Anda di halaman 1dari 6

PENYUSUNAN ANALISA BEBAN KERJA

Anjab & ABK, Kinerja, Reformasi Birokrasi, SDM


oleh organisasi

 Pengertian Analisis Beban Kerja


Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan
atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata
lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa
jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.
Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk
merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang dapat
dilimpahkan kepada seorang pegawai, atau dapat pula dikemukakan bahwa analisis beban kerja
adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk
merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu.
Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-rata satu orang,
maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut. Atau
akan memperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan melalui jumlah jam kerja setiap pegawai
tersebut.
Dalam manajemen kepegawaian, kegiatan penerimaaan dan penempatan pegawai mutlak harus
dilakukan didalam satu unit organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Kegiatan
manajemen kepegawaian adalah kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan
penempatan pegawai yang pada awalnya dilakukan terlebih dahulu melalui analisis jabatan (job
analysis), yang berarti suatu kegiatan untuk memberikan gambaran tentang syarat-syarat
jabatan (job specification) yang diperlukan bagi setiap pegawai yang akan diterima dalam
menduduki suatu jabatan didalam suatu organisasi.
Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi
kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu, maupun kualitas. Melalui studi analisis
beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan baik
kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan dan unit kerja.
 Metode Analisis Beban Kerja
Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan ini dilakukan dengan 3
pendekatan yaitu :
1. Pendekatan Organisasi
Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari jabatan-jabatan. Melalui
pendekatan organisasi sebagai informasi, akan diperoleh informasi tentang : nama jabatan,
struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap
pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratan-persyaratan seperti : fisik, mental,
pendidikan, ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman.
Berdasarkan pendekatan organisasi ini dapat dibuatkan prosedur kerja dalam pelaksanaan kerja
yang menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang baik. Kegiatan dan hubungan antar unit
organisasi perlu dibuatkan secara tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan tugasnya
bagaimana cara melakukannya serta dengan siapa pegawai itu harus mengadakan hubungan
kerja.
Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban tugasnya. Hambatannya karena
belum adanya ukuran beban tugas, hal ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang sejenis.
Dengan demikian ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih.
2. Pendekatan analisis jabatan
Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan fungsional, akan tetapi lebih
diarahkan pada jabatan-jabatan non struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis (ingat
kriteria jabatan baik aspek material maupun formal). Melalui pendekatan ini dapat diperoleh
berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas jabatan, hasil kerja, dan beban kerja serta
rincian tugas. Selanjutnya informasi hasil kerja dan rincian tugas dimanfaatkan sebagai bahan
pengkajian beban kerja.
Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis pada sub unit-sub unit dan
sub unit terbagi habis dalam jabatan-jabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan ini akan
diperoleh suatu landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah kualitas pegawai
yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara lain :
1. Sebagai landasan untuk melakukan mutasi;
2. Sebagai landasan untuk melakukan promosi;
3. Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan (Diklat);
4. Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi;
5. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja;
6. Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan sarana kerja

3. Pendekatan Administratif
Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan
dalam organisasi maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian.
 Teknik Penghitungan Beban Kerja
Analisis beban kerja dilakukan dengan membandingkan bobot/beban kerja dengan norma waktu
dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang
harus dicapai oleh setiap jabatan, misalnya mingguan atau bulanan. Volume kerja datanya
terdapat pada setiap unit kerja, sedangkan norma waktu hingga kini belum banyak diperoleh
sehingga dapat dijadikan suatu faktor tetap yang sangat menentukan dalam analisis beban kerja.
Teknik perhitungan yang digunakan adalah teknik perhitungan yang bersifat “praktis empiris”,
yaitu perhitungan yang didasarkan pada pengalaman-pengalaman basis pelaksanaan kerja masa
lalu, sesuai judgement disana-sini dalam pengukuran kerja dilakukan berdasarkan sifat beban
kerja pada masing-masing jabatan, mencakup :
1. Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak
Untuk mengukur beban kerja abstrak diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Frekwensi setiap tugas dalam satuan tugas.
3. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Waktu Penyelesaian Tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
5. Waktu kerja efektif.
6. Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret
Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain :
1. Rincian / uraian tugas jabatan.
2. Satuan hasil kerja.
3. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas.
4. Target waktu kerja dalam satuan waktu.
5. Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu.
6. Waktu kerja efektif.
Berkaitan dengan alat ukur dan oleh karena instansi pemerintah merupakan instansi non profit,
hal yang dapat dipergunakan sebagai alat ukur adalah “jam kerja” yang harus di isi dengan kerja
untuk menghasilkan berbagai produk baik bersifat konkret maupun abstrak (benda atau jasa).
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang
Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan jam kerja efektif
terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak
bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja
efektif digunakan ukuran sebagai berikut :
1. Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit
2. Jam Kerja Efektif per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit
3. Jam Kerja Efektif per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit
4. Jam Kerja Efektif per tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit
Setiap unit kerja mempunyai hasil kerja yang berbeda satu sama lain baik jenis maupun
satuannya, sehingga agar dapat diukur dengan alat ukur jam kerja efektif, semua produk/hasil
kerja tersebut harus dikonfirmasikan sehingga memiliki satu kesatuan.
Untuk dapat menjadikan hal tersebut, setiap volume kerja yang berbeda antara unit kerja adalah
merupakan variabeltidak tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja dalam arti volume kerja
setiap waktu dapat berubah, sedangkan waktu yang dipergunakan untuk
menghasilkan/menyelesaikan produk tersebut (yang selanjutnya akan disebut norma waktu)
relatif tetap, dan selanjutnya akan menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.
Berdasarkan definisi yang telah diuraikan dimuka, disebutkan bahwa beban/bobot kerja
merupakan hasil kali volumekerja dengan norma waktu.
Volume kerja setiap unit kerja dapat diketahui berdasarkan dokumentasi hasil kerja yang ada,
sedangkan norma waktu perlu ditetapkan dalam standar norma waktu baku, yang akan dijadikan
faktor tetap dalam setiap melakukan analisis beban kerja, dengan asumsi-asumsi tidak terdapat
perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah.
Rumus yang dipergunakan untuk mencari kebutuhan pegawai :

