Otorgamiento de la Licencia de la Plataforma, su Implementación,

el Mantenimiento de la Licencia, y la prestación de los servicios

profesionales para el Mantenimiento y Soporte de la Solución de
e-Procurement para el Sistema de Compras y Contratación
Pública del Estado colombiano

Entregable E32:

Manual de uso por entidades públicas

Mayo de 2014

1
 Registro de modificaciones

Versión Descripción [o descripción de cambios] Autor Fecha creación

0,1 Versión inicial del documento Xavier Agüera 24/02/2014
0,2 Inclusión de imágenes con diseño de CCE Xavier Agüera 07/04/2014
0,3 Revisión de las imágenes Alejandro Posada 07/04/2014
0,4 Reorganización de contenidos Xavier Agüera 26/05/2014

2
 Tabla de Contenido

I. Presentación ............................................................................................................ 11
II. Requisitos técnicos ............................................................................................. 11
III. Recomendaciones generales de uso .................................................................. 12
IV. Acceso y registro de usuarios ............................................................................ 12
A. Registro de un nuevo usuario ......................................................................................... 12
B. Solicitud de acceso a una entidad pública ...................................................................... 16
C. Acceso a SECOP II (login) ............................................................................................. 18
V. Área de trabajo ..................................................................................................... 19
A. Descripción general ....................................................................................................... 19
B. Filtros y vistas ................................................................................................................ 21
VI. Menú configuración ............................................................................................. 23
A. Configuraciones de usuario ............................................................................................ 24
1. Mis datos de usuario ...................................................................................................... 24
2. Mis organizaciones ........................................................................................................ 24
3. Gestión de accesos y contraseñas ................................................................................. 25
4. Términos y condiciones de uso ...................................................................................... 26
5. Comunicaciones SECOP ............................................................................................... 27
B. Configuraciones de la entidad ........................................................................................ 28
1. Datos de la organización ................................................................................................ 28
2. Configuraciones de organización.................................................................................... 30
3. Gestión de accesos........................................................................................................ 31
4. Permisos ........................................................................................................................ 34
5. Departamentos .............................................................................................................. 37
6. Documentos de la organización ..................................................................................... 41
7. Flujos de aprobación ...................................................................................................... 45
8. Grupos de usuarios ........................................................................................................ 49
C. Funciones relacionadas ................................................................................................. 52
1. Creación de equipos de consulta y tramitación ............................................................... 52
VII. Menú servicios ..................................................................................................... 55
A. Búsqueda – Búsqueda de procedimientos de acceso público ......................................... 56
B. Cuadros de mando......................................................................................................... 57
1. Cuadros de mando......................................................................................................... 58
2. Gráficos de seguimiento ................................................................................................. 58
C. Expedientes ................................................................................................................... 58
1. Expedientes ................................................................................................................... 58
2. Adjudicaciones ............................................................................................................... 61

3
 3. Unidad de contratación .................................................................................................. 65
4. Tipos de procedimientos y equipos ................................................................................ 74
D. Modelos de evaluación – Consultar modelos de evaluación ........................................... 75
E. Contratos ....................................................................................................................... 76
F. Gestión de proveedores .................................................................................................... 78
1. Directorio de empresas .................................................................................................. 78
2. Inhabilidad de proveedores ............................................................................................ 89
G. Otras herramientas ofrecidas en SECOP II .................................................................... 92
1. Mensajes ....................................................................................................................... 92
2. Plantillas de mensajes.................................................................................................... 93
3. Tareas ........................................................................................................................... 94
4. Recibos .......................................................................................................................... 95
VIII. Tramitación de expedientes ............................................................................. 96
A. Funcionalidades disponibles en un expediente ............................................................... 96
1. Detalle del Expediente ................................................................................................... 97
2. Línea del tiempo ............................................................................................................ 99
3. Eventos.......................................................................................................................... 99
4. Mensajes ......................................................................................................................100
5. Aclaraciones .................................................................................................................102
6. Tareas ..........................................................................................................................103
7. Fases de apertura .........................................................................................................104
8. Procedimientos .............................................................................................................105
9. Gestión de equipos .......................................................................................................106
10. Proveedores interesados ...........................................................................................107
11. Modificaciones ...........................................................................................................107
12. Análisis de precios .....................................................................................................108
13. Evaluación de criterios ...............................................................................................109
14. Adjudicaciones ..........................................................................................................109
15. Fase de negociación..................................................................................................109
16. Registrar ofertas externas ..........................................................................................110
17. Recibos .....................................................................................................................110
B. Preparación y publicación de un procedimiento .............................................................110
1. Acceder al Área de Trabajo ...........................................................................................111
2. Creación del expediente ................................................................................................112
3. Carga de información del procedimiento........................................................................115
C. Aclaraciones y correcciones de procedimientos.............................................................130
1. Aclaraciones .................................................................................................................130
2. Modificaciones ..............................................................................................................133
D. Apertura e análisis de propuestas .................................................................................137
1. Estructura de la interfaz de apertura ..............................................................................137
2. Descripción del proceso de apertura de ofertas .............................................................138

4
 E. Adjudicación y Comunicación del ganador ....................................................................150
1. Informe preliminar .........................................................................................................150
2. Informe final ..................................................................................................................153
3. Proyecto de Contrato ....................................................................................................154
IX. Ayuda en línea .................................................................................................... 158

Ilustraciones

Ilustración 1. Compatibilidad de SECOP II con diferentes navegadores ........................................ 11

Ilustración 2. Pantalla de acceso a SECOP II ............................................................................... 12
Ilustración 3. Formulario de solicitud de alta ................................................................................. 13
Ilustración 4. Confirmación de envío de la solicitud de usuario ..................................................... 14
Ilustración 5. Modelo de correo de confirmación de solicitud de usuario ....................................... 15
Ilustración 6. Formulario de solicitud del tipo de acceso ............................................................... 16
Ilustración 7. Resultado positivo de las búsquedas de empresas .................................................. 17
Ilustración 8. Resultado negativo de las búsquedas de empresas ................................................ 17
Ilustración 9. Notificación de la solicitud ....................................................................................... 18
Ilustración 10. Formulario de acceso ............................................................................................ 18
Ilustración 11. Elementos del área de trabajo ............................................................................... 19
Ilustración 12. Ejemplo de desplegable de filtros .......................................................................... 21
Ilustración 13. Listado de Vistas preestablecidas .......................................................................... 21
Ilustración 14. Configuración de una vista mediante búsqueda avanzada ..................................... 22
Ilustración 15. Enlace de guardado de búsquedas........................................................................ 22
Ilustración 16. Formulario de carga de datos de una Vista ............................................................ 23
Ilustración 17. Listado de Vistas actualizado ................................................................................ 23
Ilustración 18. Menú de configuración .......................................................................................... 24
Ilustración 19. Formulario de solicitud de acceso.......................................................................... 25
Ilustración 20. Pantalla de Mis accesos ........................................................................................ 25
Ilustración 21. Formulario de edición de los datos de un usuario .................................................. 26
Ilustración 22. Información de usuario .......................................................................................... 26
Ilustración 23. Acceso a las condiciones de uso ........................................................................... 27
Ilustración 24. Sección de notificaciones ...................................................................................... 27
Ilustración 25. Datos de la entidad ............................................................................................... 28
Ilustración 26. Formulario de edición de los datos de una entidad ................................................ 29
Ilustración 27. Formulario de actualización de idioma y huso horario ............................................ 30
Ilustración 28. Interfaz de configuración de la entidad .................................................................. 30
Ilustración 29. Opciones de la gestión de accesos........................................................................ 31
Ilustración 30. Aceptación / rechazo de solicitudes ....................................................................... 31
Ilustración 31. Confirmación de la asociación de usuario .............................................................. 32
Ilustración 32. Cancelación de usuarios ....................................................................................... 32
Ilustración 33. Creación de usuarios............................................................................................. 33
Ilustración 34. Pasos de la edición de usuarios ............................................................................ 34
Ilustración 35. Menú de gestión de autorizaciones........................................................................ 34

5
Ilustración 36. Menú de gestión de autorizaciones........................................................................ 35
Ilustración 37. Configuración de accesos directos ........................................................................ 36
Ilustración 38. Configuración del área de trabajo .......................................................................... 36
Ilustración 39. Interfaz de asignación de departamentos .............................................................. 37
Ilustración 40. Interfaz de asignación de usuarios......................................................................... 37
Ilustración 41. Gestión de departamentos .................................................................................... 37
Ilustración 42. Creación de departamentos de primer nivel ........................................................... 38
Ilustración 43. Departamento de primer nivel................................................................................ 38
Ilustración 44. Formulario para indicar los datos de un departamento ........................................... 39
Ilustración 45. Formulario para añadir usuarios ............................................................................ 40
Ilustración 46. Árbol de usuarios y departamentos........................................................................ 40
Ilustración 47. Listado de documentos ......................................................................................... 41
Ilustración 48. Entorno de edición de los documentos .................................................................. 42
Ilustración 49. Opciones de carga de documentos de la entidad ................................................... 42
Ilustración 50. Sistema de carga de documentos alternativo ......................................................... 43
Ilustración 51. Interfaz de carga de varios documentos ................................................................ 43
Ilustración 52. Sistema de borrado de documentos cargados en SECOP II .................................. 44
Ilustración 53. Sistema de descarga de documentos cargados en SECOP II ................................ 45
Ilustración 54. Interfaz de creación de flujos de aprobación .......................................................... 46
Ilustración 55. Formulario de selección del tipo de nivel ............................................................... 47
Ilustración 56. Acceso a la configuración del número de usuarios aprobadores ............................ 47
Ilustración 57. Interfaz de definición de los usuarios precisos para la aprobación ......................... 47
Ilustración 58. Incorporación de nuevas tareas ............................................................................. 48
Ilustración 59. Formulario de asignación de tareas ....................................................................... 48
Ilustración 60. Acceso a la gestión de grupos de usuarios ............................................................ 49
Ilustración 61. Creación de grupo ................................................................................................. 50
Ilustración 62. Ejemplo de listado de roles existentes ................................................................... 50
Ilustración 63. Formulario de inclusión de usuarios....................................................................... 51
Ilustración 64. Gestión de usuarios de grupos .............................................................................. 52
Ilustración 65. Acceso a la creación de equipos ........................................................................... 52
Ilustración 66. Selección de la opción de creación de equipos ...................................................... 53
Ilustración 67. Página de listado de equipos ................................................................................. 53
Ilustración 68. Creación de tipo de equipo .................................................................................... 53
Ilustración 69. Tareas de configuración sobre los equipos ............................................................ 53
Ilustración 70. Datos generales de un equipo ............................................................................... 54
Ilustración 71. Opciones asociadas a los flujos ............................................................................. 55
Ilustración 72. Pantalla con el menú de servicios .......................................................................... 55
Ilustración 73. Ventana de listado de procedimientos ................................................................... 56
Ilustración 74. Selección de procedimientos a mostrar ................................................................. 56
Ilustración 75. Búsqueda avanzada de procedimientos ................................................................ 57
Ilustración 76. Ejemplo de gráfico de ahorro ................................................................................. 58
Ilustración 77. Ejemplo de gráfico de utilización de SECOP II ....................................................... 58
Ilustración 78. Interfaz de seguimiento de expedientes ................................................................. 59
Ilustración 79. Caja de búsqueda ................................................................................................. 59
Ilustración 80. Listado de procedimientos ..................................................................................... 60
Ilustración 81. Ficha resumen del procedimiento .......................................................................... 61

6
Ilustración 82. Botón de acceso a la creación de expedientes ...................................................... 61
Ilustración 83. Página de acceso a la sección de adjudicaciones .................................................. 62
Ilustración 84. Primer paso de edición de adjudicaciones ............................................................. 63
Ilustración 85. Información de la clasificación y lista de adjudicatarios .......................................... 64
Ilustración 86. Edición del informe preliminar de una adjudicación ................................................ 64
Ilustración 87. Descarga de informe preliminar ............................................................................. 64
Ilustración 88. Gestión de observaciones a las licitaciones ........................................................... 65
Ilustración 89. Informe final .......................................................................................................... 65
Ilustración 90. Acceso a la gestión de unidades de contratación ................................................... 66
Ilustración 91. Acceso a la creación de unidades de contratación ................................................. 66
Ilustración 92. Información general de una unidad de contratación ............................................... 67
Ilustración 93. Información de la dirección de una unidad de contratación .................................... 67
Ilustración 94. Formulario de selección de la dirección de una unidad de contratación ................. 68
Ilustración 95. Formulario de creación de una ubicación ............................................................... 69
Ilustración 96. Formulario de datos de contacto de una unidad de contratación ............................ 69
Ilustración 97. Información de contactos adicionales de una unidad de contratación..................... 70
Ilustración 98. Formulario de inclusión de contactos adicionales de una unidad de contratación ... 70
Ilustración 99. Procedimientos y equipos y usuarios de una unidad de contratación ..................... 71
Ilustración 100. Formulario para añadir procedimientos a una unidad de contratación .................. 71
Ilustración 101. Acceso a la desactivación de unidades de contratación ....................................... 72
Ilustración 102. Listado de unidades de contratación activas ........................................................ 72
Ilustración 103. Acceso a la activación de unidades de contratación............................................. 73
Ilustración 104. Listado de unidades de contratación desactivadas .............................................. 73
Ilustración 105. Acceso al borrado de unidades de contratación ................................................... 73
Ilustración 106. Listado de unidades de contratación desactivadas .............................................. 74
Ilustración 107. Página de acceso a la creación de procedimientos y equipos .............................. 74
Ilustración 108. Lista de contratos en estado de edición ............................................................... 76
Ilustración 109. Pasos de la elaboración de un contrato ............................................................... 76
Ilustración 110. Formulario de carga de información general ........................................................ 77
Ilustración 111. Interfaz de indicación de condiciones de un contrato ........................................... 77
Ilustración 112. Entorno de indicación de artículos y cantidades ................................................... 78
Ilustración 113. Anexado de documentos ..................................................................................... 78
Ilustración 114. Ejemplo de información del directorio de empresas ............................................. 79
Ilustración 115. Acceso a las principales funcionalidades del directorio de empresas ................... 79
Ilustración 116. Interfaz del componente de red del directorio de organizaciones ......................... 80
Ilustración 117. Selección del país de una empresa ..................................................................... 80
Ilustración 118. Selección de categoría de una empresa .............................................................. 80
Ilustración 119. Ficha resumen de empresa ................................................................................. 81
Ilustración 120. Formulario de recomendación de empresa .......................................................... 81
Ilustración 121. Formulario de invitación de empresa ................................................................... 82
Ilustración 122. Menú del perfil de organización ........................................................................... 82
Ilustración 123. Perfil de organización .......................................................................................... 83
Ilustración 124. Formulario de configuración de organización ....................................................... 84
Ilustración 125. Formulario de selección de logotipo y banner ...................................................... 84
Ilustración 126. Información de certificaciones.............................................................................. 85
Ilustración 127. Ficha de detalle de una certificación .................................................................... 85

