Seminar Nasional dan ExpoTeknik Elektro 2012
Perancangan Sistem Informasi Video Conference Untuk
Mendukung Rapat
Ferina Ferdianti 1) Lia Ambarwati 2) Melisa Chatrine Kamu 3) Paramitha Megarani 4)
Lily Wulandari 5)
1) 2) 3) 4) 5)
Teknik Informatika Universitas Gunadarma
Jalan Margonda Raya No. 100, Depok 16424, Indonesia
1)
ferinaferdianti@gmail.com,2) liaambar6@gmail.com, 3)
melisachatrine@ymail.com,4)paramithamegarani@gmail.com,5)lily@staff.gunadarma.ac.id
ABSTRAK
Meeting is a communication between 2 people or more
in order to reach an agreement in a cooperation.
Basicly, meeting is held in one location or in a specific
room as a gathering place for the participants. Meeting
activity like this oftenly considered less of effectiveness
and not efficient, especially for a company that have
many subsidiaries, because when a meeting will be
held in a certain location the participants must spend a
special charge for transportation, consumption, and
other needs to support it. To overcome this problem,
video conference can be the solution. With video
conferencing application design that is user friendly,
the meeting can run as usual in employees’ own room
without having to gather at a specific location or room
like a face to face directly. The author uses object-
oriented modeling using modeling Unified Model
Language (UML) in the design of information systems
to support video conference meeting. The purpose of
this paper is to solve the problem with the design of a
computerized system. The results of this study is to
demonstrate the design of video conferencing
applications to support meetings and the design of
application’s interface, where the application interface
is distinguished by the role of the participants in the
meeting. Diagrams that used in this information systems
are: Use case diagrams and Activity Diagram.
Keywords: Meeting, UML, Video conference
1. Pendahuluan
Rapat adalah komunikasi timbal balik dengan sarana
bahasa antara dua orang atau lebih untuk memperdalam
suatu masalah, agar dapat mencapai kesepahaman dan
memutuskan pengambilan langkah tertentu dalam
rangka suatu kerja sama yang tetap [2]. Umumnya rapat
diadakan di satu lokasi atau ruangan tertentu sebagai
tempat berkumpulnya para peserta rapat. Kegiatan rapat
D-144
ISSN : 2088-9984
yang seperti ini sering dinilai kurang efektif dan efisien
khususnya bagi perusahaan yang memiliki banyak anak
cabang, karena ketika akan mengadakan kegiatan rapat
maka perusahaan harus mengeluarkan biaya khusus
untuk transportasi, konsumsi maupun kebutuhan lain
yang mendukung rapat agar dapat berjalan dengan
lancar.
Dengan perkembangan teknlogi yang semakin
canggih dewasa ini, komunikasi tidak hanya dapat
dilakukan secara bertatap muka langsung melainkan
dapat juga dilakukan secara elektronik seperti, chatting
atau video conference. Video conference merupakan
sistem yang dirancang untuk memudahkan dua orang
atau lebih dalam berkomunikasi. Video conference
memakai telekomunikasi audio dan video [4] sehingga
dengan adanya sistem ini manusia bisa berkomunikasi
dengan mudah tanpa batasan ruang dan waktu.
Video conference dapat digunakan sebagai media
rapat antar cabang perusahaan yang terhubung dengan
jaringan internet. Dengan adanya sistem video
conference ini maka kegiatan rapat yang dilakukan oleh
antar cabang perusahaan dapat dilakukan dengan lebih
efektif dan efisien karena perusahaan tidak perlu
mengeluarkan biaya lagi untuk transportasi peserta
rapat. Dengan sistem ini, tentunya rapat dapat dilakukan
di ruang kerja masing-masing peserta rapat. Dengan
dukungan perangkat teknologi yang canggih, peserta
rapat juga bisa berkomunikasi dan bertukar informasi
layaknya pertemuan rapat dengan tatap muka secara
langsung.
Namun perkembangan dari aplikasi untuk video
conference saat ini masih kurang memenuhi kebutuhan
penggunanya dan tampilannya yang masih kurang user
friendly terkadang membuat pengguna merasa kesulitan
dalam menggunakannya. Selain itu tidak tersedianya
fitur berbagi file, media presentasi, dan perekam serta
penyimpanan video yang dapat digunakan untuk
dukumentasi juga membuat video conference susah
diterapkan untuk keperluan tertentu misalnya pada rapat
perusahaan.
Penulisan ini bertujuan untuk membuat rancangan
sistem video conference dengan menyediakan fitur-fitur
