TAHUN 2014
PEDOMAN PENGORGANISASIAN
INSTALASI REKAM MEDIS
LOGO
RUMAH SAKIT X
Jl......................................................
MEDAN – INDONESIA
2017
0
BAB I
PENDAHULUAN
1
BAB II
GAMBARAN UMUM
3
BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, TUJUAN, MOTTO, DAN
PERAN RUMAH SAKIT X
4
PT. SEJAHTRA
Jl.........................................................
MEDAN – INDONESIA
TENTANG
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA PT SEJAHTERA
TENTANG VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, TUJUAN,
MOTTO, DAN PERAN RUMAH SAKIT X.
Kedua : Visi, Misi, Falsafah, Nilai, Tujuan, Motto dan Peran RS.X ( seperti
Terlampir ).
5
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila di
kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat keputusan
ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 08 Mei 2014
Direktur Utama PT. Sejahtera
dr. XX
6
Lampiran Keputusan Direktur Utama PT. Sejahtera
Nomor : 2 / V / 2014
Tertanggal : 08 Mei 2014
Visi
Menjadikan Rumah Sakit X sebagai rumah sakit pilihan dan kebanggaan masyarakat
Sumatera Utara, khususnya Kota Medan.
Misi
1. Meningkatkan mutu pelayanan dengan sasaran kepuasan pasien.
2. Mengutamakan keselamatan pasien.
3. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan dalam rangka peningkatan kualitas dan
pengembangan Sumber Daya Manusia.
4. Menjamin tersedianya dan pemanfaatan sarana prasarana yang berkualitas secara
berkesinambungan.
Falsafah
Rumah Sakit X adalah rumah sakit swasta yang bekerjasama dengan pemerintah dalam
upaya meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat dan dilakukan tanpa membedakan
suku, bangsa, agama dan tingkat sosial ekonomi.
Nilai
- Kejujuran
- Komitmen (satu kata dengan perbuatan)
- Konsisten (tetap pada pendirian)
- Kualitas (Disiplin)
- Akuntabilitas (tanggung jawab)
Tujuan
Tercapainya kualitas pelayanan yang prima melalui pemberdayaan Sumber Daya Manusia
dan penyediaan fasilitas yang memadai.
Motto : SEJAHTERA
Peran :
7
1. Menyelenggarakan Pelayanan Asuhan Keperawatan.
2. Menyelenggarakan Pelayanan Medik.
3. Menyelenggarakan Pelayanan Penunjang Medik.
4. Menyelenggarakan Pelayanan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS).
5. Menyelenggarakan Pelayanan Rehabilitasi Medik.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 08 Mei 2014
Direktur Utama PT. Sejahtera
dr. XX
BAB IV
8
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT X
PT. SEJAHTERA
Jl. ........................................................................................................
MEDAN – INDONESIA
TENTANG
MEMUTUSKAN
9
Menetapkan :
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA PT. SEJAHTERA
TENTANG STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT X
TAHUN 2014.
Kedua : Struktur Organisasi Rumah Sakit X Tahun 2014 seperti terlampir.
Ketiga : Dengan berlakunya keputusan ini maka Keputusan Direktur Utama
PT. Sejahtera Nomor: 3 / V / 2012 tentang Struktur Organisasi
Rumah Sakit X tahun 2011 dinyatakan tidak berlaku.
Keempat : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila di
kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat keputusan
ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 27 Januari 2014
dr. xx
10
Lampiran Keputusan Direktur Utama PT. Cinta Damai
Nomor : 1 / I / 2014
Tertanggal : 27 Januari 2014
DIREKTUR
STRUKTRUR RS X
PANITIA MUTU & KESELAMATAN PASIEN KOMITE MEDIK KOMITE SATUAN PEMERIKSAAN
PANITIA ETIK & DISIPLIN RS KEPERAWATAN INTERNAL
PANITIA K3
PANITIA PPI RS
PANITIA DOTS TB
PANITIA PONEK SUB
SUB
SUB SUB
SUB
SUB
KOMITE KOMITE
PANITIA REKAM MEDIS KOMITE
KREDENSIAL
MUTU
KOMITE ETIKA &
DISIPLIN PROFESI
KOMITE
KREDENSIAL
MUTU
KOMITE ETIK &
DISIPLIN PROFESI
PROFESI PROFESI
PANITIA FARMASI
PANITIA AKREDITASI
PANITIA PROMOSI RUMAH SAKIT
11
dr. xx
BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS
Misi
Menjadi sumber informasi kesehatan pasien yang akurat, benar, , lengkap, tepat waktu
dan bisa dipertanggungjawabkan.
Pemanfaatan fasilitas yang optimal dalam rangka pelayanan kepada pasien tanpa
membedakan suku, agama, ras dan adat istiadat.
Menciptakan suasana kerja yang teratur, nyaman dan profesional serta budaya
kebersamaan antara semua unit rumah sakit
Falsafah
A = Administrative / Administrasi.
L = Legal / Legal.
F = Financial / Finansial.
R = Research / Riset.
E = Education / Edukasi.
D = Document / Dokumen.
A = Accuracy / Akurat.
I = Information / Informatif.
R = Responsible / dapat dipertanggungjawabkan.
Tujuan
Dengan adanya suatu sistem pengelolaan Rekam Medis yang baik dapat menunjang tercapainya
tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
12
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Kepala
Instalasi Rekam
Medis
13
BAB VII
URAIAN JABATAN INSTALASI REKAM MEDIS
14
RUMAH SAKIT X
Jl..........................................................
MEDAN - INDONESIA
_____________________________________________________________
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X
NOMOR : 238 / SK / DIR / II / 2015
TENTANG
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN KEPALA BIDANG PENUNJANG
MEDIK DAN NON MEDIK DI RUMAH SAKIT X.
Kedua : Mengangkat dr. HS sebagai Kepala Bidang Penunjang Medik Dan
Non Medik Rumah Sakit X.
Ketiga : Uraian tugas Kepala Bidang Penunjang Medik Dan Non Medik
Rumah Sakit X seperti terlampir.
