PROJECT MAGANG

PERIODE 20 AGUSTUS – 20 SEPTEMBER 2019

(Dokumentasi Sistem Administrasi General Affair)

Putra Anggara

Ahmad Ali

PT. Media Nusantara Citra

MNC Groups - SINDOnews

2019
 DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ............................................................................................................................... 3
1.1. Sistem Administrasi General Affair .......................................................................................... 3
1.2. Struktur ....................................................................................................................................... 3
2. Mengoperasikan Siteam Administrasi General Affair .................................................................... 4
2.1. Login............................................................................................................................................. 4
2.2. PERSIAPAN ................................................................................................................................ 5
2.2.1. Menu Karyawan.................................................................................................................. 5
2.2.2. Mobil .................................................................................................................................... 8
2.2.3. Ruang Rapat ...................................................................................................................... 11
2.2.4. Menu Piket ......................................................................................................................... 13
2.2.5. Menu Hari Libur............................................................................................................... 16
2.3. TRANSAKSI ............................................................................................................................. 17
2.3.1. Booking Mobil ....................................................................................................................... 17
2.3.2. Kilometer ........................................................................................................................... 19
2.3.3. Batal Booking Mobil ......................................................................................................... 22
2.3.4 Pengembalian Mobil ................................................................................................................ 23
2.3.5 Booking Ruangan ..................................................................................................................... 24
2.3.6 Update Boking Ruangan ......................................................................................................... 27
2.4 Lembur .............................................................................................................................................. 28
2.6 INFORMASI ................................................................................................................................... 29
2.7 BUKU TAMU .................................................................................................................................. 31
1. PENDAHULUAN
1.1. Sistem Administrasi General Affair
Secara umum SIAGA adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk membantu
pekerjaan General Affair dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari, mulai dari melakukan
proses pengadaan seluruh fasilitas peralatan kebutuhan kerja, maupun menganalisa kebutuhan
pengadaan dan proses pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor
dengan cepat, dan efisien.
Banyak perusahaan-perusahaan maupun perkantoran yang memanfaatkan dan
menerapkan system informasi ini pada perusahaan mereka untuk mempermudah
mengalokasikan kebutuhannya. Salah satunya SINDOnews (Media Berita/Informasi Harian)
yang juga menerapkan Sistem Informasi General Affair (SIAGA).

1.2. Struktur
Fitur-fitur yang ada pada sistem administrasi general affair antara lain :

 Home
 Persiapan, memiliki beberapa sub menu yaitu :
 Karyawan
 Mobil
 Ruang Rapat
 Piket
 Libur
 Transaksi, memiliki beberapa sub menu yaitu :
 Booking Mobil
 Kilometer
 Batal Booking Mobil
 Pengembalian Mobil
 Update Booking Ruangan
 Lembur
 Informasi, memiliki sub menu yaitu :
 Laporan
 Pencarian
 Buku Tamu
2. Mengoperasikan Siteam Administrasi General Affair
2.1. Login
Bagi karyawan atau pelanggan SINDOnews untuk mengakses Sistem Administrasi
General Affair (SIAGA) :
1. Buka browser di perangkat PC/Laptop.
2. Pada kolom pencarian ketikkan : 192.168.152.18/siaga/
3. Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1 Login
4. Untuk mendapatkan akses diharuskan memiliki Account yang sudah terdaftar.
5. Pada halaman di atas lakukan login username dan password untuk masuk sebagai user.
(lihat gambar dibawah ini!)

Gambar 2 Username dan Password

Bagian-bagian pada Sistem Affajr SINDOnews.

Pengimputan data umum SindoNews

Melakukan pembokingan ruangan,

mobil, dan lembur

Laporan penggunaan kendaraan

Daftar pengunjung atau pelanggan

2.2. PERSIAPAN
Fungsi ini untuk menginput informasi mengenai data maupun ketersedian
Karyawan, Mobil, Ruang Rapat, Piket, dan Hari Libur.

