MAKALAH ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Tentang:

ADMINISTRASI TATA USAHA

Disusun oleh Kelompok 4:

RIKA PURNAMA SARI 1714080016

SITI MAULINAWATI 1714080025

INDAH DZIL ARZY 1714080018

Dosen pembimbing:

Dr. AHMAD SABRI, M. Pd

JURUSAN TADRIS IPA FISIKA A

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI IMAM BONJOL PADANG

2018/2019
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kunci pembangunan masa mendatang bagi bangsa indonesia adalah

pendidikan. Sebab dengan pendidikan diharapkan setiap individu mengetahui
keberadaannya dan mampu berpartisivasi dalam gerak pembangunan. Dengan
pesatnya perkembangan dunia di era Milenial, maka pendidikan nasional juga
harus terus-menerus dikembangkan seirama dengan zaman. Pada umumnya
sebuah sekolah dan pendidikan bertujuan pada bagaimana kehidupan manusia itu
harus ditata, sesuai dengan nilai-nilai kewajaran dan keadaban.
Administrasi pendidikan merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-
kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangku
pautnya dengan tugas-tugas pendidikan.
Tata usaha merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi, berupa
semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar, meningkatkan aktivitas
dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan informasi
yang diperlukan, sehingga administrasi itu berjalan dengan lancar.

B. Rumusan Masalah
1. Apa arti dan fungsi tata usaha ?
2. Bagaimana ciri ciri tata usaha ?
3. Bagaimana ruang lingkup tata usaha ?
C. Tujuan
1. Mengetahui arti dan fungsi tata usaha
2. Membahas ciri ciri tata usaha
3. Membahas ruang lingkup tata usaha
 RIKA PURNAMA SARI
1714080016
ARTI DAN FUNGSI TATA USAHA
BUKU BACAAN: ADMINISTRASI PENDIDIKAN (Drs. H.M DARYANTO) DAN ADMINISTRASI
PENDIDIKAN (Drs. H. AHMAD SABRI)
Sumber internet: Adminisrasi Tata Usaha dalam http://gudangmaulana.blogspot.com

PEMBAHASAN

A. ARTI DAN FUNGSI TATA USAHA

Tata usaha, yang sering juga disebut dengan tata laksana, merupakan bagian
dari keseluruhan proses administrasi. Dalam bahasa Inggris, ada yang
menyebutnya sebagai “Clerical Work” atau “Reporting and Recording System”
atau “Office Management”, yaitu semua mekanisme yang dapat membantu,
memperlancar, meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan
menyediakan segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi
tersebut berjalan lancar.1

Selain itu, tata usaha juga diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan
segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan sebagai bahan
keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan,
pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang
diperlukan oleh organisasi.2

Sedangkan pengertian tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha

untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu
menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha
merupakan salah satu unsur administrasi.3
Inti dari pada kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan
(fungsi), yaitu:

1. Menghimpun, yaitu: Kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan

tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap
untuk dipergunakan jika diperlukan.

1
Arif Ma’ul, “Administrasi Tata Usaha”, di akses dari
http://gudangmaulana.blogspot.com/2016/10/administrasi-tata-usaha-administrasi.html, pada
tanggal 24 September 2018 pukul 13.00
2
Ibid.,
3
Drs. H.M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, Rineka Cipta, Jakarta, 2014, hlm. 94.
 2. Mencatat, yaitu Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis
sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah, yaitu bermacam macam kegiatan mengerjakan keterangan
dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan, yaitu Kegiatan memperbanyak dengan berbagai alat dan
cara.
5. Mengirim, yaitu Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak ke pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di
tempat tertentu dan aman.4

Dalam garis besarnya, tata usaha mempunyai 3 pokok peranan, yaitu:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

dari suatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.5

Tata usaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dalam

menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan itu akan
memudah penyelesain pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih
baik.6contohnya tata usaha pada sebuag sekolah, tata usaha di sekolah akan
melayani guru guru dalam proses mengajar untuk kelancaran peserta didik dalam
belajar. Dengan menyiapkan jadwal pelajaran siswa, dan melayani surat menyrat
yang dibutuhkan siswa. Dengan ini tercipta lah kelancaran dalam proses belajar
dan mengajar di suatu sekolah.