15
Keempat : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila ternyata di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 02 Februari 2015
Direktur Rumah Sakit X,
16
Lampiran Keputusan Direktur Rumah Sakit X
Nomor : 238 / SK / DIR / II / 2015
Tanggal : 02 Februari 2015
Tugas Pokok :
Menjamin terlaksananya penunjang medis yang professional dan bermutu.
Meningkatkan dan mengembangkan kompetensi sumber daya manusia
berkesinambungan.
Uraian tugas
1. Penyusunan rencana operasional dan program kerja kegiatan penunjang medis;
2. Pengkoordinasian penyusunan prosedur tetap standar penunjang medis;
3. Pengkoordinasian kegiatan penjagaan mutu penunjang medis;
4. Pengkoordinasian kegiatan peningkatan pengetahuan dan ketrampilan tenaga
penunjang medis baik melalui pendidikan dan pelatihan maupun diskusi yang
diselenggarakan di dalam/luar rumah sakit;
5. Pengkoordinasian pemeliharaan perawatan kalibrasi peralatan medis dan
penunjang medis;
6. Pengkoordinasian pemantauan mobilisasi dan distribusi peralatan penunjang
medis;
7. Pelaksanaan program dan kegiatan pengendalian kebutuhan disetiap Unit;
8. Penyusunan kebutuhan sarana, prasarana dan logistik penunjang medis dan
pengadaannya, pengumpulan dan pengolahan data peralatan penunjang medis
sebagai bahan rencana pengadaan peralatan penunjang medis serta penyusunan
laporan;
9. Penganalisaan kebutuhan tenaga penunjang medis berdasarkan perkembangan
pelayanan, sebagai masukan dalam perencanaan kebutuhan pegawai;
10. Pemantauan dan evaluasi kegiatan pelayanan penunjang medis;
11. Pengkoordinasian penyusunan prosedur tetap pendayagunaan sarana / peralatan
penunjang medis;
12. Pelaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya;
13. Pelaksanaan koordinasi penunjang medis dengan unit kerja lain di lingkungan
Rumah Sakit X;
14. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direktur.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 02 Februari 2015
Direktur Rumah Sakit X,
RUMAH SAKIT X
17
Jl..............................................................
MEDAN – INDONESIA
TENTANG
MEMUTUSKAN
18
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT X.
Kedua : Mengangkat SA sebagai Kepala Instalasi Rekam Medis Rumah
Sakit X.
Ketiga : dengan berlakunya surat keputusan ini maka Keputusan Direktur
Rumah Sakit X Nomor: 468 / SK / DIR / I / 2012 tentang
Pengangkatan Kepala Instalasi Rekam Medis (SA) dinyatakan
tidak berlaku.
Keempat : Uraian tugas Kepala Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit X seperti
terlampir.
Kelima : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 05 Januari 2015
Direktur Rumah Sakit X,
dr. X, M. Kes
19
Nomor : 468 / SK / DIR / I / 2015
Tertanggal : 05 Januari 2015
Tugas Pokok
a. Mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan
pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
b. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi dan menilai mutu rekam medis.
c. Menggunakan statistik kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan
(forcasting) yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan di
bidang pelayanan kesehatan.
d. Mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian,
penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK)/ rekam
medis (RM) di instalasi pelayanan kesehatan.
Uraian Tugas :
1. Menyajikan informasi morbiditas dengan akurat dan tepat waktu bagi kepentingan
monitoring KLB epidemiologi dan lainnya.
2. Menjamin validitas data untuk registrasi penyakit.
3. Mengembangkan dan mengimplementasikan petunjuk standar koding dan
pendokumentasian.
4. Menjaga keamanan alur permintaan informasi kesehatan pasien.
5. Mengidentifikasi resiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.
6. Mengevaluasi faktor resiko dalam pendokumentasian dan kerahasiaan informasi
kesehatan.
7. Membuat pedoman training, peraturan dan prosedur yang terkait dengan informasi
pelayanan pasien.
8. Menganalisis rekam medis secara kualitatif guna konsistensi isi dan mutu rekam
medis.
9. Melakukan penyusutan ( retensi ) rekam medis berdasarkan peraturan dan
perundang – undangan yang berlaku
10. Mendisain formulir rekam medis.
11. Menyelenggarakan kegiatan yang merupakan prioritas sasaran mutu pelayanan MIK
/ rekam medis.
12. Melakukan penilaian dan memberikan solusi terhadap sistem komputerisasi
pelayanan MIK / Rekam Medis.
13. Meningkatkan kualitas data klinis dalam proses menjaga mutu MIK / rekam medis.
14. Memonitor kesesuaian kebijakan dan prosedur agar tetap relevan dengan
manajemen data klinis.
15. Mengindentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan
keputusan.
16. Mendisain formulir untuk tahap pengumpulan data kesehatan.
20
17. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana unit kerja MIK/ RM untuk
memenuhi kebutuhan kerja.
18. Menerapkan program orientasi dan latihan staf bagi yang terkait dalam sistem data
pelayanan kesehatan.
19. Menyusun, mengembangkan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kebijakan
dan prosedur tentang sistem MIK / RM yang sesuai hukum, sertifikasi, akreditasi,
dan kebutuhan setempat.
20. Menyusun analisa jabatan dan uraian tugas Perekam Medis / Perekam Medis.
21. Menyusun kebijakan dan prosedur antar unit kerja tentang arus informasi setempat.
22. Melaksanakan dokumentasi unit kerja MIK/ RM.
23. Menyiapkan profil rumah sakit.
24. Melaksanakan komunikasi efektif dengan semua tingkatan.
25. Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar profesi kesehatan, non kesehatan dan
antar organisasi yang berkaitan dengan profesi.
26. Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi pelanggan baik internal dan eksternal.
