BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

User Guide (Pendaftar)

Sistem Pendaftaran Online PMB
Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya

Copyright © 2015 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | i

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved.

Informasi yang terdapat pada dokumen ini adalah rahasia dan diatur oleh legalitas
antara PT Sentra Vidya Utama dan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya dan tidak
diperkenankan secara keseluruhan atau sebagian diberikan atau disalin kepada pihak
lain tanpa kesepakatan atau izin tertulis.

Dicetak dan diterbitkan oleh PT Sentra Vidya Utama untuk penggunaan kalangan
terbatas.
 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
Daftar Isi
Daftar Isi ................................................................................................................................ 1
Daftar Gambar ....................................................................................................................... 2
1 Pendahuluan ................................................................................................................. 3
2 Prosedur Pendaftaran.................................................................................................... 3
2.1 Bagaimana Cara Mendaftar online dan Melakukan Pembayaran Formulir ? ............. 4
2.2 Bagaimana Cara Konfirmasi Pembayaran ? ................................................................. 7
2.3 Bagaimana Cara Melakukan Pengisian Biodata Pendaftar & Cetak Kartu Ujian ? ...... 8
2.4 Bagaimana Cara Melakukan Proses Login ? .............................................................. 11
2.5 Bagaimana Cara Update Data Biodata Pendaftar ? .................................................. 13
2.6 Bagaimana Cara Upload Berkas Administrasi Syarat Seleksi ? .................................. 14
2.7 Bagaimana Cara Melihat Hasil Kelulusan ? ............................................................... 15
2.8 Bagaimana Cara Membayar Tagihan Daftar Ulang ? ................................................ 16
2.9 Bagaimana Cara Melihat Informasi Berkas Registrasi Ulang ? .................................. 19
2.10 Bagaimana Cara Mengubah Password ? ................................................................... 20
3 Proses Keluar Sistem ................................................................................................... 21

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 1

 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
Daftar Gambar
Gambar 2.1 Alur Pendaftaran Online Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya.................................. 3
Gambar 2.2 Halamaan Utama Sistem Pendaftaran Online .................................................................... 4
Gambar 2.3 Halaman Form Pengisian Daftar Peminat .......................................................................... 5
Gambar 2.4 Halaman Informasi ID Peminat & Kode Virtual Account (VA)............................................. 6
Gambar 2.5 Halaman Informasi Pendaftaran Berhasil Via Email Peminat ............................................ 6
Gambar 2.6 Menu Konfirmasi Pembayaran ........................................................................................... 7
Gambar 2.7 Halaman Konfirmasi Pembayaran ...................................................................................... 7
Gambar 2.8 Halaman Form Pengisian Data Pendaftar .......................................................................... 8
Gambar 2.9 Halaman Informasi Registrasi Pendaftaran Berhasil .......................................................... 9
Gambar 2.10 Halaman Edit Data Pendaftar ........................................................................................... 9
Gambar 2.11 Halaman Proses Upload Foto Pendaftar ......................................................................... 10
Gambar 2.12 Halaman Cetak Kartu Ujian Pendaftar ........................................................................... 11
Gambar 2.13 Halaman Menu Login ...................................................................................................... 12
Gambar 2.14 Halaman Login Pendaftar ............................................................................................... 12
Gambar 2.15 Halaman Profil Pendaftar ............................................................................................... 13
Gambar 2.16 Halaman Biodata Pendaftar ........................................................................................... 13
Gambar 2.17 Proses Simpan Update Biodata Pendaftar ...................................................................... 14
Gambar 2.18 Halaman Informasi Berkas Administrasi Seleksi Pendaftar ............................................ 14
Gambar 2.19 Halaman Upload Berkas Administrasi Pendaftar ........................................................... 15
Gambar 2.20 Halaman Informasi Validasi Berkas Administrasi Pendaftar .......................................... 15
Gambar 2.21 Halaman Informasi Kelulusan ......................................................................................... 16
Gambar 2.22 Tabel Informasi Nilai Tes Kelulusan Pendaftar ............................................................... 16
Gambar 2.23 Halaman Riwayat Keuangan........................................................................................... 17
Gambar 2.24 Halaman Daftar Riwatar Tagihan Keuangan Pendaftar................................................. 17
Gambar 2.25 Proses Generate Virtual Account .................................................................................... 18
Gambar 2.26 Tombol Batalkan Kode Virtual Account .......................................................................... 19
Gambar 2.27 Tombol Update Kode Virtual Account ............................................................................. 19
Gambar 2.28 Halaman Informasi Berkas Regitrasi Ulang .................................................................... 19
Gambar 2.29 Halaman Informasi Validasi Berkas Regitrasi Ulang ...................................................... 20
Gambar 2.30 Halaman Informasi NIM Mahasiswa Baru ...................................................................... 20
Gambar 2.31 Tampilan Menu Ganti Password ..................................................................................... 20
Gambar 2.32 Halaman Proses Ubah Ganti Password........................................................................... 21
Gambar 3.1 Tampilan Menu Logout ..................................................................................................... 21

