No.

Dokumen 0017/SOP-HRFI/09/2013

Tanggal efektif September 16, 2013

STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
PENERIMAAN KARYAWAN BARU

1. DASAR PEMIKIRAN
1.1 Tentang tata cara penerimaan karyawan baru.
1.2 Selain dari pada itu diterangkan pula, mengenai tata cara yang berlaku.

2. TUJUAN
2.1 Memberikan pedoman untuk pelaksanaan perpindahan divisi dengan memperhatikan segi administrasi
dan waktu.
2.2 Adanya standard prosedur pelaksanaan penerimaan karyawan baru dan perpindahan divisi.

3. PENGERTIAN
3.1 Karyawan Baru adalah Karyawan yang baru bergabung dengan PT. Formulatrix Indonesia dan Karyawan
yang melakukan perpindahan dari divisi satu ke divisi lain y a n g d i l a k u k a n o l e h K a r y a w a n
d i k a r e n a k a n a d a n y a k e b u t u h a n d i PT. Formulatrix untuk melaksanakan tugas dari
Perusahaaan yang dilakukan dalam konteks bekerja.

4. RUANG LINGKUP
4.1 Kebijakan serta prosedur untuk Karyawan baru ini berlaku untuk semua tingkatan karyawan di
seluruh lingkungan PT. Formulatrix Indonesia.

5. TATA CARA
5.1 KARYAWAN BARU DI PT. FORMULATRIX INDONESIA

5.1.1 Karyawan yang diterima untuk bekerja telah lulus dari proses recruitment yang dilakukan oleh PT.
Formulatrix Indonesia.
5.1.2 Jadwal masuk karyawan adalah tanggal awal bulan (tanggal 1) dan tengah bulan (tanggal 15)
5.1.3 HRD menginformasikan tanggal pertama masuk kepada karyawan disertai dengan informasi:
5.1.3.1 Pakaian yang harus dikenakan pada hari pertama
5.1.3.2 Dokumen yang wajib dibawa:
• SKCK + Fotokopi
• KTP + Fotokopi
• IJAZAH + Fotokopi
• KK + Fotokopi
• Foto berwarna 2X3 (2 lembar)
• Foto berwarna 3X4 (2 lembar)
5.1.4 HRD akan memasukkan data Karyawan baru di HRIS setelah konfirmasi karyawan diterima,
disertai dengan informasi hari pertama bekerja di Formulatrix minimal 10 hari kerja sebelum
masuk (cc ke security).
5.1.5 Divisi Leader dan sekretaris akan memastikan perlengkapan siap dan menyediakan perlengkapan
kerja selambat-lambatnya 2 hari sebelum karyawan baru masuk.
5.1.6 IT membuat email, SI, ID Card (menggunakan foto dari Karyawan), TIGA minimal 2 hari
sebelum Karyawan bergabung dan diserahkan ke HRD.
5.1.7 Sosialisasi hari pertama

1
 No. Dokumen 0017/SOP-HRFI/09/2013

Tanggal efektif September 16, 2013

STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
PENERIMAAN KARYAWAN BARU
5.1.7.1 Karyawan akan masuk pada pukul 8 pagi dengan menggunakan pakaian kemeja putih
(atasan) dan celana panjang hitam
5.1.7.2 IT akan mengambil foto.
5.1.7.3 Menonton DVD Formulatrix.
5.1.7.4 HRD menyerahkan “control list”
5.1.7.5 Pengisian jamsostek , update data diri di HRIS/SI
5.1.7.6 Training TIGAtrax dan oleh IT
5.1.7.7 Training K3 oleh team K3
5.1.7.8 Training PP oleh HRD
5.1.7.9 TTD surat perjanjian kerja atara Karyawan dan HRD
5.1.7.10 Visit factory oleh HRD/ Sekretaris
5.1.7.11 Mulai bekerja
5.1.8 Pemantauan hasil Evaluasi / Assessment
5.1.8.1 Assessment final diberikan ke HRD selambat-lambatnya 10 hari kerja sebelum akhir masa
kerjasama yang tertuang pada SPK/ SPKWT
5.1.8.2 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak
permintaan diberikan.
5.1.8.3 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambat-
lambatnya 5 hari kerja (1 minggu) sebelum akhir masa kerjasama.
• Jika diangkat sebagai Karyawan tetap maka HRD akan mengeluarkan SK pengangkatan
Karyawan Tetap
• Jika perpanjangan kontrak maka HRD akan melakukan perpanjangan kontrak.
• Jika masa Kerjasama berakhir maka HRD dan Divisi Leader wajib memberitahukan
minimal 5 hari kerja sebelum akhir masa kerjasama.

