MENGOPERSIKAN SOFTWARE APLIKASI SEDERHANA

WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM

ELISABETH
Program Studi Manajemen Logistik Industri Elektronika Politeknik APP Jakarta, Indonesia
Korespondensi penulis : ellielisabeth22@gmail.com

Abstrak

Warehouse Management System merupakan suatu software yang dirancang untuk mendukung
manajemen pergudangan yang digunakan untuk mengelola dan mengendalikan proses yang
terjadi didalam supply chain. Hasilnya menunjukkan bahwa sistem ini sudah beroperasi sesuai
tujuan pembuatannya yaitu dapat mempercepat lead time karena proses yang terjadi seperti
pencatatan data barang, pencatatan data transaksi, penghitungan jumlah barang, serta pencetakan
laporan dilakukan secara komputerisasi. Warehouse Management System yang dapat
mewujudkan integrasi data, mampu menyimpan data historis, speed retrieval, data up to date
dan efisiensi proses administrasi dan dokumentasi pergudangan. Pergudangan merupakan bagian
dari sebuah sistem logistik perusahaan untuk menyimpan produk perusahaan, serta menyediakan
informasi bagi manajemen mengenai status, kondisi, serta arus atau perpindahan produk yang
disimpan dalam gudang. Perancangan sistem informasi pergudangan menghasilkan input dan
output yang mendukung kinerja pada gudang.

Kata kunci : Warehouse Management System, pergudangan, sistem informasi

Abstract

Warehouse Management System is a software designed to support warehousing management

that is used to manage and control the processes that occur within the supply chain. The results
show that this system is operating according to the purpose of making it can accelerate lead time
because the processes that occur such as recording goods data, recording transaction data,
calculating the number of goods, and printing reports carried out computerized. Warehouse
Management system that can realize data integration, able to store historical data, speed
retrieval, up to date data and efficiency of administrative processes and warehousing
documentation. Warehousing is part of a company logistic system for storing company products,
as well as providing information to management regarding the status, conditions, and flow or
transfer of products stored in warehouses. The design of warehousing information systems
produces inputs and outputs that support performance in warehouses.

Keywords : Warehouse Management System, warehousing, Information systems

1. Pendahuluan

Sistem Informasi menurut Andri Kristanto (2008:13) yaitu “suatu system didalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi,
bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Suatu sistem informasi yang baik harus
mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam
mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.
Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk
produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian
didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Sebuah management yang
bertugas untuk mengorganisir masalah pergudangan disebut warehouse management.

Pengolahan data sangat diperlukan dalam suatu gudang, karena dengan pengolahan data
ini dapat dilihat aliran barang masuk, barang keluar, ataupun stok barang yang ada di gudang.
Pengolahan data pada gudang yang masih menggunakan cara manual, yaitu dengan
mengisikan form yang telah disediakan oleh perusahaan kemudian disimpan di dalam map
sebagai arsip. Sistem ini sudah baik, tetapi masih ada kelemahan yang dirasakan, diantaranya
jika dituntut untuk cepat mencari data yang dibutuhkan agak sulit dan membutuhkan waktu
yang cukup lama, karena harus mencari satu persatu arsip-arsip yang telah disimpan,
sehingga waktu banyak yang terbuang. Permasalahan yang lain kemungkinan data atau arsip
hilang atau rusak masih sangat tinggi, dengan kesalahan ini perusahaan akan mengalami
kerugian, hal ini harus dihindari.

Oleh karena itu sangat dibutuhkan sebuah sistem yang bisa mendukung atau setidaknya
mengurangi resiko-resiko kesalahan dalam penginputan barang yang mungkin terjadi. Maka
dibutuhkannya Aplikasi Sistem Informasi Gudang untuk mendukung sistem yang sudah ada.
Aplikasi Sistem Informasi Gudang ini diharapkan dapat memberikan informasi-informasi
berupa laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan selaku manager dengan cepat dan
efisien sesuai dengan format laporan yang dibutuhkan, sekaligus mengurangi resiko
kerusakan atau kehilangan data yang dapat merugikan perusahaan.

