Menyediakan Layanan Housekeeping untuk Tamu

a. Prosedur pengiriman barang yang dipinjam tamu

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengirim barang yang dipinjam tamu adalah:

1. Memilih dan memeriksa barang dalam keadaan bersih dan berfungsi dengan baik atau tidak.

2. Perlu diingat dan diperhatikan beritahukan dengan sopan kepada tamu kondisi barang yang
akan dipinjamkan pada tamu agar tidak terjadi salah paham.

3. Mencatat barang yang diminta dan kepada siapa barang tersebut dikirimkan.

4. Segera kirim barang kemudian set up sesuai letak dan fungsinya dengan tepat. Beritahukan
kepada tamu tentang cara pemakaiannya, jika diperlukan, sapa tamu dengan selalu
menyebut namanya pada saat mengirim barang ke kamar. Informasikan pada tamu tata cara
peletakan dan pengaturan barang sesuai dengan standard keamanan dan keselamatan kerja.

5. Kumpulkan formulir pinjaman setelah ditanda tangai tamu dan tinggalkan lembar salinannya
untuk tamu.

6. Arsipkan formulir peminjaman barang tersebut ke kantor housekeeping (sat lembar untuk
arsip housekeeping, satu lembar untuk front office).

7. Catat semua barang yang dipinjam tamu ke dalam log book.

b. Prosedur pengambalian barang yang dipinjam, jika tamu masih terdaftar.

Beberapa peralatan perlu disiapkan untuk tamu seperti extra bed, seterika, iron board, hair
drayer, sajadah, rukuh dan lain-lain. Pada saat mengirimkan barang konfirmasikan terlebih
dahulu kepada tamu dimana barang tersebut harus di set up. Jika memungkinkan jangan
lupa untuk selalu menyebut nama tamu pada saat melayani tamu. Beberapa hal yang harus
diperhatikan pada saat mengatur perlengkapan untuk tamu diantaranya adalah:

1. Konfirmasikan melalui telepon dan dapatkan informasi apakah tamu sudah selesai
menggunakannya.
2. Jika barang tersebut sudah tidak dipergunakan lagi, ambil barang dan salinan
formulirnya dari tamu.
 3. Simpan kembali barang di gudang. Periksa apakah barang tersebut masih dalam
keadaan baik, kemudian simpan di tempat yang telah disediakan.
4. Catat pengembalian barang pada log book.
5. Jika tamu tamu telah check out, ambil barang dari kamar tamu.

2. Prosedur Pelayanan Internal Hotel

a. Order pembersihan kamar, baik langsung dari tamu maupaun melalui front office

Prosedur menangani permintaan pembersihan kamar:

1. Order taker segera menyampaikan permintaan tersebut kepada room attendant.

2. Mencatat permintaan pelayanan pembersihan kamar, meliputi; jam menerima order,

nomor kamar, jenis order, asal order, nama room attendant yang menerima order.

3. Berdasarkan permintaan tersebut room attendant segera datang dan membersihkan kamar
bersangkutan.

4. Jika room attendant masih bekerja di kmar lain, floor supervisor wajib memberi tahu
tamu untuk menunggu sebentar, dan minta maaf atas keterlambatannya.

b. Penanganan Kamar Don`t Disturb

Don`t disturb adalah status kamar di hotel karena salah satu hal kepentingan tamu yang ada
didalamnya maka tamu yang bersangkutan tidak mau diganggu, berarti aktivitas
penanganannya harus ditunda karena tamu tidak mau diganggu. Personil yang terlibat dalam
penanganan kamar don`t disturb adalah:

- Room attendant.

- Floor supervisor

- Front office

- Executive housekeeper/assistant

- Duty manager/chief security

Prosedur penanganan kamar don`t disturb:

1. Room attendant yang menjumpai DND mencatat nomor kamar dan diberi tanda DND pada
handle pintu kamar dan di room report.

2. Room attendat melaporkannya ke floor supervisor.

3. Room attendant memasukkan kartu pemberitahuan tentang pembersihan kamar (Notification

Make Up Room) dengan tujuan agar tamu bisa menghubungi housekeeping bila menginkan
kamarnya untuk dibersihkan.

4. Room attendant akan membersihkan kamar tersebut setelah ada perintah dari floor
supervisor.

5. Tindak lanjut untuk menangani kamar don`t disturb, supervisor harus segera menghubungi
front office untuk menyatakan apakah kamar yang pasang don`t disturb tamunya sudah
check out atau belum.

