Mengelola pertemuan/rapat
PENGERTIAN RAPAT
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat
tatapmukadan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah untukmendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi
rapat merupakan bentukkomunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahantertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat
dipecahkan dan berbagai kebijaksanaanorganisasi dapat dirumuskan.
Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa
permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa
sih,gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat
karena rapatdianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan
rapat yang kurang tepatantara lain:
1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang
sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
2. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3. Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah
diusahakan untuk direalisasikan.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik
internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu
didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara
pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian
bisadisimpulkan oleh penulis:
a. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataopmuka yang
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e. Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri
untukmembicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/parapegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan
organisasi.
Pengertian pertemuanPertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun
bahan-bahan .pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya tetapi
dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan bahkan pertemuan pleno yang dapat
mempertemukan semua unsur yang ada.
Rapat ialah suatu bentuk media Komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering
diselenggarakan oleh banyak organisasi, bak swasta maupun pemerintah.
Menurut Hasibuan (1985) Diskusi, adalah visi dari dua atau lebih individu yang berinteraksi
secara verbal dan dengan saling bertatap muka tentang tujuan atau target yang telah diberikan
dengan cara pertukaran informasi atau mempertahankan.
Moh. Uzer Usman (2005:94) menyatakan bahwa diskusi kelompok adalah proses yang teratur
yang melibatkan sekelompok orang diwajah informasi untuk menghadapi interaksi dengan
berbagai pengalaman atau informasi, kesimpulan atau solusi untuk masalah.
Moh Surya (1975:107), mendefinisikan diskusi kelompok adalah proses dimana siswa akan
mendapatkan kesempatan untuk berkontribusi pengalaman mereka sendiri dalam memecahkan
masalah umum.
Dengan demikian kesimpulan saya,Pengertian Rapat adalah Suatu media Komunikasi Untuk
Merundingkan suatu permasalahan yang diselesaikan secara bermusyawarah dalam suatu
kelompok
FUNGSI RAPAT
d) Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-
masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam
bulan ke depan.
e) Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :
a) Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.
b) Rapat insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang
sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.
Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a) Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian
informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan
keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran
sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk
berpikir secara kreatif.
b) Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat.
Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama
di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan
adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.
Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:
a) Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam
pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian
penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara
serentak dan seragam.
b) Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang
peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang
dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.
Tujuan Rapat
Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila
terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.
Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.
Agar Tujuan Rapat dapat dicapai, analisis (Pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari Tujuan tersebut.
b) Pelaksanaan rapat.
1) Suasana rapat berlangsung terbuka.
2) Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3) Adanya kendali dari ketua rapat
4) Hindarkan debat kusir.
5) Bahasa harus komunikatif.
6) Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7) Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8) Adanya notulen.
9) Acara rapat.
10) Media rapat.
11) Waktu.
TIPE PESERTA DAN PEMIMPIN
Tipe peserta rapat:
o Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan kerja yang
tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
o Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan
pendapat peserta yang lain.
o Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya
berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang
disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat,
kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam.
fungsi peserta rapat:
o Sebagai penyumbang pendapat, yaitu peserta rapat harus dapat menyumbangkan pendapat/ide
agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin banyak peserta
rapat yang menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak masukan yang didapat untuk
menyelesaikan masalah. Agar pendapat seorang peserta rapat dapat diterima oleh peserta rapat
yang lain, hendaklah pendapat yang disampaikan berdasarkan atas pemikiran yang saksama.
o Sebagai penyumbang data, yaitu pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat
haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para
peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-
langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
o Sebagai perumus kesimpulan, semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat
tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan
yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif
dalam perumusan kesimpulan.
o Sebagai pembantu pimpinan, yaitu setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat,
agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan
semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat
membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
Pemimpin seperti ini biasanya lebih cendrung bertindak seperti komandan yang memberikan
perintah kepada prajurit-prajuritnya. Rapat yang dipimpin dengan orang dengan tipe ini serasa
tidak hidup. Karena setiap permasalahan tidak lagi didiskusikan melainkan langsung diatasi oleh
pimpinan itu sendiri.
