Tata Cara Musyawarah Ambalan/ Rancana

TATA CARA MUBAL

A. Sidang Pendahuluan.
Dalam melaksanakan musyawarah. peserta sebelumnya menentukan siapakah yang akan memimpin dalam sidang Pendahuluan.
Biasanya dalam sidang ini dipimpin oleh Pradana/ Ketua Racana atau pengurus lainnya yang ditunjuk.
Dalam sidang Pendahuluan memiliki agenda acara :
– Menetapkan tata tertib dan agenda acara.
– Memilih dan menetapkan pimpinan Sidang- sidang selanjutnya/ bisa membentuk semacam Presidium. ( Biasanya dipilih 3
orang. Terdiri 1 orang ketua dan 2 orang anggota )

B. Persidangan.

1. Rapat Pleno. ( Pertama )

Dalam rapat ini dipimpin oleh pimpinan sidang yang telah ditetapkan/ Presidium.
Agenda acaranya :
– Mendengarkan laporan Pertanggungjawaban Pradana/ Ketua Racana / Pengurus ambalan selama masa baktinya.
– Melakukan Evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan.
– Mensyahkan laporan Pertanggungjawaban Ambalan/ Racana lama.

2. Rapat Pleno ( Kedua )

Dalam Sidang Pleno ini membahas antara lain :
1. Pembagian Bidang – bidang/ komisi yang dibentuk untuk menyusun rencana/ program kerja.
2. Melaksanakan Rapat – Rapat komisi / masing masing bidang
Bidang/ komisi tersebut misalnya dapat terdiri dari :
a. Komisi Organi sasi dan keuangan.
Membicarakan struktur pengurus / Dewan yang akan dibentuk disesuikan dengan kebutuhan. Termasuk didalamnya Dewan
Kehornatan. Dalam komisi ini juga menetapkan tata cara pemilihan Pradana dan pengurus Dewan ambalan/ Ketua Racana dan
pengurus Dewan Racana.
Menetapkan sistem administrasi dan besarnya iuran anggota dll.
b. Komisi Kegiatan.
Yaitu menyusun rencana / program kerja yang akan datang. Bentuk kegiatan maupun latihan rutin yang akan dilaksanakan.
c. Komisi Adat / sandi / pusaka Ambalam – Racana.
Di komisi ini biasanya membicarakan peninjauan kembali Adat/ Sandi / Pusaka Ambalan/ Racana apakah masih relevan dan
sesuai dengan perkembangan di lingkungan Ambalan/ Racana.

3. Rapat Pleno ( Ketiga )

Di sidang ini berisi agenda acara antara lain :
a. Mendengarkan dan menanggapi laporan hasil rapat komisi/ masing –masing bidang.
b. Mensyahkan hasil rapat dari masing masing bidang/ komisi.
c. Membentuk tim Perumus. Tim Perumus ini bertugas menyusun seluruh hasil keputusan dari rapat- rapat komisi.
d. Mengadakan Pemilihan Pengurus Ambalan/ Racana setelah mendengarkan hasil dari rapat tim perumus sub komisi
organisasi/ keuangan.
Dalam Pemilihan Pengurus Dewan Ambalan/ Racana dapat dilakukan berbagai macam cara misalnya :
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan dilanjutkan dengan melengkapi susunan pengurusnya.
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan membentuk tim formatur. Tim Formatur adalah tim yang bertugas
menyusun pengurus dengan masa tugas dan jangka waktu tertentu. Tim Formatur ini dipimpin oleh Pradana / Ketua Racana
Terpilih.
– Pemilihan seluruh pengurus dewan ambalan/ racana diserahkan kepada tim Formatur.
– Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dilaksanakan dalam waktu tertentu dilaksanakan secara langsung. umum,
bebas dan rahasia oleh seluruh anggota ambalan/ racana.

C. Sidang Penutup
Dalam agenda ini yang dilaksanakan antara lain :
– Membacakan seluruh hasil dan kesimpulan selama sidang. Dan sekaligus mensyahkannya.
– Menyerahkan hasil tim perumus kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk menyelesaikan tugas tugasnya. mis. Tugas
tim formatur dll ( apabila pemilihan dilaksanakan dalam acara saat itu )
– Menutup sidang.

Musyawarah Ambalan/ Racana (Bag.II)

Berikut ini salah satu contoh agenda acara yang dibuat dalam rangka musyawarah Ambalan/ Racana. Agenda acara ini juga
dibicarakan dalam sidang pendahuluan.