untuk mendukung rapat misalnya berbagi file, media
presentasi dan penyimpanan video agar video
Seminar Nasional dan ExpoTeknik Elektro 2012
conference dapat lebih sering digunakan dalam kegiatan
rapat perusahaan.
Menurut Gough, Video Conferencing dapat dibagi
menjadi 3 jenis, yaitu: Personal Video Conferencing,
Business Video Conferencing, dan Web Video
Conferencing [5]. Video conference yang diterapkan
pada rapat perusahaan tergolong ke dalam Bussiness
Video conferencing, oleh karena itu sistem yang
dirancang harus memenuhi fitur-fitur untuk mendukung
kegiatan rapat seperti yang diuraikan pada paper [3]
yang berjudul “Aplikasi Video Conference Dengan
Kemampuan untuk berkomunikasi pada IPV4 dan
IPV6”. Pada dasarnya fitur Business Video
Conferencing sama seperti fitur Personal Video
Conferencing namun perlu ditambah fitur-fitur berikut:
Kemampuan untuk berkomunikasi tidak hanya antara
dua orang, namun bisa lebih, Fitur untuk berbagi file
(file sharing), serta kemampuan untuk melakukan
presentasi.
Setelah mengetahui fitur-fitur yang dibutuhkan
dalam pembuatan rancangan, penulis membuat
rancangan sistem video conference dengan
menggunakan UML (Unified Manipulation Language).
UML merupakan bahasa standar pemodelan visual
(visual modeling) yang bekerja dalam object-oriented
untuk menentukan, memvisualisasikan,
mengkonstruksi, dan mendokumentasikan elemen-
elemen informasi yang terdapat dalam sistem software
[1]. UML terdiri dari diagram-diagram yang
menggambarkan permasalahan maupun solusi dari
permasalahan suatu model [6]. Diagram yang umum ada
dalam pemodelan dengan UML, diantaranya: Use case
diagram, Activity diagram, Class diagram, Sequence
diagram, Object diagram, Collaboration diagram,
Statechart diagram, Componen diagram, Deployment
diagram.
Penulis hanya menggunakan 2 jenis diagram dalam
menggambarkan operasional sistem yang penulis
rancang, yaitu: Use Case Diagram dan Activity
Diagram. Use Case Diagram merepresentasikan sebuah
interaksi antara aktor dengan sistem. Sedangkan
Activity Diagram menggambarkan berbagai alur
aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang,
bagaimana masing-masing alur berawal, keputusan
yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir.
Dalam penulisan ini akan dibahas perangkat apa saja
yang digunakan untuk mendukung kinerja sistem,
mekanisme sistem video conference bekerja. Selain itu,
pada penulisan ini juga akan memuat rancangan sistem
dan rancangan tampilan aplikasi dari sistem ini yang
mudah digunakan oleh pengguna khususnya peserta
rapat untuk berkomunikasi, melakukan presentasi, serta
berbagi informasi dengan mengunggah maupun
mengunduh materi rapat.
2. Hasil dan Pembahasan
Langkah penulisan ini adalah sebagai berikut:
D-145
ISSN : 2088-9984
1. Membuat rancangan umum mengenai prosedur
sistem video conference untuk mendukung kegiatan
rapat
2. Membuat Use Case Diagram
3. Membuat Activity Diagram
4. Membuat rancangan tampilan aplikasi
2.1 Perancangan Umum Sistem Informasi Video
Conference untuk Mendukung Rapat Antar
Cabang Perusahaan
Sistem yang penulis buat berupa aplikasi video
conference yang dapat menghubungkan dua atau lebih
cabang perusahaan untuk melakukan rapat. Aplikasi
dibuat dengan membagi anggota rapat, yaitu:
1. Pemimpin Perusahaan
Pemimpin Perusahaan adalah pimpinan perusahaan
yang memantau jalannya rapat. Pemimpin dapat
memberikan saran, kritik, dan komentar selama
rapat berlangsung seperti peserta rapat.
2. Pembicara
Pembicara adalah karyawan yang mengadakan dan
menyiapkan materi rapat. Pembicara di dalam
aplikasi video conference ini melakukan kegiatan
seperti menentukan materi rapat, mengunggah
materi, menentukan peserta rapat, menunjuk
moderator yang mampu mengatur jalannya rapat,
serta memilih notulen yang mencatat hasil rapat.
3. Notulen
Notulen adalah anggota rapat yang bertugas
mencatat materi yang dibicarakan dan membuat
laporan hasil rapat. Pada aplikasi ini peran notulen
sama seperti peserta rapat.
4. Moderator
Moderator adalah anggota yang bertugas
mengawasi dan mengatur jalannya rapat secara
teknis agar tetap tertib dan terkendali. Hal ini
bertujuan agar rapat yang berlangsung melalui
aplikasi video conference tetap terlihat formal.
5. Peserta Rapat
Peserta Rapat adalah karyawan yang diundang
