Anda di halaman 1dari 17

Bab 20 AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN

PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dsn
pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam
penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industri lainnya.
Penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji
laba bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber daya perusahaan
dapat terbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan.
Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan serta akuisisi dan pembayaran, audit atas siklus
penggajian dan personalia juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian
resiko pengendalian, pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur
analitis, serta pengujian atas rincian saldo. Dalam audit umum, perbedaan utama antara siklus
penggajian dan personalia serta siklus lainnya meliputi :
 Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus lainnya
memasukkan setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh, siklus penjualan dan
penagihan memasukkan baik transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali
melibatkan retur penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya
memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut
melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
 Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun-akun
yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak biasanya
bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
 Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan yang kecil sekalipun. Ketatnya regulasi pemerintah negara bagian dan
federal telah mendorong pengendalian yang efektif atas pemotongan dan karyawan pajak
penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat mengemuka jika karyawan
tidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil.

Karena ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian biasanya auditor
menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan prosedur
analitis. Pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian
besar akun yang berhubungan dengan penggajian.
AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi
apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai
dengan standar akuntansi yang berlaku.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia di tunjukkan pada Gambar
20-1. Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir
melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar sistem,
akun gaji dan upah akrual hanya akan digunakan pada akhir periode akuntansi. Selama
periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar-benar dibayar dan
bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal
penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum
dibayar.

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA


DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan
membayar karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh
pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut
melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan
akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.
Lihat Tabel 20-1. Kolom ketiga mengidentifikasikan empat fungsi bisnis dalam siklus
penggajian dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis,
kelas transaksi, akun-akun, dan dokumen serta catatan. Auditor harus memahami fungsi
bisnis dan dokumen serta catatan tersebut sebelum dapat menilai risiko pengendalian dan
merancang pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi.

Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk


mewawancarai dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga
merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah,
termasuk penambahan dan penghapusan gaji serta perubahan upah dan pengurangan.
Catatan Sumber Daya Manusia (human resource records) meliputi data seperti tanggal
mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, penguragan yang diotorisasi,
evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.

Formulir Otorisasi Pengurangan, formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan


gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan, 401(K) dan
program tabungan pensiun lainnya, obligasi tabungan, serta iuran serikat pekerja.

Gambar 20-1
Tabel 20-1

Formulir Otorisasi Tingkat Pembayaran Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi


tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh
manajemen, atau dalam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.

Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang penting dalam
audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban penggajian selama setiap
periode. Untuk memcegah salah saji dalam empat aktivitas berikut diperlukan pengendalian
yang memadai :
 Penyiapan kartu waktu oleh perusahaan
 Pengikhisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran
bersih
 Pembayaran gaji
 Penyiapan catatan gaji

Kartu Waktu (time card) adalah dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan
mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan. Kartu waktu ini dapat
berupa formulir kertas atau eletronik, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam waktu
atau pembaca kartu identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu.
Karyawan yang menerima gaji tetap atau pembebasan biasanya tidak mengisi kartu
waktu. Mereka hanya diharuskan mengisi laporan waktu untuk mengklaim upah lembur, cuti
liburan, atau sakit.

Tiket Waktu Pekerjaan adalah formulir yang menujukkan pekerjaan mana yang dikerjakan
karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan jika seorang
karyawan melakukan pekerjaan yang berbeda atau bekerja dalam departemen yang berbeda.
Tiket waktu pekerjaan sering kali dilakukan secara elekronik dengan sistem pelaporan waktu
dan beban.

File Transaksi Penggajian, file yang dibuat oleh komputer ini mencantumkan semua
transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode, seperti satu
hari, minggu, atau bulan. File tersebut berisi semua informasi yang dimasukkan ke dalam
sistem dan informasi tentang setiap transaksi, seperti nama karyawan dan nomor identifikasi,
tanggal, pembayaran kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan pajak, dan klasifikasi
akun klasifikasi. Tergantung pada kebutuhan perusahaan, informasi mengenai file transaksi
penggajian digunakan untuk berbagai catatan, daftar, dan laporan, seperti jurnal penggajian,
file induk penggajian, dan rekonsiliasi bank penggajian.

