ENSAYO

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA?

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una organización tiene
que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier formato o
medio y puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los sistemas de
gestión incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para que la organización
pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican según
las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir,
anular y modificar la diferente información documentada de la empresa (registros y documentos),
con la finalidad que estén debidamente controlados.

La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad, cumple una

importancia muy alta en índices que lleven a cabo los resultados que deriven dentro de la
organización. Tratar de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo organizado, todo
correcto, para cuando llegue el momento de algo que se concluye, se tenga prueba de todo lo
implementado dentro de la organización correspondiente a la conformidad o no conformidad. Así,
podemos decir, que la evaluación de la información documentada es uno de los papeles más
importantes dentro de un Sistema de Gestión de Calidad, pues es el soporte de lo que este en
proceso, o ha finalizado con la conformidad o no conformidad.

Entonces, a través de la información documentada se realiza un proceso de evaluación, donde se

indica de manera clara si se encuentra un documento equis en estado de conformidad o de no
conformidad, esto, en pocas palabras para saber si es correcto lo desarrollado o no, según lo
expresado en la norma NTC ISO 9001. En primera instancia, la conformidad radica en el
cumplimiento de la norma, mientras que por el otro bando: la no conformidad, implica el
incumplimiento de la norma, ya sea de manera completa o parcial.

Basado en esto, vemos que las empresas buscan por medio del Sistema de Gestión de Calidad el
éxito total de sus procesos y la satisfacción final de sus clientes internos y externos, buscando una
motivación sutil para seguir siéndole fiel a los productos y servicios que la compañía implemente,
así, como principal motivo, debe ser cada proceso que este en el modo del Sistema de Gestión de
Calidad. Por lo anterior, se concluye que todos los procesos deben ser eficaces a la hora de intervenir
de manera de en términos de calidad, viéndolo desde el punto de vista del S.G.C., y por esto, la
evaluación de la información documentada cumple una gran importancia, pues adecua lo que está
bien y lo que no, todo, según la norma NTC ISO 9001, guía del desarrollo total del Sistema de Gestión
de Calidad en las organizaciones.