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 2

 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
1 Pendahuluan
SIM Penerimaan Mahasiswa Baru merupakan sistem yang dibangun untuk
mengelola data-data pendaftaran mahasiswa baru sehingga memberikan kemudahan
kepada pengguna dalam melakukan proses seleksi penerimaan mahasiswa baru yang
bisa dilakukan secara online melalui internet, sehingga lebih mudah, dan efisien.
SIM Penerimaan Mahasiswa Baru dibangun menggunakan sistem bertingkat
sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perguruan
tinggi. Pada bagian ini kami jelaskan alur proses SIM PMB untuk pendaftaran online user
Peminat & Pendaftar.

2 Prosedur Pendaftaran

Gambar 2.1 Alur Pendaftaran Online Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya

Berikut adalah penjelasan lebih detail dari gambar alur diatas :

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 3

 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
2.1 Bagaimana Cara Mendaftar online dan Melakukan Pembayaran Formulir ?
Untuk proses pendaftaran calon mahasiswa baru dibagi menjadi 2, yaitu berbayar dan
tidak berbayar, untuk yang tidak berbayar hanya khusus untuk penerimaan mahasiswa
baru jalur RPL (Recognize Pendidikan Lama), sedangkan untuk jalur lain system
berbayar, berikut adalah proses pendaftaran untuk jalur berbayar :
Langkah – langkah :
1. Ketik alamat pendaftaran online Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya :

http://sim.poltekkesdepkes-sby.ac.id/pmbfront/

sehingga akan tampil halaman utama pendaftaran online penerimaan mahasiswa

baru seperti dibawah ini :

Gambar 2.2 Halamaan Utama Sistem Pendaftaran Online

2. Untuk peminat yang ingin melihat alur detail pendaftaran dan download manual

guide pendaftaran online silakan klik tombol atau klik

langsung pada gambar PROSEDUR PENDAFTARAN ONLINE.

3. Untuk melakukan pendaftaran silakan peminat klik tombol .

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 4

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

4. Selanjutnya silakan peminat memilih jalur pendaftaran sesuai keinginan dan klik

tombol , sehingga akan tampil halaman berikut :

Gambar 2.3 Halaman Form Pengisian Daftar Peminat

5. Masukkan data peminat Nama, Propinsi, Kota, Jenis Sekolah, Sekolah, No, HP,
Email, Alamat, Jumlah Pilihan, Jenjang (tanda * wajib diisi), dan masukkan hasil
jumlah angka dari angka penjumlahan yang tertera, kemudian klik tombol
[Daftar], tujuan untuk mendapatkan ID Peminat dan Kode Virtual Account untuk
pembayaran formulir, berikut tampilan proses simpan berhasil peminat :

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 5

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.4 Halaman Informasi ID Peminat & Kode Virtual Account (VA)

6. Selanjutnya peminat melakukan proses pembayaran online dengan system

pembayaran SevimaPay, untuk informasi ID Peminat dan Kode VA juga bisa di cek
di email peminat karena system juga otomatis melakukan proses pengiriman
lewat email peminat, berikut tampilan email pendaftaran peminat berhasil :

Gambar 2.5 Halaman Informasi Pendaftaran Berhasil Via Email Peminat

7. Selanjutkan silakan pendaftar melakukan proses pembayaran online dengan

menggunakan channel pembayaran via ATM, E-Banking, Mobile Banking, atau
langsung melalui Teller, dengan cara Transfer ke bank BNI, dan gunakan Kode

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 6

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
Virtual Account pada saat memasukkan rekening tujuan dan masukkan jumlah
bayar sesuai Total Pembayaran.

8. Untuk pendaftar yang melakukan pembayaran antar bank BNI silakan gunakan
kode bank BNI didepan kode virtual account.

9. Setelah proses pembayaran dilakukan maka selanjutnya silakan melakukan

konfirmasi pembayaran.

