Actividad De Aprendizaje 2

CASO: Elaboración de documentos

Estudiante:

Jeisson Garavito Cárdenas

Universidad Unipanamericana

Técnico Profesional En Procesos Administrativos

Documentación y Manejo De La Información

Bogotá D.C

2019
 1. En la parte inicial el procedimiento de documentación solicita el formato DOC.CC.01,
relacione los documentos que frecuentemente se manejan en la oficina para que
posteriormente sean archivados correctamente. Consulte acerca de la utilidad (uso) de
cada documento. Para el almacenamiento correspondiente proponga nombres para las
carpetas en las cuales se deben archivar los documentos.

Nombre del documento Utilidad Producido o Almacenamiento

recibido
(P/R)
1. Actas Dejar constancia del Producido 1.1 acta del consejo directivo
contenido de una 1.2 acta de reuniones
reunión o conferencia
2. Correos Intercambio de Producido y 2.1 correos electrónicos
información con recibido 2.2 correos electrónicos de otras
personas del exterior entidades
3. Circulares Comunicación escrita Producido y 3.1 circulares internas
de interés común para recibido 3.2 circulares remitidas por el
dar información director para toda la entidad
concisa para un grupo
del personal
4. Informes Dar información Producido y 4.1 Informes de auditorías
específica sobre los recibido 4.2 Informes financieros del hotel
temas tratados e Tequendama y del Club de Los
importantes en una Militares ambos, propiedad de
reunión o junta CAREFA.

4.3 Informes de labores.

5. Memorandos Transmitir información Producido 5.1 memorandos internos
sobre un hecho breve
en el cual se hace una
retroalimentación
6. Resoluciones Es un escrito que tiene Recibido 6.1 resolución externa
un orden que
pronuncia el
responsable de algún
acontecimiento
7. Reportes Dar a conocer el estado Recibido 7.1 Reporte de indicadores de
de cualquier actividad gestión
o labor que se esté
llevando acabo
8. Requerimientos Cumplir con los Recibido 8.1 Requerimientos del
requisitos de validez ya ministerio de defensa nacional
impuestos y de una agremiación
denominada Grupo de
Empresas del Sector Defensa
(GSED), al cual está adscrita la
Caja.
9. Solicitudes Documento por el cual Recibido 9.1 Solicitudes de conceptos
se pide el gocé de un técnicos por parte de los
derecho, beneficio o profesionales adscritos a esta
servicio. oficina.
9.2 Solicitudes de estadísticas por
cuenta del Departamento
Administrativo de Medios
Estadísticos (DAME).

2. Como se hace necesario foliar los documentos relacionados en la tabla 1, su superior

solicita presentar en forma escrita los principales términos utilizados en la foliación de
documentos, tomando como referencia la información suministrada en la página 34 de la
Guía de implementación pgd

Circular 005

LG-5-630

Bogotá DC 11 de marzo de 2019

Para: Superior

Asunto: Principales términos

Cordial saludo, señor supervisor. Le comunico que la foliación sobre los documentos de la
tabla 1, se encuentra organizado jerárquicamente.

Estos documentos cuentan con una organización jerárquica ya que están organizados en
orden alfabético y cada folio con su respectivo expediente cada uno fue organizado en su
propio folder y en la gaveta correspondiente para que se conserven estos documentos ya
que son de suma importancia.

Todos los miembros contaran con la información respectiva del orden y se generaron 9
folios respectivamente y todo se encuentra organizado en la oficina de archivo y cada
gaveta esta con su nombre y número de folio.

Muchas gracias por su atención.

Claudia Enciso
Técnica de Seguridad y Defensa
3. Con base en la Guía Técnica Colombiana (GTC) 185 se requiere elaborar:
A. Memorando

Memorando

LG-5-630

Bogotá D.C., 29 De Agosto 2019

Para: Benito Juárez, líder Financiero

De: Bruce Wayne, líder de la oficina asesora de planeación

Asunto: Reporte periódico sobre indicadores

De la manera más cordial y referente a la novedad presentada de no realizarse los

reportes periódicos sobre indicadores de gestión establecidos, solicito de su gran aporte
tomando las acciones pertinentes para mejorar el proceso y evitar futuras novedades.

Bruce Wayne
líder de la oficina asesora de planeación
 B. Acta

Junta Directiva

Fecha: Bogota, 29 Agosto 2019

Hora: De las 15:00 a las 17:00 horas

Lugar: Unipanamericana

Asistentes: Iñaki, rector de la Unipanamericana

Luis M Ullibarri, director área innovación
Guillermo Ulacia, presidente de innobasque
Miembros de la junta directiva

Invitado: Nicolas Borges, socio-director de Mckmsey

Orden del dia

1. Saludo
2. Introducción de la junta
3. Iniciación de la junta a cargo del señor Nicolas Borges
4. Preguntas
5. Agradecimiento y despedida por parte del señor Guillermo Ulacia

Desarrollo

1. Saludo y bienvenida por parte de señor Iñaki a toda la junta directiva

2. Introducción:
El señor Ullibarri da una breve introducción del tema a tratar que es el empleo
3. Iniciación:
El señor Borges da inicio a la conferencia con una seria de estudios, balances, graficas,
comparaciones, historia y paralelos con respecto al empleo en los últimos años en
España

Acta 001
Junta directiva extraordinaria

4. Preguntas
el señor Guillermo Ulacia es la única persona que formula una pregunta con respecto
a lo expuesto por el señor Nicolas Basques
 5. El señor Guillermo Ulacia le da un agradecimiento por parte de la compañía de
innobasque a el señor Nicolas Basques y agradece por la participación de todos los
miembros de la junta y se despide cordialmente de todos.

