Anda di halaman 1dari 20

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat tuntunan-Nya
sehingga kelompok kami bisa menyelesaikan penyusunan makalah ini. Kami
juga berterima kasih kepada Dosen serta teman – teman yang telah
membantu kami dalam proses penyelesaian makalah ini.

Dalam makalah ini, kami akan membahas tentang Pengembagan dan


Pendekatan Mutu

Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan memberikan pengetahuan yang


lebih banyak untuk semua orang terlebih untuk para pembaca. Oleh karena
itu, kami meminta maaf jika ada kesalahan dan kekurangan dalam makalah
ini. Saran dan kritik kami terima untuk perbaikan makalah ini nantinya.

Manado, 26 Februari 2019

Penyusun
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................................................................1


DAFTAR ISI .....................................................................................................................................2
I. PENDAHULUAN .....................................................................................................................3
II. PEMBAHASAN .................................................................................................................................4

1. Kualifikasi versus Kesesuaian .................................................................................................4


2. Infrastruktur .............................................................................................................................17
3. Lingkungan kerja ......................................................................................................................18
Lingkungan kerja .......................................................................................................................18
Ruangan fisik .............................................................................................................................19
Perabot dan perlengkapan .......................................................................................................19
Keselamatan kerja.....................................................................................................................19
Kenyamanan fisik ......................................................................................................................20
Kenyamanan kognitif (pikiran) ..................................................................................................20
I. PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG


Akhirnya kita akan menganalisis perilaku mutu di tingkat institusional yang
menyiratkan penerapan sikap dan program kewarga negaraan korporasi, menentukan
kode kerja untuk profesi tertentu dan menggunakan pendekatan terintegrasi pada
mutu yang mencakup: pemenuhan standar tenaga kerja internasional dan hak asasi
manusia termasuk peraturan kesehatan dan keamanan, pemenuhan peraturan
lingkungan dan sistem manajemen mutu.

1.2 RUMUSAN MASALAH


1. Apa yang dimaksud dengan kewarganegaraan korporasi?
2. Apa yang dimaksud demgan kode tindakan dalam profesi?
3. Apa yang dimaksud dengan pendekatan terintegrasi pada mutu?

1.3 TUJUAN
II. PEMBAHASAN

1. Kualifikasi versus Kesesuaian


Kriteria Entri Kualifikasi
Kriteria Kinerja Kesesuaian

• Kualifikasi • Sikap

• Pengalaman yang relevan • Kemampuan beradaptasi

• Rujukan • Penilaian

• Keberterimaan saat wawancara • Perannya cocok dengan peran


kerja di sekitarnya

Ekspektasi hasil

COCOK/SESUAI
TIDAK COCOK / SESUAI

BERKUALIFIKASI Sesuai ideal Tidak terlalu sesuai

Sesuai mengejutkan Sama sekali tidak sesuai


TIDAK
BERKUALIFIKASI
Hasil yang diamati

COCOK/SESUAI TIDAK COCOK / SESUAI

Kekecewaan
Masalah utama
Calon ideal pergi ke ladang yang
BERKUALIFIKASI Orang-orang ini enggan pindah
lebih hijau dan jadi
menyulitkan

Tidak masalah
sesuai mengejutkan bekerja
dengan sangat baik Orang-orang ini akan
TIDAK pergi sendiri
Masuk ke pekerjaan tersebut
BERKUALIFIKASI
secara tidak sengaja, lalu puas
dan bertahan
Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
Organisasi harus secara alami menunjuk orang-orang bermutu untuk Sistem Manajemen Mutu, tapi
organisasi juga harus mendukung orang-orang itu. Organisasi perlu memastikan bahwa tim yang
bertanggung jawab atas efektifitas

Sistem Manajemen Mutu adalah orang-orang kompeten, sadar akan persyaratan sistem tersebut, dan
terlatih untuk menggunakannya. Hal ini bisa dilakukan dengan tiga cara.

1. menilai kemampuan anggota tim. Penilaian kemampuan dirancang untuk dijadikan dasar
peningkatan tim, atau perbaikan.

2. Dari penilaian ini muncullah cara kedua: mengisi tiap celah/kesenjangan kemampuan dengan
memberikan pelatihan. Pelatihan ini bisa berupa pelatihan Sistem Manajemen Mutu , pelatihan
proses umum, pelatihan teknik, atau gabungan ketiganya.