2.2.1. Menu Karyawan

Gambar 3 Tampilan menu karyawan

 Pada menu karyawan ini berisi data-data karyawan yang bekerja di Sindonews.
Dalam laman ini ada 3 bagian yaitu icon buat baru, table data karyawan dan bagian bawah
ada nomor halaman table.

1. Ikon ini untuk menginput data karyawan baru

2. Tampilan tabel pada menu karyawan.

3. Ini adalah nomor tabel.

 Gambar 4 Input Data Karyawan

Setelah mengklik ikon “Buat Baru” lalu isi form seperti gambar di atas. Berikut :

1. Nama Lengkap di isi dengan nama lengkap karyawan

2. Nik di isi dengan Nomor Induk Karyawan

3. Departemen di isi dengan memilih departemen tempat kerja.

4. Alamat di isi dengan lantai tempat kerja karyawan.

5. GM atau general manejer di isi dengan memilih siapa general manejer yang memimpin
departemen

6. No. Hp-1 dan 2 di isi dengan nomor hp karyawan

7. Email di isi dengan email karyawan

8. Email Atasan di isi dengan email general manejer

9. User di isi dengan nama user yang akan digunakan

10. Password di isi dengan password yang akan digunakan

11. Group di isi dengan jenis akun.

 Dalam menu karyawan sudah friendly digunakan. Hanya tampilannya saja yang kurang
menarik masih memakai css dasar. Seperti tampilan tabel nya belum bagus untuk variasi
warna dan bentuk tabelnya, pada ikon buat baru jga masih warna dasar yaitu abu-abu.

2.2.2. Mobil

Saya akan menjelaskan beberapa

bagian yang terdapat pada menu mobil
disni :

 Saya asumsikan anda

telah login sebagai Admin, Button Buat
Baru ini merupakan sebuah perintah
jika admin ingin menambahkan daftar
kendaraan baru yang tersedia dan masukkan informasi kendaraan yang akan dicantumkan,
setelah selesai input data klik Simpan untuk selesai klik cancle untuk membatalkan
(Pehatikan gambar disamping).
 Tabel data kendaraan sebelum dan sesudah menambahkan kendaraan baru.

Sebelum

Setelah
Fungsi ini untuk
melihat detail identitas
kendaraan secara
terperinci.

Fungsi ini untuk

melakukan perubahan
terkait identitas
kendaraan

Fungsi ini untuk

menghapus data
kendaraan tersedia,
saat klik akan muncul
notifikasi seperti
gambar disamping dan
klik delete hapus dan
cancle untuk batalkan.
 2.2.3. Ruang Rapat
Dibawah ini merupakan informasi mengenai ketersediaan ruang rapat.

 Klik button seperti disebelah pada menu

Ruang Rapat untuk menambahkan daftar ruang tersedia dan
lakukan pengisian informasi terkait kamar baru. (Perhatikan
gambar disamping).
Lakukan cara yang sama dengan Point sebelumnya (Menu
Mobil) untuk menambahkan Ruangan Rapat.

 Berikut daftar ruangan rapat yang tersedia

Fungsi ini untuk
melakukan
perubahan terkait
informasi ruangan
yang ada di tabel.
Fungsi ini untuk
menghapus data
ruangan rapat
tersedia, saat klik
akan muncul
notifikasi seperti
gambar disamping
dan klik delete hapus
dan cancle untuk
batalkan.
2.2.4. Menu Piket
Dalam menu piket ada 4 pilihan yaitu Driver, Office Boy, Receptionist dan
Security. Menu ini berfungi untuk menginput data jadwal piket agar semua karyawan
bisa mendapat jadwal. Berikut penjelasannya :

 Driver

Gambar 5 Tampilan menu piket driver

Pada menu Driver memiliki tampilan tabel dengan 2 bagian yang pertama tanggal piket
dan nama driver seperti gambar di atas. Lalu kita bisa menginput data piket driver baru
sebagai berikut :

1. Driver yaitu pilih nama driver.

2. Tanggal pilih tanggal piket driver dari tanggal berapa s/d tanggal berapa.

3. Pilih grup sales mana drivernya.

4. Lalu klik simpan maka data otomatis akan terupdate pada tabel.
  Office Boy

Gambar 6 Tampilan Input Office Boy

Pada menu Office Boy memiliki tampilan tabel dengan 2 bagian yang pertama tanggal
piket dan nama OB seperti gambar di atas. Lalu kita bisa menginput data piket OB yang baru
sebagai berikut :
1. Office Boy yaitu pilih nama OB.
2. Pilih waktu piket, “pagi”, “siang”, “malam”.
3. Tanggal pilih tanggal piket OB dari tanggal berapa s/d tanggal berapa.

