Anda di halaman 1dari 48

TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENJUALAN
PADA PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL
SURABAYA

Oleh :

YULIANITA

NIM : 31150031

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NSC

SURABAYA

2018

i
TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENJUALAN
PADA PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL
SURABAYA

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli


Madya Diploma III Program Studi Administrasi Niaga
Politeknik NSC Surabaya

Oleh : YULIANITA
NIM : 31150031

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NIAGA


POLITEKNIK NSC
SURABAYA
2018

ii
iii
iv
PERNYATAAN

Saya, Yulianita ( 31150031 ) menyatakan bahwa :

1. Tugas Akhir saya ini adalah asli dan benar benar hasil karya
saya sendiri, bukan hasil karya orang lain dengan
mengatasnamakan saya, serta bukan merupakan hasil peniruan
atau penjiplakan (plagiarism) dari hasil karya orang lain. Tugas
akhir ini belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar
akademik baik di Politeknik NSC Surabaya, maupun di
perguruan tinggi lainya.
2. Dalam Tugas Akhir ini tidak terdapat karya atau pendapat yang
telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara
tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dengan
disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar
kepustakaan.
3. Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya, dan apabila
dikemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran
dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi
akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena
karya tulis ini, serta sanksi-sanksi lainya sesuai dengan norma
dan peraturan yang berlaku di Politeknik NSC Surabaya.

Surabaya, 10 Juli 2018


Yang membuat Pernyataan,

Yulianita NIM. 31150031

v
DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... viii

ABSTRACT .......................................................................................................... ix

ABSTRAKSI .......................................................................................................... x

KATA PENGANTAR .......................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1

BAB II LANDASAN TEORI ......................................................................... 6


A.Sistem Akuntansi ........................................................................... 6
B.Sistem dan Prosedur ...................................................................... 7
C.Penjualan ........................................................................................ 8

BAB III PEMBAHASAN ............................................................................... 21


A. Tinjauan Umum........................................................................... 21
1. Sejarah Perusahaan ................................................................. 21
2. Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan ........................................ 22
3. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan ...................... 23
4. Bidang Usaha............................................................................ 24
B.Pembahasan .................................................................................. 25
1. Metode Penelitian .................................................................... 25
2. Hasil Penelitian ........................................................................ 27

BAB IV PENUTUP ......................................................................................... 34


A. Kesimpulan................................................................................... 34
B. Saran ............................................................................................. 35

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 36

LAMPIRAN..........................................................................................................37

vi
DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit ................................ 13

Gambar 2.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan) .............. 14

Gambar 2.3 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan) .............. 15

Gambar 2.4 Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit (Lanjutan) .............. 16

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................... 23

Gambar 3.2 Prosedur penjualan ........................................................................... 27

vii
DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Kartu Bimbingan ………………………………………………... . 26

Lampiran 2. Kartu Bimbingan ………………………………………………... . 27

Lampiran 3. Formulir Database Pelanggan ......................................................... . 28

Lampiran 4. Peneliti Saat Melakukan Wawancara dengan Ibu Megawati........... 29

Lmapiran 5. Skrip Wawancara ........................................................................... .. 30

viii
ABSTRACT
The problem of this research is how the procedure of selling chemicals.
This study aims to provide information on sales procedure selling. This research
is a qualitative descriptive study. This research was conducted at PT INDO ASIA
TIRTA MANUNGGAL Surabaya. Data collection techniques in this study are
interview and taking documentation of work related to the research. Data analysis
was done by descriptive instrument, the respondent of this research is one person
Head of secretary company. The object of this research is the procedure of
selling. The result of the research indicates that it is necessary to revise the
regulation concerning the delivery of purchase order, so that the related parties
can execute the proper sales procedure for the main purpose of the company in
terms of obtaining income as well as profit can be achieved

Keyword: selling procedure

ix
ABSTRAKSI
Masalah penelitian ini adalah bagaimana prosedur penjualan bahan kimia.
Penelitian ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai prosedur
penjualan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian ini
dilaksanakan di PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL Surabaya. Teknik
pengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara dan pengambilan
dokumentasi pekerjaan yang berhubungan dengan penelitian.
Analisis data dilakukan dengan instrumen deskriptif, sumber informasi penelitian
ini adalah satu orang head of secretary perusahaan. Obyek penelitian ini adalah
prosedur penjualan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa perlu diadakanya revisi
peraturan mengenai pengiriman purchase order, sehingga pihak yang terkait
dapat menjalankan prosedur penjualan yang tepat agar tujuan utama perusahaan
dalam hal memperoleh pendapatan sekaligus keuntungan dapat tercapai.