27. Melaksanakan komunikasi dengan teknologi mutakhir (internet, e-mail, fax, dll).
28. Melaksanakan negosiasi dan advokasi tentang pelayanan MIK/ rekam medis.
29. Memberikan konsultasi dalam pengelolaan informasi kesehatan sesuai dengan
wewenang dan tanggung jawabnya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 05 Januari 2015
Direktur Rumah Sakit X,
dr. X, M. Kes
RUMAH SAKIT X
Jl..................................................
MEDAN - INDONESIA
TENTANG
21
Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjamin keberhasilan mutu dan jangkauan
pelayanan rumah sakit seiring dengan tuntutan kebutuhan
masyarakat, rumah sakit perlu mengangkat sumber daya manusia
di lingkungan kerja rumah sakit sesuai dengan kompetensinya;
b. bahwa pengelolaan administrasi dan manajemen untuk
penerbitan surat pengangkatan ketenagaan (tenaga medis, tenaga
keperawatan, tenaga kesehatan profesional lain, tenaga non
kesehatan) dilaksanakan dalam rangka pengukuhan jabatan;
c. bahwa DS mulai diterima bekerja sebagai tenaga non kesehatan
purna waktu di Rumah Sakit X sejak tanggal 11 Agustus 2009;
d. bahwa DS diangkat sebagai Penanggung Jawab Tempat
Pendaftaran Pasien (Informasi) di Rumah Sakit X sejak tanggal
01 November 2013;
e. bahwa berdasarkan butir a, b, c dan d maka dipandang perlu
untuk mengangkat Penanggung Jawab Tempat Pendaftaran
Pasien (Informasi) dan ditetapkan dengan Surat Keputusan
Direktur Rumah Sakit X.
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN TENAGA NON KESEHATAN RUMAH
SAKIT X.
Kedua : Mengangkat DW sebagai Penanggung Jawab Tempat Pendaftaran
Pasien (Informasi) Rumah Sakit X.
Ketiga : Uraian tugas Penanggung Jawab Tempat Pendaftaran Pasien
(Informasi) Rumah Sakit X seperti terlampir.
Keempat : Dengan berlakunya surat keputusan ini, maka surat keputusan
direktur nomor 404 / SK / DIR / IV / 2010 tentang pengangkatan
tenaga non kesehatan DW dinyatakan tidak berlaku.
Kelima : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
22
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 01 November 2013
Direktur Rumah Sakit X,
Tugas Pokok
a. Memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi
dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
b. Mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan
pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
23
c. Membantu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan,
pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi
kesehatan (MIK) / rekam medis (RM) di instalasi pelayanan kesehatan.
Uraian Tugas :
1. Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan kepada pasien maupun pihak ketiga.
2. Menjaga keamanan alur permintaan informasi kesehatan pasien.
3. Memelihara kerahasiaan informasi pasien.
4. Mengidentifikasi resiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.
5. Melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait dengan peraturan dokumentasi.
6. Meregistrasi atas semua kunjungan yang ada di fasilitas pelayanan kesehatan
(registrasi pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap).
7. Memberikan nomor rekam medis secara berurutan dan sistematis berdasarkan sistim
yang digunakan (penomoran seri, unit, seri unit).
8. Menulis nama pasien dengan baik dan benar sesuai dengan sistem yang digunakan.
9. Membuat indeks pasien (kartu atau media lainnya).
10. Menganalisis rekam medis secara kuantitatif dengan tepat meliputi :
a. Kebenaran identifikasi.
b. Adanya laporan – laporan yang penting.
c. Autentikasi.
d. Pendokumentasian yang baik.
11. Menyimpan / menjajarkan rekam medis berdasarkan sistem yang digunakan
(Straight Numerical, Middle Digit dan Terminal Digit Filing System).
12. Mengambil kembali ( retrieval ) dengan cepat rekam medis yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan asuhan pasien dan berbagai kebutuhan lainnya.
13. Memonitor kesesuaian kebijakan dan prosedur agar tetap relevan dengan
manajemen data klinis.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 01 November 2013
Direktur Rumah Sakit X,
24
dr. XX, M.Kes
RUMAH SAKIT X
Jl...................................................................
MEDAN - INDONESIA
TENTANG
25
d. bahwa berdasarkan butir a, b, dan c maka dipandang perlu untuk
mengangkat tenaga kesehatan profesional lain di Tempat
Pendaftaran Pasien rumah sakit dan ditetapkan dengan Surat
Keputusan Direktur Rumah Sakit X.
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN TENAGA KESEHATAN PROFESIONAL
LAIN RUMAH SAKIT X.
Kedua : Mengangkat EH sebagai tenaga kesehatan profesional lain
(Petugas tempat Pendaftaran Informasi) Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit X.
Ketiga : Uraian tugas (Petugas tempat Pendaftaran Informasi) Instalasi
Rekam Medis Rumah Sakit X seperti terlampir.
Keempat : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 27 November 2013
Direktur Rumah Sakit X,
dr. XX,M.Kes
26
Lampiran Keputusan Direktur Rumah Sakit X
Nomor : 554 / SK / DIR / XI / 2013
Tertanggal : 27 November 2013
Tugas Pokok
a. Memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi
dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
b. Mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan
pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
Uraian Tugas :
1. Meregistrasi atas semua kunjungan yang ada di fasilitas pelayanan kesehatan
( registrasi pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap ).
2. Memberikan nomor rekam medis secara berurutan dan sistematis berdasarkan
sistim yang digunakan ( penomoran seri, unit, seri unit ).
3. Menulis nama pasien dengan baik dan benar sesuai dengan sistem yang
digunakan.
27
4. Membuat indeks pasien ( kartu atau media lainnya ).
5. Menganalisis rekam medis secara kuantitatif dengan tepat meliputi :
a. Kebenaran identifikasi
b. Adanya laporan – laporan yang penting
c. Autentikasi
d. Pendokumentasian yang baik
6. Menyimpan / menjajarkan rekam medis berdasarkan sistem yang digunakan
(Straight Numerical, Middle Digit dan Terminal Digit Filing System).
