BAB II

ORGANISASI DAN ADMINISTRASI PELAKSANAAN PROYEK

2.1 Organisasi Pelaksanaan Proyek

2.1.1 Umum
Organisasi sangat diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan suatu proyek baik
pada tahap perencanaan maupun pelaksanaan suatu proyek. Organisasi adalah suatu
sarana atau struktur yang memungkinkan orang untuk bekerja sama secara efektif
untuk mencapai suatu tujuan yang lebih jelas dan terarah.

Dalam pelaksanaan suatu proyek terdapat unsur-unsur pelaksanaan dan masing-

masing mempunyai tugas dan wewenang sesuai dengan kedudukannya. Struktur
organisasi dalam suatu proyek perlu diketahui untuk menjelaskan hubungan tugas,
tanggung jawab, serta wewenang dari perorangan maupun kelompok. Dalam
penanganan suatu proyek terlibat beberapa unsur proyek, yaitu :

a. Pemberi Tugas (Owner)

b. Konsultan (Tim Supervisi)
c. Kontraktor
Keberhasilan suatu proyek tergantung dari kerja sama semua unsur proyek yang
terlibat didalamnya serta adanya pembagian kerja yang baik dan teratur untuk
mencapai kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan proyek.

3
Hubungan kerja unsur-unsur proyek digambarkan dalam suatu diagram seperti
Gambar 2.1

Pemberi Tugas

Hendra Tanujaya

2
1

Kontraktor 3 Konsultan

PT. Langko Anugrah Sejahtera Anton Salim

Gambar 2.1 Hubungan Kerja Unsur-unsur Proyek

Keterangan :
: Garis Kerja
: Garis Koordinasi
Penjelasan gambar :

1. Hubungan kerja antara Pemberi Tugas dengan Konsultan (dalam hal ini Tim
Supervisi) adalah hubungan kontraktual yang dituangkan dalam surat perjanjian
kerja.
2. Hubungan kerja antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor adalah hubungan
kontraktual yang dituangkan dalam surat perjanjian kerja.
3. Hubungan kerja antara Konsultan dengan Kontraktor adalah hubungan fungsional
dalam menjalankan ketentuan tugas dan tanggung jawab masing-masing
sebagaimana telah tertuang dalam dokumen pelaksanaan.

4
 Dalam proyek pembangunan Hotel Fave Langko ini PT. Mitra Surya
Persada yang berpusat di Surabaya memberi tanggung jawab sepenuhnya
kepada PT. Langko Anugrah Sejahtera yang berada di Mataram. Kedua
perusahaan ini merupakan milik Bapak Hendra Tanujaya sehingga tidak ada
sistem kontrak kerja yang berlaku diantara keduanya, hanya saja PT. Mitra
Surya Persada mempercayai Bapak Bambang Subianto untuk menjadi
pimpinan proyek tersebut.

a. Pemberi Tugas
Pemberi tugas adalah badan atau pejabat yang memberikan suatu pekerjaan dan
menanggung semua biaya dari pekerjaan tersebut. Pemberi tugas dapat berupa
perorangan maupun instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada Proyek
Pembangunan Hotel Fave Langko ini yang bertindak sebagai pemberi tugas
adalah Hendra Tanujaya.

a) Kewajiban pemberi tugas secara umum:

1. Bertanggung jawab atas tercapainya seluruh sarana proyek yang dikelolanya.
2. Memimpin seluruh staf proyek dan bersama-sama melaksanakan kegiatan yang
tercantum didalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) sesuai dengan
ketentuan, prosedur dan jadwal yang ditetapkan.
3. Bersama bendahara menyediakan, mengelola dan bertanggung jawab terhadap
keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Menyetujui berita acara supervisi dan berita acara lain yang dibuat oleh
konsultan pengawas atau penanggung jawab lapangan.
5. Mengadakan koordinasi dan memberikan pengarahan terhadap pelaksanaan
proyek dalam kegiatan sehari-hari.
6. Menyampaikan informasi mengenai hambatan yang dihadapi melalui jalur
utusan langsung guna mendapatkan petunjuk penyelesaian masalah.

5
b) Hak pemberi tugas secara umum:
1. Mengambil tindakan-tindakan yang mengakibatkan pengeluaran sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan untuk masing-masing tolak ukur dan batas-batas
sesuai dengan jenis pengeluaran yang tercantum dalam Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan pedoman pelaksanaan.
2. Mengadakan hubungan kerjasama dengan instansi lainnya baik pusat maupun
daerah menurut keperluannya, termasuk pembuatan kontrak kerja.
3. Mengatur tata kerja proyek yang terperinci dalam memperhatikan petunjuk
yang ditetapkan Departemen atau Lembaga yang berada diatasnya.
4. Berhak memutuskan kontrak apabila proyek tidak selesai tepat pada waktunya.