2.2 Bagaimana Cara Konfirmasi Pembayaran ?

1. Jika peminat sudah melakukan proses pembayaran formulir di bank (harap bukti
pembayaran lunas disimpan), maka selanjutnya melakukan proses Konfirmasi
Pembayaran pada system dengan klik tombol [Konfirmasi Pembayaran]

Gambar 2.6 Menu Konfirmasi Pembayaran

2. Masukkan Kode Virtual Account (VA) dan klik tombol [Konfirmasi Pendaftaran]

Gambar 2.7 Halaman Konfirmasi Pembayaran

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 7

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
2.3 Bagaimana Cara Melakukan Pengisian Biodata Pendaftar & Cetak Kartu Ujian ?
Langkah – langkah :
1. Setelah konfirmasi pembayaran dilakukan selanjutnya system akan menampilkan
form pengisian registrasi biodata pendaftar, peminat mengisi data pendaftar
secara benar pada masing- masing tab Biodata, Tempat Tinggal, Pekerjaan,
Keluarga, Sekolah (tanda * wajib diisi) dan klik tombol [Simpan] untuk
menyimpan data pendaftar.

Gambar 2.8 Halaman Form Pengisian Data Pendaftar

2. Apabila proses pengisian data berhasil system akan otomatis menampilkan

informasi Kode Pendaftar dan Password, kode pendaftar dan password
digunakan pada saat LOGIN pendaftar.

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 8

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.9 Halaman Informasi Registrasi Pendaftaran Berhasil

3. Klik tombol [Edit] jika ingin melakukan proses update data pendaftar, lakukan
proses update data dan klik tombol [Simpan] kembali.

Gambar 2.10 Halaman Edit Data Pendaftar

4. Untuk upload foto pendaftar klik tombol Edit pada tampilan template foto
pendaftar, kemudian tentukan foto yang akan diupload , seperti berikut ini :

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 9

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.11 Halaman Proses Upload Foto Pendaftar

5. Untuk cetak kartu pendaftar yang nanti dibawa pada saat ujian maka klik tulisan
Cetak Kartu Pendaftar, dan akan tampil form kartu pendaftar yang siap di cetak,
seperti berikut :

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 10

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.12 Halaman Cetak Kartu Ujian Pendaftar

2.4 Bagaimana Cara Melakukan Proses Login ?

Langkah – langkah :
1. Klik Tombol LOGIN

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 11

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.13 Halaman Menu Login

2. Masukkan ID Pendaftaran/ Username dan Password (Format password diambil

dari tanggal lahir yyyy,mm,dd) kemudian klik tombol [Login].

Gambar 2.14 Halaman Login Pendaftar

6. Setelah proses login berhasil selanjutnya system akan mengarahkan ke halaman

profil pendaftar, seperti berikut :

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 12

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.15 Halaman Profil Pendaftar

2.5 Bagaimana Cara Update Data Biodata Pendaftar ?

Langkah – langkah :
1. Pilih Menu Step 1 Biodata

Gambar 2.16 Halaman Biodata Pendaftar

3. Untuk update data biodata pendaftar silakan klik tombol [Edit], kemudian silakan
lakukan update data selanjutnya klik tombol [Simpan] untuk menyimpan kembali
biodata pendaftar terbaru.

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 13

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.17 Proses Simpan Update Biodata Pendaftar

2.6 Bagaimana Cara Upload Berkas Administrasi Syarat Seleksi ?

Langkah – langkah :
1. Pilih Menu Step 2 Seleksi Berkas

Gambar 2.18 Halaman Informasi Berkas Administrasi Seleksi Pendaftar

2. Untuk melakukan upload file berkas administrasi klik tombol [Edit], masukkan file
yang akan diupload kemudian klik tombol [Simpan], seperti contoh berikut :

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 14

 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.19 Halaman Upload Berkas Administrasi Pendaftar

3. Setelah file berkas administrasi di upload oleh pendaftar, selanjutnya adalah

proses validasi yang dilakukan oleh admin PMB, untuk file berkas yang sudah
tervalidasi akan tercentang seperti contoh dibawah ini :

Gambar 2.20 Halaman Informasi Validasi Berkas Administrasi Pendaftar

2.7 Bagaimana Cara Melihat Hasil Kelulusan ?

Langkah – langkah :
1. Pilih Menu Step 3 Informasi Kelulusan

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 15

 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.21 Halaman Informasi Kelulusan

2. Pada notifikasi baris pertama pendaftar akan mendapatkan informasi kelulusan

untuk prodi yang diterima (perhatikan pada kotak warna merah pada gambar
diatas).

3. Selain mengetahui informasi kelulusan calon MABA juga bisa melihat nilai ujian
dan status lulus (lihat halaman paling bawa system).