Jurnal atau Daftar Penggajian, laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan
umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih,
jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi. Transaksi yang
sama yang dimasukkan dalam jurnal atau daftar juga diposting secara simultan ke buku besar
dan ke file induk penggajian.
File Induk Penggajian File induk penggajian (payroll master file) adalah file komputer yang
digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah
karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini. Catatan setiap karyawan
mencantumkan pembayaran kotor selama setiap periode penggajian, pengurangan dari pembayaran
kotor, pembayaran bersih, nomor cek, dan tanggal. File induk ini diperbaharui dari file transaksi
penggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam file induk sama dengan total saldo penggajian
kotor dalam berbagai akun buku besar umum

Persetujuan dan distribusi penggajian harus dikendalikan secara hati-hati untuk mencegah pencurian.
Untuk meningkatkan pengendalian, pengeluaran gaji umumnya diproses secara terpisah dari
pengeluaran lainnya.

Pembayaran gaji Pembayaran diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang
dilaksanakannya. Pembayaran dapat dilakukan dengan cek, tetapi biasanya disetorkan secara langsung
ke rekening bank setiap karyawan. Jumlah yang dibayar merupakan pembayaran kotor dikurangi
pajak dan pengurangan lainnya.
Rekonsiliasi Rekening Bank Penggajian Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting
bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun
penggajian imprest (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah di mana saldo bernilai
kecil dipertahankan. Jumlah setiap gaji bersih yang tepat ditransfer berdasarkan cek atau transfer dana
elektronik dari akun umum ke akun imprest segera sebelum distribusi penggajian. Akun imprest
membatasi exposure klien terhadap kecurangan penggajian dan memisahkan pengeluaran gaji rutin
dari pengeluaran lainnya. Hal tersebut juga menyederhanakan rekonsiliasi rekening bank penggajian.

UU penggajian pemerintah federal dan negara bagian mengharuskan penyiapan serta penyerahan SPT
pajak penggajian secara tepat waktu. Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi
menyiapkan SPT pajak penggajian dengan menggunakan informasi tentang transaksi penggajian dan
file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang
kompeten harus memverifikasi output secara independen.

Formulir W-2 Ini adalah formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang meng-ikhtisarkan
penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak
penghasilan, dan pemotongan FICA (Jaminan Sosial). Informasi yang sama juga diserahkan kepada
Internal Revenue Service dan komisi pajak negara bagian serta lokal jika dapat diberlakukan.
Informasi ini disiapkan dari file induk penggajian dan biasanya dibuat oleh komputer

SPT Pajak Penggajian Ini adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintahlokal, negara bagian,
dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan. Sifat dan
tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung pada jenis pajaknya. Formulir tersebut
disiapkan dari informasi yang ada pada file induk penggajian dan biasanya dibuat oleh komputer.
Pembayaran pemotongan pajak federal dan Jaminan Sosial akan jatuh tempo secara
setengahmingguan atau bulanan, tergantung pada jumlah pemotongan pajaknya. Sebagian besar pajak
pengangguran negara bagian jatuh tempo secara kuartalan.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN


PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI

Setelah Anda familiar dengan fungsi bisnis dan dokumen serta catatan terkait dalam siklus penggajian
dan personalia, kita akan membahas penilaian risiko pengendalian dan perancangan pengujian
pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi untuk siklus tersebut. Metodologi untuk
merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi bagi siklus penggajian dan
personalia adalah sama dengan metodologi yang digunakan pada Bab 14 untuk siklus penjualan dan
penagihan, serta pada Bab 18 untuk siklus akuisisi dan pembayaran; memahami pengendalian
internal, menilai risiko pengendalian yang direncanakan, menentukanluas pengujian pengendalian,
dan merancang pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi demi memenuhi
tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi
Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan
baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para karyawan,
serta meminimalkan kecurangan penggajian Karena sistem pembayaran gaji relatif umum dari
perusahaan ke perusahaan, maka harus tersedia program akuntansi penggajian terkomputerisasi yang
berkualitas tinggi.
Karena pemrosesan penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, darn program harus
dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak, umumnya perusahaan
menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Auditor juga dapat
mengandalkan pengendalian internal organisasi jasa. Hal ini bisa diterima jika auditor organisasi jasa
menerbitkan laporan mengenai pengendalian internal organisasi jasa seperti yang dibahas pada Bab
12 (di Jilid 1).
Biasanya tidaklah sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam
siklus penggajian dan personalia. Untuk karyawan pabrik dan kantor, biasanya ada sejumlah besar
transaksi yang relatif homogen dan berjumlah kecil. Untuk eksekutif, biasanya ada segelintir transaksi
penggajian, tetapi umumnya konsisten dalam hal penetapan waktu dan jumlah. Sebagai akibatnya,
auditor jarang menemukan pengecualian ketika menguji transaksi penggajian. Kadang-kadang terjadi
deviasi pengujian pengendalian, tetapi sebagian besar salah saji moneter dikoreksi oleh pengendalian
verifikasi internal atau ketika merespons keluhan karyawan: Meskipun ada salah saji, salah saji
tersebut jarang bersifat material.

Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat yang sangat
penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia. Pengujian-pengujian
tersebut ditekankan karena tidak adanya bukti pihak ketiga yang independen, seperti konfirmasi,
untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang dipotong, pajak penggajian akrual, dan
akun neraca lainnya. Lebih lanjut, dalam sebagian besar audit, akun neraca biasanya berjumlah kecil
dan dapat diverifikasi dengan relatif mudah jika auditor yakin bahwa transaksi penggajian telah
dimasukkan secara benar ke dalam computer dan SPT pajak penggajian telah disiapkan secara benar.
Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksimerupakan bagian yang
paling penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak bersifat
ekstensif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang rendah atau minimal,
walaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga alasan atas
hal ini:
1. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen
jika mereka dibayar terlalu rendah.
2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tid
3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal menyangkut
pemotongan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak pengangguran

Dengan mengikuti pendekatan yang sama yang digunakan pada Bab 14 untuk transaksi penjualan dan
penerimaan kas, pengendalian internal, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas
transaksi bagi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi dikhtisarkan pada Tabel 20-2.
Sekali lagi, Anda harus mengenali hal-hal berikut:
 Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu, dan kelemahan
yang material untuk setiap organisasi.
 Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko
pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.
 Jika auditor melaporkan tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan
keuangan, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian pengendalian harus
mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian internal terhadap
pelaporan keuangan
 Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian yang dinilai
dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh penggajian terhadap persediaan.
 Pengujian sebenarnya tidak dilaksanakan dalam urutan seperti yang disajikanpada Tabel 20-2.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atastransaksi akan digabungkan jika
memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan
program audit format kinerja.

Tujuan dari banyak pengendalian internal dan sifat pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi bagi sebagian besar pengujian terpampang dari deskripsinya pada Tabel 20-2.
Selanjutnya, akan dibahas pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai
risiko pengendalian.

Pemisahan Tugas yang Memadai Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus
penggajian dan personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada
karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen
sumber daya manusia, yang mengendalikan aktivitas penggajian kunci, seperti menambahkan dan
menghapus karyawan. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penerbitan pengeluaran gaji.

Otorisasi yang Tepat Seperti telah dijelaskan, hanya departemen sumber dayamanusia yang boleh
mengotorisasi untuk menambah dan menghapus karyawandari daftar penggajian atau mengubah
tingkat upah serta potongan. Jumlah jamkerja setiap karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi
oleh penyelia karyawan.Persetujuan dapat dibubuhkan pada semua kartu waktu atau dilakukan atas
dasarpengecualian hanya untuk jam lembur saja.
Dokumen dan Catatan yang Memadai Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat
sistem penggajian. Kartu waktu atau catatan memang diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh-
waktu tetapi tidak untuk karyawan tetap. Untukkaryawan yang dibayar berdasarkan tingkat potongan
atau sistem insentif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi banyak perusahaan, catatan waktu
harus memadai untuk mengakumulasi biaya penggajian menurut pekerjaan atau penugasan. Karena
tujuan kelengkapan umumnya tidak begitu diperhatikan, dokumen yang telah dipranomori untuk
mencatat waktu tidak begitu diperlukan pada penggajian.

