ADMINISTRACIÓN II

TUTORES:
Ing. Rocío Flores
Ing. Franklin Álvarez
Ing. Gustavo Vizcaíno
Ing. Henry Rodríguez G.

PRIMER HEMISEMESTRE
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN Definir la misión, los objetivos y las propiedades.

Determinar dónde están en este momento las cosas.
Establecer premisas sobre las condiciones futuras.
Identificar los medios para alcanzar los objetivos.
Implantar los planes de acción y evaluar los resultados.
ORGANIZACIÓN Agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales.
Dividir el trabajo que se ha de realizar.
Agrupar órganos y actividades en una estructura lógica
Designar a las personas para su ejecución.
Coordinar las diferentes actividades.
DIRECCIÓN Dirigir los esfuerzos colectivos hacia un propósito común.
Comunicarse y negociar con las personas para obtener consenso.
Orientar a las personas y obtener coherencia.
Liderar a las personas.
Motivar a las personas.
CONTROL Definir los estándares de desempeño.
Monitorear el desempeño
Comparar el desempeño con los estándares establecidos
Emprender la acción correctiva necesaria para garantizar los objetivos esperados.
 LA PLANIFICACIÓN
Es el proceso de establecer metas y elegir los medios para
alcanzar dichas metas.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Precisión Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas,
sino con la mayor precisión posible.
lexibilidad Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste.
Unidad de Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe
dirección uno solo para cada función y todos los que se aplican en la empresa
deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad
pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los
planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una
coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder
alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que
espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente
estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma
más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados
deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas
que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna
manera con su funcionamiento.
PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN
En resumen, los propósitos son:

 Disminuir el riesgo del fracaso.

 Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
 Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
 Asegurar el éxito en el futuro.
 DEFINICIONES

TIPOS DE PLANIFICACIÓN
Estratégica Permite la toma de decisiones a largo plazo, la cual se lleva a cabo en el
máximo nivel organizacional, es decir en la instancia institucional o de alta
dirección.

Táctica Es un proceso mayor a un año que guía hacia el logro de los objetivos
propuestos en los programas de la empresa.

Operacional La planificación operacional se concentra a corto plazo y cubre cada una

de las tareas u operaciones individuales, dentro de cada unidad
organizacional definida para la planificación táctica. Se preocupa por el
“qué hacer” y por el “cómo hacer” las actividades cotidianas de la
 DIFERENCIAS ENTRE PLANES ESTRATÉGICOS Y PLANES
TÁCTICOS
Algunas diferencias entre planes estratégicos y
planes tácticos son:
El plazo

El alcance

La táctica

La independencia
EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
Harold Koontz, entre otros autores, determina los siguientes pasos o fases para llevar a cabo el

proceso de planificación .
FASES DE LA PLANIFICACIÓN
Detección de las oportunidades
Establecimiento de objetivos
Consideración de premisas

Determinación de cursos alternativos de acción

Evaluación de cursos alternativos de acción
Selección de un curso de acción
Formulación de planes derivados

Elaboración del presupuesto

 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL (FODA)
El FODA es una herramienta de análisis
estratégico, que permite analizar elementos
internos o externos de programas, proyectos
u organizaciones enteras
FORTALEZAS Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al
programa o proyecto de otros de igual clase o aquellos que permiten a la organización
funcionar adecuadamente.

OPORTUNIDADES Las oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el
entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

DEBILIDADES Las debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una
adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

AMENAZAS Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa, proyecto u

organización, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado el caso, puede ser
necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.
 RECURSOS O MEDIOS
Es un elemento de la Planificación, constituyen todos los
insumos sean tangibles o intangibles con los que cuenta la
organización y que le permiten funcionar y alcanzar sus
objetivos.

