Memahami Mengapa Komunikasi Penting

Apakah itu sesederhana senyuman atau ambisius seperti program media sosial KLM (diprofilkan dalam
bab Close-Up Communication), komunikasi adalah proses mentransfer informasi dan makna antara
pengirim dan penerima, menggunakan satu atau lebih banyak media dan saluran komunikasi. Inti dari
komunikasi adalah berbagi — menyediakan data, informasi, wawasan, dan inspirasi dalam pertukaran
yang menguntungkan keduanya. Anda dan orang-orang yang berkomunikasi dengan Anda.2 Seperti
ditunjukkan pada Gambar 1.1, berbagi ini dapat terjadi dalam berbagai cara, termasuk transfer
sederhana dan sukses dari informasi, negosiasi di mana pengirim dan penerima mencapai makna yang
disepakati, dan upaya gagal di mana penerima membuat pesan yang berbeda dari yang pengirim yang
dimaksud. Anda akan menginvestasikan banyak waktu dan energi dalam kursus ini mengembangkan
keterampilan komunikasi Anda, jadi wajar untuk bertanya apakah upaya itu akan bermanfaat. Bagian ini
menguraikan banyak cara di mana keterampilan komunikasi yang baik sangat penting untuk karir Anda
dan untuk perusahaan yang Anda ikuti.

Komunikasi Penting Untuk Karier Anda

Meningkatkan keterampilan komunikasi Anda mungkin merupakan langkah terpenting yang dapat Anda
ambil dalam karier Anda. Anda dapat memiliki ide-ide terbaik di dunia, tetapi itu tidak baik bagi
perusahaan Anda atau karier Anda jika Anda tidak dapat mengungkapkannya dengan jelas dan persuasif.
Beberapa pekerjaan, seperti penjualan dan dukungan pelanggan, terutama tentang berkomunikasi.
Infields seperti teknik atau keuangan, Anda sering perlu berbagi ide-ide kompleks dengan eksekutif,
pelanggan, dan kolega, dan kemampuan Anda untuk terhubung dengan orang-orang di luar bidang Anda
bisa sama pentingnya dengan keahlian teknis Anda. Jika Anda memiliki dorongan kewirausahaan, Anda
perlu berkomunikasi dengan berbagai audiens — mulai dari investor, bankir, dan regulator pemerintah
hingga karyawan, pelanggan, dan mitra bisnis.

Sifat pekerjaan yang berubah juga memberi tekanan baru pada keterampilan komunikasi. Banyak
perusahaan sekarang menambah tenaga kerja permanen mereka dengan kontraktor independen yang
dibawa untuk waktu yang singkat atau bahkan hanya satu proyek. Kemungkinannya adalah Anda akan
menghabiskan sebagian karir Anda sebagai salah satu freelancer ini, bekerja tanpa jaringan dukungan
yang disediakan oleh lingkungan perusahaan yang mapan. Anda harus "menjual diri sendiri" ke dalam
setiap kontrak baru, berkomunikasi dengan sukses dalam berbagai situasi kerja, dan mengambil
tanggung jawab penuh untuk pertumbuhan dan kesuksesan karier Anda.

Jika Anda meluncurkan perusahaan atau pindah ke peran eksekutif dalam organisasi yang ada, Anda
dapat mengharapkan komunikasi untuk menghabiskan sebagian besar waktu Anda. Para eksekutif
puncak menghabiskan sebagian besar hari kerja mereka untuk berkomunikasi, dan para pebisnis yang
tidak dapat berkomunikasi dengan baik tidak memiliki banyak peluang untuk mencapai puncak.

Bahkan, meningkatkan keterampilan komunikasi Anda mungkin merupakan langkah paling penting yang
dapat Anda ambil dalam karier Anda. Dunia ini penuh dengan ahli strategi pemasaran, akuntan yang
baik, insinyur yang baik, dan pengacara yang baik — tetapi tidak penuh dengan komunikator yang baik.
Lihat ini sebagai peluang untuk menonjol dari pesaing Anda di pasar kerja.
Pengusaha kadang-kadang mengungkapkan frustrasi pada keterampilan komunikasi yang buruk dari
banyak karyawan — khususnya lulusan perguruan tinggi baru-baru ini yang belum belajar bagaimana
menyesuaikan gaya komunikasi mereka dengan lingkungan bisnis profesional. 3 Jika Anda belajar
menulis dengan baik, berbicara dengan baik, mendengarkan dengan baik, dan mengenali cara yang
tepat untuk berkomunikasi dalam situasi apa pun, Anda akan mendapatkan keuntungan besar yang akan
melayani Anda sepanjang karier Anda.

