ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

En los nuevos tiempos en nuestro país las empresas e instituciones

colombianas han pasado por innumerable y rigurosos cambios para estar a par
con las nuevas tendencias del mercado que vienen surgiendo por los nuevos
quehaceres diarios de las mismas, por el bum de la globalización económica,
exigiendo así una serie de estructuras y procesos precisos que accedan un
conveniente uso de la información pertinente y que le proporcione bases para
las diferentes disposiciones en una adecuada y posible toma de decisiones. Por
lo tanto el proceso archivístico en cuanto a su aplicación se debe realizar de
una forma clara y precisa siendo necesaria la utilización de herramientas
estandarizadas oportunas que faciliten la identificación, localización y
recuperación de documentos e información.
Se hace útil que en las empresas e instituciones se tenga en cuenta y claridad
de que documentos que se poseen, donde lo tienen, como se tienen y que
información prestan, proporcionando el acceso y la consulta de estos,
desafortunadamente estas empresa e instituciones poseen procesos se basan
solamente en llevarlos al archivo central, o sea se basan de tenerlos en los
archivos históricos, perdiendo altamente los componentes y beneficios que
trae la implantación de la conservación de los documentos, desde la
producción de los documentos sea cual sea su soporte, en la recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final
de los documentos. Se hace necesaria la implementación de mecanismos que
ayuden a realizar este proceso en cada una de las etapas del ciclo de vida de
los mismos, por cuanto al desconocimiento de las normas hacen perder el
aporte que trae para la labor archivística, el implementar de forma adecuada
la información de una forma eficiente y eficaz, permitiendo un acceso a toda
la información que se tenga en custodia.
Lamentablemente estas empresas e instituciones por falta de conocimiento de
las normas existentes para cada proceso o la ineficiencia en su aplicación, se
hace conveniente la creación, implementación y estandarización de modelos
generales y una guía que apunte a la ejecución del proceso de descripción
teniendo como base la normatividad creada para este proceso generando
incentivos para fortalecer vínculos entre las diferentes empresas e
instituciones generando la creación de programas que permitan la
consolidación de procesos en el interior de las mismas.
Por estas razones el proceso archivístico no está integrado en los programas
como un elemento esencial para la obtención de mayores beneficios
empresariales e institucionales en cuanto al acceso, recuperación y consulta
de la documentación e información, este factor limita la integración de este
tipo de procesos, es la incorporación de los recursos financieros, humanos y
tecnológicos requeridos para la implementación del mismo, debido a la falta
del apoyo económico necesario para adquirir los recursos y que
indiscutiblemente estos son fundamentales para la ejecución de los programas
de gestión documental en las distintas empresas e instituciones a nivel
nacional.