Anda di halaman 1dari 14

PEDOMAN SEKRETARIAT

BAB I
PENDAHULUAN

Klinik merupakan fasilitas kesehatan masyarakat yang juga membina peran


serta masyarakat, dan memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan
terpadu kepada masyarakat di suatu wilayah kerja tertentu dalam bentuk pokok
kesehatan.
Akreditasi klinik merupakan upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan
yang dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu, penyelenggaraan
Upaya Kesehatan, dan sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi
yang ditetapkan dan peraturan perundangan serta pedoman yang berlaku.
Pedoman mutu ini menjelaskan garis besar Sistem manajemen mutu,
penyelenggaraan Upaya Kesehatan, dan sistem pelayanan klinis klinik Atang
Sendjaja. Semua ketentuan atau persyaratan serta kebijakan yang tertuang dalam
pedoman mutu ini merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan operasional klinik.
BAB. II
GAMBARAN UMUM KLINIK ATANG SENDJAJA

A. Wilayah Kerja

Klinik Atang Sendjaja terletak di Komplek TNI AU Blok.B12 No.1


Kelurahan Atang Sendjaja Kecamatan Kemang Kabupaten Bogor, merupakan Klinik
Rawat Jalan. Wilayah kerja yang menjadi tanggung jawabnya meliputi 9 desa yaitu :

1. Desa Tegal 6. Desa Parakan Jaya


2. Desa Jampang 7. Desa Bojong
3. Desa Pondok Udik 8. Kelurahan Atang Sendjaja
4. Desa Pabuaran 9. Desa Semplak Barat
5. Desa Kemang

B. SDM (Sumber Daya Manusia)


Berdasarkan jenis dan jumlahnya, SDM yang ada di Klinik Atang Sendjaja
pada tahun 2018 sebagai berikut :
Tabel 1.1.
Jenis dan jumlah SDM Klinik Atang Sendjaja
No Jenis SDM Jumlah yang ada
1 2 3
1 Dokter Umum 4
2 Dokter Gigi 2
3 Tindakan dan 1
kegawat daruratan
4 KIA & Persalinan 1
5 Konseling 1
6 Prolanis 1
7 Laboratorium 1
8 Apotik 3
9 Administrasi 2
10 Cleaning Service & 2
Security
Jumlah 18
Sumber data : Kepegawaian Klinik Atang SendjajaSDM yang tersedia telah cukup
menunjang pelaksanaan kegiatan Klinik Atang Sedjaja dengan cukup baik.
BAB. III
VISI, MISI,TUJUAN, MOTTO, LANDASAN MORAL DAN KOMITMEN BEKERJA
KLINIK ATANG SENDJAJA
VISI : Menjadi salah satu fasilitas layanan kesehatan tingkat primer

terbaik di Bogor
MISI :
1. Melaksanakan pelayanan kesehatan primer secara paripurna dan
mendukung Program JKN
2. Menjadi fasilitas layanan kesehatan primer terbaik bagi anggota
TNI , PNS dan Keluarga, serta masyarakat umum di Bogor.
3. Senantiasa meningkatkan mutu, profesionalisme, inovasi dan
prestasi dalam pelayanan

TUJUAN :
1. Meningkatkan kemampuan SDM di Klinik Atang Sendjaja
2. Meningkatkan ketersediaan sarana dan prasarana di Klinik Atang Sendjaja
3. Menyelenggarakan pelayanan untuk masyarakat
4. Menyelenggarakan pelayanan dengan mengembangkan jejaring

MOTTO : LANDASAN MORAL :


