SOAL UJIAN PRA MM / ANGK 55

PENGANTAR MANAJEMEN DAN KOMUNIKASI BISNIS

1. Mengapa komunikasi bisnis lintas budaya kini menjadi semakin penting

artinya.

Berikut ini pentingnya komunikasi bisnis lintas budaya :

a. Menyatukan perbedaan budaya pada setiap perusahaan.

Komunikasi antar budaya memiliki peranan yang penting dalam dunia bisnis salah
satunya adalah untuk menyatukan perbedaan budaya pada setiap perusahaan.
Komunikasi tersebut berfungsi sebagai pengetahuan seseorang dalam sebuah
perusahaan untuk menghadapi budaya yang ada pada perusahaan lain. Setiap
perusahaan memiliki kebudayaan yang berbeda-beda.

b. Meningkatkan Komunikasi Lintas Budaya

Suatu perusahaan memiliki banyak karyawan yang memiliki latar belakang budaya
yang berbeda. Oleh karena itu, komunikasi antar budaya menjadi penting untuk
meningkatkan komunikasi antar budaya dalam diri seseorang maupun perusahaan
tersebut.

c. Meningkatkan Kerjasama dalam Tim

Seperti yang dikatakan sebelumnya bahwa setiap perusahaan memiliki karyawan
yang berbeda latar belakang budayanya. Tujuan utama dalam sebuah perusahaan
adalah untuk mencapai kesuksesan bersama. Oleh karena itu, latar belakang
karyawan yang multi budaya ini sering menimbulkan permasalahan seperti
kesalahpahaman pada saat bertugas. Komunikasi antar budaya menjadi solusi
untuk memahami masing-masing karakter budaya karyawan tersebut demi
menciptakan kerjasama yang baik dalam tim dan untuk mewujudkan kesuksesan
bersama.

d. Sebagai Proses Negosiasi

Bisnis tidak hanya dilakukan di dunia domestik saja, tetapi bisnis yang maju telah
mencapai seluruh dunia. Komunikasi antar budaya menjadi kunci utama untuk
berbisnis di luar negeri. Selain itu, komunikasi antar budaya juga dilakukan di
dalam dunia domestik sebagai proses negosiasi dengan perusahaan lain yang ingin
menjalin kerjasama. Dengan komunikasi antar budaya tersebut perusahaan lain
dapat menilai kapabilitas perusahaan yang mengajukan kerjasama tersebut.

e. Menjalin Keharmonisan Antar Perusahaan

Dunia bisnis tentu berhubungan dengan perusahaan-perusahaan besar termasuk
perusahaan domestik dan luar negeri. Komunikasi antar budaya menjadi alternatif
perusahaan untuk menjalin keharmonisan atau hubungan baik dengan perusahaan
lain. Perbedaan budaya yang ada dalam sebuah perusahaan harus dipahami
dengan baik melalui komunikasi antar budaya mulai dari peran dan status, nilai-
nilai sosial, norma, dan gaya komunikasi. Hal ini menjadi penting untuk menjalin
keharmonisan dalam kerjasama dengan perusahaan lain.

f. Membuka Peluang Kerjasama dengan Perusahaan Asing

Perusahaan di negara ini telah memasuki pemasaran global, dimana perusahaan
tidak hanya bekerja sama dengan perusahaan tanah air saja tetapi sudah menjalin
kerjasama dengan perusahaan bonafit yang ada di luar negeri. Fungsi dari
komunikasi antar budaya adalah memberikan pemahaman kepada sebuah
perusahaan tentang kebudayaan-kebuadayaan dari perusahaan asing, sehingga
perusahaan tersebut dapat membuka peluang kerjasama dengan perusahaan asing
lainnya.

g. Untuk Mengambil Keputusan

Seorang pemimpin memiliki wewenang untuk membuat peraturan-peraturan
dalam sebuah perusahaan. Seorang pemimpin wajib mengetahui kebudayaan yang
ada dalam perusahaannya karena orang-orang yang berada dalam perusahaan
tersebut memiliki latar belakang budaya yang berbeda-beda. Cara yang tepat untuk
memahami budaya tersebut adalah menggunakan komunikasi antar budaya.

