En la empresa “Los Guaduales” el gerente general no ha permitido

elaborar el Programa de Gestión Documental (PDG). Al responsable del

archivo de la empresa, se le ha pedido que explique al Gerente las
razones por las cuales se debe permitir la realización de este programa. Al
Aprendiz se le solicita la argumentación como mínimo de cinco razones.
Adicionalmente, que busque y socialice el enlace de un sitio en Internet
donde se expongan las pautas para la elaboración del Programa de
Gestión Documental (PDG)

Razones por las cuales se debe permitir la realización del Programa de

Gestión Documental

1. Los documentos contienen información que es un recurso valioso y un

importante activo de la empresa que hay que gestionar.
2. Mejorar la eficacia y la eficiencia en la gestión de los documentos
contribuye a la mejora continua de todos los procesos del negocio de
una organización.
3. Una gestión documental eficaz permite puede contribuir de manera
significativa a mejorar los procesos de dirección, la seguridad jurídica, la
calidad de la documentación, la imagen interna de la empresa y la
cultura corporativa, ya que permite:

Procesos de dirección
 Dirigir el proceso de negocio de una manera ordenada, eficiente y
responsable.
 Apoyar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones en
la gestión.
 Proporcionar coherencia y continuidad a la gestión y la administración.
 Facilitar el cumplimiento efectivo de las actividades en toda la
organización.
 Conseguir que el despacho dé respuestas más ágiles y eficaces.

Seguridad jurídica
 Satisfacer requisitos normativos y legales relacionados con actividades
de archivo, auditoría y control y sistemas de gestión de la calidad (plazos
de conservación de los documentos, control de los documentos...).
 Proporcionar protección y apoyo en caso de litigio reduciendo los riesgos
asociados a la existencia o a la falta de evidencias de las actividades de
la organización.
 Facilitar el cumplimiento efectivo de las actividades en toda la
organización.

Calidad de la documentación
 Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, tanto en soporte papel
como en soporte electrónico.
 Proporcionar una mayor seguridad y control en la circulación de los
documentos.
 Evitar las inconsistencias entre documentos facilitando su actualización y
el control de versiones de un mismo documento.
 Facilitar el cumplimiento efectivo de las actividades en toda la
organización.
 Reducir la documentación de archivo por el conocimiento de su vigencia
y por el número de documentos innecesarios de los que se prescinde.

Imagen interna de la asesoría

 Conocer mejor los procesos de negocio.
 Aumentar la confianza del personal en la documentación manejada por
la empresa.
 Conseguir una mayor satisfacción del personal al disminuir el desorden
que genera el colapso de documentos.

Cultura corporativa
 Mantener la memoria colectiva, salvaguardar la experiencia acumulada y
transmitir el conocimiento generado en la organización.
 Actuar como motor del cambio organizativo ya que se fomenta la
creación de redes de trabajo, el uso compartido de la información y el
aprovechamiento de sinergias entre personas y departamentos.
 Asentar les bases para definir una política de gestión del conocimiento.

La reducción de costos que se obtiene con la puesta en marcha de un

sistema de archivo es resultado de:

 Conseguir una mayor fluidez en la elaboración de nuevos documentos y

reducir el tiempo de tramitación de los asuntos, ya que se limita la
creación de documentos que no son imprescindibles para el
funcionamiento de la asesoría y se eliminan los no tienen validez a
medida que se generan otros nuevos.
 Disminuir el tiempo dedicado por el personal a la localización y
recuperación de los documentos mediante sistemas de clasificación y
ordenación adecuados.
 Dar un uso más racional a las instalaciones de las oficinas y la sala de
archivo, al reducirse el espacio de almacenamiento de los documentos.
 Rentabilizar la implantación de nuevas tecnologías de la información
orientándolas a la gestión de los documentos e integrándolas en la
planificación del sistema de archivo (un uso coordinado de los recursos
informáticos de la asesoría, muchas veces infrautilizados, puede dar
excelentes resultados con una inversión mínima en equipamientos
informáticos).
 Disminuir los gastos derivados del uso indiscriminado del papel (ahorro
en papel, cartuchos de fotocopiadoras e impresoras, material de
archivo).

Pautas para la elaboración del Programa de Gestión Documental

(PDG)

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar

los siguientes aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas
de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la
simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo

económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos
derivados de la conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los

consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos.
Éstos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el
principio de procedencia y el principio de orden original.

Pautas

1. Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y

valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal,
técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se lleva a cabo la
revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos
empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en cuanto
a la gestión documental.
2. Producción: En este paso se realiza la evaluación de los
documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo en
cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que
incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la
creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de los
documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con el
fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.
3. Gestión y trámite: Aquí se da importancia al análisis del
documento de manera integral, es decir, su incidencia en los
procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene
en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el
documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del
acceso que este debe tener.
Así pues, se identifica y controla el propósito del documento y su
intervención en los distintos procesos administrativos, legales, de
consulta y gestión empresarial.

4. Organización: Son todas las operaciones técnicas de gestión

documental, en el que por medio de una revisión a fondo del
documento se establece su categoría, serie documental,
valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que
pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a
fin de establecer ordenación y almacenamiento documental, con
base en su ciclo de vida.
5. Transferencia: Políticas de transferencia de los documentos en su
fase de archivo en donde se tienen en cuenta los formatos,
 migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las
tablas de valoración documental (TVD).
6. Disposición de documentos: Son todos los procedimientos,
tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo
el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito
de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se
implementan los medios y formas para la conservación de la
información.
7. Valoración: Es el procedimiento continuo en el que se determinan
sus valores primarios y secundarios, los cuales ayudan a
establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo
su conservación y disposición final, temporal o definitiva.