Merancang Struktur Organisasi Perusahaan
Merancang Struktur Organisasi Perusahaan
KOMUNIKASI ORGANISASI
Dalam mendirikan sebuah perusahaan elektronik dengan skala nasional yang memiliki
600 karyawan, struktur organisasi berperan sangat vital. Karena sebuah perusahaan layaknya
organisasi yang lain, tidak dapat berjalan tanpa adanya komunikasi. Proses komunikasi
organisasi umumnya dilakukan melalui struktur organisasi. Struktur organisasi menetapkan
bagaimana tugas dalam organisasi akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme
koordinasi yang formal serta pola formal yang menggambarkan hierarki yang berbeda dari top
management, middle management, lower management, dan tingkat karyawan (staf) dalam suatu
sistem. Struktur organisasi harus dirancang dengan jelas menggambarkan struktur manajemen
dan tanggung jawab individu dan departemen sekaligus memenuhi kebutuhan keseluruhan tujuan
organisasi, dan manajemen komunikasi. Tanpa adanya struktur organisasi, perusahaan bisa
menjadi kacau karena terjadinya simpang siur perintah, hubungan, maupun feedback yang
dilakukan.
Untuk mendesain atau merancang struktur organisasi, saya mengandaikan bahwa saya
memiliki sebuah perusahaan lampu dengan nama “Priscilla Lighting” dimana produk dari
perusahaan ini akan dipasarkan terutama di daerah Sumatera dan Jawa, kemudian Kalimantan,
Bali & Nusa Tenggara, Sulawesi dan terakhir Papua. Pabrik dari perusahaan Priscilla Lighting
berada di Bekasi, Jawa Barat. Saya memilih lokasi ini karena banyak perusahaan-perusahaan
lainnya memiliki pabrik di kawasan industri Bekasi, sehingga bisa jadi perhitungan lokasinya
sudah baik.
Berikut ini adalah bagan struktur organisasi fungsional dari Priscilla Lighting;
A. Director
Wewenang dan kewajiban atau tugas dan tanggung jawab direktur dalam perusahaan
ini antara lain;
1. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan
2. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan
3. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga
keuntungan perusahaan
4. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan
pembelanjaan kekayaan perusahaan
5. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar
perusahaan
6. Menetapkan strategi-strategi strategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan
7. Mengoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai bidang
administrasi, kepegawaian, hingga pengadaan barang
8. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan
9. Memimpin rapat umum, dalam hal; untuk memastikan pelaksanaan tata tertib,
keadilan dan kesempatan bagi semua orang untuk berkontribusi secara tepat,
menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda,
mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan
tindakan dan kebijakan
10. Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari struktur
organisasi, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas
Dalam menjalankan tugasnya, direktur utama yang dipilih oleh perusahaan harus
mampu menjalankannya sesuai dengan kode etik, diantaranya;
1. Saat menyiapkan laporan keuangan, komunikasi apapun ke pasar maupun ke
pemilik ataupun dokumen-dokumen lain yang serupa, harus menggambarkan
situasi ekonomi dan keuangan perusahaan secara jujur, jelas, dan lengkap. Tidak
boleh dimanipulasi.
2. Direktur harus segera memenuhi setiap permintaan informasi yang diminta oleh
audit maupun pemilik perusahaan dengan benar dan lengkap tanpa kecurangan
B. General Manager
C. Internal Audit
D. Operational Manager
H. Personalia Manager
- Merencanakan perekrutan karyawan sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen.
- Mengatur kegiatan yang berhubungan dengan karyawan dan menciptakan suasana kerja
yangnyaman dan berdisiplin.
- Menampung dan mencari keluhan karyawan.
- Mengatur dan merencanakan training untuk peningkatan ketrampilan karyawan.
- Bertanggungjawab terhadap disiplin kerja karyawan.
1. Recruitment Supervisor
- Mengkonsolidasikan rencana kebutuhan pegawai di tiap divisi dan menyusun
prioritasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga posisi penting yang
menjadi prioritas dapat dipenuhi dengan cepat.
- Merencanakan institusi yang menjadi sumber pegawai dan melakukan analisa secara
kontinu kualitas pegawai dari institusi tersebut untuk memastikan di masa mendatang,
perusahaan merekrut pegawai dari sumber yang tepat.
- Mengkoordinasikan proses screening dan seleksi calon pegawai dengan metode /
tools yang tepat serta penempatannya di perusahaan untuk memastikan pegawai yang
diterima memiliki skill dan kompetensi sesuai dengan kebutuhan posisi yang
ditempatinya.
- Mengembangkan, melakukan analisa dan memilih metode / tools yang akan
digunakan dalam proses seleksi sehingga metode / tools yang digunakan tersebut
dapat membantu perusahaan dalam menentukan kandidat yang tepat.
- Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangkan sistem dan prosedur
perekrutan dan penempatan pegawai perusahaan untuk memastikan semua proses
berjalan dengan tertib dan sesuai standar yang ditetapkan.
