bab 11

informasi manajemen SyStemS

347
Fungsi utama dari departemen sistem informasi
1
adalah sebagai berikut:
•
Rencanakan penggunaan IS untuk mencapai tujuan dan strategi organisasi.
•
Kelola hubungan outsourcing.
•
Lindungi aset informasi.
•
Kembangkan, operasikan, dan pertahankan infrastruktur komputasi organisasi.
•
Kembangkan, operasikan, dan pertahankan aplikasi.
Kami akan mempertimbangkan dua fungsi pertama di Q11-2 dan Q11-3 dari bab ini.
Fungsi perlindungan adalah topik Bab 10. Dua fungsi terakhir penting untuk jurusan IS, tetapi
kurang bagi profesional bisnis lainnya, dan kami tidak akan mempertimbangkannya dalam teks
ini. Untuk mengatur panggung, pertimbangkan organisasi departemen IS.
Bagaimana departemen itu diorganisir?
Gambar 11-1 menunjukkan hubungan pelaporan tingkat atas yang khas. Karena Anda akan
belajar dalam kelas manajemen Anda, struktur organisasi bervariasi tergantung pada ukuran
organisasi, budaya, lingkungan yang kompetitif, industri, dan faktor lainnya. Organisasi yang
lebih besar dengan divisi independen akan memiliki kelompok eksekutif senior seperti yang
diperlihatkan di sini untuk setiap divisi. Perusahaan yang lebih kecil dapat menggabungkan
beberapa departemen ini. Pertimbangkan struktur pada Gambar 11-1 sebagai tipikal.

Judul manajer utama departemen IS bervariasi dari organisasi ke organisasi. Judul umum adalah
petugas informasi kepala, atau CIO. Judul umum lainnya adalah wakil presiden layanan
informasi, direktur layanan informasi, dan, lebih jarang, direktur layanan komputer
Pada Gambar 11-1, CIO, seperti eksekutif senior lainnya, melapor kepada chief executive officer
(CEO), meskipun terkadang para eksekutif ini melapor ke chief operating officer (COO), yang,
pada gilirannya, melapor ke CEO. Di beberapa perusahaan, CIO melapor ke chief financial
officer (CFO). Pelaporan itupengaturan mungkin masuk akal jika sistem informasi utama hanya
mendukung kegiatan akuntansi dan keuangan. Dalam organisasi seperti produsen yang
mengoperasikan sistem informasi non-akuntansi yang signifikan, pengaturan yang ditunjukkan
pada Gambar 11-1 lebih umum dan efektif. Struktur departemen IS juga bervariasi di antara
organisasi. Gambar 11-1 menunjukkan a
Departemen IS yang khas dengan empat kelompok dan fungsi staf administrasi data.
Sebagian besar departemen IS mencakup kantor Teknologi yang menyelidiki teknologi sistem
informasi baru dan menentukan bagaimana organisasi dapat memanfaatkannya. Misalnya, saat
ini banyak organisasi sedang menyelidiki media sosial dan peluang awan elastis dan
merencanakan bagaimana mereka dapat menggunakan kemampuan tersebut untuk mencapai
tujuan dan sasaran mereka dengan lebih baik. Seorang individu
disebut chief technology officer, atau CTO, sering memimpin kelompok teknologi. CTO
mengevaluasi teknologi baru, ide-ide baru, dan kemampuan baru dan mengidentifikasi mereka
yang paling relevan dengan organisasi. Tugas CTO membutuhkan pengetahuan yang mendalam
tentang teknologi informasi dan kemampuan untuk membayangkan dan berinovasi aplikasi untuk
organisasi.
Kelompok berikutnya pada Gambar 11-1,
Operasi, mengelola infrastruktur komputasi, termasuk komputer individu, peternakan server di
rumah, jaringan, dan media komunikasi. Kelompok ini termasuk administrator sistem dan
jaringan. Seperti yang akan Anda pelajari, fungsi penting untuk grup ini adalah memantau
pengalaman pengguna dan menanggapi masalah pengguna.
Kelompok ketiga di departemen IS pada Gambar 11-1 adalah
Pengembangan. Kelompok ini mengelola proses pembuatan sistem informasi baru serta
memelihara sistem informasi yang ada. (Kita akan belajar di Bab 12 bahwa dalam konteks
pemeliharaan sistem informasi berarti memperbaiki masalah atau mengadaptasi sistem informasi
yang ada untuk mendukung fitur dan fungsi baru.)

Ukuran dan struktur kelompok pengembangan bergantung pada apakah program dikembangkan
dirumah. Jika tidak, departemen ini akan dikelola terutama oleh analis bisnis dan sistem yang
bekerja dengan pengguna, operasi, dan vendor untuk memperoleh dan menginstal perangkat
lunak berlisensi dan untuk mengatur sistemdi sekitar perangkat lunak itu. Jika organisasi
mengembangkan program in-house, maka departemen ini akan juga termasuk programmer,
insinyur uji, penulis teknis, dan personel pengembangan lainnya.
Kelompok departemen IS terakhir dalam Figur
11-1 adalah
Hubungan Outsourcing
. Grup ini ada di orga-
yang telah menegosiasikan perjanjian alih daya dengan perusahaan lain untuk menyediakan
peralatan, aplikasi, atau layanan lainnya. Anda akan belajar lebih banyak tentang outsourcing
nanti di bab ini.
Gambar 11-1 juga termasuk a
Administrasi Data
fungsi staf. Tujuan dari grup ini adalah untuk
melindungi aset data dan informasi dengan menetapkan standar data dan praktik manajemen data
tisu dan kebijakan.
Ada banyak variasi pada struktur departemen IS yang ditunjukkan pada Gambar 11-1. Di
organisasi yang lebih besar, kelompok operasi itu sendiri terdiri dari beberapa departemen yang
berbeda.
Terkadang, ada grup terpisah untuk data pergudangan dan data mart.
Saat Anda memeriksa Gambar 11-1, jaga perbedaan antara IS dan TI dalam pikiran.
Sistem informasi
tems (IS)
ada untuk membantu organisasi mencapai tujuan dan sasarannya. Sistem informasi
memilikilima komponen yang telah kita diskusikan di seluruh teks ini.
Teknologi informasi (TI)
adalah secara sederhana
teknologi. Ini menyangkut produk, teknik, prosedur, dan desain berbasis komputer
teknologi. TI harus ditempatkan ke dalam struktur IS sebelum organisasi dapat
menggunakannya.