7. Mengambil kembali ( retrieval ) dengan cepat rekam medis yang diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan asuhan pasien dan berbagai kebutuhan lainnya.
8. Mempersiapkan laporan untuk badan akreditasi, lisensi dan sertifikasi dalam
memenuhi standar akreditasi dan kebijakan yang terkait dengan Perekam Medis.
9. Menggunakan aplikasi komputer untuk pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan.
10. Melaksanakan komunikasi efektif dengan semua tingkatan.
11. Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar profesi kesehatan, non kesehatan
dan antar organisasi yang berkaitan dengan profesi.
12. Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi pelanggan baik internal dan
eksternal.
13. Melaksanakan komunikasi dengan teknologi mutakhir (internet, e-mail, fax, dll).
14. Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan kepada pasien maupun pihak
ketiga.
15. Menyiapkan informasi pasien kepada pihak yang berhak.
16. Menjaga keamanan alur permintaan informasi kesehatan pasien.
17. Melaksanakan kebijakan dan prosedur akses dalam pelepasan informasi.
18. Melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait dengan peraturan dokumentasi.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 27 November 2013
Direktur Rumah Sakit X,
28
RUMAH SAKIT X
Jl..........................................................
MEDAN - INDONESIA
TENTANG
29
5. Peratuaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 012
tertanggal 15 Maret 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit;
6. Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit X Nomor 572 / SK / DIR
/ I / 2014 tertanggal 27 Januari 2014 tentang Pemberlakuan
Struktur Organisasi Rumah Sakit X;
7. Surat Keputusan Direktur Utama PT. Sejahtera Nomor 1 / V /
2012 tentang Pengangkatan Direktur Rumah Sakit X;
8. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Direktur Utama
PT. Sejahtera Nomor 57 tertanggal 25 Maret 2013 dihadapan
Notaris Suryo, S.H berkedudukan di Medan.
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN TENAGA KESEHATAN PROFESIONAL
LAIN RUMAH SAKIT X.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 21 April 2014
Direktur Rumah Sakit X,
dr. XX,M.Kes
30
Lampiran Keputusan Direktur Rumah Sakit X
Nomor : 383 / SK / DIR / IV / 2014
Tertanggal : 21 April 2014
Tugas Pokok
a. Memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi
dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
b. Menggunakan statistik kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan
(forcasting) yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan di
bidang pelayanan kesehatan.
Uraian Tugas :
1. Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan kepada pasien maupun pihak ketiga.
2. Menyiapkan informasi pasien kepada pihak yang berhak.
3. Menjaga keamanan alur permintaan informasi kesehatan pasien.
4. Memelihara kerahasiaan informasi pasien.
5. Mengidentifikasi resiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.
6. Melaksanakan kebijakan dan prosedur akses dalam pelepasan informasi.
7. Melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait dengan peraturan dokumentasi.
8. Menyusun ( assembling ) rekam medis dengan baik dan benar berdasarkan SOP
yang ada.
9. Menyimpan / menjajarkan rekam medis berdasarkan sistem yang digunakan
(Straight Numerical, Middle Digit dan Terminal Digit Filing System).
10. Mengambil kembali (retrieval) dengan cepat rekam medis yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan asuhan pasien dan berbagai kebutuhan lainnya.
11. Mengelola data untuk penyusunan laporan efisiensi pelayanan pada sarana
pelayanan kesehatan.
12. Melakukan analisis statistik sederhana.
13. Menggunakan aplikasi komputer untuk pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan.
14. Mengoperasikan komputer guna penyelenggaraan sistem MIK / RM.
15. Melaksanakan komunikasi efektif dengan semua tingkatan.
31
16. Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar profesi kesehatan, non kesehatan dan
antar organisasi yang berkaitan dengan profesi.
17. Melaksanakan komunikasi dengan teknologi mutakhir (internet, e-mail, fax, dll).
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 21 April 2014
Direktur Rumah Sakit X,
RUMAH SAKIT X
Jl........................................................
MEDAN – INDONESIA
TENTANG
32
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 1996
tertanggal 22 Mei 1996 tentang Tenaga Kesehatan;
5. Peratuaran Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 012
tertanggal 15 Maret 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit;
6. Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit X Nomor 572 / SK / DIR
/ I / 2014 tertanggal 27 Januari 2014 tentang Pemberlakuan
Struktur Organisasi Rumah Sakit X;
7. Surat Keputusan Direktur Utama PT. Sejahtera Nomor 1 / V /
2012 tentang Pengangkatan Direktur Rumah Sakit X;
8. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Direktur Utama
PT. Sejahtera Nomor 57 tertanggal 25 Maret 2013 dihadapan
Notaris Suryo, S.H berkedudukan di Medan.
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN TENAGA KESEHATAN PROFESIONAL
LAIN RUMAH SAKIT X.
Kedua : Mengangkat RM sebagai Petugas Tempat Pendaftaran Pasien
Rumah Sakit X.
Ketiga : Uraian tugas Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rumah Sakit X
seperti terlampir.
Keempat : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 27 September 2014
Direktur Rumah Sakit X,
33
Lampiran Keputusan Direktur Rumah Sakit X
Nomor : 614 / SK / DIR / IX / 2014
Tertanggal : 27 September 2014
Tugas Pokok
a. Memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu
tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
b. Mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan
pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
Uraian Tugas :
1. Meregistrasi atas semua kunjungan yang ada di fasilitas pelayanan kesehatan
( registrasi pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap ).
2. Memberikan nomor rekam medis secara berurutan dan sistematis berdasarkan
sistim yang digunakan ( penomoran seri, unit, seri unit ).
3. Menulis nama pasien dengan baik dan benar sesuai dengan sistem yang
digunakan.
4. Membuat indeks pasien ( kartu atau media lainnya ).
5. Menganalisis rekam medis secara kuantitatif dengan tepat meliputi :
a. Kebenaran identifikasi
b. Adanya laporan – laporan yang penting
c. Autentikasi
d. Pendokumentasian yang baik
6. Menyimpan / menjajarkan rekam medis berdasarkan sistem yang digunakan
(Straight Numerical, Middle Digit dan Terminal Digit Filing System).