Pengendalian Fisik Terhadap Aset dan Catatan Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani
harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian
harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu.
Setiap cek yang tidak diklaim atau dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek
ditandatangani oleh mesin tanda tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi. Demikian juga, jika
pembayaran dilakukan melalui setoran langsung, akses ke system yang digunakan untuk
mengotorisasi pembayaran harus dibatasi.

Pengecekan yang Independen atas Kinerja Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara
independen, termasuk perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar. Seorang anggota manajemen
atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus mereview output penggajian untuk melihat setiap
salah saji atau jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi penilaian
persediaan atau jika diperlukan untuk mengakumulasi biaya berdasarkan pekerjaan, akan dibutuhkan
pengendalian yang memadai untuk memverifikasi pembebanan biaya yang tepat.

Pajak penggajian dan pemotongan pajak lainnya merupakan hal yang penting ajak dalam banyak
perusahaan, baik karena jumlahnya sering kali material maupun karena kewajiban potensialnya akibat
lalai menyerahkan formulir pajak secara tepat waktu dapat menjadi berat.

Penyiapan Formulir Pajak Penggajian Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal,
auditor harus mereview pengisian atau penyiapan dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak
penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa pajak yang belum
dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai menyiapkan formulir pajak secara benar.
Formulir pajak penggajian adalah untuk pajak seperti pajak penghasilan pemerintah federal dan
pemotongan pajak FICA, pemotongan pajak pemerintah negara bagian dan kota, serta pajak
pengangguran pemerintah federal dan negara bagian.
Rekonsiliasi yang terinci atas informasi yang ada pada formulir pajak dan catatan penggajian
mungkin diperlukan apabila auditor yakin bahwa SPT pajak telah disiapkan secara tidak benar.
Indikasi salah saji yang potensial dalam SPT tersebut mencakup pembayaran denda dan bunga di
masa lalu akibat pembayaran yang tidak tepat, personil departemen penggajian yang bertanggung
jawab atas penyiapan SPT tersebut masih baru, tidak adanya verifikasi internal terhadap informasi,
dan masalah arus kas yang dihadapi klien.

Pembayaran Potongan Pajak Penggajian dan Pemotongan Lainnya secara Tepat Waktu
Auditor harus menguji apakah klien telah memenuhi kewajiban hukumnya untuk menyerahkan
pembayaran semua pemotongan pajak penggajian sebagai bagian dari pengujian penggajian walaupun
pembayaran biasanya diladari pengeluaran kas umum. Pemotongan yang dimaksud dalam pengujian
tersebut mencakup asuransi, dan tabungan penggajian.
Pertama auditor harus menentukan persyaratan klien untuk menyerahkanpembayaran, yang
dapat ditentukan dengan mengacu pada sumber-sumber seperti hukum pajak, kontrak serikat pekerja,
dan perjanjian dengan karyawan. Setelahmengetahui persyaratannya, auditor dapat dengan mudah
menentukan apakah klientelah melakukan pembayaran dalam jumlah yang benar secara tepat waktu
denganmembandingkan pengeluaran kas selanjutnya dengan catatan penggajian.
Auditor sering kali memperluas prosedur audit penggajiannya jika penggajian mempengaruhi
secara signifikan penilaian persediaan, atau jika auditor menduga kemungkinan adanya transaksi
penggajian yang curang secara materil, seperti karyawan fiktif atau penipuan jam kerja.

