Anda di halaman 1dari 5

Daftar Isi

Daftar Istilah.................................................................................................................................................. 2
1. Tujuan Pengorganisasian ...................................................................................................................... 3
2. Tugas dan Tanggung Jawab Personil..................................................................................................... 3
2.1. Kepala LPSE ....................................................................................................................................... 3
2.2. Admin Sistem .................................................................................................................................... 4
2.3. Verifikator ......................................................................................................................................... 4
2.4. Helpdesk............................................................................................................................................ 4
2.5. Pengelola Kapasitas ........................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.6. PengelolaPerubahan .......................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.7. Pengelola Aset.................................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.8. Pengelola Risiko ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.9. Koordinator Keamanan Informasi...................................................... Error! Bookmark not defined.
2.10. Pengelola Pendukung Layanan ...................................................... Error! Bookmark not defined.
2.11. Koordinator Kelangsungan Layanan .............................................. Error! Bookmark not defined.
2.12. Pengelola Hubungan dengan Pengguna Layanan .......................... Error! Bookmark not defined.
2.13. Penilai............................................................................................................................................ 5
Daftar Istilah
1. IT Service Management (ITSM) adalah framework tata kelola penyelenggaraan layanan
teknologi informasi, yang mengacu pada implementasi dan pengelolaan layanan teknologi
informasi yang berkualitas melalui pengelolaan orang, proses dan teknologi informasi itu
sendiri.

Hal 2
1. Tujuan Pengorganisasian
Dalam rangka pelaksanaan pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)
diperlukan optimalisasi peran yang bertanggung jawab dalam penerapan pengelolaan
layanan. Untuk itu dipandang perlu membentuk tim yang selaras dengan kerangka kerja LPSE,
yang bertujuan:

1) Memastikan bahwa setiap personil LPSE mengambil peran melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya dengan baik;
2) Mensinergikan proses di seluruh area LPSE guna mewujudkan tata kelola IT Service
Management (ITSM) yang baik, efektif dan efisien;
3) Untuk memudahkan evaluasi dan monitoring sebagai bahan perbaikan agar LPSE dapat
mewujudkan layanan TIK yang prima;
4) Mendukung dan mewujudkan integritas Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang
handal;
5) Memberikan perbaikan dan pelaksanaan ITSM yang sesuai dengan standardisasi layanan.

2. Tugas dan Tanggung Jawab Personil


2.1. Kepala LPSE
1) Menyusun program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi dan pelaporan
pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik di lingkungan Polda DIY;
2) Mengelola Sistem Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (SPSE)
dan infrastrukturnya
3) Melaksanakan registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE
4) Memfasilitasi Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dalam
mengumumkan rencana umum pengadaan
5) Memfasilitasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) dalam menayangkan
pengumuman pelaksanaan pengadaan
6) Memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pemilihan penyedia
barang/jasa secara elektronik
7) Memfasilitasi Penyedia Barang/Jasa dan pihak-pihak yang berkepentingan
dalam proses menjadi pengguna SPSE
8) Melaksanakan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian LPSE bagi
penyedia barang/jasa
9) Memberikan dukungan teknis penayangan rencana umum pengadaan dan
pengumuman pengadaan dalam Portal Pengadaan Nasional

Hal 3
10) Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dalam penyelesaian permasalahan
teknis proses pengadaan barang/jasa secara elektronik
11) Menyediakan laporan hasil pengolahan data proses pengadaan barang/jasa
secara elektronik
12) Menerima masukan untuk peningkatan LPSE dan SPSE.

2.2. Admin Sistem


1) Menyiapkan pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan;
2) Menangani permasalahan teknis yang terjadi untuk menjamin kehandalan dan
ketersediaan layanan;
3) Memberikan informasi kepada Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Republik Indonesia tentang kendala teknis yang terjadi di Layanan
Pengadaan Secara Elektronik;
4) Melaksanakan instruksi teknis dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah Republik Indonesia; dan
5) Melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kapolda DIY melalui Kepala unit
Pengadaan Polda DIY.

2.3. Verifikator
1) Melaksanakan registrasi, verifikasi, dan pengelolaan pengguna Sistem
Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)
2) Melayani pendaftaran pengguna SPSE
3) Menyampaikan informasi kepada calon pengguna SPSE mengenai kelengkapan
dokumen yang dipersyaratkan
4) Melakukan verifikasi seluruh dokumen dan informasi sebagai persyaratan
pendaftaran pengguna SPSE
5) Mengelola arsip dan dokumen pengguna SPSE
6) Berhak untuk menyetujui atau menolak pendaftaran pengguna SPSE
7) Menonaktifkan USER ID dan Password pengguna SPSE apabila ditemukan
pelanggaran terhadap persyaratan dan ketentuan pengguna SPSE, atas
permintaan dari Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat
Pembuat Komitmen/Pejabat Unit Pengadaan berkaitan dengan daftar hitam
8) melaporkan pelaksanaan tugas kepada Kapolda DIY melalui Kepala Unit
Pengadaan LPSE Polda DIY

2.4. Helpdesk
1) Melakukan pencatatan permasalahan, gangguan dan permintaan layanan dari
pengguna dengan format pencatatan yang terstruktur dan konsisten dan dapat
Hal 4
digunakan sebagai bahan evaluasi proses penanganan permasalahan,
gangguan dan permintaan layanan;
2) Menentukan klasifikasi atas permasalahan, gangguan dan permintaan layanan
yang diterima;
3) Menentukan langkah tindak lanjut pemberian solusi dengan memperhatikan
konsistensi pemberian solusi berdasarkan catatan penanganan permasalahan,
gangguan dan permintaan layanan yang sudah diselesaikan sebelumnya;
4) Melakukan eskalasi penanganan permasalahan, gangguan dan permintaan
layanan yang tidak dapat diatasi, jika dibutuhkan;
5) Melakukan pemutakhiran catatan sesuai dengan status dan kondisi terakhir
proses penanganan permasalahan, gangguan dan permintaan layanan;
6) Melakukan komunikasi dengan pengguna terkait dengan status dan kondisi
terakhir proses penanganan permasalahan, gangguan atau permintaan
layanan.

2.5. Penilai
1) Membuat program penilaian internal Standar LPSE dengan berkoordinasi
dengan Kepala LPSE dan unit-unit dalam penyelenggaraan layanan;
2) Mempersiapkan proses penilaian sesuai dengan program penilaian;
3) Mengadakan rapat penilaian jika dibutuhkan;
4) Memberikan usulan/permintaan tindakan perbaikan dan memantau status
tindak lanjut perbaikan jika dalam penilaian ditemukan ketidaksesuaian;
5) Membuat laporan hasil penilaian dan menyimpan semua dokumen-dokumen
yang terkait dengan penilaian.

Yogyakarta, Desember 2017

KEPALA LPSE POLDA D.I.YOGYAKARTA

IRIANI, S.Sos
AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 61110551

Hal 5