untuk mengikuti rapat. Mereka mampu
memberikan pendapatnya setelah mendapatkan hak
untuk berbicara dari moderator.
Fitur-fitur yang ada di dalam aplikasi ini adalah
video conference (memungkinkan setiap cabang dapat
terhubung melalui video), berbagi file (memungkinkan
terjadinya pertukaran, pengiriman, dan pengunduhan
berkas), tombol untuk mengizinkan anggota rapat untuk
berbicara, serta menu untuk keluar.
Pada dasarnya, video conference mengacu pada
teknologi komunikasi di mana video dan suara yang
terpadu dapat terhubung ke orang lain atau pengguna
yang berada di daerah lain. Tujuannya adalah untuk
memecahkan hambatan dalam komunikasi dengan
menciptakan suatu cara di mana orang-orang yang
berada di tempat yang berbeda-beda dapat melakukan
komunikasi seakan mereka berkumpul dalam satu
ruangan secara real time. Real time berarti para pihak
Seminar Nasional dan ExpoTeknik Elektro 2012
dapat bertukar pikiran dan berkomunikasi tanpa begitu
banyak penundaan. Oleh karenanya, dibutuhkan
peralatan dan perancangan sistem yang baik untuk
mewujudkan sebuah komunikasi yang berkualitas.
Agar sebuah video conference dapat berjalan,
masing-masing pihak harus memiliki komputer pribadi
dengan memori tinggi, web cam, mikrofon, dan
broadband internet dengan koneksi berkecepatan tinggi.
Di dalam sistem aplikasi video conference yang penulis
buat, terdapat beberapa kegiatan, seperti penentuan
anggota rapat, mengirim video, menerima video,
mengirim audio, menerima audio, mengirim file,
menerima file, merekam, video dan menyimpan video.
2.2 Rancangan Sistem dengan Menggunakan Use
Case Diagram
Berikut ini merupakan operasional sistem yang
penulis uraikan dengan use diagram pada gambar 1:
Gambar 1. Use Case Diagram - Sistem Rapat
Use case pada Gambar 1 menggambarkan
bagaimana sistem rapat perusahaan berbasis video
conference berjalan. Pada use case diagram terdapat dua
aktor utama, yaitu: Anggota Rapat dan Moderator,
dimana Anggota Rapat digeneralisasi berdasarkan
perannya dalam suatu rapat menjadi pembicara dan
peserta. Peserta rapat dapat terdiri dari: pemimpin
perusahaan, notulen dan karyawan yang diundang
dalam rapat. Pada use case diagram ini juga terdapat 14
use case.
Hal yang pertama dilakukan ketika akan
mengadakan rapat berbasis video conference adalah
aktor membuka aplikasi dahulu, kemudian melakukan
proses login dengan memasukkan username, password,
login as (pembicara, pemimpin perusahaan, moderator,
notulen, dan peserta rapat). Lalu anggota dan moderator
juga harus mengatur konfigurasi pada laptop atau PC
masing-masing agar semua anggota rapat dapat
terhubung satu sama lain. Setelah tidak ada masalah
dengan koneksi atau pengaturan konfigurasi selesai
maka moderator yang berperan mengawasi dan
D-146
ISSN : 2088-9984
mengatur jadwal rapat, melakukan pemanggilan anggota
rapat untuk memulai rapat.
Pembicara memulai rapat dengan menentukan topic
dan meng-upload file dahulu. Lalu moderator
membagikan file tersebut untuk kemudian di-dowload
oleh peserta rapat.
Setelah peserta rapat menerima file, pembicara
memulai rapat dengan video conference dan
menampilkan materi rapat pada layar laptop. Peserta
pun menerima video secara real time. Sementara video
conference berlangsung aplikasi akan merekam semua
video yang dikirim dan menyimpannya untuk
dokumentasi rapat.
Peserta juga dapat menyampaikan pendapatnya pada
rapat dengan meminta izin bicara terlebih dahulu
kepada moderator dan selanjutnya moderator akan
memanggil peseta yang ingin menyampaikan
pendapatnya.
Moderator akan memutus sambungan saat rapat
telah selesai. Kemudian anggota dan meoderator log-out
dan menutup aplikasi.
2.3 Rancangan Sistem dengan Menggunakan
Activity Diagram
Berikut merupakan rancangan sistem yang penulis
uraikan dengan menggunakan activity diagram:
Gambar 2. Activity Diagram – Memulai Koneksi
Diagram Aktivitas pada Gambar 2 menggambarkan
bagaimana proses dimulainya suatu rapat perusahaan
berbasis video conference, dengan memulai koneksi
antara anggota, sistem dan moderator. Untuk memulai
koneksi tersebut, sistem akan menampilkan halaman
awal aplikasi sampai dengan menampilkan form log-in,
lalu anggota dan moderator akan mengisi data yang
diminta pada form log-in tersebut berupa data
Seminar Nasional dan ExpoTeknik Elektro 2012 ISSN : 2088-9984