b. Konsultan Perencana
Konsultan adalah badan hukum yang diserahkan tugas oleh pimpinan pelaksana
kegiatan untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan maka dibentuk Tim Pengawas
atau Tim Supervisi. Konsultan perencana adalah suatu badan hukum yang diserahi
tugas oleh pimpinan proyek untuk melaksanakan perencanaan pekerjaan.
Konsultan perencana berfungsi untuk membantu mengelola proyek dalam
pelaksanaan pengadaan dokumen, konstruksi dan memberikan penjelasan terhadap
persoalan-persoalan perencanaan yang timbul pada saat konstruksi. Dalam Proyek
Pembangunan Hotel Fave Langko ini menggunakan jasa konsultan perencana
Anton Salim Consulting Engineer.

a) Kewajiban konsultan perencana secara umum:

1. Menyusun uraian, maksud dan tujuan perencanaan.
2. Mengumpulkan data-data lapangan, penyelidikan tanah dan lingkungan.
3. Membuat perencanaan dan pengurusan untuk mendapatkan izin pendirian
bangunan serta hasil penelitian dan pengujian anggaran untuk pelaksanaan
konstruksi fisik.
4. Membuat gambar-gambar kerja dan perhitungan konstruksi, listrik, tata udara

6
 serta plumbing.
5. Membuat gambar detail, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), rencana
volume dan biaya, jadwal pelaksanaan dan pelelangan.
6. Memberi penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan melakukan pengawasan secara
berkala dari segi arsitektur.

b) Hak konsultan perencana secara umum:

1. Berhak mendapatkan imbalan jasa atas kerja yang telah dilakukan.
2. Berhak mendapatkan peninjauan dan dokumentasi terhadap pelaksanaan
pekerjaan.
3. Berhak menolak pekerjaan dari kontraktor berdasarkan penilaian-penilaian
yang diberikan.

c. Konsultan Pengawas
Konsultan pengawas adalah badan hukum yang diserahi tugas oleh pemberi
tugas untuk melaksanakan pengawasan proyek. Kegiatan pengawasan bertujuan agar
hasil pekerjaan bangunan sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Tugas
utama pengawas sangat penting dalam pengarahan di lapangan.
Konsultan pengawas adalah perusahaan yang memenuhi persyaratan yang
ditetapkan untuk melaksanakan tugas-tugas konsultasi dalam bidang pengawasan
pekerjaan konstruksi. Konsultan pengawas bertugas mengawasi seluruh kegiatan
pekerjaan konstruksi mulai dari penyiapan, penggunaan dan mutu bahan, pelaksanaan
pekerjaan serta pelaksanaan hasil atas hasil pekerjaan sebelum penyerahan. Dalam
Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini jasa konsultan pengawas yang
digunakan sudah merangkap dengan jasa konsultan perencananya.

a) Kewajiban konsultan pengawas secara umum:

1. Mengawasi pelaksanan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas, kuantitas dan
laju pencapaian volume/realisasi fisik.

7
 2. Menilai hasil pelaksanaan pekerjaan dan membuat berita acara penyerahan
pekerjaan.
3. Mengadakan pemeriksaan terhadap semua bahan yang dipakai dan berhak
menolak jika tidak memenuhi persyaratan teknis.
4. Mengambil kebijaksanaan lapangan apabila terdapat kesulitan teknis di
lapangan, misalnya:
1) Mengadakan perubahan-perubahan kecil pada gambar-gambar untuk
penyesuaian pelaksanaan yang tidak mempengaruhi harga pekerjaan.
2) Perubahan-perubahan pekerjaan yang membawa akibat pada perubahan
harga pekerjaan/kontrak, harus diajukan terlebih dahulu kepada Pemimpin
Pelaksana Kegiatan untuk mendapatkan persetujuan.
3) Menyelesaikan masalah-masalah yang menyebabkan keterlambatan
pelaksanaan.
b) Hak konsultan pengawas secara umum:
1. Merupakan wakil pemberi tugas dalam hal pengawasan pelaksanaan pekerjaan.
2. Berhak menolak pekerjaan dari kontraktor berdasarkan penilaian-penilaian
yang diberikan.

d. Kontraktor
Kontraktor adalah suatu badan hukum yang berbentuk perusahaan baik umum
maupun perorangan yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pembangunan fisik dari
suatu konstruksi. Dalam melaksanakan tugasnya kontraktor selaku pelaksana fisik
harus mendapatkan persetujuan dari Tim Supervisi dan berkewajiban membuat
laporan harian, mingguan, bulanan, dan laporan akhir guna dapat mengetahui
kemajuan fisik konstruksi dan digunakan sebagai evaluasi baik oleh Tim Supervisi
maupun oleh Pemberi Tugas. Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Hotel
Fave Langko ini yang bertindak sebagai kontraktor pelaksana adalah PT.
Langko Anugrah Sejahtera.

