Ensayo: Importancia de los Archivos

Por: Jesús Alberto Valencia Ocampo

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Los archivos cumplen un papel vital en el desarrollo de la historia como se

conoce, civilizaciones enteras han estado abrigadas para el control que un
documento bien brinda para conservar el resultado histórico de una
transacción, una batalla, unas tierras. Una sociedad completa inmersa en la
total certeza de inscripciones sobre cualesquiera sea el material, el legado de
instrucciones que provocan una marcada insignia de la vigencia continúa.
El archivo cumple su función plenamente como el soporte que requiere gestión
alguna, la toma de decisiones en una organización sin importar su naturaleza
generará la necesidad de documentos que respalden una evidencia para llegar
a próximas conclusiones. Sin importar el fin último de un archivo su existencia
se hace imprescindible toda vez que el desarrollo, futuro, progreso o
establecimiento de una institución dependerá de la conservación, vigilancia,
fiabilidad que pueda garantizar un documento debidamente clasificado,
ordenado, almacenado según corresponda.
Cada documento siempre constituirá, en medida distinta, parte importante de la
empresa que quiera impulsar, del orden que se le brinde, la clasificación que se
ofrezca a los documentos depende el trazo que marca el margen de una
decisión. Por ejemplo un archivo activo se puede considerar con la suma
importancia que este requiera para la cercanía de últimos sucesos, así mismo
un semiactivo o el histórico de un archivo inactivo, según su naturaleza se
podrá obtener la clasificación que corresponda desde archivos públicos,
privados o privados de interés público, también se pueden agregar a esta
párrafo la clasificación según el ciclo vital del archivo donde bien se
encontrarán archivo de gestión, archivo central y archivo histórico, cada uno
dispuesto según corresponda a la necesidad de la organización.
Si de hablar de los archivos como seres individuales se podrán considerar
cualidades específicas como el afirmar que son técnicos pues registrar
situaciones en la toma de decisión responsable, son exactos toda vez que
brindan información precisa y sin equivocaciones, funcionales ya que aportan
eficiencia al desarrollo de la operación, deben ser simples y económicos sin
ahondar en esto dos últimos.
Por último y no menos importante, si hablar del archivo no es suficiente, el
archivista cumple un papel vital en este Un archivista siempre ha de ser una
persona integral que cumpla su labor con especial diligencia para ofrecer un
servicio de calidad y garantizar el fin último, la seguridad de los documentos
que reposan bajo la custodia de su responsabilidad.