NO PIMPINAN
AGENDA ACARA WAKTU KETERANGAN
RAPAT

Up.Pembukaan
1 Musyawarah Panitia/ Petugas 15 Menit Dibuka Oleh Kakak Pembina

Sidang Pendahuluan

2 1.Tata Tertib Aturan selama bersidang, agenda acara, cara ambil

Pradana/ Ketua
sidang 60 Menit keputusan/ suara jumlah komisi dlm sidang dll.
Racana
 Presidium 3 orang, terdiri 1 ketua dan 2 anggota.
Dilanjutkan penyerahan palu sidang

2. Pemilihan Presidium

Persidangan

a. Sidang Pleno I Presidium 30 Menit

1. Mendengarkan Laporan
Pertanggung jawaban Pengurus Pradana/ Ketua racana membacakan isi materi
lama pertangungjawaban.
30 Menit
2. Tangapan peserta musyawarah Peserta memberi tanggapan/ solusi.
Pengurus lama berikan jawaban/ argumentasi.
Apabila sdh diketemukan persamaan pendapat dan
peserta sidang menyetujui, maka presidium dapat
mengesahkan laporan pertanggung jawaban.
Dilanjutkan penyerahan Laporan pertajwbn.
Kepada presidium

3
Presidium membuka rapat pleno II dan membagi
peserta sidang menjadi beberapa komisi. Jumlah
Presidium 10 Menit komisi sesuai dengan tata tertib sidang.
b. Sidang Pleno II
Tiap komisi memilih ketua, sekretaris, dan pelapor.
Tiap komisi ber musyawarah sesuai bidangnya, mis.
Kom. Organisasi dan keuangan, Kom. Program
Masing masing kegiatan, Kom. Adat./Sandi dst
Rapat Komisi Ketua Komisi 60 Menit

Presidium membuka Pleno III

Dibacakan oleh pelapor. Presidium Memberikan

kesempatan kpd pst sidang unt. Menanggapi.

c. Sidang Pleno III
1. Mendengarkan laporan masing-
masing komisi.
2. Mengesahkan hasil rapat komisi.
3. Membentuk tim perumus dan
memberikan kesempatan tim
perumus untuk rapat.
4. Pemilihan Pradana/ Ketua
Racana
Sidang Penutup
4 Presidium
Tehnis memberikan tanggapan boleh setelah semua
Presidium 45 Menit komisi melaporkan atau dibahas setelah tiap komisi
melaporkan
Hasil rapat komisi disyahkan setelah peserta sidang
menyetujui.
Tim perumus bertugas menyempurnakan hasil rapat
komisi yang sdh dibahas. Anggota Tim perumus
dapat terdiri semua ketua komisi
Dan memilih ketua, sekretaris serta pelapor.
Peserta sidang lainnya istirahat atau dpt digunakan
melobi calon pengurus
Tehnis pemilihan sesuai hasil rapat komisi bidang
organisasi.
15 Menit Bilamana ada tim formatur maka ditetapkan siapa
sajakah yang menjadi anggota tim formatur, Jumlah
tim formatur ( Ganjil ) dan masa baktinya.
Presidium menutup rapat pleno III
30 Menit
15 Menit
 a. Membacakan seluruh hasil dan Presidium Menyerahkan hasil seluruh materi sidang
kesimpulan selama sidang. kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk
menyelesaikan tugas tugasnya.

Presidium menyerahkan kembali palu sidang

b. Menutup Sidang. kepada Pradana/ Ketua Racana Terpilih.

Upacara Penutupan
15 Menit
5 Musyawarah Panitia/ Petugas Ditutup oleh Kakak Pembina

Agenda acara di atas merupakan contoh bentuk musyawarah yang sering dilaksanakan dalam Ambalan/ Racana. Para Penegak
dan Pandega dapat pula menyusun agenda sidang sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan. Ukuran waktu adalah relatif,
bisa lebih cepat atau bahkan molor. Untuk itu peserta musyawarah harus disiplin menepati waktu dalam mengikuti kegiatan
tersebut.
Ada beberapa catatan dalam penyelengaraan musyawarah :
1. Bila agenda acara sidang seperti di atas maka dapat dilakukan dalam waktu 1 hari ( pagi s/d siang – sore )
2. Apabila memilih Opsi dibentuk tim Formatur dalam penyusunan Pengurus maka setelah Musyawarah Ambalan/ Racana
dapat pula dilanjutkan dengan rapat tim Formatur dan ditetapkan hasilnya, kemudian dilanjutkan dengan acara pelantikan.
3. Agar Penyelenggaran musyawarah berjalan dengan lancar maka perlu persiapan – persiapan sebelumnya., antara lain
menyusun draf – draf apa saja yang akan dibahas. Misalnya draf tata tertib/ agenda sidang, draf bahan sidang komisi-komisi/
bidang dll. Bila perlu menyusun draf atau format SK pengesahan masing-masing sidang/ rapat.
4. Selamat melaksanakan Musyawarah Ambalan/ Racana.

Iklan
REPORT THIS AD
REPORT THIS AD