8
a) Kewajiban Kontraktor secara umum:
1. Memahami dan mentaati seluruh ketentuan yang tercantum dalam surat kontrak
kerja.
2. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar-gambar serta persyaratan yang
telah ditentukan.
3. Menyerahkan pekerjaan bila telah selesai dan disetujui oleh pengawas.
4. Mengadakan pengujian untuk contoh-contoh bahan konstruksi yang akan
dipakai.
5. Melaksanakan seluruh perintah dari pemberi tugas selama tidak menyimpang
dari persyaratan yang telah ditetapkan dalam kontrak kerja.

b) Hak Kontraktor secara umum:

1. Mengikuti proses pelelangan setelah mendapatkan undangan dari pimpinan
proyek melalui pengumuman atau edaran.
2. Berhak mendapatkan imbalan jasa yang besarnya sesuai dengan bobot atau
prestasi pekerjaan yang telah dicapai di lapangan.
3. Mengadakan perhitungan ulang apabila terjadi penyimpangan atas gambar kerja
dengan pelaksanaan yang dilakukan atas perintah pemberi tugas.
4. Mendapatkan penambahan biaya berdasarkan harga yang telah disepakati
apabila terjadi penambahan pekerjan atas perintah pemberi tugas.

c) Tanggung jawab Kontraktor secara umum:

1. Bertanggung jawab terhadap keselamatan pekerjaan selama pelaksanaan.
2. Bertanggung jawab atas kekeliruan yang terjadi karena kelalaian pelaksana.
3. Bertanggung jawab atas kekuatan dan kekokohan hasil pekerjaan sesuai dengan
persyaratan yang telah ditentukan.
4. Bertanggung jawab atas keselamatan bangunan selama masa pemeliharaan.

9
2.2 Administrasi Pelaksanaan Proyek Secara Umum
Setiap pimpinan proyek menerima Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA),
maka mulai dilakukan design dan detailed engineering atau fase membuat gambar-
gambar rencana dan gambar-gambar kerja serta RKS dan estimasi harga. Hasil kerja
diproduksikan dalam tahap ini dinamakan dokumen pelelangan yang pada prinsipnya
merupakan resep dan aturan permainan dalam membangun dan mendirikan proyek
tersebut. Dalam kontrak engineering, khususnya dalam pekerjaan sipil, maka tiap-tiap
proyek mempunyai kekhususan yang mandiri dan ini semua diuraikan dalam uraian
teknis maupun uraian khusus. Untuk proyek-proyek konstruksi, dokumen kontrak
mengandung:

a. Dokumen pelelangan, meliputi:

1) Gambar-gambar bestek
2) Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)
3) Lampiran-lampiran
4) Risalah Aanwijzing

b. Dokumen kontrak, meliputi:

1) Gambar-gambar bestek
2) Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS)
3) Lampiran-lampiran
4) Addendum (bila terjadi perubahan pada pekerjaan)
5) Surat klarifikasi

2.2.1 Gambar Bestek

Gambar bestek merupakan penjelasan secara visual dari proyek yang akan
didirikan yang memperlihatkan lingkup dan bentuk pekerjaan yang harus dibuat
(Ibrahim, 1993). Gambar bestek terbagi dalam beberapa macam gambar pekerjaan
konstruksi antara lain:

10
a. Gambar prarencana (Preliminary drawing)
Gambar ini dibuat untuk memberikan konsepsi kasar dari ide yang akan
dilaksanakan dan dikerjakan bilamana pekerjaan akan dilelang dengan system
design and build dan negotiated contract.

b. Gambar informasi (Information drawing)

Gambar ini hanya ditampilkan dalam anwijzing dengan maksud agar para pengikut
lelang dapat menghitung dan mengajukan penawarannya, walaupun gambar
desainnya belum selesai akan tetapi biasanya dipergunakan untuk kalkulasi
membuat penawaran.

c. Gambar proyek (Site drawing)

Site drawing memperlihatkan denah dari lokasi proyek, topografi lapangan dan
fasilitas-fasilitas sarana dari keseluruhan proyek.

d. Gambar kerja (Detailed working drawing)

Gambar ini merupakan suatu gambar yang memuat gambar pelaksanaan secara
rinci dan tiap-tiap bagian konstruksi dalam bentuk gambar potongan-potongan
memakai skala yang sesuai dan jelas.

e. Gambar hasil pelaksanaan (As built drawing)

Pada akhir proyek, kontraktor memuat gambar As built yang artinya gambar yang
dibuat dan disesuaikan dengan konstruksi setelah selesai dilaksanakan.

2.2.2 Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)

Dalam penyusunan kerja dan syarat-syarat perlu diperhatikan dalam hal job
descriptions harus sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.80/Kepres/2003, yang
memuat:

a. Syarat Umum:
1) Keterangan mengenai pemberian tugas
2) Keterangan mengenai perencana

11
 3) Keterangan mengenai direksi
4) Syarat-syarat peserta pelelangan
5) Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya
b. Syarat administrasi:
1) Jangka waktu pelaksanaan
2) Tanggal penyerahan pekerjaan
3) Denda atas keterlambatan
4) Besarnya jaminan pelelangan
5) Besarnya jaminan pelaksanaan
c. Syarat Teknis:
1) Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan
2) Jenis dan mutu bahan
3) Gambar detail, gambar konstruksi dan lain sebagainya.

