Framework Monitoring Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Barang/Jasa di lingkungan Kementerian Keuangan

Overview Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

Pengadaan Barang / Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian / Lembaga /
Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan,
sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Berdasarkan Perlem LKPP nomor 7 tahun 2018 tentang
Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dilakukan perencanaan pengadaan
dalam rangka mewujudkan Pengadaan Barang/Jasa yang sesuai dengan tujuan, kebijakan, prinsip,
dan etika Pengadaan Barang/Jasa. Perencanaan Pengadaan adalah proses perumusan kegiatan yang
dimulai dari identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara Pengadaan Barang/Jasa, jadwal
Pengadaan Barang/Jasa, anggaran Pengadaan Barang/Jasa.

Salah satu output dari proses perencanaan pengadaan adalah ditetapkan dan diumumkannya
Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa (RUP) yang merupakan daftar rencana Pengadaan
Barang/Jasa yang akan dilaksanakan oleh Kementerian/ Lembaga/Perangkat Daerah. Perencanaan
Pengadaan tersebut menjadi masukan dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran
Kementerian/ Lembaga (RKA-K/L) serta perencanaan pengadaan yang dananya bersumber dari
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dilakukan bersamaan dengan proses penyusunan
RKAK/L setelah penetapan Pagu Indikatif. RUP memuat paling sedikit nama dan alamat PA/KPA, nama
paket Penyedia, kebutuhan penggunaan produk dalam negeri, peruntukkan paket untuk Usaha kecil
atau non kecil, uraian pekerjaan, volume pekerjaan, lokasi Pekerjaan, sumber dana, besarnya total
perkiraan biaya pekerjaan, spesifikasi teknis/KAK, metode pemilihan dan perkiraan jadwal Pengadaan
Barang/Jasa.

Secara umum siklus tahunan perencanaan pengadaan sesuai Perlem LKPP nomor 7 tahun 2018
adalah sebagai berikut :

Gambar 1 Siklus tahunan perencanaan pengadaan

Berdasarkan siklus tahunan pelaksanaan pengadaan diatas, dapat disimpulkan bahwa penyusunan
Rencana Umum Pengadaan (RUP) seyogyanya dilakukan sedini mungkin setelah diperolehnya nilai
Pagu Anggaran berdasarkan RKA-KL (sekitar bulan September – Oktober tahun anggaran
sebelumnya). Setelah selesai disusun maka ditetapkan dan dilakukan pengumuman RUP dilakukan

Page 1 of 4
setelah penetapan alokasi anggaran yang dilakukan melalui aplikasi SIRUP atau SIMAPAN. Dalam hal
terdapat perubahan/revisi paket pengadaan atau Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
(DIPA)/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) RUP dapat diumumkan kembali.

Kendala Ketidaksesuaian Realisasi Pengadaan dengan RUP

Walaupun rencana pengadaan disusun dan dituangkan dalam RUP, pada kenyataanya masih banyak
paket pengadaan yang mengalami keterlambatan atau realisasinya tidak sesuai dengan RUP nya, hal
ini diantaranya disebabkan oleh hal hal sebagai berikut :

1. Tingkat akurasi RUP yang rendah (ADMINISTRASI)

 RUP kurang mencerminkan kebutuhan yang sebenarnya
 RUP tidak mempertimbangkan karakteristik barang/jasa yang akan diadakan
 RUP belum mengakomodasi potensi risiko dalam pengadaan barang/jasa
2. Pengendalian implementasi RUP yang lemah (MANAGERIAL)
 Entitas pengadaan masih sebagai tugas tambahan/sampingan, sehingga dikelola
dengan daya usaha seadanya
 Tidak disiplin dalam dalam melaksanakan rencana yang telah ditetapkan
 Kurangnya kontrol dari pimpinan
3. Terbatasnya kapasitas/kompetensi SDM pengadaan (TEKNIS)
 Beban Kelompok Kerja Pemilihan terlalu tinggi, gagal lelang, sehingga terjadi
keterlambatan jadwal pemilihan penyedia
 Penyusunan dokumen KAK/spesifikasi tenis, HPS, draft kontrak yang lama
 Kurang baiknya koordinasi parapihak yang terlibat (PPK, Pokja, PPHP)
4. Perilaku penyedia yang buruk (MORAL HAZARD)
 Untuk memperoleh barang/jasa yang sesuai diperlukan kemitraan yang baik dengan
penyedia, namun adakalanya PPK mendapat penyedia “nakal” yang mencederai
hubungan kemitraan tersebut.

Keempat unsur diatas tidak hanya menyebabkan ketidaksesuaian/keterlambatan dalam realisasi RUP,
namun juga dapat menimbulkan suasana yang tidak kondusif bagi entitas pengadaan (KPA/PPK/Pokja
pemilihan/Pejabat Pengadaan/PPHP) sehingga akan mempengaruhi kualitas kinerja pelaksanaan
pengadaan dan tentunya akan berdampak pula pada kualitas barang/jasa yang diperoleh.