bajingan sekuritas
Setelah Target Corp kehilangan 98 juta akun pelanggan, itu menciptakan posisi keamanan
tingkat C baru untuk membantu mencegah jenis kerugian ini.
Banyak organisasi yang terhuyung-huyung dari pelanggaran data skala besar sedang dibuat
posisi keamanan eksekutif serupa. SEBUAH kepala petugas keamanan, atau CSO, mengelola
keamanan untuk semuaaset organisasi: pabrik dan peralatan fisik, karyawan, kekayaan
intelektual, dan digital. CSO melapor langsung kepada CEO. SEBUAH
petugas keamanan informasi kepala, atau CISO, mengelola keamanan untuk sistem informasi
dan informasi organisasi. CISO melapor ke CIO.
Kedua posisi itu melibatkan manajemen staf, tetapi mereka juga menuntut keterampilan
diplomatik yang kuat.
Baik OMS maupun CISO tidak memiliki wewenang yang jelas atas pengelolaan kegiatan yang
dia lakukan
adalah untuk melindungi dan tidak dapat memaksakan kepatuhan terhadap program keamanan
organisasi secara langsung
memesan. Sebaliknya, mereka perlu mendidik, mendorong, bahkan membujuk manajemen
organisasi kebutuhan untuk kepatuhan dengan program keamanan (dibahas dalam Bab 10)

apa posisi pekerjaan terkait ada

Departemen iS menyediakan berbagai pekerjaan yang menarik dan bergaji baik. Banyak siswa
yang memasuki kelas MIS yang berpikir bahwa departemen IS hanya terdiri dari para
programmer dan insinyur dukungan teknis.
Jika Anda merefleksikan lima komponen sistem informasi, Anda dapat memahami mengapa hal
ini tidak mungkin benar. Data, prosedur, dan komponen orang dari sistem informasi
membutuhkan profesional dengan keterampilan komunikasi interpersonal yang sangat
berkembang.
Gambar 11-2 merangkum posisi pekerjaan utama dalam industri IS. Dengan pengecualian
insinyur dukungan teknis dan mungkin menguji insinyur QA, semua posisi ini memerlukan gelar
4 tahun.
Selain itu, dengan pengecualian programmer dan menguji insinyur QA, semua posisi ini
membutuhkan pengetahuan bisnis. Dalam banyak kasus, para profesional yang sukses memiliki
gelar dalam bisnis.
Perhatikan juga, bahwa sebagian besar posisi memerlukan keterampilan komunikasi verbal dan
tertulis yang baik. Bisnis, termasuk sistem informasi, adalah kegiatan sosial.
Gaji median dan kisaran gaji perkiraan untuk posisi yang dibahas pada Gambar 11-2 ditunjukkan
pada Gambar 11-3.
Menurut Administrasi Jaminan Sosial AS, gaji rata-rata pada tahun 2013 untuk rata-rata pekerja
AS adalah $ 28.031.
Rentang gaji untuk CTO, CIO, dan CISO lebih tinggi dari posisi ini karena mereka
membutuhkan lebih banyak tahun pengalaman.
Gaji untuk pekerjaan sistem informasi memiliki jangkauan yang luas. Gaji yang lebih tinggi
adalah untuk para profesional dengan lebih banyak pengalaman, bekerja untuk perusahaan besar,
dan tinggal di kota-kota besar.
Jangan berharap memulai karir Anda di ujung atas rentang ini. Sebagaimana dicatat, semua gaji
adalah untuk posisi di Amerika Serikat dan ditampilkan dalam dolar AS.
(Ngomong-ngomong, untuk semua kecuali posisi yang paling teknis, pengetahuan tentang
spesialisasi bisnis dapat menambah daya jual Anda. Jika Anda memiliki waktu, jurusan ganda
dapat menjadi pilihan yang sangat baik. Jurusan ganda yang populer dan sukses adalah sistem
akuntansi dan informasi, sistem pemasaran dan informasi, serta sistem manajemen dan
informasi.)

bagaimana organisasi merencanakan penggunaannya

Tujuan dari suatu sistem informasi adalah untuk membantu organisasi mencapai tujuan dan
sasarannya. Untuk melakukannya, semua sistem informasi harus selaras dengan strategi
kompetitif organisasi.
Ingat kembali empat strategi kompetitif dari Bab 3. Dua strategi pertama adalah bahwa suatu
organisasi dapat menjadi pemimpin biaya baik di suatu industri atau dalam suatu segmen
industri.
Alternatifnya, untuk kedua strategi kedua, suatu organisasi dapat membedakan produk atau
layanannya di seluruh industri atau dalam suatu segmen. Apa pun strategi organisasi, CIO dan
departemen IS harus selalu waspada untuk menyelaraskan IS dengannya.

