Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat tuntunan-Nya
sehingga kelompok kami bisa menyelesaikan penyusunan makalah ini. Kami
juga berterima kasih kepada Dosen serta teman – teman yang telah
membantu kami dalam proses penyelesaian makalah ini.
Penyusun
DAFTAR ISI
1.3 TUJUAN
II. PEMBAHASAN
• Kualifikasi • Sikap
• Rujukan • Penilaian
Ekspektasi hasil
COCOK/SESUAI
TIDAK COCOK / SESUAI
Kekecewaan
Masalah utama
Calon ideal pergi ke ladang yang
BERKUALIFIKASI Orang-orang ini enggan pindah
lebih hijau dan jadi
menyulitkan
Tidak masalah
sesuai mengejutkan bekerja
dengan sangat baik Orang-orang ini akan
TIDAK pergi sendiri
Masuk ke pekerjaan tersebut
BERKUALIFIKASI
secara tidak sengaja, lalu puas
dan bertahan
Kompetensi, kesadaran dan pelatihan
Organisasi harus secara alami menunjuk orang-orang bermutu untuk Sistem Manajemen Mutu, tapi
organisasi juga harus mendukung orang-orang itu. Organisasi perlu memastikan bahwa tim yang
bertanggung jawab atas efektifitas
Sistem Manajemen Mutu adalah orang-orang kompeten, sadar akan persyaratan sistem tersebut, dan
terlatih untuk menggunakannya. Hal ini bisa dilakukan dengan tiga cara.
1. menilai kemampuan anggota tim. Penilaian kemampuan dirancang untuk dijadikan dasar
peningkatan tim, atau perbaikan.
2. Dari penilaian ini muncullah cara kedua: mengisi tiap celah/kesenjangan kemampuan dengan
memberikan pelatihan. Pelatihan ini bisa berupa pelatihan Sistem Manajemen Mutu , pelatihan
proses umum, pelatihan teknik, atau gabungan ketiganya.
3. Cara ketiga untuk mempertahankan komptensi tim adalah dengan mengevaluasi secara berkala
kinerja anggotanya.
Untuk mencapai tujuan mutu , dibutuhkan personel yang kompeten, terutama yang sadar-mutu.
Standar tahun 1994 utamanya memperhatikan inventaris dan memberikan kebutuhan pelatihan.
Persyaratan ini terkait dengan peningkatan terus menerus kesadaran akan mutu dan pandang an
tentang bagaimana kesadaran ini bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.
PERLUNYA
PENINGKATAN
ANALISIS KEBUTUHAN
ORGANISASI
KEBUTUHAN TERKAIT
KEBUTUHAN LAIN DENGAN KOMPETENSI
PELATIHAN
Istilah dan definisi
Untuk tujuan Standar Internasional, diberikan istilah dan definisi dalam ISO 8402, sebagai berikut
Pelatihan: proses untuk memberikan dan meningkatkan pengetahuan, keahlian dan perilaku untuk
memenuhi persyaratan
Proses pelatihan sistematis dan terencana bisa memberikan kontribusi penting dalam membantu
organisasi meningkatkan kapabilitasnya dan memenuhi tujuan mutu nya.
Untuk meningkatkan kejelasan Standar Internasional ini saudara harus menggunakan model proses
berikut.
Siklus pelatihan
• Memberikan pelatihan
Seperti yang digambarkan, output dari satu tahap akan menjadi input untuk tahap berikutnya.
Pembelian barang dan jasa yang berhubungan dengan pelatihan
Manajemen bertanggung jawab untuk menentukan apa dan kapan pembelian dan penyediaan (secara
internal dan eksternal) sumber daya (barang dan jasa) yang terkait dengan keempat tahap proses
pelatihan, dan pengawasannya, harus dilakukan.
Misalnya, sejumlah organisasi mungkin mendapatkan manfaat dari menggunakan ahli eksternal untuk
melaksanakan analisis kebutuhan pelatihannya.