6. Jika belum check out floor supervisor melaporkan kepada executive housekeeper/assistanf
tentang kamar yang DND.

7. Executive/assistant akan menghubungi kamar tersebut setelah jam 14.00 untuk mengetahui
apakah tamu tersebut masih ada dikamar atau tidak.

8. Apabila kamar terkunci dengan safety chain/ring lock, segera laporkan kepada duty manager
untuk dilakukan tindakan selanjutnya.

9. Apabila executive housekeeper/assistant masih di hotel, langsung ke kamar tersebut untuk

membuka dan memeriksa kondisi kamar.

10. Apabila keadaan kamar normal tida mencurigakan segera beritahukan kepada floor
supervisor.

11. Jika didalam kamar terdapat hal-hal yang mencurigakan seperti senjata api, senjata tajam,
bahan peledak, alat pemancar atau lainnya segera laporkan kepada dua menager atu chief
security untuk mendata kamar tersebut.
 PELAYANAN PERMINTAAN TAMU

(GUEST REQUEST ITEMS / GUEST LOAN ITEMS)

Guest request items atau guest loan items adalah permintaan tamu untuk meminjam
suatu barang dari housekeeping karena tamu tidak membawa barang tersebut. Contohnya; iron
and iron board, plug adaptor, sajadah atau rukuh, hair drayer gunting, pisau cutter, kursi roda,
LCD dan lain sebagainya. Peminjaman barang-barang tersebut diatas tidak dikenai biaya, tetapi
harus memenuhi beberapa persyaratan terentu diantaranya:

- batas waktu peminjaman.

- resiko yang harus ditanggung jika barang rusak atau hilang.

- jumlah barang yang diminta.

- dan lain-lain.

Untuk barang-barang tertentu yang benilai tinggi atau perlu perawatan khusus, bagi tamu yang
meminjamnya akan dikenai beban atau sewa, misalnya; OHP, Laptop, LCD, Slide dan lain-
lain.

Setiap peminjaman barang-barang tersebut harus ditulis pada formulir peminjaman

barang (guest loan report) rangkap dua, yang satu untuk tamu yang bersangkutan sedangkan
satunya lagi untuk arsip housekeeping. Khusus peminjaman seterika biasanya dibatasi sampai
dua jam karena dikihawatirkan akan ada tamu lain yang ingin meminjamnya lagi. Setiap saat
order taker dan supervisor akan selalu memonitor keberadaan barang tersebut dan
mengingatkan kepada room attendant yang bekerja di seksi tersebut untuk melakukan
pengecekan, karena dikhawatirkan akan terbawa oleh tamu yang check out.

Permintaan Penggantian Linen

Prosedur penggantian linen:

a. Permintaan akan penggantian linen dicatat dalam order taker log book: jam order, nomor
kamar, jenis permintaan, pemberi order, keterangan.

b. Permintaan penggantian llinen segera disampaikan ke petugas kamar melalui telepon.

c. Room attendant mengganti linen yang diminta dan mengambil linen kotor.

d. Apabila dalam penggantian linen disertai dengan penambahan jumlah linen, hal ini harus
dicatat dalam work sheet maupun order taker log book sebagai penambahan barang extra.

e. Kehilangan linen di kamar akan dibebankan ke rekening tamu.

Permintaan Tambahan Guest Supplies

Prosedur penambahan guest suples:

a. Permintaan akan tambahan guest supplies dicatat dalam order taker log book: jam order,
nomor kamar, jenis permintaan, pemberi order, keterangan.

b. Permintaan penggantian llinen segera disampaikan ke petugas kamar melalui telepon.

c. Room attendant akan mengantar guest supplies yang diminta oleh tamu.

d. Tambahan guest supplies dicatat dicatat dalam work sheet.

