Anda di halaman 1dari 6

1.

TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan tata cara dalam melakukan proses audit internal untuk memastikan
penerapan Sistem Manajemen Mutu dilakukan secara konsisten dan memenuhi persyaratan
yang telah ditetapkan serta mengarah pada perbaikan yang berkesinambungan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi perencanaan Audit Internal, pelaksanaan Audit Internal, pembuatan
Laporan & Kesimpulan Audit Internal, verifikasi Tindakan Perbaikan & Pencegahan dan tindak
lanjut hasil temuan Audit Internal serta pelaporan hasil Audit Internal kepada Manajemen
Puncak.

3. STANDAR YANG BERLAKU


3.1 KLAUSUL ISO 9001:2015 : 9.2 AUDIT INTERNAL

4. INDIKATOR KINERJA / KRITERIA KEBERHASILAN


4.1 Periode Pelaksanaan kegiatan Audit Internal sesuai dengan ketetapan dalam Prosedur
Mutu
4.2 Seleksi Tim Auditor yang melakukan Audit Internal dilakukan sesuai ketentuan dalam
Prosedur.
4.3 Laporan Ketidaksesuaian dan Laporan Kesimpulan Audit diselesaikan tepat waktu
sesuai kesepakatan.
4.4 Kegiatan Verifikasi dilakukan dengan baik dan dapat menyelesaikan akar
permasalahan.

5. RINCIAN PROSEDUR
5.1 PERENCANAAN AUDIT INTERNAL

5.1.1 DIREKTUR UTAMA menunjuk Koordinator Audit sebagai Penanggung Jawab


kegiatan Audit Internal.

5.1.2 Koordinator merencanakan dan menetapkan Program Audit dan Jadwal Audit
Internal minimal 1 ( SATU ) Kali dalam setahun.
5.1.3 Koordinator membentuk Tim Auditor yang terdiri dari Lead Auditor, Auditor dan
pihak – pihak yang diperlukan untuk program Audit (a.l :Observer, Technical
Experts, dsb).

5.1.4 KOORDINATOR memastikan bahwa Seleksi Tim Audit yang akan melaksanakan
Audit harus memiliki persyaratan / kriteria sebagai berikut :

5.1.4.1 Lead Auditor & Auditor harus Independen untuk memastikan objektivitas
dan kenetralan dari proses audit.

5.1.4.2 Lead Auditor & Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.

5.1.4.3 Lead Auditor & Auditor telah lulus mengikuti Pelatihan Audit Internal.

5.1.4.4 Lead Auditor harus dapat mengorganisir, memimpin Tim Audit serta dapat
memecahkan permasalahan yang timbul.

5.1.5 KOORDINATOR membuat Surat Penunjukkan Tim Audit Internal yang ditujukan
kepada Tim Auditor.

5.1.6 KOORDINATOR membuat Surat Pemberitahuan Audit Internal kepada setiap


bagian terkait ( Auditee ) sesuai dengan Jadwal yang telah ditetapkan.

5.1.7 Auditor membuat ceklis pertanyaan sesuai dengan proses yang akan diaudit.

5.2 PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

5.2.1 Tim Auditor membuat Agenda Audit dan harus disahkan oleh Lead Auditor untuk
digunakan sebagai bahan pembahasan pada saat Opening Meeting.

5.2.2 Tim Auditor dan Auditee melakukan Opening Meeting dan membahas Agenda Audit
yang sudah dibuat.

5.2.3 Apabila Auditee setuju dengan Agenda Audit tersebut maka Auditee
menandatanganinya. Jika tidak, maka Tim Auditor melakukan revisi terhadap
Agenda Audit tersebut pada saat Opening Meeting sedang berlangsung.

5.2.4 Tim Auditor melaksanakan Audit Internal sesuai dengan Agenda Audit yang telah
disepakati tersebut.
5.2.5 Jika Tim Auditor menemukan ketidaksesuaian, maka menuliskan hasil temuan
ketidaksesuaian tersebut pada Laporan Ketidaksesuaian Audit.

5.2.6 Setelah Audit Internal selesai dilaksanakan maka Lead Auditor & Tim Auditor
meminta waktu kepada Auditee untuk merumuskan hasil temuan tersebut.

5.2.7 Tim Auditor menuliskan Kesimpulan Audit pada Laporan Kesimpulan Hasil Audit
Internal.

5.2.8 Lead Auditor menyampaikan Kesimpulan Hasil Audit Internal secara keseluruhan
kepada Auditee dalam Closing Meeting.

5.2.9 Jika Auditee tidak setuju dengan Kesimpulan Hasil Audit Internal, maka langsung
dilakukan klarifikasi dan dilakukan penyelesaian dengan Tim Auditor.