Kata kunci : prosedur penjualan

x
KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-Nya

sehingga penulis dapat menyelesaikan Penelitian Tugas Akhir. Adapun penelitian

ini dibuat untuk memenuhi tugas sebagai salah satu persyaratan dalam dalam

memperoleh gelar Ahli Madya Diploma III Program Studi Administrasi Niaga,

juga bermaksud untuk menguraikan gambaran pekerjaan yang telah penulis

lakukan di PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL Surabaya.

Dalam penulisan penelitian Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat

bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak

langsung. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Ibu Megawati Fanjaya, S.E selaku Head of Secretary yang telah

membantu penulis selama melakukan praktek kerja lapangan di PT INDO

ASIA TIRTA MANUNGGAL

2. Seluruh karyawan dan karyawati PT INDO ASIA TIRTA

MANUNGGAL.

3. Bapak Rudianto, S.T., M.Cs. MTA. selaku Direktur Politeknik NSC

Surabaya

4. Bapak Muhammad Saifuddin, S.Pd., M.SM. selaku Kepala Program Studi

Administrasi Niaga Politeknik NSC Surabaya

5. Bapak Eko Tjiptojuwono, S.E., M.M., M.MPar. selaku Pembimbing I

dalam pengerjaan penelitian Tugas Akhir ini

xi
6. Ibu Hajar Cherry P, S.AB., M.AB selaku Pembimbing II dalam pengerjaan

penelitian Tugas Akhir ini.

7. Bapak dan Ibu dosen Politeknik NSC Surabaya yang memberikan banyak

sekali ilmu pengetahuan bagi penulis, serta masukan masukan positif

dalam penyelesaian laporan ini.

8. Kedua orang tua penulis yang selalu memberiksn dukungan dan motivasi

dalam penyelesaian laporan

9. Teman-teman dan semua pihak yang telah membantu penulis hingga

terselesaikannya laporan ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu per

satu.

Penelitian Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis

mengharapkan adanya kritik maupun saran dari para pembaca. Semoga laporan ini

dapat memberikan manfaat dan sumbangan pemikiran bagi perkembangan

pengetahuan bagi kita semua. Amin.

Surabaya, 10 Juli 2018

Penulis

xii
BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada umumnya perusahaan barang dan jasa didirikan untuk

mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan, tujuan tersebut tidak lain

berhubungan dengan keadaan perekonomian dalam perusahaan termasuk

didalamnya tujuan untuk memperoleh dan meningkatkan keuntungan yang

maksimal dengan kualitas yang juga dituntut harus maksimal.Perusahaan

yang akan melakukan pencapaian tujuan tersebut pasti akan berusaha

meningkatkan kinerja dari perusahaannya, maka sebuah perusahaan harus

mempunyai strategi, yaitu dengan adanya sistem akuntansi.

Sistem Akuntansi merupakan salah satu strategi perusahaan untuk

pencapaian dan peningkatan efektifitas kinerja dalam perusahaan, didalam

sistem akuntansi terdapat sistem penjualan. “Sistem penjualan adalah

suatu kesatuan proses yang saling mendukung dalam usahanya untuk

memenuhi kebutuhan pembeli dan bersama- sama mendapatkan kepuasan

dan keuntungan. Menurut Mc Leod (2001:5) dalam sistem penjualan

terdapat prosedur-prosedur yang harus dilakukan agar kegiatan penjualan

dapat berjalan dengan baik, beberapa prosedur yang harus dilakukan :

1. Prosedur order penjualan

2. Prosedur pengiriman barang

3. Prosedur penagihan

1
2

4. Prosedur penerimaan kas

Penjualan merupakan pendapatan utama dari sebuah perusahaan

dan merupakann unsur terpenting dalam proses kemajuan suatu

perusahaan. Penjualan sendiri memiliki 2 sistem dalam pengaplikasian di

perusahaan yakni :

1. Penjualan Tunai

Penjualan tunai merupakan kegiatan perdagangan dimana penjual

akan menerima uang dari customer terlebih dahulu baru setelahnya

akan dilakukan pengiriman barang

2. Penjualan Kredit

Penjualan kredit merupakan kegiatan perdagangan dimana antara

penjual dan pembeli membuat kesepakatan jangka waktu

pembayaran sehingga penjual melakukan pengiriman barang

terlebih dahulu, dan akan menerima pembayaran sesuai jagka

waktu yang disepakati di awal.