7
Ilustración 128. Formulario de creación de una certificación ......................................................... 85
Ilustración 129. Consulta general de recomendaciones de una organización ................................ 86
Ilustración 130. Formulario de solicitud de recomendación ........................................................... 87
Ilustración 131. Apartado de noticias ............................................................................................ 87
Ilustración 132. Detalle de una noticia .......................................................................................... 87
Ilustración 133. Formulario de creación de noticias ...................................................................... 88
Ilustración 134. Formulario de edición del perfil de una organización ............................................ 89
Ilustración 135. Listado de inhabilidades planteadas por una entidad ........................................... 89
Ilustración 136. Detalle de inhabilidad .......................................................................................... 90
Ilustración 137. Acceso a la creación y borrado de inhabilidades .................................................. 90
Ilustración 138. Formulario de creación de inhabilidades .............................................................. 91
Ilustración 139. Buscador de organizaciones ................................................................................ 91
Ilustración 140. Listado de inhabilidades a borrar ......................................................................... 92
Ilustración 141. Central de mensajes ............................................................................................ 93
Ilustración 142. Creación de una plantilla de mensajes ................................................................. 94
Ilustración 143. Activación de una plantilla de mensajes ............................................................... 94
Ilustración 144. Ejemplo de listado de tareas ................................................................................ 94
Ilustración 145. Ejemplo de listado de recibos .............................................................................. 95
Ilustración 146. Pantalla de expediente ........................................................................................ 96
Ilustración 147. Detalle de expediente .......................................................................................... 97
Ilustración 148. Edición de expediente / carga de documentos ..................................................... 98
Ilustración 149. Línea de tiempo de un expediente ....................................................................... 99
Ilustración 150. Eventos asociados a un expediente ....................................................................100
Ilustración 151. Interfaz de selección de destinatarios de los mensajes .......................................101
Ilustración 152. Ejemplo de selección de destinatarios ................................................................101
Ilustración 153. Interfaz de redacción de mensajes .....................................................................102
Ilustración 154. Componente de aclaraciones .............................................................................102
Ilustración 155. Componente de tareas .......................................................................................103
Ilustración 156. Interfaz de creación de tareas.............................................................................104
Ilustración 157. Fases de apertura de las ofertas ........................................................................105
Ilustración 158. Procedimiento ....................................................................................................106
Ilustración 159. Componente de gestión de equipos ....................................................................106
Ilustración 160. Información de proveedores interesados ............................................................107
Ilustración 161. Listado de modificaciones...................................................................................107
Ilustración 162. Componente de análisis de precios ....................................................................108
Ilustración 163. Evaluación de criterios........................................................................................109
Ilustración 164. Adjudicaciones realizadas ..................................................................................109
Ilustración 165. Componente de negociación ..............................................................................109
Ilustración 166. Registro de ofertas externas ...............................................................................110
Ilustración 167. Recibos de acciones realizadas ..........................................................................110
Ilustración 168. Área de trabajo ...................................................................................................111
Ilustración 169. Selección de opción ...........................................................................................111
Ilustración 170. Tipos de procedimientos disponibles ..................................................................111
Ilustración 171. Formulario de creación de procedimiento ...........................................................112
Ilustración 172. Formulario de selección de unidad de contratación.............................................113
Ilustración 173. Sistema de selección de UNSPC ........................................................................114

8
Ilustración 174. Sistema de selección de UNSPC adicional .........................................................114
Ilustración 175. Clasificación adicional ........................................................................................115
Ilustración 176. Pasos de la actualización de la información de expedientes ...............................115
Ilustración 177. Botones de navegación por el formulario ............................................................116
Ilustración 178. Formulario de información general de procedimientos ........................................116
Ilustración 179. Formulario de configuración de procedimientos ..................................................118
Ilustración 180. Configuración del formulario de respuesta ..........................................................118
Ilustración 181. Barra de herramientas de edición de formularios ................................................119
Ilustración 182. Configuración del formulario de respuesta ..........................................................119
Ilustración 183. Establecimiento de tipología de pregunta............................................................120
Ilustración 184. Definición de criterios de evaluación ...................................................................121
Ilustración 185. Acceso a reglamentos de evaluación ..................................................................121
Ilustración 186. Detalle de la evaluación ......................................................................................122
Ilustración 187. Detalle de la evaluación ......................................................................................122
Ilustración 188. Formulario de definición de sistema de evaluación .............................................123
Ilustración 189. Formulario de configuración del sistema de evaluación ......................................124
Ilustración 190. Interfaz de carga de documentos ........................................................................124
Ilustración 191. Listado de documentos.......................................................................................125
Ilustración 192. Mecanismo de invitación por categoría ...............................................................126
Ilustración 193. Mecanismo de invitación por categoría ...............................................................127
Ilustración 194. Formulario de registro de entidad .......................................................................129
Ilustración 195. Publicación del procedimiento ............................................................................130
Ilustración 196. Página resumen .................................................................................................130
Ilustración 197. Localización del apartado Aclaraciones ..............................................................131
Ilustración 198. Formulario de edición de mensajes ....................................................................132
Ilustración 199. Acciones del formulario de mensajes ..................................................................133
Ilustración 200. Componente de modificación de procedimientos ................................................133
Ilustración 201. Proceso de modificación de procedimientos .......................................................134
Ilustración 202. Menú de pasos de actualización .........................................................................134
Ilustración 203. Acceso directo a los diferentes tipos de actualización .........................................135
Ilustración 204. Formulario de actualización de fechas ................................................................136
Ilustración 205. Campo para indicar la causa de la modificación..................................................136
Ilustración 206. Barra de control de las modificaciones ................................................................137
Ilustración 207. Componente fases de apertura...........................................................................137
Ilustración 208. Interfaz del sistema de apertura de ofertas .........................................................138
Ilustración 209. Indicación de que ya se puede iniciar el proceso de apertura de ofertas .............139
Ilustración 210. Interfaz del sistema de exclusión / admisión de ofertas .......................................139
Ilustración 211. Proceso de exclusión de ofertas .........................................................................140
Ilustración 212. Justificación de la exclusión de ofertas ...............................................................140
Ilustración 213. Redistribución de responsables de la apertura de ofertas ...................................141
Ilustración 214. Proceso de desencriptado ..................................................................................141
Ilustración 215. Acceso a la información de las ofertas ................................................................142
Ilustración 216. División de la información de la oferta.................................................................142
Ilustración 217. Proceso de apertura de ofertas con Sobres ........................................................144
Ilustración 218. Gestión de ofertas abiertas .................................................................................144
Ilustración 219. Acceso a la gestión de ofertas no cargadas en SECOP II ...................................145

9
Ilustración 220. Carga de documentación de ofertas externas .....................................................145
Ilustración 221. Asociación de proveedor a ofertas externas .......................................................146
Ilustración 222. Creación de una oferta externa...........................................................................146
Ilustración 223. Carga de información general en el formulario de respuesta ...............................146
Ilustración 224. Carga de información específica en el formulario de respuesta ...........................147
Ilustración 225. Asociación de documentos a la oferta externa ....................................................147
Ilustración 226. Asociación de documentos ad hoc a la oferta externa.........................................148
Ilustración 227. Interfaz de carga de documentos ........................................................................148
Ilustración 228. Listado de documentos para cargar ....................................................................149
Ilustración 229. Recomendaciones de presentación de ofertas ....................................................149
Ilustración 230. Acceso a Informe preliminar ...............................................................................150
Ilustración 231. Indicación de la información general de las ofertas .............................................150
Ilustración 232. Mapa de cantidades ...........................................................................................151
Ilustración 233. Confirmación de cantidades ...............................................................................151
Ilustración 234. Referencia de contrato .......................................................................................152
Ilustración 235. Interfaz de generación de informe preliminar ......................................................152
Ilustración 236. Formulario de envío del informe preliminar .........................................................152
Ilustración 237. Interfaz de consulta de objeciones ......................................................................153
Ilustración 238. Informe final .......................................................................................................153
Ilustración 239. Confirmación de la adjudicación .........................................................................154
Ilustración 240. Envío del Informe Definitivo ................................................................................154
Ilustración 241. Referencia de contrato .......................................................................................154
Ilustración 242. Generación de contrato ......................................................................................155
Ilustración 243. Formulario de identificación del contrato .............................................................155
Ilustración 244. Formulario de condiciones del contrato...............................................................157
Ilustración 245. Lista de artículos o servicios ...............................................................................158
Ilustración 246. Generador de documentos del contrato ..............................................................158
Ilustración 247. Ayuda ajuste de video ........................................................................................159

Tablas

Tabla 1. Tipos de flujos de aprobación ......................................................................................... 46

10
I. Presentación

Esta guía constituye la herramienta de consulta para orientar a los usuarios de una entidad pública
en el uso de las funcionalidades de SECOP II.

II. Requisitos técnicos

SECOP II está certificado como compatible con todos los navegadores importantes del mercado
como son Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari y Opera conforme a la siguiente tabla:

Ilustración 1. Compatibilidad de SECOP II con diferentes navegadores

De la misma forma, obtener un óptimo provecho de SECOP II también precisa contar con:
• Java (Oracle)

• Flash Player (Adobe)

11
Para comprobar si los tiene instalados y si de ser así cuenta con la última versión, puede hacerlo
en:
• Java: http://java.com/es/download/installed.jsp

• Flash Player: http://helpx.adobe.com/es/flash-player/kb/find-version-flash-player.html

III. Recomendaciones generales de uso

Para garantizar una obtención de resultados óptimos en la utilización de SECOP II se recomienda:

1. Siempre que sea posible, convierta sus documentos a PDF. SECOP II acepta archivos de un
tamaño máximo de 15 MB y este formato, además de garantizar que quienes descarguen un
documento lo vean correctamente, permite optimizar el peso del mismo.
2. En todos los archivos, y especialmente los Excel y DWF/DWG, defina siempre el área de
impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir.

Si necesita cualquier aclaración sobre el uso de SECOP II, póngase en contacto con el Servicio de
Atención al Usuario.

IV. Acceso y registro de usuarios

El acceso a SECOP II se hace a través de una ventana en la que se ofrece tanto la posibilidad de
identificarse en el caso de tener una cuenta en el servicio, como la de solicitar el alta si se trata de
un nuevo usuario.

En los siguientes apartados se indica cómo realizar estas acciones.

A. Registro de un nuevo usuario

Los usuarios que todavía no estén registrados en SECOP II deben pulsar en en el enlace Darse de
alta que aparece en la barra superior de la ventana.

Ilustración 2. Pantalla de acceso a SECOP II

12
Esto lleva a un formulario como el presentado en la siguiente imagen en el que se solicitará la
información precisa del usuario (debe tenerse en cuenta que todos los campos son obligatorios):

Ilustración 3. Formulario de solicitud de alta

La información solicitada se corresponde con:

• País: localización geográfica del nuevo usuario.

• Nombre: identificación completa del usuario.
• e-Mail: correo electrónico que se usará en cualquier comunicación con este usuario.
• Identificador: nombre de usuario que se utilizará para su acceso a SECOP II.
• Contraseña / confirmar contraseña: palabra clave que permitirá validar la identidad del
usuario (debe tener un mínimo de ocho caracteres y combinar letras y números.
• Pregunta de seguridad: pregunta que presentará SECOP II en caso de haber olvidado la
contraseña.

13
 • Respuesta a la pregunta de seguridad: contestación que debe dar el usuario a la pregunta
de seguridad para confirmar su identidad.
• Celular de recuperación de contraseña: número de teléfono que se usará para los
procesos de confirmación de la identidad del usuario.

Tras indicar y enviar esta información, se mostrará al nuevo usuario una ventana que le indica que
recibirá en la cuenta de correo que haya indicado antes un e-Mail para que confirme su solicitud:

Ilustración 4. Confirmación de envío de la solicitud de usuario

14
El correo remitido tiene una estructura y contenidos similares a la de la imagen mostrada a
continuación:

Ilustración 5. Modelo de correo de confirmación de solicitud de usuario

Para activar el registro es preciso pulsar en el enlace contenido en el correo electrónico recibido e
indicar los datos de autenticación de usuario en la página a la que lleva. Tras esto es posible:

• Solicitar acceso a una entidad pública o empresa (que ya debe estar dada de alta en el
sistema).
• Crear una empresa nueva.
• Establecer que se trata de un Trabajador Independiente.

En este caso la opción a seleccionar es la primera.

15
 Ilustración 6. Formulario de solicitud del tipo de acceso

B. Solicitud de acceso a una entidad pública

Para poder actuar como miembro de una entidad es preciso que el responsable de la misma en
SECOP II autorice a ello. Para hacer esto posible se ha establecido un mecanismo de solicitud que
se describe a continuación.

Como primer paso debe accederse a la correspondiente sección y en ella indicar la entidad a la
que se quiere tener acceso. Con el fin de simplificar el proceso cuando se selecciona esta opción
se accede a un formulario de búsqueda rápida en el que es posible indicar:

• NIT de la empresa.
• Nombre de la empresa.

Como resultado se muestra un listado de las empresas y entidades que cumplen esas condiciones.
Hay que seleccionar entre ellas la deseada y pulsar en el botón :

16
 Ilustración 7. Resultado positivo de las búsquedas de empresas

En caso de que no se encuentre la entidad con los datos indicados, se ofrece la posibilidad de
crearla.

Ilustración 8. Resultado negativo de las búsquedas de empresas

17
Esta solicitud se le notificará automáticamente al responsable de la entidad pública. En la
notificación se incluirá un enlace que le permitirá ir directamente al formulario de aceptación o
rechazo de la petición:

Ilustración 9. Notificación de la solicitud

C. Acceso a SECOP II (login)

Después de registrado cada vez que se quiera acceder al sistema será preciso indicar los datos de
usuario (identificador y contraseña) en el formulario que aparece en la parte derecha de la ventana

inicial, y pulsar en el botón :

Ilustración 10. Formulario de acceso

Se llega así al Área de Trabajo descrita en el apartado siguiente.

18
V. Área de trabajo

A. Descripción general

El área de trabajo es la entrada a SECOP II. En ella están disponibles las herramientas que
ayudan al usuario a trabajar de una forma rápida en procedimientos, y a establecer mecanismos de
ejecución de sus tareas a través de la plataforma.

Para facilitar su uso se ha estructurado en las siguientes secciones:

Ilustración 11. Elementos del área de trabajo

1. Identificación: Se indica el nombre de la entidad y del usuario. Esta área ofrece además
la fecha y hora local, y el botón Salida que permite cerrar la sesión.
2. Menú inicio: Botones de acceso en la barra de menú. Dependiendo del tipo de acción que
se esté desarrollando aparecerá destacado en él la opción correspondiente que, según el
perfil de usuario pueden ser:
• Área de trabajo.
• Configuración

19
 • eSourcing.
• Contratos.
• Servicios

Además, ofrece:

• El icono : acceso directo a los mensajes recibidos y no leídos (la cantidad

de éstos se indica en el cuadro claro).

• El icono : acceso directo a las tareas recibidas y no consultadas (la cantidad

de estas se indica en el cuadro claro).
• Un formulario de búsqueda en el que se puede hacer la consulta en todo SECOP II
(opción Global) o únicamente en la página que se está consultando.

3. Zona de accesos directos: Áreas que permiten acceder rápidamente a los últimos
Expedientes gestionados, así como las opciones que tiene disponible en el área Quiero....
4. Áreas: Permite a un usuario de una entidad con un determinado perfil poder vender o
comprar sin necesidad de crear un nuevo usuario en SECOP II
5. Área de trabajo: Conjunto de componentes (widgets) que proporcionan determinadas
funcionalidades al usuario. Esta zona se divide en 2 bloques, uno en el lado izquierdo y
otro en el lado derecho.

Las aplicaciones que están disponibles en el área de trabajo, son las siguientes:

• Tareas: Lista de tareas pendientes asignadas al usuario. Son visibles las

generadas automáticamente por SECOP II (tareas de apertura y de aprobación) y
las referentes a un procedimiento en concreto.
• Alertas: Mensajes de alerta (notificación de adjudicaciones, recepción de
recomendaciones, etc.)
• Línea de tiempo: Visualización gráfica de la evolución del negocio en SECOP II;
• Agenda: Lista de actividades del usuario en formato calendario;
• Mensajes: Lista de los últimos mensajes recibidos;
• Recomendaciones: Entidades con que las que nuestra entidad ha hecho
negocios en SECOP II y a las que le puede pedir recomendaciones.

20
B. Filtros y vistas

SECOP II cuenta con mecanismos que le permiten filtrar la información mostrada para ajustarse a
las necesidades de los usuarios.

Estos filtros están disponibles en todas las áreas de gestión, pestañas de consulta y demás
ventanas de la herramienta. A ellos es posible añadir otros que se definan directamente por los
usuarios.

Por ejemplo, si en la pestaña de Gestión de adjudicaciones se quiere seleccionar las que están
activas, se deberá seleccionar este estado en el desplegable correspondiente que aparece en la
barra superior de la ventana o en el bloque de Vistas.

Ilustración 12. Ejemplo de desplegable de filtros

También la parte inferior del Área de Trabajo, bajo los resultados mostrados por el filtro, se muestra
una lista de las Vistas asociadas a la misma:

Ilustración 13. Listado de Vistas preestablecidas

La creación de vistas personalizadas se realiza a través de la herramienta de Búsqueda o de

Búsqueda avanzada. Por ejemplo, para consultar las compras activas se accedería al formulario de
consulta correspondiente y se establecerían las condiciones deseadas:

21
 Ilustración 14. Configuración de una vista mediante búsqueda avanzada

En los resultados que se muestran aparece un enlace Guardar que permite almacenar la
configuración de la búsqueda realizada y que, además, abre un formulario en el que establecer una
denominación para esta búsqueda.

Ilustración 15. Enlace de guardado de búsquedas

Se abre una ventana flotante con un formulario en el que indicar el nombre que se quiere dar a la
nueva vista:

22
 Ilustración 16. Formulario de carga de datos de una Vista

Tras esto la nueva vista estará disponible en el menú de la barra superior.