3. Cara ketiga untuk mempertahankan komptensi tim adalah dengan mengevaluasi secara berkala
kinerja anggotanya.

Untuk mencapai tujuan mutu , dibutuhkan personel yang kompeten, terutama yang sadar-mutu.
Standar tahun 1994 utamanya memperhatikan inventaris dan memberikan kebutuhan pelatihan.
Persyaratan ini terkait dengan peningkatan terus menerus kesadaran akan mutu dan pandang an
tentang bagaimana kesadaran ini bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

Meningkatkan mutu dengan pelatihan

PERLUNYA
PENINGKATAN

ANALISIS KEBUTUHAN
ORGANISASI

KEBUTUHAN TERKAIT
KEBUTUHAN LAIN DENGAN KOMPETENSI

KEBUTUHAN LAIN KEBUTUHAN


PELATIHAN

PELATIHAN
Istilah dan definisi

Untuk tujuan Standar Internasional, diberikan istilah dan definisi dalam ISO 8402, sebagai berikut

Kompetensi: penerapan pengetahuan, keahlian, dan perilaku dalam bekerja

Pelatihan: proses untuk memberikan dan meningkatkan pengetahuan, keahlian dan perilaku untuk
memenuhi persyaratan

Pelatihan: proses empat tahap

Proses pelatihan sistematis dan terencana bisa memberikan kontribusi penting dalam membantu
organisasi meningkatkan kapabilitasnya dan memenuhi tujuan mutu nya.

Untuk meningkatkan kejelasan Standar Internasional ini saudara harus menggunakan model proses
berikut.

Siklus pelatihan

Untuk memilih dan mengimplementasikan penghilangan kesenjangan antara kompetensi yang


dibutuhkan dengan kompetensi yang ada, manajemen harus mengawasi tahap-tahap berikut:

• Menentukan kebutuhan pelatihan

• Merancang dan merencanakan pelatihan

• Memberikan pelatihan

• Mengevaluasi hasil pelatihan

Seperti yang digambarkan, output dari satu tahap akan menjadi input untuk tahap berikutnya.
Pembelian barang dan jasa yang berhubungan dengan pelatihan

Manajemen bertanggung jawab untuk menentukan apa dan kapan pembelian dan penyediaan (secara
internal dan eksternal) sumber daya (barang dan jasa) yang terkait dengan keempat tahap proses
pelatihan, dan pengawasannya, harus dilakukan.

Misalnya, sejumlah organisasi mungkin mendapatkan manfaat dari menggunakan ahli eksternal untuk
melaksanakan analisis kebutuhan pelatihannya.

Keterlibatan personel

Keterlibatan personel yang kompetensinya akan ditingkatkan, sebagai bagian dari proses pelatihan,
bisa membuat personel tersebut lebih merasakan memiliki atas proses itu, yang akan membuat mereka
lebih bertanggung jawab dalam memastikan keberhasilannya.

Menentukan kebutuhan pelatihan

Proses pelatihan harus dilaksanakan setelah analisis kebutuhan organisasi dilaksanakan dan masalah-
masalah yang terkait dengan kompetensi telah dicatat.

Organisasi harus menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap tugas yang mempengaruhi mutu
produk, menilai kompetensi personel untuk melaksanakan tugas tersebut, dan menyusun rencana
untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi yang mungkin ada.

Penentuan tersebut harus bertujuan untuk:

• Menentukan kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang ada

• Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai yang kompetensinya tidak sesuai dengan
kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugasnya, dan

• Mendokumentasikan (mencatat) kebutuhan pelatihan yang telah ditentukan

Analisis kesenjangan antara kompetensi yang ada dengan kompetensi yang dibutuhkan harus
disimpulkan untuk menentukan apakah kesenjangan tersebut bisa dihilangkan dengan pelatihan atau
membutuhkan tindakan lain.