2.2.3 Lampiran-lampiran (Appendixes)

Pada bagian akhir dari dokumen tender ini diadakan lampiran-lampiran yang
merupakan keterangan tambahan seperti:
a. Daftar kuantitas pekerjaan (bill of quantity)
b. Table harga bahan dan ongkos pekerjaan
c. Surat jaminan tender (tender bond)
d. Surat jaminan pelaksanaan (performance bond)
e. Bentuk kontrak perjanjian pemborong
f. Pembuatan surat penawaran.

2.2.4 Risalah Aanwijzing

Dokumen ini adalah hasil penjelasan pada waktu Aanwijzing (hari penjelasan
antara pihak owners, calon-calon pemborong, konsultan) yang telah dibukukan dan
nantinya merupakan bagian dari dokumen kontrak yang mengikat setelah

12
ditandatangani oleh paling sedikit dua wakil peserta pelelangan pekerjaan. Dalam
acara penjelasan lelang, yang harus dijelaskan kepada peserta lelang adalah mengenai:

1. Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan.

2. Cara penyampaian penawaran.
3. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran.
4. Acara pembukaan dokumen penawaran.
5. Metoda evaluasi.
6. Hal–hal yang menggugurkan penawaran.
7. Jenis kontrak yang akan digunakan.
8. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan
produksi dalam negeri.
9. Besaran, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran.

2.2.5 Surat-surat Klarifikasi

Surat-surat klarifikasi ini dikerjakan secara tertulis kepada pemborong yang
memenangkan pekerjaan dan surat-surat klarifikasi tersebut merupakan bagian dari
dokumen kontrak yang mengikat. Surat-surat klarifikasi ini sangat mempengaruhi
lamanya proses evaluasi tender yang dibuat, apabila:

a. Ada kesalahan kalkulasi.

b. Ada pernyataan yang tidak jelas dalam surat penawaran pemborong.
c. Ada hal yang lupa dan lain-lain.

2.2.6 Estimasi Biaya Proyek

Estimasi biaya merupakan biaya perkiraan yang digunakan untuk
memperkirakan jumlah biaya yang diperlukan/disiapkan bagi pembangunan suatu
konstruksi. Estimasi biaya proyek secara umum dapat dibagi empat yaitu:

13
a. Estimasi kasar untuk pemilik.
Estimasi ini dibutuhkan oleh pemilik proyek untuk melaksanakan ide untuk
membangun proyek tersebut.

b. Estimasi pendahuluan oleh perencana.

Estimasi ini dilakukan lebih teliti dan dilakukan setelah estimasi terdahulu/sudah
ada gambar.

c. Estimasi detail oleh kontraktor.

Estimasi ini berbentuk penawaran dan disebut juga fixed price.

d. Biaya sesungguhnya setelah proyek selesai.

Biaya proyek dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu:

1) Biaya Langsung (Direct cost)

Biaya langsung adalah biaya yang langsung berhubungnan dengan
konstruksi/bangunan. Biaya ini meliputi:

a) Biaya bahan/material.
b) Biaya upah buruh / Man power.
c) Biaya Peralatan / Equipment.
2) Biaya tak langsung (Indirect cost).
Biaya tak langsung adalah biaya yang berhubungan dengan
konstruksi/bangunan, tetapi harus ada dan tidak dapat dilepaskan dari proyek
tersebut. Biaya ini terdiri dari:

a) Overhead
Biaya overhead merupakan biaya penunjang pelaksanaan konstruksi baik di
lapangan maupun di kantor.

b) Biaya tak terduga (cotigencies)

Biaya tak terduga merupakan suatu biaya yang disiapkan sebagai akibat dari

14
 suatu bencana alam yang besarnya berkisar antara 0.5% sampai dengan 5%
dari biaya total.

c) Keuntungan (Profit)
Keuntungan merupakan hasil jerih payah dari keahlian ditambah dari faktor
resiko yang besarnya relatif masing-masing proyek.

2.2.7 Sistem Kontrak

Dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan perlu diperhatikan macam dan
jenis kontrak dengan variasinya dikenal dan diterapkan dalam dunia bisnis konstruksi.
Keanekaragaman proyek konstruksi maupun engineering sangat dipengaruhi oleh
beberapa faktor, misalnya:

a. Urgensi
b. Penyiapan dan sumber dananya
c. Pola pemanfaatan
d. Pengaturan jadwal
e. Situasi dan kondisi setempat.
Maka dikembangkan jenis-jenis kontrak yang dapat memenuhi kebutuhan dan
keinginan antara pemilik proyek dengan pemborong. Sistem kontrak dibagi menjadi
dua, yaitu:

a. Fixed price contract

Kontrak ini merupakan suatu kontrak kerja yang didasarkan pada harga yang
telah disetujui dan pelaksanaannya sesuai dengan bestek yang telah ditetapkan dan
diterima oleh kontraktor.