Mempertahankan keselarasan antara arah IS dan strategi organisasi adalah proses yang
berkelanjutan. Ketika strategi berubah, ketika organisasi bergabung dengan organisasi lain,
karena divisi dijual, IS harus berevolusi bersama dengan organisasi. Sayangnya, infrastruktur IS
tidak mudah dibentuk. Mengubah jaringan membutuhkan waktu dan sumber daya.
Mengintegrasikan aplikasi sistem informasi yang berbeda bahkan lebih lambat dan lebih mahal.
Fakta ini sering tidak dihargai di kamar eksekutif. Tanpa CIO persuasif, IS
dapat dianggap sebagai hambatan pada peluang organisasi.
berkomunikasi adalah masalah bagi kelompok eksekutifPengamatan terakhir mengarah ke fungsi
perencanaan IS yang kedua pada Gambar 11-4. CIO adalah perwakilan untuk masalah IS dan IT
di dalam staf eksekutif. CIO memberikan perspektif IS selama diskusi tentang solusi masalah,
proposal, dan inisiatif baru.
Sebagai contoh, ketika mempertimbangkan merger, penting bahwa perusahaan
mempertimbangkan integrasi sistem informasi dalam entitas gabungan. Pertimbangan ini perlu
ditangani selama evaluasi peluang merger. Terlalu sering, isu-isu semacam itu tidak
dipertimbangkan sampai setelah kesepakatan itu ditandatangani. Pertimbangan yang tertunda
semacam itu adalah kesalahan; biaya integrasi perlu diperhitungkan dalam ekonomi pembelian.
Melibatkan CIO dalam diskusi tingkat tinggi adalah cara terbaik untuk menghindari masalah
seperti itu.

kembangkan prioritas dan jagalah mereka di dalam departemen

Fungsi perencanaan IS berikutnya dalam Gambar 11-4 menyangkut prioritas. CIO harus
memastikan bahwa prioritas yang konsisten dengan strategi organisasi secara keseluruhan
dikembangkan dan kemudian dikomunikasikan kepada departemen IS. Pada saat yang sama,
CIO juga harus memastikan bahwa departemen mengevaluasi proposal dan proyek untuk
menggunakan teknologi baru mengingat prioritas yang dikomunikasikan.
Teknologi itu menggoda, terutama bagi profesional IS. CTO mungkin dengan antusias
mengklaim, “Dengan memindahkan semua layanan pelaporan kami ke cloud, kami dapat
melakukan ini dan ini dan ini. . . ”Meskipun benar, pertanyaan yang harus ditanyakan terus oleh
CIO adalah apakah kemungkinan-kemungkinan baru itu konsisten dengan strategi dan arahan
organisasi.
Dengan demikian, CIO tidak hanya harus menetapkan dan mengkomunikasikan prioritas
semacam itu, tetapi juga menegakkannya. Departemen harus mengevaluasi setiap proposal,
sedini mungkin, apakah konsisten dengan tujuan organisasi dan selaras dengan strateginya.
Selanjutnya, tidak ada organisasi yang mampu menerapkan setiap ide yang bagus. Bahkan
proyek yang selaras dengan strategi organisasi harus diprioritaskan. Tujuan semua orang di
departemen IS harus mengembangkan sistem yang paling tepat, mengingat keterbatasan waktu
dan uang. Prioritas yang dipikirkan dengan baik dan dikomunikasikan dengan jelas sangat
penting.
mensponsori panitia pengarah
Fungsi perencanaan akhir pada Gambar 11-4 adalah untuk mensponsori komite pengarah.
Komite pengarah adalah sekelompok manajer senior dari fungsi bisnis utama yang bekerja
dengan CIO untuk menetapkan prioritas IS dan memutuskan di antara proyek dan alternatif IS
utama.
Komite pengarah melayani fungsi komunikasi penting antara IS dan pengguna. Dalam komite
pengarah, personel sistem informasi dapat mendiskusikan inisiatif dan arah IS yang potensial
dengan komunitas pengguna. Pada saat yang sama, komite pengarah menyediakan sebuah forum
bagi pengguna untuk mengekspresikan kebutuhan mereka, frustrasi, dan masalah lain yang
mereka miliki dengan departemen IS.
Biasanya, departemen IS menyusun jadwal dan agenda komite pengarah dan memimpin rapat.
CEO dan anggota lain dari staf eksekutif menentukan keanggotaan komite pengarah.

apa kelebihan dan kekurangan outsourcing

Outsourcing adalah proses menyewa organisasi lain untuk melakukan layanan. Outsourcing
dilakukan untuk menghemat biaya, mendapatkan keahlian, dan waktu manajemen gratis.
Ayah dari manajemen modern, Peter Drucker, terkenal telah berkata, "Ruang belakang Anda
adalah ruang depan orang lain." Misalnya, di sebagian besar perusahaan, menjalankan kafetaria
bukanlah fungsi penting untuk kesuksesan bisnis; dengan demikian, kafetaria karyawan adalah
"ruang belakang." Google ingin menjadi pemimpin dunia dalam pencarian dan perangkat keras
dan aplikasi komputasi seluler, semua
didukung oleh pendapatan iklan yang terus meningkat. Tidak ingin diketahui seberapa baik
menjalankan kafetarianya. Menggunakan sentimen Drucker, Google lebih baik menyewa
perusahaan lain, yang mengkhususkan diri dalam layanan makanan, untuk menjalankan
kafetarianya.
Karena layanan makanan adalah "ruang depan" perusahaan, perusahaan itu akan lebih mampu
menyediakan produk berkualitas dengan harga yang wajar. Pengalihdayaan ke vendor makanan
juga akan membebaskan manajemen Google dari perhatian di kafetaria. Kualitas makanan,
penjadwalan koki, akuisisi garpu plastik, pembuangan limbah, dan sebagainya, semua akan
menjadi perhatian perusahaan lain. Google dapat fokus pada pencarian, ponsel
komputasi, dan pertumbuhan pendapatan iklan.

