmula da célula “B7” em
“Vendas” para a célula “B3” da planilha “Vendas_fechadas”.
Passos para gravar a macro “Fechar_venda”:
1. Inicie a gravação de uma nova macro e dê o nome “Fechar_venda” a ela
definindo como tecla de atalho “CTRL” + “f”;
2. Selecione da “B9:H60” e copie;
3. Clique na planilha “Vendas_fechadas” e selecione a célula “B3”, clicando na
célula;
4. Pressione “END” + seta para baixo no teclado;
5. Ative o botão referencia relativa e pressione seta para baixo uma vês, depois
desative o botão referencia relativa;
6. Clique no menu – Edita – Colar especial e selecione a opção “Valores” e
clique no botão “OK”;
7. Selecione a célula “H3” e volte para a planilha “Vendas”;
8. Pressione a tecla “ESC” para tirar as informações da área de transferência;
9. Clique no menu – Editar – Limpar – Tudo;
10. Selecione a célula “H7” e pare a gravação.
Se por algum motivo a venda tiver que ser cancelada, teremos que limpar
todas as vendas que já foram lançadas. Gravaremos agora uma macro que
executará uma rotina que limpará as vendas lançadas, caso seja necessário.
Excel Avançado 80
Inicie a gravação de uma nova macro dando o nome de “Limpar_venda” e
siga os passos abaixo:
Passos para gravar a macro “Lançar_venda”:
1. Selecione o intervalo de células “B9:H60”;
2. Clique no menu Editar – Limpar – Tudo;
3. Selecione a célula “H7”;
4. Pare a gravação.
Tendo as macros gravadas, criaremos agora botões atribuindo a eles as
macros gravadas para que elas sejam executadas ao clicarmos nos botões.
9.6 Atribuindo Macro a um Botão.
Inicialmente exiba a barra de ferramentas “Formulários”.
Clique no quarto botão chamado “Botão” e clique em uma área livre da
planilha, então uma caixa de diálogo chamada “Atribuir macro” será exibida na tela,
com as macros que foram gravadas até agora.
Selecione com um clique a macro “Lançar_venda” e clique no botão OK.
Pronto, a macro já foi atribuída ao botão, podemos alterar o texto do botão digitando
“Lançar venda”.
Dica – selecionando o texto do botão podemos inclusive alterar o tipo de fonte assim
como aplicar o estilo negrito e alterar a cor da fonte.
Após ter feito todas as formatações necessárias no botão, clique em uma
área livre da planilha para sair do modo de edição do botão. Agora posicione o
Excel Avançado 81
cursor do mouse sobre o botão e observe que uma mão irá aparecer, ao clicar no
botão a macro será executada.
Obs: para alterar o botão ou modificar a macro atribuída a ele, basta dar um clique
com o botão direito em cima dele e utilizar umas das opções exibidas no menu pop
up.
Agora crie botões para as outras macros atribuindo as macros e modificando
o texto do botão de acordo com a macro atribuída.
A planilha ficará como mostra a figura acima.
Vamos agora trabalhar na planilha “Ent_prod” conforme figura abaixo, para
darmos entrada dos produtos em nosso
estoque.
Na célula “B4” vamos utilizar a função
“HOJE()” para que a data atual seja exibida na
célula. Validaremos uma lista na célula “C4”
com os nomes dos produtos cadastrados na
planilha “Estoque”. Na célula “D4” vamos
informar à quantidade que está sendo lançada
para dentro do estoque.
Na planilha “Estoque” selecione o intervalo de