Pada era persaingan bisnis yang sangat kuat sekarang ini, sebuah

perusahaan bahan kimia dituntut untuk memberikan pelayanan terbaik

bagi semua pihak yang terkait dalam kegiatan jual-beli, baik dengan

konsumen maupun produsen barang. Biasanya konsumen bahan kimia

adalah perusahaan- perusahaan yang memproduksi sendiri produk yang

nantinya akan dijual ke pasar, namun hal ini terhambat oleh terbatasnya

produksi barang ini di pasaran dikarenakan bahan baku yang mulai sulit
3

untuk didapatkan juga jangkauan pembelian bahan kimia yang harus di

impor dari beberapa negara besar diluar Indonesia. Oleh karenanya, sangat

dibutuhkan adanya perusahaan distributor bahan kimia yang memiliki

sebuah sistem perdagangan yang sistematis sehingga dapat menghasilkan

siklus perdagangan yang dapat mempermudah perusahaan bahan kimia

dalam proses penjualan dengan konsumen dalam negeri maupun

pembelian dengan produsen di luar negeri, dengan danya kebutuhan yang

sangat potensial ini, PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL mengambil

kesempatan untuk menyediakan bahan kimia yang dibutuhkan perusahaan

industri dan telah memiliki 4 anak perusahaan di beberapa kota besar yaitu

Jakarta, Bandung, Solo, dan Semarang juga memiliki satu kantor pusat di

Surabaya. Dengan peningkatan penjualan yang cukup signifikan PT INDO

ASIA TIRTA MANUNGGAL akan mencoba membuka cabang baru dan

memperluas jangkauan penjualan di beberapa daerah.

Terlepas dari itu semua sebuah perusahaan tidak akan berhasil

tanpa adanya prosedur penjualan yang tersusun secara sistematis, tentunya

dengan bantuan dan kerjasama dari beberapa pihak dalam perusahaan

sehingga pengawasan aktivitas penjualan dapat berjalan lancar dengan

proses transaksi yang sama prosedurnya. Dengan demikian diharapkan PT

INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL memiliki peningkatan dalam

penjualan dan perkembangan perusahaan.


4

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka untuk

penyusunan laporan Tugas Akhir (TA) penulis mengangkat judul

“PROSEDUR PENJUALAN PADA PT INDO ASIA TIRTA

MANUNGGAL SURABAYA”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan

masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana prosedur penjualan pada

PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL SURABAYA ?”

C. Tujuan dan Manfat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah “Untuk mengetahui

prosedur penjualan pada PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL

SURABAYA.”

2. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini adalah :

a. Bagi Peneliti

Untuk menambah wawasan mengenai prosedur penjualan,

serta upaya peningkatan kinerja sebagai sales secretary dalam

kegiatan penjualan di perusahaan


5

b. Bagi Perusahaan

Sebagai tolak ukur dan masukan dalam peningkatan kualitas

dan kuantitas yang berhubungan dengan prosedur penjualan.

c. Bagi Politeknik NSC

Sebagai informasi tambahan dan pengetahuan baru mengenai

prosedur penjualan secara garis besar.

d. Bagi Peneliti Lanjutan

Sebagai referensi atau pedoman peneliti lanjutan, terutama

yang terkait dengan prosedur penjualan barang, mulai

dilakukanya pemesanan sampai dengan selesai, serta proses

follow-up ke konsumen mengenai produk yang dikirimkan.


BAB II

LANDASAN TEORI

A. Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2014:3) Sistem akuntansi adalah organisasi

formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna

mempermudah pengelolaan perusahaan.

1. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi

a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha

baru

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang

sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun

struktur informasinya

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan

intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kendalan (reliability)

informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap

mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan

perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi (Mulyadi 2014:19).

6
7

B. Sistem dan Prosedur

Setiap perusahaan selalu memiliki kegiatan yang selalu dilakukan

secara berulang- ulang yang tersusun secara sitematis, dan membutuhkan

kerjasama antar departemen maupun antarindividu. hal ini biasa disebut

sistem dan prosedur.