Ilustración 17. Listado de Vistas actualizado

El borrado de una vista se realiza pulsando en el aspa que aparece a la derecha de su enalce.

VI. Menú configuración

Una vez que un usuario tiene acceso al área de trabajo, tendrá a su disposición diferentes
opciones de configuración tanto para el usuario como para su entidad, que le permitirán adaptar a
sus preferencias sus accesos, permisos y acciones.

23
 Ilustración 18. Menú de configuración

A. Configuraciones de usuario

Es el área en la que el usuario puede gestionar sus datos personales. Dentro de las opciones en
la configuración de usuario que permite SECOP II, se encuentran las funcionalidades descritas a
continuación.

1. Mis datos de usuario

En esta área es posible efectuar la actualización de los datos y contactos del usuario,
definir el idioma con el que se quiere usar SECOP II y definir el huso horario. También es
posible modificar la pregunta y respuesta de seguridad que son utilizadas para la
recuperación de acceso.
Para realizar estas acciones, se tendrá que pulsar el botón

2. Mis organizaciones
En SECOP II, se puede acceder a diferentes entidades con un único identificador, no
siendo necesario tener múltiples nombres de usuario y contraseña. Será el responsable de
cada entidad en la plataforma, el encargado de autorizar el acceso.
Para solicitar el acceso a otra entidad, se tendrá que pulsar el botón .
Posteriormente, se tendrá que buscar por nombre de la entidad o NIT a la que desea
unirse, y por último pulsar el enlace Pedir Acceso.

24
 Ilustración 19. Formulario de solicitud de acceso

Será el responsable de la entidad seleccionada, la que aceptará o rechazará su entrada en

la cuenta.

3. Gestión de accesos y contraseñas

Ilustración 20. Pantalla de Mis accesos

Además de ofrecer información de los accesos realizados por un usuario, a través de esta
opción, es posible modificar la contraseña o el nombre de usuario y consultar el
histórico de accesos del mismo en SECOP II. Para ello, habrá que seleccionar el usuario
y posteriormente pulsar en el enlace Editar.

También se puede definir si el acceso para este usuario será por un tiempo determinado.

25
 Ilustración 21. Formulario de edición de los datos de un usuario

Una vez realizadas estas acciones, se deberá pulsar el botón .

Por su parte, al pulsar en el botón se accede a una ventana con información del
usuario desde la que también es posible acceder al entorno de edición de sus propiedades.

Ilustración 22. Información de usuario

4. Términos y condiciones de uso

Sección donde es posible consultar las condiciones de uso de SECOP II, los términos
legales y su adecuación a la normativa colombiana, en materia de protección de datos
de carácter personal así como otros avisos, como la condiciones de cancelación de un
procedimiento, de emisión de certificados, etc.

26
 Se muestra un listado de las condiciones existentes. Para conocer el detalle de alguna de
ellas se debe pulsar el enlace Vista que aparece a su derecha.

Ilustración 23. Acceso a las condiciones de uso

5. Comunicaciones SECOP
En este apartado, el usuario dispondrá de un historial de las comunicaciones de SECOP
puestas a disposición de todos los usuarios de SECOP II, tanto entidades públicas como
proveedores, informando de actualizaciones, mejoras, novedades o cuando por alguna de
estas causas, la plataforma no se encuentre disponible.

Existe la posibilidad de consultar todas las notificaciones o sólo las últimas, así como de
realizar una búsqueda de alguna concreta.

Ilustración 24. Sección de notificaciones

27
B. Configuraciones de la entidad

Es el área que permite mantener los datos de la entidad y de los usuarios suscritos a la misma
siempre actualizados. Las configuraciones serán realizadas por personal de Colombia Compra
Eficiente cuando una entidad solicite acceso al servicio de licitación electrónica. Esta sección
dispone de las siguientes funcionalidades.

1. Datos de la organización
En esta área es posible actualizar los datos generales de su empresa, los contactos de
la entidad, páginas de internet, cambiar el usuario responsable, configurar el idioma y el
huso horario, colocar recomendaciones y certificaciones, etc., para que en el directorio de
empresas, sean visualizados por otras entidades/empresas.

Ilustración 25. Datos de la entidad

La actualización de los datos de la entidad se realiza pulsando el botón . Esto

lleva a un formulario en el que se pueden actualizar los datos asociados a la entidad.

28
 Ilustración 26. Formulario de edición de los datos de una entidad

Para configurar el idioma y el huso horario que tendrá por defecto la cuenta, se deberá
pulsar en la pestaña Configuración, lo que abrirá un formulario en que se podrán actualizar
estos datos.

29
 Ilustración 27. Formulario de actualización de idioma y huso horario

2. Configuraciones de organización
Esta sección está planteada para definir las características funcionales de la entidad.
Concretamente permite establecer:

• Si los usuarios asociados a dicha entidad pueden personalizar o no su área de

trabajo. Por defecto la opción es Sí.
• Si para la ejecución de las tareas de la entidad se pueden definir equipos con flujos
de trabajo (workflows) establecidos. Por defecto la opción es No.
• Si la autorización de acceso de los usuarios se define para toda la organización o
si puede establecerse para cada unidad de contratación con que cuente esta. Por
defecto la opción es No.

Ilustración 28. Interfaz de configuración de la entidad

30
3. Gestión de accesos
Área donde será posible aceptar/rechazar solicitudes de acceso hechas a la entidad por
otros usuarios y donde crear nuevos usuarios. En este apartado, además, el
administrador del sistema tendrá un registro (log) con la fecha y hora de todos los accesos
de usuarios.

Se trata de funcionalidades a las que sólo se tiene acceso si se tiene perfil de Responsable
de Entidad, quien dispone entonces de acceso a las funcionalidades de gestión de los
usuarios:

Ilustración 29. Opciones de la gestión de accesos

• Para aceptar/rechazar solicitudes de acceso de usuarios, se pulsará en la opción

deseada, lo que lleva a una página en la que aparece el listado de solicitudes. De ellas
se selecciona el usuario a aceptar o rechazar y, por último, se pulsa el botón
.
Es importante destacar que la aceptación se puede realizar tanto de forma individual
como para grupos de usuarios.

Ilustración 30. Aceptación / rechazo de solicitudes

Tras esto, los diferentes usuarios formarán parte de la entidad y estarán disponibles
para poder ser asociados a los equipos de trabajo de la misma.

31
 Ilustración 31. Confirmación de la asociación de usuario

• Para cancelar el acceso de un usuario, se pulsará la opción Cancelar usuarios, se

seleccionará el usuario que se desea desactivar, y por último se pulsará el botón
.

Ilustración 32. Cancelación de usuarios

• Para crear nuevos usuarios, se pulsará en el botón y después se cumplimentarán

los datos solicitados en el formulario:

32
 Ilustración 33. Creación de usuarios

A continuación se volverá a pulsar el botón . Esto enviará al usuario un correo

electrónico con un enlace para poder activar su cuenta. Como primer paso tendrá que

33
 cambiar la contraseña y cumplimentar los datos adicionales que le solicitará la
plataforma.

• También se puede editar la información de los usuarios pulsando el botón enlace

Editar. Se accede así al entorno de administración de usuarios. En él se diferencian
dos pasos:

Ilustración 34. Pasos de la edición de usuarios

• Paso 1 | Información del usuario: Configuración de datos personales, dirección de

correo electrónico, etc.
• Paso 2 | Perfil de la aplicación:
• Bloque perfiles de usuario: Se refiere a que el usuario se puede incluir
en un grupo de autorizaciones creado previamente.
• Bloque Personalizar perfil: Lleva a crear una autorización de accesos.

Es posible moverse entre ambos pasos pulsando los botones . Por su

parte, el botón almacena los nuevos datos que se hayan cargado.

4. Permisos
Permite crear conjuntos de autorizaciones (definir un patrón de perfil, accesos directos y
aplicaciones del área de trabajo) aplicables a varios usuarios o departamentos que
condicionan las funcionalidades a las que los mismos tienen acceso.

La creación de un conjunto de autorizaciones se compone de 4 pasos:

Ilustración 35. Menú de gestión de autorizaciones

34
• Paso 1 | Menú:
• Bloque Información general:
• Plantilla principal: modelos propuestos por tipo rol de usuario. Pueden ser:
• Buyer: perfil con accesos de comprador
• Buyer manager: perfil para el responsable de comprador en SECOP
II (a diferencia de buyer cuenta con información de ahorros y
beneficios)
• Manager: perfil con acceso a todas las funcionalidades
• Master: perfil con acceso a todas las funcionalidades
• Supplier: acceso a funcionalidades de proveedor
• Establecer como perfil predeterminado: establecer como perfil patrón para
el resto de definiciones de autorizaciones.
• Bloque definición de elementos del menú Servicios: qué bloques se pueden ver
en el menú Servicios.

Ilustración 36. Menú de gestión de autorizaciones

35
• Paso 2 | Zona de accesos directos:
• Bloque de Áreas rápidas: área de la izquierda donde salen los 6 últimos
procedimientos.
• Bloque de Enlaces rápidos: Permite definir el “Quiero…”:

Ilustración 37. Configuración de accesos directos

• Paso 3 | Área de trabajo:

• Bloque derecho: seleccionar los widget para que se visualicen a la derecha del
área de trabajo.
• Bloque izquierdo: seleccionar los widget para que se visualicen a la izquierda del
área de trabajo.

Ilustración 38. Configuración del área de trabajo

• Paso 4 | Usuarios:
Las autorizaciones se asignan a departamentos o a usuarios:

36
 • Bloque Asignar a Departamentos: permite seleccionar departamentos
previamente creados en Configuraciones de la Entidad > Departamentos. La
configuración de las autorizaciones afectará a todos los usuarios incluidos en ese
departamento.

Ilustración 39. Interfaz de asignación de departamentos

• Bloque Asignar a Usuarios: con él es posible seleccionar usuarios concretos.

Ilustración 40. Interfaz de asignación de usuarios

5. Departamentos
Permite organizar a los usuarios de la entidad en grupos para una mejor distribución de
tareas, así como replicar el organigrama de la entidad. Se podrá también asociar usuarios
a los departamentos.

Para crear un organigrama, se tendrá que pulsar el enlace Detalle.

Ilustración 41. Gestión de departamentos

Se accede así a una ventana en la que al pulsar el enlace Agregar departamento se

pueden ir generando departamentos de primer nivel. Para ello debe indicarse la
denominación del mismo en el campo de texto que se abre, y pulsar el enlace Confirmar.

37
 Ilustración 42. Creación de departamentos de primer nivel

Ilustración 43. Departamento de primer nivel

Para añadir subdepartamentos hay que pulsar en el enlace Agregar departamento que
aparece a la derecha del departamento.

Para completar la información de los departamentos, si se pulsa en su nombre de un

departamento se abre un formulario en el que se pueden indicar los datos del mismo:

• Nombre (es un campo obligatorio).

• Descripción.
• Datos de contacto. Se puede indicar que se usen los de la entidad o establecer otros
específicos para:
• Dirección.
• Código postal.
• Localidad.
• Provincia.
• País.
• Teléfono.
• Correo electrónico.

38
 Ilustración 44. Formulario para indicar los datos de un departamento

Por su parte, para agregar un usuario se debe pulsar el enlace Agregar usuarios situado
también a la derecha del nombre del departamento. Se abre así un formulario con la lista
de los usuarios disponibles, y en el que también es posible hacer una búsqueda directa por
el nombre de usuario.

Sólo se precisa seleccionar el o los que correspondan y pulsar el botón

39
 Ilustración 45. Formulario para añadir usuarios

De esta forma se genera el árbol que corresponda con la estructura de los departamentos
y los usuarios asociados al mismo.

Ilustración 46. Árbol de usuarios y departamentos

40
 Para borrar alguno de los departamentos y/o usuarios, se precisa seleccionar los que
corresponda y pulsar en el botón .

6. Documentos de la organización
Permite archivar y gestionar todos los documentos cargados en SECOP II,
posibilitando su reutilización sin que sea necesario efectuar una nueva carga.

Al acceder a este apartado se muestra un listado de los documentos que han sido
cargados. Además es posible hacer una búsqueda directa por el nombre del documento.

Ilustración 47. Listado de documentos

Para cada uno de ellos se ofrecen las siguientes posibilidades:

• Descargar.
Se descarga una copia del documento en el ordenador local.

• Editar.
Se accede a una ficha completa con los datos del documento desde la que es posible:

• Borrar el archivo.
• Descargar una copia del mismo.

• Cambiar la descripción del archivo (tras lo que es preciso pulsar el botón ).

41
 Ilustración 48. Entorno de edición de los documentos

• Ver detalle.
Ficha con la misma información que la interfaz de edición, pero en este caso no se
pueden actualizar datos.

Asimismo, se ofrecen diferentes opciones de carga y acceso a los documentos:

Ilustración 49. Opciones de carga de documentos de la entidad

42
• Importar archivos.
Ofrece la misma funcionalidad que la opción anterior, pero en este caso no se utiliza
una interfaz Java, sino web. Esta opción ofrece la posibilidad de indicar si los archivos
han sido firmados previamente.

Ilustración 50. Sistema de carga de documentos alternativo

• Importar archivos (alternativo).

Mediante una interfaz Java se pueden subir varios documentos a SECOP II.

Al acceder a esta opción se abre una ventana flotante que solicita autorización para
ejecutar la aplicación Java, lo que es preciso permitir para que pueda utilizarse esta
opción.

Ilustración 51. Interfaz de carga de varios documentos

Para cargar documentos se debe pulsar el botón , que abre un

sistema para elegir un documento del ordenador local. Este paso debe repetirse tantas
veces como documentos se quieran subir a la plataforma.

Tras esto se puede pulsar el botón Cargar, que sube los archivos tal y como están a
SECOP II.

43
• Borrar.
Esta opción ofrece un listado de los documentos cargados en SECOP II, y también
dispone de un mecanismo de búsqueda por palabra clave.

Se deben seleccionar aquellos documentos que se desee eliminar, y después pulsar

en el botón . Tras el borrado de uno o más documentos se muestra un mensaje
de confirmación.

Ilustración 52. Sistema de borrado de documentos cargados en SECOP II

• Descargar documentos.
Esta opción ofrece un listado de los documentos cargados en SECOP II, y también
dispone de un mecanismo de búsqueda por palabra clave.

Se deben seleccionar aquellos documentos que se desee descargar, y después pulsar

en el botón .

44
 Ilustración 53. Sistema de descarga de documentos cargados en SECOP II

7. Flujos de aprobación
Es posible asignar a determinados usuarios, grupos de usuarios o departamentos
funciones de aprobador en la ejecución de acciones específicas asociadas a un
procedimiento (como por ejemplo la aprobación de la creación un Expediente). Esto
permite definir cuál es el nivel de aprobación requerido para poder continuar la tramitación
de un expediente en SECOP II.

45
Los flujos de aprobación más usados son los siguientes:

Tabla 1. Tipos de flujos de aprobación

Tipo de flujo Significado

Definir usuarios para aprobar la creación del

Aprobar creación del Expediente
Expediente

Definir usuarios para aprobar la creación del

Aprobar creación del procedimiento
procedimiento antes de la publicación
Definir usuarios para la apertura (Mesa de
Abrir Ofertas
Contratación)
Aprobar negociación Definir usuarios para aprobar la negociación de ofertas
Aprobar comparativa de ofertas Definir usuarios para aprobar el mapa comparativo
Definir usuarios para aprobar la adjudicación antes de
Aprobar adjudicación del procedimiento
realizarla

Para crear un flujo de aprobación, se deberá pulsar el botón y posteriormente

habrá que indicar un Nombre y una Descripción para el flujo.

Ilustración 54. Interfaz de creación de flujos de aprobación

Si se desea enviar una notificación de recordatorio por correo electrónico al usuario

asignado para realizar la tarea de aprobación, se deberá marcar la opción Enviar mensaje
de alerta al usuario responsable del flujo de aprobación.

Para definir la estructura del flujo, es decir, cuántos niveles tendrá el flujo de aprobación, se
tendrá que pulsar el botón .