sistem informasi outsourcing

Pertama, outsourcing bisa menjadi cara mudah untuk mendapatkan keahlian. Seperti yang akan
Anda pelajari di Bab 12, PRIDE Systems ingin membuat prototipe Xbox, tetapi tidak ada
seorang pun di staf mereka yang tahu secara khusus tentang pengkodean untuk perangkat itu.
Outsourcing bisa menjadi cara yang mudah dan cepat untuk mendapatkan keahlian itu.
Alasan lain untuk outsourcing adalah untuk menghindari masalah manajemen. Pada PRIDE
Systems, membangun tim pengembangan dan pengujian yang besar mungkin lebih dari
kebutuhan perusahaan dan memerlukan keterampilan manajemen yang tidak dimiliki oleh James
maupun Jared. Outsourcing fungsi pengembangan menyelamatkan mereka dari membutuhkan
keahlian ini. Demikian pula, beberapa perusahaan memilih untuk melakukan outsourcing untuk
menghemat waktu dan perhatian manajemen.
Toshio di Falcon Security memiliki keterampilan untuk mengelola proyek pengembangan
perangkat lunak baru, tetapi ia mungkin memilih untuk tidak menginvestasikan waktu.
Perhatikan juga, itu bukan hanya waktu Toshio. Ini juga merupakan waktu yang diambil dari
lebih banyak manajer senior yang menyetujui pembelian dan mempekerjakan rekuisisi untuk
kegiatan itu. Dan para manajer senior itu, seperti Joni, perlu mencurahkan waktu yang diperlukan
untuk mempelajari cukup banyak tentang alternatif awan untuk menyetujui atau menolak
rekuisisi. Outsourcing menghemat waktu manajemen langsung dan tidak langsung.
Pengurangan BiayaAlasan umum lainnya untuk memilih mengalihdayakan pengurangan biaya
perhatian. Dengan outsourcing, organisasi dapat memperoleh layanan paruh waktu. Manfaat lain
dari outsourcing adalah untuk mendapatkan skala ekonomi. Jika 25 organisasi mengembangkan
aplikasi penggajian mereka sendiri di rumah, maka ketika undang-undang pajak berubah, 25
kelompok yang berbeda harus mempelajari undang-undang baru, mengubah perangkat lunak
mereka untuk memenuhi hukum, menguji perubahan, dan menulis dokumentasi yang
menjelaskan perubahan. Namun, jika mereka 25 organisasi yang sama outsourcing ke vendor
penggajian yang sama, maka vendor yang dapat membuat semua penyesuaian sekali, dan biaya
perubahan dapat diamortisasi atas semua dari mereka (sehingga menurunkan biaya yang harus
diisi vendor).
Pengurangan Risiko Alasan lain untuk outsourcing adalah untuk mengurangi risikoPertama,
outsourcing dapat membatasi risiko keuangan. Dalam kontrak outsourcing yang khas, vendor
outsource akan menyetujui kontrak harga tetap untuk layanan. Ini terjadi, misalnya, ketika
perusahaan mengalihkan perangkat keras mereka ke vendor cloud.
Cara lain untuk membatasi risiko keuangan adalah seperti yang direkomendasikan James:
menunda membayar sebagian besar biaya sampai pekerjaan selesai dan perangkat lunak (atau
komponen lain) berfungsi. Dalam kasus pertama, outsourcing mengurangi risiko dengan
membatasi jumlah jatuh tempo; di kedua, memastikan bahwa sedikit uang dihabiskan sampai
pekerjaan selesai.
Kedua, outsourcing dapat mengurangi risiko dengan memastikan tingkat kualitas tertentu atau
menghindari risiko memiliki kualitas di bawah standar. Sebuah perusahaan yang berspesialisasi
dalam pelayanan makanan tahu apa yang harus dilakukan untuk memberikan tingkat kualitas
tertentu. Ia memiliki keahlian untuk memastikan, misalnya, bahwa hanya makanan sehat yang
disajikan. Jadi, juga, perusahaan yang mengkhususkan diri dalam, katakanlah, hosting server-
awan tahu apa yang harus dilakukan
memberikan tingkat keandalan dan kinerja tertentu untuk beban kerja yang diberikan.
Perhatikan bahwa tidak ada jaminan bahwa outsourcing akan memberikan kualitas yang lebih
tinggi daripada yang bisa dicapai di rumah. Jika tidak mengalihdayakan kafetaria, Google
mungkin beruntung dan hanya mempekerjakan koki hebat. James mungkin beruntung dan
mempekerjakan pengembang perangkat lunak terbaik dunia. Tetapi, secara umum, sebuah
perusahaan outsourcing profesional tahu bagaimana menghindari keracunan makanan semua
orang atau bagaimana mengembangkan aplikasi mobile baru. Dan jika tingkat kualitas minimum
tidak disediakan, lebih mudah untuk menyewa vendor lain daripada memecat dan
mempekerjakan kembali staf internal.
Akhirnya, organisasi memilih untuk mengalihdayakan IS untuk mengurangi risiko implementasi.
Mempekerjakan vendor cloud di luar mengurangi risiko memilih perangkat keras yang salah atau
perangkat lunak virtualisasi yang salah atau menerapkan perubahan hukum pajak yang salah.
Outsourcing mengumpulkan semua risiko ini menjadi satu risiko memilih vendor yang tepat.
Setelah perusahaan memilih vendor, manajemen risiko lebih lanjut terserah vendor itu.
outsourcing internasional Memilih untuk menggunakan pengembang outsourcing di India tidak
unik untuk PRIDE. Banyak perusahaan yang berkantor pusat di Amerika Serikat telah memilih
untuk melakukan outsourcing di luar negeri. Microsoft dan Dell, misalnya, telah mengalihkan
bagian utama dari aktivitas dukungan pelanggan mereka ke perusahaan di luar Amerika Serikat.
India adalah pilihan yang populer karena memiliki populasi berbahasa Inggris yang besar dan
terdidik, yang akan bekerja untuk 20 hingga 30 persen dari biaya tenaga kerja di Amerika
Serikat. China dan negara lain juga digunakan. Bahkan, dengan teknologi telepon modern dan
basis data layanan Internet, satu panggilan layanan dapat dimulai di Amerika Serikat, sebagian
diproses di India, kemudian Singapura, dan diselesaikan oleh seorang karyawan di Inggris.
Pelanggan hanya tahu bahwa dia telah ditahan untuk jangka waktu yang singkat.
Pengalihdayaan internasional sangat menguntungkan untuk dukungan pelanggan dan fungsi lain
yang harus beroperasi 24/7. Amazon.com, misalnya, mengoperasikan pusat layanan pelanggan di
Amerika Serikat, Kosta Rika, Irlandia, Skotlandia, Jerman, Italia, Beijing, Jepang, dan India.
Selama jam-jam malam di Amerika Serikat, perwakilan layanan pelanggan di India, di mana itu
siang hari, dapat menangani panggilan. Ketika malam tiba di India, perwakilan layanan
pelanggan di Irlandia atau Skotlandia dapat menangani panggilan pagi dari pantai timur Amerika
Serikat. Dengan cara ini, perusahaan dapat menyediakan layanan 24/7 tanpa mengharuskan
karyawan untuk bekerja shift malam.
By the way, seperti yang Anda pelajari di Bab 1, perlindungan utama untuk pekerjaan Anda
adalah menjadi seseorang yang unggul dalam analisis simbolik non-rutin. Seseorang dengan
kemampuan untuk menemukan aplikasi inovatif teknologi baru juga tidak mungkin kehilangan
pekerjaannya bagi para pekerja di luar negeri.