Komunikasi antar budaya tidak hanya memahami kebudayaan seperti ras, agama,
dan kebudayaan lainnya yang sakral tetapi kebudayaan di sini juga menyangkut
kebudayaan berupa peranan, status, nilai sosial, dan lain sebagainya. Hal ini
memudahkan seorang pemimpin untuk mengambil sebuah keputusan dalam
perusahaan.

h. Mengetahui Karakter Seseorang

Komunikasi antar budaya dalam dunia bisnis sangat penting untuk mengetahui
karakter seseorang. Misalnya, ketika seseorang bawahan yang ingin bertemu
dengan atasan biasanya menggunakan pakaian yang rapih, mimik muka
tersenyum, berbicara sopan, dan tata karma lainnya. Hal ini sudah menjadi budaya
dalam dunia bisnis. Ketika ada orang yang melanggar aturan tersebut terkesan
tidak sopan bahkan bisa berdampak buruk pada nilai-nilai sosial.

i. Mencegah Etnosentrisme
Budaya berkaitan dengan etnosentrisme. Etnosentrisme adalah suatu pandangan
dari individu tentang individu lain yang beranggapan bahwa kebudayaannya lebih
baik dibandingkan dengan kebudayaan individu lain. Orang yang etnosentrisme
biasanya tidak memiliki wawasan yang luas akan budaya dan dalam dirinya tidak
ada rasa toleransi atau saling menghargai. Komunikasi antar budaya yang
berfungsi sebagai pengetahuan ini dapat mencegah timbulnya etnosetrisme dalam
diri seseorang dalam sebuah perusahaan.
 j. Kinerja Kerja Perusahaan
Kebudayaan yang beragama dalam sebuah perusahaan dinilai kreatif karena setiap
sumber daya manusia dapat berinovasi dengan pola pikir yang berbeda-beda.
Komunikasi antar budaya menjadi penting untuk kinerja kerja di perusahaan mulai
dari tahap produksi, distribusi, dan keuangan. Budaya seperti kejujuran, disiplin,
mudah beradaptasi, dan budaya lainnya inilah yang memberikan kesuksesan dalam
dunia bisnis.

2. Jelaskan peran menajemen sebagai agen perubahan dalam komunikasi lintas

budaya sehingga kinerja organisasi dapat maksimal.

Dalam dunia pengembangan budaya organisasi dan perusahaan, peran agent of change
atau agen perubahan tentu sudah tidak asing lagi. Terlebih ketika membahas hal yang
berkaitan terhadap upaya sebuah organisasi untuk memperbarui diri dalam
komunikasi lintas budaya dan situasi perubahan lingkungan dalam sejumlah langkah
yang strategis.

Setiap perubahan itu membutuhkan sejumlah individu untuk menjadi role model atau
pemandu proses berjalannya perubahan yang terjadi dalam suatu organisasi, agar
tercapai tujuan yang diharapkan.

Itulah agen perubahan (agent of change), individu yang bertugas mempengaruhi

target/sasaran perubahan agar mereka mengambil keputusan sesuatu dengan arah
yang organisasi kehendaki di dalam kebudayaan yang berbeda-beda.

Agen perubahan adalah orang yang menghubungkan antara sumber perubahaan baik
itu inovasi maupun kebijakan organisasi dengan target perubahan. Untuk itu ada
sejumlah peran agent of change yang harus dilaksanakan sebagai Change Leader.

a. Membangun kesadaran pentingnya pemahaman lintas kebudayaan

Agen Perubahan harus mampu memahami keberagaman budaya dan menyadarkan
target bahwa mereka memerlukan perubahan dengan sikap / perilaku yang
sebaiknya mereka lakukan. Perubahan sikap itu akan memberikan kemudahan /
keuntungan bagi mereka dan diharapkan pada tahap ini target perubahan
mempunyai kesadaran bahwa untuk hal yang lebih baik mereka harus berubah
demi mereka sendiri.