 Analisa Kebutuhan Pegawai


Pertanyaan berapakah jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu tugas,
merupakan pertanyaan yang amat kritis. Untuk menjawab pertanyaan penting itu orang harus
memahami 3 (tiga) buah konsep sebagai latar belakang yaitu meliputi target volume pekerjaan,
tingkat pelaksanaan standar dan waktu yang ditetapkan untuk merampungkan tugas dengan tepat.
1. Beban Tugas (target volume kerja), merupakan volume pekerjaan yang mesti dirampungkan
dalam batas tempo tertentu. Target volume kerja dapat dinyatakan dalam berbagai satuan
seperti : meter, meter kubik, kilogram, lembar, berkas, laporan, desa, kecamatan dan satuan
lazim lainnya.
2. Standar Kerja Rata-rata (tingkat pelaksanaan standar), merupakan volume pekerjaan yang
dapat dirampungkan oleh seorang atau sejumlah pegawai dalam satu satuan waktu dengan
standar kualitas tertentu.
3. Waktu Kerja Efektif, yakni waktu kerja yang telah ditetapkan secara formal setelah
dikurangi waktu luang (allowance).
Pengukuran beban kerja dimulai dengan pengukuran dan perumusan “ Norma waktu “ setiap
proses/tahapan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan uraian, dan prosedur kerja yang berlaku.
Dalam melakukan pengukuran dan perumusan norma waktu, dilakukan secara cermat dan
seksama dengan memperhatikan tingkat kewajaran penggunaan waktu kerja bagi
pegawai/pemangku jabatan terkait dan terhadap kebenaran uraian proses/tahapan kerja untuk
menghasilkan produk, sehingga dapat diperoleh hasil pengukuran beban kerja yang memadai.

 Maksud dan Tujuan


Maksud penyusunan analisis beban kerja adalah untuk menyediakan instrumen dalam proses
penataan kelembagaan/SDM Sekretariat Daerah, melakukan penilaian beban kerja Unit Kerja,
yang hasilnya akan dipergunakan sebagai bahan (input) bagi proses perencanaan
penataan/penyempurnaan struktur organisasi dan kepegawaian Sekretariat Daerah. Adapun
tujuan penyusunan analisis beban kerja di lingkungan Sekretariat Daerah, yaitu :
1. Membangun/merumuskan sistem penilaian beban kerja dan perencanaan kebutuhan pegawai
pada masing-masing Unit kerja;
2. Melakukan penilaian beban kerja Unit Kerja berdasarkan beban kerja jabatan/unit kerja
dengan menggunakan variabel norma waktu, volume kerja dan jam kerja efektif, dikaitkan
dengan jumlah pegawai/jabatan.
 Keluaran
Keluaran (output) yang dihasilkan dari penyusunan analisis beban kerja pada Sekretariat Daerah
adalah informasi berupa:
1. Efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan efisiensi unit kerja;
2. Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
3. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat;
4. Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit;
5. Nilai indeks beban kerja individu masing-masing jabatan;
6. Standar norma waktu kerja.
Jadwal Penyusunan Anjab dan ABK Tahun 2014 dapat di lihat di sini

Anda mungkin juga menyukai