4. Lalu klik simpan maka data otomatis akan terupdate pada tabel.

 Receptionist
 Gambar 7 Input Jadwal Piket Receptionist

Pada menu Receptionist memiliki tampilan tabel dengan 2 bagian yang pertama tanggal
piket dan nama Receptionist seperti gambar di atas. Lalu kita bisa menginput data piket
Receptionist yang baru sebagai berikut :

- Receptionist yaitu pilih nama Receptionist.

- Pilih waktu piket, “pagi”, “siang”, “malam”.
- Pilih tanggal piket receptionist
- Klik simpan

 Security
 Gambar 8 Tampilan Input Piket Security

Pada Security memiliki tampilan tabel dengan 2 bagian yang pertama tanggal piket dan
nama Security seperti gambar di atas. Lalu kita bisa menginput data piket Security yang
baru sebagai berikut :

1. Security yaitu pilih nama Security.

2. Pilih waktu piket, “pagi”, “siang”, “malam”.

3. Tanggal pilih tanggal piket Security dari tanggal berapa s/d tanggal berapa.

4. Lalu klik simpan maka data otomatis akan terupdate pada tabel.

2.2.5. Menu Hari Libur

Gambar 9 Input Hari Libur

Pada menu Input Hari Libur pilih tanggal lalu masukkan keterangan untuk hari liburnya.
Setelah itu akan terupdate otomatis pada tabel.

Berikut contoh daftar pencarian Hari Libur berdasarkan 05-08-2-18.

2.3. TRANSAKSI

Bagian ini berfungsi untuk melakukan pembokingan Mobil, Kilometer, Batal Boking
Mobil, Pengembalan Mobil, Booking Ruangan, Update Boking Ruangan, dan Lembur.

2.3.1. Booking Mobil

Pada menu ini user bisa melakukan pembookingan mobil dinas Sindonews untuk
kegiatan kantor. Menu ini memiliki 3 bagian pada halamannya di antaranya yaitu :

a. Form data mobil yang akan di booking seperti gambar di bawah.

 b. Tabel peminjaman mobil.

c. Form data pemohon mobil

Langkah untuk melakukan pembookingan mobil cukup mudah seperti berikut :

a. Masukkan nomor polisi mobil yang akan di booking

b. Nama driver dan merek mobil otomatis muncul

c. Masukkan tanggal pemakaian mobil

d. Masukkan nama pemohon

e. Masukkan waktu peminjaman pergi dan pulangnya

f. Tujuan atau lokasi yang di tuju

g. Keterangan peminjaman mobil untuk apa

 h. Lalu klik simpan maka otomatis data peminjaman mobil akan di masukkan
dalam tabel

i. Setelah muncul gambar di samping klik ok

2.3.2. Kilometer
Kilometer merupakan informasi mengenai jarak tempuh atau lamanya kendaraan
tersebut telah berjalan sebelum dan sesudah digunakan.

(Perhatikan Gambar Dibawah).

 Merupakan jumlah halaman
informasi mengenai kilometer
kendaraan

Pada gambar table diatas terdapat informasi lengkap terkait penggunaan status masing-
masing kendaraan yang ada mulai dari Nomor Polisi, Pengemudi, Tanggal, Kilometer
Awal, Kilometer Akhir, dan Jumlah.

No Polisi : merupakan plat nomor kendaraan yang digunakan mobil

Pengemudi : merupakan nama pengemudi dari masing-masing penggunaan mobil
Tanggal : merupakan waktu saat penggunaan mobil
Km Awal : merupakan jarak tempuh mobil sebelum digunakan
Km Akhir : merupakan jarak tempuh mobil setelah digunakan.
Jumlah : merupakan selisih antara Km Awal dan Km Akhir penggunaan mobil
setelah digunakan.