46
 Ilustración 55. Formulario de selección del tipo de nivel

SECOP II propone diferentes tipos de accesos para realizar la aprobación en cada nivel
definido:

• Secuencial: implica que todos los usuarios establecidos para la aprobación accedan a
la plataforma con un orden secuencial. Por ejemplo, si el flujo tiene cinco miembros,
tienen que acceder a SECOP II los cinco en el orden que se haya definido.
Por esta razón en este tipo de nivel, no tiene sentido establecer para un usuario Es
suficiente para aprobar ni es posible definir cuántos usuarios son necesarios para
realizar la acción.

• Simultaneo: Permite elegir el número de usuarios suficientes para realizar la acción.

En este caso el orden de entrada en SECOP II de los usuarios es indiferente.

El número preciso de usuarios se define pulsando el botón .

Ilustración 56. Acceso a la configuración del número de usuarios aprobadores

Ilustración 57. Interfaz de definición de los usuarios precisos para la aprobación

47
 Por ejemplo, si se pone Simultáneo - tres usuarios necesarios, aunque el flujo tenga
cinco miembros, sólo se precisará el acceso de tres de ellos para que el nivel quede
completo y se avance al siguiente o que la tarea haya quedado realizada.

Por su parte, el botón permite definir el usuario, grupo de los mismos o

departamento que realizará la acción en el nivel.

Para realizar esta adición es preciso indicar los siguientes datos:

Ilustración 58. Incorporación de nuevas tareas

• Tema: Nombre del puesto

• Descripción: Descripción del puesto
• Asignado a: Los flujos de aprobación pueden asignarse a alguno de los siguientes
destinatarios:

Ilustración 59. Formulario de asignación de tareas

• Prioridad (alta, normal, baja): Es una opción sólo informativa, que establece la
urgencia de la tarea que tiene que realizar el usuario.

48
 • Enviar notificación por correo electrónico: Alerta por correo electrónico informando
al usuario de la acción a realizar.
• ¿Esta tarea es suficiente para la aprobación de nivel?: Se trata de una opción de
aplicación en un Equipo con nivel de acceso simultáneo. Por ejemplo, un equipo
simultáneo con dos usuarios si se activa esta opción actividad quedará realizada sólo
por este usuario, sin necesidad de que el otro la realice también.
Los flujos de aprobación desencadenan tareas automáticas para los usuarios
seleccionados.

8. Grupos de usuarios
Se trata de una funcionalidad que permite crear conjuntos de usuarios con permisos de
acceso compartidos, como por ejemplo que sólo sean visualizadores, los administradores
de SECOP II, etc.

Ilustración 60. Acceso a la gestión de grupos de usuarios

Para crear un grupo de usuarios, se tendrá que pulsar el botón , lo que llevará a un
formulario en el que definir un Nombre y una Descripción para el grupo.

49
 Ilustración 61. Creación de grupo

Al pulsar en el botón se pondrá un nombre al rol del grupo (consulta,

administración, gestión, etc.).

Ilustración 62. Ejemplo de listado de roles existentes

En el grupo de usuarios creado se pueden integrar tanto a usuarios individuales como a

departamentos (con lo que se incluirán todos los usuarios que forman parte del mismo).

50
Para ello se debe pulsar el botón que corresponda de Añadir usuarios o Añadir usuarios de
departamentos.

Esta acción lleva a un formulario que permite buscar al usuario o departamento que se
quiera incorporar.

Ilustración 63. Formulario de inclusión de usuarios

Entre los mostrados en los resultados de la búsqueda se selecciona el adecuado y se

pulsa el botón .

Si finalmente se opta por no añadir el usuario o departamento se pulsa el botón .

Una vez creado el grupo de usuarios se le podrá agregar accesos específicos dentro de un
procedimiento en concreto o flujos de aprobación. Para ello se deberán seguir los pasos
indicados en los correspondientes apartados anteriores de este documento.

Por su parte, para borrar un rol, se deberá acceder a la página con el listado de los
mismos, desplegar el que se quiera actualizar, y pulsar el botón junto al usuario que
corresponda.

También es posible cambiar su denominación. Para ello se debe pulsar en .

51
 Ilustración 64. Gestión de usuarios de grupos

Por último, tras configurar todos los usuarios se pulsa el botón y se habrá generado
el grupo.

C. Funciones relacionadas

1. Creación de equipos de consulta y tramitación

En SECOP II se pueden establecer equipos específicos para cada tipo de consulta o
tramitación. A ellos se pueden asociar los usuarios dados de alta en el servicio.

Para definir un equipo es preciso acceder a la opción de menú Quiero…, seleccionar Ver
tipos de procedimientos y equipos y después Equipo de consulta / procedimiento.

Ilustración 65. Acceso a la creación de equipos

Se llega de esta forma a una página con los diferentes tipos de procedimientos. Bajo cada
uno de ellos se indica la posibilidad de crear un nuevo procedimiento o un equipo. Es esta
segunda opción la que se debe seleccionar.

52
 Ilustración 66. Selección de la opción de creación de equipos

Se accede así a una página en la que se listan los equipos existentes:

Ilustración 67. Página de listado de equipos

En caso de desear crear un equipo, se debe seleccionar en la sección Opciones el tipo de

equipo a crear, por ejemplo, Crear lado comprador.

Ilustración 68. Creación de tipo de equipo

Se accede así a un formulario divido en dos partes:

Ilustración 69. Tareas de configuración sobre los equipos

Los siguientes pasos a dar son:

53
• Definición de los datos generales
Se trata de un formulario en el que se pueden definir:
• Si se corresponde con compradores o licitadores.
• La denominación del equipo.
• Una descripción del equipo.
• Si todos los usuarios tendrán acceso a los documentos del equipo.

Ilustración 70. Datos generales de un equipo

• Definición de los flujos de aprobación

Permite definir los accesos que tendrá cada usuario dentro del equipo creado. Para ello
se parte de los permisos estándar existentes en SECOP II:

• Aprobar expediente del procedimiento.

• Aprobar procedimiento.
• Aprobar rectificación de procedimiento.
• Abrir ofertas.
• Aprobar comparativa de ofertas.
• Aprobar adjudicación de procedimiento.
Las asociaciones se realizan en la segunda ventana del formulario de creación de
equipos. Para ello se selecciona la opción deseada del desplegable de opciones que
hay a la derecha de cada tipo de flujo:

• Borrar flujo (esta opción sólo aparece si existe un flujo ya asociado). Orientada a
eliminar el flujo asociado al tipo de permiso.
• Seleccionar flujo. Con ella es posible asociar al tipo de permiso un flujo ya
existente.
• Crear flujo. Planteada para establecer un nuevo tipo de flujo (su funcionalidad
está descrita en la sección dedicada a la creación de flujos).
• Copiar flujo de trabajo (esta opción sólo aparece si existe un flujo ya asociado)

54
 Ilustración 71. Opciones asociadas a los flujos

VII. Menú servicios

En el área Servicios se encuentran las funcionalidades disponibles para las entidades de

acuerdo con los servicios a los que se ha suscrito y su perfil de acceso. Asimismo, para facilitar la
localización por los usuarios de la información necesaria en cada caso, es posible acceder a las
áreas de gestión (pestañas) de cada funcionalidad.

Ilustración 72. Pantalla con el menú de servicios

55
A. Búsqueda – Búsqueda de procedimientos de acceso público

Esta opción permite acceder al listado de todos los procedimientos públicos o a los que ha sido
invitado un proveedor.

La información se muestra en una página en la que aparecen listados los diferentes

procedimientos. Para cada uno de ellos se cuenta con un enlace Detalle que lleva a una ficha
detallada del mismo:

Ilustración 73. Ventana de listado de procedimientos

Complementariamente, en la parte superior se ofrecen tres enlaces que dan la posibilidad de

establecer qué tipos de procedimientos se muestran:

Ilustración 74. Selección de procedimientos a mostrar

• Todos, con lo que en el listado aparecerán todos los procedimientos.

• Últimas modificaciones, que muestra sólo aquellos que se hayan creado o modificado
recientemente.
• Favoritos, que únicamente muestra aquellos que el usuario haya definido como tales.

56
Complementariamente, y para facilitar la consulta, existe un sistema de búsqueda por palabra
clave. Por defecto se muestra la búsqueda básica, per un enlace permite que en la ventana se
despliegue un formulario con múltiples opciones para restringir los resultados mostrados al ámbito
deseado.

Ilustración 75. Búsqueda avanzada de procedimientos

B. Cuadros de mando

Este módulo de generación de informes y gráficos, permite disponer de información sobre

ahorros en tiempo real, así como el Top 5 de adjudicatarios, adjudicaciones realizadas por usuario,
adjudicaciones/evolución mensual, adjudicaciones proveedores habituales vs proveedores no
habituales, ratio de adjudicaciones por categoría.

57
 1. Cuadros de mando
Muestra gráficos sobre adjudicaciones, ahorros en las mismas, Top 5 de adjudicatarios,
etc.

Ilustración 76. Ejemplo de gráfico de ahorro

2. Gráficos de seguimiento
Muestra gráficos de utilización de SECOP II (ofertas recibidas, número de
procedimientos publicados, etc.).

Ilustración 77. Ejemplo de gráfico de utilización de SECOP II

C. Expedientes

En esta sección se encuentran los servicios asociados con la tramitación de expedientes.

1. Expedientes
Este apartado ofrece un entorno de acceso rápido a los diferentes expedientes tramitados
por la organización a la que pertenece el usuario.

En este sentido, y para agilizar las tareas, SECOP II cuenta con una interfaz como la
mostrada a continuación:

58
 Ilustración 78. Interfaz de seguimiento de expedientes

En esta interfaz se pueden diferenciar los siguientes elementos:

1. Caja de búsqueda de procedimientos. En ella también hay un enlace hacia la

búsqueda avanzada.

Ilustración 79. Caja de búsqueda

2. Estado delos procedimientos que se muestran. Existen las opciones:

a. Todos.
b. Pendientes de adjudicación.
c. En borrador.
d. Publicados.
e. Listos para analizar.
f. En análisis.
g. Adjudicados.
h. Cancelados.

El tipo de procedimiento establecido definirá qué tipos de procedimientos se

muestran en el listado de los mismos.

3. Listado de procedimientos que cumplen los requisitos establecidos. De ellos se

muestra:
a. Denominación.
b. Unidad contratante.
c. Estado.
d. Tipología.
e. Descripción.

59
 Ilustración 80. Listado de procedimientos

Para acotar más los expedientes mostrados, es posible limitarlos a:

a. Gestionados por el usuario.
b. Gestionados por la entidad del usuario.
c. Gestionados por el usuario y su entidad.

Además pueden ser ordenados por diferentes criterios:

a. Últimos modificados.
b. Fecha límite de presentación de ofertas.
c. Últimos publicados.
d. Últimos creados.
e. Más antiguos.
f. Por referencia (de la A a la Z).

Asimismo, es posible realizar desde este componente las siguientes acciones:

a. Crear un nuevo expediente.
b. Copiar un expediente.
c. Eliminar un expediente.

4. Ficha resumen del expediente seleccionado. En ella se indica:

a. Denominación.
b. Tipo de procedimiento.

60
 c. Estado en que se encuentra (borrador, pendiente de aprobación,
publicado, etc.).
d. Unidad tramitadora.
e. Fechas relacionadas (límite de recepción de observaciones, de recepción
de ofertas, etc.).
f. Descripción.
g. Estado de la fase de oferta (si corresponde).

Ilustración 81. Ficha resumen del procedimiento

5. Botón , se trata de un enlace que lleva a la ficha detallada del expediente.

6. Botón , ofrece un atajo para generar en relación con el procedimiento:

a. Mensajes.
b. Tareas.
c. Observaciones.

7. Crear un nuevo expediente, que lleva a la pantalla de tipos de procedimientos y

equipos, desde la que es posible generar un nuevo expediente.

Ilustración 82. Botón de acceso a la creación de expedientes

2. Adjudicaciones
En este apartado se tiene acceso a la información de las adjudicaciones realizadas por la
organización.

61
Al entrar en el apartado se aparece un listado de las adjudicaciones.
Complementariamente, y para facilitar la consulta de la información, se cuenta con un
sistema de búsqueda por palabra clave cuyos resultados se muestran con la misma
apariencia que el listado base:

Ilustración 83. Página de acceso a la sección de adjudicaciones

En este listado se muestra de cada una de las adjudicaciones los siguientes datos:
• Id adjudicación.
• Título.
• Número de expediente.
• Estado.

Asimismo, se cuenta con sendos enlaces que permiten:

• Editar la adjudicación. Para ello se debe pulsar sobre el enlace Editar, que lleva a
un formulario en tres pasos con el que es posible actualizar los datos de la
adjudicación:

Información general.
En este paso, además de consultar la información general de la
adjudicación, es posible añadir observaciones a la misma.

62
Ilustración 84. Primer paso de edición de adjudicaciones

63
 En el caso de que la adjudicación haya sido confirmada también se
mostrará información de la clasificación y la lista de adjudicatarios.
Además desde aquí es posible consultar las ofertas y el contrato.

Ilustración 85. Información de la clasificación y lista de adjudicatarios

Informe preliminar.
Es posible determinar la plantilla existente a partir de la cual se genera el
informe o cargar una específica, así como actualizar la fecha y hora límite
para la recepción de observaciones.

Ilustración 86. Edición del informe preliminar de una adjudicación

Cuando el informe preliminar ha sido aprobado y publicado también es

posible descargarlo desde esta sección.

Ilustración 87. Descarga de informe preliminar

64
 Observaciones.
Permite consultar las observaciones recibidas por los licitadores

Ilustración 88. Gestión de observaciones a las licitaciones

En el caso de las adjudicaciones en estado Confirmado se muestra

también el paso Informe final desde el que es posible descargar este
informe.

Ilustración 89. Informe final

• Ver detalle: Para acceder a esta funcionalidad se deberá pulsar el enlace Detalle,
lo que da acceso a un sistema de pantallas de comportamiento similar al entorno
de edición descrito antes.

3. Unidad de contratación
Las unidades de contratación son las entidades dentro de las organizaciones que tienen
capacidad de realizar adquisiciones. Desde esta sección es posible gestionar (crear,
actualizar y borrar) estas unidades.

Al acceder a esta sección se muestra un listado de las unidades de contratación existentes.

De cada una se indica:
• Su referencia.
• Su nombre.
• Descripción.
• Tipo de unidad.
• Si se trata de una unidad de venta.
• Si se trata de una unidad de compra.
• Su estado (activa o inactiva).

65
Asimismo, se cuenta con dos enlaces que permiten:
• Editar la unidad de contratación.
• Ver el detalle de la unidad de contratación.

Ilustración 90. Acceso a la gestión de unidades de contratación

• Creación de una unidad de contratación.

Para crear una unidad de contratación se debe pulsar sobre el enlace Crear de la
sección Opciones que aparece en la sección inferior izquierda de la página.

Ilustración 91. Acceso a la creación de unidades de contratación

Se entra así en una página dividida en varias secciones:

Información general.
En esta sección se debe indicar:
La referencia de la unidad de la unidad de contratación.
La denominación de la unidad de contratación.
El tipo de unidad de contratación.
Una descripción de la unidad de contratación.

66
 Ilustración 92. Información general de una unidad de contratación

Dirección de la unidad de contratación

Ilustración 93. Información de la dirección de una unidad de contratación

En este apartado se indicará:

Dirección de la unidad de contratación. Para indicarla se cuenta

con un formulario específico al que se llega pulsando el icono de la
lupa. En él se puede seleccionar una dirección ya existente en
SECOP II o cargar una nueva.

67
Ilustración 94. Formulario de selección de la dirección de una unidad de contratación

En este formulario se muestra una lista de las direcciones cargadas

en SECOP II. Para seleccionar una se activará el radio-button que

aparece a su izquierda y se pulsará el botón .

Si no existe la dirección deseada se puede crear pulsando el botón

. Esto abre un nuevo formulario en el que indicar:

• Ubicación: al pulsar el icono de la lupa se abre un

desplegable de países y localidades en el que seleccionar
la deseada. Esto cubre automáticamente la información
del país y el departamento.
• Dirección: se debe escribir la dirección física de la unidad
de contratación.
• Código postal: no es un campo obligatorio.
• Las coordenadas de longitud y latitud: no es un campo
obligatorio.

• Por último se pulsará en el botón .

68
 Ilustración 95. Formulario de creación de una ubicación

Información de contacto.
En este apartado se indicará la información de:
Teléfono.
Correo electrónico.
Fax.

Ilustración 96. Formulario de datos de contacto de una unidad de contratación

Contactos adicionales.
Sirve para indicar contactos directos con integrantes de la unidad de
contratación a usar complementariamente al de la propia unidad.