Strategi Monitoring dan Asistensi Realisasi RUP :

Dalam rangka pengendalian implementasi RUP perlu dilakukan langkah langkah strategis melalui
monitoring dan asistensi agar Implementasi RUP di lingkungan Kemenkeu berjalan sesuai dengan
jadwal yang direncanakan serta menghasilkan output barang/jasa yang terbaik. Pada umumnya
paket pengadaan yang membutuhkan pengendalian melalui monitoring dan asistensi adalah paket
pekerjaan belanja modal khususnya konstruksi. Karena pada paket pengadaan belanja modal
konstruksi lah yang seringkali terjadi keterlambatan bahkan kegagalan (melewati tahun anggaran,
putus kontrak) yang mengakibatkan proyek mangkrak dan penguna barang tidak dapat menggunakan
ataupun memanfaatkan hasil belanja modal konstruksi tersebut.

Page 2 of 4
Bertolak dari realita tersebut, pada tahun ini Biro manajemen BMN dan Pengadaan c.q. Bagian
Pemilihan dan Asistensi Pengadaan memiliki program startegis dalam salah satu rencana kerjanya
yang juga dijadikan salah satu indikator kinerja utama berupa monitoring dan asistensi terhadap 33
satuan kerja dengan paket belanja modal konstruksi pilihan yang tersebar di beberapa Unit Eselon I
di lingkungan Kementerian Keuangan sebagai berikut :

N Jumlah Satker sebagai Objek

Unit Eselon I
o Monitoring
1 Sekretariat Jenderal 2 Satker
2 Direktorat Jenderal Pajak 4 Satker
3 Direktorat Jenderal Bea dan Cukai 10 Satker
4 Direktorat Jenderal Perbendaharaan 7 Satker
5 Direktorat Jenderal Kekayaan Negara 9 Satker
6 Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan 1 Satker

Kerangka konsep monitoring dan asistensi paket belanja modal konstruksi yang dilakukan Bagian PAP
adalah sebagai berikut :

Invetariasi paket yang
memerlukan BM yang
merupakan Objek RKBMN
Invetarisasi Paket BM
prioritas
PROFILING PAKET
Mitigasi Risiko Ketepatan waktu Tender
Strategi Pengendalian dan Kontrak
Penyesuaian RUP (s.d. 31 Ketepatan waktu dan
Maret) kualitas penyelesaiaan
pekerjaan

DATA PAKET BELANJA MONITORING &

MODAL KONSTRUKSI ASISTENSI

Gambar 2 Langkah strategis monitoring dan asistensi Paket PBJ

Diawali dengan inventarisasi Data Paket Belanja modal konstruksi untuk memperoleh data paket
prioritas yang membutuhkan monitoring dan asitensi secara intensif, syarat yang ditetapkan untuk
memilih paket belanja modal yang akan dimotitor dan asistensi secara intensif adalah adalah paket
yang merupakan objek RKBMN dan bernilai lebih dari 500 juta rupiah karena paket dengan nilai lebih
dari 500 juta akan memiliki kuantitas dan kompleksitas pekerjaan yang cukup tinggi. Setelah
didapatkan Data Belanja Modal konstruksi sebagai objek asistensi, dilakukan Profiling paket
pengadaan, dalam rangka mitigasi risiko dan menyiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan

Page 3 of 4
untuk mendukung pelaksanaan pengadaan. Dari hasil profiling paket pengadaan, dapat dibuat
strategi monitoring dan asistensi pelaksanaan pengadaan untuk mencapai minimal dua sasaran:

 Ketepatan waktu pelaksanaan Tender dan Kontrak sesuai dengan RUP

 Ketepatan waktu dan kualitas penyelesaiaan pekerjaan (hingga serah terima pertama)

Kegiatan monitoring dan asistensi pelaksanaan pengadaan menitikberatkan pada pendampingan

entitas pengadaan dalam menjalankan tugas dan kewajibannya berinteraksi dengan semua pihak
dalam proses pengadaan dengan jadwal yang telah ditetapkan. Berbagai dinamika yang terjadi dalam
proses tersebut, yang menuntut adanya perubahan kontrak awal, harus disikapi sebaik mungkin
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berbagai masalah yang muncul harus diselesaikan dengan
baik dengan tetap menjunjung tinggi prinsip dan etika pengadaan.

Kegiatan asistensi minimalnya dilakukan dalam tiga tahap, yaitu pada tahap persiapan tender fisik
konstruksi, pelakasaaan pekerjaan untuk mencegah ataupun mengendalikan saat terjadi kondisi
kontrak kritis dan yang terakhis adalah saat persiatan serah terima pekerjaan. Kemampuan entitas
pengadaan pada satker yang melaksanakan dan mengelola pelaksanaan kontrak bila didukung
dengan program pendampingan berupa monitoring dan asistensi dari tahap awal hingga serah
terima diharapkan akan meningkatkan daya kelola dan pengendalian risiko sehingga kinerja
pengadaan terutama belanja modal konstruksi bisa terus ditingkatkan sehingga diperoleh bangunan
gedung yang baik dari aspek biaya, mutu dan waktu.

Page 4 of 4