Tujuan dari pembuatan review implementasi warehouse management system ini yaitu
menerapkan dan menyesuaikan sistem yang dapat mengurangi ketidakakuratan dalam
pencatatan data sehingga pencatatan laporan data terdokumentasi dengan baik. Selain itu
mengintegrasikan sistem antara bagian gudang dengan bagian lain yang berkaitan yang
terdapat pada suatu perusahaan. Hal ini berdasarkan dari persamalahan yang ditemukan.
Manfaat dari penelitian ini yaitu terciptanya integrasi data antar divisi terutama divisi gudang
dengan divisi yang berhubungan dengan divisi gudang. Pengelolaan dalam masalah di dalam
gudang dapat teratasi dengan baik sehingga mengurangi ketidakakuratan dalam pencatatan
data. Software Warehouse Management dapat menunjang kinerja bisnis perusahaan dan
 meningkatkan daya saing bisnis perusahaan, seperti cost reduction, dan peningkatan efisiensi
aktivitas bisnis.

2. Implementasi Warehouse Management System

Perkembangan sangat cepat terjadi pada industri ritel yang merupakan industri
perdagangan yang terakhir dalam rantai perdagangan. Dalam menjalankan bisnisnya,
perusahaan ritel selalu berupaya untuk mengatur dan mengelola managemen gudang sebaik
mungkin supaya perusahaan dapat mampu bertahan dan bersaing dengan perusahaan ritel
yang lain. supaya pengelolaan gudang dapat berjalan dengan baik maka Hypermarket
menerapkan metode agar memudahkan dalam mengatur gudang. Manajemen Gudang adalah
suatu tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang
yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan tepat waktu, spesifikasi dan
jumlah yang tepat. Oleh karena itu diperlukan suatu program aplikasi yang bisa membantu
mengidentifikasi barang sehingga karyawan bisa mudah melakukan proses replenishment
barang untuk di display dari gudang ke area penjualan. Selain itu, dalam Warehouse
Management System terdapat fitur reporting. fitur reporting merupakan fitur pendukung yang
cukup vital. Laporan yang tersedia pada Warehouse Management System harus mampu
menjelaskan dan mendukung kebutuhan sebuah gudang akan sebuah informasi yang lengkap
mengenai pergerakan barang, laporan ini juga harus valid dan tersedia sewaktu-waktu
dimana sebuah keputusan harus ditunjang oleh adanya data historis masa lalu. Untuk
kebutuhan lebih lanjut (biasanya digunakan oleh Data Analisis), fitur reporting harus mampu
mengekspor file ke dalam bentuk file yag umum seperti .pdf .csv atau .xls yang bisa diolah
lebih lanjut dengan Ms Excel.

Gudang adalah sebagai fasilitas khusus yang bersifat tetap yang dirancang untuk
membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling
rendah. Atau suatu sistem logistik dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan
produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi barang yang disimpan
dalam gudang sampai barang tersebut akan di display di area penjualan. Dari data yang ada
di Hypermart digudang terdapat barang yang memiliki nilai inventory yang tinggi yang tidak
bisa terjual karena berbagai masalah, mengingat luas dan daya tampung gudang sangat
terbatas. Oleh sebab itu, perlu adanya suatu sistem yang mengatur gudang yang terintegrasi
dengan bagian lain seperti bagian pengorderan barang, penerimaan barang dan penjualan
barang. Terdapat beberapa Warehouse Management System yang dipakai oleh beberapa
perusahaan, Semua sistem ini memakai Barcode (berisi kode unik atau packing list dan case
dari barang tersebut yang berfungsi sebagai identifikasi barang) sebagai sarananya dan
terintegrasi diseluruh cabang-cabang mereka. Warehouse Management System ini akan
memberitahu lokasi mana yang akan menjadi lokasi barang tersebut atau PIC Gudang bisa
menaruh di sembarang tempat karena perpindahan ataupun penempatan akan direkam di
 system dengan scan barcode lokasi barang asalkan lokasi tersebut di update di system. Jadi,
tidak ada lagi barang yang terselip di dalam gudang.
3. Landasan Teori
3.1 Pengertian Warehouse Management System

Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk
produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian
didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Warehouse Management
System (WMS) adalah sistem yang membantu stakeholder terkait pengelolaan pergerakan
barang dari/ke dalam gudang sehingga dapat mempercepat proses lead time secara otomatis,
mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stock lebih cepat dan akurat secara real
time, dapat mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal, serta dapat melakukan alur
distibusi barang dengan baik. Warehouse Management System (WMS) atau Sistem
Manajemen Pergudangan merupakan kunci utama dalam supply chain, dimana yang menjadi
tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti shipping
(pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), movement (pergerakan), dan
picking (pengambilan). Selain itu, WMS juga dapat memberikan fasilitas pemberitahuan
lokasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah barang dan jenis barang sehingga area
penyimpanan di gudang dapat terpakai secara optimal yang akan mempermudah mengetahui
jumlah stok setiap barang. Saat ini, penggunaan teknologi seperti WiFi LAN, Radio
Frequency, Barcode Scanner, Email dan teknologi informasi lainnya dapat digunakan untuk
WMS. Tujuan dari WMS adalah untuk menyediakan satu set prosedur komputerisasi untuk
menangani penerimaan dan pengiriman barang, mengelola fasilitas penyimpanan (misalnya
racking, dll), mengelola stok barang untuk picking, packing dan shiping.

3.2 Kelebihan dan kelemahan WMS

3.2.1 Kelebihan Warehouse Management System
1. Speed Up Handling Process. Penerapan WMS pada suatu pergudangan dapat mempercepat
lead time proses yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau
otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.
2. Ensure Accurate Inventory Data. Dengan WMS operator dapat mengetahui semua transaksi
inventory dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan pun (real
time).
3. Optimize Your Warehouse Layout and Space Utilization. Dengan WMS, kita dapat mengatur
lokasi penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah dan tipe barang yang akan masuk ke
gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam sistem.
4. FIFO Implementation. Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan
prisip FIFO (First In First Out).
5. Automated Data Collection. Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan
menggunakan fasilitas radio frequency Portable Data Terminal (PDT) dan barcode scanner.
6. Cycle Counting. Penerapan WMS juga memberikan keuntungan dalam menghitung
waktu/siklus setiap proses atau lead time. Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung
produktifitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.

3.2.2 Kelemahan Warehouse Management System

1. Biaya & Harga WMS yang Tinggi & Mahal Kebutuhan untuk medapatkan perangkat lunak
dan perangkat keras yang tepat cukup mahal, termasuk biaya pemeliharaan dan sumber daya
manusia yang mengelola basis data tersebut.
2. Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi dan manajemen database
agar dapat diperoleh struktur dan relasi data yang optimal
3. Sangat kompleks. Sistem basis data lebih kompleks dibandingkan dengan proses berkas,
sehingga dapat mudah terjadinya kesalahan dan semakin sulit dalam pemeliharaan data.
4. Resiko data yang terpusat. Data yang terpusat dalam satu lokasi dapat beresiko
kehilangan data selama proses aplikasi.
5. Diperlukan pula biaya pelatihan bagi karyawan yang menggunakannya.
6. Membutuhkan media penyimpanan yang besar baik eksternal (disk) maupun internal
(memory) agar WMS dapat bekerja cepat dan efisien.
7. Membutuhkan memory komputer yang besar.
8. Membutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi atau khusus.

3.3 Manfaat menggunakan Warehouse Management System

1. Mempercepat proses Lead Time, hal ini akan berpengaruh besar pada proses
manufacturingdan deliver to customer.
2. Mengetahui seluruh proses transaksi yang terjadi pada gudang dan jumlah stok setiap
barang dengan cepat dan akurat secara real time.
3. Mengatur proses (FIFO,LIFO,FEFO)
4. Dapat menghitung waktu setiap proses lead time, hal ini akan berpengaruh pada
perhitungan produtivitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.
5. Mengatur lokasi penyimpanan barang sesuai jumlah baran dan jenis barang sehingga
tertata secara optimal.
6. Memudahkan perhitungan persediaan barang secara berkala.
7. Dapat melacak persedian barang secara cepat dan akurat di setiap lokasi dan site.

4. Pembahasan
4.1 Proses Input Membuat Item, Warehouse, dan Supplier
 Bagian Admin Bagian Purchasing

Start
Melakukan Add
New Supplier

Melakukan login
pada website ERP

Creating Vendor

Melakukan Insert
New Item
End

Creating Items for

raw materials &
finish goods

Melakukan
Inventory Location
Maintenance

Creating
Warehouse

Gambar 4.1 Proses Input Data Membuat Item. Warehouse, dan Supplier

Warehouse Management System (WMS) menyediakan program yang mengatur

pergerakan material yang ada. Hal pertama yang sangat penting dilakukan adalah melakukan
input data material dan membuat lokasi gudang kedalam sistem oleh bagian staff admin.
Pembuatan item dilakukan dengan tool bar Item, pembuatan item tersebut dimulai dari raw
material hingga finish good. Pembuatan lokasi gudang digunakan sebagai tujuan tempat
barang dikirim, pada saat perusahaan melakukan pemesanan barang kepada supplier.
Pembuatan gudang juga berfungsi untuk menyimpan barang baik raw materials maupun
finish goods. Proses pembuatan lokasi gudang dapat dilakukan pada modul setup lalu
Inventory Location Maintenance. Pembuatan supplier dilakukan oleh bagian purchasing.
Supplier memiliki peranan penting dalam perusahaan manufaktur sebagai penyedia sumber
bahan baku yang diperlukan untuk membuat produk.
4.2 Proses Pembelian Material dan Penerimaan Barang
Bagian Purchasing Bagian Warehouse

