BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan
orang atau lembaga yang lainnya, (Nurdin. 2005:189). Surat adalah media komunikasi dalam
bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga
lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam hal penulisan surat. Dalam
kehidupan sehari-hari kita selalu melihat seseorang mengirimkan surat kepada orang yang
dikehendakinya, hal tersebut menandakan surat merupakan sebuah alat atau media
komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan , pernyataan, atau tanggapan
sesuai dengan keinginan penulis surat. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis,
maksudnya penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk
menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat
memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca. Pengenalan terhadap jenis dan sifat
surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau
menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui
bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat
dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar serta
kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.

B. Rumusan Masalah

1. Apakah surat itu?

2. Apa saja fungsi dan tujuan surat itu?
3. Bagaimana syarat surat yang baik?
4. Bagaimana ciri-ciri surat?
5. Apa saja jenis-jenis surat dan format surat?

C. Tujuan

1. Mengetahui pengertian surat.

2. Mengetahui fungsi dan tujuan sebuah surat.
3. Mengetahui bagaimana syarat surat yang baik.
4. Mengetahui seperti apa ciri-ciri suatu surat.
5. Mengetahui jenis-jenis surat dan format surat.

1
D. Manfaat

Menambah pengetahuan dan lebih memahami secara mendalam mengenai seluk beluk surat
dan jenis-jenisnya.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Surat yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan
informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan instansi. Surat-menyurat yaitu kegiatan penanganan surat
masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan,
pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas sebagai data atau
keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan
dari satu pihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
perusahaan. Menurut Pusat Pembinaan Dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan
Nasional, Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Menurut Djoko Purwanto, Surat adalah
sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.
Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran 1, menyatakan
bahwa surat dapat dapat diartikan dengan berbagai cara antara lain sebagai berikut :
1. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi
keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak-pihak lain yang membutuhkannya.
2. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain
dalam rangka mendapatkan pengerian dan kerjasama kedua belah pihak.
3. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan informasi atau
keterangan dari satu pihak kepada pihak lain. Jadi secara sederhana surat menyurat dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya
suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan,
pemberitahuan dan lain sebagainya.

B. Fungsi Surat

Berikut adalah fungsi surat secara umum :

1. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat dapat digunakan untuk pembuktian bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor
atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh : surat perjanjian,
surat jual beli, surat kuasa, surat tanah atau bangunan kantor, dan lain sebagainya.
2. Pedoman
Surat dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak.
Misalnya : surat perintah, surat instruksi, surat keputusan.

3
 3. Alat pengingat dan berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan.
4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan konsisi intern
dari organisasi yang bersangkutan.

C. Tujuan Menulis Surat

Adapun tujuan dari menulis surat yaitu sebagai berikut :

1. Memberikan atau menyampaikann informasi dan penjelasan kepada pihak-pihak lain.
2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan, tanggapan, balasan yang
disampaikan.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.

D. Syarat Surat yang Baik

Surat dapat dikatakan baik bila memenuhi syarat-syarat berikut :

1. Surat disusun dengan teknik yang benar, antara lain:
a. letak bagian surat sesuai dengan bentuk surat
b. pengetikan betul, jelas, bersih dan rapi
c. pemakaian kertas yang sesuai, baik ukuran kertas, jenis kertas, maupun warnanya.
2. isi surat dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit
3. menggunakan bahasa yang:
a. tepat, sesuai dengan orang yang menerima, sesuai isi yang dikandungnya dan
tidak menimbulkan salah paham.
b. Efektif
1) Sederhana
2) Ringkas
3) Jelas
4) Sopan
5) Menarikk
- kalimatnya bervariasi,
- menggunakan paragraf induktif,
- menggunakan gaya bahasa yang tepat

4
E. Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis agar dapat menulis surat dengan
baik adalah :

1. Memahami prosedur surat menyurat

2. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
3. Memahami teknik penulisan surat yang baik
4. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat menyurat
5. Memahami posisi penulis dan penerima surat