Hubungan Antara Penggajian dan Penilaian Persediaan Jika penggajian merupakan bagian yang
signifikan dari persediaan, yang merupakan hal yang umum bagi perusahaan manufaktur dan
konstruksi, klasifikasi akun penggajian yang tidak tepat dapat mempengaruhi penilaian aset secara
material untug dalam proses, barang jadi, atau konstruksi dalam proses. Sebagai contoh, overhead
yang dibebankan ke persediaan pada tanggal neraca dapat dilebihsajikan jika gaji personil
administratif dibebankan secara tidak sengaja atau secara sengaja ke overhead manufaktur tidak
langsung. Demikian juga, penilaian persediaan akan terpengaruh jika biaya tenaga kerja langsung
setiap karyawan dibebankan secara tidak benar ke pekerjaan atau proses yang salah. Jika pekerjaan
ditagih atas dasar biaya-plus, pendapatan dan penilaian persediaan akan dipengaruhi oleh pembebanan
tenaga kerja ke pekerjaan yang tidak benar
Jika tenaga kerja merupakan bagian yang material dari penilaian persediaan, auditor harus
menekankan pada pengujian pengendalian internal terhadap klasifikasi transaksi penggajian yang
tepat. Konsistensi dari periode ke periode merupakan hal yang penting bagi klasifikasi dan dapat diuji
dengan menelusuri tiket pekerjaan atau bukti lainnya bahwa seorang karyawan telah mengerjakan
suatu pekerjaanatau proses ke catatan akuntansi yang mempengaruhi penilaian persediaan. Sebagai
contoh, jika karyawan harus memperhitungkan semua waktunya setiap minggu dengan
membebankannya ke setiap pekerjaan, pengujian yang bermanfaat adalah menelusuri catatan jam
beberapa karyawan ke catatan biaya pekerjaan yang terkait untuk memastikan bahwa masing-masing
telah dicatat dengan benar. Juga penting untuk menelusuri dari catatan biaya pekerjaan ke kartu waktu
sebagai pengujian atas beban penggajian yang tidak ada yang dimasukkan dalam persediaan.
Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak
bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih
dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja. Biasanya, orang yang melakukan jenis
penggelapan ini adalah klerkdor, rekan karyawan, atau mungkin mantan karyawan itu sendiri
penggajian,Menurut beberapa sistem, mandor dapat mencatat absen masuk seorang karyawan dan
menyetujui kartu waktu pada akhir periode waktu. Jika mandor tersebut juga mendistribusikan cek
pembayaran atau jika penggajian disetorkan langsung ke rekening karyawan, maka terbuka lebarlah
peluang untuk melakukan penggelapan.
Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cekyang
dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tandatangan yang diotorisasi
dan kelayakan endorsement. Perangkat lunak audit dapatdigunakan untuk membandingkan semua
nomor akun di mana gaji disetorkan demi mencari salinannya. Auditor juga sering memeriksa
endorsement pada cekyang dibatalkan untuk melihat jumlah yang tidak biasa atau endorsement kedua
yang terjadi lagi sebagai indikasi kemungkinan adanya cek yang disalahgunakan Memeriksa cek yang
telah dicatat sebagai tidak berlaku juga dapat dilakukan untuk memastikan bahwa cek tersebut tidak
disalahgunakan
Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksiyang dicatat
dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untukmenentukan apakah karyawan
telah benar-benar bekerja selama periode penggajian. Jika gaji dibayar dengan cek, endorsement pada
cek yang dibatalkan yang ditulis untuk karyawan dapat dibandingkan dengan tanda tangan yang
diotorisasi pada formulir otorisasi pemotongan karyawan.
Prosedur yang menguji apakah karyawan yang telah berhenti ditangani denganlayak adalah
memilih beberapa file karyawan yang telah berhenti itu pada tahunberjalan dari catatan personalia
untuk menentukan apakah masing-masing menerimapesangon yang konsisten dengan kebijakan
perusahaan. Jika karyawan yang telahberhenti itu masih terus dibayar, hal ini dapat diuji dengan
menggunakan perangkat lunak audit guna membandingkan tanggal pemberhentian menurut
departemen sumber daya manusia dengan tanggal pembayaran gaji pada jurnal penggajian untuk
memverifikasi bahwa karyawan tersebut tidak lagi dibayar. Secara alami, prosedur ini tidak akan
efektif jika departemen sumber daya manusia tidak diberi tahu mengenai pemberhentian tersebut.
Dalam beberapa kasus, auditor mungkin akan meminta pembayaran gaji kejutar kepada
karyawan. Ini adalah prosedur di mana semua karyawan harus mengambil dan menandatangani
ceknya atau catatan penggajian setoran langsung di depan seorang penyelia dan auditor. Setiap cek
yang tidak diklaim harus diinvestigasi secara ekstensif untuk menentukan apakah cek yang tidak
diklaim itu merupakan kecurangan atau penipuan. Pembayaran kejutan sangatlah mahal tetapi
mungkin merupakan satu-satunya cara untuk mendeteksi penggelapan uang.