Keterlibatan personel
Keterlibatan personel yang kompetensinya akan ditingkatkan, sebagai bagian dari proses pelatihan,
bisa membuat personel tersebut lebih merasakan memiliki atas proses itu, yang akan membuat mereka
lebih bertanggung jawab dalam memastikan keberhasilannya.
Proses pelatihan harus dilaksanakan setelah analisis kebutuhan organisasi dilaksanakan dan masalah-
masalah yang terkait dengan kompetensi telah dicatat.
Organisasi harus menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap tugas yang mempengaruhi mutu
produk, menilai kompetensi personel untuk melaksanakan tugas tersebut, dan menyusun rencana
untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi yang mungkin ada.
• Menentukan kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang ada
• Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai yang kompetensinya tidak sesuai dengan
kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugasnya, dan
Analisis kesenjangan antara kompetensi yang ada dengan kompetensi yang dibutuhkan harus
disimpulkan untuk menentukan apakah kesenjangan tersebut bisa dihilangkan dengan pelatihan atau
membutuhkan tindakan lain.
Mutu organisasi dan kebijakan pelatihan, persyaratan manajemen mutu, manajemen sumber daya dan
rancangan proses harus dipertimbangkan saat melaksanakan pelatihan sebagai input untuk
memastikan bahwa pelatihan yang dibutuhkan akan diarahkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Persyaratan kompetensi harus didokumentasikan. Dokumentasi dikaji secara berkala atau kapanpun
diperlukan saat membuat penilaian kerja dan menilai kinerja.
Penentuan kebutuhan masa depan organisasi bersifat relatif pada tujuan strategis dan tujuan mutunya,
mencakup kompetensi yang dibutuhkan dari personel, yang bisa didapat dari berbagai sumber internal
dan eksternal, seperti:
• Perubahan teknologi atau perubahan organisasional yang mempengaruhi proses kerja atau
berdampak pada sifat produk yang dikeluarkan oleh organisasi;
• Data yang dicatat dari proses pelatihan yang sedang ataupun yang pernah dilakukan;
• Sertifikasi internal atau eksternal yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas tertentu;
• Permohonan dari pelanggan yang melihat peluang untuk pengembangan kemampuan pribadi yang
bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi;
• Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang berasal dari keluhan pelanggan atau laporan
ketidaksesuaian;
• Keputusan, aturan, standar, dan arahan yang mempengaruhi organisasi, kegiatannya, dan sumber
daya;
• Penelitian pasar yang mengidentifikasi atau mengantisipasi persyaratan baru dari pelanggan;
Mengkaji kompetensi
Harus dilakukan kajian berkala atas dokumen-dokumen yang mengindikasikan kompetensi yang
dibutuhkan untuk tiap proses dan catatan yang mendata kompetensi tiap pegawai.
• Observasi
• Diskusi kelompok
• Masukan dari ahli di bidang tersebut
Perbandingan kompetensi yang ada dengan kompetensi yang mereka perlukan harus dibuat untuk
menentukan dan mencatat kesenjangan-kesenjangan kompetensi.
Solusinya bisa diperoleh melalui pelatihan atau tindakan lain organisasi, seperti merancang ulang
proses, rekrutmen personel yang sudah terlatih, outsourcing, peningkatan sumber daya lain, rotasi
kerja atau modifikasi prosedur kerja.
Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan
Jika solusi pelatihan dipilih untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi, kebutuhan pelatihan harus
dispesifikasi dan didokumentasikan.
Spesifikasi kebutuhan pelatihan harus mencatat tujuan dan ekspektasi hasil pelatihan. Input untuk
spesifikasi kebutuhan pelatihan harus disediakan oleh daftar persyaratan kompetensi, hasil pelatihan
sebelumnya, dan kesenjangan kompetensi saat ini serta permohonan tindakan perbaikan.
Dokumen (catatan) ini harus menjadi bagian dari spesifikasi rencana pelatihan dan harus mencakup
catatan tujuan organisasi yang akan dijadikan input untuk perancangan dan perencanaan, dan untuk
pengawasan proses pelatihan.