- Mengkoordinasikan pembuatan dan peng-update-an database kandidat sehingga bila
di masa mendatang terdapat posisi lain yang dibutuhkan, perusahaan dapat
mempertimbangkan kandidat sebelumnya yang mungkin bagus (hanya skill dan
kompetensinya tidak sesuai dengan posisi yang vacant pada waktu itu).
- Menyusun rencana dan mengkoordinasikan pelaksanaan promosi brand perusahaan,
terutama pada institusi sumber pegawai, untuk meningkatkan awareness pada pool of
talent sehingga perusahaan dapat memilih kandidat terbaik dari yang baik.
2. Training Supervisor
- Mengukur kebutuhan training yang relevan untuk karyawan baik untuk level
individu atau level organisasi, berkonsultasi dengan kepala-kepala tiap
departemen, termasuk metoda-metoda penilaian dan sistem pengukuran
diperlukan.
- Selalu mengetahui informasi terkini tentang keterampilan-keterampilan dan level
kualifikasi yang relevan yang diperlukan oleh karyawan untuk tetap mempunyai
kinerja yang efektif dan menginformasikan ke setiap orang setiap tentang
persyaratan dan informasi yang terkait dengan hal tersebut ke organisasi secara
tepat.Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.
- Merencanakan anggaran-anggaran pelatihan fungsional / per departemen, biaya-
biaya peramalan (forecast) dan angka-angka peserta training seperti yang
diperlukan oleh sistem perencanaan dan anggaran organisasi.
- Membuat strategi dan rencana-rencana organisatoris untuk memenuhi kebutuhan
pelatihan dan pengembangan, dan mengatur pelaksanaan pelatihan, pengukuran
dan tindak lanjut yang diperlukan.
- Mengidentifikasi, memilih dan mengatur lembaga pelatihan dan akreditasi
eksternal, para agensi serta penyedia-penyedia jasa training untuk melaksanakan
training yang diperlukan sesuai denga standar yang sudah ditentukan
- Mengorganisir tempat pelaksanaan pelatihan, logistik, pengangkutan, pemondokan
seperti yang diperlukan untuk mencapai pengadaan dan pelaksanaan pelatihan
secara efisien.
- Merencanakan dan melaksanakan kursus latihan secara pribadi sebagai supplement
(tambahan) dari training yang disediakan secara external maupun internal oleh
pihak lain.
- Menyusun untuk pemeliharaan segala perlengkapan dan material yang
berhubungan dengan pelaksanaan dan pengukuran training.
- Merekrut, mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct
report kepadanya), jika ada.
3. Payroll Supervisor
- Menyiapkan laporan dan slip gaji karyawan setiap bulan untuk karyawan,
perusahaan, dan bank
- Menangani permasalahan yang ada pada karyawan mengenai gaji
- Mengontrol absensi karyawan seluruh departemen
- Menyimpan data –data failing sistem
- Membuat laporan jamsostek setiap bulan.
4. Welfare Supervisor
Bertugas untuk mengurus hal-hal yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan,
termasuk kesehatan dan jaminan sosial
I. General Affair Manager
- Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan
seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC,
dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional,
office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai
dengan anggaran yang ditentukan.
- Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh
fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada
bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
- Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta
melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
- Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa
fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas
vendor/supplier termasuk tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice
maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
- Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan
dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
- Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh
karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan
dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
- Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas
aset dan beban biaya kantor.
1. Sanitation Supervisor
Mengurus masalah kebersihan gedung
2. Equipping Supervisor
Mengurus pengadaan atau penyediaan barang atau alat-alat yang dibutuhkan
perusahaan dan seragam karyawan
J. Research & Development Manager
- Mencari tahu berbagai informasi dan trend produk secara intensif untuk memperkuat
pengetahuan yang dapat menyokong implementasi dari perkembangan proyek dan
riset – riset dasar.
- Mengkoordinir dan memonitor proses perkembangan produk, riset dasar, dan riset
konsumen yang dilakukan oleh unit-unit yang bersangkutan.
- Membantu para karyawan pabrik untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan
perumusan/ resep, bahan baku, proses secara teknis, material pengemasan, dan proses
sanitasi.
- Mengecek dokumen dan mengawasi operasi yang berkaitan dengan SOP, proses
produksi, pemanduan analisis, dan kehalalan produk.
- Memonitor seluruh pengeluaran dan mencocokkannya dengan budget
K. Corporate Communication Manager
- Menyempurnakan profil dari perusahaan (corporate branding).
- Meminimalkan perbedaan antara identitas perusahaan yang diinginkan dan fitur
merek
- Mendelegasikan tugas-tugas dalam komunikasi.
- Merumuskan dan melaksanakan prosedur yang efektif untuk membuat keputusan
mengenai urusan komunikasi.
- Menggerakkan dukungan internal dan eksternal demi tujuan-tujuan perusahaan.
- Berkoordinasi dengan perusahaan-perusahaan bisnis internasional.
Dalam perusahaan ini, manajer komunikasi perusahaan membawahi tiga orang
supervisor yang memiliki publik tersendiri agar komunikasi yang terjalin lebih baik,
yaitu supervisor yang mengurus komunikasi dengan konsumen, komunikasi dengan
supplier, dan komunikasi dengan pemerintah