Ensayo

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006
quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e
instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y
organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas
veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta
o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que
usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se
regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían
aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera
grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la
búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría
causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el
gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al
archivo y manejo de este mismo.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su
archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que
existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una

empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado
para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una
colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que

tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir,
falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos,
primero como un punto importante deduzco que el archivo es importante
porque nos brinda el servicio para proceder contra algún acto para
hacerlo más simple daré un pequeño ejemplo:
Pedro quiere solicitar a su universidad todos los registros de sus
calificaciones desde que entró a la Institución, desde un punto de vista
archivístico Pedro debería enviar una carta donde solicita aquello que
quiere.
 Continuando los archivos son estratégicos como no para generar
ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus
clientes, son herramientas para poder asegurar una organización que en
dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener
problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el

archivo:
Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la
información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal
manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente
los organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el
documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a
los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos
son: el de procedencia y el de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a
los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de
archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación
producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e
instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y
competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte
que se encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como
testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal
forma que la información contenida en los documentos esté al servicio
del Estado, los investigadores y los ciudadanos

LAS REDES
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario
indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten
a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.
 El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de
intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el
envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como
medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para
solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los
archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y
los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y
los proveedores.
Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con
la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de
difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un
archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar
todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de
los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de
información más actualizada e inmediata de que disponemos
actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero
también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más
rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un archivo. Así
mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad

hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de
documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar
ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus
clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas
condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de
vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder
asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en
un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza
con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos de su
compañía.