Komunikasi Penting Bagi Perusahaan Anda

Selain manfaat pribadi, komunikasi juga penting bagi Anda karena penting bagi perusahaan Anda.
Komunikasi yang efektif membantu bisnis dalam berbagai cara, dengan mempromosikan5

●● Rasa saling percaya yang lebih kuat antara individu dan organisasi

●● Hubungan yang lebih dekat dengan komunitas penting di pasar

●● Peluang untuk memengaruhi percakapan, persepsi, dan tren

●● Peningkatan produktivitas dan pemecahan masalah yang lebih cepat

●● Hasil keuangan yang lebih baik dan pengembalian yang lebih tinggi bagi investor

●● Peringatan sebelumnya tentang potensi masalah, dari meningkatnya biaya bisnis hingga masalah
keamanan kritis

●● Pengambilan keputusan yang lebih kuat berdasarkan informasi yang tepat waktu dan andal

●● Pesan pemasaran yang lebih jelas dan lebih persuasif

●● Keterlibatan karyawan yang lebih besar dengan pekerjaan mereka, yang mengarah pada kepuasan
karyawan yang lebih tinggi dan turnover karyawan yang lebih rendah

APA YANG MEMBUAT EFEKTIF KOMUNIKASI BISNIS?

Komunikasi yang efektif memperkuat hubungan antara perusahaan dan semua pemangku
kepentingannya — kelompok-kelompok yang dipengaruhi oleh tindakan perusahaan: pelanggan,
karyawan, pemegang saham, pemasok, tetangga, komunitas, bangsa, dan dunia secara keseluruhan.
buat upaya komunikasi Anda seefektif mungkin, fokus untuk menjadikannya praktis, faktual, ringkas,
jelas, dan persuasif:

●● Berikan informasi praktis. Berikan penerima informasi yang berguna, apakah itu membantu mereka
melakukan tindakan yang diinginkan atau memahami kebijakan perusahaan yang baru.

●● Berikan fakta daripada tayangan yang tidak jelas. Gunakan bahasa konkret, detail spesifik, dan
informasi yang jelas, meyakinkan, akurat, dan etis. Bahkan ketika sebuah pendapat diperlukan, berikan
bukti kuat untuk mendukung kesimpulan Anda.

●● Hadirkan informasi secara ringkas, efisien. Pesan singkat menunjukkan rasa hormat terhadap waktu
orang-orang, dan mereka meningkatkan kemungkinan respons positif. Lakukan yang terbaik untuk
menyederhanakan subjek yang kompleks untuk membantu pembaca Anda, dan pastikan Anda tidak
secara tidak sengaja
memperumit subjek sederhana melalui tulisan yang ceroboh.7 Kemampuan untuk menjelaskan subjek
yang kompleks dengan istilah sederhana sangat berharga, baik Anda melatih karyawan baru atau
mengajukan rencana bisnis kepada investor.

●● Jelaskan harapan dan tanggung jawab. Buat pesan untuk menghasilkan respons spesifik dari
khalayak tertentu. Jika perlu, jelaskan apa yang Anda harapkan dari anggota audiens atau apa yang
dapat Anda lakukan untuk mereka.

●● Menawarkan argumen dan rekomendasi yang meyakinkan, persuasif. Perlihatkan kepada pembaca
Anda secara tepat bagaimana mereka akan mendapat manfaat dengan menanggapi pesan Anda seperti
yang Anda inginkan.

Berkomunikasi sebagai seorang Profesional

Anda telah mengomunikasikan seluruh hidup Anda, tentu saja, tetapi jika Anda belum memiliki banyak
pengalaman kerja, memenuhi harapan lingkungan profesional mungkin memerlukan beberapa
penyesuaian. Tempat yang baik untuk memulai adalah mempertimbangkan apa artinya menjadi seorang
profesional.