Menentukan kebutuhan organisasi

Mutu organisasi dan kebijakan pelatihan, persyaratan manajemen mutu, manajemen sumber daya dan
rancangan proses harus dipertimbangkan saat melaksanakan pelatihan sebagai input untuk
memastikan bahwa pelatihan yang dibutuhkan akan diarahkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Menentukan dan menganalisis persyaratan kompetensi

Persyaratan kompetensi harus didokumentasikan. Dokumentasi dikaji secara berkala atau kapanpun
diperlukan saat membuat penilaian kerja dan menilai kinerja.
Penentuan kebutuhan masa depan organisasi bersifat relatif pada tujuan strategis dan tujuan mutunya,
mencakup kompetensi yang dibutuhkan dari personel, yang bisa didapat dari berbagai sumber internal
dan eksternal, seperti:

• Perubahan teknologi atau perubahan organisasional yang mempengaruhi proses kerja atau
berdampak pada sifat produk yang dikeluarkan oleh organisasi;

• Data yang dicatat dari proses pelatihan yang sedang ataupun yang pernah dilakukan;

• Persetujuan organisasi atas kompetensi personel untuk melaksanakan tugas tertentu;

• Catatan perubahan atau fluktuasi musiman yang melibatkan personel sementara;

• Sertifikasi internal atau eksternal yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas tertentu;

• Permohonan dari pelanggan yang melihat peluang untuk pengembangan kemampuan pribadi yang
bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi;

• Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang berasal dari keluhan pelanggan atau laporan
ketidaksesuaian;

• Keputusan, aturan, standar, dan arahan yang mempengaruhi organisasi, kegiatannya, dan sumber
daya;

• Penelitian pasar yang mengidentifikasi atau mengantisipasi persyaratan baru dari pelanggan;

Mengkaji kompetensi

Harus dilakukan kajian berkala atas dokumen-dokumen yang mengindikasikan kompetensi yang
dibutuhkan untuk tiap proses dan catatan yang mendata kompetensi tiap pegawai.

Metode kajian kompetensi meliputi:

• Wawancara/kuesioner dengan pegawai, penyelia, manajer

• Observasi

• Diskusi kelompok
• Masukan dari ahli di bidang tersebut

Menentukan kesenjangan kompetensi

Perbandingan kompetensi yang ada dengan kompetensi yang mereka perlukan harus dibuat untuk
menentukan dan mencatat kesenjangan-kesenjangan kompetensi.

Menentukan solusi untuk menutup kesenjangan kompetensi

Solusinya bisa diperoleh melalui pelatihan atau tindakan lain organisasi, seperti merancang ulang
proses, rekrutmen personel yang sudah terlatih, outsourcing, peningkatan sumber daya lain, rotasi
kerja atau modifikasi prosedur kerja.
Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan

Jika solusi pelatihan dipilih untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi, kebutuhan pelatihan harus
dispesifikasi dan didokumentasikan.

Spesifikasi kebutuhan pelatihan harus mencatat tujuan dan ekspektasi hasil pelatihan. Input untuk
spesifikasi kebutuhan pelatihan harus disediakan oleh daftar persyaratan kompetensi, hasil pelatihan
sebelumnya, dan kesenjangan kompetensi saat ini serta permohonan tindakan perbaikan.

Dokumen (catatan) ini harus menjadi bagian dari spesifikasi rencana pelatihan dan harus mencakup
catatan tujuan organisasi yang akan dijadikan input untuk perancangan dan perencanaan, dan untuk
pengawasan proses pelatihan.

Merancang dan merencanakan pelatihan

Tahap perancangan dan perencanaan menjadi dasar untuk spesifikasi rencana pelatihan.

Tahap ini mencakup:

• Perancangan dan perencanaan tindakan harus dilakukan untuk mengatasi kesenjangan kompetensi

• Penentuan kriteria untuk mengevaluasi hasil pelatihan dan mengawasi proses pelatihan

Menentukan batasan

Item-item relevan yang membatasi proses pelatihan harus ditentukan dan didata.

Item-item ini mencakup:

• persyaratan hukum yang ditentukan oleh hukum yang berlaku

• persyaratan kebijakan, mencakup kebijakan yang menyangkut sumber daya manusia, yang
diterapkan oleh organisasi

• pertimbangan finansial

• persyaratan waktu dan penjadwalan

• ketersediaan, motivasi dan kemampuan individu yang akan diberikan pelatihan

• faktor-faktor seperti ketersediaan sumber dari dalam perusahaan untuk melaksanakan pelatihan,
atau ketersediaan pelaksana pelatihan yang memiliki reputasi bagus, dan

• batasan atas sumber daya lain yang tersedia

Daftar batasan harus digunakan dalam memilih metode pelatihan dan pelaksana pelatihan dan juga
harus digunakan untuk pengembangan spesifikasi rencana pelatihan.
Metode pelatihan dan kriteria pemilihan

Kemungkinan metode pelatihan mencakup:

• Kursus dan workshop di dalam maupun di luar kota

• Kerja magang

• Pelatihan dan konseling dalam pekerjaan

• Pelatihan sendiri

• Pembelajaran jarak jauh

Kriteria untuk pemilihan metode, atau gabungan metode, yang tepat, harus ditentukan dan
didokumentasikan.