1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Sistem menurut Mulyadi (2014:3), Sistem adalah suatu jaringan

prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan Prosedur adalah suatu urutan

kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu

departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara

seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang ulang. Kegiatan

klerikal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi

dalam formulir,buku jurnal dan buku besar :

a. Menulis

b. Menggandakan

c. Menghitung

d. Memberi kode

e. Mendaftar

f. Memilih (mensortasi)

g. Memindah

h. Membandingkan
8

C. Penjualan

Penghasilan utama setiap perusahaan khususnya perusahaan

perdagangan sudah pasti memiliki pendapatan utama dari penjualan.

Ketatnya persaingan antar perusahaan dalam penjualan membuat setiap

perusahaan dituntut untuk selalu dapat berinovasi untuk meningkatkan

penjualanya.

1. Pengertian Penjualan

Menurut Kotler (2008:8) Penjualan adalah proses sosial

manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan apa yang

mereka butuhkan dan inginkan, menciptakan, menawarkan,dan

mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain.

Menurut Nafarin (2009:166) Penjualan juga berarti proses

kegiatan menjual, yaitu dari kegiatan penetapan harga jual sampai

produk didistribusikan ke tangan konsumen(pembeli).

2. Tujuan Umum Penjualan

Menurut Tjiptono (2008:604) penjualan dapat dikelompokkan

menjadi empat macam tujuan, yaitu :

a. Tujuan account-development, yaitu tujuan yang dirancang

untuk menekankan penambahan distributor atau pelanggan

baru.
9

b. Tujuan distributor-support, yaitu tujuan yang mengarah

pada upaya menjalin kerja sama dengan para distributor

grosir maupun eceran dalam rangka menerapkan strategi

pemasaran.

c. Tujuan account-maintenance, yaitu tujuan yang dirancang

untuk mempertahankan posisi penjualan efektif melalui

kunjungan penjualan reguler dalam rangka menyediakan

informasi mengenai produk baru, mendapatkan informasi

mengenai perubahan kebutuhan pelanggan atau distributor,

dan melaksanakan aktivitas-aktivitas layanan pelanggan.

d. Tujuan account-penetration, yaitu tujuan yang dirancang

untuk meningkatkan volume penjualan total atau

meningkatkan penjualan produk-produk yang lebih

menguntungkan dan produk komplementer lainnya kepada

distributor atau pembeli saat ini.

3. Jenis-jenis Penjualan

Jenis penjualan menurut Swastha (2009:11)

a. Trade Selling

Trade selling dapat terjadi bilamana produsen dan

pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha

memperbaiki distributor produk-produk mereka. hal ini


10

melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi,

peragaan, persediaan dan produk baru.

b. Missionary Selling

Merupakan penjualan berusaha ditingkatkan dengan

mendorong membeli barang-barang dari penyalur

perusahaan.

c. Technical Selling

Yaitu berusaha meningkatkan penjualan dengan

pemberian saran pada pembeli akhir dari barang dan

jasanya.

d. New Bussines Selling

Merupakan berusaha membuka transaksi baru

dengan merubah calon pembeli menjadi pembeli.

e. Responsive Selling

Ialah setiap tenaga penjualan diharapkan dapat

memberikan reaksi terhadap permintaan pembeli.

f. Kegiatan Penjualan

Menurut Mulyadi (2014:202) Kegiatan penjualan

terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik

secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi

penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi


11

dengan pengiriman barangatau penyerahan jasa,untuk

jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada

pelangganya. Kegiatan ini ditangani oleh perusahaan

melalui sistem penjualan kredit. Dalam transaksi

penjualan tunai barang atau jasa baru diserahkan oleh

perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah

menerima kas dari pembeli. Kegiatan ini ditangani oleh

perusahaan melalui sistem penjualan tunai

4. Sistem Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaandengan cara

mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari

pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai

tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak

tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada

seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat

atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

a. Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem

Penjualan Kredit

1) Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima

surat order dari pembeli, meminta otorisasi kredit,


12

menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang

mana akan dikirim, serta mengisi surat order

pengiriman.

2) Fungsi Kredit

Fungsi ini bertanggungjawab untuk meneliti status

kredit pelanggan dan memberikan otorisasi

pemberian kredit kepada pelanggan.

3) Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan

barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh

pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi

pengiriman.

4) Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan

barang berdasarkan surat order pengiriman dari

fungsi penjualan. Fungsi ini bertangungjawab

untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang

keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari

yang berwenang.

5) Fungsi Penagihan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan

mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan.