69
 Ilustración 97. Información de contactos adicionales de una unidad de contratación

Para añadir un nuevo contacto adicional se debe pulsar en el botón

. Esto abre un formulario específico en el que indicar:

Nombre del contacto.

Apellidos del contacto.
País en que está el contacto.
Dirección.
Municipio.
Código postal.
Teléfono y fax de oficina.
Correo electrónico.
Indicación de si este contacto se deberá mostrar a otras entidades.

Ilustración 98. Formulario de inclusión de contactos adicionales de una unidad de contratación

70
 Procedimientos y equipos y usuarios.
Este apartado sirve para añadir, consultar, actualizar o eliminar los tipos de
procedimientos que puede realizar la unidad de contratación, y asociar
usuarios y equipos a los mismos.

Ilustración 99. Procedimientos y equipos y usuarios de una unidad de contratación

En la tabla se muestra la lista de los tipos de procedimientos que puede

ejecutar la unidad de contratación, y los equipos de la misma que pueden
realizarlos.

Para eliminar algún tipo de procedimiento deberá activarse el

correspondiente check-box y pulsar el botón .

Por su parte, en caso de querer incluir un tipo de procedimiento se deberá

pulsar en el botón . Se abrirá así un formulario

específico en el que es posible buscar el procedimiento deseado. En la
lista que se mostrará deberá pulsarse en el enlace Seleccionar para añadir
el procedimiento a la unidad de contratación.

Ilustración 100. Formulario para añadir procedimientos a una unidad de contratación

71
• Desactivar una unidad de contratación.
En caso de querer que una unidad no pueda realizar compras, pero no se desee
eliminarla, se puede proceder a desactivarla. De la misma forma, previamente a
borrar una unidad de contratación es preciso desactivarla.

Para ello se debe pulsar sobre el enlace Desactivar de la sección Opciones que
aparece en la sección inferior izquierda de la página.

Ilustración 101. Acceso a la desactivación de unidades de contratación

Se accede así a una página en la que se muestran las unidades de contratación

activas.

Ilustración 102. Listado de unidades de contratación activas

Para desactivar una unidad de contratación se deberá activar el check-box

correspondiente y pulsar en el botón .

• Activar una unidad de contratación.

En caso de querer activar nuevamente una unidad de contratación desactivada se
debe pulsar sobre el enlace Activar de la sección Opciones que aparece en la
sección inferior izquierda de la página.

72
 Ilustración 103. Acceso a la activación de unidades de contratación

Se accede así a una página en la que se muestran las unidades de contratación

desactivadas.

Ilustración 104. Listado de unidades de contratación desactivadas

Para activar una unidad de contratación se deberá activar el check-box

correspondiente y pulsar en el botón .

• Borrar una unidad de contratación.

En caso de querer borrar definitivamente una unidad de contratación previamente
es preciso proceder a desactivarla conforme al proceso indicado anteriormente.

Posteriormente se debe pulsar sobre el enlace Activar de la sección Opciones que

aparece en la sección inferior izquierda de la página.

Ilustración 105. Acceso al borrado de unidades de contratación

73
 Se accede así a una página en la que se muestran las unidades de contratación
desactivadas.

Ilustración 106. Listado de unidades de contratación desactivadas

Para borrar una unidad de contratación se deberá activar el check-box

correspondiente y pulsar en el botón .

4. Tipos de procedimientos y equipos

Esta opción lleva a la página de creación de procedimientos y equipos. Estas
funcionalidades se describen en detalle en el apartado de tramitación de expedientes.

Ilustración 107. Página de acceso a la creación de procedimientos y equipos

74
D. Modelos de evaluación – Consultar modelos de evaluación

Área en la que se podrán consultar distintos modelos para evaluar ofertas cuyos criterios de
evaluación establecidos son los económicos y otros criterios. Son usados para poder evaluar
dichos criterios de manera automática, sin necesidad de introducir la puntuación de los criterios de
evaluación de cada oferta de manera manual.

SECOP II propone varios modelos ya creados que se podrán utilizar en un procedimiento:

• Precio más bajo basado en ofertas recibidas (Lowest Price Model based on received
proposals). El único criterio de evaluación contemplado en este modelo es el precio.

Permite comparar los precios de las ofertas con la oferta con el precio más bajo recibido.
La oferta más baja tiene 100 puntos y al resto de las ofertas se le asigna una puntuación
de manera lineal comparándola con ésta.

La fórmula utilizada es: (Propuesta más baja / Valor de la propuesta)*Peso

• Precio más bajo basado en ofertas recibidas - ponderado (Lowest Price Model based
on received proposals - weighted). El único criterio de evaluación contemplado en este
modelo es el precio.

Permite comparar los precios de las ofertas con la oferta con el precio más bajo recibido
considerando el precio base.

La fórmula utilizada es: Peso*(Precio base – Valor de la propuesta) / (Precio base –

Propuesta más baja).

• Calidad y precio basado en ofertas recibidas (Quality and Price based on received
replies). Usado cuando se tienen como criterios de evaluación de ofertas el precio y otro
criterio valorado como máximo (ej. Calidad).
• La fórmula utilizada del Precio es: (Peso*(Precio base – Valor de la propuesta)) /
(Precio base – Propuesta más baja).
• La fórmula utilizada del Criterio es: (Valor de la oferta / Valor de la
propuesta)*Peso. El criterio debe ser mensurable (es decir, que sea una pregunta
numérica)

• Modelo de Precio más bajo (Lowest Price Model). Para definir un precio máximo y
mínimo. Esta plantilla corresponde al sistema de evaluación de Precio más bajo
• El precio más alto es el mejor (Highest is better).

La fórmula utilizada es: (Valor de la oferta / Pmax)*peso

Estos modelos se pueden guardar como nuevos para añadir criterios. Pero se tiene que utilizar la
fórmula.

75
E. Contratos

En este apartado se dispone de un potente gestor documental con la información de todos los
contratos formalizados a través de SECOP II.

Cuando se realiza una adjudicación a través de la plataforma, ésta crea un contrato que habrá de
terminarse de cumplimentar y que aparecerá con el estado En edición.

Ilustración 108. Lista de contratos en estado de edición

SECOP II genera un modelo de contrato que si se desea, podrá utilizarse y enviarse al proveedor
para su firma. Para generarlo, habrá de pulsarse el botón .

La creación de un contrato consta de 4 pasos:

Ilustración 109. Pasos de la elaboración de un contrato

76
• Paso 1 - Información general: Donde tendrá que ponerse la referencia y nombre del
contrato y la fecha de inicio y de fin del mismo.

Ilustración 110. Formulario de carga de información general

• Paso 2 - Condiciones: Donde podrán añadirse datos como la forma de pago, el plazo,
si se trata de un contrato renovable o no, dirección del contrato, etc.

Ilustración 111. Interfaz de indicación de condiciones de un contrato

77
 SECOP II no obliga a que se tengan que cumplimentar estos datos, por lo que se puede
saltar este paso.

• Paso 3 - Artículos: En este paso aparece la información de los artículos y cantidades

que son objeto de la adjudicación.

Ilustración 112. Entorno de indicación de artículos y cantidades

• Paso 4 - Documentos del contrato: En este paso se puede utilizar la plantilla o

modelo de contrato propuesto por Colombia Compra Eficiente, o adjuntar un documento
externo de contrato.

Ilustración 113. Anexado de documentos

Una vez adjuntado el documento del contrato, se pulsará el botón para que
éste reciba dicho documento.

Una vez que se le es enviado el documento del contrato al proveedor, éste lo recibirá en su
área de trabajo, en el widget adjudicaciones..

F. Gestión de proveedores

1. Directorio de empresas
SECOP II cuenta con un directorio de empresas donde las entidades pueden buscar
proveedores para sus procedimientos de contratación.

78
 Ilustración 114. Ejemplo de información del directorio de empresas

Dentro de este servicio se pueden encontrar dos áreas principales:

• Red: ofrece información del conjunto de organizaciones dadas de alta en el
directorio, y cuenta con herramientas sociales de comunicación con ellas.
• Mi perfil de la empresa: se corresponde con los servicios de consulta y
actualización de la información de organización a la que pertenece el usuario.

Asimismo, en la cabecera aparece un enlace Área de trabajo que permite volver al entorno
de gestión de procedimientos.

Ilustración 115. Acceso a las principales funcionalidades del directorio de empresas

• Herramientas de red.
Se trata de un servicio orientado a favorecer la comunicación y valoración de los
diferentes proveedores.

Al acceder al mismo se muestra el listado de las empresas cargadas en el

directorio. Este listado se puede organizar por diferentes criterios:
• Nombre de la empresa.
• Región en que tiene su sede la empresa.
• Ranking (valoración) de la empresa.
• Número de recomendaciones recibidas.

79
Ilustración 116. Interfaz del componente de red del directorio de organizaciones

Para facilitar la consulta de las organizaciones se cuenta con tres mecanismos:

• Una búsqueda directa por palabra clave que se debe indicar en el campo
.
• Acotar la localización de la empresa por país en que tiene su sede. Para
ello se debe activar el / los check-box correspondientes, o en caso de que
no aparezca el deseado en los disponibles, escribirlo en el campo de texto
establecido al efecto.

Ilustración 117. Selección del país de una empresa

• Acotar la empresa atendiendo a la categoría de actividad que realiza. Para

ello se debe actiar el / los check-box correspondientes, o en caso de que
no aparezca el deseado en los disponibles, escribirlo en el campo de texto
establecido al efecto.

Ilustración 118. Selección de categoría de una empresa

80
En el listado mostrado al acceder a esta sección o que aparece como resultado de
una búsqueda se ofrece la siguiente información de cada empresa:

Ilustración 119. Ficha resumen de empresa

1. Logotipo de la empresa (en caso de que no se haya cargado se muestra

una imagen genérica).
2. Datos sobre la denominación, actividad y localización de la empresa.
3. Ranking de la empresa definido a partir de la valoración que hayan hecho
de ella otras entidades
4. Número de recomendaciones que ha recibido la empresa por parte de
otras entidades.
5. Enlace que abre un formulario para recomendar la empresa:

Ilustración 120. Formulario de recomendación de empresa

6. Definición de una empresa como favorita (lo que la destaca en los

listados): si no está definida como tal se muestra un enlace Marcar como
favorito, si lo está aparece un enlace Deshacer favorito.
7. Icono que se muestra cuando una empresa está marcada como favorita.
8. Icono que se muestra cuando una empresa se ha dado de alta como
proveedor

Además, en la parte superior derecha de la pantalla existe un botón

. Esto lleva a un formulario con el que es posible invitar a una

empresa a unirse al directorio.

81
 Ilustración 121. Formulario de invitación de empresa

En él, además de los datos de la empresa invitada, se puede incluir un mensaje

personal a los responsables de la misma.

• Mi perfil de organización.
Como se ha indicado, se trata de la sección orientada a permitir la consulta y
actualización de los datos que almacenan sobre una organización. Para ello se
cuenta con diferentes secciones a las que se accede por un menú en la parte
superior de la ventana:

Ilustración 122. Menú del perfil de organización

Las secciones ofrecidas son:

82
• Ver perfil.
Muestra una ficha detallada de la organización similar a la que se puede
consultar por un tercero.

Ilustración 123. Perfil de organización

• Configuración
Permite establecer el idioma y hora correspondiente a la organización, así
como cargar el logotipo y el banner que se mostrarán en la ficha de detalle.

83
Ilustración 124. Formulario de configuración de organización

Tanto el logotipo como el banner se tomarán de los archivos cargados en

SECOP II por la entidad. No obstante, también es posible cargarlos en el
momento de configurarlos. Para esto se cuenta con un formulario
específico.

Ilustración 125. Formulario de selección de logotipo y banner

• Certificaciones.
A través de esta sección se pueden consultar las certificaciones con que
cuenta la organización. De cada una de ellas se indica:
Nombre de la certificación.
Qué entidad es la responsable de la certificación.
Fecha hasta la que es válidad.
Logotipo de la certificación.

84
 Ilustración 126. Información de certificaciones

También es posible consultar la ficha de detalle de la certificación:

Ilustración 127. Ficha de detalle de una certificación

Por su parte, la edición o inclusión de una certificación se realiza mediante

un formulario específico al que se llega por el enlace Editar de cada

certificación o pulsando en el botón

Ilustración 128. Formulario de creación de una certificación

Asimismo, en caso de desear eliminar una certificación debe activarse el

check-box que aparece a la izquierda de su nombre y pulsar en el botón

.
• Recomendaciones.
Da la posibilidad de:
Consultar las recomendaciones con que cuenta la organización.
Configurar éstas como visibles o invisibles para terceros.
Solicitar una recomendación a otra organización.

85
Ilustración 129. Consulta general de recomendaciones de una organización

Para establecer como visible una recomendación se deberá seleccionar el

check-box correspondiente y pulsar el botón . Por su

parte, para establecer como oculta se seleccionará el correspondiente

check-box y se pulsará el botón .

Esta sección también permite realizar una solicitud de recomendación. A

tal fin se ofrece un listado de las organizaciones dadas de alta en SECOP
II. Es posible navegar por este listado o realizar una búsqueda directa por
el NIT de la organización deseada.

Una vez localizada la organización a la que se va a solicitar la

recomendación, se debe pulsar el botón . Esto abrirá un
formulario en el que se puede editar el mensaje que le llegará a dicha
organización con la solicitud.

86
 Ilustración 130. Formulario de solicitud de recomendación

Por su parte, las solicitudes de recomendación recibidas se pueden

consultar en el apartado Recomendaciones de las Configuraciones de
entidad (descrito anteriormente en este manual).

• Noticias.
Se trata de un apartado en el que es posible publicar información
relacionada con la entidad, de forma que sea posible su consulta por
terceros.

Ilustración 131. Apartado de noticias

Al acceder a la sección se muestra un listado de las noticias existentes,

siendo posible editarlas (para lo que se debe pulsar el enlace Editar) o
consultarlas de forma detallada (para lo que se debe pulsar el enlace
Detalle).

Ilustración 132. Detalle de una noticia

87
 Para cargar una nueva noticia se debe pulsar el enlace , lo que
abre un formulario específico:

Ilustración 133. Formulario de creación de noticias

En él se debe seleccionar el tipo de noticia (QuickPost o Comunicado de

prensa), indicar su título y cuerpo de la novedad. En el caso del
Comunicado de prensa, además, es posible asociar un archivo con la
información detallada.

Por último, si se desea borrar una noticia, se debe seleccionar el check-

box correspondiente y pulsar el botón .

• Editar perfil.
Al acceder a esta sección se muestra un formulario en el que es posible actualizar
los datos mostrados en el perfil de la organización:

88
 Ilustración 134. Formulario de edición del perfil de una organización

2. Inhabilidad de proveedores
Se trata de una sección en la que se puede establecer que una organización, ya sea por
incumplimiento de alguna de sus obligaciones o por otra causa, no se considera adecuada
para ser contratada.

Una vez que una organización es clasificada de esta manera, SECOP II mostrará durante
la duración de la inhabilidad un mensaje de esta situación cuando se muestre información
de la empresa.

Al acceder a esta sección se presenta un listado de todas las inhabilidades formuladas por
la entidad:

Ilustración 135. Listado de inhabilidades planteadas por una entidad

89
En caso de querer actualizar la información asociada a la inhabilidad se deberá pulsar el
enlace Editar. Para ver el detalle de la misma se seleccionará el enlace Detalle.

Ilustración 136. Detalle de inhabilidad

La creación y borrado de inhabilidades se hace desde la sección de opciones, donde hay

sendos enlaces para ello:

Ilustración 137. Acceso a la creación y borrado de inhabilidades

• Creación de inhabilidades.
Al pulsar el enlace correspondiente se accede a una página con un formulario en el
que indicar la información asociada a la inhabilidad:

90
 Ilustración 138. Formulario de creación de inhabilidades

En este formulario se deben indicar:

• La organización que se va a inhabilitar. Para ello se cuenta con un
buscador en el que indicar los datos de la entidad

Ilustración 139. Buscador de organizaciones

• Número de acto de inhabilidad, que será el que establezca la entidad que

solicita la inhabilidad.
• Número de contrato asociado a la causa de inhabilidad.

91
 • Tipo de incumplimiento que da lugar a la solicitud de inhabilidad. Para
facilitar la identificación se selecciona entre las opciones planteadas en un
desplegable.
• Valor de la multa asociada a la causa de inhabilidad. En un desplegable se
puede establecer si esa cantidad se corresponde con pesos colombianos o
con dólares estadounidenses.
• Ubicación de la organización inhabilitada.
• Fechas de emisión, firma y caducidad de la inhabilidad.
• Un área de texto donde se deberá indicar una descripción de la
inhabilidad.

