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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoría interna – AA3 que se muestra a


continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: Grupo C.C. S.A.S.


Dirección: Pasto Vía Ipiales
Representante: Sara Velazco
Tel: 584-9564-74
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: s.v@c.c.com.co

Reunión de Apertura: 1 de agosto de 2019 Hora 7:30 am


Reunión de Cierre: 1 de agosto de 2019 Hora 4:50 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios de la elaboración de caisson para puentes reforzados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será
realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en
primera instancia por el Coordinador de seguridad de la elaboración de caisson para
puentes reforzados, el siso en el procedimiento elaboración de caisson para puentes
reforzados y el encargado de este mismo procedimiento. Así mismo, para la reunión
de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área
que será auditada. Para la reunión <inicial le pido el favor de disponer de las
documentaciones, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su
área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La
información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.

Cordialmente:

Gerencia de Calidad y Producción

Criterios de Auditoria

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Instructivos de desarrollo de elaboración de caisson.

 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de agosto de 2019

- Indicadores

Cumplimiento en normas al realizar la actividad elaboración de caisson para


puentes reforzados

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Sistema de calidad y seguridad en el trabajo.


Asistentes:

• Gerencia General
• Jefe de recursos humanos
• Jefe de calidad
• Jefe de seguridad
• Encargado de obra

ASISTENTES Equipo Auditor de CARGO firma


Gerencia de Calidad
Alejandra Torres Experto Técnico SGC
Juan Camilo Restrepo Ingeniero de
Procesos
Sara Velazco Representante de
Gerencia

AUDITADOS CARGO firma


Gerencia General
Sara Velazco
Mónica Rodríguez Jefe de recursos
humanos
Natalia López Jefe de calidad
Susana Gutiérrez Jefe de seguridad
Encargado de obra
Jefferson Suarez

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en


idioma español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celular: 357-9549-231. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento


revisado Observaciones del documento.

N° Documento revisado Observaciones del documento


Política de Logística y
Última actualización 18 de julio 2019
1 Servicio al Cliente

Política de Gestión
Última actualización 15 de Julio
Financiera
2 2019
elaboración de caisson para
Carpetas de Protocolos e Instructivos
puentes reforzados
Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logística. Última actualización 9 de Julio 2019

M-PC-002
Manual de Procedimientos
Versión agosto de 2019
excavación para caisson.
Manual de Documentos de M-DR-008
vaciado de concreto para Libros de registro de muestras
caisson.
Manual de izaje de acero Versión agosto de 2019
c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.
Rta: La escucha activa.

d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias


de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Manual de Calidad X
Procedimientos operativos X
Instrucciones de trabajo paso a
paso X
Formatos y registros X
Documentación completa X
· Horario de apertura del
servicio. X
Señalización y exhibición del
proceso a auditar en lugar
visible. X
Tiempos de atención paso a
paso dentro del proceso. X

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Fecha: 29 de agosto de Auditor(es): Oficina asesora de control


2019 interno.

Proceso auditado: Seguridad en el


Auditado(s): Seguridad en el Trabajo
Trabajo y calidad

Evidencia de Criterios de Hallazgos de la


N° C NCM NCm
auditoría la auditoría auditoría
Procedimientos de Falta agregar
costos en política de implementación de
1 materiales en gestión procedimiento para X
excavación de financiera costos en excavación
caisson de caisson
formato único den
No se tiene en cuenta
excavación de
el formato único de
caisson, Manual
2 Programador excavación y fundición X
de procedimientos
en el concreto en el
fundición de
procedimiento
concreto
Falta actualización de
la política de logística,
cuya última
Política de
actualización fue el 01
Cambios logística y
3 de junio 2019 y no se X
organizacionales servicio al
han agregado los
cliente
cambios
organizacionales del
año 2019

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

- Se debe actualizar la Políti<ca de Gestión Financiera y crear un


procedimiento para el manejo de costos en materiales en excavación de
caisson

- Se debe agregar el formato único de formato único de excavación y fundición


en el concreto en el procedimiento

- Se debe actualizar la política de logística, cuya última actualización fue el 01


de junio 2019 y no se han agregado los cambios organizacionales del año
2019.

- Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de


los libros de registros de excavación en caisson.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las herramientas de mano y vehículos utilizados en obra.

- Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer


indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para


verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

- Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o


incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos
que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua).
- Las auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC
y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener
un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos,
garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo
económico.