Tahap perancangan dan perencanaan menjadi dasar untuk spesifikasi rencana pelatihan.
• Perancangan dan perencanaan tindakan harus dilakukan untuk mengatasi kesenjangan kompetensi
• Penentuan kriteria untuk mengevaluasi hasil pelatihan dan mengawasi proses pelatihan
Menentukan batasan
Item-item relevan yang membatasi proses pelatihan harus ditentukan dan didata.
• persyaratan kebijakan, mencakup kebijakan yang menyangkut sumber daya manusia, yang
diterapkan oleh organisasi
• pertimbangan finansial
• faktor-faktor seperti ketersediaan sumber dari dalam perusahaan untuk melaksanakan pelatihan,
atau ketersediaan pelaksana pelatihan yang memiliki reputasi bagus, dan
Daftar batasan harus digunakan dalam memilih metode pelatihan dan pelaksana pelatihan dan juga
harus digunakan untuk pengembangan spesifikasi rencana pelatihan.
Metode pelatihan dan kriteria pemilihan
• Kerja magang
• Pelatihan sendiri
Kriteria untuk pemilihan metode, atau gabungan metode, yang tepat, harus ditentukan dan
didokumentasikan.
• Fasilitas
• Biaya
• Tujuan pelatihan
Spesifikasi rencana pelatihan harus dibuat untuk bernegosiasi dengan calon penyedia proses pelatihan
khusus, misalnya penyampaian isi pelatihan yang spesifik.
Spesifikasi rencana pelatihan sesuai untuk menciptakan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan
organisasi, persyaratan pelatihan, dan tujuan pelatihan yang menentukan apa yang bisa dicapai oleh
peserta pelatihan sebagai hasil pelatihan tersebut.
Kriteria dan metode yang dibuat untuk evaluasi hasil pelatihan digunakan untuk menilai hal-hal berikut:
CATATAN Pelatih adalah orang yang melaksanakan metode pelatihan (yang melatih)
Keberhasilan kegiatan-kegiatan ini dipengaruhi oleh efektifitas interaksi antara organisasi, penyedia
pelatihan dan peserta pelatihan.
Memberikan dukungan
• Kesempatan yang tepat dan relevan bagi peserta pelatihan untuk menerapkan kompetensi yang
dikembangkan
• Informasi umpan balik untuk manajer dan orang-orang yang terlibat dalam proses pelatihan
Tujuan evaluasi adalah untuk mengkonfirmasi bahwa tujuan pelatihan dan tujuan organisasi telah
terpenuhi, dengan kata lain, pelatihan tersebut efektif.
Input untuk evaluasi hasil pelatihan adalah spesifikasi kebutuhan pelatihan dan spesifikasi rencana
pelatihan, dan catatan dari pelaksanaan pelatihan.
Hasil pelatihan tidak bisa dianalisis sepenuhnya sampai peserta pelatihan bisa diamati dan diuji dalam
pekerjaan nyata.
Dalam periode waktu tertentu setelah peserta menyelesaikan pelatihan, manajemen organisasi harus
memastikan bahwa evaluasi telah dilaksanakan untuk memverifikasi tingkat kompetensi yang dicapai.
• Dalam jangka panjang, kinerja kerja dan produktifitas peserta pelatihan harus dinilai
Tujuan utama pengawasan (monitor) adalah untuk memastikan bahwa proses pelatihan, sebagai
bagian dari sistem mutu organisasi, diatur dan diimplementasikan sesuai yang dibutuhkan untuk
memberikan bukti objektif bahwa proses tersebut efektif dalam memenuhi persyaratan pelatihan
organisasi. Pengawasan mencakup pengkajian keseluruhan proses pelatihan di keempat tahapnya.
Pengawasan harus dilaksanakan oleh personel kompeten yang mungkin independen dari fungsi dimana
mereka terlibat secara langsung.
• Konsultasi
• Observasi
• Pengumpulan data
Metode yang akan dipakai harus ditentukan dalam tahap spesifikasi rencana pelatihan.