Start Melakukan
pencarian dokumen
PO

Melakukan login
pada website ERP
Melakukan proses
penerimaan barang

Melakukan
pembelian material
Creating Goods
Received Note
(GRN)

Mencari vendor
Input quantity
barang yang
diterima
No
No

Vendor
found ?
Barang sudah
sesuai?

Yes
Yes

Creating Purchase
Order Checklist
kelengkapan barang
yang diterima

Dokumen
Purchase Order
Surat Penerimaan
Barang

End

Gambar 4.2 Proses Pembelian Material dan Penerimaan Barang

Purchase order (PO) merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli dalam hal ini bagian
purchasing untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli dari pihak penjual. Dimana proses
pemesanan barang kepada supplier dilakukan dengan menggunakan dokumen purchase
order. Proses melakukan penerimaan barang dan masuk ke stock, terdapat 2 cara yaitu
penerimaan barang/material langsung sesuai dengan jumlah quantity yang di order dan
penerimaan barang (material) dengan cara terpisah, maksudnya penerimaan barang yang
menggunakan quantity partial. Penerimaan barang secara langsung merupakan penerimaan
barang yang dilakukan sudah sesuai dengan quantity pemesanan yang tertera dalam dokumen
PO (Purchase Order). Kemudian penerimaan barang secara terpisah (quantity partial)
merupakan penerimaan barang yang dilakukan lebih dari satu kali akibat barang yang
dikirimkan tidak sesuai dengan jumlah barang yang dipesan dalam dokumen PO (Purchase
Order) atau dapat dikatakan bahwa barang yang dikirimkan oleh supplier belum lengkap.
Apabila barang telah diterima dilakukan penerbitan surat penerimaan barang yang dapat
disimpan sebagai arsip dan laporan penerimaan barang.
4.3 Proses Adjustment Stock Material dan Transfer Stock
Adjustment Stock Transfer Stock

Start Melakukan
Inventory Location
Transfer

Melakukan
Inventory
Adjustment
Creating Inventory
Transfer

Creating Inventory
Adjustment Dokumen
Transfer Stock

Memeriksa show
stock status

End

Gambar 4.3 Proses Adjustment Stock Material dan Transfer Stock

Proses adjustment material dan transfer stock didalam progam WMS dilakukan pada
modul Inventory. Adjustment material dilakukan apabila terdapat penambahan material dari
stock lama atau didapati temuan barang digudang setelah dilakukannya stock opname,
sehingga perlu dilakukan adjustment quantity agar quantity yang digudang dan di sistem
sesuai. Adjustment stock material dilakukan pada Inventory Adjustment. Transfer stock
terkadang diperlukan dalam proses manufaktur untuk melengkapi kekurangan stock barang
pada pabrik lainnya dalam suatu perusahaan. Dengan demikian untuk membantu suatu
perusahaan dalam mengatur dan mengendalikan pergerakan barangnya sangat diperlukan
Warehouse Management System (WMS). Dengan adanya Warehouse Management System
(WMS) perusahaan dapat dengan cepat mengetahui pergerakan aliran suatu barang yang ada
melalui sistem dengan memeriksa show stock status. Transfer stock dapat dilakukan pada
Inventory Location Transfer. Setelah melakukan Transfer stock kemudian melakukan
penerbitan transfer note yang dapat disimpan sebagai arsip atau sebagai data laporan
perpindahan barang yang terdapat ada perusahaan.
4.4 Proses Produksi Sampai Masuk ke Stock
Work Centre Bill of Material Work Order

