GENERAL MANAGEMENT

HEAVY EQUIPMENT
MAINTENANCE MANAGEMENT
2000
KONSEP UMUM
Management

“Getting Thing Done Through and With

The People”

“Melaksanakan tugas melalui dan

bersama dengan orang lain”
Pemimpin yang SUKSES
„ Melaksanakan tugas melalui dan
bersama dengan orang lain.

Diperlukan :
„ Ketrampilan ‘ber-interaksi’
„ Mengembangkan dan menjaga hubungan
antar manusia yang positif dan produktif
 Pemimpin yang Efektif
„ Bertanggung jawab, mencari informasi dan gagasan
orang lain.
„ Mengarahkan, mendukung-kembangkan potensi
bawahan
„ memotivasi dan mengangkat harga diri bawahan
„ memeriksa pengertian dgn merangkum tindakan-
tindakan yang telah disepakati
„ memonitor kemajuan dgn tentukan tanggal tindak
lanjut
„ mendengarkan dengan seksama dan menanggapi
dgn tepat serta memberikan umpan balik yang
seimbang
 Tugas Manager

P.O.A.C
„ PLANNING (Perencanaan)
„ ORGANIZING (Pengorganisasian)
„ ACTUATING/DIRECTING (Penugasan)
„ CONTROLLING (Monitor Kemajuan)
 PERENCANAAN
„ MELIPUTI :
– Apa yg diinginkan ?
– Apa yg harus dilakukan ?
– Bagaimana cara melakukannya ?
– Kapan harus dilakukan ?
– Siapa yang harus terlipat ?
„ MANFAAT :
– Mencapai Sasaran Organisasi.
– Mencapai Hasil.
– Menentukan Apa yang perlu dilakukan.
– Mengukur dan Evaluasi Hasil.
Hasil-hasil yang diharapkan
„ Sekumpulan hasil-hasil yang diharapkan
dari pekerjaan anda harus dapat
menjawab kedua pertanyaan ini :
– Mengapa pekerjaan ini ada ?
– Apa yang harus menjadi hasil-hasil dari
kegiatan yang anda lakukan didalam
pekerjaan?
 Berapa banyak Hasil ?
„ Suatu pekerjaan memiliki 4 - 10 hasil-
hasil.
„ 5 - 6 hasil adalah umum.

Kurun Waktu ?
„ Hasil adalah berkesinambungan
 HASIL
mencakup :….

„ Sebagian besar dari pekerjaan anda.

„ Bagian-bagian terpenting dari pekerjaan
anda.

„ PERTANYAAN :
– Apa yang akan saya capai didalam
pekerjaan tahun ini agar dapat membantu
unit/departemen saya mencapai rencana
kegiatan usaha ?
Tahapan Pembuatan Rencana
„ Tentukan Sasaran
„ Penelitian & Pengembangan Strategi
„ Evaluasi Strategi
„ Pilih Strategi º Tepat
„ Tentukan bagaimana monitor kemajuan
„ Implementasi Strategi
Mengapa kita perlu Sasaran ?
„ Membantu mencapai rencana secara
strategis
„ Membuat rencana kerja yg terprogram
„ Menciptakan pengertian akan prioritas
kerja
„ Tujuan yang jelas
„ Membuat laporan untuk di-evalusi
„ Melakukan penugasan pada bawahan
 Membuat Sasaran
Pikirkan tentang …...

„ Hasil-hasil yang diharapkan dari pekerjaan

Anda / uraian pekerjaan
„ Rencana kegiatan usaha
„ Apa yg mjd harapan dan kebutuhan para
pelanggan
„ Sasaran atasan Anda
„ Gagasan Anda sendiri utk meningkatkan
kualitas atau produktifitas pekerjaan anda
sendiri
 Penulisan Sasaran
„ Dengan anda menuliskan sasaran, berarti
bahwa anda lebih yakin akan mencapainya.
„ Sasaran yang baik adalah yang jelas dan
dapat dengan mudah dimengerti baik oleh
anda, bawahan ataupun atasan anda.
„ Sasaran yg baik akan membantu anda dan
atasan anda utk menyepakati hasil-hasil yang
telah anda capai.
Suatu Sasaran adalah Baik bila…..

S.M.A.R.T
„ SPECIFIC (Dirumuskan secara Jelas)
„ MEASURABLE (Dapat diukur)
„ ATTAINABLE (Bisa dicapai & menantang
tapi realistis)
„ RELEVANT (Bersangkut paut)
„ TIME FRAME (Mempunyai Batas waktu)
Karakteristik Sasaran yg Baik
C.L.A.S.S.I.C
„ CONSISTENT
„ LIMITED
„ ACCOUNTABLE
„ SIGNIFICANT
„ SPECIFIC
„ IN WRITING
„ CHALLENGING
 Dapat Diukur
„ Suatu sasaran dapat diukur bila anda
dan lainnya, dapat mengatakan kapan
anda telah mencapai sasaran.