Make UP Rool Away Bed atau Folding Extra Bed

Prosedur make up folding extra bed.

a. Collect 3 single sheet and 1 blanket from the pantry (ambil tiga single sheet dan satu blanket
dari pantry).

b. Roll away bed can be made up in service area and than transported to the room. Ensure the
roll away bed is free of the dust before sending it to the room.

c. Place all require linen on a clean surface.

d. Check mattres protector to the linen room for repair and the stain one for laundry.
e. Place the first sheet hem side down on the bed, back in on top mater cornerc, sheet is the
ticked in on both side to the botton of the bed.

f. Place the second sheet hem side up and have top level with base mattres.

g. Spread blanket evenly, level with the top of blanket.

h. Place third sheet hem side down level with the top of blanket.

i. Even out top sheet and fold overhang of second sheet back over the top sheet and the blanket.

j. Fold back once again to a with of 15 cm.

k. Tuck in blanket and sheet at the base and mitre corners.

l. For storage ob bed, place velci strip firly over bed anf close. Always store the bed up
rightposition whwn not in use.

m. One complete RAB will be placed I the ovemight sotre for overnight reaquest.

Make Up Baby Cot

Prosedur make up baby cot:

a. Collect 3 sheet, 1 mattres pad, 1 pillow case and 1 blanket from the linen room (ambil tiga
sheet, satu mettres pad, satu pillow case dan satu blanket dari linen room).

b. Lay first sheet hem side down, evenly over the mattres. Ceck on the mattres protector.

c. Lay second sheet hem side facing down with the top level with the base of the mattres.

d. Place third sheet hem facing down, level with the top of blanket.

e. Event out top sheet and fold overhang of second sheet back over the top sheet.

f. Fold back once again. Metter all corners and tuck around.

g. Place pillow into the pillow on top of the coat. Open end to face the windows side.
h. Cover up the ready coat to the room, do not hit against the door or wall. Use the door stopper
or sand bag.

Menempatkan bunga di VIP Suite Room

a. Flowers will be ordered recording to the complimentary/charge order issued by front office.

b. Check freshness of flower before placing in the room and sprey with water to maintain the
freshness. Place flower at assigned aera only.

c. Inform the supervisor if the flower down to the housekeeping if it is stiil fresh, if not discard
the flower away and bring the vase down.

MENGATUR PERLENGKAPAN UNTUK TAMU

Beberapa perlengkapan perlu disiapkan untuk tamu misalnya tempat tidur tambahan,
tempat tidur bayi, iron and iron board atau lainnya. Ketika mengirimkan barang, konfirmasikan
dengan tamu dimana perlengkapan tersebut harus diaur penempatannya. Jangan lupa untuk
menyebut namanya pada saat melayani tamu.

A. Tempat tidur tambahan (extra bed) atau tempat tidur bayi (baby coat).

 Letakkan tempat tidur tambahan, kemudian buka lipatannya.

 Sesuaikan letak perabotan jika posisinya menyulitkan tamu bergerak dengan aman.

 Siapkan tempat tidur atau baby coat sesuai dengan standard yang telah ditentukan.

B. Seterika (Iron) dan meja seterika (Iron Board).

 Letakkan iron board, buka lipatannya kemudian atur dengan baik. Pastikan bahwa listrik
tersedia ditempat yang diinginkan tamu.
 Sambungkan seterika pada listrik dan letakkan pada tempat yang tepat di meja seterika
(iron board). Job Description Order Taker

a. Melakukan hand over dengan supervisor atau order taker shift

sebelumnya pada saat akan memulai kerja, dan pada saat akan
menyelesaikan tugasnya.
b. Mencatat segala informasi dari telepon atau complaint tamu pada log book, atau
dari department lain, maupun telepon dari luar.
c. Menerima setiap request tamu melalui sambungan telepon atau direct request, untuk
di follow up.
d. Mengelola administrasi dengan baik .
e. Membuat setiap purchase request untuk setiap Material Requisition
f. Bertanggung jawab atas persediaan peralatan administrasi.
g. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
h. Menghandle Lost and Found.
i. Membuat log inventory linen, cleaning supplies dalam system. Tugas Dan Tanggung
Jawab House keeping Order Taker Pada Hotel - Bertanggung jawab untuk seluruh aktifitas
Housekeeping yang bersifat administratif merupakan sebuah tugas dan tanggung jawab
seorang order taker. Semua permintaan yang diajukan oleh tamu harus di catat dan di
sampaikan kepada atasan ataupun memberi arahan kepada staf yang lain
b.

 Informasikan pada tamu mengenai cara pemakaian seterika dan pengaturannya.

Untuk barang-barang yang menggunakan listrik, dan alat berteknologi lainnya,

anjurkan staf teknis untuk menyiapkannya. Perhatikan standard keamanan dan
keselamatan kerja.