apa alternatif outsourcing

Organisasi telah menemukan ratusan cara berbeda untuk meng-outsource sistem informasi dan
bagian dari sistem informasi. Gambar 11-6 mengatur kategori utama alternatif sesuai dengan
komponen sistem informasi.
Beberapa organisasi mengalihkan akuisisi dan pengoperasian perangkat keras komputer.
Electronic Data Systems (EDS) telah berhasil selama lebih dari 30 tahun sebagai vendor
outsource dari infrastruktur perangkat keras. Gambar 11-6 menunjukkan alternatif lain:
outsourcing komputer di cloud melalui IaaS.
Mendapatkan perangkat lunak berlisensi, seperti yang dibahas dalam Bab 4 dan 12, adalah
bentuk alih daya.
Daripada mengembangkan perangkat lunak di rumah, organisasi melisensikannya dari vendor
lain. Lisensi semacam itu memungkinkan vendor perangkat lunak untuk mengamortisasi biaya
pemeliharaan perangkat lunak atas semua pengguna, sehingga mengurangi biaya untuk semua
pengguna. Pilihan lain adalah Platform as a Service (PaaS), yang merupakan penyewaan
perangkat keras dengan sistem operasi terinstal serta sistem DBMS.
Microsoft Azure adalah salah satu tawaran PaaS.
Beberapa organisasi memilih untuk melakukan outsourcing pengembangan perangkat lunak.
Outsourcing semacam itu mungkin untuk seluruh aplikasi, seperti PRIDE, atau bisa juga untuk
membuat penyesuaian untuk perangkat lunak berlisensi, seperti yang sering dilakukan dengan
implementasi ERP.
Namun alternatif lain adalah Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), di mana perangkat keras
dan kedua sistem operasi dan perangkat lunak aplikasi disewa. Salesforce.com
adalah contoh khas dari perusahaan yang menawarkan SaaS.
Juga dimungkinkan untuk meng-outsource seluruh sistem. PeopleSoft (sekarang dimiliki oleh
Oracle) mencapai keunggulan dengan menyediakan seluruh fungsi penggajian sebagai layanan
yang dialihdayakan. Dalam solusi seperti itu, seperti panah pada Gambar 11-6 menyiratkan,
vendor menyediakan perangkat keras, perangkat lunak, data, dan beberapa prosedur. Perusahaan
hanya perlu menyediakan informasi karyawan dan kerja; penggajian outsourcing
vendor melakukan sisanya.
Akhirnya, beberapa organisasi memilih untuk meng-outsource seluruh fungsi bisnis. Selama
bertahun-tahun, banyak perusahaan yang mengalihdayakan agen perjalanan untuk mengatur
perjalanan karyawan.
Beberapa vendor outsourcing ini bahkan mengoperasikan kantor di dalam fasilitas perusahaan.
Perjanjian semacam itu jauh lebih luas daripada outsourcing IS, tetapi sistem informasi adalah
komponen kunci dari aplikasi yang di-outsourcing

apa risiko outsourcing

Dengan begitu banyak kelebihan dan dengan begitu banyak alternatif outsourcing yang berbeda,
Anda mungkin bertanya-tanya mengapa perusahaan mana pun memiliki fungsi IS / IT di dalam
perusahaan. Kenyataannya, outsourcing memberikan hasil yang signifikan
risiko, seperti yang tercantum pada Gambar 11-7.