5.2.10 Jika sudah sesuai maka, Auditee menandatangani Laporan Ketidaksesuaian Audit
& Laporan Kesimpulan Hasil Audit Internal tersebut.

5.2.11 Lead Auditor menyerahkan Laporan Ketidaksesuaian Audit kepada Auditee untuk
ditindak lanjuti.

5.3 TINDAK LANJUT TEMUAN AUDIT & VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN &
PENCEGAHAN.

5.3.1 Auditee melakukan analisa dan menentukan akar penyebab masalah dari
ketidaksesuaian yang timbul.
5.3.2 Auditee menetapkan Tindakan Perbaikan & Pencegahan serta target waktu
penyelesaiannya.

5.3.3 Auditee menginformasikan kepada Lead Auditor mengenai target waktu


penyelesaiannya agar dapat diverifikasi oleh Tim Auditor.

5.3.4 Auditee melaksanakan Tindakan Perbaikan & Pencegahan sesuai dengan point
5.3.2 diatas.

5.3.5 Tim Auditor melakukan verifikasi terhadap Tindakan Perbaikan & Pencegahan
yang telah dilakukan oleh Auditee.
5.3.6 Jika Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang dilakukan dinilai efektif oleh Tim
Auditor maka Lead Auditor memberikan status “EFEKTIF” lalu menandatangani
Laporan Ketidaksesuaian Audit tersebut sebagai bukti bahwa telah dilakukan
verifikasi.

5.3.7 Jika Tindakan Perbaikan & Pencegahan yang dilakukan, dinilai tidak efektif oleh
Tim Auditor maka Lead Auditor membuat Laporan Tindakan Perbaikan &
Pencegahan.

5.4 PELAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL

5.4.1 Lead Auditor menyerahkan Laporan Kesimpulan Hasil Audit Internal kepada
KOORDINATOR.

5.4.2 Lead Auditor menyerahkan Laporan Ketidaksesuaian Audit yang telah selesai
diverifikasi kepada KOORDINATOR.

5.4.3 KOORDINATOR melakukan kajian terhadap hasil Tindakan Perbaikan &


Pencegahan yang telah dilakukan oleh Auditee.

5.4.4 KOORDINATOR melakukan analisa hasil temuan Audit Internal secara keseluruhan
sebagai bahan masukan kepada Manajemen Puncak dalam merencanakan
Program Audit periode berikutnya serta menjadi Agenda Pembahasan dalam Rapat
Tinjauan Manajemen.

6. CATATAN / REKAMAN MUTU

NOMOR PENANGGUNG
NO JUDUL
DOKUMEN JAWAB
FR –
SURAT PENUNJUKKAN TIM AUDIT
1. KOORDINATOR – KOORDINATOR
INTERNAL
004
FR –
SURAT PEMBERITAHUAN AUDIT
2. KOORDINATOR – KOORDINATOR
INTERNAL
005
FR –
3. LAPORAN KETIDAKSESUAIAN AUDIT KOORDINATOR
KOORDINATOR -
006
FR –
LAPORAN KESIMPULAN HASIL AUDIT
4. KOORDINATOR - KOORDINATOR
INTERNAL
007
FR –
5. JADWAL AUDIT INTERNAL KOORDINATOR - KOORDINATOR
008
FR –
6. AGENDA AUDIT / AUDIT PLAN KOORDINATOR - KOORDINATOR
009
FR –
7. CEKLIS AUDIT INTERNAL KOORDINATOR – KOORDINATOR
10
7. DEFINISI & DAFTAR SINGKATAN

7.1 Koordinator : Ketua Tim Auditor yang bertanggung jawab untuk


Auditor mengkoordinasi, memimpin & mengambil keputusan dalam
pelaksanaan Audit Internal
7.2 Auditee : Bagian atau personil yang akan diaudit

7.3 Auditor : Personil yang memiliki kompetensi sesuai dengan kriteria yang
telah ditetapkan untuk melaksanakan proses Audit dan telah
lulus mengikuti pelatihan Audit
7.4 Opening : Rapat pembukaan audit yang dipimpin oleh Lead Auditor dan
Meeting dihadiri oleh Auditee untuk membahas agenda pelaksanaan
Audit Internal
7.5 Closing Meeting : Rapat penutupan yang dipimpin oleh Lead Auditor dan dihadiri
oleh Auditee untuk membahas temuan ketidaksesuaian dan
kesimpulan Audit yang didapatkan selama pelaksanaan Audit

8. CATATAN PERUBAHAN