b. Media penukar informasi

Ketika kelompok masyarakat target perubahan menyadari bahwa mereka
memerlukan perubahan, maka Agen Perubahan secara terus menerus membangun
komunikasi antar kebudayaan.
Mereka harus dapat diterima serta dipercaya oleh kelompok sosial / masyarakat
target Inovasi / Kebijakan Publik sebelum mau membangun hubungan baik. Ia
harus membangun citra diri sehingga dipersepsikan bahwa dia orang yang
kompeten (competence), kredibel (credible), dapat dipercaya (trustworthy) dan
bersikap penuh simpati dan empati pada kelompok sosial / masyarakat target
Inovasi / Kebijakan Publik.

c. Mengidentifikasi masalah
Agen Perubahan bertanggung jawab menyajikan hasil analisis tentang apa yang
terjadi dan tidak dapat terpenuhi kebutuhannya saat itu. Pada saat yang demikian
Agen Perubahan diharapkan mampu melihat persoalan komunikasi yang dihadapi
dengan menggunakan perspektif organisasi dan menyajikan komunikasi yang
efektif.

d. Mendorong niat perubahan

Setelah Agen Perubahan menjelaskan berbagai cara harus dilakukan oleh target
perubahaan mereka, maka Agen Perubahan dituntut untuk mampu memberi
motivasi yang telah ditawarkan Agen Perubahan.

e. Mentransformasikan niat menjadi nyata

Agen Perubahan dituntut mencari tahu tentang cara bagaimana mempengaruhi
target perubahaan sebagaimana rekomendasi yang dikembangkan berdasarkan
kebutuhan mereka sendiri. Pada tahap ini komunikasi lintas budaya sampai
interpersonal antar mereka sendiri dapat membantu meyakinkan untuk
memutuskan mengadopsi budaya yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

f. Merawat adopsi values baru dan mencegah pembatalan adopsi

Agen Perubahan diharapkan tetap mendampingi target perubahan agar tetap
bertahan dengan sikap perilaku yang sudah diputuskan dengan mengadopsi Values
Baru/ Inovasi / Kebijakan Publik. Pendampingan merupakan tahap penting, karena
menjadi konfirmasi tentang perubahan lintas budaya yang dibutuhkan dan
sekaligus menunjukkan manfaatnya bagi mereka.

g. Menciptakan Agen Perubahan baru dari Target Perubahan

Akhirnya, Agen Perubahan mendorong target perubahan mampu bersikap dan
berperilaku dengan mengadopsi budaya organisasi telah diperkenalkan
sebelumnya.

Saat Agen Perubahan setelah mampu mendorong meningkatknya komunikasi

lintas budaya maka komunitas organisasi seharusnya telah mampu menciptakan
kader Agen Perubahan (baru) dari komunitas target perubahan itu sendiri. Apabila
kelompok Komunitas target perubahan telah mampu menghasilkan Agen
Perubahan (baru) maka tugas Agen Perubahan telah berakhir.
 Itulah sejumlah peran agent of change (Agen Perubahan) dalam menciptakan
Komunikasi Lintas Budaya baru yang diinginkan organisasi atau perusahaan.

3. Manajemen adalah suatu proses memperoleh tujuan organisasi melalui orang

lain, dengan melaksanakan aktivitas perencanaan, pengorganisasian,
penggerakkan, pengendalian SDM dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila
Saudara seorang manajer kemudian perusaan Saudara membuat rencana
pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak
perusahaan, coba Saudara jelaskan hal-hal atau langkah-langkah apa saja yang
akan Saudara lakukan.

Persiapan yang harus dilakukan untuk membangun anak perusahaan adalah :

Setiap perusahaan selalu berusaha dan mengharapkan untuk mencapai hasil maksimal.
Untuk mencapai hasil yang diharapkan, seorang pimpinan/manajer harus mampu
melaksanakan tugasnya melalui dan dengan kerja sama dengan orang lain dengan
proses manajemen, yakni :

a. Perencanaan (Planning)
Seorang manajer harus memikirkan perencanaan kegiatan yang akan di buat
karena, Pembutan perencanaan oleh pimpinan oleh pimpinan/manajer
perusahaan untuk perusahaan dilakukan guna menentukan garis-gari besar
kegiatan perusahaanya, memikirkan dan mempersiapkan masa depannya, serta
menentukan What, How, goal, whow, Goal, Where, dan when yang sesuai dan tepat
untuk melaksanakannya,serta menentukan arah dan proses yang akan ditempuh.