13

6) Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat

piutang yang timbul dari transaksi penjualan

kredit dan membuat serta mengirimkan

pernyataan piutang kepada para debitur, serta

membuat laporan penjualan. Fungsi ini juga

bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok

persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.

Mulyadi (2014, 210-213).


BAB III

PEMBAHASAN

A. Tinjauan Umum

1. Sejarah Perusahaan

PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL (IATM) telah terdaftar

dan didirikan pada tanggal 28 Maret 1985 di Surabaya, Indonesia ,yang

ikut serta dalam trading, agen, perwakilan distributor,

pemasaran/penjualan, dan distribusi bahan kimia khusus untuk

kebutuhan Industri. Melalui upaya pemasaran/penjualan selama

bertahun-tahun. PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL sekarang

memiliki pemahaman/pengetahuan/wawasan pasar yang mendalam

dalam industri dan proses produksi yang ditargetkan, mengembangkan

dan memelihara hubungan pelanggan yang dekat dengan segmen pasar

yang ditargetkan dengan pengetahuan akun yang baik, didukung oleh

orang-orang yang terlatih, berpengetahuan, berpengalaman dan

kompeten. tenaga penjualan teknis dan berbagai portofolio produk di

seluruh spektrum kimia.

PT IATM berpusat di Surabaya dan memiliki 4 cabang yang

tersebar di Indonesia, yakni : Jakarta, Bandung, Semarang dan Solo, kesemua

kantor cabang melakukan kegiatan penjualan yang sama namun produk yang

dijual tidak semua area sama, karena adanya beberapa izin masing masing daerah

21
22

yang berbeda – beda. Bahan kimia yang diperjual belikan ada yang berasal dari

pembelian impor di beberapa negara seperti: Taiwan, China, Singapura, Thailand,

Jerman dan adapula yang berasal dari Indonesia .

2. Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan

a. Visi Perusahaan :

Menjadi Perusahaan kimia yang terpadu, profesional, modern,

akuntabel, transparan, dan bermanfaat bagi seluruh pemangku

kepentingan

b. Misi Perusahaan :

1) Sebagai distributor bahan kimia yang menyediakan bahan

bahan aman dengan didukung oleh tenaga kerja yang handal

2) Menjalin kemitraan yang berkesinambungan, dilakukan

secara transparan dan selektif

3) Mewujudkan perusahaan yang sehat dan menguntungkan

4) Memberikan kontribusi untuk Pendapatan Asli Daerah

pemerintah.

c. Tujuan Perusahaan :

Turut serta dalam melaksanakan dan menunjang

perkembangan ekonomi dan pembangunan nasional, khususnya

dalam kegiatan distribusi bahan kimia. Selain itu juga bertujuan

untuk mewujudkan PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL

sebagai distributor utama dalam penjualan bahan kimia.


23

d. Slogan :

“ Delivering Value through Chemistry”

3. Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan


Sumber : PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL SURABAYA (2017)

Informasi Struktur organisasi :

a. Group Marketing Manager bertanggung jawab untuk mengawasi

alur penjualan di beberapa divisi juga mengawasi keadaan pasar

untuk dilaporkan kepada Executive Director

b. Group Sales Manager bertanggung jawab untuk mengawasi semua

sales di satu divisi, dan memantau perkembangan dari sales yang

dibawahinya
24

c. Head of Secretary bertanggung jawab atas lancarnya kegiatan impor

serta pemantauan harga pasar di beberapa segmen yang nantinya

akan dilaporkan kepada Group Marketing Manager (GMM) dan

Group Sales Manager (GSM). Serta bertanggung jawab untuk segala

keperluan yang dibutuhkan oleh mereka.

d. Sales Secretary bertanggung jawab untuk penginputan order dari

customer kedalam sistem Microsoft Dynamic AX, serta melakukan

pengawasan terhadap jumlah stok di gudang, pembayaran customer,

penginputan customer baru, pelaporan impor barang, dan

pengawasan terhadap pemberian kredit yang disepakati antara sales

dan pelanggan. Sales secretary juga mempersiapkan tiket perjalanan

dinas bagi sales yang akan melakukan kunjungan keluar daerah

maupun luar negeri.

e. Sales bertanggung jawab untuk mencari pelanggan sampai dengan

pelanggan memberikan order. Sales juga harus dapat mencapai

target yang diberikan oleh perusahaan namun tidak boleh sampai

merugikan perusahaan (dengan cara mengontrol pemberian kredit )