„ Contoh :
– 90% Kesiapan unit D7G akan tercapai
pada akhir Desember 2000
Merupakan Tantangan & Realistic
„ Suatu sasaran dikatakan menantang tetapi realistis
bila sasaran itu dapat dicapai melalui usaha yang
wajar.
„ Contoh :
– Bagi Seseorng yg belum pernah mengerjakan pengetikan
sebelumnya; ‘Saya ingin mampu mengetik 120 kata per
menit dengan tingkat ketepatan 99%’
„ Lebih Baik :
– ‘Saya ingin mampumengetik 40 kata/menit dgn ketepatan
95% selambatnya pada tanggal 30 Desember 2000.
 Batas Waktu
„ Suatu sasaran mempunyai batas waktu
bila mempunyai waktu berakhirnya

„ Contoh :
– Saya akan menyelesaikan instalasi dari
sistem xyz selambatnya tanggal 25
September 2000.
Pengukuran Kinerja - Apa
„ Kualitas --- Seberapa baik ?
„ Kuantitas --- Berapa banyak ?
„ Biaya --- Berapa biayanya ?
„ Tepat Waktu --- Kapan ?
Pengukuran Kinerja - Bagaimana
„ Dalam banyak hal kita dapat mengukur
dgn cara menghitung, mis ; Pendapatan
dalam Rp., jumlah unit yg terjual,
jumlah jam yg diperlukan utk
memperbaiki sebuah alat besar.
„ Tetapi kadangkala menghitung tidaklah
praktis atau mencukupi dan akan lebih
baik bila hasil yg akan dicapai diuraikan.
Bilamana suatu uraian lebih baik dari
menghitung
„ PELAYANAN TELPON YANG BAIK
„ Menghitung :
– Jawablah telpon dlm waktu tiga kali deringan.
„ Uraian :
– Pelayanan telpon yg baik berarti menjawab telpon
dgn segera, dgn menggunakan nada dan suara
yang cerah dan riang.
– Telpon dijawab dgn diawali : “PT. Trakindo
Utama, selamat pagi/siang/sore, ada yang dapat
saya bantu?”.
 BENCHMARK
„ TANDA UNTUK MENGETAHUI
KETINGGIAN SESUATU
 Tolok Ukur
BENCHMARKING
„ Tolok ukur merupakan proses
pengidentifikasian, pemahaman dan
pengambil-alihan kegiatan2 yg bermutu dari
organisasi2 dimanapun di dunia ini, guna
membantu meningkatkan kualitas Perusahaan
„ Contoh : Di TU beberapa tolok ukur telah
ditetapkan dgn melakukan penelahan atas
kinerja beberapa keagenan tunggal
internasional.
 Benchmarking
„ Bukan….
– Hanya analisa persaingan
– Perbandingan angka
„ Adalah ….
– Proses kesinambungan.
– Membandingkan proses, praktek, dan
kinerja.
– Melakukan usaha utk menyamai dan
melebihi.
 Jenis Benchmarking
„ INTERNAL - dalam suatu organisasi
„ PROSES - mungkin bukan pada usaha
sejenis
„ PERSAINGAN - pada usaha sejenis yang
bersaing
„ STRATEGI - Analisa proactive yg
mengamati kecenderungan pasar,
teknologi, dll, utk menentukan arah
usaha
Apa yang perlu Benchmark?
„ Yang bersifat strategi penting
„ Faktor penting yang menentukan :
Kualitas, Produktifitas, Biaya.
„ Faktor penting lain yang menentukan
sukses : Pelayanan pelanggan,
perawatan, dll.
 Tahapan Benchmarking
1. Perencanaan
2. Pengumpulan data
3. Penganalisaan
4. Adaptasi dan Perbaikan
BENCHMARK

TARGET

KINERJA
 PENGORGANISASIAN
„ Bagaimana Mengorganisasikan Aktivitas
– Tinjau kembali Sasaran.
– Kenali Aktivitas yang perlu dilakukan.
– Susun aktivitas berdasarkan Prioritas.
– Kenali Siapa yang dapat melakukan
aktivitas dan Kapan.
 Perencanaan Tindakan
Action Plan