1. Bermutu 1. Kejujuran
2. Berkomitmen 2. Keikhlasan
3. Berprestasi
Kepedulia

nLANDASAN KOMITMEN BEKERJA


1. Mau tau
2. Mau belajar
3. Mau dikoreksi
4. Mau berubah
5. Mau bertanggung jawab

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI

A. Struktur Organisasi Klinik Atang Sendjaja


Struktur organisasi Klinik Atang Sendjaja berdasarkan Peraturan Kepala
Klinik Atang sedjaja Nomor Kep/ /I/2019 tentang Struktur Organisasi
B. Bagan Struktur Organisasi
BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA
BAB VI
URAIAN JABATAN

A. Tugas, Kewajiban, dan Fungsi


1. Pemimpin Klinik Atang Sendjaja mempunyai tugas,dan kewajiban sebagai
berikut:
a. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bimbingan dan supervisi.
b. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di
klinik.
c. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksanaan kegiatan
program dan pengelolaan keuangan.
d. Mengadakan koordinasi dengan Camat dan Lintas Sektoral dalam
upaya pelaksanaan visi dan misi di wilayah kerja.
e. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dan masyarakat dalam
rangka peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
f. Menyususun perencanaan kegiatan Klinik dengan dibantu oleh staf .
g. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan.
h. Melaksanakan rapat bulanan secara rutin 2 kali sebulan dan rapat
khusus lainnya
i. Menghadiri undangan rapat dinas, BPJS dan lain – lain.
j. Melaporkan hasil kegiatan bulanan kepada pimpinan atas, baik berupa
laporan rutin maupun khusus
2. Sekretariat Klinik Atang Sendjaja mempunyai tugas dan kewajiban serta
fungsi sebagai berikut:
2.1. Keuangan :
a. Melakukan perencanaan Keuangan.
b. Merealisasikan Keuangan.
c. Membuat pembukuan/penutupan kas.
d. Mengambil gaji & dana operasional serta yang berkaitan dengan
kesejahteraan pegawai.
e. Membayar pajak yang timbul dari kegiatan klinik.
f. Pencatatan dan Pelaporan.
g. Menerima setoran dari pendapatan kapitasi dan yanmasum
2.2. Tatausaha
a. Merencanakan dan mengevaluasi kegiatan di unit TU.
b. Mengkoordinir dan berperan aktif terhadap kegiatan di unit TU.
c. Menyelenggarakan rapat bulanan secara rutin 2 kali sebulan dan rapat
khusus lainnya
d. Membuat jadwal dokter, jadwal piket, jadwal apel ASN bulanan
e. Membuat absen bulanan, menghitung kehadiran pegawai
f. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar
g. Membantu Kaklinik dalam penyusunan program kerja dan anggaran
klinik.
h. Menyusun dan merencanakan kegiatan pembinaan personel klinik.
i. Mengkordinasikan kegiatan antar staf pelaksana untuk tercapainya
sasaran tugas klinik.
j. Menghitung poin dan jasa tenaga kesehatan setiap bulan
k. Menghitung dan mempersiapkan besaran gaji pegawai harian lepas
tiap bulan .
l. Melayani pembayaran kasir dan kantin
m. Membuat laporan keuangan harian, mingguan, bulanan dan
tahunan
n. Menghitung jumlah kapitasi setiap bulannya
o. Mengupdate administrasi aplikasi HFIS dan mengganti password 2
bulan sekali di Pcare
p. Menginput KBK,WTA,Prolanis, Partus Normal BPJS
q. Membuat laporan bulanan dan tahunan
2.3. Pendaftaran dan Rekam Medis
a. Melaksanakan Pelayanan pendaftaran sesuai ketentuan berlaku.
b. Membuat kartu berobat.
c. Mengarahkan, membantu dan memberikan penjelasan tentang jenis
d. Pelayanan di klinik serta tata cara pelayanan.
e. Mengelola meja informasi pelayanan klinik.
f. Bertanggung jawab atas pemeliharaan inventaris di ruang loket.
g. Bertanggung jawab terhadap alur pelayanan di klinik.
h. Perencanaan, pencatatan dan pelaporan