4. Bidang Usaha

Bidang usaha yang dijalankan oleh PT INDO ASIA TIRTA

MANUNGGAL ini adalah sebagai distributor bahan kimia di

Indonesia, yang terdiri atas beberapa divisi salah satunya dalam Bisnis

unit General Industries Unit (GID) terdapat berbagai industri yaitu:

kulit, karet, plastik, bahan untuk sole sepatu, dan tekstil. Selain itu ada
25

pula bisnis unit paper dan consumer yang didalamnya terdapat industri

yang terbilang banyak. PT Indo Asia Tirta Manunggal hanya

melakukan transaksi jual beli dengan perusahaan- perusahaan besar

karena minimum order yang ditawarkan adalah 500 kg, dengan

kalkulasi harga menggunakan dolar Amerika (USD).

B. Pembahasan

1. Metode Penelitian

Dalam penelitian Tugas akhir ini, peneliti menggunakan analisis

Deskriptif kualitatif, dengan tujuan untuk memberikan penjelasan

mengenai suatu permasalahan dalam prosedur penjualan perusahaan yang

menjadi obyek penelitian saat ini. Dimana data- data yang diperoleh akan

di analisa dan digunakan untuk mencari solusi dari permasalahan yang

timbul akibat tidak dipenuhinya sistim perusahan yang sudah ada .

a. Sumber Data

Sumber data yang peneliti gunakan untuk mengumpulkan

data dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah dari :

1) Karyawati perusahaan dimana beliau merupakan atasan

langsung dari peneliti.

2) Data perusahaan yang berada pada website perusahaan

dan buku pedoman pemasaran perusahaan.

3) Perusahaan tempat peneliti melakukan penelitian yaitu

PT Indo Asia Tirta Manunggal Surabaya.


26

b. Jenis Data

Data yang dikumpulkan untuk penelitian ini berasal dari

dua sumber yaitu:

1) Data Primer, adalah data yang diperoleh secara

langsung dari lapangan baik melalui observasi

maupun melalui wawancara dengan pihak informan

yang mana dalam hal ini dilakukan melalui cara

wawancara langsung dengan Head of Secretary yaitu

ibu Megawati Fanjaya.

2) Data Sekunder, yaitu berupa dokumen dan informasi

pada website perusahaan, dalam hal ini peneliti

mengambil sebagian data yang ada untuk dicatat dan

diteliti.

c. Tehnik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini tehnik pengumpulan data yang

dilakukan oleh peneliti dilakukan dengan dua metode yaitu:

1) Wawancara.

2) Pengambilan dokumentasi pekerjaan yang

berhubungan dengan penelitian.


27

2. Hasil penelitian

a. Prosedur yang Berjalan

Gambar 3.2 Prosedur Penjualan


Sumber : PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL SURABAYA (2017)
28

Keterangan Gambar 3.2 – Prosedur Penjualan

1) Sales Secretary menerima PO customer, apakah PO

tersebut dari customer baru atau customer lama yang

ada perubahan data?.

2) Jika ya, Sales (dibantu Sales Secretary) mengisi Form

Database Profil Pelanggan atau Revisi Database

Pelanggan, mengumpulkan kelengkapan dokumen

lampiran, dan meminta persetujuan kepada GMM

(dibantu Finance Director atau Accounting Manager

jika GMM berhalangan). Jika disetujui maka form

ditandatangani dan Sales Secretary baru boleh

menginput Data Customer Detail di sistem AX, dan

menuliskan nomor kode pelanggan menurut AX di

form.

3) Sales Secretary menginput pesanan pelanggan

berdasarkan PO customer melalui Sales Order di AX.

4) Setelah itu, Sales Secretary melakukan pemeriksaan

apakah ada stok barang atau tidak.

5) Jika tidak, maka Sales Secretary mencari informasi

apakah perlu proses repacking dari kemasan lain atau

transfer stok dari cabang lain.


29

6) Jika tidak ada, Sales Secretary menghubungi

pelanggan dan menanyakan apakah Customer mau

menunggu barang yang akan dipesan atau tidak.

7) Jika customer tidak mau menunggu maka Sales

Secretary mengirim email ke Logistic Dept. untuk

membatalkan Sales Order di AX.

8) Jika customer mau menunggu, maka Sales Secretary

memantau proses penyediaan stok sampai ada.