F. Ciri-ciri surat

1. Surat merupakan pesan tertulis E-mail atau electronic mail biasa disebut sebagai surat
di atas kertas.
2. Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi
Secara garis besar pesan dalam surat dibagi menjadi 2 golonganya itu informasi dan
persuasi. Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampikan fakta, dan
pesan disebut persuasi jika isinya merupakan ungkapan keinginan atau pikiran penulis
kepada pembacanya dengan harapan pembacanya bisa berpikir atau bertindak sesuai
dengan keinginan.
3. Surat memiliki bagian yang standar
Ciri khas surat yang membedakannya dengan pesan tertulis lain adalah bagian-bagian
yang membentuknya.
4. Surat memiliki bentuk yang standar
Faktor yang membedakan surat dengan jenis pesan tertulis lain bukan hanya isinya,
tapi juga bentuk tampilannya. Contoh bentuk surat :
a. Bentuk Resmi
b. Bentuk Lurus
c. Bentuk Bertekuk
5. Surat memiliki satu pesan inti
Praktek yang umum dalam korespondensi selalu menganut azas “satu surat satu
pesan”. Surat wawancara misalnya, pesannya hanya memberitahukan pembaca agar
datang untuk wawancara.
6. Gaya bahasa surat bisa formal atau informal
Bahasa formal (baku) adalah bahasa yang digunakan dalam forum resmi seperti rapat
resmi, pidato dsb. Kelebihan bahasa formal adalah ketegasan (tidak terkesan ketidak
seriusan) dan kejelasan pesan, dan kelemahan adalah tidak ekspresif (sulit
menunjukan rasa tidak suka, kecewa, dsb.).

5
G. Jenis-jenis surat

1. Surat menurut pemakaiannya :

a. Surat pribadi
Surat pribadi dalah surat perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi.
Surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua macamyaitu:
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitusurat yang dikirim kepada pejabat suatu
instansi atau organisasi. Misalnya surat lamaran pekerjaan.
2) Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, yaitus urat yang dikirim kepada teman,
kerabat, atau keluarga.

b. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis.
Yang termasuik surat niaga meliputi surat penawaran, surat pesanan, dan sura
perjanjian. Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan
perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin,
1987:7). Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat niaga atau dagang ialah
surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh
suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

a) surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi
penawaran barang atau jasa.
b) Surat pesanan adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya
memesan barang atau jasa.
c) Surat perjanjian adalah surat yang dibuat olehduabelah pihak yang telah sepakat
untuk suatu urusan.

c. Surat Dinas
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan
kantor yang lain atau antar organisasi. Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi
masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin, 1987:7). Menurut
Sudarsa, dkk. (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya
dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang
berhubungan dengan instansi tersebut.
Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi
pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan. Sebuah surat dinas dapat
juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan
swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas. Menulis
surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat
pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai
sistematika, isi, dan bahasa surat.
Syarat sebuah surat dinas :

6
1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan
seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-
tele.
2. Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah
dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan
menggambarkan citra pengirimnya.
Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian, bagian surat
tersebut terdiri atas:

a) Kepala surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas:
1) nama instansi
2) alamat lengkap
3) nomor telepon
4) nomor kotak pos
5) alamat kawat
6) lambang atau logo.
Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi, termasuk di
dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf
awal kata kapital kecuali kata tugas. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota
tempat instansi itu berada.
Contoh :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

Contoh :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN JAKARTA 13220
KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558, 4894564

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai

berikut:
1. Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, tetapi Biro
Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
2. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi Jalan.
3. Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat , yaitu Telepon, bukan Tilpun
atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. atau Telp.
4. Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian
pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.