5.2 PERUBAHAN DIVISI

5.2.1 Project Leader/ Divisi Leader mengajukan permohonan perubahan Divisi kepada HRD selambat-
lambatnya 10 hari kerja sebelum perpindahan dilaksanakan dengan memberikan beberapa
informasi sbb:
5.2.1.1 NIK dan Nama Karyawan
5.2.1.2 Lama Waktu perpindahan
5.2.1.3 Permanent / Probation / Temporary
5.2.1.4 Job Desc pada Divisi baru dan Goal/ target
5.2.1.5 Approval dari kepala Divisi Lama dan Divisi baru
5.2.1.6 Menyertakan email approval dari PM dan Direktur
5.2.2 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak permintaan
diberikan.
5.2.3 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambat-lambatnya 5
hari kerja (1 minggu) sebelum perpindahan dilakukan.
5.2.4 HRD akan merubah data Karyawan pada HRIS , SI dan TIGA , ID card
5.2.4.1 Team IT akan mensupport perubahan data, perubahan data selambat-lambatnya dilakukan 2
hari sejak informasi diberikan oleh HRD ke team IT.
5.2.5 HRD akan menginformasikan perpindahan kepada sekretaris Divisi berkaitan dengan peralatan
kerja
5.2.6 Kepala Divisi wajib menginformasikan tata cara di Divisi yang baru:

2
 No. Dokumen 0017/SOP-HRFI/09/2013

Tanggal efektif September 16, 2013

STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
PENERIMAAN KARYAWAN BARU
5.2.6.1 Safety tools
5.2.6.2 Aturan jam kerja
5.2.6.3 Job Desc
5.2.6.4 Sosialisasi aturan lain yang dikelola oleh Divisi (jika ada)
5.2.7 Karyawan dapat mulai bekerja
5.2.8 Untuk Masa habis perpindahan dengan penjelasan probation / temporary, maka 10 hari kerja atau
2 minggu, Kepala Divisi wajib menginformasikan status ke depan kepada HRD, disertai dengan
assessment apabila ada.
5.2.9 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak pemberitahuan
diberikan.
5.2.10 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambat-lambatnya 5
hari kerja (1 minggu) sebelum perpindahan dilakukan.
5.2.11 HRD akan merubah data Karyawan pada HRIS , SI dan TIGA
5.2.12 HRD akan menginformasikan perpindahan kepada sekretaris Divisi berkaitan dengan peralatan
kerja
5.2.13 Karyawan dapat kembali ke Divisi lama / tidak diperpanjang kontrak di PT. Formulatrix
Indonesia.

Prepared By : Approved By

Dina Christiana Ferry Haryadi

HRM DIREKTUR

3
 No. Dokumen 0017/SOP-HRFI/09/2013

Tanggal efektif September 16, 2013

STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
PENERIMAAN KARYAWAN BARU

PERUBAHAN DIVISI

• Nama Karyawan : ………………………………………………………

• NIK : ………………………………………………………
• Pekerjaan Saat ini :
o Divisi : ………………………………………………………
o Project : ………………………………………………………
o Job : ………………………………………………………
• Pekerjaan yang direncanakan
o Divisi : ………………………………………………………
o Project : ………………………………………………………
o Job : ………………………………………………………
o Jk Waktu :*permanent/probation/temporary---------------bulan_______
*Coret yang tidak perlu
• Lampiran
o Job Desc
o Email approval DM dan Direktur

Pemberi Perintah Karyawan yang ditugaskan Verifikasi HR

, ………… 20MM , ………… 20MM , ………… 20MM

Ka Div Lama Ka Div Baru

Nama Nama Nama