Kehilangan kendali
Risiko pertama outsourcing adalah hilangnya kontrol. Untuk PRIDE, setelah James kontrak
dengan Ajit, Ajit memegang kendali. Setidaknya untuk beberapa minggu atau bulan. Jika ia
menjadikan PRIDE sebagai proyek prioritas dan mencurahkan perhatian serta perhatian
karyawannya sebagaimana diperlukan, semua dapat berjalan dengan baik. Di sisi lain, jika dia
mendapatkan kontrak yang lebih besar dan lebih menguntungkan segera setelah dia memulai
PRIDE, jadwal dan masalah kualitas dapat berkembang. Baik Jared maupun James tidak
memiliki kendali atas kemungkinan ini. Jika mereka membayar pada akhirnya, mereka mungkin
tidak kehilangan uang, tetapi mereka dapat kehilangan waktu.
Untuk outsourcing yang berorientasi layanan, katakanlah, outsourcing infrastruktur TI, vendor
ada di kursi pengemudi. Setiap vendor outsourcing memiliki metode dan prosedur untuk
layanannya. Organisasi dan karyawannya harus mematuhi prosedur tersebut. Misalnya, vendor
infrastruktur perangkat keras akan memiliki formulir dan prosedur standar untuk meminta
komputer, untuk merekam dan memproses masalah komputer, atau untuk menyediakan
perawatan rutin pada komputer. Setelah vendor bertanggung jawab, karyawan harus
menyesuaikan diri.
Ketika mengalihtugaskan kafetaria, karyawan hanya memiliki pilihan makanan yang disediakan
vendor. Demikian pula, ketika memperoleh perangkat keras dan layanan komputer, karyawan
akan perlu mengambil apa yang didukung vendor. Karyawan yang menginginkan peralatan yang
tidak ada dalam daftar vendor akan kurang beruntung.
Kecuali kontrak mensyaratkan sebaliknya, vendor outsource dapat memilih teknologi yang ingin
diimplementasikan. Jika vendor, karena alasan tertentu, lambat untuk menggunakan teknologi
baru yang signifikan, maka organisasi perekrutan akan lambat untuk mendapatkan manfaat dari
teknologi tersebut. Suatu organisasi dapat menemukan dirinya sendiri pada kerugian kompetitif
karena tidak dapat menawarkan layanan IS yang sama dengan pesaingnya. Kekhawatiran lain
adalah potensi kehilangan modal intelektual. Perusahaan mungkin perlu mengungkapkan rahasia
dagang eksklusif, metode, atau prosedur kepada karyawan vendor outsourcing. Sebagai bagian
dari operasi normal, vendor itu dapat memindahkan karyawan ke organisasi pesaing, dan
perusahaan dapat kehilangan modal intelektual ketika itu terjadi. Hilangnya tidak perlu pencurian
intelektual; mungkin saja karyawan vendor belajar untuk bekerja dengan cara yang baru dan
lebih baik di perusahaan Anda, dan kemudian mereka mengambil pembelajaran itu kepada
pesaing Anda.
Demikian pula, semua perangkat lunak mengalami kegagalan dan masalah. Vendor berkualitas
melacak kekurangan tersebut dan memperbaikinya sesuai dengan serangkaian prioritas. Ketika
sebuah perusahaan meng-outsource suatu sistem, ia tidak lagi memiliki kendali atas
memprioritaskan perbaikan-perbaikan itu. Kontrol seperti itu milik vendor. Perbaikan yang
mungkin penting bagi organisasi Anda mungkin prioritas rendah bagi vendor sumber daya luar.
Masalah lain adalah bahwa vendor outsourcing dapat mengubah manajemen, mengadopsi arah
strategis yang berbeda, atau diperoleh. Ketika salah satu dari perubahan itu terjadi, prioritas
dapat berubah, dan vendor outsource yang merupakan pilihan yang baik pada satu waktu
mungkin menjadi tidak baik setelah itu mengubah arah. Ini bisa sulit dan mahal untuk mengubah
vendor outsourcing ketika hal ini terjadi.
Risiko kehilangan kontrol akhir adalah bahwa CIO perusahaan dapat menjadi tidak berguna.
Ketika pengguna membutuhkan layanan penting yang dialihdayakan, CIO harus beralih ke
vendor untuk tanggapan. Pada waktunya, pengguna belajar bahwa lebih cepat untuk
berhubungan langsung dengan vendor outsourcing, dan segera CIO keluar dari loop komunikasi.
Pada titik itu, vendor pada dasarnya telah menggantikan CIO, yang telah menjadi figur kepala.
Namun, karyawan dari vendor outsourcing bekerja untuk perusahaan yang berbeda, dengan bias
terhadap majikan mereka. Oleh karena itu, manajer kritis tidak akan berbagi tujuan dan sasaran
yang sama dengan anggota tim manajemen lainnya. Bias, keputusan yang buruk bisa terjadi.
Manfaat Dibandingkan dengan Biaya Jangka Panjang Manfaat awal dari outsourcing dapat
tampak besar. Batas pemaparan keuangan, pengurangan waktu dan perhatian manajemen, dan
pelepasan banyak masalah manajemen dan kepegawaian
semua mungkin. (Kemungkinan besar, vendor outsource menjanjikan manfaat ini.) Outsourcing
dapat tampak terlalu bagus untuk menjadi kenyataan.