username, password dan log-in as, yang selanjutnya

akan dilakukan pengecekan data dalam database
karyawan. Apabila, data tersebut telah sesuai dengan
data yang disimpan dalam database karyawan,
selanjutnya dilakukannya pengaturan IP sampai pada
proses pemanggilan anggota berdasarkan
kepentingannya.

Gambar 4. Activity Diagram – Berbagi File Materi

Diagram aktivitas pada Gambar 4 menggambarkan

proses berbagai file dalam proses rapat perusahaan
berbasis video conference. Dimana pembicara dapat
mengupload file yang akan dijadikan sebagai materi
presentasi, selanjutnya file tersebut akan dikirim
kebeberapa peserta yang telah dipilih sesuai dengan
kebutuhan kepentingannya masing-masing. Anggota
juga dapat melakukan download file yang telah dikirim
oleh pihak pembicara melalui pihak moderator.

Gambar 3. Activity Diagram – Memanggil dan Memutus

Panggilan

Diagram Aktivitas pada Gambar 3 menjelaskan

proses yang terjadi didalam rapat perusahaan berbasis
video conference, yang melibatkan proses penekanan
tombol hijau dan tombol merah, yang dimiliki oleh
anggota dan moderator. Ketika anggota ingin
memberikan komentar mengenai materi yang
diperbincangkan, anggota akan menekan tombol hijau
Gambar 5. Activity Diagram – Perekeman Video
dan nama peserta tersebut akan masuk dalam antrian
didalam sistem, yang akan dikendalikan oleh pihak
Diagram Aktivitas pada Gambar 5 menggambarkan
moderator. Tombol hijau digunakan moderator untuk
fungsi perekam video yang ditampilkan penulis pada
memberikan kesempatan dengan memanggil anggota
sistem infromasi rapat antar cabang perusahaan berbasis
yang telah masuk dalam antrian untuk berkomentar dan
video conference ini, dengan tujuan sebagai alat
tombol merah untuk memutuskan komunikasi yang
dokumentasi yang merekam jalannya rapat perusahaan
terjadi. Sistem ini diberlakukan agar proses rapat
dan akan membantu bagi peserta yang terlambat
berjalan dengan formal.
mengikuti rapat.