Pengujian atas Kecurangan Waktu Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan
melaporkan waktu yang lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang
tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya
adalah merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja
yang independen, seperti yang sering kali diselenggarakan oleh pengendalian produksi Perangkat
lunak audit dapat digunakan untuk menguji kelayakan waktu yang dikerjakan atau total yang dibayar
kepada setiap karyawan dan jumlah yang tidak biasa yang diidentifikasi untuk pengujian lebih lanjut.
Demikian juga, mungkin saja untuk mengamati seorang karyawan yang memasukkan lebih dari satu
kartu waktu untuk kepentingan rekannya. Akan tetapi, biasanya jauh lebih mudah bagi klien untuk
mencegah jenis penipuan ini dengan pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor untuk
mendeteksinya.

Laporan Beban yang Curang Penggantian atas beban perjalanan dan hiburan adalah bagian dari
siklus akuisisi dan pembayaran; namun, auditor sering kali melakukan prosedur tambahan sebagai
bagian dari pengujian penggajian dan personalia. Seperti ditunjukkan pada cerita di atas, pemalsuan
laporan beban oleh manajemen dapat menjadi indikator diabaikannya pengendalian internal dan
potensi kecurangan di area lainnya. Akibatnya, auditor harus memberikan perhatian khusus pada
laporan beban perjalanan dan hiburan bagi pejabat dan direktur serta harus melakukan pengujian
dengan memverifikasi persetujuan yang tepat dan tujuan dari perjalanan bisnis, memeriksa tanda
terima pendukung, dan menentukan apakah penggantian memang ada dalam pedoman perusahaan.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN


SALDO

Selama kedua tahap audit yang pertama, auditor menilai risiko pengendalian dan melaksanakan
pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi. Setelah menyelesaikan pengujian
tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam siklus penggajian dan
personalia, auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo.
Metodologi untuk memutuskan pengujian atas rincian saldo yang tepat bagi akun kewajiban
penggajian adalah sama seperti yang diikuti pada Bab 16 untuk piutang usaha serta Bab 18 dan 19
untuk akun neraca akuisisi dan pembayaran. (Lihat Gambar 16-1 untuk metodologi piutang usaha.)

Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi


Penggajian (Tahap I)
Risiko bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi
pada sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, risiko bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada
kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham
serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya. Sebagai contoh, banyak
perusahaan teknologi dan lainnya menyediakan opsi saham yang ekstensif sebagai bagian
dari paket kompensasinya untuk karyawan kunci yang secara signifikan mempengaruhi beban
kompensasi dan ekuitas pemegang saham . Contoh risiko lainnya termasuk peristiwa seperti
renegosiasi kontrak serikat kerja dan klaim diskriminasi. Auditor harus memahami
kemungkinan terjadinya peristiwa tersebut dan menentukan pengaruh potensialnya terhadap
laporan keuangan, termasuk pengungkapan catatan kaki.

Menetapkan Materialitas Kinerja dan Menilai Risiko Inheren


(Tahap I)
Kebanyakan perusahaan memiliki sejumlah besar transaksi yang melibatkan penggajian,
sering kali dengan total nilai yang besar. Akan tetapi, akun-akun neraca biasanya tidak
berjumlah signifikan, kecuali tenaga kerja yang dibebankan ke persediaan.

SATU BANDING 300 MILIAR


Selain potensi kecurangan, risiko inheren umumnya juga rendah bagi semua tujuan audit
yang berkaitan dengan saldo. Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada risiko inheren
berupa kecurangan penggajian. Karena itu, auditor sering kali mempertimbangkan
pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi-keterjadian. Hal ini juga berlaku
bagi perusahaan manufaktur yang secara signifikan membebankan tenaga kerjanya ke
persediaan, yang berpotensi menimbulkan misklasifikasi antara beban penggajian dan
persediaan atau di antara kategori persediaan. Sebagai bagian dari pemahaman mengenai
klien, auditor dapat mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan penggajian yang
kompleks, seperti rencana kompensasi berdasarkan saham, yang dapat meningkatkan risiko
inheren yang berhubungan dengan akuntansi dan pengungkapan kesepakatan tersebut.