7. Mengambil kembali ( retrieval ) dengan cepat rekam medis yang diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan asuhan pasien dan berbagai kebutuhan lainnya.
8. Mempersiapkan laporan untuk badan akreditasi, lisensi dan sertifikasi dalam
memenuhi standar akreditasi dan kebijakan yang terkait dengan Perekam Medis.
34
9. Menggunakan aplikasi komputer untuk pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan.
10. Melaksanakan komunikasi efektif dengan semua tingkatan.
11. Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar profesi kesehatan, non kesehatan
dan antar organisasi yang berkaitan dengan profesi.
12. Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi pelanggan baik internal dan
eksternal.
13. Melaksanakan komunikasi dengan teknologi mutakhir (internet, e-mail, fax, dll).
14. Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan kepada pasien maupun pihak
ketiga.
15. Menyiapkan informasi pasien kepada pihak yang berhak.
16. Menjaga keamanan alur permintaan informasi kesehatan pasien.
17. Melaksanakan kebijakan dan prosedur akses dalam pelepasan informasi.
18. Melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait dengan peraturan dokumentasi.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 27 September 2014
Direktur Rumah Sakit X,
dr. XX,M.Kes
35
RUMAH SAKIT X
Jl......................................................
MEDAN - INDONESIA
TENTANG
36
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN TENAGA KESEHATAN PROFESIONAL
LAIN RUMAH SAKIT X.
Kedua : Mengangkat RW sebagai tenaga kesehatan profesional lain
(Administrasi) Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit X.
Ketiga : Uraian tugas (Administrasi) Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit X
seperti terlampir.
Keempat : Dengan berlakunya surat keputusan ini, maka surat keputusan
direktur nomor 128 / SK / DIR / I / 2012 tentang pengangkatan
tenaga non kesehatan Rista Warisyah dinyatakan tidak berlaku.
Kelima : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 17 Januari 2015
Direktur Rumah Sakit X,
37
Lampiran Keputusan Direktur Rumah Sakit X
Nomor : 128 / SK / DIR / I / 2015
Tertanggal : 17 Januari 2015
Tugas Pokok
a. Menetapkan kode penyakit dan tindakan dengan tepat sesuai klasifikasi yang
diberlakukan di Indonesia (ICD-10) tentang penyakit dan tindakan medis dalam
pelayanan dan manajemen kesehatan.
b. Memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu tinggi
dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
c. Menggunakan statistik kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan
(forcasting) yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan di
bidang pelayanan kesehatan.
Uraian Tugas :
1. Menentukan nomor kode diagnosis pasien sesuai petunjuk dan peraturan pada
pedoman buku ICD yang berlaku (ICD-10 Volume 2).
2. Mengumpulkan kode diagnosis pasien untuk memenuhi sistem pengelolaan,
penyimpanan data pelaporan untuk untuk kebutuhan analisis sebab tunggal
penyakit yang dikembangkan.
3. Mengklasifikasikan data kode diagnosis yang akurat bagi kepentingan informasi
morbiditas dan sistem pelaporan morbiditas yang diharuskan.
4. Menyajikan informasi morbiditas dengan akurat dan tepat waktu bagi
kepentingan monitoring KLB epidemiologi dan lainnya.
5. Mengelola indeks penyakit dan tindakan guna kepentingan laporan medis dan
statistik serta permintaan informasi pasien secara cepat dan terperinci.
6. Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan kepada pasien maupun pihak
ketiga.
7. Menyiapkan informasi pasien kepada pihak yang berhak.
8. Menjaga keamanan alur permintaan informasi kesehatan pasien.
9. Memelihara kerahasiaan informasi pasien.
10. Mengidentifikasi resiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.
11. Melaksanakan kebijakan dan prosedur akses dalam pelepasan informasi.
12. Melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait dengan peraturan dokumentasi.
13. Mengelola data untuk penyusunan laporan efisiensi pelayanan pada sarana
pelayanan kesehatan.
14. Melakukan analisis statistik sederhana.
15. Menggunakan aplikasi komputer untuk pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan.
16. Mengoperasikan komputer guna penyelenggaraan sistem MIK / RM.
17. Melaksanakan komunikasi efektif dengan semua tingkatan.
38
18. Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar profesi kesehatan, non kesehatan
dan antar organisasi yang berkaitan dengan profesi.
19. Melaksanakan komunikasi dengan teknologi mutakhir (internet, e-mail, fax, dll).
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 17 Januari 2015
Direktur Rumah Sakit X,
RUMAH SAKIT X
Jl......................................................
MEDAN – INDONESIA
TENTANG
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN TENAGA KESEHATAN PROFESIONAL
LAIN RUMAH SAKIT X.
40
Kedua : Mengangkat SE sebagai Petugas Instalasi Rekam Medis purna
waktu Rumah Sakit X.
Ketiga : Uraian tugas Petugas Instalasi Rekam Medis purna waktu Rumah
Sakit X seperti terlampir.
Keempat : Dengan berlakunya surat keputusan ini, maka surat keputusan
direktur Rumah Sakit X nomor 338 / SK / DIR / III / 2011 tentang
Pengangkatan Tenaga Keperawatan dinyatakan tidak berlaku lagi.
Kelima : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 01 Maret 2014
Direktur Rumah Sakit X,
dr. XX,M.Kes
Uraian Tugas :
1. Menentukan nomor kode diagnosis pasien sesuai petunjuk dan peraturan pada
pedoman buku ICD yang berlaku (ICD-10 Volume 2).
2. Mengumpulkan kode diagnosis pasien untuk memenuhi sistem pengelolaan,
penyimpanan data pelaporan untuk untuk kebutuhan analisis sebab tunggal
penyakit yang dikembangkan.
3. Mengklasifikasikan data kode diagnosis yang akurat bagi kepentingan informasi
morbiditas dan sistem pelaporan morbiditas yang diharuskan.