Perlu dilakukan pencatatan berbagai kegiatan evaluasi dan pengawasan yang dilakukan, hasil yang didapat,
dan tindakan yang direncanakan.
Menentukan batasan
Informasi tertulis tentang Memilih pelaksana Menentukan pelaksana Kesepakatan atau kontrak
pelatihan pelatihan resmi yang menentukan
calon pelaksana pelatihan
kepemilikan, peran dan
Laporan evaluasi penanggung jawab atas
Spesifikasi rencana proses pelatihan
pelatihan
Identifikasi batasan
Memberikan pelatihan
Input Proses Output Catatan
Memberikan dukungan
Pendukung pra-pelatihan
Pendukung pelatihan
Kelengkapan sarana, Memberikan pendukung Laporan pendukung Laporan pendukung
perlengkapan, pelatihan pada pelatih pelatihan pelatihan
dokumentasi, piranti dan peserta pelatihan
lunak atau akomodasi
Kesempatan untuk
menerapkan kompetensi
Kesempatan untuk
umpan balik tentang
kinerja tugas
Dukungan setelah pelatihan
Laporan briefing Mendapatkan informasi Laporan informasi umpan Laporan informasi umpan
umpan balik dari pelatih balik balik di akhir pelatihan
prapelatihan
an peserta pelatihan
Laporan pendukung Memberikan informasi
pelatihan umpan balik kepada
manajer dan pegawai lain
yang terlibat dalam
proses pelatihan
Mengevaluasi hasil pelatihan
Input Proses Output Catatan
Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi
2. Infrastruktur
Organisasi harus menentukan, menyediakan dan mempertahankan infrasturktur yang dibutuhkan untuk
mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk.
Infrastruktur mencakup,
Infrastruktur memfasilitasi proses sistem manajemen mutu dan memiliki dampak pada mutu produk.
Dengan menspesifikasi infrastruktur yang benar tepat waktu, serta penyediaan dan perawatannya, kita
bisa menjamin kesesuaian produk dan pemenuhan persyaratan. Contoh infrastruktur adalah:
Infrastruktur ini membutuhkan investasi dari organisasi. Tapi hal ini memang diperlukan untuk
memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu memang didukung dengan kerangka kerja yang
dibutuhkan untuk mendukung misinya.
3. Lingkungan kerja
Lingkungan kerja
Organisasi harus menentukan dan mengatur lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian
dengan persyaratan produk.
Mutu produk adalah salah satu hal yang bergantung pada lingkungan kerja dimana produk tersebut
dibuat (misalnya inspeksi visual tanpa pencahayaan yang cukup). Menciptakan dan mengatur
lingkungan kerja yang sesuai akan berkontribusi pada realisasi proses, dan dengan demikian bisa
memenuhi persyaratan. Bagian ini hanya berfokus pada persyaratan penting lingkungan kerja yang
bertujuan untuk memenuhi persyaratanproduk.
• Lingkungan meditatif?
• Lingkungan pesta?
Mungkin saudara membayangkan berbagai jenis tempat, berbagai sudut pandang, dengan jenis
perabot tertentu, perlengkapan tertentu, dengan karakteristik pencahayaan yang tenang. Atau saudara
mungkin membayangkan orang-orang yang saudara temui dalam lingkungan-lingkungan ini: ramah
dan penuh pengertian, di lingkungan yang ramah; pendiam dan penyendiri di lingkungan meditative;
bersemangat dan komunikatif di lingkungan pesta.
Ini berarti bahwa sebuah lingkungan terkait dengan kesiapan menerima jumlah orang tertentu, dengan
karakteristik tertentu, dengan tujuan tertentu. Dalam mempersiapkan ini, sejumlah aspek perlu diingat:
mulai dari ruangan yang dibutuhkan untuk menerima semua orang itu dengan aman dan nyaman,
sampai cara penataan yang tepat agar orang-orang itu bisa mengobrol berkelompok, bisa berpasangan
atau menyendiri; agar orang-orang merasa terdorong untuk berdansa atau mengintrospeksi diri.