 Proses untuk menginput informasi mengenai mobil yang sudah digunakan atau diboking.
a. Pilih nomor polisi kendaraan yang digunakan
b. Pilih nama pengemudi yang digunakan
c. Masukkan tanggal penggunaan mobil
d. Masukkan km awal sebelum mobil digunakan
e. Masukkan km akhir setelah mobil selesai digunakan
f. Klik simpan dan data akan tersimpan pada database dan ditampilkan pada table
kilometer.

Fungsi ini untuk melihat informasi

mengenai penggunaan mobil seperti
nama pengemudi, nomor polisi, waktu
mobil digunakan, waktu setelah mobil
selesai digunakan, Tujuan mobil, dan
Keterangan penggunaan.
Fungsi ini untuk melakukan perubahan
terkait penggunaan mobil yang
digunakan
Fungsi ini untuk menghapus data
penggunaan mobil, saat klik akan
muncul notifikasi seperti gambar
disamping dan klik delete hapus dan
cancle untuk batalkan.
2.3.3. Batal Booking Mobil
Fungsi ini merupakan informasi mengenai pembatalan penggunaan mobil oleh
pengguna, gambar dibawah ini merupakan informasi mengenai pelanggan yang
melakukan pembatalan penggunaan mobil mulai dari nama pelanggan, departemen,
tujuan mobil yang digunakan, jadwal keberangkatan mobil, jadwal pengembalian
mobil, dan status pembokingan.

Berfungsi untuk mencari informasi pembatalan mobil yang digunakan dengan

memasukkan tanggal terjadinya pembatalan.

: Berfungsi untuk menghapus data pembatalan penggunaan mobil, Klik

akan menampikan notifikasi seperti gambar dibawah.
 Klik Delete untuk menghapus dan kil Cancel untuk membatalkan penghapusan data
pembatalan kendaraan.

2.3.4 Pengembalian Mobil

Menu ini untuk pendataan pengembalian mobil yang telah di booking. Tampilan
menunya sama dengan Booking Mobil hanya saja kita tidak perlu menginput data
pemohon lagi hanya data mobil dan tanggal peminjamannya atau juga bisa langsung
mengklik tanda centang yang ada pada tabel. Seperti gambar di bawah ini.
 Untuk pengembalian secara manual langkahnya yaitu :

 Buka menu Pengembalian Mobil

 Masukkan No.Polisi Mobil yang akan dikembalikan
 Tanggal Pembookingan
 Lalu secara otomatis data mobil akan muncul
 Klik simpan untuk menyelesaikan pengembalian mobil

2.3.5 Booking Ruangan

Boking Ruangan, fungsi ini digunakan untuk menampilkan daftar pembokingan

ruangan rapat yang digunakan, (Perhatikan gambar dibawah)
 Gambar diatas merupakan tampilan dari daftar pembokingan ruangan rapat mulai
dari Tanggal masuk, Waktu mulai/Check In, Waktu Keluar/Check Out, dan Nama
pelanggan yang menempati ruangan rapat.

Gambar diatas merupakan fungsi untuk mencari daftar pembokingan ruangan yang
tertera pada table informasi pembokingan.

 Untuk menginput daftar ruangan rapat yang sudah diboking perhatikan

gambar dibawah.

a. Masukkan nama pelanggan pemboking

b. Ruangan rapat yang diboking berada dilantai berapa
c. Masukkan durasi waktu mulai sampai dengan selesai menempati ruangan rapat
d. Masukkan keterangan penggunaan ruangan rapat
e. Isi daftar layout, parkir, kursi dan include kebutuan alat lainnya seperti Sound System
dan Infocus.
f. Setelah selesai melengkapi data pelanggan klik Simpan.