Complementariamente también es posible cargar documentos asociados a la

inhabilidad.

Una vez cubiertos algunos o todos los datos se puede seleccionar el botón

, que almacena en SECOP II una versión en borrador de la inhabilidad.

Por su parte, para publicar y hacer accesible a otras entidades la inhabilidad se

debe pulsar en .

• Borrado de inhabilidades.
Al pulsar en el enlace correspondiente se accede a un listado de las diferentes
inhabilidades

Ilustración 140. Listado de inhabilidades a borrar

Entre ellas se selecciona la o las que se quiera borrar, para lo que se activa el

check-box correspondiente, y se pulsa el botón .

G. Otras herramientas ofrecidas en SECOP II

Se describen a continuación las características de diversas herramientas que incorpora SECOP II

como complementos para facilitar las tareas a realizar por los usuarios.

1. Mensajes
Listado de todos los mensajes y aclaraciones recibidas y enviadas en todos los
procedimientos.

92
 Ilustración 141. Central de mensajes

Para acceder a la información del mensaje, habrá de pulsarse el botón .

Los mensajes y aclaraciones pueden aparecer con los siguientes estados:

• Enviado.
• Recibido.
• Leído.
• Borrador.

Estos mensajes y aclaraciones pueden marcarse como favoritos señalando el símbolo

a la izquierda de cada uno de ellos.

2. Plantillas de mensajes
Esta sección permite configurar las plantillas que utilizará la entidad para comunicarse a
través de la herramienta de mensajes (notificaciones electrónicas por comparecencia) de la
que dispone SECOP II.

Se pueden crear las siguientes plantillas de mensajes:

• Informe final
• Errores y omisiones
• Aclaraciones
• General
• Informe preliminar
• Objeciones
• Anuncios
• Documentos del procedimiento
• Informe de admisión/exclusión de ofertas

Para crear una plantilla, se deberá pulsar el botón “Crear” del menú Opciones.

93
 Ilustración 142. Creación de una plantilla de mensajes

Una vez escrita la plantilla, se pulsará el botón Crear y pasará a estar en estado Inactivo,
por lo tanto habrá que activarla. Para ello, se se seleccionará la plantilla creada, y se
pulsará en el botón Activar.

Ilustración 143. Activación de una plantilla de mensajes

3. Tareas
En este componente es posible consultar un listado de las tareas asociadas al usuario y
el estado en el que se encuentra cada una de ellas. Asimismo es posible crear otras
nuevas, borrar las existentes o cancelarlas.

Ilustración 144. Ejemplo de listado de tareas

Se pueden distinguir los siguientes tipos de tareas:

• Tarea automática sobre la apertura (es del tipo Aprobación): Aparece en el bloque
Tareas pendientes del área de trabajo. Al pulsar, lleva al usuario directamente a la fase
de apertura.
• Tarea automática sobre un flujo de aprobación (es del tipo Aprobación): Aparece
en el bloque Tareas pendientes del área de trabajo. Al pulsar, lleva al usuario
directamente a realizar la aprobación.

94
 • Tareas creadas por un usuario y asignadas a otro en un procedimiento en
concreto: pueden ser del tipo: llamada telefónica, e-mail, reunión y Otro.
4. Recibos
Listado en el que se pueden consultar los recibos electrónicos generados en las fases de
un procedimiento.

Ilustración 145. Ejemplo de listado de recibos

Pulsando en el Detalle de cada recibo, se accederá a la información del código HASH, así
como a los datos del Sellado de tiempo.

Las acciones que generan un recibo electrónico en un procedimiento, son las siguientes:

• Publicación de un procedimiento
• Cancelación de un procedimiento
• Suspensión de un procedimiento
• Publicación de la modificación de un procedimiento
• Envío de una oferta
• Retirada de una oferta
• Apertura de ofertas
• Envío de un mensaje en estado recibido
• Lectura de un mensaje

95
VIII. Tramitación de expedientes

A. Funcionalidades disponibles en un expediente

Al acceder al Expediente de un procedimiento, se pueden encontrar diferentes widget que

muestran información del procedimiento y que permiten realizar acciones en él.

Ilustración 146. Pantalla de expediente

96
 1. Detalle del Expediente
SECOP II permite acceder a la información del Expediente de una manera más detallada,
pudiendo realizar modificaciones en el mismo y además, pudiendo adjuntar documentos
internos sólo visibles por la entidad pública. Estas acciones se realizan pulsando el botón
Editar Expediente / Adjuntar documentos internos.

Ilustración 147. Detalle de expediente

La edición se realiza a través de un formulario específico en el que es posible:

• Relacionar el expediente con otro.

• Actualizar la ubicación de ejecución del contrato.
• Seleccionar o consultar el detalle del equipo asociado.
• Cargar documentos específicos o anexar al expediente otros ya cargados en SECOP II.

97
Ilustración 148. Edición de expediente / carga de documentos

98
2. Línea del tiempo
Cada Expediente muestra una línea de tiempo asociada con los principales eventos e hitos
donde los usuarios podrán las acciones a desarrollar. Al mismo tiempo, se tiene el control
visual sobre el procedimiento y visualizan las siguientes etapas y los usuarios necesarios
para proceder con las mismas.

Dispone de una interfaz gráfica de animación con controles que permiten al usuario acercar
la imagen para ver en el detalle de cada etapa las tareas a realizar, y desplazarse en la
planificación hacia adelante o atrás.

Ilustración 149. Línea de tiempo de un expediente

3. Eventos
SECOP II suministra un registro de actividad del expediente que se ha gestionado en ella.
A través de este widget, se muestran las acciones que realizan todos los usuarios de la
entidad pública y las que realizan los proveedores interesados o participantes en el
procedimiento.

Cada registro es facilitado con fecha y hora y además puede imprimirse. Asimismo es
posible cambiar la ordenación de los registros de más antiguo a más reciente o a la
inversa, y limitar los eventos mostrados a los de la entidad, el usuario o sólo a los
recibidos.

99
 Ilustración 150. Eventos asociados a un expediente

4. Mensajes
La entidad usuario puede utilizar esta herramienta de notificaciones electrónicas por
comparecencia a lo largo de todo el procedimiento. Estas notificaciones incluyen sellados
de tiempo. Además, se generan recibos comprobantes de envío y lectura garantizando una
total trazabilidad (acuse de recibo).

La herramienta de notificaciones electrónicas permite enviar mensajes por grupo de

destinatarios (interesados, oferentes, selección manual o público).

100
 Ilustración 151. Interfaz de selección de destinatarios de los mensajes

Según el grupo de destinatarios seleccionado se ofrecen sistema de búsqueda específicos

para ellos:

Ilustración 152. Ejemplo de selección de destinatarios

A continuación es preciso pulsar en el botón , lo que lleva a la página con el

formulario para redactar el mensaje (incluye un editor de texto rico).

101
 Ilustración 153. Interfaz de redacción de mensajes

5. Aclaraciones
En un proceso de contratación, la entidad contratante puede publicar aclaraciones al
procedimiento que serán visibles por todos los proveedores interesados en el mismo.
Además, dichos proveedores interesados, a través de esta funcionalidad, pueden ponerse
en contacto con la entidad contratante para consultar dudas respecto a los pliegos
administrativos o técnicos, o sobre cualquier aspecto o documento del procedimiento en
cuestión y la respuesta de la entidad contratante será pública y visible para todos los
proveedores interesados.

Ilustración 154. Componente de aclaraciones

102
 Para crear una aclaración, bastará con pulsarse el botón Nuevo lo que llevará al formulario
de edición de mensajes.

Para responder a una solicitud de aclaración, bastará con pulsar el botón Contestar.

6. Tareas
Funcionalidad que permite la configuración de tareas de actividades para los usuarios de
una entidad pública referida a un procedimiento. Estas alertas pueden ser configuradas
para que sean enviadas a través de correo electrónico. Asimismo es posible establecer que
se envíe un recordatorio de tarea pendiente.

Ilustración 155. Componente de tareas

Se llega así a un formulario en el que crear la nueva tarea:

103
 Ilustración 156. Interfaz de creación de tareas

7. Fases de apertura
A través del widget Fases de apertura, se podrá acceder a realizar la exclusión y admisión
de ofertas, así como a la apertura de las mismas.

104
 Ilustración 157. Fases de apertura de las ofertas

Antes de que se cumpla la fecha establecida para realizar la apertura, se podrá conocer la
identidad de las empresas que han enviado su oferta, así como la fecha en la que lo han
hecho, pero no el contenido de las mismas.

8. Procedimientos
Es el área donde queda guardado el procedimiento dentro del Expediente y permite
conocer el estado del mismo (En proceso de edición, En proceso de recepción de ofertas,
En análisis o Adjudicado).

Si el procedimiento está en estado En edición es posible modificarlo. Para ello se debe

pulsar en la referencia del procedimiento.

105
 Ilustración 158. Procedimiento

9. Gestión de equipos
A través de esta área se muestra el equipo asignado para gestionar el expediente. En él se
podrá ver los diferentes flujos de aprobación, incluyendo el flujo de apertura.

El botón Cambio permite modificar todo el equipo, pero esta actualización sólo afecta al
expediente en cuestión.

Ilustración 159. Componente de gestión de equipos

106
 Si se desea modificar un usuario de una acción determinada, podrá hacerse pulsando el
icono

Hay que tener en cuenta que SECOP II no permite cambiar el número de miembros
asociados a una tarea de apertura. Por ello únicamente se podrá modificar el usuario
asociado a una tarea.

10. Proveedores interesados

Lista con todos los proveedores que han mostrado interés en un procedimiento.

Ilustración 160. Información de proveedores interesados

Pulsando sobre el nombre del proveedor se puede acceder a los datos detallados del
mismo. También es posible consultar cuándo los proveedores han demostrado interés en
el procedimiento y consultar si ha realizado algún comentario cuando mostró dicho interés.

11. Modificaciones
Una vez publicado el procedimiento, SECOP II permite hacer modificaciones en el mismo.

Ilustración 161. Listado de modificaciones

Las modificaciones que se pueden hacer son las siguientes:

107
 • Cambiar la programación de fechas: este tipo de cambio permite aplazar o
adelantar la fecha límite de recepción de ofertas y las fechas de apertura de las
mismas.

Si el procedimiento tuviera Sobres, en esta funcionalidad se permite cambiar la

fecha de apertura de los tres Sobres, pulsando la opción Si en Definir todas las
fechas de apertura.

• Cambiar configuración: orientado a hacer posible modificar el modo de

presentación de ofertas (plataforma, papel o ambos) y el precio base del concurso.

• Cambiar formulario de respuesta: pensado para permitir añadir o eliminar

preguntas, modificar datos de los artículos, etc. Esta modificación sólo es posible
hacerla si no hay ofertas recibidas.

• Cambiar evaluación: permite modificar la configuración de la evaluación del

procedimiento.

• Cambiar pliegos y documentación: hace posible añadir o eliminar los pliegos o

cualquier otra documentación.

Siempre habrá que motivar la modificación, y esta justificación será visible para los
proveedores interesados en el procedimiento.

Una vez realizada la modificación y escrita la justificación de la misma, se tendrá que

pulsar el botón

12. Análisis de precios

SECOP II tiene una función que permite comparar únicamente los precios de las
propuestas recibidas. A través del mapa comparativo, se puede analizar qué propuestas y
artículos son económicamente más ventajosos.

Esto hace posible la evaluación con posibilidad de edición de la información y adjuntar

notas y comentarios. En caso de que la oferta tenga lotes se crea un mapa comparativo
para cada uno de ellos.

Ilustración 162. Componente de análisis de precios

108
13. Evaluación de criterios
SECOP II permite realizar un mapa comparativo de puntuación de criterios de valoración
de las ofertas recibidas.

Sirve para transformar los precios de las ofertas recibidas en puntos, en el caso de que el
criterio de evaluación sea el de precio más bajo, o bien para tener una hoja con toda la
puntuación de los diferentes criterios de evaluación para todas las ofertas recibidas y
establecer una comparativa.

Este widget sólo estará disponible en el caso de que se hayan establecido criterios de
evaluación de las ofertas.

Ilustración 163. Evaluación de criterios

Nota: en el caso de que el procedimiento tuviera lotes, se crea una única evaluación de
criterios, y posteriormente se comparan los criterios establecidos lote a lote a través de la
creación de evaluaciones comparativas por lote.

14. Adjudicaciones
Área donde se podrá realizar una adjudicación de manera manual, es decir, introduciendo
manualmente las puntuaciones y posiciones de las ofertas recibidas.

Las adjudicaciones no se pueden hacer por artículos. O se hace por lotes a diferentes
adjudicatarios, o se hace a un único adjudicatario.

Ilustración 164. Adjudicaciones realizadas

15. Fase de negociación

En procedimientos donde es posible realizar la negociación de ofertas, aparecerá el widget
Fase de negociación.

Ilustración 165. Componente de negociación

109
 16. Registrar ofertas externas
En aquellos procedimientos donde se ha definido que el modo de presentación de ofertas
puede ser tanto en formato papel como a través de SECOP II, ésta permite registrar las
recibidas en papel como ofertas externas por parte de la entidad contratante. De esta
manera, se podrán evaluar todas las ofertas recibidas a través de las funcionalidades
automáticas de la plataforma.

Ilustración 166. Registro de ofertas externas

17. Recibos
SECOP II genera una serie de recibos electrónicos comprobantes de las acciones
realizadas en un procedimiento.

Ilustración 167. Recibos de acciones realizadas

B. Preparación y publicación de un procedimiento

A continuación se describen los pasos correspondientes a la creación y publicación de un proceso

de licitación.

El proceso supone:

110
1. Acceder al Área de Trabajo

Ilustración 168. Área de trabajo

Dentro de ella se selecciona y dentro de ella la opción Ver tipos de

procedimientos y equipos.

Ilustración 169. Selección de opción

Se entra así en una sección en que se muestran todos los tipos de procedimientos
disponibles.

Ilustración 170. Tipos de procedimientos disponibles

111
 Se debe pulsar el enlace Crear asociado al procedimiento que se desea ejecutar. Esto
redirige al formulario de creación de procedimiento.

2. Creación del expediente

La creación del expediente se hace a través de un formulario específico con los siguientes
campos:

Ilustración 171. Formulario de creación de procedimiento

• Título:

• Régimen jurídico o marco legal.

• Tipo de procedimiento.
• Unidades de contratación. Este campo se cubre a través de

112
 Ilustración 172. Formulario de selección de unidad de contratación

• Número de expediente.
• Título.
• Descripción.
• Objeto del contrato:

• Objeto (se tara de un campo desplegable con opciones).

• Duración estimada.

• Clasificación UNSPC:

• Vocabulario principal – UNSPC. Al seleccionar este campo se abre una ventana

flotante que ofrece un sistema de selección entre los diferentes valores
predefinidos:

113
 Ilustración 173. Sistema de selección de UNSPC

• UNSPC Adicional. Campo de comportamiento similar al anterior.

Ilustración 174. Sistema de selección de UNSPC adicional

114
 • Lista de clasificación adicional.
Mediante un mecanismo similar al de establecimiento de la clasificación UNSPC
se genera un lisado de clasificaciones complementarias. De él es posible añadir,
editar o eliminar elementos.

Ilustración 175. Clasificación adicional

Se deben cubrir los campos deseados (los marcados con un asterisco son obligatorios), y
pulsar en el botón Crear.

Se refresca entonces la página, mostrándose en la nueva el formulario de creación del

expediente cubierto con los datos indicados antes. En la parte superior aparece el botón
que da acceso a los siguientes pasos de creación del expediente.

3. Carga de información del procedimiento

Una vez creado el procedimiento debe procederse a la alimentación del mismo con la
información que corresponde.

Se trata de un proceso que se realiza en diferentes pasos:

Ilustración 176. Pasos de la actualización de la información de expedientes

Este proceso se realiza mediante una serie de formularios entre los que es posible navegar
gracias a los botones:

115
 Ilustración 177. Botones de navegación por el formulario

• Paso 1. Información general.

Se trata de una sección en la que, a través de un formulario, se pueden indicar los
datos de identificación y plazos de alto nivel del proceso de licitación.