4. Menyajikan informasi morbiditas dengan akurat dan tepat waktu bagi
kepentingan monitoring KLB epidemiologi dan lainnya.
5. Mengelola indeks penyakit dan tindakan guna kepentingan laporan medis dan
statistik serta permintaan informasi pasien secara cepat dan terperinci.
6. Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan kepada pasien maupun pihak
ketiga.
7. Menyiapkan informasi pasien kepada pihak yang berhak.
8. Menjaga keamanan alur permintaan informasi kesehatan pasien.
9. Memelihara kerahasiaan informasi pasien.
10. Mengidentifikasi resiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.
11. Melaksanakan kebijakan dan prosedur akses dalam pelepasan informasi.
12. Melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait dengan peraturan dokumentasi.
13. Mengelola data untuk penyusunan laporan efisiensi pelayanan pada sarana
pelayanan kesehatan.
14. Melakukan analisis statistik sederhana.
15. Menggunakan aplikasi komputer untuk pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan.
16. Mengoperasikan komputer guna penyelenggaraan sistem MIK / RM.
17. Melaksanakan komunikasi efektif dengan semua tingkatan.
18. Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar profesi kesehatan, non kesehatan
dan antar organisasi yang berkaitan dengan profesi.
19. Melaksanakan komunikasi dengan teknologi mutakhir (internet, e-mail, fax, dll).
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 01 Maret 2014
Direktur Rumah Sakit X,
42
dr. XX,M.Kes
RUMAH SAKIT X
Jl..........................................................
MEDAN – INDONESIA
TENTANG
43
b. bahwa pengelolaan administrasi dan manajemen untuk
penerbitan surat pengangkatan ketenagaan (tenaga medis, tenaga
keperawatan, tenaga kesehatan lain, dan tenaga non kesehatan )
dilaksanakan dalam rangka pengukuhan jabatan;
c.bahwa TS mulai diterima di Rumah Sakit X sejak tanggal 03
Oktober 2013;
d. bahwa berdasarkan butir a, b, dan c maka dipandang perlu untuk
mengangkat tenaga kesehatan profesional lain purna waktu dan
ditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit X.
MEMUTUSKAN
Menetapkan
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT X TENTANG
PENGANGKATAN TENAGA KESEHATAN PROFESIONAL
LAIN RUMAH SAKIT X.
Kedua : Mengangkat TS sebagai Petugas Instalasi Rekam Medis Purna
Waktu Rumah Sakit X.
Ketiga : Uraian tugas Petugas Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit X seperti
terlampir.
Keempat : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan
apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam surat
keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 05 Januari 2014
Direktur Rumah Sakit X,
44
dr. XX,M.Kes
Tugas Pokok
a. Menetapkan kode penyakit dan tindakan dengan tepat sesuai klasifikasi yang
diberlakukan di Indonesia (ICD-10) tentang penyakit dan tindakan medis dalam
pelayanan dan manajemen kesehatan.
b. Memberikan pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu
tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika profesi yang berlaku.
45
c. Mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan
pengambilan keputusan di bidang kesehatan.
Uraian Tugas :
1. Menentukan nomor kode diagnosis pasien sesuai petunjuk dan peraturan pada
pedoman buku ICD yang berlaku (ICD-10 Volume 2)
2. Mengumpulkan kode diagnosis pasien untuk memenuhi sistem pengelolaan,
penyimpanan data pelaporan untuk untuk kebutuhan analisis sebab tunggal
penyakit yang dikembangkan.
3. Mengklasifikasikan data kode diagnosis yang akurat bagi kepentingan informasi
morbiditas dan sistem pelaporan morbiditas yang diharuskan.
4. Menyajikan informasi morbiditas dengan akurat dan tepat waktu bagi
kepentingan monitoring KLB epidemiologi dan lainnya.
5. Mengelola indeks penyakit dan tindakan guna kepentingan laporan medis dan
statistik serta permintaan informasi pasien secara cepat dan terperinci.
6. Menjamin validitas data untuk registrasi penyakit.
7. Mengembangkan dan mengimplementasikan petunjuk standar koding dan
pendokumentasian.
8. Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan kepada pasien maupun pihak
ketiga.
9. Menyiapkan informasi pasien kepada pihak yang berhak.
10. Menjaga keamanan alur permintaan informasi kesehatan pasien.
11. Memelihara kerahasiaan informasi pasien.
12. Mengidentifikasi resiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.
13. Melaksanakan kebijakan dan prosedur akses dalam pelepasan informasi.
14. Melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait dengan peraturan dokumentasi.
15. Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan kepada pasien maupun pihak
ketiga.
16. Menyusun ( assembling ) rekam medis dengan baik dan benar berdasarkan SOP
yang ada
17. Menganalisis rekam medis secara kualitatif guna konsistensi isi dan mutu rekam
medis.
18. Menyimpan / menjajarkan rekam medis berdasarkan sistem yang digunakan
(Straight Numerical, Middle Digit dan Terminal Digit Filing System).
19. Mengambil kembali ( retrieval ) dengan cepat rekam medis yang diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan asuhan pasien dan berbagai kebutuhan lainnya.
20. Melakukan penyusutan ( retensi ) rekam medis berdasarkan peraturan dan
perundang – undangan yang berlaku.
21. Menggunakan aplikasi komputer untuk pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan.
22. Melaksanakan komunikasi efektif dengan semua tingkatan.
23. Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar profesi kesehatan, non kesehatan
dan antar organisasi yang berkaitan dengan profesi.
24. Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi pelanggan baik internal dan
eksternal.
Melaksanakan komunikasi dengan teknologi mutakhir (internet, e-mail, fax, dll).
46
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 05 Januari 2014
Direktur Rumah Sakit X,
dr. XX,M.Kes
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA INSTALASI REKAM MEDIS DENGAN UNIT LAIN
Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan.
Unit Rontgen
47 Unit Laboratorium
Sub Bagian URT/Logistik
Hubungan Intern :
Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi
dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.
Hubungan Ekstern:
Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.
BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi
organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu
yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT X
KUALIFIKASI TENAGA YANG
NAMA JABATAN
FORMAL & INFORMAL DIBUTUHKAN
Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis 1
48
Pendaftaran DIII Rekam Medis / SLTA Plus 6
(Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer Service)
Assembling / Analising / DIII Rekam Medis / SLTA Plus 2
Coding (Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer Service)
Pelaporan DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pelatihan Customer Service)
Filling / Distribusi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pelatihan Customer Service)
Korespondensi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pelatihan ICD 10)
Jumlah 12
BAB X
KEGIATAN ORIENTASI
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1. 09.00 – 09.30 Pembukaan, Hospital Tour
49
2. 09.30 – 11.30 - Tujuan Orientasi
- Sejarah RS
- Visi, Misi, Falsafah, Tujuan, Motto,
Peran, Nilai-nilai, Keyakinan dasar,
Logo RS dan Struktur Organisasi
Rumah Sakit.
- Tata Tertib Rumah Sakit
- Pengenalan terhadap pejabat dalam
Struktur Organisasi Rumah Sakit
- Peraturan Kepegawaian ( Kesepakatan
Kerja Bersama )
- Hak dan Kewajiban Pegawai
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1 08.30 – 12.30 Orientasi pelayanan di unit rekam medis
meliputi :
- Perkenalan kepada seluruh staf rekam
medis
- Struktur organisasi unit rekam medis
- Tata tertib,hak dan kewajiban pasien
- Pasien safety meliputi:
Komunikasi efektif dengan semua
tingkatan
- Mutu RS.X meliputi :
Penanganan komplain pasien
Melaksanakan Motto RS.X yakni
SEJAHTERA dengan ikhlas dan
sepenuh hati
2 12.30 – 13.00 Istirahat
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1 08.30 – 12.30 Pendokumentasian dan pelaporan kode
ICD-10, tentang jenis penyakit
2 12.30 – 13.00 Istirahat
3 13.00 – 14.30 Mampu menyusun formulir-formulir
rekam medis dalam pelayanan pasien
baik rawat jalan maupun rawat inap
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1 08.30 – 12.30 Mampu mengaplikasikan komputer untuk
pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1 08.30 – 12.30 Mampu memilah (membatasi) pelepasan
informasi yang perlu disampaikan
2 12.30 – 13.00 Istirahat
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1 08.30 – 12.30 Mampu melihat kelengkapan pengisian
rekam medis sebelum disimpan di
penyimpanan rekam medis tertutup
2 12.30 – 13.00 Istirahat
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1 08.30 – 12.30 Mampu menyusun (astembling) rekam
medis dengan baik dan benar berdasarkan
SOP yang ada
51
HARI VIII : Sesi Orientasi Khusus Di Unit Yang Sudah Ditentukan
Tanggal :
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1 08.30 – 12.30 - Mampu menyelesaikan surat menyurat,
seperti asuransi, surat keterangan dan
visum
- Mampu menyelesaikan refrensi dan
pemusnahan rekam medis
- Mampu menyelesaikan penyimpanan
maupun mengambil kembali rekam
medis ( retrival )
Calon
No. Waktu Topik Fasilitator
Pegawai
1 08.30 – 12.30 Pengenalan fasilitas rekam medis
meliputi:
52
4. 10.15 -11.00 Test Orientasi meliputi orientasi umum,
dan khusus.
BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM
53
PENILAIAN KINERJA
KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT X
54
Menjaga keamanan alur permintaan informasi
kesehatan pasien.
Mengidentifikasi resiko tinggi dalam
kerahasiaan informasi kesehatan.
Membuat pedoman training, peraturan dan
prosedur yang terkait dengan informasi
pelayanan pasien.
Menganalisis rekam medis secara kualitatif
guna konsistensi isi dan mutu rekam medis.
Melakukan penyusutan (retensi) rekam medis
berdasarkan peraturan dan perundang –
undangan yang berlaku
Mendisain formulir rekam medis.
Menyelenggarakan kegiatan yang merupakan
prioritas sasaran mutu pelayanan MIK /
rekam medis.
Melakukan penilaian dan memberikan solusi
terhadap sistem komputerisasi pelayanan
MIK / Rekam Medis.
Meningkatkan kualitas data klinis dalam
proses menjaga mutu MIK / rekam medis.
Memonitor kesesuaian kebijakan dan
prosedur agar tetap relevan dengan
manajemen data klinis.
Mengindentifikasi informasi yang dibutuhkan
sebagai dasar pengambilan keputusan.
Mendisain formulir untuk tahap pengumpulan
data kesehatan.
Merencanakan kebutuhan sarana dan
prasarana unit kerja MIK/ RM untuk
memenuhi kebutuhan kerja.
Menerapkan program orientasi dan latihan
staf bagi yang terkait dalam sistem data
pelayanan kesehatan.
Menyusun, mengembangkan,
mengimplementasikan dan mengevaluasi
kebijakan dan prosedur tentang sistem MIK /
RM yang sesuai hukum, sertifikasi,
akreditasi, dan kebutuhan setempat.
Menyusun analisa jabatan dan uraian tugas
Perekam Medis / Perekam Medis.
Menyusun kebijakan dan prosedur antar unit
kerja tentang arus informasi setempat.
Melaksanakan dokumentasi unit kerja MIK/
RM.
Menyiapkan profil rumah sakit.
Melaksanakan komunikasi efektif dengan
semua tingkatan.
Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar
profesi kesehatan, non kesehatan dan antar
organisasi yang berkaitan dengan profesi.
Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi
pelanggan baik internal dan eksternal.
Melaksanakan negosiasi dan advokasi tentang
pelayanan MIK/ rekam medis.
55
Memberikan konsultasi dalam pengelolaan
informasi kesehatan sesuai dengan wewenang
dan tanggung jawabnya.