LOS TIPOS DE RECURSOS

HUMANOS Personas y talento

MATERIALES Elementos físicos

TECNOLÓGICOS Conocimiento científico, técnico y de investigación

ECONÓMICO-FINANCIEROS Dinero
 PRESUPUESTO
Representa las expectativas para un período futuro, expresados en
términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades
producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas,
producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital,
estados financieros pro forma, etc.), generales y específicos.
FASES O ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Formulación Consiste en elaborar el presupuesto considerando el tiempo de aplicación, los objetivos,
metas y recursos necesarios para su consecución, labor que responsabilidad de las
instancias de mayor jerarquía dentro de la organización.
Discusión Se refiere a la presentación o divulgación del presupuesto entre los miembros que habrán
de aprobarlo y ejecutarlo en función de la realidad de la organización.
Sanción Según ameriten las circunstancias y la decisión de las instancias correspondientes, el
presupuesto podrá ser sancionado a fin de proceder a su revisión y ajuste.
Ejecución Consiste en poner en marcha el presupuesto, en base a los lineamientos establecidos para
el efecto y el tiempo que se haya programado.
Control y Se refiere a que la ejecución del presupuesto debe ser monitoreada permanentemente y
evaluación se debe evaluar que se cumpla según los parámetros determinados. En el caso de
presentarse desviaciones, éstas deben ser reportadas y corregidas inmediatamente.
 LA ORGANIZACIÓN
La Organización puede entenderse desde dos concepciones: como
una unidad o entidad social y como función administrativa.
ORGANIZACIÓN COMO UNIDAD O Organización como unidad o Organización formal
ENTIDAD SOCIAL entidad social en que las
personas interactúan para
alcanzar objetivos comunes.
Organización informal

ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN Organización como función

ADMINISTRATIVA administrativa y parte del proceso
administrativo de organizar,
estructurar e integrar los recursos y
los órganos encargados de
administrar y establecer
relaciones
entre ellos.
 LA ORGANIZACIÓN INFORMAL TRASCIENDE Y SOBREPASA LA
ORGANIZACIÓN FORMAL EN TRES ASPECTOS

• En la duración

• En la localización

• En los asuntos del negocio

 NIVELES Y PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

VINELES
Nivel institucional Se realizará el diseño organizacional.
Nivel intermedio Se desarrollará el diseño departamental.
Nivel operacional Se realizará el diseño de cargos y tareas.

PRINCIPIOS
Centralización La centralización promueve la retención del proceso decisorio en la cúpula de la
organización.
Descentralización La descentralización estimula la creatividad y la independencia en las personas de
los niveles más bajos, ayuda a construir espíritu de equipo y a preparar candidatos
para desempeñar posiciones más elevadas.
Desconcentración La centralización y la desconcentración responden a la misma noción de
organización administrativa centralizada. La desconcentración está dentro del
cuadro de la centralización, que sólo se distingue por la forma periférica en que
desarrolla sus funciones.
Autonomía Significa ausencia de dependencia, de lazos y presiones para ejercitar las ideas,
pensamientos o acciones. Es lo contrario de la dependencia.
 CICLO DE VIDA DE LAS ORGANIZACIONES :

ETAPA DEFINICIÓN

Etapa de Nacimiento Cuando la organización es fundada por un empresario.

Etapa de Infancia Cuando la organización comienza a crecer con rapidez, la estructura comienza a
expandirse y las responsabilidades se distribuyen entre las personas.

Etapa de Juventud Cuando la organización crece debido al éxito, la organización se vuelve más
compleja y su estructura formal se fortalece más.

Etapa de Madurez Cuando la organización se estabiliza en un tamaño

grande, generalmente una estructura mecanicista;
en esta etapa se corre el riesgo de volverse
complaciente y lenta en los mercados competitivos.
 ORGANIGRAMA
El organigrama se define como la representación gráfica de la
estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe
reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la
integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales
de comunicación.
CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS
Por el fin Informativos
Analíticos
Formales
Informales
Por el contenido Estructurales
Funcionales
Posición de personal
Por la forma Vertical
Horizontal
Mixto
Radial
AFNOR
Circular
En estandarte
En lambda
Escalar
Bloques
 ORGANIGRAMAS POR SU CONTENIDO
CONCEPTO DEFINICIÓN
1. Organigrama Sirve para representar en forma objetiva. La distribución del
posicional personal en las diferentes unidades administrativas.

A nivel de cada unidad administrativa se detallan las

2. Organigrama funciones principales básicas. Al detallar las funciones se
funcional inicia por las más importantes y luego las de menos
importancia.

3. Organigrama Presenta el esquema básico de una organización, lo cual

estructural permite conocer de una manera objetiva sus partes
integrantes.
 GRACIAS Y ÉXITOS EN SUS ESTUDIOS

Mgst. Henry Rodríguez G. Noviembre 2016