Setelah melakukan penginputan data pelanggan pengguna ruangan rapat maka data
tersebut akan tercantum pada table informasi penggunaan ruangan rapat (Perhatikan
gambar dibawah)
Fungsi ini untuk melihat informasi
mengenai pemesanan ruangan rapat
seperti nama pemohon, lantai,
tanggal masuk, waktu mulai, waktu
selesai, keterangan penggunaan
ruangan, dll.
Fungsi ini untuk menghapus data
penggunaan mobil, saat klik akan
muncul notifikasi seperti gambar
disamping dan klik delete hapus dan
cancle untuk batalkan.
2.3.6 Update Boking Ruangan

Menu Update Booking Ruangan adalah menu untuk melakukan perubahan data
peminjaman ruangan. Memiliki tampilan yang sama dengan menu booking ruangan.
Langkah untuk merubah data peminjaman ruangan yaitu :

 Pilih tanggal peminjaman ruangan jika data peminjaman sudah banyak dan sulit untuk
ditemukan. Atau bisa langsung mengklik langsung pada table.

 Setelah itu maka data akan muncul pada bagian bawah di form pemohon.
 Lakukan perubahan data seperlunya.

 Klik Update maka data peminjaman otomatis terupdate

2.4 Lembur
Fungsi ini berfungsi untuk melihat daftar waktu lemburan karyawan
SINDOnews, dibawah ini adalah tampilan dari data waktu lembur karyawan mulai
dari nama karyawan, dan waktu lembur dalam satu bulan termasuk waktu libur,
waktu lembur normal, dan total waktu lembur karyawan per Agustus 2019.

Gambar disamping berfungsi untuk melihat waktu lembur karyawan berdasarkan

data per-tahun dan data per-bulannya.

Untuk melihat daftar data lembur karyawan masukkan Tahun waktu lemburan pada
kolom tahun, dan masukkan Bulan lembur pada kolom bulan.

Contoh data lembur karyawan per Januari 2018. (Perhatikan gambar dibawah)
2.6 INFORMASI
Sebuah fungsi untuk melihat informasi terkait Laporan maupun Pencarian tentang
semua data di menu Persiapan, Transaksi dan Buku Tamu.

a. Laporan
Merupakan informasi yang tercantum mengenai Laporan Pemakaian Kendaraan
(Perhatikan gambar dibawah)

Data dibawah ini merupakan laporan pemakaian kendaraan per 01 Februari 2018
yang berisikan Tanggal pemakaian, No. Polisi, Pengemudi, Pemohon, Departemen,
Waktu berangkat, Waktu kembali, Tujuan peminjaman kendaraan.
b. Pencarian

Menu pencarian ini memuat tentang informasi yang ada pada Sistem Administrasi
General Affair. Terbagi menjadi 5 bagian pencarian yaitu :

o Pengemudi

Dalam pencarian pengemudi ini kita bisa melihat jadwal pengemudi sehingga
mempermudah kita untuk melakukan pembookingan. Hanya memasukkan
nama pengemudi dan tanggal lalu data pengemudi akan tampil.

o Mobil

Sama dengan pengemudi hanya memasukkan no.polisi dan tanggal saja. Lalu
data akan muncul sesuai pencarian.

o Ruang Rapat

o Standby

o Pemohon
2.7 BUKU TAMU
Fungsi ini untuk melihat daftar tamu atau pelanggan yang pernah melakukan transaksi
pada system SIAGA SINDOnews, berikut tampilannya.

Jika diperhatikan, terdapat beberapa perintah dalam menu Buku Tamu diantaranya;

a. Fungsi ini untuk memasukkan daftar tamu pelanggan yang

melakukan transaksi, Cek gambar :

Gambar diatas merupakan tampilan untuk menginput informasi terkait identitas

pelanggan mulai dari data KTP/SIM, Nama, Instansi, No.Telp, Alamat, Keperluan,
Waktu datang dan Waktu pulang.
Gambar diatas adalah hasil dari informasi pelanggan yang baru saja saya input
untuk dijadikan sebagai contoh.

b. Fungsi ini untuk melihat daftar mengenai pelanggan yang

pernah melakukan transaksi di system SIAGA SINDOnews.

c. Fungsi ini untuk melakukan pencarian data identitas pelanggan yang

berada pada database pelanggan SIAGA SINDOnews.