5 cara untuk menjaga

karyawan tetap terlibat

dan produktif
Bagaimana cara menyediakan teknologi yang tepat agar karyawan
dapat bekerja di mana saja, kapan saja, dan dengan cara apa saja
mereka dapat membantu mengembangkan bisnis Anda
Pendahuluan Karyawan Anda merupakan hal pendukung
yang memberikan keunggulan kompetitif
pada bisnis Anda. Apakah Anda membuat
keputusan yang benar dalam memanfaatkan
sepenuhnya nilai tersebut — atau bahkan
mempertahankannya?
Hanya 33% karyawan di AS dewasa ini
menganggap bahwa mereka memiliki
peranan aktif: Kelompok kecil ini merasa
tertantang dan puas di tempat kerja, dan
sering kali bekerja melebihi apa yang
diharapkan untuk rekan kerja dan atasan
mereka. Namun itu artinya 70% karyawan di
AS, setidaknya, hanya hadir dan melakukan
pekerjaan secukupnya dalam melewati hari-
hari di kantor. Hal terburuknya, karyawan
yang tidak dilibatkan secara aktif bisa
menimbulkan kerugian yang lebih besar
dibanding kontribusi mereka bagi bisnis.1
Satu cara yang penting untuk menjaga
karyawan tetap berperan aktif dan produktif,
berkarya sebaik mungkin di tempat kerja,
adalah melalui teknologi yang tepat.
Karyawan Anda sudah terbiasa dengan
teknologi siap pakai yang bisa langsung
digunakan tanpa repot. Jika mereka memiliki
masalah, mereka tinggal mengunduh
aplikasi lainnya. Namun di tempat kerja,
Ini mungkin alasan sebagian besar
karyawan menangani sendiri persoalan
karyawan harus berkomunikasi dan teknologi mereka: Setidaknya, 1 dari 4
berkolaborasi dengan mudah dan tanpa karyawan mencari aplikasi seluler dan
hambatan, dan semuanya bekerja dengan aplikasi berbasis cloud sendiri. Namun
peralatan yang sama, baik itu karyawan ketika karyawan Anda menggunakan alat
yang bekerja di kantor atau dari jarak jauh yang tidak terjamin, hampir mustahil
— dan mereka memerlukan perangkat rasanya Anda bisa menjaga keamanan data
yang didesain untuk memaksimalkan bisnis Anda.
manfaat dari peralatan teknologi mereka.
Jika tidak, mereka dapat menghadapi file Dalam e-book ini, kita akan membahas
yang tidak sinkron atau tidak dapat lebih dalam tentang bagaimana Anda bisa
mengatasi masalah yang mungkin 2
diakses, data yang terisolir, atau aplikasi
yang performanya tidak sebaik saat dihadapi karyawan dalam teknologi
sehari-hari, dan bagaimana Anda bisa
digunakan di perangkat seluler.
Hambatan teknologi seperti ini tidak membantu mereka untuk melakukan
pekerjaan sebaik mungkin dan tetap
hanya akan membuat karyawan frustrasi;
masalah-masalah ini dapat menghalangi membuat data serta informasi Anda tetap
aman.
mereka dalam berkolaborasi, berbagi
pendapat dan ide, dan melakukan
pekerjaan berkualitas tinggi.
Menurut riset terbaru, saat ditanya secara
spesifik mengenai dampak dari 16
peralatan kolaborasi umum, sebagian
besar karyawan yang mengikuti survei
hanya menuliskan dua saja — email dan
pesan instan — yang membantu mereka
menjadi lebih efektif di tempat kerja.2
1. Gallup, State of the American Workplace, 2017.
2. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible Toolkit, Januari 2017.
 1

Pilih alat yang bisa

mempersatukan karyawan —
dari mana pun mereka
bekerja.