Langkah-langkah yang ditempuh dalam membuat perencanaan adalah sebagai

berikut :
1) Menentukan sasaran (Goal)
2) Menentukan hasil akhir yang ingin dicapai
3) Membuat perkiraan (Forecasting)
4) Memperkirakan kecenderuangan, antisipasi keadaan untuk mencapai
tujuan
5) Menyusun strategi (Strategy Arranging)
6) Menentukan cara, taktik, hal-hal istimewa, dan waktu yang
dibutuhkan guna mencapai tujuan.
7) Menyusun Program (Programming)
8) Menentukan prioritas, tahapan, perincian kegiatan, dan
penjadwalannya.
9) Membuat anggaran (Budgeting)
10) Mengalokasikan sumberdaya untuk setiap unit usaha dan rencana
keuangan yang mencerminkan kegiatan usaha.
11) Membuat prosedur kerja (Work proceduring)
12) Menentukan standarisasi proses kerja.
 13) Membuat pola kebijakan (Policy Making)
14) Pengambilan keputusan pada urusan-urusan penting yang terjadi
secara berulang berdasarkan petunjuk teknis pelaksanaan.

b. Pengorganisasian (Organizing)
Selain membuat planing seorang manajer harus membuat pengorganisasian karena
pengorganisasian adalah pengaturan pembagian tugas yang didelegasikan kepada
para staf dengan baik dan tepat sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tempat
waktu secara efektif dan efesien.

Dalam Pengorganisasian perusahaan, seorang pimpinan/manager hendaknya :

1) Membuat struktur organisasi
Menciptakan bagan/susunan organisasi yang sesuai dengan keadaan
perusahaan yang bersangkutan.
2) Merumuskan pola hubungan kewenangan dalam organisasi secara hirakis
dan horisontal.
Menentukan garis hubungan kewenagan yang jelas untuk kapasitas pelaksanaan
komando dan kelancaran koordinasi.
3) Menyusun uraian jabatan.
Penyusunan uraian jabatan dimaksudkan untuk menentukan ruang lingkup
kerja,kerangka hubungan kewenangan dan tanggung jawab.
4) Menentukan peryaratan jabatan.
Penentuan peryaratan jabatan dimaksudkan untuk persaratan menentukan
kualitas seseorang yang akan mengisi setiap jabatan yang sesuai dengan latar
belakang pengetahuan, ketrampilan, sikap, dan pengalamanya.

c. Pengarahan (Directing)
Dalam Hal ini pengarahan sangat perlu dilakukan oleh seorang manajer karena
pengaraha adalah kemampuan pimpinan/manajer perusahaan untuk menciptakan
kegiatan yang bermakna yang dapat mencapai sasaran yang di harapkan. Hal-hal
yang perlu di ketahui oleh seorang pimpinan/manager perusahaan dalam
pelaksanaan pengarahan adalah sebagai berikut:

1) Penugasan dan Pendelegasian Wewenang

Pimpinan/manajer perusahaan harus dengan bijaksana memberikan tugas,
tanggng jawab serta wewenang kepada yang bersangktan sesai jabatannya guan
mencapai sasaran yang di harapkan.

2) Memotivasi
Pimpinan/manajer persahaan harus mampu memberikan semangat dan
dorongan kepada karyawannya sehingga dapat melakukan tugasnya seperti
yang diharapkan.

3) Melakukan Koordinasi
 Pimpinan/manajer perusahaan harus mampu menciptakan keserasian dalam
setiap kegiatan secara optimal sesuai dengan perubahan keadaan dan
perkembangan jaman.