Kriteria ini mencakup:

• Tanggal dan tempat

• Fasilitas

• Biaya
• Tujuan pelatihan

• Kelompok sasaran peserta pelatihan

• Durasi pelatihan dan rangkaian implementasi

• Bentuk penilaian, evaluasi dan sertifikasi

Spesifikasi rencana pelatihan

Spesifikasi rencana pelatihan harus dibuat untuk bernegosiasi dengan calon penyedia proses pelatihan
khusus, misalnya penyampaian isi pelatihan yang spesifik.

Spesifikasi rencana pelatihan sesuai untuk menciptakan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan
organisasi, persyaratan pelatihan, dan tujuan pelatihan yang menentukan apa yang bisa dicapai oleh
peserta pelatihan sebagai hasil pelatihan tersebut.

Kriteria dan metode yang dibuat untuk evaluasi hasil pelatihan digunakan untuk menilai hal-hal berikut:

• Kepuasan peserta pelatihan

• Penguasaan pengetahuan, kemampuan dan perilaku oleh peserta pelatihan

• Kinerja peserta saat bekerja

• Kepuasan manajemen peserta pelatihan

• Dampak terhadap organisasi peserta pelatihan

• Prosedur untuk mengawasi proses pelatihan


Penyediaan pelatihan

Peran organisasi dalam mendukung dan memfasilitasi pelatihan mencakup:

• Dukungan bagi pelatih dan peserta pelatihan

• Pengawasan mutu pelatihan yang diberikan

CATATAN Pelatih adalah orang yang melaksanakan metode pelatihan (yang melatih)

Organisasi bisa mendukung penyedia pelatihan dalam mengawasi pelaksanaan pelatihan

Keberhasilan kegiatan-kegiatan ini dipengaruhi oleh efektifitas interaksi antara organisasi, penyedia
pelatihan dan peserta pelatihan.

Memberikan dukungan

Dukungan pelatihan mencakup:

• Kelengkapan, perlengkapan, dokumentasi, piranti lunak, akomodasi pelatih/peserta pelatihan yang


relevan

• Kesempatan yang tepat dan relevan bagi peserta pelatihan untuk menerapkan kompetensi yang
dikembangkan

• Memberikan umpan balik (masukan) tentang pengerjaan tugas

Dukungan setelah pelatihan

Dukungan setelah pelatihan mencakup:

• Informasi umpan balik dari peserta pelatihan

• Informasi umpan balik dari pelatih

• Informasi umpan balik untuk manajer dan orang-orang yang terlibat dalam proses pelatihan

Mengevaluasi hasil pelatihan

Tujuan evaluasi adalah untuk mengkonfirmasi bahwa tujuan pelatihan dan tujuan organisasi telah
terpenuhi, dengan kata lain, pelatihan tersebut efektif.

Input untuk evaluasi hasil pelatihan adalah spesifikasi kebutuhan pelatihan dan spesifikasi rencana
pelatihan, dan catatan dari pelaksanaan pelatihan.

Hasil pelatihan tidak bisa dianalisis sepenuhnya sampai peserta pelatihan bisa diamati dan diuji dalam
pekerjaan nyata.

Dalam periode waktu tertentu setelah peserta menyelesaikan pelatihan, manajemen organisasi harus
memastikan bahwa evaluasi telah dilaksanakan untuk memverifikasi tingkat kompetensi yang dicapai.