2. Tipe Demokratis
Tipe ini merupakan idaman bagi peserta rapat, ia memberikan kebebasan bagi anggota rapat untuk
memeberikan pendapatnya masing-masing. Pemimpin dengan tipe ini merasa bahwa rapat
merupakan ajang penyelesaian masalah bersama dengan cara musyawarah.
Rapat yang dipimpin oleh pemimpin bersifat demokratis menghasilkan keputusan rapat yang
diambil oleh keseluruhan peserta rapat. Rapat menjadi dinamis karena seluruh peserta rapat ikut
menyumbangkan idenya masing-masing.
Dari ketiga tipe pemimpin rapat diatas, dapat kita simpulkan bahwa tipe pemimpin rapat bersifat
demokratislah yang mampu menghidupkan suasana rapat yang ideal, sekaligus menghasilkan
keputusan rapat yang mencerminkan aspirasi seluruh peserta rapat.
Fungsi pemimpin rapat:
Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat,
agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar
topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke
topik/masalah lainnya.
Sebagai penengah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika
terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat. Seorang pemimpin
rapat harus mampu bersikap adil kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepada
seseorang/kelompok tertentu, dan tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar.
Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta
rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal
ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta rapat.
Sebagai pencari solusi, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari
solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus
lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus
memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang luas.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu
pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak
dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan
penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
h) Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akanmenginap di
suatu tempat Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk
pelaksanaan rapat tersebut mulai pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan
terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
i) Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke
tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus
menyiapkannya.
j) Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat
harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan
rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada
motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat
disajikan dengan cara sebagai berikut :
1) Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
2) Disajikan selama rapat berlangsung.
3) Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4) Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para
5) pesert rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
k) Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit
kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
PELAKSANAAN RAPAT
1. suasana rapat berlangsung terbuka
Maksud dari suasana rapat berlangsung terbuka ialah setiap peserta rapat jangan saling
mencurigai/berprasangka. Peserta rapat yang hadir harus bersikap objektif,jujur,tidak
berburuksangka kepada peserta rapat yang lain. Meskipun suasana rapat terbuka bukan berarti
setiap orang dapat mengemukakan gagasannya tanpa memperhatikan etika berkomunikasi.
Suasana rapat yang terbuka dapat menghidupkan suasana rapat yang baik, menimbulkan rasa
persahabatan,kerja sama yang baik, kesetiaan yang tinggi terhadap pekerjaan dan diantara
peserta rapat. Bila suasana rapat berlangsung terbuka maka rapat dapat berjalan fleksibel, tidak
mati dan tujuan rapat akan berhasil.
2.peserta rapat berpartisipasi aktif
Rapat diselenggarakan dengan tujuan tertentu. Tujuan dapat tercapai bila seluruh peserta
berperan serta mengemukakan pendapat,bertanya, dan ikut menyetujui keputusan rapat.
3.hindari debat kusir
Pada saat rpat janganlah sampai mengemukakan pendapat tanpa disertai denga alasan, bukti
yang kuat atau logis. Bila mengemukakan pendapat hanya bermaksud ingin menang sendiri
tanpa disertai alasan yang logis maka akan terjadi perdebatan yang tidak ada hentinya atau ''debat
kusir''. Debat kusir artinya perdebatan yang tidak disertai alasan yang masuk akal, hanya
menonjolkan emosi. Debat kusir hanya akan menyebabkan suasana rapat menjadi panas,tegang
dan tidak menyenangkan. Selain itu peserta rapat yang lain hanya akan jadi penonton dan
pendengar yang pasif. Pada saat rapat bila terjadi perdebatan yang berkepanjangan rapat itu
berjalan secara efektif dan mungkin saja tujuan rapat tidak akan tercapai.
4,adanya kendali dan ketua rapat
Rapat berlangsung terbuka dan para peserta rapat berpartisipasi aktif. Tidaklah cukup meskipun
rapat berlangsung terbuka dan peserta rapat berpartisipasi aktif namun rapat harus berlangsung
secara terkendali, maksud terkendali adalah jalannya rapat harus sesuai dengan tema
permasalahan. Bila rapat berjalan diluar jalur tema yang telah ditetapkan, pimpinan (ketua rapat)
harus mampu membimbing,mengarahkan, dan memberi kemudahan terhadap peserta rapat.
5.bahasa harus komunikatif
Pada waktu rapat bahasa yang digunakan harus jelas, singkat, dan tepat atau komunikatif.