Menilai Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang


Terkait (Tahap I dan II)
Pada awal bab ini, kita membahas penilaian risiko pengendalian dan pengujian pengendalian
serta pengujian substantif atas transaksi yang berhubungan. Lihat lagi Tabel 20-2 untuk
mereview topik-topik tersebut.

Melaksanakan Prosedur Analitis (Tahap III)


Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus penggajian dan personalia
seperti pada setiap siklus lainnya. Tabel 20-3 mengilustrasikan prosedur analitis untuk akun-
akun neraca serta laporan laba rugi dalam siklus penggajian dan personalia. Sebagian besar
hubungan pada kolom pertama dapat diprediksikan sehigga bermanfaat untuk
mengidentifikasi bidang-bidang yang memerlukan investigasi tambahan.

TABEL 20-3

Merancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo


untuk Akun Kewajiban dan Beban (Tahap III)
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering kali disebut
sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll expences), biasanya bersifat langsung
jika pengendalian internal telah beroperasi secara efektif. Jika auditor merasa puas bahwa
transaksi penggajian telah dicatat dengan benar dalam jurnal penggajian dan formulir pajak
terkait telah disiapkan secara akurat serta pajak dibayar tepat waktu, pengujian atas rincian
saldo tidak akan menghabiskan banyak waktu.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah:
1. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar
(keakuratannya).
2. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang
benar (pisah batas).

Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah memastikan bahwa tidak ada kurang
saji atau akrual yang dihilangkan. Selanjutnya, kita akan membahas akun kewajiban
yang utama dalam siklus penggajian dan personalia.

Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan Pajak penggajian yang dipotong tetapi
belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya
dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode
selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Pos-pos yang dipotong lainnya
seperti tabungan pensiun, iuran serikat pekerja, obligasi tabungan, dan asuransi dapat
diverifikasi dengan cara yang sama. Jika pengendalian internal sudah beroperasi
secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang
bersamaan dengan prosedur tersebut.
Gaji dan Upah Akrual Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum
menerima upah yang telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir
hingga periode selanjutnya. Biasanya gaji personil akan diberikan semuanya kecuali
lembur pada hari terakhir bulan tersebut, sementara upah karyawan per jam selama
beberapa hari sering kali belum akan dibayarkan pada akhir tahun.
Pisah batas dan keakuratan yang benar untuk gaji serta upah akrual tergantung
pada kebijakan perusahaan, yang harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.
Beberapa perusahaan menghitung jam kerja yang benar-benar dihasilkan selama
periode berjalan dan dibayarkan pada periode selanjutnya, sementara yang lainnya
meghitung suatu proposi yang diaproksimasi. Sebagai contoh, jika penggajian
selanjutnya adalah untuk 3 hari kerja selama tahun berjalan dan 2 hari kerja selama
tahun selanjutnya, penggunaan pembayaran kotor periode selajutnya sebesar 60
persen sebagai akrual merupakan sebuah contoh aproksimasi.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah
dan mengetahui bahwa hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur
audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan adalah menghitung ulang
akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari setiap signifikan saldo adalah
kelalaian untuk memasukan jumlah hari yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum
dibayar.

Komisi Akrual Konsep yang sama digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah
akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini umumnya lebih
sulit diverifikasi karena perusahaan sering kali memiliki beberapa jenis perjanjian
yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan dengan komisi lainnya. Sebagai
contoh, beberapa wiraniaga mungkin menerima komisi setiap bulan tetapi tidak
menerima gaji, sementara yang lainnya mungkin menerima gaji bulanan ditambah
komisi yang dibayarkan secara kuartalan. Dalam memverifikasi komisi akrual, hal
pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan sifat perjanjian komisi dan
kemudian menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut. Auditor harus
membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun-tahun
sebelumnya demi tujuan konsistensi.

Bonus Akrual Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar
kepada para pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar sehigga
kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji yang material. Verifikasi
atas akrual tercatat biasanya dapat dicapai dengan membandingkannya dengan jumlah
yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.

Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya Akrual
dari kewajiban-kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya
merupakan pertimbangan paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertaama kali, baru
kemudian jumlah yang tercatat harus dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini harus
sesuai dengan standar akuntansi mengenai absen yang diberi kompensasi.