Convocatoria: la próxima reunión se realizará en la sala de juntas el dia 23 de marzo del

2011, a las 10:00 horas

Guillermo Ulacia Milena Perdomo

Presidente Secretaria

Transcriptor: Claudia Enciso

Técnica en Gestión Empresarial

C. Resumen ejecutivo

Junta Directiva Innobasque

Fecha: Bilbao 24 de febrero del 2011

Elaborado por:

1. Objetivo
1.1 Hacer una contextualización acerca de la junta
1.2 Resumen ejecutivo de la ponencia
1.3 Presentar hipótesis
1.4 Llegar a una conclusión clara

2. Resumen
Se presentan una serie de avances en España, ejemplificando o comparando con otros
países, todo esto con respecto al empleo
 Comparación entre Europa y España
 Gráficos y comparación de diferentes aspectos explicados en la junta
 Generar vías para crear empleo
 2.1 sensibilización e inicio del proceso

Para la realización de esta junta se dedicó el día 24 de febrero del 2011, en el cual se hizo el
registro correspondiente de las personas e invitados a esta junta directiva, se hace la
presentación respectiva de las personas de las cuales se encargaron y dirigieron esta
conferencia, con el fin de ver como estaba España desde el ámbito laboral.

Durante el inicio y al final de esta junta se contó con la participación de todos los miembros de
la junta, empleados de la compañía innobasque, el rector de la UPV/EHV, el director del área
de innovación. Esta junta conto con la asistencia de 50 miembros de la junta, todos ellos
debidamente registrados para así abordar en la conferencia programada con la mejor
disposición.

2.2 Desarrollo del proceso

 Se da una breve introducción para la creación de un consorcio y empresas equivalentes al
ERT, seguido del tema en específico a tratar en la junta que es: ¿cómo hacer para generar
mayor empleo en el país?.

 Luego de esto se le da paso al señor Borges quien es el principal exponente en esta junta ya
que hace su propuesta y hace un análisis entre España y Europa con respecto al empleo,
como España se ha desarrollado en los últimos 15 años en comparación con Europa en este
momento se incorpora a la mujer en el ámbito laboral, como el sector turístico aporta en la
economía del país.
 Se presenta un modelo de crecimiento y se logra evidenciar que la debilidad a fondo es la
productividad ya que esta va enlazada con la financiación tanto de las empresas como del
país. La financiación externa es la que ha contribuido a ocultar la estabilidad económica del
país, esta financiación viene de un sector privado, esto a su vez fortalece el crecimiento,
logra hacer una comparación o ejemplificación de la productividad y el aumento del salario,
todo esto con un índice de competitividad.

en esta junta lo que se quiere lograr y escuchar es una aspiración para que al momento de
estar en dificultades económicas puedan suplirse, generar empleo y no tener más
dificultades en la economía. Esta propuesta se hace analizando la economía española y
estas mismas se clasifican entre el sector privado como lo es los motores de arranque que
son las exportaciones y el turismo, los motores de crecimiento que se caracterizan por ser
servicios locales y empresariales todo esto con crecimiento, innovación y competitividad
por parte de las personas.

3. Conclusiones

 Se inicia la junta acorde a la programación

 Falta de compromiso y puntualidad por parte de algunos miembros de la junta
 Hubo problemas con las ayudas audiovisuales, pero se corrigió
  No se contó con una disposición amena en la junta

4. Recomendaciones

 Verificar todos los medios audiovisuales antes de cualquier ponencia o junta

 Para economizar tiempo y dinero tener espacios adecuados, para lograr una mejor atención
 Tener entre explicaciones algunas pausas para la retroalimentación de los miembros de la
junta

Claudia Enciso

Técnica de Seguridad y Defensa

D. Redactar un correo electrónico a la líder de talento humano (con todas sus

características) en el cual le solicita aclarar cuáles son los documentos debe adjuntar
para afiliar a sus padres (mayores de 60 años) al subsidio familiar.

Asunto: Documentos para subsidio familiar

Bogotá 29 Agosto 2019

Apreciado líder de talento humano

Me dirijo a usted para resolver la inquietud que tengo acerca de que documentos
debo anexar en la compañía para la afiliación de mis padres ya que ellos cuentan con
una edad mayor a los 60 años.

Agradezco su atención y espero pronta respuesta

Atentamente: Claudia Enciso

4. Con el fin de concientizar a la organización se requiere elaborar una
diapositiva (que posteriormente se va socializar por la intranet de la entidad)
la cual sirva para concientizar a las personas sobre las etapas del ciclo de
vida de los documentos. (ver el artículo Planeamiento de la documentación)