Evaluasi harus dilaksanakan dalam jangka pendek dan jangka panjang:


• Dalam jangka pendek, harus didapatkan informasi umpan balik (masukan) dari peserta pelatihan
tentang metode pelatihan, sumber daya yang digunakan, dan pengetahuan dan keahlian yang
didapat sebagai hasil pelatihan tersebut

• Dalam jangka panjang, kinerja kerja dan produktifitas peserta pelatihan harus dinilai

Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi

Laporan evaluasi mungkin mencakup:

• Spesifikasi kebutuhan pelatihan

• Kriteria evaluasi dan uraian sumber, metode dan jadwal evaluasi

• Analisis data yang dikumpulkan dan interpretasi hasil analisis tersebut

• Kajian biaya pelatihan

• Kesimpulan dan rekomendasi untuk perbaikan

• Kemunculan ketidaksesuaian mungkin mengharuskan prosedur tindakan perbaikan

Memonitor dan meningkatkan proses pelatihan

Tujuan utama pengawasan (monitor) adalah untuk memastikan bahwa proses pelatihan, sebagai
bagian dari sistem mutu organisasi, diatur dan diimplementasikan sesuai yang dibutuhkan untuk
memberikan bukti objektif bahwa proses tersebut efektif dalam memenuhi persyaratan pelatihan
organisasi. Pengawasan mencakup pengkajian keseluruhan proses pelatihan di keempat tahapnya.

Pengawasan harus dilaksanakan oleh personel kompeten yang mungkin independen dari fungsi dimana
mereka terlibat secara langsung.

Metode untuk monitor (pengawasan) mencakup:

• Konsultasi

• Observasi

• Pengumpulan data

Metode yang akan dipakai harus ditentukan dalam tahap spesifikasi rencana pelatihan.

Validasi proses pelatihan


Input untuk pengawasan mencakup catatan-catatan dari semua tahap proses pelatihan. Berdasarkan
catatan-catatan ini, bisa dilakukan pengkajian dari berbagai tahapan tersebut untuk mencari masalah
ketidak sesuaian yang bisa diberikan tindakan perbaikan dan pencegahan. Input ini bisa dikumpulkan
terus menerus untuk dijadikan dasar validasi proses pelatihan, dan untuk memberikan usulan
perbaikan.
Secara keseluruhan, kajian proses pelatihan harus mengidentifikasi peluang lebih jauh untuk meningkatkan
efektifitas tiap tahap proses pelatihan.

Perlu dilakukan pencatatan berbagai kegiatan evaluasi dan pengawasan yang dilakukan, hasil yang didapat,
dan tindakan yang direncanakan.

Menentukan kebutuhan pelatihan


Input Proses Output Catatan
Menentukan kebutuhn organisasi

Kebijakan mutu Mempertimbangkan Keputuhan Keputusan untuk


Kebijakan pelatihan semua input saat untuk melaksanakan
melaksanakan melaksanakan proses pelatihan
Persyaratan manajemen mutu
pelatihan proses pelatihan
Desain proses
Menentukan dan menganalisis persyaratan kompetensi
Perubahan teknologi atau perubahan Mendokumentasi Persyaratan Daftar
persyaratan kompetensi persyaratan
organisasional yang mempengaruhi proses kerja
kompetensi kompetensi
atau berdampak pada sifat produk yang
diberikan oleh organisasi
Data yang tercatat dari proses pelatihan yang
sedang atau pernah dilakukan
Persetujuan organisasi atas kompetensi personel
untuk melaksanakan tugas tertentu
Catatan perubahan atau fluktuasi musiman yang
melibatkan personel sementara
Sertifikasi internal atau eksterna yang
dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas tertentu
Permohonan dari pegawai yang mengidentifikasi
peluang perkembangan personal yang
berkontribusi pada tujuan organisasi
Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang
dibuat karena adanya keluhan pelanggan atau
laporan ketidaksesuaian
Keputusan, aturan, standar, dan arahan yang
mempengaruhi organisasi, kegiatan dan sumber
dayanya
Penelitian pasar untuk mengidentifikasi atau
mengantisipasi persyaratan baru dari pelanggan
Mengkaji kompetensi

Catatan kompetensi Mengkaji Mengetahui Daftar


Data tentang persyaratan tugas dan pelaksanaan kompetensi yang kompetensi yang kompetensi yang
tugas ada

dari: ada ada


- wawancara/kuesioner dengan pegawai,
penyelia, manajer
- observasi
- diskusi kelompok
-input dari ahli bidang tersebut
Menentukan kesenjangan kompetensi

Daftar kompetensi yang dibutuhkan dan daftar Menentukan Mengetahui Daftar


kompetensi yang ada kesenjangan kesenjangan kesenjangan
kompetensi kompetensi kompetensi
Mengidentifikasi solusi untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi

Daftar kesenjangan kompetensi Mengidentifikasi Pelatihan yang Pelatihan yang


dan memilih dipilih sebagai dipilih sebagai
pelatihan sebagai solusi solusi
solusi
Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan

Daftar persyaratan kompetensi Dokumen tujuan Spesifikasi Dokumen


Daftar kesenjangan kompetensi pelatihan dan hasil kebutuhan spesifikasi
pelatihan yang pelatihan kebutuhan
Hasil pelatihan sebelumnya
diharapkan pelatihan
Permohonan tindakan perbaikan

Merancang dan merencanakan pelatihan


Input Proses Output Catatan

Menentukan batasan

Persyaratan peraturan Menentukan Mengetahui Daftar batasan


Persyaratan kebijakan batasan batasan
pelatihan
Pertimbangan finansial
Persyaratan waktu dan penjadwalan; sumber daya
pelatihan dan ketersediaan pelatih yang bagus
Ketersediaan, motivasi dan kemampuan individu
yang akan dilatih
Faktor-faktor logistik lain
Metode pelatihan dan kriteria pemilihan
Spesifikasi kebutuhan Menentukan metode Mengetahui metode Daftar metode pelatihan
pelatihan pelatihan
pelatihan
Daftar sumber daya,
batasan dan tujuan
Daftar pilihan metode
pelatihan
Kriteria pemilihan metode
pelatihan
Spesifikasi rencana pelatihan

Tujuan dan persyaratan Menentukan spesifikasi Spesifikasi rencana Dokumen spesifikasi


rencana pelatihan pelatihan rencana pelatihan
organisasi
Spesifikasi kebutuhan
pelatihan, tujuan
pelatihan, kelompok
target sasaran pelatihan
atau target personel
Garis besar metode dan isi
pelatihan
Persyaratan jadwal
Persyaratan sumber daya
dan finansial
Kriteria untuk
mengevaluasi hasil
pelatihan
Memonitor prosedur
Memilih pelaksana pelatihan

Informasi tertulis tentang Memilih pelaksana Menentukan pelaksana Kesepakatan atau kontrak
pelatihan pelatihan resmi yang menentukan
calon pelaksana pelatihan
kepemilikan, peran dan
Laporan evaluasi penanggung jawab atas
Spesifikasi rencana proses pelatihan

pelatihan
Identifikasi batasan
Memberikan pelatihan
Input Proses Output Catatan
Memberikan dukungan
Pendukung pra-pelatihan

Spesifikasi kebutuhan pelatihan Briefing pelatih Laporan briefing Laporan briefing


Daftar kesenjangan kompetensi dan peserta pra-pelatihan
latihan
Spesifikasi rencana pelatihan

Pendukung pelatihan
Kelengkapan sarana, Memberikan pendukung Laporan pendukung Laporan pendukung
perlengkapan, pelatihan pada pelatih pelatihan pelatihan
dokumentasi, piranti dan peserta pelatihan
lunak atau akomodasi
Kesempatan untuk
menerapkan kompetensi
Kesempatan untuk
umpan balik tentang
kinerja tugas
Dukungan setelah pelatihan

Laporan briefing Mendapatkan informasi Laporan informasi umpan Laporan informasi umpan
umpan balik dari pelatih balik balik di akhir pelatihan
prapelatihan
an peserta pelatihan
Laporan pendukung Memberikan informasi
pelatihan umpan balik kepada
manajer dan pegawai lain
yang terlibat dalam
proses pelatihan
Mengevaluasi hasil pelatihan
Input Proses Output Catatan
Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi

- Spesifikasi untuk Mengumpulkan data dan Laporan evaluasi Laporan evaluasi


mengevaluasinya berdasarkan kriteria Catatan pelatihan
kebutuhan pelatihan
yang telah ditentukan Menganalisis data
- Spesifikasi rencana dan menafsirkan hasil analisis, kajian
pelatihan pendanaan, verifikasi pencapaian
kompetensi tertentu Merekomendasikan
- Catatan dari tindakan perbaikan
pelaksanaan pelatihan

