Fungsi Pengawasan dalam Manajemen Organisasi

A. Pengertian Pengawasan
1. Secara Umum
Pengawasan adalah proses untuk menjamin segala kegiatan yang
dilaksanakan telah sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan. Lebih lengkapnya
definisi pengawasan adalah usaha yang disusun secara sistematis untuk
menentukan acuan kerja pada proses perencanaan sistem feedback informasi,
mengkomarasi hasil kerja dengan acuan kerja, menganalisis terjadinya
penyimpangan, dan segera mengambil langkah perbaikan yang dibutuhkan untuk
keterjaminan penggunaan sumber daya organisasi/perusahaan secara efektif dan
efisien dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan pengertian pengawasan tersebut pada dasarnya kegiatan
pengawasan dilaksanakaan untuk mengetahui secara segera terkait
penyimpangan, penyalahgunaan, pemborosan, maupun problematika organisasi
yang lain, kemudian dilakukan langkah koreksi dan perbaikan terhadap
permasalahan tersebut.
Selain itu pengawasan secara keseluruhan merupakan aktivitas
membandingkan antara hasil yang telah dilaksanakan dengan perencanaan yang
telah ditetapkan. Oleh karena itu dalam pengawasan diperlukan adanya acuan,
standar, alat ukur terkait hasil yang ingin dicapai.
2. Menurut Para Ahli
Berikut pengertian pengawasan menurut para ahli :
 Henry Fayol
Fayol menyatakan bahwa pengawasaan terdiri proses pengujian untuk
mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan sesuai perencanaan dan
sesuai perintah dan aturan yang ada.
Pengawasan bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan penyimbangan
untuk segera diperbaiki dan mencegah terjadinya kealahan yang sama di
kemudian hari.
 George Terry
 Terry menjelaskan bahwa pengawasan merupakan upaya untuk menentukan
hasil yang telah diraih, mengevaluasi hasil tersebut, dan menjamin supaya
hasil tersebut sesuai dengan perencanaan.
 Sondang P. Siagian
Pengawasan ialah proses mengamati suatu pelaksanaan dari keseluruhan
aktivitas organisasi untuk menjamin supaya seluruh tugas yang sedang
dilaksanakan sesuai dengan perencanaan sebelumnya.
 Winardi
Fungsi pengawasan adalah seluruh kegiatan yang dijalankan oleh pihak
manajer untuk memastikan bahwa hasil sesungguhnya sesuai dengan hasil
dari perencanaan.
 Soekarno K.
Fungsi pengawasan adalah suatu proses yang menetapkan terkait hal yang
harus dilaksanakan, tujuan dilaksanakannya hal tersebut, dan supaya yang
dilaksanakan sesuai dengan perencanaan. Soekarno K dalam menjabarkan
arti pengawasan menitikberatkan kegiata pengawasan sebagai proses dalam
penentuan terhadap hal apa saja yang harus dilaksanakan.

B. Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan adalah seluruh kegiatan yang dijalankan oleh pihak manajer untuk
memastikan bahwa hasil sesungguhnya sesuai dengan hasil dari perencanaan.
Beberapa fungsi pengawasan dalam manajemen organisasi :
1. Pengawasan menilai apakah setiap elemen/unit dalam organisasi menjalankan
kebijakan dan aturan yang sesuai dengan tugas masing-masing.
2. Untuk menilai surat maupun laporan apakah telah mendeskripsikan aktivitas
yang aktual dengan tepat dan teliti.
3. Sebagai penilai terkait pengontrolan aktivitas manajemen apa sudah memadai
dan dilaksanakan dengan efektif.
4. Menganalisis apakah aktivitas yang telah dikerjakan secara efektif meraih
sasaran yang ditentukan sebelumnya.
5. Meneliti apakah aktivitas dijalankan seefisien mungkin.
C. Tujuan Pengawasan
Aktivitas fungsi pengawasan memiliki berbagai macam tujuan dalam manajemen
organisasi, diantaranya :
1. Menjamin keberjalanan pekerjaan sesuai dengan perencanaan, kebijakan dan
prosedur yang ditetapkan.
2. Melakukan koordinasi antar aktivitas yang dilaksanakan.
3. Menghindari terjadinya penyalahgunaan dan pemborosan anggaran.
4. Melakukan penjaminan akan terwujudnya kepuasan konsumen terhadap produk
yang dihasilkan (apabila perusahaan nirlaba)
5. Membangun kepercayaan konsumen/public pada kepemimpinan organisasi /
perusahaan / pemerintahan

D. Jenis – Jenis Pengawasan

Ada beberapa jenis pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Intern dan Ekstern
 Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau
badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.”
Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan
atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau
pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada
setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di
Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian
Dalam Negeri.
 Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit
pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini
di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan
lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun.
Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan
pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah
sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses
pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak
mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara
obyektif aktivitas pemerintah.
2. Pengawasan Preventif dan Represif
 Pengawasan preventif dilaksanakan sebelum suatu aktivitas maupun
program dijalankan. Pengawasan ini memiliki tujuan agar mencegah
penyimpangan dalam suatu kegiatan. Sebagai contoh pengawasan dalam
perusahaan pada bidang keuangan terkait penyusunan usulan anggaran,
laporan keuangan (neraca dan laporan laba rugi). Pengawasan ini
dilaksanakan sebagai usaha menghindari adanya penyelewengan anggaran
dalam keberjalanan program yang akan merugikan perusahaan.
 Pengawasan represif yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada aktivitas
setelah aktvitas tersebut telah selesai dijalankan. Contohnya pengawasan
yang dilakukan pada akhir tahun anggaran baik pengawasan dana desa
hingga anggaran nasional dimana dana telah ditetapkan saat perencanaan
kemudian telah dilaksanakan kegiatan hingga laporan
pertanggungjawabannya.
3. Pengawasan Aktif dan Pasif
 Pengawasan aktif disebut juga pengawasan dekat. Pengawasan ini
dijalankan langsung di lokasi kegiatan yang akan diawasi.
 Pengawasan pasif dilakukan dari jarak jauh seperti pengawasan dengan
penelitian dan pengujian pada surat ataupun laporan hasil kegiatan yang
disertai bukti-bukti terkait dengan pelaksanakan kegiatan.
4. Pengawasan Kebenaran Formil
Jenis pengawasan ini merupakan pengawasan menurut menurut hak
(rechtimatigheid) dan memeriksa kebenaran materiil terkait tujuan dilakukannya
pengeluaran (doelmatigheid).