Sebagian besar karyawan memahami pentingnya

bekerja bersama: Menurut Forrester Research, 56%
karyawan percaya bahwa kolaborasi akan
menguntungkan bagi pelanggan. Karyawan juga 3
sebenarnya sangat menyadari alat yang mereka
gunakan untuk berkolaborasi: 85% pekerja berkata
bahwa memiliki teknologi yang tepat dapat
menentukan berhasil atau tidaknya mereka dalam
berkolaborasi secara efektif.3

3. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile,

Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible
Toolkit, Januari 2017.
Rencana Tindakan

Evaluasi teknologi yang saat ini Anda miliki.

Seberapa baik alat dan perangkat teknologi di
bisnis Anda dalam membantu karyawan
berkarya, terhubung, dan berkolaborasi dengan
berbagai pihak di dalam maupun di luar
perusahaan Anda? Apakah mereka dapat berbagi
dan berkolaborasi pada dokumen di perangkat
apa pun, tanpa mengalami masalah versi? 4
Apakah rapat online bisa disiapkan dan
dijalankan dengan mudah?

Pelajari apa saja yang Anda butuhkan dalam

kolaborasi.
Ajak karyawan Anda mendiskusikan bagaimana
mereka bekerja sama dan alat apa — baik itu
Anda sediakan atau tidak — yang ingin mereka
gunakan. Sasaran Anda adalah untuk mengetahui
fitur apa saja yang penting bagi mereka, yang
tidak disediakan dalam bisnis Anda.
 2

Pandang keseimbangan
antara kehidupan dan
pekerjaan dengan serius —
dan ambil langkah-langkah
untuk mendukung
komitmen Anda.

Hidup seimbang adalah hal yang sangat penting 5

bagi karyawan dewasa ini — keseimbangan
hidup/kerja ada di urutan kedua setelah
kompensasi ketika seseorang memutuskan untuk 5
mencari pekerjaan baru.4 Satu kunci untuk
mengatasi masalah keseimbangan
pekerjaan/kehidupan adalah dengan memberikan
keleluasaan kepada karyawan dalam mengelola
jadwal dan tugas mereka, mengizinkan mereka
bekerja di mana saja dari jarak jauh, menggunakan
perangkat yang mereka sukai.

4. Society for Human Resource Management, Employee Job

Satisfaction and Engagement: The Doors of Opportunity Are Open,
2017.
Rencana Tindakan

Tetapkan kebijakan yang jelas, konsisten, dan

diterapkan dengan adil.
Keputusan untuk menentukan kebijakan tentang
waktu fleksibel, kerja jarak jauh, dan pilihan
penjadwalan ada di tangan Anda. Bagi karyawan,
yang paling penting adalah mereka mengetahui
peraturannya dan melihat peraturan tersebut
diterapkan dengan adil.
6

Sediakan peralatan kerja jarak jauh.

Tentukan jenis teknologi yang Anda butuhkan agar
kerja jarak jauh bisa sama efektifnya dengan
bekerja di kantor. Hal ini bisa meliputi
penyimpanan data dan dokumen yang mudah
diakses; alat kolaborasi, seperti kalender bersama
dan situs tim; serta berbagai alat komunikasi,
termasuk email, intranet, konferensi video, dan
olahpesan instan. Pertimbangkan juga untuk
menyediakan perangkat yang memudahkan
mobilitas tanpa mengorbankan keamanan
sekaligus mampu bekerja dengan lancar dengan
aplikasi dan alat lain terkait pekerjaan pilihan Anda.
 3

Pilih solusi yang

mengedepankan
kesederhanaan dan
kegunaan.

Saat memilih alat kolaborasi dan kerja jarak jauh

untuk karyawan, Anda memiliki pilihan: Apakah
sebaiknya Anda mengandalkan aplikasi dengan
satu tujuan, atau mencari sebuah rangkaian solusi 7
yang terpadu dari satu vendor?

Di sebagian besar kasus, jawabannya mengerucut

pada satu poin utama: Memilih beberapa aplikasi
dari vendor yang berbeda hanya memberikan
sedikit sumbangsih dalam mengatasi keluhan
umum karyawan tentang koordinasi jadwal,
menemukan orang yang tepat atau sumber daya
untuk sebuah pekerjaan, mengerjakan sebuah
dokumen dalam versi yang sama, atau sekadar
menikmati pengalaman yang lancar di berbagai
perangkat. Pada tingkat dasar ini —
memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan
sebaik mungkin — solusi yang terpadu sering kali
menawarkan nilai jangka panjang yang lebih baik.
Rencana Tindakan

Ambil pendekatan yang metodis dalam memilih alat.