células que contem os nomes dos produtos e
na caixa de nome digite “Itens” e pressione
enter no teclado para gravar o nome.
Excel Avançado 82
Na planilha “Ent_prod”,
selecione a célula “C4” e
clique no menu Dados –
Validação...
Valide uma lista com
origem =itens e clique no
botão OK.
A quantidade será informada pelo próprio usuário. Agora tendo a linha de
produto completa, gravaremos uma macro para lançar essa linha de produto.
Inicie a gravação de uma macro dando o nome de “Ent_prod” e siga os
passos abaixo:
· Selecione o intervalo “B4:D4” e copie essas informações, CTRL + C;
· Clique na célula “B7” e pressione “END” e em seguida seta para baixo no
teclado;
· Ative o botão referencia relativa, pressione seta para baixo uma vez e
desative o botão referencia relativa;
· Clique no menu Editar – Colar especial – Valores clique no botão OK e
pressione ESC no teclado;
· Selecione a célula “D6” e pare a gravação;
· Agora crie um botão e atribua essa nova macro a ele.
Excel Avançado 83
11 CRIANDO HYPERLINK E SALVANDO PLANILHA COMO HTML
11.1 Hyperlink
O Hyperlink é usado para criar um link com uma home page, arquivo ou
planilha. É muito útil, pois com um simples clique, podemos abrir o arquivo de
faturamento para consultar o faturamento do dia. Para voltar a planilha original,
quando entrar no arquivo de faturamento, basta criar neste arquivo um link para
voltar.
Excel Avançado 84
Observação: Podese vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home
page ou um arquivo ou uma planilha dentro do próprio arquivo. Se for necessário,
podemos criar três links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma função
diferente.
11.2 Preparar Pastas de Trabalho para Web
Inserir Hyperlinks
Hyperlinks é um ponto de acesso ou salto até um local da mesma pasta de
trabalho, ou em outro arquivo, representado por texto colorido ou sublinhado.
Maneiras de inserir o Hyperlink: texto em uma célula, um elemento gráfico, ou
a função Hyperlink.
Para o texto da célula e o elemento gráfico, a seqüência é bem parecida:
Inserir o texto da célula e o elemento gráfico (figura).
No menu Inserir escolher Hyperlinks , na caixa Vincular, inserir o endereço do
arquivo de destino ou URL.
Se o arquivo de destino for uma pasta de trabalho do Microsoft Excel, você
poderá clicar em Procurar, para selecionar um nome de planilha, uma referência de
célula ou de intervalo ou um nome definido.
As informações que serão fornecidas para outros tipos de arquivos dependem
do programa usado para criar o arquivo.
Excel Avançado 85
Se você deseja que um hyperlink a um diretório de rede compartilhado use o
mesmo endereço, independentemente do local onde você salvar a pasta de trabalho
que contém o hyperlink, demarcar a caixa de seleção Usar caminho relativo para o
hyperlink.
Caso contrário: localize o arquivo vinculado usando um caminho relativo ao
local onde a pasta de trabalho que contém o hyperlink, está gravada, certifiquese de
que a caixa de seleção Usar caminho relativo para o hyperlink esteja marcada.
Quando você usa uma célula mesclada ou um intervalo de células para um
hyperlink, a área selecionada ou mesclada inteira se tornará um hyperlink.
Para inserir a função HYPERLINK, use o assistente de função.
Onde Local_Vínculo é o endereço para o acesso e o texto do nome amigável
será mostrado na célula, onde a função foi digitada.
Colar hyperlink
Selecionar a figura ou célula, e com o botão direito do mouse escolher
hyperlink, e clicar em copiar hyperlink.
Na célula destino clicar no menu Editar, colar.
11.3 Salvar uma Planilha para Web
Menu arquivo, Salvar como HTML. Um assistente de quatro partes será
exibido.
As duas primeiras etapas

são de seleção e de tipo
da página.
Nesta terceira etapa

colocase os títulos e
descrições que fará parte
da página.
Excel Avançado 86
Nesta etapa colocase
mais descrições e o nome
do arquivo com extensão
htm.
Estes arquivos serão

abertos em um browser
para visualização.
12 PROTEGENDO DADOS DAS PLANILHAS E COMPARTILHANDO PASTAS
12.1 Protegendo Dados
Temos a possibilidade de proteger uma planilha impedindo o usuário de

alterar suas informações, objetos e cenários, ocultando inclusive as formulas
existentes nas células. Ainda na planilha Folha de Pagamento, pressione CTRL + T,
esse procedimento selecionará toda a planilha. Clique em Formatar – Células –
Proteção.
Excel Avançado 87
Será exibida uma caixa de diálogo com duas opções:
1º) Travada – impede que as células selecionadas sejam alteradas depois que a
planilha for protegida.
2º) Oculta – oculta as fórmulas das células selecionadas quando a planilha for
protegida.
Neste caso marque as duas opções e clique no botão OK.
Agora temos que destravar as células que sofreram mudanças. Basta
selecionar o intervalo de células e desmarcar a opção
travada na guia proteção em formatar células. Devemos
destravar as seguintes células: Códigos – Outros
Rendimentos – Dependente.
Vamos agora proteger a planilha de forma que as

formatações de proteção tenham efeito.
Clique no menu Ferramentas – Proteger – Planilha.
Será exibida uma caixa de diálogo semelhante a da figura.
Conteúdo Impede alterações nas células da planilha e em itens de gráficos.
Objetos Impede que outros usuários excluam, movam, editem ou redimensionem
objetos gráficos em uma planilha ou folha de gráfico.
Cenários Impede alterações nas definições de cenários em uma planilha.
Digite uma senha e clique no botão OK. O Excel pedirá pra você confirmar a
senha, confirme e clique no botão OK. Pronto, a partir deste momento a planilha
está protegida, tente então alterar alguma coisa que não seja nas células
destravadas e observe que não será possível. As alterações feitas nas células que
não estão travadas podem ser salvas caso o arquivo não esteja aberto como leitura.
Para desproteger a planilha basta clicar no menu Ferramentas – Proteger –
Desproteger planilha informar a senha e clicar no botão OK.
12.2 Compartilhando Pastas
Uma pasta de trabalho compartilhada permite