Prosedur Mengatur Perlengkapan untuk Tamu

Langkah-langkah atau prosedur yang perlu diperhatikan pada saat mengatur perlengkapan
untuk tamu diantaranya adalah:
a. Konfirmasikan terlebih dahulu melalui telepon dan cari tahu apakah tamu sudah selesai
menggunakannya. Pada saat akan melakukan konfirmasi mengenai batas waktu
penggunaan barang melalui telepon, untuk memastikan apakah tamu sudah selesai
menggunakannya, perlu diperhatikan waktu yang telah disepakati agar tamu tidak
komplain.

b. Jika barang tersebut sudah tidak diperlukan lagi, ambil barang tersebut beserta salinan
formulirnya dari tamu.

c. Kembalikan barang ke gudang. Periksa apakah barang tersebut masih dalam keadaan baik
atau tidak, kemudian simpan di tempat semestinya.

d. Catat pengembalian barang pada log book.

e. Jika tamu telah check out ambilh barang dari kamar tamu.

Standard Keamanan dan Keselamatan Kerja

Beberapa standard keamanan dan keselamatan kerja yang harus diperhatikan oleh petugas
dalam melayani permintaan tamu:

1. Pemilihan kualitas atau identifikasi barang yang akan dipinjam tamu. Mengenai kondisi
barang tersebut dalam keadaan layak pakai.

2. Perhatikan petunjuk penguunaan peralatan yang tercantum pada badan alat tersebut atau
brosur.

3. Perhatikan cara pengaturan dan peletakan barang di kamar tamu, sehingga tidak mengganggu
lalu lintas dan kenyamanan tamu.

4. Jangan lupa untuk memperhatikan batas waktu pemakaian yang telah disepakati. Agar
kualitas barang tetap terjaga kualitasnya dan untuk menghindari kelalaian pemakaian alat
yang berakibat kecelakaan kerja.

5. Penggunaan perangkat pelindung yang mendukung keselamatan pengguna, seperti alas kaki,
sarung tangan baik yang terbuat dari plastik atau karet, masker pelindung debu, alas kain,
 atau bahan luar yang melekat pada peralatan yang mengandung penghantar listrik tidak
berbahaya saat alat digunakan.

Dengan memeprhatikan beberapa standard keamanan dan keselamatan kerja tersebut diatas,
diharapkan dapat menghindari atau memperkecil kecelakaan kerja baik bagi diri tamu maupun
karyawan. Jangan lupa pula untuk menginformasikan standard keamanan dan keselamatan
kerja tersebut pada setiap melakukan pelayanan permintaan tamu, agar tamu merasa puas,
sehingga dapat menghindari komplaint tamu.

KERUSAKAN ATAU GANGGUAN DI KAMAR

Kerusakan di kamar

Apabila terjadi kerusakan kamar maka yang harus dilakukan order taker adalah:

1. Semua informasi tentang kerusakan di kamar dicatat di order taker log book; jam diterima
informasi, nomor kamar, jenis kerusakan, pengirim oreder dan nama petugas yang
menerima informasi.

2. Permohonan maaf harus disampaikan kepada tamu.

3. Apabila peralatan tidak berfungsi dikarenakan rusak, order segera memberi tahukan ke
bagian engineering agar mengirim petugas untuk memperbaiki.

4. Disamping pemberitahuan langsung ke bagian engineering, order taker harus melengkapi

order tersebut dengan work order (WO) yang ditanda tangani Executive Housekeeper,
kemudian dikirim ke bagian engineering.

Gangguan Kamar

Apabila ada laporan tentang kamar maka yang harus dilakukan order taker adalah:

1. Semua informasi tentang kerusakan di kamar dicatat di order taker log book; jam diterimsnys
informasi, nomor kamar, jenis kerusakan, pengirim oreder dan nama petugas yang
menerima informasi.

2. Permohonan maaf harus disampaikan kepada tamu.

3. Jika gangguan ringan, order taker menginformasikan hal tersebut kepada supervisor untuk
ditangani.

4. Apabila gangguan berat, oerder taker menginformasikan kepada duty manager dan security
untuk ditindaklanjuti, dan melaporkan hal ini kepada Exc. Housekeeper.