1) Lump sum contract

Pekerjaan yang dilakukan dibawah kontrak semacam ini memerlukan gambar-
gambar kerja yang jelas, spesifikasi dan bestek yang akurat dimana kedua
belah pihak mempunyai satu interpretasi yang sama terhadap isi dan maksud

15
 dari dokumen tender tersebut. Oleh karena itu owner tahu jelas dari awal
berapa biaya yang harus dikeluarkan dan pihak kontraktor juga dapat
menghitung biayanya dengan tepat.

Keuntungan bagi kontraktor yaitu:

a) Pelaksanaan pekerjaan dapat diprogramkan.

b) Memungkinkan melaksanakan kontrol dengan efisien.
c) Kelengkapan dari gambar dan bestek menjamin bahwa pekerjaan
tambahan dan pekerjaan kurang ataupun perubahan konstruksi akan
minimum.
2) Unit price contract
Unit price contract adalah kontrak yang menitik beratkan per unit volume, per
unit panjang atau per unit berat. Kontrak ini dipakai bila kualitas dan bentuk
dari pekerjaan tersebut secara detail dapat dispesifikasikan, tetapi jumlah
volume atau panjangnya tidak dapat diketahui atau dihitung dengan tepat.
Dalam unit price contract ini owner harus memiliki penaksiran volume yang
dapat dipertanggungjawabkan.

Variasi dari unit price contract:

a) Flate rate, artinya harga tetap tidak berubah sampai kontrak selesai.
b) Slinding rate, artinya harga dapat dikaitkan dengan perkiraan volume.
b. Prime cost contract
Owner pada sistim kontrak ini mengganti ongkos yang dikeluarkan kontraktor
untuk melaksanakan pekerjaannya, ditambah dengan satu bentuk tambahan ongkos
untuk biaya kerja pemborong. Kontrak semacam ini dapat juga dipakai untuk
pekerjaan desain, pengadaan barang/peralatan, pekerjaan konstruksi, manajemen
ataupun kombinasi dari pekerjaan tersebut. Prime cost contract mencakup
beberapa hal yang meliputi:

16
1) Cost plus persentagefee
Biaya ini merupakan suatu kontrak yang memiliki fleksibelitas yang tinggi
atau secara teknis pelaksanaan dan biaya kontrak pada dasarnya tidak
memiliki mekanisme untuk menekan biaya dan waktu.

2) Cost plus pixed fee contract

Kontrak ini hanya merumuskan secara garis besar dan jelas mengenai
pekerjaan dan biaya dari kontrak yang telah ditetapkan sehingga pelaksanaan
pekerjaan biasa tidak efisiensi dan dapat meningkatkan biaya yang terjadi dan
waktu pelaksanaannya biasanya molor.

3) Cost plus variable percentage contract

Pada kontrak ini kontraktor didorong bekerja lebih efisien karena biaya
kontrak disesuaikan dengan actual cost yang ditekan agar harga/biaya proyek
actual tanpa fee sekecil-kecilnya.

4) Target Estimasi Kontrak

Kontrak ini sering kali diadakan provesi untuk menyelesaikan target bilamana
ada variasi pekerjaan dan target ini ditetapkan oleh pemborong serta fee
pemborong minimum setengah dari aktual fee, terlepas dari aktual proyek
yang melebihi target.

5) Guaranteed maximum cost contract

Pengeluaran-pengeluaran yang terjadi di atas harga maksimum akan menjadi
beban kontraktor. Jika terjadi hal sebaliknya biaya total yang terjadi lebih
kecil dari maximum price maka selisih biaya yang terjadi dari harga
maksimum dapat dibagi antara ownerdan kontraktor sesuai dengan peraturan
yang telah disepakati. Pada sistem kontrak ini, pihak owner diakhir proyek
kemungkinan akan mengeluarkan biaya yang lebih kecil dari biaya maksimum.

17
 6) Convertible cost contract
Pemilik proyek dalam sistem kontrak ini melelangkan proyeknya melalui
kontraktor yang menawarkan dengan harga memadai dan owner juga
memperkerjakan kontraktor secara cost plusbasis serta meneliti pengeluaran-
pengeluaran yang terjadi sampai pada suatu saat dapat dibuat perjanjian
kontrak, sehingga owner harus disiplin dan rajin dalam mengontrol biaya serta
harus memperhitungkan meningkatkan produktifitas dan juga pekerjaannya.

7) Cost plus time and material contract

Kontrak ini merupakan suatu pekerjaan “Borong Kerja” dengan atau tampa
material yang berdasarkan waktu kerja. Material dapat disuplai oleh owner
atau pemborong.

Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini tidak

menggunakan sistem kontrak apapun karena owner (pemilik) sekaligus menjadi
kontraktornya.

2.2.8 Jenis Pelelangan

Adapun jenis-jenis pelelangan berikut ciri-cirinya sebagai berikut :

a. Pelelangan umum
1) Pelelangan ini terbuka untuk umum bagi dunia usaha yang memenuhi syarat/
kualifikasi dibidangnya.
2) Diumumkan secara luas melalui media masa, cetak dan sebagainya.
b. Pelelangan terbatas
1) Pelelangan untuk pekerjaan tertentu, diikuti oleh minimal lima rekanan.
2) Syarat rekanan yang mengikuti adalah tercantum dalam Daftar Rekanan
Mampu (DRM).
3) Rekanan tersebut tercantum dalam Daftar Rekanan Terseleksi
(DRT) yang dipilih diantara DRM.

18
 4) Pelelangan ini diumumkan secara luas.
c. Pemilihan langsung
1) Membandingkan dan melakukan negosiasi dari tiga penawar yang ditunjuk
baik teknis maupun harganya.
2) Rekanan-rekanan tersebut tercatat dalam DRM yang sesuai dengan bidang
usahanya.
d. Pengadaan langsung
Suatu bentuk penunjukan secara langsung tanpa melalui pelelangan/tender.
Untuk penunjukan ini diharuskan bahwa pemborong merupakan penawar yang
termasuk dalam Golongan Ekonomi Lemah (GEL) dan nilai proyek berkisar
antara Rp. 5 juta sampai Rp. 15 juta dengan menggunakan surat perjanjian kerja
(SPK). Sedangkan nilai proyek kurang dari Rp.5 juta tidak menggunakan Surat
Perjanjian Kerja (SPK) dan penawaran tidak disyaratkan berasal dari pemborong
Golongan Ekonomi Lemah tapi tercatat dalam DRM Golongan Ekonomi Lemah
(GEL).

Dalam pelaksanaan Proyek Pembangunan Hotel Fave Langko ini

menggunakan jenis pelelangan Penunjukan Langsung. Konsultan Perencana
yang ditunjuk adalah Anton Salim.

Suatu bentuk Penunjukan Langsung tanpa melalui pelelangan/tender dapat

dilakukan, apabila:

1) Keadaan Tertentu, yaitu:

a) Penanganan darurat untuk keamanan dan keselamatan masyarakat yang
pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda atau harus dilakukan segera,
termasuk penanganan darurat akibat bencana alam.
b) Pekerjaan perlu dirahasiakan yang menyangkut keamanan dan keselamatan
Negara yang ditetapkan oleh Presiden.
c) Pekerjaan yang berskala kecil dengan nilai maksimum Rp. 50 juta dengan

19
 ketentuan untuk keperluan sendiri, teknologi sederhana beresiko kecil,
dilaksanakan oleh badan usaha kecil/koperasi kecil.
2) Keadaan Khusus, yaitu:
a) Berdasarkan tarif resmi pemerintah.
b) Pekerjaan spesifik yang hanya dilaksanakan oleh pabrikan, pemegang hak paten.
c) Jenis pekerjaan yang seluruhnya dilaksanakan oleh kelompok swadaya
masyarakat setempat.
d) Pekerjaan yang hanya dapat dilakukan dengan penggunaan teknologi khusus.

2.3 Proses Pelelangan Pekerjaan Secara Umum

Proses pelelangan pekerjaan harus melalui beberapa tahapan, antara lain:

2.3.1 Pengumuman pelelangan

Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelelangan sebuah pekerjaan atau
proyek biasanya menggunakan fasilitas media massa yang ditujukan kepada publik.
Tender yang diumumkan kepada publik tersebut disebut sebagai Tender Terbuka,
yang artinya proyek tersebut dapat dikerjakan oleh umum, sedangkan disebut Tender
Tertutup karena pekerjaan yang akan dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh
beberapa kontraktor/konsultan yang sudah dikenal dan memiliki kekhususan
tersendiri.

2.3.2 Dokumen pelelangan

Dokumen pelelangan adalah pengumuman/undangan lelang, pedoman

prakualifikasi, instruksi kepada penawar, syarat-syarat umum dan khusus kontrak,
daftar kuantitas dan harga, spesifikasi teknis dan gambar, bentuk surat penawaran,
bentuk kontrak, serta bentuk surat jaminan (penawaran, pelaksanaan, dan uang muka).

Pengikut pelelangan sebaiknya memeriksa dan meneliti lokasi tersebut dan

mengetahui serta menguasai sepenuhnya kondisi fisik medan, luas dan macam
pekerjaan, bahan-bahan yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan. Apabila

20
terdapat perbedaan ukuran-ukuran di antara gambar dan RKS, maka yang dianggap
berlaku adalah penjelasan/keputusan-keputusan di dalam penjelasan
pekerjaan/Aanwijzing atau keputusan pengawas/direksi.