3. MUTU PELAYANAN
Ketidakpuasan pelanggan ≤ 2 %
Angka kesalahan memasukkan dan mencetak
berkas pasien/rekam medis 0 %
Kepatuhan cuci tangan (five moment) di
ruangan > 60%
Jumlah Nilai
KETERANGAN : *CATATAN
Sangat Baik / Istimewa (SB) : > 95
Baik (B) : 86 s/d 95
Cukup ( C ) : 66 s/d 85
Kurang (K) : 51 s/d 65
SangatKurang (SK) : < 50
Medan,
Diketahui oleh,
Staf/pegawai yang dinilai, Kabid. Penunjang Medik & Non Medik
( ………………….) ( ………………………..)
KETERANGAN : *CATATAN
Sangat Baik / Istimewa (SB) : > 95
Baik (B) : 86 s/d 95
Cukup ( C ) : 66 s/d 85
Kurang (K) : 51 s/d 65
SangatKurang (SK) : < 50
Medan,
Diketahui oleh,
Kabid. Penunjang Medik & Non Medik Staf/pegawai yang dinilai, Ka. Ins. Rekam Medis
57
( ………………….) ( ………………….) ( ………………….)
PENILAIAN KINERJA
PENANGGUNG JAWAB TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN
RUMAH SAKIT X
58
rawat inap).
Memberikan nomor rekam medis secara
berurutan dan sistematis berdasarkan sistim
yang digunakan (penomoran seri, unit, seri
unit).
Menulis nama pasien dengan baik dan benar
sesuai dengan sistem yang digunakan.
Membuat indeks pasien (kartu atau media
lainnya).
Menganalisis rekam medis secara kuantitatif
dengan tepat meliputi :
e. Kebenaran identifikasi.
f. Adanya laporan – laporan yang penting.
g. Autentikasi.
h. Pendokumentasian yang baik.
Menyimpan / menjajarkan rekam medis
berdasarkan sistem yang digunakan (Straight
Numerical, Middle Digit dan Terminal Digit
Filing System).
Mengambil kembali ( retrieval ) dengan cepat
rekam medis yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan asuhan pasien dan
berbagai kebutuhan lainnya.
Memonitor kesesuaian kebijakan dan
prosedur agar tetap relevan dengan
manajemen data klinis.
Menggunakan aplikasi komputer untuk
pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan.
Monitoring pelaksanaan kebijakan dan
prosedur manajemen sumber data organisasi.
Mengoperasikan komputer guna
penyelenggaraan sistem MIK / RM.
Melaksanakan komunikasi efektif dengan
semua tingkatan.
Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar
profesi kesehatan, non kesehatan dan antar
organisasi yang berkaitan dengan profesi.
Melaksanakan komunikasi dengan teknologi
mutakhir (internet, e-,ail, fax, dll).
Memberikan konsultasi dalam pengelolaan
informasi kesehatan sesuai dengan wewenang
dan tanggung jawabnya.
3. MUTU PELAYANAN
Ketidakpuasan pelanggan ≤ 2 %
Angka kesalahan memasukkan dan mencetak
berkas pasien/rekam medis 0 %
Kepatuhan cuci tangan (five moment) di
ruangan > 60%
Jumlah Nilai
KETERANGAN : *CATATAN
Sangat Baik / Istimewa (SB) : > 95
Baik (B) : 86 s/d 95
Cukup ( C ) : 66 s/d 85
59
Kurang (K) : 51 s/d 65
SangatKurang (SK) : < 50
Medan,
Diketahui oleh,
Kabid. Penunjang Medik & Non Medik Staf/pegawai yang dinilai, Ka. Ins. Rekam Medis
PENILAIAN KINERJA
PETUGAS TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN
RUMAH SAKIT X
60
a. Kebenaran identifikasi
b. Adanya laporan – laporan yang penting
c. Autentikasi
d. Pendokumentasian yang baik
Menyimpan / menjajarkan rekam medis
berdasarkan sistem yang digunakan (Straight
Numerical, Middle Digit dan Terminal Digit
Filing System).
Mengambil kembali ( retrieval ) dengan cepat
rekam medis yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan asuhan pasien dan
berbagai kebutuhan lainnya.
Mempersiapkan laporan untuk badan
akreditasi, lisensi dan sertifikasi dalam
memenuhi standar akreditasi dan kebijakan
yang terkait dengan Perekam Medis.
Menggunakan aplikasi komputer untuk
pengumpulan, pengolahan dan penyajian
informasi kesehatan.
Melaksanakan komunikasi efektif dengan
semua tingkatan.
Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar
profesi kesehatan, non kesehatan dan antar
organisasi yang berkaitan dengan profesi.
Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi
pelanggan baik internal dan eksternal.
Melaksanakan komunikasi dengan teknologi
mutakhir (internet, e-mail, fax, dll).
Memfasilitasi pelepasan informasi kesehatan
kepada pasien maupun pihak ketiga.
Menyiapkan informasi pasien kepada pihak
yang berhak.
Menjaga keamanan alur permintaan informasi
kesehatan pasien.
Melaksanakan kebijakan dan prosedur akses
dalam pelepasan informasi.
Melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait
dengan peraturan dokumentasi.
3. MUTU PELAYANAN
Ketidakpuasan pelanggan ≤ 2 %
Angka kesalahan memasukkan dan mencetak
berkas pasien/rekam medis 0 %
Kepatuhan cuci tangan (five moment) di
ruangan > 60%
Jumlah Nilai
KETERANGAN : *CATATAN
Sangat Baik / Istimewa (SB) : > 95
Baik (B) : 86 s/d 95
Cukup ( C ) : 66 s/d 85
Kurang (K) : 51 s/d 65
SangatKurang (SK) : < 50
Medan,
Diketahui oleh,
61
Ka. Ins. Rekam Medis Staf/pegawai yang dinilai, Pj. Tempat Pendaftaran Pasien
BAB XII
RAPAT / PERTEMUAN
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi
Rekam Medis.
BAB XIII
PELAPORAN
Ditetapkan di Medan
Pada Tanggal 22 Januari 2014
Direktur Rumah Sakit X,
dr. XX,M.Kes
64