7
 5. Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat.
6. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:),
sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik.
Contoh:
- Telepon: 489.655.8 seharusnya Telepon 4896558
- Kotak Pos: 265.5 seharusnya Kotak Pos 2655
b) Tanggal
Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka,
bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak
dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat.
Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda titik, titik
koma, titik dan garis hubung, selain itu, perlu diperhatikan hal berikut.
a. Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan
yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari,
Agustus, atau November, bukan Jan., Agt, atau Nov.
b. Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat, misalnya Februari,
November,bukan Februari, Nopember.
Contoh penulisan tanggal surat: 22 Maret 2003
c) Nomor, lampiran, dan hal atau perihal
Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor,
Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah
sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan kata Nomor dan
Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Dan Lamp, harus taat asas. Jika kata
nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Jika kata
Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat.
Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode
yang berlaku pada instansi pengirim surat. Nomor surat dan kode yang dibatasi
oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda
hubung.
Penulisan nomor dan kode surat yang benar:
- Nomor:110/U/PPHBI/2003
- Nomor: 110/U/PPHBI/2003
Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi
dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat
tidak harus dengan huruf, tetapi pula dengan angka. Misalnya:
- Nomor: 10.10.3.03.90 atau
- Nomor:10-10-3-03-90
Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada
surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis. Kata
lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang
dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan
tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah
ditulis dengan huruf kapital.

8
 Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan:
- Lampiran: satu berkas
- Lam: Satu berkas
Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan
huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda
baca lain. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi
surat.
Penulisan yang dianjurkan:
- Hal: Permohonan tenaga pengajar
- Hal: Penyeragaman bentuk surat

d) Alamat surat
Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk pertama
adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan
bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal
atau sebelum salam pembuka. Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal
berikut:
a. penulisan nama penerima harus cermat dan langkap, sesuai dengan kebiasaan
yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama).
b. Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
c. Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta
informati.
d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan
Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu.
Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada
berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan
arah. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang
berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal.
e. Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat sebelum
nama penerima surat. Jika digunakan kata pada awal penerima, kata itu
hendaknya ditulis penuh, yaitu Ibu, Bapak, Saudara dengan huruf awal huruf
kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr.
dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan
Ibu, Bapak, dan Sdr. Tidak digunakan.
g. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar
tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan,
dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata
itu. Namun jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf
awal huruf kapital setiap unsur alamat. Namun kota atau wilayah perlu nama
propinsi, tidak di tulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf

9
 awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun,
seperti tanda titik atau tanda hubung.
i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama
jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya. Contoh
penulisan alamat yang dianjurkan:

Yth. Bapak Sukoco

Kepala Biro Tata Usaha Departemen A
Jalan Sarlintan Raya 17 Jakarta

e) Salam pembuka
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas
kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat
dengan ketentutuan sebagai berikut:
a. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf
kapital (Dengan).
b. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf
kecil, bukan huruf kapital (hormat).
c. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma, bukan tanda
titik, tanda seru, atau titik dua. (Dengan hormat,).
d. Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
- Salam sejahtera,
- Saudara...,
- Saudara...yang terhormat,
- Ibu...yang terhormat,
- Bapak...yang terhormat,
Disamping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:
- Assalamuailaikum W.W.,
- Salam pramuka,
- Salam perjuangan,
- Merdeka,
Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan
Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat. Penulisan ungkapan
salam pembuka yang cermat adalah:
- Dengan hormat,
- Salam sejahtera,
- Saudara Tuti yang terhormat,

f) Isi surat
Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama
merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian
ketiga merupakan bagian penutup. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang

10
 akan diberi tahukan. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, atau permintaan.
Contoh:
a. Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa...
b. Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda.
Sehubungan dengan itu...
c. Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan
Indonesia. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut.
d. Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar
Pengajaran Bahasa Indonesia. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978, di Wisma
Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV,,Rawamangun, Jakarta.
e. Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta, kami telah membaca bahwa
rumput laut telah dibudidayakan. Sehubungan dengan itu, kami ingin
mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu. Di samping
itu, paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut:
 Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari
1986, No. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut.
 Surat anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin
memberitahukan hal berikut.
 Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989,
No. 29/H/PU/1989, bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian
kerja.

Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada

penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.Paragraf penutup
merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat
mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada
penerima surat.
Contoh paragraf panutup:
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan
terima kasih.
c. Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.
d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

g) Salam punutup
Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami,
hormat saya, dan wassalam dengan ketentuan sebagai berikut:
1. huruf pertama kata hormat, salam, dan wassalam ditulis dengan huruf kapital.
2. Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda
baca lain, atau tanpa tanda baca apa-apa.
3. Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah :
- Hormat saya,
- Hormat kami,

11
 - Wassalam,

h) Pengirim surat
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. Tanda tangan
diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu
diperhatikan hal berikut:
a. Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi
menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak
perlu diakhiri dengan tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh: Drs. Doni Susanto,
Kepala Drs. Doni Susanto
NIP 130 130130

i) Tembusan
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan)
diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan
hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik
dua, tanpa digaris bawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu
memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada
hubungannya dengan surat yang bersangkutan. Ketentuan isi tembusan itu adalah
sebagai berikut:
a. Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai
dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan
hanya satu, tidak diberi nomor.
b. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan
bukan nama kantor atau instansi.
c. Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
d. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk
perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang
mengikat.
e. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat
dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh Tembusan :
Tembusan :
Kepala Bagian Perlengkapan
1. Direktur Pemilihan Bahan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah

12
 j) Inisial
NInisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di
bawah tembusan(kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa
singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan
selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh: - HA/SS
HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni
SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.

2. Surat menurut wujudnya :

a. Surat bersampul
Surat Bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan
menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkan dengan surat bersampul ini,
biasanya, berp000000000000000esan panjang dan tidak layak diketahui oleh
pihak lain.
b. Warkat pos
Warkat Pos Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat
seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai
sekaligus sebagai amplop.
c. Kartu pos
Kartu Pos Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 ×
15 cm. Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehingga berbentuk kartu.
Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan
yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada
pada halaman terbuka. Jenis surat ini, biasanya, dijual di kantor pos.
d. Memo dan nota
a) Memo
Memo singkatan dari memorandum yang berasal dari kata memory yang
berarti ingatan atau pesan singkat.
b) Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di
dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

e. Telegram dan teleks

Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan
pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram.
Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat.
f. Surat tanda bukti
Surat tanda bukti adalah surat-surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda
bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima,
kartu identitas, dan lain sebagainya.

13
3. Surat menurut banyaknya sasaran yang hendak dicapai :

a. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa
mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Misalnya, surat undangan dan surat
edaran.
b. Surat edaran atau pengumuman
Surat edaran atau pengumuman adalah surat yang beredar untuk semua orang
dengan isi yang sama.

4. Surat menurut isi dan maksudnya :

a. Surat pemberitahuan
Menurut Sabariyanto, surat pemberitahuan ialah surat yang dipergunakan untuk
memberitahukan sesuatu, misalnya sarasehan, penataran dll.
b. Surat Permintaan
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang
ditujukan pada penjual dengan maksud meminta keterangan menegenai barang-
barang yang akan dibeli.
c. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi
penawaran barang atau jasa.
d. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya
memesan barang atau jasa.
e. Surat Panggilan
Surat Panggilan adalah Naskah Dinas yang dipergunakan untuk memanggil
Pejabat instansi pemerintah/ swasta/ perorangan, guna diminta keterangan
mengenai sesuatu permasalahan/persoalan.
f. Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya dalam
organisasi atau instansi yang melanggar ketentuan atau kesepakatan yang telah
ditentukan.
g. Surat Lamaran
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang untuk dapat
memperoleh pekerjaan.
Isi dari surat lamaran pekerjaan meliputi:
a) Keadaan diri pelamar ( Nama lengakap, jenis kelamin,temapt tanggal lahir,
kewarganegaraan, status menikah, alamat lengakap).
b) Pendidikan (formal dan nonformal)
Dan ada tiga jenis surat lamaran pekerjaan, yaitu:
a) Surat lamaran yang dikirim langsung ke perusahaan