Setelah Anda menerima umpan balik dari karyawan
tentang teknologi saat ini yang digunakan bisnis Anda,
buat daftar kapabilitas — bukan aplikasi spesifik —
yang Anda perlukan.

Cari solusi berbasis cloud yang terpadu, dan

pertimbangkan manfaatnya.
Cari tahu solusi yang menyediakan kapabilitas ini,
serta data dan sumber daya bersama, jadi karyawan
bisa menikmati pengalaman yang lancar tanpa harus
keluar masuk di beberapa aplikasi atau pusing
mencari-cari informasi dalam sistem yang tidak
terkoneksi.
 4

Berfokus pada kualitas

pekerjaan — dari mana pun
karyawan Anda bekerja.

Alat produktivitas berbasis cloud yang modern telah 9

membuat perubahan besar tentang tempat dan
waktu orang bekerja. Ini tidak mengejutkan,
mengingat 88% karyawan bekerja dari dua lokasi
atau lebih selama satu minggu kerja — dan 21%
bekerja dari tiga lokasi atau lebih.5 9
Penting untuk menilai bagaimana performa
teknologi bisnis Anda saat digunakan dalam
mobilitas tinggi. Apakah karyawan Anda bisa beralih
dari laptop ke tablet, lalu ke ponsel cerdas saat
mengerjakan dokumen yang sama, dan percaya
bahwa mereka mengerjakan versi terbaru dari
pekerjaan mereka? Apakah mereka bisa memastikan
bahwa semua orang di dalam tim bisa menerima
dokumen penting sebelum tenggat waktunya?
Bisakah mereka bekerja tanpa koneksi internet dan
tahu bahwa email, kalender, dan dokumen mereka
akan disinkronkan dengan baik saat sudah
tersambung kembali? Apakah mereka memiliki akses
ke perangkat yang didesain dengan baik untuk alat-
alat produktivitas dalam daftar prioritas Anda?

5. Forrester Research, The Way We Work: A Mobile,

Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible
Toolkit, Januari 2017.
Rencana Tindakan

Prioritaskan mobilitas.
Evaluasi setiap aplikasi bisnis lewat pertanyaan
sederhana: Apakah pengalaman selulernya sama
dengan kapabilitas desktop-nya? Apakah
pengalaman tersebut merata di semua perangkat
seluler yang penting bagi Anda dan karyawan
Anda? Lalu, cari perangkat seluler yang
memaksimalkan kapabilitas dari semua aplikasi 10
bisnis tersebut.

Offline sama pentingnya dengan online.

Sebuah aplikasi harus menghadirkan fungsionalitas
yang sama saat offline maupun online: Bisakah
karyawan tetap melihat email, kontak, dan kalender?
Bisakah mereka mengakses dan mengedit
dokumen? Saat perangkat kembali online, apakah
semuanya disinkronkan dan diperbarui dengan
lancar?
 5

Bangun kepercayaan dengan

keamanan yang selalu aktif.

Penyusupan pada data dan insiden keamanan

lainnya dapat mempengaruhi keterlibatan dan
performa karyawan, menyita waktu dari tugas
produktif, dan mengurangi kepercayaan karyawan
terhadap bisnis Anda jika ada data atau file
penting yang hilang. ini terutama berlaku saat
mengalami perangkat seluler yang hilang atau 111
dicuri — masalah umum yang bisa memunculkan
suasana tidak nyaman dalam beberapa waktu,
hingga kemunduran yang signifikan, tergantung
pada lokasi perangkat seluler serta opsi
penghapusan jarak jauhnya.
Rencana Tindakan

Lakukan pengauditan keamanan data bisnis.