Gambar 2.22 Tabel Informasi Nilai Tes Kelulusan Pendaftar

4. Selanjutnya calon mahasiswa baru yang sudah diterima melakukan proses

Registrasi Ulang.

2.8 Bagaimana Cara Membayar Tagihan Daftar Ulang ?

Langkah – langkah :
1. Pilih Menu Step 4 Keuangan

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 16

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.23 Halaman Riwayat Keuangan

2. Untuk melihat riwayat tagihan daftar ulang pendaftar pilih tab Tagihan Pendaftar,
sehingga akan tampil daftar riwayat keuangan pendaftar seperti contoh berikut
(misal tagihan SPP):

Gambar 2.24 Halaman Daftar Riwatar Tagihan Keuangan Pendaftar

Keterangan : Pada riwayat keuangan pendaftar bisa memiliki lebih dari 1 jenis
tagihan sesuai kebijakan Universitas mengenai tagihan daftar ulang yang harus
dibayarkan.

3. Setelah melihat riwayat tagihan selanjutnya silakan pendaftar melakukan generate

VA pada tab Virtual Account dan klik tombol , kemudian

akan tampil informasi pembayaran dengan metode pembayaran online SevimaPay,
seperti contoh dibawah ini:

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 17

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.25 Proses Generate Virtual Account

4. Selanjutkan silakan pendaftar melakukan proses pembayaran online dengan

menggunakan channel pembayaran via ATM, E-Banking, Mobile Banking, atau
langsung melalui Teller, dengan cara Transfer ke bank BNI, dan gunakan Kode
Virtual Account pada saat memasukkan rekening tujuan dan masukkan jumlah
bayar sesuai Total Pembayaran.

5. Untuk pendaftar yang melakukan pembayaran antar bank BNI silakan gunakan
kode bank BNI didepan kode virtual account.

6. Untuk waktu pembayaran silakan melakukan pembayaran tidak melebihi batas

waktu pembayaran, karena jika melebihi batas waktu pembayaran maka kode
virtual account (VA) akan Expired (Kadaluarsa) dan silakan melakukan Generate
Virtual Account Kembali.

7. Jika ingin membatalkan kode virtual account silakan klik tombol

(kode va yang dibatalkan tidak bisa digunakan untuk

melakukan pembayaran).

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 18

 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Gambar 2.26 Tombol Batalkan Kode Virtual Account

8. Apabila pendaftar sudah pernah melakukan generate kode virtual account tetapi
belum melakukan pembayaran dan batas pembayaran masih berlaku, silakan klik

tombol sehingga apabila terjadi update jumlah tagihan

maka system akan memproses sesuai jumlah tagihan terbaru.

Gambar 2.27 Tombol Update Kode Virtual Account

2.9 Bagaimana Cara Melihat Informasi Berkas Registrasi Ulang ?

Langkah – langkah :
1. Pilih menu Step 5 Registrasi Ulang

Gambar 2.28 Halaman Informasi Berkas Regitrasi Ulang

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 19

 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
2. Jika berkas daftar ulang telah diserahkan dan divalidasi oleh bagian pendaftaran
kampus maka otomatis akan tercentang untuk informasi status validasi, seperti
contoh berikut :

Gambar 2.29 Halaman Informasi Validasi Berkas Regitrasi Ulang

3. Untuk calon mahasiswa baru yang sudah melakukan proses daftar ulang maka
calon mahasiswa baru tersebut mendapatkan kode NIM dan terdaftar di daftar
mahasiswa di system informasi akademik Universitas Prisma Manado, untuk
melihat NIM yang diperoleh pilih menu Step 4 Informasi Kelulusan, seperti
berikut:

Gambar 2.30 Halaman Informasi NIM Mahasiswa Baru

2.10 Bagaimana Cara Mengubah Password ?

Langkah – langkah :
1. Pilih menu Akun  Ganti Password.

Gambar 2.31 Tampilan Menu Ganti Password

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 20

 BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA
2. Masukkan Password Lama, Password Baru, dan Konfirmasi Password Baru,
kemudian klik tombol [Ganti Password], maka secara otomatis password telah
diubah.

Gambar 2.32 Halaman Proses Ubah Ganti Password

3 Proses Keluar Sistem

Untuk keluar dari system caranya pilih menu Akun  Logout, seperti contoh berikut :

Gambar 3.1 Tampilan Menu Logout

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 21

BUKU PETUNJUK SIM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURABAYA

Copyright © 2018 PT Sentra Vidya Utama, All Rights Reserved Halaman | 22