Profesionalisme adalah kualitas berprestasi di tingkat tinggi dan melakukan diri dengan tujuan dan
kebanggaan. Ini berarti melakukan lebih dari sekadar memasukkan waktu dan mengumpulkan gaji:
Profesional sejati melampaui harapan minimum dan berkomitmen untuk memberikan kontribusi yang
berarti. Profesionalisme dapat dipecah menjadi enam sifat yang berbeda: berjuang untuk unggul, dapat
diandalkan dan bertanggung jawab, menjadi pemain tim, menunjukkan rasa etiket, membuat keputusan
etis, dan mempertahankan pandangan positif (lihat Gambar 1.3 di halaman 56).

Pesan utama untuk diperoleh dari Gambar 1.3 adalah seberapa besar elemen-elemen profesionalisme
ini bergantung pada komunikasi yang efektif. Misalnya, untuk menjadi pemain tim, Anda harus dapat
berkolaborasi, menyelesaikan konflik, dan berinteraksi dengan berbagai macam kepribadian. Tanpa
keterampilan komunikasi yang kuat, Anda tidak akan dapat melakukan sesuai potensi Anda, dan orang
lain tidak akan mengenali Anda sebagai profesional yang Anda inginkan.

MEMAHAMI APA YANG DIHARAPKAN OLEH PEKERJA DARI ANDA

Majikan saat ini mengharapkan Anda untuk menjadi kompeten di berbagai tugas komunikasi.
Untungnya, keterampilan yang diharapkan majikan dari Anda adalah keterampilan yang sama yang akan
membantu Anda Memajukan karir Anda: 8

●● Mengenali kebutuhan informasi, menggunakan teknik pencarian yang efisien untuk menemukan
sumber informasi yang dapat diandalkan (terutama dari sumber online), dan menggunakan informasi
yang dikumpulkan secara etis; kumpulan keterampilan ini sering disebut sebagai kelancaran informasi
digital9

●● Mengatur ide dan informasi secara logis dan lengkap

●● Mengekspresikan ide dan informasi secara koheren, persuasif, dan ringkas

●● Secara aktif mendengarkan orang lain

●● Berkomunikasi secara efektif dengan orang-orang dari berbagai latar belakang dan pengalaman
●● Menggunakan teknologi komunikasi secara efektif dan efisien

●● Mengikuti standar tata bahasa, ejaan, dan aspek lain dari penulisan dan berbicara berkualitas tinggi

●● Berkomunikasi dengan cara yang beradab yang mencerminkan ekspektasi etiket bisnis kontemporer,
bahkan ketika berhadapan dengan audiens yang acuh tak acuh atau bermusuhan

●● Berkomunikasi secara etis, bahkan ketika pilihan tidak jernih atau Anda harus berbagi berita yang
orang tidak ingin dengar

●● Mengelola waktu Anda dengan bijak dan menggunakan sumber daya secara efisien

●● Menggunakan pemikiran kritis, yang merupakan kemampuan untuk mengevaluasi bukti secara
lengkap dan objektif untuk membentuk kesimpulan logis dan membuat rekomendasi yang masuk akal
Anda akan memiliki kesempatan untuk melatih keterampilan ini sepanjang kursus ini, tetapi jangan
berhenti di situ. Profesional yang sukses terus mengasah keterampilan komunikasi karier mereka.

BERKOMUNIKASI DALAM KONTEKS ORGANISASI

Selain memiliki keterampilan yang tepat, Anda perlu belajar bagaimana menerapkan keterampilan itu di
lingkungan bisnis, yang bisa sangat berbeda dari lingkungan sosial dan skolastik yang Anda terbiasa.
Setiap organisasi memiliki jaringan komunikasi formal, di mana ide dan informasi mengalir di sepanjang
garis komando (tingkat hierarki) dalam struktur organisasi perusahaan (lihat Gambar 1.4). Melalui
jaringan formal, informasi mengalir dalam tiga arah. Komunikasi ke bawah mengalir dari eksekutif ke
karyawan, menyampaikan keputusan eksekutif dan memberikan informasi yang membantu karyawan
melakukan pekerjaan mereka. Komunikasi ke atas mengalir dari karyawan ke eksekutif, memberikan
wawasan tentang masalah, tren, peluang, keluhan, dan kinerja, sehingga memungkinkan eksekutif untuk
menyelesaikan masalah dan membuat keputusan yang cerdas. Komunikasi horizontal mengalir antar
departemen untuk membantu karyawan berbagi informasi, mengoordinasikan tugas, dan
menyelesaikan masalah yang rumit.10