4
Ahmad Sabri, Administrasi Pendidikan, (Padang: IAIN-IB Press, 2000). Hal 46
5
Ibid., hlm 47
6
Ibid., hlm 47
 Tata usaha juga membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat
keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Pencatatan keterangan
keterarangan, selain keperluan untuk informasi juga bertalian dengan fungsi
pertanggungjawaban dan fungsi kontrol. Tata usaha mempunyai peranan
melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam
keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dukumen.7

Siti Maulina Wati

1714080025
Ciri Ciri Tata Usaha
B. CIRI-CIRI TATA USAHA
Tata usaha mempunyai 3 ciri utama yaitu: 8
1. Bersifat pelayanan
Ciri yang pertama ini merupakan pekerjaan pelayanan seperti apa yang
diutarakan dalam pelayanan tata usaha, maka tata usaha melayani pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Terry
menyebutkan tata usaha sebagai pekerjaan pelayanan yang mempunya fungsi
memudahkan atau meringankan, yang dilaksanakan untuk menolong pekerjaan
lain agar dapat berjalan secara lebih efektif.
Konsekuensi dari sifat pelayanan ini adalah bahwa tata usaha dan kantornya
tidak dapat berdiri sendiri. Tata usaha selalu dikaitkan dengan sesuatu pekerjaan
operatif, sedangkan kantor tata usaha senantiasa merupakan bagian dari satu
organisasi yang berusaha mencapai tujuan tertentu.
Jadi walaupun tata usaha mewujudkan banyak dan macam-macam pekerjaan
dalam kantor, tetapi ada kesatuan dan kesamaan pada semua kegiatan tersebut.,
yakni sifat pelayanannya sebagai salah satu cirri yang utama.

2. Bersifat merembes kesegenap bagian dalam organisasi

Ini berarti bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan
dalam seluruh organisasi. Pelaksanaan tata usaha juga dapat mencapai segala

7
Ibid., hlm 48
8
Ibid., hlm 49
tempat, tidak terbatas pada lingkungan gedung atau kantor dari badan usaha
tertentu.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Tata usaha dilakukan oleh semua orang dalam setiap organisasi, terlepas
dari apakah tugas pokok dari masing-masing organisasi. Walaupun tata usaha
dapat menjadi tugas pokok dari sekelompok pegawai, tetapi pekerjaan ini tidak
merupakan monopoli. Tata usaha dilakukan pula oleh pejabat pimpinan yang
tertinggi dnegan tidak mengubah kedudukan pejabat itu sebagai manajer yang
tugas pokoknya tetap menggerakkan karyawan dan menggerakkan segenap
fasilitas.

Adapun ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel, yaitu :9

1. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas

yang sukar diukur.
2. Corak berubah-ubah lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke
peristiwa lain.
3. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak
membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.
4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran

Hal yang perlu diingat adalah bahwa TU tidak dapat berjalan sendiri atau
terlaksana dengan sendirinya, meskipun mumpunyai peran yang sangat penting
dalam suatu organisasi. Orang-orang yang bekerja dalam bidang TU perlu
dukungan dari pimpinan, sarana dan prasarana,serta faktor lainnya dalam
penyelesaian tugas-tugasnya.

9
Dra. Armada silvia asriel, dkk, manajemen kantor (Jakarta : Kencana, 2016) hlm 36
 Indah Dzil Arzy
1714080018
Ruang Lingkup Tata Usaha

C. RUANG LINGKUP TATA USAHA

Pada hakikatnya adminitrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan

pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi di dalam suatu organisasi untuk
digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Surat,memegang peranan penting dalam organisasi sekolah karena ternyata

tidak hanya berfungsi sebagai alat taat usaha,melainkan juga berfungsi sebagai
alat,bukti komunikasi dan informasi.

Adapun sifat-sifat surat dapat dibedakan menjadi beberapa bagian,yaitu:

1. Surat Rahasia

Rahasia dibedakan menjadi :

a. Sangat rahasia ,dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang sangat erat
hubungannya dengan keamanan negara. Apabila disebarkan dengan cara
tidak sah dan tidak jatuh ke tangan yang tidak berhak, maka dapat
membahayakan keamanan negara.

b. Rahasia,dipakai untuk dokumen dan surat.Apabila disebarkan dengan cara

tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berhak dan dapat merugikan
kepentingan martabat pejabat dan organisasi atau perguruan tinggi yang
bersangkutan.