2.3.3 Calon peserta lelang

Calon peserta pelelangan adalah para calon peserta lelang yang telah lulus
prakualifikasi dan telah disyahkan oleh pengguna barang/jasa serta diundang oleh
panitia lelang untuk mengikuti pelelangan. Bila calon peserta kurang dari 3 (tiga),
maka panitia mengusulkan pengadaan pemilihan langsung dengan negosiasi atau
penunjukan bila hanya ada satu calon peserta untuk mendapatkan persetujuan dari
penyedia barang/jasa. Pengikut pelelangan dianggap telah menguasai sepenuhnya hal
ikhwal yang dimaksud dalam dokumen pelelangan setelah diadakan penjelasan
pekerjaan/Aanwijzing.

2.3.4 Pemberian penjelasan pekerjaan (Aanwijzing)

Pemberian penjelasan mengenai dokumen lelang berupa pertanyaan dari peserta

dan jawaban dari panitia serta keterangan lainnya termasuk perubahannya, dibuatkan
berita acara. Berita Acara Penjelasan (BAP) ditandatangani oleh panitia dan dua
wakil dari calon peserta/rekanan.

2.3.5 Pemasukan dokumen penawaran

Sistem pemasukan dokumen penawaran menggunakan sistem satu sampul.
Keterangan-keterangan yang harus disertakan dalam dokumen penawaran:

a. Kelengkapan persyaratan administrasi:

1) Surat kesanggupan melaksanakan pekerjaan
2) Neraca perusahaan terakhir, asli bermeterai Rp.6000,-
3) Daftar susunan pemilikan modal perusahaan
4) Daftar susunan pengurus perusahan
5) Salinan akte pendirian perusahaan dan akte perubahan terakhir (bila ada

21
 perubahan).
6) Salinan Surat Izin Usaha Proyek Jasa Konstruksi (SIUPJK) yang masih
berlaku.
7) Salinan kartu tanda anggota GAPENSI yang masih berlaku.
8) Jaminan penawaran dari Bank Pemerintah/Asuransi kerugian yang telah
ditetapkan oleh Menteri Keuangan.
9) Salinan kartu NPWP yang masih berlaku
10) Surat pernyataan ASTEK, asli bermeterai Rp.6000,-

b. Persyaratan - persyaratan teknis:

Berisi tentang metode pelaksanaan pekerjaan, jadwal waktu pelaksanaan,
daftar personil yang akan ditempatkan pada proyek bersangkutan, daftar
pengalaman kerja 5 tahun terakhir, dan struktur organisasi pelaksanaan pada
proyek yang bersangkutan.

c. Kelengkapan persyaratan biaya:

1) Surat penawaran harga dengan diberi materai Rp.6000,-
2) Rekapitulasi Rencana anggaran biaya
3) Perincian anggaran biaya, yang diisi lengkap dengan harga satuan dan jumlah
harga tiap pekerjaan, harga satuan upah dan bahan, serta daftar analisa harga
satuan pekerjaan.

Semua surat-surat, dokumen, isian-isian dan lampiran-lampiran yang dibuat

penawar harus dibubuhi tanda tangan yang sah dari penawar atau orang yang diberi
kuasa untuk itu dan diketik diatas kertas kop perusahaan. Penawar bertanggung jawab
atas sah dan tidaknya tanda tangan tersebut.

2.3.6 Pembukaan tender

Pada hari yang telah ditentukan semua calon peserta membawa amplop
penawaran dan dimasukkan ke dalam kotak besar yang telah disediakan, hal ini

22
dilakukan sebelum acara tender dilakukan. Kemudian masing-masing amplop
penawaran dibuka satu persatu dihadapan semua peserta tender, semua kelengkapan
termasuk surat penawaran akan ditulis. Besarnya jaminan tender diatur dalam
dokumen tender dan umumnya berkisar 3% dari total biaya pekerjaan fisik.

2.3.7 Proses evaluasi tender

Pada proses evaluasi ini dipakai bermacam-macam cara, pada umumnya cara
yang dipakai adalah dengan sistem bobot/sistem skoring. Biasanya yang memiliki
pengumpulan nilai paling banyak akan ditunjuk sebagai pemenang.

2.3.8 Penetapan dan penunjukan pemenang

Calon peserta yang telah diputuskan sebagai pemenang tender oleh panitia
pelelangan akan diberitahukan secara tertulis dan sifat pemberitahuannya dapat
dilakukan dalam 2 (dua) macam, yaitu:

a. Dengan memakai surat perintah kerja, yang di dalam surat tersebut menerangkan
bahwa peserta yang bersangkutan dinyatakan memenangkan tender proyek dan
diminta dalam tempo sekian hari untuk memulai pekerjaan fisiknya di lapangan.
b. Dengan memakai Letter of award atau surat pemberitahuan yang isinya
menjelaskan bahwa calon kontraktor atau konsultan telah memenangkan tender
dan sekaligus sebagai tanda bagi calon tersebut untuk memulai melakukan
persiapan-persiapan administrasi.