Bahkan, itu bisa terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Untuk satu, meskipun biaya tetap
memang cap eksposur, juga menghilangkan manfaat dari skala ekonomi. Vendor outsourcing
mendapatkan mereka sebagai gantinya. Jika vendor cloud dapat menjalankan 20.000 server
hampir semurah karena dapat menjalankan 2.000, itu bisa mendapatkan keuntungan dari skala
ekonomi. Jika PRIDE menjalankan 20.000 server itu di rumah, sebaliknya, PRIDE akan
mendapatkan manfaat itu. Tidak mungkin membutuhkan begitu banyak; namun, dalam banyak
kasus, hilangnya manfaat skala ekonomi lebih dari diimbangi oleh manfaat elastisitas awan.
Juga, vendor outsourcing dapat mengubah strategi penetapan harga dari waktu ke waktu.
Awalnya, sebuah organisasi memperoleh tawaran yang kompetitif dari beberapa vendor
outsourcing. Namun, karena vendor yang menang belajar lebih banyak tentang bisnis dan ketika
hubungan berkembang antara karyawan organisasi dan orang-orang dari vendor, itu menjadi sulit
bagi perusahaan lain untuk bersaing untuk selanjutnya.
kontrak. Vendor menjadi sumber tunggal de facto dan, dengan sedikit tekanan kompetitif, dapat
meningkatkan harganya.
Masalah lain adalah bahwa suatu organisasi dapat mendapati dirinya membayar untuk kesalahan
manajemen organisasi lain, dengan sedikit pengetahuan bahwa itulah masalahnya. Jika PRIDE
mengalihdayakan servernya, sulit untuk mengetahui apakah vendor dikelola dengan baik.
Investor PRIDE mungkin membayar untuk manajemen yang buruk; bahkan lebih buruk lagi,
PRIDE mungkin menderita konsekuensi dari manajemen yang buruk, seperti hilang
data. Akan sangat sulit bagi PRIDE untuk belajar tentang salah urus seperti itu.
Tidak Mudah Keluar. Kategori terakhir dari risiko outsourcing berkaitan dengan mengakhiri
perjanjian. Tidak ada jalan keluar yang mudah.
Untuk satu, karyawan vendor outsourcing telah memperoleh pengetahuan yang signifikan
tentang perusahaan.
Mereka tahu persyaratan server dalam dukungan pelanggan, mereka tahu pola penggunaan, dan
mereka tahu prosedur terbaik untuk mengunduh data operasional ke gudang data. Akibatnya,
kurangnya pengetahuan akan menyulitkan untuk membawa layanan alih daya kembali ke rumah.
Juga, karena vendor telah menjadi sangat terintegrasi ke dalam bisnis, perusahaan perpisahan
dapat sangat berisiko. Menutup kafetaria karyawan selama beberapa minggu sambil mencari
penjual makanan lain tidak akan populer, tetapi karyawan akan bertahan hidup. Mematikan
jaringan perusahaan selama beberapa minggu tidak akan mungkin; bisnis tidak akan bertahan.
Karena risiko semacam itu, maka
perusahaan harus berinvestasi kerja yang cukup, duplikasi usaha, waktu manajemen, dan biaya
untuk berubah ke vendor lain. Sebenarnya, memilih vendor outsourcing bisa menjadi jalan satu
arah.
Di PRIDE, jika, setelah pengembangan aplikasi awal, tim memutuskan untuk mengubah vendor
pengembangan, ini mungkin sangat sulit dilakukan. Vendor baru tidak akan tahu kode aplikasi
serta yang saat ini yang menciptakannya. Ini mungkin menjadi biaya yang tidak layak untuk
dipertimbangkan pindah ke vendor lain yang lebih baik dan lebih murah.
Memilih untuk melakukan outsourcing adalah keputusan yang sulit. Bahkan, keputusan yang
benar mungkin tidak jelas, tetapi waktu dan kejadian dapat memaksa perusahaan untuk
memutuskan.
Q11-4
Apa hak pengguna Anda
dan tanggung jawab?
Sebagai pengguna sistem informasi masa depan, Anda memiliki hak dan tanggung jawab dalam
hubungan Anda dengan departemen IS. Item pada Gambar 11-8 mencantumkan apa yang berhak
Anda terima dan menunjukkan apa yang Anda harapkan untuk berkontribusi.
Hak-hak pengguna Anda Anda memiliki hak untuk memiliki sumber daya komputasi yang Anda
butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda seprofes yang Anda inginkan. Anda memiliki hak
untuk perangkat keras dan program komputer yang Anda butuhkan. Jika Anda memproses file
besar untuk aplikasi data-mining, Anda memiliki hak untuk disk besar dan prosesor cepat

yang kamu perlukan. Namun, jika Anda hanya menerima email dan berkonsultasi dengan portal
web perusahaan, maka hak Anda adalah untuk persyaratan yang lebih sederhana (meninggalkan
sumber daya yang lebih kuat bagi mereka yang membutuhkannya).
Anda memiliki hak atas layanan jaringan dan Internet yang dapat diandalkan.
Andal berarti Anda dapat membantu
tanpa masalah hampir sepanjang waktu. Ini berarti Anda tidak pernah pergi untuk bertanya-
tanya, "Apakah jaringan akan tersedia hari ini?" Masalah jaringan harus langka.
Anda juga memiliki hak untuk lingkungan komputasi yang aman. Organisasi harus melindungi
komputer Anda dan file-filenya, dan Anda seharusnya tidak perlu berpikir tentang keamanan.
Dari waktu ke waktu, organisasi mungkin meminta Anda untuk mengambil tindakan tertentu
untuk melindungi komputer dan file Anda, dan Anda harus mengambil tindakan tersebut. Namun
permintaan semacam itu harus langka dan terkait dengan ancaman luar tertentu.
Anda memiliki hak untuk berpartisipasi dalam pertemuan persyaratan untuk aplikasi baru yang
akan Anda gunakan dan untuk perubahan besar pada aplikasi yang saat ini Anda gunakan. Anda
dapat memilih untuk mendelegasikan hak ini kepada orang lain, atau departemen Anda mungkin
mendelegasikan yang tepat untuk Anda, tetapi jika demikian, Anda memiliki hak untuk
menyumbangkan pemikiran Anda melalui perwakilan tersebut.
Anda memiliki hak untuk pengembangan dan pemeliharaan sistem yang andal. Meskipun jadwal
slip halaman sebulan atau 2 adalah umum dalam banyak proyek pengembangan, Anda tidak
harus menanggung slippages jadwal 6 bulan atau lebih. Slippages semacam itu adalah bukti
pengembangan sistem yang tidak kompeten. Selain itu, Anda memiliki hak untuk menerima
perhatian segera atas masalah, kekhawatiran, dan keluhan Anda tentang layanan informasi. Anda
memiliki hak untuk memiliki sarana untuk melaporkan masalah, dan Anda memiliki hak untuk
mengetahui bahwa masalah Anda telah diterima dan setidaknya terdaftar di departemen IS. Anda
memiliki hak untuk menyelesaikan masalah Anda, konsisten dengan prioritas yang ditetapkan.
Ini berarti bahwa masalah menjengkelkan yang memungkinkan Anda untuk melakukan
pekerjaan Anda akan diprioritaskan di bawah masalah orang lain yang mengganggu
kemampuannya untuk melakukan pekerjaannya.
Akhirnya, Anda memiliki hak atas pelatihan yang efektif. Ini harus menjadi pelatihan yang dapat
Anda pahami dan yang memungkinkan Anda menggunakan sistem untuk melakukan pekerjaan
khusus Anda. Organisasi harus memberikan pelatihan dalam format dan jadwal yang nyaman
bagi Anda.
Tanggung jawab pengguna Anda Anda juga memiliki tanggung jawab terhadap departemen SI
dan organisasi Anda. Secara khusus, Anda memiliki tanggung jawab untuk mempelajari
keterampilan komputer dasar dan mempelajari teknik dan prosedurnya