Pajak Penggajian Akrual Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran
negara bagian serta federal, dapat diverifikasi dengan memeriksa formulir pajak yang
disiapkan pada periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus
dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.

Pegujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban Beberapa akun pada laporan laba
rugi dipengaruhi oleh transaksi penggajian. Di sini pos yang paling penting adalah
gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja
manufaktur langsung. Sering kali, biaya dapat dipecah lebih lanjut menurut divisi,
produk, atau cabang. Tunjangan atau manfaat seperti asuransi kesehatan juga dapat
dimasukkan daalam beban.
Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit
terhadap akun-akun laporan laba rugi pada sebagian besar audit selain prosedur
analitis, pengujian pengendalian, pengujian substantive atas transaksi, dan pengujian
atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas. Pengujian tambahan yang ekstensif
hanya akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan defisiensi yang signifikan atau
kelemahan yang material dalam pengendalian internal, salah saji yang signifikan
dalam pengujian kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam
prosedur analistis. Meskipun demikian, beberapa akun laporan laba rugi sering kali
diuji dalam siklus penggajian dan personalia. Hal tersebut mencakup kompensasi
pejabat, komisi, beban pajak penggajian, total penggajian, dan tenaga kerja kontrak.

Kompensasi Pejabat Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat


merupakan jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya
harus dimasukkan dalam Form 10-K SEC dan SPT pajak penghasilan federal.
Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena beberapa individu mungkin saja
mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah diotorisasi. Pengajuan audit
yang biasa adalah memperoleh gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat
dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang berhubungan.

Komisi Auditor dapat memverifikasi beban komisi dengan relatif mudah jika tingkat
komisi sama untuk setiap jenis penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan
tersedia dalam catatan akuntansi. Beban komisi total dapat diverifikasi dengan
mengaalikan tingkat komisi untuk setiap jenis penjualan dengan jumlah penjualan
dalam kategori tersebut. Jika informasi yang diinginkan tidak tersedia, mungkin perlu
menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga penjualan tertentu
dan menelusuri totl pembayaran komisi.

Beban Pajak Penggajian Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji
dengan pertama merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak penggajian
dengan total penggajian untuk seluruh tahun. Total pajak penggajian kemudian dapat
dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai dengan penggajian kena pajak.
Perhitungan tersebut sering kali menghabiskan waktu karena pajak biasanya hanya
dapat diterapkan pada suatu bagian dari penggajian dan tingkat tersebut mungkin
berubah di tengah-tengah tahun jika laporan keuangan wajib pajak tidak mengikuti
dasar tahun kalender. Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan
banyak biaya dan biasanya tidak diperlukan kecuali prosedur analitis
mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak dapat dipecahkan memalui
prosedur lainnya. Ketika diperlukan pengujian biasanya dilakukan bersamaan dengan
pengujian akrual pajak penggajian.

Total Penggajian pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak


penggajian adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum
dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2. Tujuan dari pengujian tersebut
adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian di bebankan ke akun non
penggajian atau sama sekali tidak dicatat ke dalam jurnal penggajian. Karena catatan
pajak penggajian dan penggajian biasanya disiapkan secara langsung dari file induk
penggajian, salah saji jika ada mungkin terdapat di kedua catatan. Pengujian
pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang lebih baik
dalam mengungkapkan kedua jenis salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.
Tenaga Kerja Kontrak Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi
melakukan kontrak dengan organisasi luar untuk menyediakan staf. Individu yang
menyediakan jasa dipekerjakan oleh organisasi luar. Sebagai contoh, perusahaan
sering kali melakukan kontrak dengan perusahaan jasa teknologi informasi untuk
menangani manajemen teknologi informasi perusahaan dan fungsi staf. Biaya yang
dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan membandingkan jumlahnya dengan
kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan perusahaan jasa luar.

Tujuan Penyajian dan Pengungkapan Pengungkapan yang diperlukan untuk


transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah mendalam. Akan tetapi, beberapa
transaksi yang kompleks, seperti opsi saham dan rencana kompensasi pejabat
eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor dapat
menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian
dan pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo akun kewajiban dan beban.
Prosedur lain yang berhubungan dengan tujuan penyajian dan pengungkapan akan
dibahas lebih lanjut di Bab 24.