2. Surat Penting

Surat penting yaitu surat yang isinya mengandung kepentingan yang

mengikat,memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan
dalam waktu lama.

3. Surat Biasa
 Surat biasa yaitu surat yang isinya atau informasinya tidak penting dan tidak
memerlukan tindak lanjut yang cepat.

Contoh beberapa kegiatan tata usaha sekolah yang dianggap perlu,antara

lain :

a) Buku rapat sekolah (Notulen)

Rapat sekolah yang biasanya disebut rapat dewan guru perlu dicatat,baik
proses maupun hasil keputusan yang diambil.

b) Buku Ekspedisi

Kegunaan buku ekspedisi adalah untuk membuktikan bahwa surat-surat

yang dikirim telah sampai kepada alamat atau petugas yang bertanggung jawab.

c) Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda.

Berguna untuk mencatat dan membedakan antara surat yang masuk dan
surat yang keluar.

d) Buku Pengumuman

Buku pengumuman diperlukan untuk media informasi yang terutama

ditunjukkan kepada para guru,yang isinya menyangkut permasalahan
pembinaan sekolah.

e) Pemeliharaan gedung

Pada dasarnya,tugas pemeliharaan gedung sekolah serta prasarana

pendidikan lainnya adalah tanggung jawab kepala sekolah.Dalam
pelaksanaannya,kepada sekolah dapat mempercayakan kepada karyawan
yang ditunjuk untuk menjaga dan mengawasi agar bangunan sekolah tetap terawat
dan terhindar dari kerusakan.

f) Pemeliharaan halaman sekolah

 Biasanya setiap sekolah mempunyai seseorang atau dua orang tukang kebun
yang berstatus pegawai negri.Tenaga inilah yang diserahi tugas untuk
memelihara halaman sekolah.Namun,seluruh warga sekolah juga harus ikut
berpartisipasi dalam usaha pemeliharaan sekolah.

g) Pemeliharaan perlengkapan sekolah

Perlengkapan sekolah ini umumnya terdiri dari alat-alat peraga,alat-alat

olahraga,alat-alat laboratorium,buku pustaka dan lainnya.Seluruh perlengkapan
tersebut perlu diperiksa secara baik dan berkala.

h) Kegiatan adminitrasi yang didindingkan

Yaitu pencatatan pendaftaran yang kemudian hasil pencatatan tersebut

dipublikasikan,dipasang atau didindingkan di tata usaha.
 RIKA PURNAMA SARI
1714080016
ARTI DAN FUNGSI TATA USAHA
BUKU BACAAN: ADMINISTRASI PENDIDIKAN (Drs. H.M DARYANTO) DAN ADMINISTRASI
PENDIDIKAN (Drs. H. AHMAD SABRI)
Sumber internet: Adminisrasi Tata Usaha dalam http://gudangmaulana.blogspot.com

PENUTUP
A. Kesimpulan

Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan tinggi
adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun
(menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
Ciri ciri tata usaha:
1. Bersifat pelayanan
2. Bersifat merembes ke segenap bagian kedalam organisasi
3. Dilaksanakan oleh senua pihak dalam organisasi
Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan
pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk
digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan

B. Saran

Pemakalah memnyarankan agar pembaca (mahasiswa) dapat memahami dan

mengembangkan materi ini menjadi lebih baik lagi. Serta mencari informasi
tentang administrasi ketatausahaan lebih detail lagi.
 DAFTAR PUSTAKA

Sabri, Ahmad, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2000

Daryanto, Administrasi Pendidikan, jakarta: PT Rineka Cipta. 2014.

silvia asriel, Armada, dkk, manajemen kantor 2016, Jakarta : Kencana.

Asnawir, Administrasi Pendidikan, padang: IAIN-IB Press, 2004

Arif Ma’ul, “Administrasi Tata Usaha”, di akses dari

http://gudangmaulana.blogspot.com/2016/10/administrasi-tata-usaha-
administrasi.html, pada tanggal 24 September 2018 pukul 13.00