Pengawasan dan peningkatan proses pelatihan


Input Proses Output Catatan
Validasi proses pelatihan
Keputusan untuk melaksanakan pelatihan Memberikan bukti Laporan Laporan
objektif bahwa pengawasan pengawasan
Daftar kompetensi yang dibutuhkan dan
proses pelatihan Permohonan
yang tersedia memang efektif untuk tindakan
Daftar kesenjangan kompetensi dalam memenuhi perbaikan dan
persyaratan pencegahan
Spesifikasi kebutuhan pelatihan
pelatihan organisasi
Spesifikasi rencana pelatihan tersebut melalui
Kesepakatan atau kontrak resmi Kontrak resmi konsultasi,
observasi, dan
yang menentukan kepemilikan dan tanggung
pengumpulan data
jawab atas proses pelatihan Menentukan
masalahmasalah
Catatan dari pelaksanaan pelatihan
kesesuaian agar bisa
Laporan evaluasi diambil tindakan
perbaikan dan
pencegahan

2. Infrastruktur

Organisasi harus menentukan, menyediakan dan mempertahankan infrasturktur yang dibutuhkan untuk
mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk.
Infrastruktur mencakup,

• bangunan, ruang kerja dan bangunan-bangunan pendukung yang terkait,

• perlengkapan proses (baik perangkat keras maupun piranti lunak), dan

• layanan-layanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi).

Infrastruktur memfasilitasi proses sistem manajemen mutu dan memiliki dampak pada mutu produk.
Dengan menspesifikasi infrastruktur yang benar tepat waktu, serta penyediaan dan perawatannya, kita
bisa menjamin kesesuaian produk dan pemenuhan persyaratan. Contoh infrastruktur adalah:

• Pabrik, bidang, mesin dan kelengkapan kerja;

• Komputer dan programnya, misalnya untuk manajemen logistik;

• Teknologi informasi dan komunikasi, per fasilitas.

Infrastruktur ini membutuhkan investasi dari organisasi. Tapi hal ini memang diperlukan untuk
memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu memang didukung dengan kerangka kerja yang
dibutuhkan untuk mendukung misinya.
3. Lingkungan kerja

Lingkungan kerja
Organisasi harus menentukan dan mengatur lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian
dengan persyaratan produk.

Mutu produk adalah salah satu hal yang bergantung pada lingkungan kerja dimana produk tersebut
dibuat (misalnya inspeksi visual tanpa pencahayaan yang cukup). Menciptakan dan mengatur
lingkungan kerja yang sesuai akan berkontribusi pada realisasi proses, dan dengan demikian bisa
memenuhi persyaratan. Bagian ini hanya berfokus pada persyaratan penting lingkungan kerja yang
bertujuan untuk memenuhi persyaratanproduk.

Jabarkan lingkungan kerja di Politeknik saudara Apa yang terlintas di pikiran


saudara saat kami menyebutkan:

• Lingkungan yang ramah?

• Lingkungan meditatif?

• Lingkungan pesta?

Mungkin saudara membayangkan berbagai jenis tempat, berbagai sudut pandang, dengan jenis
perabot tertentu, perlengkapan tertentu, dengan karakteristik pencahayaan yang tenang. Atau saudara
mungkin membayangkan orang-orang yang saudara temui dalam lingkungan-lingkungan ini: ramah
dan penuh pengertian, di lingkungan yang ramah; pendiam dan penyendiri di lingkungan meditative;
bersemangat dan komunikatif di lingkungan pesta.

Ini berarti bahwa sebuah lingkungan terkait dengan kesiapan menerima jumlah orang tertentu, dengan
karakteristik tertentu, dengan tujuan tertentu. Dalam mempersiapkan ini, sejumlah aspek perlu diingat:
mulai dari ruangan yang dibutuhkan untuk menerima semua orang itu dengan aman dan nyaman,
sampai cara penataan yang tepat agar orang-orang itu bisa mengobrol berkelompok, bisa berpasangan
atau menyendiri; agar orang-orang merasa terdorong untuk berdansa atau mengintrospeksi diri.

Sama dengan hal ini, saat memikirkan tentang lingkungan kerja/belajar, kita harus memperhatikan hal
yang sama: memastikan pencapaian tujuan ini berdasarkan pada strategi yang telah ditentukan, dalam
iklim yang mendorong dan kolaboratif, yang memfasilitasi komunikasi.