„ Suatu rencana tindakan adalah

suatu rencana dari segala langkah-
langkah atau tugas-tugas yang
perlu anda lakuan guna mencapai
suatu sasaran.
 Perencanaan Tindakan
„ Tuliskan semua langkah atau tugas utk mencapai
sasaran.
„ Cantumkan tanggal disamping setiap langkah.
„ Temukan kemungkinan-kemungkinan permasalahan.
– Bagaimana anda dapat menghambat terjadinya masalah.
Masukkan langkah-langkah tambahan kedalam rencana
tindkan untuk mencegah terjadinya masalah.
„ Dapatkan kemungkinan sumber-sumber bantuan.
SEKARANG RENCANA TINDAKAN TELAH
DITULIS ULANG SEHINGGA MENJADI
SASARAN : Meningkatkan kesiapan mekanis alat D7G
s/n ABC menjadi 85% sampai dari tanggal 1 Mei 2000
sampai dengan 31 Desember 2000
RENCANA TGL S IA P A Y G SUM BER
T IN D A K A N P E N Y E L E S A IA N BERTANGGUNG BANTUAN
JA W A B
1 . C a ri d a ta 3 0 A p ril 2 0 0 0 A d m in : S iti M a in te n a n c e
k e s ia p a n M anager
m e k a n is s / d
A p ril 2 0 0 0
2 . B u a t d a ta 15 M ei 2000 M a in t S u p v : id e m
m a s a la h y a n g Doel
te rk u m p u l.
3 . P e rs ia p a n 15 M ei 2000 F o re m a n id e m
p e rs o n e l m e k a n ik : U d in
H R D : Ita
 PENUGASAN
„ Beritahu mengapa tugas anda penting
„ Tentukan hasil yang anda kehendaki
„ Tetapkan batas wewenang
„ Setuju dengan batas waktu
„ Mintalah tanggapan
„ Lakukan kontrol
 Memerintah
„ Suatu usaha agar orang lain mau dan dapat mengerjakan suatu
tugas sesuai dengan apa yang diharapkan.
„ Tahapan Memberi Perintah :
– Merencanakan
– Memberikan perintah
– Melaksanakan perintah
– Mengendalikan perintah
„ Isi Perintah :
– Sesuatu yang dilaksanakan
– Apa yang dilaksanakan
– Bagaimana cara melaksanakan
– Kapan/seberapa baik (Standar - Benchmark)
 Jenis Perintah
„ PERMINTAAN SUKARELA
– The call for volunteers
„ PERMINTAAN TERSAMAR
– The implied order
„ PERMINTAAN
– The Request
„ PERINTAH LANGSUNG
– The Direct order
 Tanggapan
„ Perhatikan dengan teliti
„ Pilihlah dengan hati-hati
„ Memberi tanggapan segera
„ Membicarakan dengan anggota
kelompok secara perorangan
 MONITOR KEMAJUAN
„ Langkah-langkah dlm Memonitor
Kemajuan :
– Langkah 1 - Menilai Situasi
– Langkah 2 - Apakah ada masalah?
„ Tidak - Berilah tanggapan positif
– Langkah 3 - Apa masalahnya?
– Langkah 4 - Bagaimana menyelesaikan
dengan baik?
– Langkah 5 - Laksanakan penyelesaian tsb.
TARGET - KINERJA = PROBLEM

PROBLEM MANAGEMENT

PROSES

KINERJA TARGET
 PROBLEM MANAGEMENT
„ Mengetahui perbedaan kinerja dan
target.
„ Mengetahui penyebab-penyebab 80%
dari perbedaan.
„ Menganalisa penyebab-penyebab
tersebut dan menentukan cara
perbaikan.
 TARGET
„ Hasil Akhir
„ Setiap proses penting yang akan
menentukan tercapainya hasil akhir
perlu dibuatkan target.
„ Dilakukannya setiap proses dengan baik
akan menjamin tercapainya target hasil
akhir.
 KINERJA
„ Mengetahui hasil kualitas pelaksanaan
dari setiap proses penting yang
membentuk hasil akhir.
„ Mengetahui hasil akhir kinerja.
 Data Pendukung
„ Menjelaskan kinerja
„ Perlu dirancang supaya semua data
yang perlu untuk penganalisaan
tersedia.
„ Dibuat per segment untuk
memudahkan penganalisaan.
„ Dapat memberikan trend
(kecenderungan).
 ANALISA
„ Analisa semua data-data penting.
„ Susun data menurut segment.
„ Susun segment menurut tindakan
problem (prioritas).
„ Grafik akan membantu mewujudkan
kecenderungan (trend), waktu,
tingkatan.
„ Gunakan konsep Pareto 80/20.
 Penyebab
„ Daftar penyebab masalah
„ Tentukan penyebab (20%) yang
menyebabkan 80% masalah.
 Cara Pemecahan
„ Birokrasi ?
„ Komunikasi ?
„ Delegasi ?
„ Pelatihan ?
„ Perbaikan pengawasan ?
„ Kerjasama ?
 Rencana Kerja
„ Apa ?
„ Bagaimana ?
„ Kapan ?
„ Siapa ?
„ Monitor ?