4) Mengatasi konflik
Pimpinan/manajer perusahaan harus mampu menciptakan suasana sikap
keterbkaan, keberanian mengemukakan pendapat, kesedian mendengarkan
orang lain dan mempertimbangkannya.

5) Mengendalikan perubahaan.
Pimpinan/manajer harus mampu memberikan dorongan kepada karyawan
untuk berreaksi secra inovatif guna mencapai sasran yang diharapkan dalam
situasi dan zaman yang selalu berubah dan berkembang.

d. Penetapan Tenaga (Staffing)

Yang dimaksud dengan penempatan tenaga kerja adalah pemilihan dan penempatan
orang yang tepat dan memenuhi syarat yang telah ditentukan untuk setiap
jabatan/posisi (The right man in the right position)

Dalam penempatan tenaga kerja yang tepat pada setiap jabatan pemimpin
perusahan hendaknya:
1) Menyeleksi
2) Memberikan orientasi
3) Mengadakan pendidikan dan pelatihan

e. Pengendalian dan pengawasan (controling)

Yang dimaksud dengan pengendalian dan pengawasan adalah suatu jaminan untuk
memperoleh peningkatan kualitas kerja untuk mencapai sasaran yang telah
direncanakan. Dalam pelaksanaan pengendalian dan pengawasan,pimpinan/Mnager
perusahaan hendaknya melakukan hal-hal sebagai berikut:

1) Menentukan sistem laporan

2) Menentukan standar prestasi kerja
3) Mengukur Hasil pekerjaan
4) Mengadakan koreksi
5) Memberikan imbalan dan melakukan antisipasi terhadap penyimpangan

4. Jika Anda akan membuat kesepakatan dengan investor untuk mempercepat

perluasan usaha, apaka yang perlu Anda lakukan melaksanakan lobby atau
melaksanakan negosiasi. Langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan.
Jelaskan jawaban Anda.

Langkah-langkah untuk bernegosiasi dengan calon investor adalah sbb :

a. Persiapkan materi presentasi model bisnis dengan baik
Dengan materi presentasi yang baik, Anda akan lebih percaya diri di depan para
investor. Jual kelebihan dari Usaha Sosial Anda dan cobalah untuk transparan
dengan kendala yang Anda hadapi.
b. Ikuti semua pertemuan yang disyaratkan calon investor
Adakalanya Anda harus melalui beberapa tahapan untuk sampai pada tahap
investasi. Jangan ragu jika calon investor meminta untuk bertemu dengan Anda.
Pertemuan bisa berlangsung hingga 3-4 kali tergantung kebutuhan. Ikuti
prosesnya, keluarkanlah pertanyaan-perta nyaan yang penting untuk membuat
calon investor Anda kagum, dan jangan takut.

c. Sepakati syarat dan ketentuan bersama di klausul perjanjian (term

sheet)
Jika Anda sudah mendapatkan hati para investor melalui presentasi bisnis,
mungkin investor akan segera menyodorkan klausul perjanjian. Coba cek terlebih
dahulu klausul perjanjian tersebut. Anda juga harus menyewa pengacara untuk
memeriksa kembali implikasi dari klausul perjanjian tersebut, jangan sampai
menyesal belakangan.

d. Tutup dengan final agreement

Final Agreement adalah klausul perjanjian yang sudah disepakati oleh kedua belah
pihak dan bersifat mengikat. Final Agreement ini adalah kontrak yang memuat
detail-detail dari perjanjian yang telah disepakati seperti:
1) sistem bagi hasil
2) metode pencairan dana dan tanggal pencairan dana
3) kewajiban dan hak kedua belah pihak setelah kesepakatan, baik
investor maupun pemilik usaha sosial

e. Tetap jaga hubungan Anda dengan Investor

Setelah mendapatkan investasi, Anda tetap harus menjaga hubungan baik dengan
investor. Tetap laksanakan kewajiban Anda sebagai pemiliki usaha terhadap
investor yang telah disepakati di awal. Biasanya Anda harus mengirimkan laporan
bulanan Usaha Sosial Anda untuk investor.