Sama dengan hal ini, saat memikirkan tentang lingkungan kerja/belajar, kita harus memperhatikan hal
yang sama: memastikan pencapaian tujuan ini berdasarkan pada strategi yang telah ditentukan, dalam
iklim yang mendorong dan kolaboratif, yang memfasilitasi komunikasi.
Saat merancang lingkungan kerja, perlu diingat adanya kebutuhan untuk memperhatikan ketersediaan
sumber daya finansial dan fisik yang dibutuhkan dan kapabilitas personel untuk menggunakannya.
Ruangan fisik
Ruangan fisik untuk belajar/mengajar harus ditentukan berdasarkan metode dan media yang dipilih
serta jumlah peserta didik. Dimensinya harus memungkinkan sejumlah orang yang diperkirakan
tersebut terakomodasi dengan nyaman, bekerja secara kolektif, sendiri-sendiri atau berkelompok
(sesuai kebutuhan). Dalam banyak situasi, dibutuhkan pemisahan tempat untuk menyampaikan teori
dan kegiatan praktek saat pelaksanaan keduanya di lingkungan yang sama tidak memungkinkan.
Ruangan ini harus memiliki pencahayaan dan sistem ventilasi yang bagus. Lebih disukai jika ruangan
tersebut berada di daerah yang mudah dijangkau, dekat dengan restoran atau tempat makan lain (jika
tidak ada kantin di tempat itu sendiri) dan, jika mungkin, dekat dengan layanan-layanan lain yang
mungkin dibutuhkan oleh partisipan (hotel, agen perjalanan, halte bis, pangkalan taksi, stasiun kereta,
dsb).
Tempat yang dipilih tersebut tidak boleh memiliki hambatan/penghalang apapun yang membuat tempat
tersebut sulit dicapai oleh orang yang memiliki cacat fisik.
Semua perlengkapan yang dibutuhkan harus dispesifikasi: proyektor video, OHP, komputer lengkap
dengan program yang dibutuhkan, dsb. Saudara harus memastikan bahwa tempat dimana pelatihan akan
diberikan tersebut memiliki soket listrik serta komponen-komponen lain yang dibutuhkan untuk membuat
perlengkapan tersebut berfungsi.
Perabot harus disesuaikan agar orang-orang yang memiliki cacat fisik bisa berpartisipasi.
Keselamatan kerja
Faktor-faktor berikut bisa jadi bahaya utama bagi kesehatan dan keselamatan di lingkungan belajar:
• listrik (tersetrum);
• jatuh karena lantai tidak rata atau masalah lain; bangunan atau bagian ruangan yang menghalangi
gerakan orang
Untuk berjaga-jaga, harus selalu dipikirkan tindakan dan sarana pencegahan: pemasangan tsaudara dan
aturan keamanan.
Kenyamanan fisik
Tempat dimana orang-orang harus menghabiskan banyak waktu berkonsentrasi harus memiliki kondisi
yang memastikan kenyamanan fisik orang-orang tersebut:
• mudah dijangkau,
• memudahkan pergerakan (yang berhubungan dengan ukuran tempat dan penempatan perabot);
• kenyamanan posisi (ditentukan oleh jenis perabot dan penempatannya untuk semua kelompok
dihubungkan dengan titik pusat dimana presentasi akan dilakukan); • kenyamanan suara;
• kenyamanan suhu.
• jumlah waktu yang dihabiskan orang untuk berada dalam lingkungan belajar/mengajar;
• keseimbangan antara berbagai jenis kegiatan pembelajaran (aplikasi, terarah, kreatif, produksi
individual, produksi kelompok, kontekstualisasi);
• cara mencapai iklim komunikasi dan kerjasama antar partisipan dan antara partisipan dengan
pelatih;
• cara mencapai tingkat aktifitas dan motivasi yang dibutuhkan oleh strategi yang dipakai.
Semua aspek ini harus dinilai dengan cermat agar tidak memiliki hambatan yang menghambat pencapaian
tujuan pembelajaran.