2.4. Menganalisis Perangkat yang Dibutuhkan untuk

Video Conference
Berikut adalah beberapa perangkat yang mendukung
operasional sistem dalam proses rapat dengan video
conference :
Tabel 1. Perangkat Pendukung Video Conference
Perangkat Keras Perangkat Lunak

D-147
Seminar Nasional dan ExpoTeknik Elektro 2012 ISSN : 2088-9984

Video
kamera video atau webcam
Input
Windows atau
Video monitor komputer, televisi Ubuntu 9.10,
Output atau proyektor Java atau C#,
Audio OpenMeetings,
Mikrofon MySQL, Voice
Input
over Internet
Audio Protocol (VoIP),
speaker atau earphone
Output VPN (Virtual
Data transfer jaringan Private
Media Network),
telepon analog atau digital,
Transfer Keamanan dan Gambar 8. Tampilan Halaman Video Conference untuk
LAN atau Internet
MCU (Multipoint Control Enkripsi Moderator
Unit) dan TMS (Tandberg
Management Suite). Keterangan gambar:
Tombol hijau : Memanggil anggota Rapat
Tombol merah : Memutus sambungan
2.5 Rancangan Tampilan Aplikasi Video Conference

Berikut adalah rancangan tampilan aplikasi yang

telah penulis buat:

Gambar 9. Tampilan Halaman untuk Pembicara Upload File

Gambar 6. Tampilan Halaman Awal Aplikasi

Pengisian Log-in as pada form log-in ini berupa

radio button dan dipilih sesuai dengan kepentingan
anggota masing-masing, yang telah ditentukan oleh
pihak pembicara dan pemberitahuan keanggotan rapat
kepada seluruh karyawan terkait, sebelum diadakannya
rapat.

Gambar 10. Tampilan Halaman Video Conference untuk

Anggota Rapat

Keterangan Gambar:
Tombol Hijau: Meminta izin kepada moderator untuk
berbicara

3. Kesimpulan

Gambar 7. Tampilan Halaman untuk mengatur Kongfigurasi Perancangan sistem informasi video conference
untuk mendukung rapat, penulis jelaskan dengan
menggunakan 2 jenis diagram pada pemodelan dengan
UML yaitu Use Case Diagram dan Activity Diagram
dan melibatkan 2 aktor utama dan beberapa aktor yang
merupakan generalisasi dari aktor utama.
Penggunaan sistem video conference untuk rapat
antar cabang perusahaan diharapkan dapat memudahkan
D-148
Seminar Nasional dan ExpoTeknik Elektro 2012 ISSN : 2088-9984

peserta rapat dan meningkatkan efisiensi dari segala hal

yang menyangkut jalannya rapat tersebut. Tentunya,
sistem ini tidak hanya teknologinya saja yang
terintegrasi dengan baik tetapi juga dari segi keamanan
serta tingkat user friendly yang dapat memudahkan para
peserta dalam penggunaannya sehingga rapat dapat
berjalan dengan baik dan lancar seperti halnya rapat
dengan metode bertatap muka secara langsung.

4. Saran
Untuk merealisasikan operasional sistem yang telah
penulis rancang dengan menggunakan Use Case
Diagram dan Activity Diagram, tentunya instansi atau
perusahaan harus melengkapi perangkat pendukung
untuk mendukung operasional sistem dalam proses
rapat dengan video conference dan memperhatikan
koneksi internet yang mendukung proses transfer data
berupa file, penyimpanan video dan gambar, agar
proses rapat dengan video conference ini tetap berjalan
secara real time.
Dalam penulisan ini tentunya masih banyak
kekurangan, untuk itu bagi pembaca yang ingin
mengembangkan penulisan ini dapat menambahkan
materi dan pembahasan secara lebih mendetail serta
terperinci, terutama mengenai teknologi yang dapat
membangun sistem aplikasi ini, dengan cara mencari
lebih banyak referensi.

REFERENSI
[1] Adang Suhendar & Hariman Gunadi., 2002, Visual
Modeling Menggunakan UML dan Rational Rose,
Informatika.
[2] Dwiwibawa F. Rudi, Riyanto, Theo, 2008, Siap Jadi
Pemimpin? Latihan Dasar Kepemimpinan, Kanisius,
Yogyakarta.
[3] Handjojo, Andreas, dkk., 2009, Aplikasi Video
Conference Dengan Kemampuan untuk
berkomunikasi pada IPV4 dan IPV6.
[4] Heryawan, Kusti., 2009, Video Conference
[5] Gough, Michael., 2006, Video conferencing over IP,
Syngress Publishing, Canada.
[6] Marditan, Dicky., Perancangan dan Implementasi
Perangkat Lunak Sistem Penilaian Kualitas Video
secara Subyektif berbasis WEB berdasarkan
Rekomendasi ITU-TP.910

D-149