aplikasi yang Anda gunakan. Anda tidak boleh mengharapkan pegangan tangan untuk operasi
dasar. Anda juga tidak boleh mengharapkan untuk menerima pelatihan dan dukungan berulang
untuk masalah yang sama.
Anda memiliki tanggung jawab untuk mengikuti prosedur keamanan dan cadangan. Ini sangat
penting karena tindakan yang gagal Anda lakukan dapat menimbulkan masalah bagi rekan kerja
dan organisasi Anda serta bagi Anda. Secara khusus, Anda bertanggung jawab untuk melindungi
kata sandi Anda (s).
Ini penting tidak hanya untuk melindungi komputer Anda, tetapi juga karena otentikasi antar
sistem, juga untuk melindungi jaringan dan basis data organisasi Anda.
Anda memiliki tanggung jawab untuk menggunakan sumber daya komputer Anda dengan cara
yang konsisten dengan kebijakan majikan Anda. Banyak perusahaan mengizinkan email terbatas
untuk masalah-masalah keluarga yang penting saat bekerja tetapi mencegah surel yang sering
dan panjang. Anda memiliki tanggung jawab untuk mengetahui kebijakan majikan Anda dan
mengikutinya. Lebih lanjut, jika majikan Anda memiliki kebijakan tentang penggunaan
perangkat seluler pribadi di tempat kerja, Anda memiliki tanggung jawab untuk mengikutinya.
Anda juga memiliki tanggung jawab untuk tidak membuat modifikasi perangkat keras yang tidak
sah ke komputer Anda dan menginstal hanya program yang diotorisasi. Salah satu alasan untuk
kebijakan ini adalah departemen IS Anda membangun program pemeliharaan otomatis untuk
memutakhirkan komputer Anda.
Perangkat keras dan program yang tidak sah dapat mengganggu program-program ini. Selain itu,
pemasangan perangkat keras atau program yang tidak sah dapat menyebabkan masalah yang
harus diperbaiki oleh departemen IS.
Anda memiliki tanggung jawab untuk menginstal pembaruan dan perbaikan komputer saat
diminta untuk melakukannya. Ini sangat penting untuk tambalan yang menyangkut keamanan,
cadangan, dan pemulihan. Ketika diminta masukan untuk persyaratan sistem baru dan yang
disesuaikan, Anda memiliki tanggung jawab untuk meluangkan waktu
diperlukan untuk memberikan tanggapan yang bijaksana dan lengkap. Jika Anda tidak punya
waktu itu, Anda harus mendelegasikan masukan Anda kepada orang lain.
Akhirnya, Anda memiliki tanggung jawab untuk memperlakukan profesional sistem informasi
secara profesional.
Setiap orang bekerja untuk perusahaan yang sama, semua orang ingin sukses, dan
profesionalisme serta kesopanan akan sangat membantu di semua sisi. Salah satu bentuk perilaku
profesional adalah belajar keterampilan komputer dasar sehingga Anda menghindari melaporkan
masalah sepele.

Anda sekarang tahu tanggung jawab utama departemen SI dan dapat memahami mengapa
departemen itu dapat menerapkan standar dan kebijakan yang dilakukannya. Anda tahu fungsi
perencanaan IS dan bagaimana mereka berhubungan dengan seluruh organisasi Anda. Anda juga
tahu alasan untuk layanan outsourcing IS, alternatif sumber daya yang paling umum dan populer,
dan outsourcing
risiko. Akhirnya, Anda tahu hak dan tanggung jawab Anda berkaitan dengan layanan yang
diberikan oleh departemen SI Anda.
Semua pengetahuan ini akan membantu Anda menjadi konsumen yang lebih baik dari layanan
departemen IS Anda. Jika Anda bekerja di perusahaan kecil, dengan sedikit atau tidak ada
dukungan IS, Anda tahu jenis pekerjaan yang harus dilakukan dan keuntungan, kerugian, dan
pilihan untuk outsourcing yang berfungsi. Jika Anda menemukan diri Anda dalam posisi James,
Anda tahu kelebihan dan kekurangan dari pengembangan perangkat lunak outsourcing.
Akhirnya, pengetahuan tentang hak dan tanggung jawab Anda akan memungkinkan Anda untuk
menjadi profesional bisnis yang lebih efektif dengan menetapkan harapan yang masuk akal
seperti apa yang dapat Anda harapkan dari departemen SI sementara pada saat yang sama
mengetahui apa yang diharapkan departemen IS dari Anda.