Saat merancang lingkungan kerja, perlu diingat adanya kebutuhan untuk memperhatikan ketersediaan
sumber daya finansial dan fisik yang dibutuhkan dan kapabilitas personel untuk menggunakannya.
Ruangan fisik
Ruangan fisik untuk belajar/mengajar harus ditentukan berdasarkan metode dan media yang dipilih
serta jumlah peserta didik. Dimensinya harus memungkinkan sejumlah orang yang diperkirakan
tersebut terakomodasi dengan nyaman, bekerja secara kolektif, sendiri-sendiri atau berkelompok
(sesuai kebutuhan). Dalam banyak situasi, dibutuhkan pemisahan tempat untuk menyampaikan teori
dan kegiatan praktek saat pelaksanaan keduanya di lingkungan yang sama tidak memungkinkan.

Ruangan ini harus memiliki pencahayaan dan sistem ventilasi yang bagus. Lebih disukai jika ruangan
tersebut berada di daerah yang mudah dijangkau, dekat dengan restoran atau tempat makan lain (jika
tidak ada kantin di tempat itu sendiri) dan, jika mungkin, dekat dengan layanan-layanan lain yang
mungkin dibutuhkan oleh partisipan (hotel, agen perjalanan, halte bis, pangkalan taksi, stasiun kereta,
dsb).

Tempat yang dipilih tersebut tidak boleh memiliki hambatan/penghalang apapun yang membuat tempat
tersebut sulit dicapai oleh orang yang memiliki cacat fisik.

Perabot dan perlengkapan


Perabot yang tersedia harus cukup untuk menampung jumlah partisipan dan sesuai dengan strategi
belajar/mengajar yang diproyeksikan. Jika ada rencana untuk memberikan tugas kelompok kecil,
dibutuhkan perabot yang bisa dipindahpindahkan dengan mudah.

Semua perlengkapan yang dibutuhkan harus dispesifikasi: proyektor video, OHP, komputer lengkap
dengan program yang dibutuhkan, dsb. Saudara harus memastikan bahwa tempat dimana pelatihan akan
diberikan tersebut memiliki soket listrik serta komponen-komponen lain yang dibutuhkan untuk membuat
perlengkapan tersebut berfungsi.

Perabot harus disesuaikan agar orang-orang yang memiliki cacat fisik bisa berpartisipasi.

Keselamatan kerja
Faktor-faktor berikut bisa jadi bahaya utama bagi kesehatan dan keselamatan di lingkungan belajar:

• listrik (tersetrum);

• bahaya api (kebakaran);

• jatuh karena lantai tidak rata atau masalah lain; bangunan atau bagian ruangan yang menghalangi
gerakan orang

• pengaturan sarana kesehatan yang tidak memadai

Untuk berjaga-jaga, harus selalu dipikirkan tindakan dan sarana pencegahan: pemasangan tsaudara dan
aturan keamanan.
Kenyamanan fisik
Tempat dimana orang-orang harus menghabiskan banyak waktu berkonsentrasi harus memiliki kondisi
yang memastikan kenyamanan fisik orang-orang tersebut:

• mudah dijangkau,

• memudahkan pergerakan (yang berhubungan dengan ukuran tempat dan penempatan perabot);

• kenyamanan posisi (ditentukan oleh jenis perabot dan penempatannya untuk semua kelompok
dihubungkan dengan titik pusat dimana presentasi akan dilakukan); • kenyamanan suara;

• kenyamanan suhu.

Kenyamanan kognitif (pikiran)


Sejak awal kita membahas topik ini, lingkungan belajar, serta lingkungan lainnya, tidak terbatas pada
tempat dan perabot saja. Segala hal yang menyangkut lingkungan tersebut, termasuk aspek-aspek non
fisik, harus diatur sedemikian rupa hingga bisa membantu pembelajaran. Untuk alasan inilah kami
membicarakan tentang pentingnya memastikan ‘kenyamanan kognitif’.

Kenyamanan kognitif (pikiran) terkait dengan:

• jumlah waktu yang dihabiskan orang untuk berada dalam lingkungan belajar/mengajar;

• tuntutan akan perhatian yang dibutuhkan;

• jeda atau interupsi;

• keseimbangan antara berbagai jenis kegiatan pembelajaran (aplikasi, terarah, kreatif, produksi
individual, produksi kelompok, kontekstualisasi);

• cara mencapai iklim komunikasi dan kerjasama antar partisipan dan antara partisipan dengan
pelatih;

• cara mencapai tingkat aktifitas dan motivasi yang dibutuhkan oleh strategi yang dipakai.

Semua aspek ini harus dinilai dengan cermat agar tidak memiliki hambatan yang menghambat pencapaian
tujuan pembelajaran.