Start

Melakukan proses
manufakturing

Creating Work Creating Bill of Creating Work

Centre Material Order Entry

Creating Work
Order

Creating Received
Work Order

Memeriksa show
stock status

End

Gambar 4.4 Proses Produksi Sampai Masuk ke Stock

Proses manufacturing pada program Warehouse Management System (WMS) dapat

dilakukan pada modul Manufacturing. Hal pertama yang dilakukan dalam proses
manufacturing adalah melakukan proses pembuatan Work Centre. Pada tahap ini user wajib
membuat work centre sebagai setting awal yang hanya dapat dilakukan satu kali. Karena
work centre akan digunakan ketika proses produksi sampai barang jadi. Proses selanjutnya
sebelum melakukan proses produksi adalah membuat Bill of Material (BOM), yang terdiri
dari daftar item, bahan, atau material yang dibutuhkan untuk merakit sampai memproduksi
produk akhir. Bill of Material (BOM) terdiri dari berbagai bentuk dan dapat digunakan untuk
berbagai keperluan. Bill of Material (BOM) dibuat sebagai bagian dari proses desain dan
digunakan oleh manufacturing engineer untuk menentukan item yang harus dibeli atau
diproduksi. Pada tahap ini digunakan untuk menjabarkan raw material apa saja yang
dibutuhkan, baik dari level 1 sampai seterusnya. Sehingga dapat diketahui seberapa banyak
material yang dibutuhkan untuk pembuatan suatu produk menjadi finish goods. Proses
pembuatan work order entry dapat dilakukan setelah selesai melakukan pembuatan bill of
material untuk barang yang ingin dilakukan produksi. Pada prose ini dilakukan input data
dan kuantitas barang yang ingin diproduksi. Proses pembuatan work order merupakan proses
akhir dalam proses produksi yang dapat dilakukan setelah selesai melakukan proses
pembuatan work order entry. Pada proses pembuatan work order yaitu mengisi quantity
received untuk kemudian dilakukan process manufactured items received.
5. Kesimpulan
5.1 Kesimpulan
Beberapa hal dapat dilakukan dalam menyelesaikan kekurangan yang terjadi pada
warehouse. Hal yang dilakukan seperti dengan mengubah bisnis proses yang ada, ataupun
memberikan sebuah sistem yang dapat membantu dalam pengerjaan bisnis yang ada.
warehouse management system bertujuan membantu proses menejemen yang sedang berjalan
didalam perusahaan agar lebih efektif dan efisien dengan mengunakan sistem software yang
berbasis integrasi data. Penggunaan sebuah sistem bukan berarti menghilangkan beberapa
kegiatan yang ada dalam proses yang ada, tetapi dengan mengubah kegiatan yang tadinya
dilakukan secara manual oleh manusia, menjadi dilakukan dengan sistem. Hal ini dapat
mengurangi kesalahan yang sering dilakukan oleh petugas gudang ataupun petugas
operasional sehari-harinya.
5.2 Saran
Dalam pengoperasian suatu sistem baru salah satunya Warehouse Management System
(WMS) dibutuhkan skill dan pemahaman khusus mengenai sistem tersebut agar operator
dapat dengan mudah untuk mengoperasikannya. Pemahaman akan sistem tersebut dapat
dilakukan melalui proses pelatihan yang dilakukan oleh perusahaan. Keuntungan yang dapat
dicapai dengan menggunakan Warehouse Management System (WMS) memudahkan
kegiatan perusahaan untuk memilih supplier yang tepat yang dapat memenuhi kebutuhannya.
Selain itu perusahaan dapat mengorganisasikan setiap pergerakan barang yang terdapat
digudang dengan mudah melalui sistem.

Daftar Pustaka

[1] (n.d.). Retrieved September 1, 2018, from https://barudakgudang.wordpress.com Pukul

19:00 WIB

[2] (n.d.). Retrieved September 1, 2018, from http://www.ilcs.co.id Pukul 19:05 WIB

[3] (n.d.). Retrieved November 10, 2018, from https://www.academia.edu Pukul 18:45 WIB

[4] (n.d.). Retrieved November 10, 2018, from http://eprints.undip.ac.id Pukul 18:45 WIB

[5] (n.d.). Retrieved November 10, 2018, from https://anzdoc.com Pukul 18:55 WIB

[6] (n.d.). Retrieved November 16, 2018, from http://elib.unikom.ac.id Pukul 17:05 WIB

[7] (n.d.). Retrieved November 16, 2018, from http://thesis.binus.ac.id Pukul 17:05 WIB

[8] (n.d.). Retrieved November 16, 2018, from https://repository.mercubuana.ac.id Pukul 17:10
WIB