Ilustración 178. Formulario de información general de procedimientos

En este formulario se deben indicar los detalles del procedimiento:

• Identificación del Procedimiento:

• Número de expediente: aparece la información indicada al crear el
expediente.
• Título: aparece la información indicada al crear el expediente.
• Descripción: aparece la información indicada al crear el expediente.
• Estado: definido como En edición.
• Dar publicidad al procedimiento: es posible escoger sí o no.

116
 • Dar publicidad a la adjudicación: es posible escoger sí o no.
• Programación
• Fecha límite de presentación de candidaturas/ofertas.
• Fecha y hora de apertura de candidaturas/ofertas.
• Plazo de validez de las ofertas.

• Paso 2. Configuraciones del procedimiento.

En este paso se establecen las siguientes características del procedimiento:

• Configuración de decimales:
• Número de decimales aceptados para el precio de los artículos.
• Número de decimales aceptados para el precio total.
• Modo de presentación:
• Modo de presentación: define si puede presentarse mediante SECOP II, en
papel o ambos.
• Requiere el envío de muestras.
• Reglas de licitación permitidas.
• Permitir variantes de ofertas.
• Precios:
• Definir un precio base
• Definir un precio mínimo.

117
 Ilustración 179. Formulario de configuración de procedimientos

• Paso 3. Formulario de respuesta.

El siguiente paso consiste en generar un formulario que cada licitador deberá cubrir
para presentar su propuesta.

Ilustración 180. Configuración del formulario de respuesta

118
La pantalla en que se puede realizar la configuración del formulario de respuesta está
dividida en tres áreas principales:

1. Espacio en el que establecer las preguntas y cuestiones que los licitadores deben
responder.

2. Barra de herramientas con que añadir, editar o eliminar las cuestiones que se
plantean.

Ilustración 181. Barra de herramientas de edición de formularios

En ella se ofrecen los mecanismos para:

• Añadir sección (se usan para agrupar las preguntas)
Se trata de un formulario en el que se puede indicar el título y una
descripción de la sección.

Ilustración 182. Configuración del formulario de respuesta

• Añadir pregunta.
Este apartado abre un formulario de dos pasos. En el primero de ellos se
debe indicar el tipo de pregunta que se quiere incluir y, dependiendo de
esta tipología, en el segundo es posible cargar la información específica de
la pregunta.

119
 Ilustración 183. Establecimiento de tipología de pregunta

Las tipologías de pregunta que se ofrecen son:

• Respuesta múltiple: usado cuando se quiere que el proveedor
conteste con respuestas predefinidas.
• Matriz de respuesta: adecuado para cuando se quiere que el
proveedor conteste con respuestas predefinidas a varias preguntas.
• Pregunta abierta: se permite al proveedor contesta a través de un
texto libre.
• Pregunta numérica: el proveedor debe responder con un número
correspondiente a una cantidad concreta.
• Anexos: en este caso el proveedor ha de adjuntar un documento
como respuesta.
• Respuesta lógica: la respueta del proveedor sólo puede ser Sí o
No.
• Pregunta de requisitos: orientada a que el proveedor deba
suministrar un valor a una serie de requisitos.
• Lista de precios: usado cuando el proveedor ha de suministrar el
precio y otros atributos para una lista de lotes y/o artículos.

3. Borrar seleccionado. Elimina las secciones o preguntas que se hayan marcado

activando los correspondientes check-box.

4. Guardar plantilla. Permite que el cuestionario se almacene en SECOP II como

plantilla para ser usado en el futuro.

120
 5. Guardar como PDF. Permite que el usuario descargue el cuestionario en formato
PDF.

Una vez que el cuestionario esté completo, se debe pulsar .

• Paso 4. Evaluación.
Permite definir el modelo de evaluación automático para valorar las propuestas de los
licitadores.

Ilustración 184. Definición de criterios de evaluación

Por defecto está activada la opción de no definir el modelo de evaluación, por lo que el
primer paso a realizar es activar la opción Sí.

Se accede así a un formulario en el que indicar:

• Si el modelo de evaluación va a ser público o no.

• El modelo de evaluación, que puede corresponderse con:

• Precio más bajo.

• Oferta económicamente más ventajosa.

En el caso de seleccionar la opción Precio más bajo, se muestra en la parte inferior de

la ventana los reglamentos (criterios) de evaluación:

Ilustración 185. Acceso a reglamentos de evaluación

121
Al seleccionar la opción Editar / Ver regla se despliega una segunda parte del
formulario. En ella es posible establecer:

• El precio mínimo aceptable.

• El precio máximo aceptable.
• Una gráfica de la ponderación.

Ilustración 186. Detalle de la evaluación

Asimismo, en esta segunda parte del formulario es posible indicar si se quiere

establecer el o los criterios de desempate en caso de que las valoraciones de dos o
más ofertas sean iguales.

Ilustración 187. Detalle de la evaluación

122
Si la opción seleccionada es Oferta económicamente más ventajosa, se abre una
segunda parte de formulario similar a la indicada antes, pero en la que es posible:

• Definir si el criterio de evaluación va a ser Manual o Automático / Semiautomático.

• Definir el sistema concreto de evaluación.

Ilustración 188. Formulario de definición de sistema de evaluación

Dependiendo de cuál sea el sistema de valoración seleccionado se mostrarán

diferentes alternativas de configuración del mismo:

123
 Ilustración 189. Formulario de configuración del sistema de evaluación

• Paso 5. Pliegos de condiciones

A continuación se pueden asociar al procedimiento los diferentes documentos precisos
para cumplir con el objetivo de la licitación.

Ilustración 190. Interfaz de carga de documentos

SECOP II ofrece la posibilidad de establecer un texto explicativo o de presentación que

será visto por todos los licitadores.

Asimismo, para la asociación de documentos al procedimiento se ofrecen dos

alternativas:

124
• Usar un documento ya cargado en la plataforma
Para ello se debe pulsar el botón . Esto abre un
formulario en el que se pueden realizar búsquedas de los archivos existentes en
SECOP II.

Ilustración 191. Listado de documentos

Se debe seleccionar aquel o aquellos archivos que se deseen y pulsar el botón

Añadir seleccionado.

Para comprobar el contenido del archivo se puede pulsar sobre el enlace Vista
previa, que abre la ficha de detalle del documento descrita en el apartado
Documentos de la dentro de Configuraciones de la entidad.

• Cargar un nuevo documento en SECOP II.

En este caso es preciso pulsar en el botón Adjuntar Documentos. Esto abrirá el
sistema de carga de documentos descrito en el apartado Documentos de la dentro
de Configuraciones de la entidad.

Las restantes opciones ofrecidas incluyen:

• Borrar seleccionados: precisa que se active el check-box junto al o a los

documentos a que se desee aplicar y permite eliminar los archivos que
corresponda.

125
• Paso 6. Invitación.
El último paso del proceso es el envío de invitaciones a los posibles licitadores. Existe la
posibilidad de permitir a SECOP II que envíe una invitación a todos los proveedores
dados de alta que se correspondan con la categoría de la licitación, o realizar una
selección manual de éstos.

• Para realizar una invitación automática lo primero se debe activar la opción

Seleccionar a los proveedores por categoría. Se genera así un listado en el que
aparecen las categorías indicadas al crear el expediente.

A estas categorías es posible añadir otras nuevas pulsando el botón Añadir nuevas
categorías. Estas últimas (no las que se cargan por defecto) pueden ser eliminadas
activando el check-box correspondiente a las mismas y pulsando el botón Borrar.

Ilustración 192. Mecanismo de invitación por categoría

• En caso de que se quieran hacer invitaciones manuales se desactiva la opción

Seleccionar a los proveedores por categoría y pulsar en el botón . Se abre
así un formulario que permite localizar empresas a invitar.

126
Los posibles criterios de búsqueda son:
• Palabra clave.
• Nombre de la entidad.
• NIT.
• Código DUNS.
• País.
• Categoría (código CPV).

Como resultado de la consulta se muestra un listado de proveedores dados de alta

que cumplan los criterios establecidos. De cada uno de ellos se puede consultar la
ficha con su información pulsando sobre el enlace Detalle.

Aquellos a los que se quiera enviar la invitación deben marcarse activando el

check-box correspondiente y pulsar el botón .

Ilustración 193. Mecanismo de invitación por categoría

127
Por su parte, en caso de no encontrar la empresa deseada, se puede crear en este
momento. El proceso se inicia pulsando en el botón .

Se accede así a un formulario en el que indicar la siguiente información:

• Identificación de la Entidad:
• Número DUNS.
• NIT.
• Nombre de la Entidad.
• Tipo de Organización.
• Trabajador Independiente (es un check-box).

• Información de Contactos:
• País.
• Comunidad Autónoma.
• Provincia.
• Dirección.
• Código Postal.
• Teléfono de Oficina.
• Fax de Oficina.
• Email de Oficina.

128
 Ilustración 194. Formulario de registro de entidad

Cuando la selección de proveedores esté completa se debe pulsar el botón

para terminar el proceso de creación del procedimiento.

Finalmente hay que pulsar en el botón para que el procedimiento sea

visible para todo el mundo.

129
 Ilustración 195. Publicación del procedimiento

Publicado el procedimiento el responsable de su gestión es redirigido a una página

resumen con los datos detallados del mismo.

Ilustración 196. Página resumen

C. Aclaraciones y correcciones de procedimientos

Durante el proceso de tramitación de un procedimiento de licitación electrónica se pueden producir

modificaciones o mejoras en la información o condiciones del mismo.

SECOP II ofrece dos herramientas que le permite adaptarse a esta situación.

1. Aclaraciones
En un proceso de contratación, se por propia iniciativa o por consultas de los licitadores, la
entidad contratante puede publicar en SECOP II aclaraciones al procedimiento. Todas ellas
serán visibles por todos los proveedores interesados en el procedimiento.

130
Asimismo, los licitadores pueden utilizar este componente para ponerse en contacto con la
entidad contratante a fin de consultar dudas respecto a los pliegos administrativos o
técnicos, o sobre cualquier aspecto o documento del procedimiento. La respuesta de la
entidad contratante será pública y visible para todos los proveedores interesados.

Para acceder a esta funcionalidad debe entrarse en la pantalla del expediente (por ejemplo
por la opción Últimos expedientes del Área de trabajo y dentro de ella ir al aparado
Aclaraciones.

Ilustración 197. Localización del apartado Aclaraciones

Una vez en él se podrá:

• Crear una aclaración.

Debe pulsarse el botón y se accederá a una pantalla con un formulario

específico en el que indicar:

• Detalles del mensaje:

• Desde (Entidad), que aparece cubierto con la identificación de la entidad a
la que corresponde el usuario.
• Desde (Usuario), que aparece cubierto con la identificación del usuario.
• Referencia del mensaje.Tipo de mensaje, que aparece cubierto con la
indicación Aclaraciones.
• Asunto.

131
 • Documentos adjuntos, que permite anexar documentos cargados en
SECOP II o anexar otros nuevos. Se trata del componente desarrollado en
Java que se utiliza también en otras partes de la plataforma. Por ello al
entrar en la página se solicitará permiso para ejecutar aplicaciones en esta
tecnología.

• Texto del mensaje:

• Plantillas, que hace posible partir de algún modelo de mensaje ya existente.
• Mensaje, en donde se puede indicar la aclaración que corresponda. Para
ello se cuenta con un editor de texto que hace posible dar formato (negrita,
cursiva, alineación, etc.) a lo que se escriba.

Ilustración 198. Formulario de edición de mensajes

Una vez cubiertos los datos que correspondan, existen tres posibilidades:
• Guardar el mensaje como borrador para revisarlo posteriormente.
• Enviar el mensaje.

132
 Estas dos acciones se realizan pulsando en alguno de los botones que al efecto se
muestran en el formulario:

Ilustración 199. Acciones del formulario de mensajes

• Proceso de respuesta a una solicitud de aclaración-

Se precisa pulsar el botón . Se entra así en una ventana con un listado de los
mensajes que están pendientes de contestar. Se debe seleccionar uno y pulsar en el
botón .

El proceso de redacción es similar al descrito para el paso anterior.

2. Modificaciones
Este componente permite hacer modificaciones en un procedimiento aun cuando éste esté
publicado.

Se accede a él desde la ventana de gestión del procedimiento a la que se llega desde el

Área de trabajo.

Ilustración 200. Componente de modificación de procedimientos

Al pulsar sobre el botón Nuevo se accede a una ventana con los diferentes cambios
posibles y pasos que implica el proceso:

133
 Ilustración 201. Proceso de modificación de procedimientos

De esta forma hay dos formas de acceder al tipo de cambio que se desee realizar:

• Mediante el menú lateral de pasos de modificación.

Ilustración 202. Menú de pasos de actualización

• Desde la zona central de la página de acceso al entorno de modificación, en donde hay

enlaces para el acceso directo a un tipo de actualización. En ella también hay un
campo de formulario para indicar la justificación de la modificación:

134
 Ilustración 203. Acceso directo a los diferentes tipos de actualización

El proceso a seguir es similar al utilizado para dar de alta el procedimiento, con la

diferencia que en este caso los formularios aparecen cubiertos con la información indicada
previamente.

Los posibles cambios a efectuar son los siguientes:

• Cambiar la programación de fechas.

Este tipo de cambio permite aplazar o adelantar la fecha límite de recepción de ofertas
y las fechas de apertura de las mismas.

En caso de tratarse de un procedimiento con Sobres, en esta funcionalidad se permite

cambiar la fecha de apertura de los tres. Para ello es preciso pulsar la opción Si en
Definir todas las fechas de apertura.

135
 Ilustración 204. Formulario de actualización de fechas

• Cambiar configuración: posibilita modificar el modo de presentación de ofertas

(plataforma, papel o ambos) y el precio base del concurso.

• Cambiar formulario de respuesta: orientado a añadir o eliminar preguntas, modificar

datos de los artículos, etc. Esta modificación sólo es posible hacerla si no hay ofertas
recibidas.

• Cambiar evaluación: con él se puede modificar la configuración de la evaluación del

procedimiento.

• Cambiar pliegos y documentación: tipo de cambio que permite añadir o eliminar los
pliegos o cualquier otra documentación.

Como se ha indicado previamente, toda modificación debe ir asociada con su

correspondiente justificación. Ésta será visible a todos los proveedores interesados en el
procedimiento y se deberá indicar en un campo de texto que aparece en la página de inicio
del sistema de actualización.

Ilustración 205. Campo para indicar la causa de la modificación

Cabe destacar que para simplificar el proceso, la navegación entre los diferentes pasos de
la actualización se realiza mediante una barra de botones similar a la del proceso de alta:

136
 Ilustración 206. Barra de control de las modificaciones

Una vez hechas todas las actualizaciones que se consideren necesarias se debe pulsar el
botón Concluir modificación.

D. Apertura e análisis de propuestas

Estas acciones son especialmente importantes ya que se corresponden con las que permiten:

• Realizar la exclusión y admisión de ofertas.

• Abrir las ofertas.

El acceso a esta sección se realiza a través del componente Fases de apertura disponible dentro
de la ventana de gestión de cada procedimiento a la que se llega desde el Área de trabajo.

En él se indica el estado en que está el procedimiento respecto a su apertura. Además al pulsar en

el botón Ir a fases de apertura se accede a la sección específica para gestionar esta tareas.

Ilustración 207. Componente fases de apertura

1. Estructura de la interfaz de apertura

La sección de gestión del proceso de apertura tiene los siguientes elementos:

137
 Ilustración 208. Interfaz del sistema de apertura de ofertas

1. Identificación del sobre que se va a abrir (en caso de que el procedimiento

tenga sobres).

2. Fases de apertura: identificación de la fase, del procedimiento y de la unidad de

contratación.

3. Ofertas recibidas: Identidad de las empresas que han enviado una oferta.

4. Cuenta atrás: reloj con la cuenta atrás para alcanzar la hora de apertura de las
ofertas.

Es importante destacar que antes de que se cumpla la fecha y hora establecidas para
realizar la apertura de las ofertas, se podrá conocer la identidad de las empresas que han
enviado su propuesta, así como la fecha en la que lo han hecho, pero no el contenido de
las mismas.

2. Descripción del proceso de apertura de ofertas

Para poder realizar las acciones de exclusión o admisión y de apertura de las ofertas, se
tendrá que pulsar el botón Iniciar que aparece en el sobre. Este botón genera el flujo de la
apertura del procedimiento, por lo que solo es necesario que sea pulsado por un único
usuario.