9) Jika bisa melakukan repacking atau ada stok yang bisa

ditarik dari area gudang lain, maka Sales Secretary

mengisi form Inventory Transaction dan

mengirimnya via e-mail ke Logistic. Proses berlanjut

ke SOP 05.02 – Transfer Antar Gudang.

10) Jika ada stok digudang, maka Sales Secretary

melanjutkan dengan melakukan pengecekan apakah

piutang customer tersebut bermasalah atau tidak.

11) Jika bermasalah, maka Sales Secretary berkoordinasi

dengan AR Dept. dan menginformasikan kepada sales

untuk melakukan negosiasi terkait pembayaran DP

atau piutang yang masih tertunggak dengan customer.

12) Setelah mendapat kepastian akan pembayaran maka

sales harus meminta persetujuan Group Marketing


30

Manager yang berhak membuka blokir Sales Order

tersebut di AX.

13) Jika tidak ada masalah piutang, maka Sales Order

secara otomatis akan masuk ke Database Sales Order

di AX.

14) Proses berlanjut ke SOP 05.01 – Jadwal

Pengiriman.
31

b. Implementasi dalam perusahaan

Peusahaan sudah berusaha untuk membuat sistem

prosedur yang peneliti rasa sangat sesuai dengan apa yang

dibutuhkan dalam kegiatan penjualan di sana, namun hal ini

menjadi hambatan bagi salah satu pihak yaitu sales marketing,

dikarenakan mereka menganggap bahwa membutuhkan waktu

yang lama apabila setiap order harus melalui seorang sales

secretary ditambah dengan kebijakan perusahaan yang tidak

memperbolehkan seorang sales marketing mengirimkan

purchase order melalui email atau pesan singkat, karena semua

sales marketing bisa melakukan pembukaan order dari customer

dengan membuka aplikasi Microsoft AX dimanapun mereka

berada tanpa harus menunggu bantuan dari sales secretary,

hanya saja aplikasi yang dibuka diluar perusahaan hanya bisa

melakukan pembukaan order saja, sehingga untuk pengecekan

stok, jadwal pengiriman barang dan informasi estimasi biaya

pengiriman tidak dapat diakses oleh sales marketing.

Hal ini menyebabkan kesalahpahaman antara beberapa

pihak yang terkait, terutama antara perusahaan dengan calon

pembeli, dikarenakan semua order yang di masukkan tanpa

sepengetahuan sales secretary tidak dapat diakses atau dirubah

kecuali dengan bantuan pihak IT (Information technology staff).


32

Beberapa masalah yang akan timbul apabila pembukaan order

tidak melalui seorang sales secretary diantaranya :

1) Stok dalam gudang menjadi tidak sesuai dengan

keadaan fisiknya, sehingga pengiriman barang menjadi

tidak sesuai dengan pesanan dari customer bisa jadi

barang tidak dapat dikirimkan tanpa memberikan

informasi kepada customer (misal : Hidrogen peroksida

di gudang seharusnya adalah 40 jrigen, order dari

customer 45 jrigen, maka pengiriman dianggap batal

karena pihak logistik tidak bisa mengambil barang/

menarik data yang tidak sesuai dengan stok dalam

sistem dan jumlah fisik dalam gudang). Apabila melalui

sales secretary, pengecekan barang akan dilakukan

dengan cara melihat stok dalam sistem dan

menanyakan langsung pada pihak kepala gudang

terlebih dahulu, baru setelahnya memberi informasi

kepada customer apakah barang bisa dikirimkan atau

tidak.

2) Jadwal pengiriman barang yang disepakati oleh pihak

sales marketing dengan customer belum tentu bisa

sama dengan jadwal pengiriman dari pihak logistik, hal

ini dikarenakan jadwal pengiriman barang mengikuti

jalur pengiriman paling banyak setiap harinya. Apabila


33

melalui sales secretary, jadwal pengiriman akan

disepakati setelah mendapatkan informasi jalur

pengiriman dari pihak logistik.

3) Informasi mengenai estimasi biaya pengiriman akan

disampaikan oleh pihak logistik setelah mengetahui

jalur untuk pengiriman hari berikutnya, apabila jalur

yang tertera dalam sistem tidak sesuai dengan jalur

pengiriman, maka secara otomatis biaya pengiriman

akan lebih besar. Jika melalui sales secretary,

penekanan biaya dapat diminimalisir dengan cara

bernegosiasi dengan pihak customer mengenai jadwal

pengiriman yang disesuaikan dengan informasi yang

diperoleh dari pihak logistik dan pihak gudang.


BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya, peneliti dapat menarik

kesimpulan bahwa pelaksanaan prosedur penjualan pada PT INDO ASIA

TIRTA MANUNGGAL SURABAYA belum sesuai dengan pendapat

Mulyadi (2014). Meskipun perusahaan ini memiliki standar operasional

prosedur (SOP) yang cukup bagus, namun pada kenyataannya masih saja

terdapat kebijakan yang dirasa dapat menghambat kinerja seorang sales

secretary, yaitu dalam hal penerimaan purchase order (PO) yang harus

dan wajib diterima perusahaan dalam bentuk aslinya terlebih dahulu, baru

dapat diproses penginputanya.. Hal ini yang selalu menjadi sumber

kesalahpahaman antar karyawan, termasuk juga customer yang tidak

jarang selalu kecewa dengan dampak yang ditimbulkan dari kebijakan

tersebut.

34
35

B. Saran

Dari pembahasan yang sudah peneliti uraikan pada bab sebelumnya,

maka peneliti ingin memberikan saran, sebaiknya penerimaan purchase

order (PO) diperbolehkan dikirimkan melaui media komunikasi seperti

email, pesan singkat, atau aplikasi whatsapp, sehingga penginputan order

customer dapat segera ditangani oleh para sales secretary (SS) tanpa harus

menunggu seorang sales marketing (SM) datang untuk menyampaikan

PO nya, sehingga SM dapat terus fokus pada peningkatan penjualan dan

SS dapat menjalankan PO sesuai prosedur penjualan perusahaan.


36

DAFTAR PUSTAKA

Kotler, P. 2008. Manajemen Pemasaran Edisi 12 Jilid 2. Jakarta: Indeks

McLeod, R. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 7 Jilid 1. Jakarta:


PT.Prenhallindo

Mulyadi. 2014. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.

Nafarin, M. 2009. Penganggaran Perusahaan. Jakarta: Salemba Empat

Swastha, B. 2009. Manajemen Penjualan. Yogyakarta : BPFE.

Tjiptono, F. 2008. Strategi Pemasaran. Yogyakarta : Andi Yogyakarta,


LAMPIRAN 3

Lampiran 3 Formulir Database Pelanggan


Sumber : PT INDO ASIA TIRTA MANUNGGAL SURABAYA
LAMPIRAN 4

Lampiran 4 Peneliti saat melakukan wawancara


dengan Ibu Megawati
Sumber : Dokumentasi Pribadi
LAMPIRAN 5

SKRIP WAWANCARA

Peneliti telah mengajukan beberapa pertanyaan kepada ibu Mega

sebagai berikut :

a) Apakah selama ini prosedur penjualan sesuia dengan SOP yang sudah

ditetapkan perusahaan?

Jawab : Masih belum, karena masih ada beberapa marketing yang

menginput order dalam sistem AX tanpa sepengetahuan Sales

secretary (melakukan penginputan sendiri)

b) Seberapa besar dampak yang ditimbulkan apabila seorang marketing

melakukan hal tersebut ?

Jawab : Seorang sales secretary(SS) memiliki peran penting

dalam memonitor seluruh order dari customer, semua instrumen yang

terlibat dalam kegiatan penjualan memberikan informasi langsung

kepada SS, jika bukan SS yang melakukan penginputan, maka antara

customer dan marketing tidak akan mengetahui informasi penting di

dalam proses order nya, seperti jadwal pengiriman, tunggakan

pembayaran, informasi stok barang, informasi kenaikan harga dan

kurs penjualan yang berlaku saat itu.

c) Apakah tidak bisa seorang marketing langsung bertanya pada pihak

terkait mengenai informasi- informasi yang didapatkan oleh SS ?


Jawab : Bisa, hanya saja hal tersebut akan menghambat prosedur

yang seharusnya bisa cepat dproses, sama saja membuat pihak terkait

melakukan 2 kali kerja

d) Mengapa penerimaan order tidak melalui pesan singkat saja? Aplikasi

whatsapp misalnya?

Jawab : sebenarnya hal ini sudah menjadi kebijakan dari perusahaan

dengan maksud agar pasa sales marketing dapat selalu berkumpul

dengan para staff lainya, sehingga tetap terjalin kebersamaan antara

sales marketing dengan para staff administrasi dalam perusahaan


43