Hal ini dapat diselesaikan dengan beberapa
pertanyaan yang logis: Di mana data bisnis Anda
disimpan, dan bagaimana data tersebut
dicadangkan? Saat ini, bagaimana karyawan
membagikan akses ke file dan data? Bagaimana
bisnis Anda bisa mengontrol akses ke data yang
sensitif? Dan bagaimana bisnis Anda mencadangkan
dan mengamankan data di perangkat seluler
12
karyawan?

Lihat manajemen perangkat secara terpisah.

Pikirkan berapa banyak karyawan yang memegang
perangkat yang memiliki data bisnis; bagaimana
perangkat tersebut diperbarui untuk menangani
ancaman keamanan baru; dan apakah ada
pertimbangan khusus (misalnya masalah kepatuhan
perundang-undangan) yang berlaku pada bisnis Anda.
Saat Anda membeli perangkat baru untuk karyawan,
cari perangkat yang dirancang dengan keamanan
terbaik di kelasnya, dan bahwa perangkat tersebut
akan bekerja dengan baik dengan alat produktivitas
yang Anda pilih.
Mengapa Pengelolaan
integrasi itu yang lebih
penting? mudah.
Apabila bisnis Anda berkembang dan
menambahkan aplikasi lainnya, hal ini bisa
berujung pada potensi masalah yang lebih
besar. Tugas manajemen rutin, seperti
patch keamanan, pembaruan, pengikatan
pada sumber data, dan menjawab
pertanyaan pengguna bisa menghabiskan
waktu dan sumber daya.
Harga yang
fleksibel dan bisa
disesuaikan
skalanya.
Dengan solusi cloud yang terpadu, Anda
memiliki biaya tunggal per pengguna tiap
bulannya — dan biaya tersebut bisa
dengan mudah dinaikkan atau diturunkan,
tergantung kebutuhan staf Anda. Tidak
perlu khawatir tentang investasi berlebih
pada teknologi di kantor yang perlu
pemeliharaan, atau menangani beberapa
tagihan bulanan untuk beberapa alat yang
berbeda.
Keamanan yang
komprehensif.
13
Dengan hanya satu perusahaan yang
menyediakan aplikasi produktivitas, Anda
hanya memerlukan satu panel admin untuk
mengelola keamanan. Dengan satu solusi
berbasis cloud, pembaruan keamanan bisa
diterapkan langsung tanpa mengkhawatirkan
patch pengujian dan versi perangkat lunak
baru.
Kesimpulan: Menjalankan bisnis kecil atau menengah yang
sukses adalah pekerjaan yang berat. Itulah mengapa

Apakah Anda
penting untuk menyederhanakan bisnis Anda dan
mendukung karyawan melalui teknologi,

menyiapkan
menghemat waktu dan anggaran untuk mendukung
perkembangan dan peluang.

bisnis dan Membuat keputusan teknologi yang tepat tidak

hanya memecahkan satu masalah: Ini memecahkan

karyawan Anda berbagai tantangan terkait dengan kolaborasi yang

efektif, mendukung penuntasan pekerjaan melalui

untuk meraih
seluler, dan melindungi data bisnis Anda. Selain itu,
14
memecahkan masalah ini bisa memiliki dampak

kesuksesan?
langsung pada apakah karyawan Anda merasa
diberdayakan dan didorong untuk melakukan yang
terbaik di tempat kerja.

Pertimbangkan Microsoft 365 Business untuk

menyiapkan bisnis Anda menuju kesuksesan.
Microsoft 365 Business menyatukan produktivitas,

Lihat Paket dan Harga.

manajemen, dan kapabilitas keamanan dalam satu
solusi terpadu yang hemat biaya, mudah dikelola,
dan dikembangkan secara khusus untuk bisnis yang
berkembang seperti bisnis Anda.

© 2017 Microsoft Corporation. Semua hak dilindungi undang-undang. Dokumen ini disediakan “sebagaimana adanya.” Informasi dan pandangan yang diekspresikan dalam
dokumen ini, termasuk URL dan referensi Situs web Internet lainnya, dapat berubah tanpa pemberitahuan. Risiko penggunaan ada di tangan Anda.