LAYANAN TURN DOWN SERVICE

Turn down service adalah pelayanan yang diberikan oleh bagian housekeeping untuk
membuka bed cover, merapikan tempat tidur (membuka sheet), mengganti towel yang basah
dan guest supplies yang sudah terpakai oleh tamu yang dilakukan oleh room attendant diwaktu
sore hari antara jam 18.00 – 20.00 WIB. Pada beberapa hotel turn down service sering disebut
dengan istilah open bed.

Open bed berbeda dengan make up room, pada saat open bed hanya dibutuhkan waktu
kira-kira 5-6 menit setiap kamarnya, sementara kegiatan open bed room attendant harus
mengerjakan sekitar 30 - 40 kamar.

Untuk perlengkapan turn down service biasanya dilengkapi dengan door knop menu,
coklat atau permen, guest commant, bunga anggrek. Standard set up turn down service berbeda-
beda antara hotel satu dengan hotel lainnya.Ada beberapa hotel yang meletakkan laundry bag,
laundry list atau dry cleaning list, dan pen diatas bed yang telah di open bed atau pada luggage
rack, hal ini dimaksudkan agar tamu tidak lupa untuk melaundrykan pakaiannya keesokan
harinya.

Langkah-Langkah Open Bed

Untuk melaksanakan tugas turn down service ini seorang room attendant harus
mempersiapkan beberapa hal, diantaranya adalah kunci kamar dan perlengkapan tamu
seperlunya. Adapun langkah-langkah dalam melaksanakan turn down service adalah sebagai
berikut:

1. Tekan bel atau ketuk pintu tiga kali sambil menyebutkan identitas section.

2. Apabila tidak ada jawaban, buka pintu secara perlahan-lahan, karena kemungkinan tamu
tidak mendengar karena berada di kamar mandi atau sedang tidur.
3. Nyalakan lampu seperlunya.

4. Bed cober dibuka.

5. Kemudian bed cover dilipat menjadi dua atau tiga lipatan, dari bagian head atau atas ke
bawah atau bagian kaki. Untuk mendapatkan lipatan yang baik bed cover dilipat sekali lagi
dan disimpam pada almari rak paling atas. Penyimpanan dan pelipatan yang baik akam
mempermudah pemasangan dikemudian hari.

6. Ujung sheet dan blanket dibuka dan tarikke arah kaki sehingga membentuk segitiga.

a. Membuka twin bed yang ditempati dua orang tamu.

- bedcover pada kedua bed dibuka.

- setiap sisi bed lipatan sheet diatur berhadapan kea rah bedside table.

b. Membuka twin bed yang ditempati dua orang tamu.

- bed cover dibuka.

- sheet dan blanket dibuka dan dilipat menghadap side table.

7. Menempatkan door knop menu dan turn down coklat diatas lipatan sheet. Ada beberapa hotel
yang yang mengganti coklat atau permen dengan bunga anggrek.

8. Membersihkan sampah dan ashtry.

9. Membersihkan kamar mandi jika perlu dan mengganti towel yang sudah basah.

10. Pintu ditutup kembali dan pastikan pintu kamar benar-benar sudah terkunci.

11. Apabila tamu berada didalam kamar, jangan lupa untuk berpamitan kemudian buat work
sheet tentang jam masuk dan keluar berikut item yang diganti pada kamar tersebut.

Adapun cara melipat bed cover yang dilakukan pada saat turn down service adalah sebagai
berikut:
a. Bed cover dengan titik A,D,I,J bagian ini adalah bagian bawah (kaki) yang menjurai kea rah
lantai.

b. Ambil ujung AD dan lipat kea rah titik EH, sehingga titik A,B,C,D bertemu dengan titik
E,F,G,H.

c. Posisi bed cover tinggal K,L,I,J.

d. Ambil ujung KL kemudian lipat kearah titik EH, sehingga KL bertemu dengan titik E,F,G,H.

e. Posisi bed cover tinggal M,N,I,J.

f. Lipat ke tengah, ujung yang menjurai ke lantai atau bagian bawah yaitu titik I,J.

g. Ambil ujung I,J dan lipat kebagian tengah, kemudian lipatsekali lagi.

h. Lipatan ini cukup ringkas dan bisa disimpan pada wardrobe rak paling atas atau diatas
luggage rack jika tidak untuk meneruh barang bawaan tamu.