2.4 Sistem Laporan Secara Umum

Setiap rekanan mempunyai tanggung jawab melaporkan setiap proses
pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan, apabila sesuai dengan waktu yang
ditetapkan atau tidak, tidak menyimpang dari RKS atau bestek dan kualitas serta
kelayakan hasil pekerjaan.

23
 Untuk pekerjaan konsultan laporan yang harus diserahkan kepada pemilik
proyek adalah :

a. Laporan pendahuluan
Laporan pendahuluan (inception report) biasanya diserahkan setelah satu
bulan dari permulaan kontrak. Laporan ini meliputi perkiraan pekerjaan, program
semua jenis pekerjaan, hambatan yang timbul serta cara penanggulangannya,
kebutuhan tenaga kerja, kunjungan-kunjungan lapangan, dan jadwal-jadwal
lainnya, serta design note.

b. Laporan bulanan
Laporan ini diserahkan dalam waktu 10 (sepuluh) hari dari akhir bulan
pertama sampai bulan kelima, meliputi kemajuan terakhir semua jenis pekerjaan,
tenaga kerja, masalah-masalah yang timbul dan kunjungan-kunjungan lapangan.
Jika waktunya bersamaan dengan laporan pendahuluan, maka laporan bulanan
tidak diperlukan.

c. Laporan perencanaan
Laporan perencanaan yang harus diserahkan secara garis besar terdiri atas 2
bagian. Bagian pertama berisi informasi dan data-data dasar yang dipakai dalam
perencanaan dan hitungan-hitungan, sedangkan bagian kedua berisi gambar
pelaksanaan.

d. Laporan akhir
Laporan ini merangkum tanggapan dan perubahan yang disepakati yaitu
meliputi:

1) Kesimpulan dan saran (executive summary) yang harus didahului dengan surat
penyerahan laporan yang menyatakan pokok-pokok kesimpulan dan saran.
2) Bagian pokok yang memuat uraian dan hasil pekerjaan jasa
3) Gambar dan spesifikasi.

24
 4) Ringkasan analisa menyeluruh yang rinci dan luas pada masing-masing
bidang.
5) Data dan dokumentasi yang menggambarkan pendekatan dan metodologi
yang dipilih oleh konsultan dalam memberikan jasa.

Sedangkan untuk jasa konstruksi, kontraktor harus menyerahkan laporan

terperinci dalam formulir pada waktu-waktu yang ditentukan dengan mencantumkan
susunan staf pelaksana, jumlah tenaga kerja menurut waktu yang diperlukan di
lapangan, keterangan mengenai peralatan, dll. Laporan yang diserahkan oleh
kontraktor pada pemilik proyek berupa:

a. Laporan harian
Laporan ini berisi jumlah dan macam bahan atau barang yang ada di lapangan
yang belum berakhir, jumlah tenaga kerja untuk tiap macam tugas/ketrampilan,
jumlah dan macam peralatan yang dapat digunakan dan yang tidak dapat
digunakan, bagian pekerjaan permanen yang dilaksanakan, keadaan cuaca, dan
catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan perubahan design.

b. Laporan mingguan
Laporan yang mencatat pekerjaan dan kemajuan pekerjaan setiap minggu yang
merupakan rekapitulasi dari laporan harian.

c. Laporan bulanan
Laporan yang mencatat kemajuan dan hasil pekerjaan tiap bulan dan merupakan
rekapitulasi dari laporan mingguan.

d. Laporan akhir
Merupakan laporan terakhir untuk serah terima pekerjaan yang menyatakan
bahwa kondisi bangunan tidak ada yang rusak.

25
 Disamping laporan hasil pekerjaan pihak konsultan dan kontraktor, pengawas
pun memberikan laporan hasil pengawasannya guna mengevaluasi seluruh hasil
pekerjaan. Laporan yang disajikan merupakan laporan yang memiliki kriteria sbb:

1) Mudah dibaca oleh siapa saja.

2) Memberikan informasi yang layak.
3) Tidak berlebih dalam penyajian.

Laporan hasil pemeriksaan pengawasan pekerjaan disampaikan kepada

pimpinan bagian proyek melalui pengawas lapangan dan dijadikan sebagai bahan
untuk penyusunan laporan di tingkat selanjutnya. Laporan hasil pemeriksaan ini
berisi pekerjaan yang mengalami penambahan atau pengurangan. Sedangkan laporan
dari direksi/pengawas yang ditunjuk oleh pimpinan proyek disampaikan langsung
kepada pimpinan proyek sebagai bahan acuan untuk mengadakan pemeriksaan
terhadap kegiatan proyek yang dilaksanakan.

26