3. Unit Farmasi Klinik Atang Sendjaja mempunyai tugas dan kewajiban serta
fungsi sebagai berikut:
3.1. Apoteker :
a. Melaksanakan Pelayanan pendaftaran sesuai ketentuan berlaku.
b. Membuat kartu berobat.
c. Mengarahkan, membantu dan memberikan penjelasan tentang jenis
pelayanan di klinik serta tata cara pelayanan.
d. Mengelola meja informasi pelayanan klinik.
e. Bertanggung jawab atas pemeliharaan inventaris di ruang loket.
f. Bertanggung jawab terhadap alur pelayanan di klinik.
g. Perencanaan, pencatatan dan pelaporan.
3.2. Asisten Apoteker
a. Mengecek kesiapan apotek sebelum operasional.
b.Menyusun produk racikan yang di distribusi dari gudang farmasi
ke apotek.
c. Melakukan peracikan obat.
d.Melayani pembelian pasien.
e. Membuat copy resep.
f. Melakukan penyerahan produk kepada pasien
4. Laboratorium Klinik Atang Sendjaja mempunyai tugas dan kewajiban serta
fungsi sebagai berikut:
a. Melaksanakan pelayanan laboratorium sesuai indikasi dokter.
b. Merencanakan kebutuhan bahan alkes dan reagen dalam setahun.
c. Menjamin hasil, alat dan bahan sesuai standar.
d. Melaksanakan rujukan.
e. Melaksanakan pemeriksaan laboratorium di luar gedung bila
diperlukan.
f. Bertanggung jawab atas pemeliharaan alat medis dan non medis
di laboratorium.
g. Perencanaan, pencatatan dan pelaporan

BAB VII.
TATA HUBUNGAN KERJA

A. Hubungan Kerja
Dalam melaksanakan tugasnya Pemimpin Klinik Atang Sendjaja,
Sekretariat meliputi bagian keuangan, bagian tata usaha, pendaftaran dan rekam
medis merangkap prinsip koordinasi, integrasi, sesuai dengan tugas dan tanggung
jawabnya.

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL


Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personel di Klinik Atang Sendjaja

Tabel 1.2

No. Nama Jabatan Kualifikasi Formal dan Tenaga Yang di


Non Formal Butuhkan
1 Ka. Klinik Dokter Umum 1
2 Sekretariat -
3 Keuangan
4 Rekam Medis
5 Unit Persalinan dan
Pasca Persalinan

6 Unit Pelayanan Medis

7 Unit Penunjang
BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Kegiatan orientasi bagi karyawan baru merupakan salah satu upaya penting dalam
meningkatkan pemahaman pelayanan di Klinik Atang Sendjaja.

Waktu Materi Penanggung Peserta


Jawab
Orientasi - Pengenalan Kepala Klinik Karyawan Baru
Karyawan Baru Keanggotaan
- Fisi Misi dan
Moto Klinik
Atang Sendjaja

BAB X PERTEMUAN / RAPAT


Kegiatan komunikasi internal dilakukan 1 ( satu ) bulan sekali atau jika ada
hal-hal yang bersifat mendesak dan wajib diikuti setiap karyawan. Briefing dilakukan
setiap rabu, dimulai jam 7.30 WIB.
Rapat rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap hari Jumat pertama dan ke tiga setiap bulan.
Jam : 13.00 sampai dengan selesai
Tempat : Ruang Rapat RS Baptis BatuPeserta : Seluruh anggota Tim HPK
Materi : Pembuatan program tentank Pasien dan KeluargaPembahasan
masalah dan pemecahannya Evaluasi kinerjadan sosialisasi
BAB XI
PELAPORAN

1. Laporan Harian meliputi :


- Xxxxxxx
- Bbbbb
- Bbbb

2. Laporan Bulanan meliputi :


- Xxxxxxx
- Bbbbb
- bbbb

3. Laporan Tahunan meliputi :


- Xxxxxxx
- Bbbbb
- bbbb