3. Pendekatan Administratif
Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan
dalam organisasi maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian.
Teknik Penghitungan Beban Kerja
Analisis beban kerja dilakukan dengan membandingkan bobot/beban kerja dengan norma waktu
dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang
harus dicapai oleh setiap jabatan, misalnya mingguan atau bulanan. Volume kerja datanya
terdapat pada setiap unit kerja, sedangkan norma waktu hingga kini belum banyak diperoleh
sehingga dapat dijadikan suatu faktor tetap yang sangat menentukan dalam analisis beban kerja.
Teknik perhitungan yang digunakan adalah teknik perhitungan yang bersifat “praktis empiris”,
yaitu perhitungan yang didasarkan pada pengalaman-pengalaman basis pelaksanaan kerja masa
lalu, sesuai judgement disana-sini dalam pengukuran kerja dilakukan berdasarkan sifat beban
kerja pada masing-masing jabatan, mencakup :
1. Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak
Untuk mengukur beban kerja abstrak diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Frekwensi setiap tugas dalam satuan tugas.
3. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Waktu Penyelesaian Tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
5. Waktu kerja efektif.
6. Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret
Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Satuan hasil kerja.
3. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Target waktu kerja dalam satuan waktu.
5. Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
6. Waktu kerja efektif.
Berkaitan dengan alat ukur dan oleh karena instansi pemerintah merupakan instansi non profit,
hal yang dapat dipergunakan sebagai alat ukur adalah “jam kerja” yang harus di isi dengan kerja
untuk menghasilkan berbagai produk baik bersifat konkret maupun abstrak (benda atau jasa).
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang
Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan jam kerja efektif
terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja
efektif digunakan ukuran sebagai berikut :
1. Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit
2. Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit
3. Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit
4. Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit
Setiap unit kerja mempunyai hasil kerja yang berbeda satu sama lain baik jenis maupun
satuannya, sehingga agar dapat diukur dengan alat ukur jam kerja efektif, semua produk/hasil
kerja tersebut harus dikonfirmasikan sehingga memiliki satu kesatuan.
Untuk dapat menjadikan hal tersebut, setiap volume kerja yang berbeda antara unit kerja adalah
merupakan variabeltidak tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja dalam arti volume kerja
setiap waktu dapat berubah, sedangkan waktu yang dipergunakan untuk
menghasilkan/menyelesaikan produk tersebut (yang selanjutnya akan disebut norma waktu)
relatif tetap, dan selanjutnya akan menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.
Berdasarkan definisi yang telah diuraikan dimuka, disebutkan bahwa beban/bobot kerja
merupakan hasil kali volumekerja dengan norma waktu.
Volume kerja setiap unit kerja dapat diketahui berdasarkan dokumentasi hasil kerja yang ada,
sedangkan norma waktu perlu ditetapkan dalam standar norma waktu baku, yang akan dijadikan
faktor tetap dalam setiap melakukan analisis beban kerja, dengan asumsi-asumsi tidak terdapat
perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah.
Rumus yang dipergunakan untuk mencari kebutuhan pegawai :