Blanket dan sheet:

1. Lipat sheet ketiga blanket, sheet kedua secara bersamaaan dengan membentuk sudut segitiga.

2. Biasanya yang dilipat adalah yang paling dekat dengan bedside table atau yang dekat dengan
telepon.

3. Jika kamar tersebut berisi dua orang tamu maka posisi lipatan saling berhadapan atau
mengahdap bedside table untuk jenis twin bed, jika double bed yang dilipat adalah bagian
sebelah kanan dan sebelah kiri sisi matrass.

4. Apabila kamar tersebut hanya diisi oleh satu orang tamu maka yang diopen bed cukup satu
saja.

5. Setelah sheet tersebut dilipat, letakkanlah door knop menu diatas lipatan sheet terebut atau
bunga anggrek dan door knop menu.

Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat melakukan turn down service:
1. Tutuplah night curtain.

2. Nyalakan lampu seperlunya.

3. Buanglah sampah pada tempanya.

4. Jika ada gelas yang kotor cucilah.

5. Rapikan pakaian tamu yang berada diatas bed, lipatlah atau digantung di wardrobe, rapikan
barang-barang yang ada diatas bed.

6. Jangan pindahkana berkas atau dokumen yang berada diatas meja.

7. Ganti semua towel yang sudah basah.

8. Ganti dan lengkapi bathroom supplies jika tidak lengkap.

9. Tutup pintu dan pastikan bahwa pintu sudah benar-benar terkunci.

10. Catat jam masuk dan jam keluar darikamar beserta items yang diganti pada work sheet.

PELAYANAN TEMPAT TIDUR TAMBAHAN

(EXRA BED)

Extra bed adalah tempat tidur tambahan yang diletakkan didalam kamar tamu, penggunaan
tempat tidur tambahana ini dilakukan apabila tamu tersebut menghendaki tambahan tempat
tidur karena ada tambahan orang didalam kamar tersebut, misalnya tamu tersebut membawa
serta anggota keluarganya tamu yang check in secara rombongan (group) sedangkan persediaan
kamar tidak mencukupi, maka dalam kamar tersebut harus disediakan extra bed. Adapun jenis-
jenis tempat tidur (extra bed) tambahan ini diantaranya adalah:

1. Folding Extra Bed

Yaitu tempat tidur tambahan yang dapat dilipat dan mempunyai roda sehingga mudah
untuk didorong dan diset up.

2. Standing Extra Bed

 Yaitu tempat tidur yang tidak dapat dilipat. Tempat tidur jenis ini lebih berat dibanding
folding extra bed, matrassnya dari spoonge dan dibawahnya ada alas yang terbuat dari kayu,
pada bagian kepala atau head board terdapat roda, sehingga cara membawanya harus
didorong.

3. Sofa Extra Bed

Yaitu tempat tidur tambahan yang jadi satu dengan sofa yang ada didalam kamar tamu.
Penggunaanya sangatlah mudah dan praktis karena sofa tersebut sudah domodifikasi. Cara
menmggunakannya dengan cara membuka bantalan tempat duduk (sofa) kearah depan,
maka jadilah exstra bed setelah ditambahi (set up) dengan sheets dan tambahan pillow.

4. Baby Cot atau Baby Box

Yaitu tempat tidur tambahan untuk bayi. Pemasangan tempat tidur tambahan ini dilakuakan
oleh housekeeping setelah mendapat laporan dari pihak front office dan akan dikenai biaya
tambahan. Setelah extra dipasang housekeeping harus menambahi towel dan perlengkapan
lainnya sesuai dengan orang yang ada didalam kamar. Penyimpanan tempat tidur tambahan
ini ada di masing-masing floor section (roomboy station).

PELAYANAN MINIBAR

Minibar adalah pelayanan minuman (softdrink dan akoholic drink) dam snack untuk tamu yang
disediakan secara pribadi didalam kamar hotel. Petugas yang memeriksa dan melengkapi
minibar tesebut disebuut minibar attendant. Minibar akan diperiksa oleh minibar attendant
setiap hari dan semua makanan maupun minuman yang telah dikonsumsi tamu akan dilengkapi
kembali, system pembayarannya sesuai dengan makanan danminuman yang dikonsumsi tamu
tersebut.