14
 b) Surat lamaran berdasarkan iklan atau lowongan pekerjaan
c) Surat lamaran melalui kantor penempatan tenaga kerja

5. Surat menurut sifatnya :

a. Surat konvensional
Surat konvensional pribadi kini mulai tergeserkan dengan surat-surat
elektronik searah perkembangan jaman dan teknologi. Surat pendek (short
message), surat elektronik (e-mail), media pertemanan dan situs di internet mulai
mendominasi.
b. Surat rahasia
Surat Rahasia Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya
pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang
pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul.
Sampul pertama dituliskan kode R atau RS, yaitu singkatan dari "Rahasia" atau
"Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apapun.
Surat jenis ini, misalnya surat tentang konduite pejabat dan surat dokumen suatu
instansi.
c. Surat sangat rahasia
Surat Sangat Rahasia Surat ini berisi pesan dokumen penting yang
berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim
dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR
yang nerupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan
kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau
lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat
biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya,
surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat
dokumen kemiliteran.

6. Surat menurut urgensi penyelesaiannya :

a. Surat segera atau ekspres

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima
surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat
kilat.
b. Surat kilat
Kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada
penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut
pun perlu dilakukan dengan cepat.
c. Surat kilat khusus
Surat kilat khusus adalah surat yang sangat penting daan harus segera
sampai kepada penerimanya.

15
H. Bentuk-bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga
keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk
struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya. Dalam surat – menyurat dikenal 7
macam bentuk surat, yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat,
Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk
sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap
berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis
pinggir kiri.

Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh
(Full Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal

16
 6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

2. Bentuk lurus (block style)

Bentuk lurus (block style) pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang
dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan

17
 7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. Bentuk setengah lurus (semi block style)

Bentuk setengah lurus (semi block style) sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus,
perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke
dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.

Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan

18
 8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. Bentuk lekuk (indented style)

Bentuk lekuk (indented style) Penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk
seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.

Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Salam Pembukaan
7a. Pendahuluan isi surat
7b. Penjelasan isi surat
7c. Penutup isi surat

19
 8. Salam Penutup
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk menggantung (hanging paragraph)

Merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung.
Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima
spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi.
Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.
Sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penulisan
alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok
kedalam.

Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat

20
 8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
6. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi.
Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namun jangan lupa
untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat
rapih dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-
main.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Resmi :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat

21
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

7. Bentuk Sederhana (Simplified Style)

Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip
dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup.
Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu.
Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang
kerapihan dan keteraturan.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan

22
14. Halaman lampiran surat/Inisia
BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas sebagai data atau
keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan
dari satu pihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau
perusahaan. Dalam penulisannya, surat juga memiliki kaidah penulisan sesuai dengan
masing-masing jenisnya. Surat tediri dari beberapa jenis yaitu, surat menurut pemakaiannya,
surat menurut wujudnya, surat menurut sasaran yang hendak dicapai, surat menurut isi dan
maksudnya, surat menurut sifatnya dan surat menurut urgensi penyelesaiaanya.

B. Saran

Setelah membaca makalah ini kami berharap kepada pembaca agar dapat memahami
seperti apa seluk beluk surat, mengetahui kaidah penulisan surat yang benar dan dapat
membedakan jenis-jenis surat yang beragam.

23
 DAFTAR PUSTAKA

Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.

Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Bandung:
PT Remaja Rosdakarya.

Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Jakarta: Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan.

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan : Bartong Jaya

Unymeiluzisiik.wordpress.com

Sihapsoh.blogspot.com

Dsmlmdblog.blogspot.com

Bahyudinnor17.blogspot.com

Rinastkip.wordpress.com

Threeanida.blogspot.com

wikipedia.com

24