Setiap organisasi juga memiliki jaringan komunikasi informal, sering disebut sebagai selentingan atau
rumor pabrik, yang mencakup semua komunikasi yang terjadi di luar jaringan formal. Beberapa
komunikasi informal ini terjadi secara alami sebagai akibat dari interaksi karyawan di tempat kerja dan di
lingkungan sosial, dan beberapa di antaranya terjadi ketika jaringan formal tidak memberikan informasi
yang diinginkan karyawan. Bahkan, keterbatasan yang melekat dari jaringan komunikasi formal
membantu memacu pertumbuhan media sosial di lingkungan bisnis.

Pendekatan yang berpusat pada audiens melibatkan pemahaman dan penghormatan terhadap anggota
audiens Anda dan melakukan segala upaya untuk menyampaikan pesan Anda dengan cara yang
bermakna bagi mereka. Sebaliknya, pendekatan ini juga dikenal sebagai mengadopsi sikap "Anda".

ke pesan yang tentang "saya." Pelajari sebanyak mungkin tentang bias, pendidikan, usia, status, gaya,
dan masalah pribadi dan profesional penerima Anda. Jika Anda menyapa orang yang tidak Anda kenal
dan Anda tidak dapat menemukan lebih banyak tentang mereka, coba proyeksikan diri Anda ke posisi
mereka dengan menggunakan akal sehat dan imajinasi. Kemampuan untuk berhubungan dengan
kebutuhan orang lain adalah bagian penting dari kecerdasan emosional, kombinasi keterampilan
emosional dan sosial yang secara luas dianggap sebagai karakteristik penting dari manajer dan
pemimpin yang sukses.11 Semakin Anda tahu tentang orang-orang yang Anda kenal berkomunikasi
dengan, semakin mudah untuk berkonsentrasi pada kebutuhan mereka — yang, pada gilirannya,
membuatnya lebih mudah bagi mereka untuk mendengar pesan Anda, memahaminya, dan merespons
secara positif. Elemen vital dari komunikasi yang berpusat pada audiens adalah etiket, norma perilaku
yang diharapkan dalam situasi tertentu. Dalam dunia yang sibuk dan kompetitif saat ini, etiket mungkin
tampak aneh dan ketinggalan jaman. Namun, cara Anda bersikap dan berinteraksi dengan orang lain
dapat memiliki pengaruh besar pada kesuksesan dan karier perusahaan Anda. Ketika eksekutif merekrut
dan mempromosikan Anda, mereka mengharapkan perilaku Anda untuk melindungi reputasi
perusahaan. Semakin Anda memahami harapan seperti itu, semakin besar peluang Anda untuk
menghindari kesalahan yang merusak karier. Prinsip-prinsip etiket yang dibahas dalam Bab 2 akan
membantu Anda berkomunikasi dengan pendekatan yang berpusat pada audiens dalam berbagai
pengaturan bisnis.

Menjelajahi Proses Komunikasi

Bahkan dengan niat terbaik, upaya komunikasi bisa gagal. Pesan bisa hilang atau diabaikan begitu saja.
Penerima pesan dapat menafsirkannya dengan cara yang tidak pernah dibayangkan pengirim. Bahkan,
dua orang yang menerima informasi yang sama dapat mencapai kesimpulan berbeda tentang apa
artinya. Untungnya, dengan memahami komunikasi sebagai proses dengan langkah-langkah yang
berbeda, Anda dapat meningkatkan peluang bahwa pesan Anda akan mencapai audiens yang dituju dan
menghasilkan efek yang diinginkan. Bagian ini mengeksplorasi proses komunikasi dalam dua tahap:
pertama dengan mengikuti pesan dari satu pengirim ke satu penerima dalam model komunikasi dasar
dan kemudian dengan memperluas pendekatan itu dengan beberapa pesan dan peserta dalam model
komunikasi sosial.