Untuk tamu tamu-tamu yang akan check out, minibar akan diperiksa dan dilaorkan minibar
attendant ke front office cashier untuk dimasukkan ke dalam rekening tamu tersebut. Ada
beberapa hotel pelayanan minibar dibebankan kepada housekeeping, dimana pengecekan
kelengkapan minibar items dilakukan oleh room attendant, namun demikian ada juga hotel
yang membebankan minibar service kepada food and baverage service. Semuanya tergantung
pada kebijakan dan peraturan hotel masing-masing.
1. Pemeriksaan Minibar

Hal-hal yang harus diperhatikan berkaitan mengenai minibar yaitu:

a. Items yang ada harus sesuai dengan bill (minibar list).

b. Waktu pemeriksaan minibar harus benar, untuk minuman seal atau tutupnya harus dalam
keadaan baik.

c. Tidak terdapat barang yang kadaluwarsa (expired).

d. JIka item telah dikonsumsi harus segera disiisi (refill) kembali.

e. Semua barang yang telah dikonsumsi tamu harus segera dilaporkan ke front office cashier
dengan dilampiri minibar bill.

f. Minibar list akan diperiksa oleh accounting.

g. Copy yang berada di housekeeping untuk file dan sebagai dasar untuk melengkapibarang
yang telah terkonsumsi.

Di setiap akhir shift minibar attendant harus membuat laporan minibar yang
terkonsumsi pada haari itu (minibar summary), dengan perincian berapa items minibar
yang laku dan berapa rupiah pendapatannya (revenue). Laporan ini dilaporkan ke
accounting

2. Prosedur Pembebanan Minibar

a. Kamar yang disewa (occupied room)

Semua minuman yang dikonsumsi tamu dicatat dalam minibar bill yang dibuat tiga
rangkap, yakni:

- Asli (bill putih) untuk tamu.

- Salinan pertama (bill merah) dikirim ke front office cashier.

 - Salinan kedua ( bill biru) untuk file sebagai dasar untuk melengkapi minibar yang
telah dikonsumsi tamu.

b. Kamar yang check out

Sebelum tamu check out, minibar akan diperiksa oleh minibar attendant secara teliti,
kemudian minibar bill diisi dan segera dikirim ke front office cashier. Selanjutnya
berdasarkan catatan pada salinan minibar bill, items di minibar dilengkapi seperti
semula.

c. Tamu yang pindah kamar (room change)

Minibar attendant akan memriksa kamar yang tamunya pindah ke kamar yang baru.
Jika ada minuman yang dikonsumsi maka segera dibuatkan bill dan akan dikirim ke
front office cashier.

3. Persediaan Minibar

Apabila persediaan minbar sudah hampir habis maka pihak minibar akan meminta
persediaan minuman pada pihak gudang (store). Minuman diambil dari gudang baru
kemudian disimpan di minbar.

4. Minibar Inventory

Jumlah minuman pada minibar tiap akhir bula diperiksa kembali dan diperhitungkan
sebagai berikut:

a. Semua persediaan minibar dikamar dijumlah.

b. Semua persediaan minibar digudang dijumlah.

c. Total makanan dan minuman yang sudah dikonsumsi tamu dijumlah.

d. Selanjutnya dimasukkan dalam daftar minibar inventory.

5. Macam-Macam Formulir Minibar

a. Minibar Bill
 Minibar bill adalah formulir yang berguna untuik mencatat minnuman yang tersedia
dikamar. Jika tamu mengosumsi minuman atau makanan maka jumlah dan jenisnya,
harganya, nomor kamar, dan nama tamu dicata pada formulir ini. Bila bill asli dikirim
ke front office cashier untuk dimasukkan ke dalam rekening tamu, salinan bill yang lain
diarsipkan di minibar office.

b. Daily Sales Report

Daily salaes report dalah formulir yang digunakan untuk mencatat semua minuman
yang terjual.

c. Daily Late Charge Report

Daily late charge report adalah formulir untuk mencatat semua minuman minibar yang ada
di kamar yang telah dikonsumsi tamu, tetapi tidak terbayar. Terjadinya late charge
anatar lain disebabkan karena:

a. Petugas terlambat dalam memberikan laporan minibar bill ke front office cashier.

b. Tamu skipper (tamu kabur dari hotel).

Kerusakan Pada Minibar

Apabila terjadi kerusakan pada isi minibar, maka minuman tersebut diganti dengan
minuman yang masih bagus. Kerusakan yang terjadi pada minuman dapat disebabkan
karena kaleng berkarat, kaleng penyok, atau minuman sudah kadaluwarsa