138
Ilustración 209. Indicación de que ya se puede iniciar el proceso de apertura de ofertas

1. Exclusión y admisión de ofertas.

Dado que SECOP II admite automáticamente las ofertas, en el caso de que no
haya que excluir aquellas recibidas fuera de plazo se pasa directamente a la
apertura de ofertas.

Por su parte, si hay que excluir las ofertas recibidas fuera de plazo este plazo se
realiza antes de que se constituya la Mesa de contratación o de que se realice la
apertura de ofertas (según corresponda). Pero siempre ha de haberse cumplido la
fecha y hora programada para la apertura de las mismas.

La interfaz usada para la exclusión o admisión de las ofertas se muestra en la

imagen siguiente:

Ilustración 210. Interfaz del sistema de exclusión / admisión de ofertas

139
 1. Nombre de la empresa que envía la oferta, así como el código interno de la
misma.
2. Botones Excluir todos los pendientes y Admitir todos los pendientes, si se
han recibido ofertas fuera de plazo, SECOP II permite excluirlas o
admitirlas todas a la vez.
3. Estado de la de oferta recibida, indicación de si se recibió dentro o fuera de
plazo, así como fecha y hora en la que fue enviada.
4. Botones Recibo, Causa de exclusión, Notas, permiten descargar el recibo
electrónico de la entrega de la oferta, así como especificar el motivo de
exclusión (retrasada u otro motivo) y agregar comentarios a la oferta.

Ilustración 211. Proceso de exclusión de ofertas

5. Botones Aceptar, Excluir, utilizados para admitir o excluir una oferta

concreta. En caso de realizarse una exclusión, ésta debe justificarse.

Ilustración 212. Justificación de la exclusión de ofertas

Todas las ofertas excluidas quedarán en SECOP II encriptadas, sin posibilidad de

acceder a su contenido.

Nota: Cuando el procedimiento supone la presentación de ofertas con diferentes

Sobres, será preciso admitir o excluir las ofertas cada vez que se abra un Sobre
antes de poder pasar a abrir el siguiente Sobre.

140
2. Constitución de la mesa.
Para proceder a la constitución de la mesa de contratación todos los usuarios
designados deben pulsar el botón Abrir.

3. Apertura de ofertas.
SECOP II muestra por defecto los usuarios que han sido establecidos en el flujo de
apertura del equipo que gestiona el procedimiento. Complementariamente permite
sustituirlos antes de que realicen la acción de apertura. Para esto último se debe

pulsar en cada uno de los que se van a sustituir el botón .

Ilustración 213. Redistribución de responsables de la apertura de ofertas

Para abrir un Sobre, cada usuario definido en el flujo de apertura, tendrá que
marcar la fase, y pulsar en el botón Abrir.

A continuación toda la información de las ofertas así como la documentación

recibida serán desencriptadas, y al cabo de unos minutos, el estado del Sobre
pasará a Abierto y las ofertas podrán ser consultadas.

Ilustración 214. Proceso de desencriptado

141
Una vez desencriptadas se puede consultar la información de las ofertas. Para ello
habrá de pulsarse el enlace de la referencia de la oferta.

Ilustración 215. Acceso a la información de las ofertas

La presentación de esta información está dividida en cuatro pasos:

Ilustración 216. División de la información de la oferta

1. Información general: datos de la oferta y del proveedor, así como el

estado de en el que se encuentra cada Sobre.

2. Formulario de Respuestas: permite comprobar las respuestas del

proveedor a las preguntas realizadas en el formulario, así como visualizar
los precios.

3. Documentos adjuntos: acceso a los documentos de la oferta. Para

descargar toda la documentación se tiene que pulsar el botón
.

Nota: debe tenerse en cuenta, en todo caso, que los documentos se van
sumando a medida que se van abriendo sobres. Así, cuando se ha abierto
el sobre 1 sólo se ven los documentos del mismo, cuando se abre el sobre
2 se ven los del 1 y el 2, y al abrir el sobre 3 se pueden consultar los del 1,
2 y 3.

142
 4. Evaluación: Sirve para hacer una evaluación individual a las ofertas
mediante la puntuación de los criterios establecidos en la licitación.

Esta evaluación se hace por lotes. Aunque también es posible crear una
evaluación individual, para ello se debe pulsar el botón

Debe tenerse en cuenta también que en el caso de los procedimientos con

sobres, la evaluación del Sobre 3 se gestiona de forma diferente:
• Si la evaluación de las ofertas es precio más bajo: se hace la
evaluación con puntuación de manera automática según el
máximo y mínimo indicado en el paso 4 evaluación del
procedimiento.
• Si la evaluación es por oferta económicamente más ventajosa de
manera manual, habrá que puntuar cada criterio. Esta valoración
se hace en puntos, no en porcentajes.
• Si la evaluación es por oferta económicamente más ventajosa de
manera automática, la puntuación la realizará directamente
SECOP II.

Para terminar la cualificación de ofertas, habrá de pulsarse el botón

.

4. Impresión de la oferta en PDF.

SECOP II permite imprimir en formato PDF toda la información de la oferta
recibida, pulsando dentro la oferta el botón Imprimir.

5. Características especiales en el caso de ofertas con Sobres.

En el caso de procedimientos con Sobres, las ofertas quedarán en estado
Pendiente y se tendrán que volver a excluir/admitir para que pasen a la apertura
del siguiente sobre.

Si se quiere admitir todos los sobres a la vez, se pulsará el botón Admitir todos
los pendientes.

Si se quiere excluir alguna oferta ya abierta, se pulsará el botón Excluir todos los
pendientes, tal y como se explica en el paso anterior.

143
 Ilustración 217. Proceso de apertura de ofertas con Sobres

Debe tenerse en cuenta que en el caso de que el procedimiento tenga Sobres, se

tendrá que repetir la misma operación en el siguiente Sobre, pulsando el botón
Iniciar por un único usuario, y posteriormente, cada miembro de la mesa, pulsará el
botón Abrir.

Para pasar al siguiente Sobre, y una vez estudiada la documentación de las

ofertas, de nuevo se tendrán que admitir/excluir las ofertas, y pulsar el botón
Terminar cualificación para pasar a la apertura del siguiente Sobre.

6. Tratamiento de ofertas por lotes.

En el caso de que el procedimiento tuviera lotes, SECOP II permite la
exclusión/admisión de ofertas por lotes.

7. Gestión de ofertas abiertas.

Una vez abiertas las ofertas (en el caso de procedimientos con Sobres, una vez
que están abiertos todos los Sobres) desde la ventana de la fase de apertura, se
pueden realizar las siguientes acciones:

Ilustración 218. Gestión de ofertas abiertas

144
 1. Abrir cualificación: Permite corregir la cualificación de cada oferta
admitida o excluida cambiando el estado de las mismas.
2. Comparativa de precios: Lleva a realizar un análisis comparativo de
precios de todas las ofertas admitidas.
3. Adjudicar: Lleva a realizar la adjudicación manual, es decir, no importa
puntuaciones automáticas.
4. Evaluación de criterios: Lleva a realizar una evaluación comparativa de
criterios de todas las ofertas admitidas.

8. Registrar ofertas externas

En aquellos procedimientos donde se ha definido que el modo de presentación de
ofertas puede ser tanto en formato papel como a través de SECOP II, ésta permite
registrar las recibidas en papel como ofertas externas por parte de la entidad
contratante. De esta manera, se podrán evaluar todas las ofertas recibidas a través
de las funcionalidades automáticas de la plataforma.

Ilustración 219. Acceso a la gestión de ofertas no cargadas en SECOP II

Para crear una oferta externa habrá de ponerse una referencia y un nombre a la
oferta.

Ilustración 220. Carga de documentación de ofertas externas

Posteriormente se tendrá que elegir al proveedor de la base de datos de empresas

registradas en SECOP II, o bien introducir los datos principales del mismo
pulsando tal y como se explica en el paso invitación.

145
 Ilustración 221. Asociación de proveedor a ofertas externas

Para poder continuar, se debe pulsar el botón

La creación de una oferta externa consta de los siguientes pasos:

Ilustración 222. Creación de una oferta externa

5. Paso 1 | Información general: se podrá modificar el nombre y la

referencia interna de la oferta creada, así como la identidad del proveedor.

6. Paso 2 | Formulario de respuesta: en este paso, surgirán las preguntas

creadas por la entidad pública. Para responder, basta pulsar en ,
en cada sobre, si el concurso tiene Sobres.

Ilustración 223. Carga de información general en el formulario de respuesta

• En el campo Referencia Interna podrá poner un código del articulo

solicitado, si lo desea (no es un campo de obligado cumplimiento)
• En el campo Precio unitario tendrá que poner el precio unitario sin
impuestos del artículo o servicio solicitado

146
 Además, se podrá encontrar otras preguntas que la entidad pública ha podido
añadir en el formulario de respuesta y que deberá contestar.

Ilustración 224. Carga de información específica en el formulario de respuesta

Después de rellenar todas las cuestiones, se tendrá que pulsar en Cerrar

formulario. En el siguiente paso, aparecerá también este botón:

7. Paso 3 | Documentos: donde estarán disponibles automáticamente las

preguntas de anexos solicitadas en el formulario de respuesta por la
entidad pública. Por lo tanto, se deberá adjuntar toda la documentación
requerida en los pliegos a cada uno de los Sobres.

Ilustración 225. Asociación de documentos a la oferta externa

Además, se tendrá a disposición otro bloque llamado Ad- hoc, que permitirá
adjuntar documentación adicional a cada Sobre.

147
 Posteriormente se deberá pulsar el botón Añadir nuevo documento.

Ilustración 226. Asociación de documentos ad hoc a la oferta externa

Al pulsar en el botón Añadir nuevo documento surgirá la ventana para buscar

la documentación en el equipo. Deberá pulsar el botón Agregar documentos.

Ilustración 227. Interfaz de carga de documentos

Busque el documento que desea adjuntar a su oferta. Una vez que tenga el

documento seleccionado, pulse el botón .

A continuación se cargarán los documentos seleccionados.

148
 Ilustración 228. Listado de documentos para cargar

Después adjuntar todos los documentos, debe efectuar las siguientes

acciones:
• Pulsar en Finalizar Oferta
• Pulsar en Encriptar y Enviar. De esta manera, toda su oferta, junto con
la documentación asociada a la misma, quedará cifrada sin que se
pueda acceder a su contenido hasta la constitución de la mesa de
contratación.
• Aparecerá una ventana para que acepte términos y condiciones
específicos para la presentación. Después de aceptarlas, pulse el
botón Presentar.

Ilustración 229. Recomendaciones de presentación de ofertas

149
E. Adjudicación y Comunicación del ganador

Después de terminar el análisis de los proveedores y de seleccionar un o los demás proveedores

ganadores, se pasa a la fase final del procedimiento y se comunique el ganador.

El proceso de comunicación del ganador incluye las siguientes actividades.

1. Informe preliminar
Tras realizar el análisis de las propuestas y tener toda la información correspondiente al
informe preliminar, se pasa a la fase de audiencia previa. Para ello en la carpeta del
procedimiento se debe pulsar en el botón Crear del componente Audiencia previa /
Adjudicación.

Ilustración 230. Acceso a Informe preliminar

Se accede así a un formulario en el que es preciso indicar:

• Información general
El usuario debe indicar los datos siguientes:

• Clasificación.
• Posición: indica en qué posición está la oferta.
• Estado: estado de adjudicación (Intención de contratar, excluido o admitido)
• Puntuación: puntuación atribuida a la propuesta del contratista

Ilustración 231. Indicación de la información general de las ofertas

• Mapa de cantidades.

150
El objetivo es ofrecer un mecanismo para definir el número de ítems de cada
artículo que se van a adquirir. SECOP II lo disponibiliza el mapa de cantidades de
la propuesta del proveedor seleccionado. El usuario deberá seleccionar los ítems
que correspondan (quedan resaltados en amarillo) y pulsar en Añadir
seleccionados.

Ilustración 232. Mapa de cantidades

Tras pulsar Añadir seleccionados se abre bajo el Mapa de cantidades un campo

nuevo denominado Cesta de compra. En él el usuario deberá confirmar la
selección efectuada o rechazar en caso de que no sea correcto.

Ilustración 233. Confirmación de cantidades

Al realizar la confirmación el campo de Lista de proveedores se cargará con la

información provista en los pasos anteriores, y se establecerá una referencia en el
campo Contrato.

151
 Ilustración 234. Referencia de contrato

• 2 | Informe preliminar
En este paso el usuario puede crear a partir de la plantilla el fichero de informe
preliminar. Alternativamente puede sustituirlo por otro mediante la función Añadir y
reemplazar. Además puede fijar una fecha para el término del período de audiencia
Vista previa.

Ilustración 235. Interfaz de generación de informe preliminar

Después de anexar o crear el informe preliminar, aparecerán en el formulario las

opciones:
• Modificar.
• Descargar.
• Enviar.

Ilustración 236. Formulario de envío del informe preliminar

152
 Al pulsar en el botón Enviar, el informe se remite a los licitadores, que hasta la fecha
establecida pueden presentar objeciones si consideran que lo establecido en el informe
preliminar no es correcto.

• 3 | Objeciones
Hasta la fecha que se haya establecido por el gestor del procedimiento los licitadores
podrán presentar objeciones.

Éstas quedarán almacenadas en SECOP II donde podrán consultarse en el tercer paso

de la Audiencia previa, donde pulsando el botón Responder también se podrá
contestar a las mismas.

Ilustración 237. Interfaz de consulta de objeciones

Para finalizar a fase de audiencia previa se pulsará en Terminar audiencia previa.

2. Informe final
Cuando se finaliza la Audiencia preliminar aparece un cuarto paso: Informe Final. En él el
usuario, al igual que con el Informe preliminar, puede utilizar una plantilla para generarlo o,
si lo prefiere, elaborarlo externamente y cargarlo con la opción Anexar y sustituir.

Una vez generado el informe, se presentarán las opciones:

• Descargar.
• Borrar.

Ilustración 238. Informe final

A continuación se pulsarán en Confirmar adjudicación.

.

153
 Ilustración 239. Confirmación de la adjudicación

Hecho esto aparece en la interfaz un botón Enviar que permite enviar la información de la
adjudicación a todos los licitadores.

Ilustración 240. Envío del Informe Definitivo

3. Proyecto de Contrato
En la parte inferior de la sección Datos generales de la funcionalidad Audiencia previa /
adjudicación aparece identificada dentro de la Lista de proveedores adjudicados el
borrador del contrato.

Ilustración 241. Referencia de contrato

Si se pulsa en la referencia se accede a un formulario de cinco pasos en el que se

generará el contrato.

154
 Ilustración 242. Generación de contrato

• Paso 1 | Datos generales

En este paso se ofrecerá un formulario en el que se debe indicar:
• La referencia del contrato: aparece indicada la que esté guardada en
SECOP II.
• Una descripción del contrato: área de texto en la que indicar las
características del contrato.
• El objeto del contrato: desplegable con opciones predefinidas.
• La fecha de inicio del contrato.
• La fecha de finalización del contrato.
• Si se trata de un contrato vinculante o una adjudicación preliminar.
• Si se envía la notificación del contrato o no.

Ilustración 243. Formulario de identificación del contrato

155
• Paso 2 | Condiciones
Se trata de un formulario en el que se pueden establecer las especificaciones y
condiciones que regulan el contrato y la adjudicación:
• Las condiciones financieras y de entrega.
• Las condiciones de pago.
• Comentarios.
• Documentos anexos.
• La o las direcciones de ejecución del contrato.

Para ello se cuenta con un formulario dividido en los bloques indicados antes.

156
Ilustración 244. Formulario de condiciones del contrato

157
 • Paso 3 | Lista de artículos o servicios
En ella se muestran los artículos que se han configurado en la adjudicación, incluyendo
su coste unitario y su coste total.

Ilustración 245. Lista de artículos o servicios

• Paso 4 | Documentos del contrato

En este paso, partiendo de la información cargada en las fases anteriores se genera el
documento del contrato en formato PDF o Word.

Para ello, además, puede utilizarse una plantilla definida previamente en SECOP II, o
añadir una nueva.

Ilustración 246. Generador de documentos del contrato

Como último paso se deberá pulsar el botón Enviar al licitador.

IX. Ayuda en línea

Como complemento a este documento existen manuales y videos de apoyo al usuario que dan
información puntual y concreta sobre cómo realizar una tarea.

Están disponibles en todas las pantallas donde parece el muñeco Smarty o la opción

158
Ilustración 247. Ayuda ajuste de video

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