que diversas pessoas a editem simultaneamente.
Isso é especialmente útil para gerenciar listas que
são alteradas com freqüência. Por exemplo, se cada
pessoa do seu grupo de trabalho lidar com diversos
projetos e precisar conhecer o status das outras
pessoas, o grupo poderá usar uma lista em uma
pasta de trabalho compartilhada em que cada
pessoa insere e atualiza uma linha de informações
sobre cada projeto.
Criando uma pasta de trabalho compartilhada:
Excel Avançado 88
O autor original de uma pasta de trabalho a prepara para ser compartilhada
inserindo e formatando os dados que precisam estar presentes. A pasta de trabalho
é salva como compartilhada e colocada em um compartilhamento de rede (não em
um servidor Web) disponível aos futuros usuários.
Leve em consideração recursos não disponíveis É possível exibir e utilizar
alguns recursos do Microsoft Excel, mas eles não podem ser alterados quando a
pasta de trabalho for compartilhada; sendo assim, convém configurar esses recursos
antes de compartilhar a pasta de trabalho.
Os seguintes recursos não poderão ser alterados após uma pasta de trabalho
ser compartilhada: células mescladas, formatos condicionais, validação de dados,
gráficos, figuras, objetos incluindo objetos de desenho, hiperlinks, cenários,
estruturas de tópicos, subtotais, tabelas de dados, relatórios da tabela dinâmica,
proteção de pasta de trabalho e planilha, e macros.
Crie configurações que afetem todos os usuários Ao compartilhar a pasta de
trabalho, é possível personalizar alguns recursos de compartilhamento. Por
exemplo, você pode decidir se controlará as alterações durante os 30 dias padrão ou
por um período maior ou menor.
Trabalhando em uma pasta de trabalho compartilhada
Após abrir uma pasta de trabalho compartilhada, você pode inserir ou alterar
dados da mesma forma que em uma pasta de trabalho normal. Contudo, alguns
aspectos são diferentes de trabalhar em uma pasta de trabalho normal.
Exibindo as alterações de outros usuários A cada vez que você salva a pasta de

trabalho compartilhada, ela é atualizada com as alterações salvas por outros
usuários desde a última vez que você a salvou. Se desejar manter a pasta de
trabalho compartilhada aberta para monitorar o andamento, será possível fazer o
Microsoft Excel atualizar a pasta automaticamente com as alterações em intervalos
programados especificados por você, salvando ou não você mesmo a pasta de
trabalho.
Resolvendo conflitos Quando você salva alterações para uma pasta de trabalho
compartilhada, é possível que outro usuário que esteja editando a pasta de trabalho
no momento tenha salvo alterações para as mesmas células. Neste caso, ocorre
conflito das alterações e aparece uma caixa de diálogo de resolução de conflitos que
permite que você decida quais alterações manter.
Mantendo configurações e modos de exibição pessoais O Excel salva para você

um modo de exibição personalizado da pasta de trabalho que inclui itens, como a
planilha que você exibiu e as configurações de zoom. Por padrão, o modo de
exibição inclui as suas configurações de filtro e impressão, ou você pode especificar
que deseja usar as configurações originais. A cada vez que você abre a pasta de
trabalho compartilhada, o Excel a exibe com o seu modo de exibição em vigor;
assim, cada usuário pode ter suas próprias configurações.
Excel Avançado 89

Funções de Procura e Referência no Excel

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Funções de Procura e Referência no Excel

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SUMÁRIO

· valor_procurado – é o valor a ser localizado na primeira coluna de uma tabela,

O valor procurado é o “1” que está

Se a tabela matriz estiver como a

Retorna um valor se a condição especificada for avaliada como

Possibilita o usuário a trabalhar de 1 a 30 argumentos ao mesmo tempo,

Possibilita o usuário a trabalhar de 1 a 30 argumentos ao mesmo tempo,

Semelhante a anterior, porém sua função é contar células que possuem

O objetivo da fórmula mostrada na

A partir da célula S1 temos uma tabela que servirá

=D6*$B$2 D6(Nr. De salário) B$2(Salário Mínimo)

IRRF: O valor do IRRF será calculado de acordo com Base IRRF com base

Agora vamos fazer um exemplo prático, onde vamos classificar uma lista de

Nesta lição aprenderemos a criar e a utilizar uma lista personalizada, para

Vamos a um exemplo prático sobre a criação e utilização de listas

1. Agora vamos criar uma lista de classificação personalizada. Vamos definir a

Filtrar é uma maneira rápida e prática para que possamos trabalhar apenas

Quando usamos a função AutoFiltro, o título de cada coluna é transformado

Considere a planilha da figura acima e use o AutoFiltro para aplicar critérios

Com isso encerramos os nossos estudos sobre importação e exportação de

Marque a caixa de seleção Mostrar alerta de erro após a inserção de dados

Quando você usa referências 3D (referência 3D: uma referência a um

Defini­se análise de dados como a tarefa de organizar e efetuar a

Havendo a necessidade de efetuar a comparação de resultados diferentes

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