LECTURE NOTES

Management Control Systems

Week 1
Management and Control

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen

 LEARNING OUTCOMES

1. Mahasiswa dapat mendefinisikan konsep Sistem Pengendalian Manajemen

2. Mahasiswa dapat memahami Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen

OUTLINE MATERI(Sub-Topic):

1. Management and Control

2. Causes of Management Control Problems

3. Characteristics of Good Management Control

4. Control Alternatives

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen

 ISI MATERI

Management and Control

Pengendalian manajemen merupakan isu yang penting dalam perusahaan.Berbagai contoh

kejatuhan perusahaan-perusahaan menunjukkan kegagalan dalam pengendalian manajemen
perusahaan.Sebagai contoh adalah stockbroker Seymour Pierce London yang didenda sebesar
154,000 Pound Sterling pada bulan Oktober tahun 2009 karena kegagalan dalam mencegah
penggelapan dana klien oleh pegawainya.

Kerugian yang dilakukan oleh pegawai tidak saja berupa pengggelapan dana perusahaan,
namun dapat juga berbentuk kelalaian atau kesalahan yang tidak disengaja oleh pegawai
perusahaan. Sebagai contoh bila pegawai dalam divisi akuntansi lalai dalam mencatat PPN
masukkan sejumlah 500 juta rupiah untuk jangka waktu lebih dari 3 bulan yang berakibat
PPN masukkan tersebut tidak dapat digunakan. Hal ini berarti perusahaan dirugikan sejumlah
500 juta rupiah.

Berdasarkan contoh-contoh di atasdapat diketahui bahwa Sistem Pengendalian Manajemen

adalah penting dalam menghadapi problem-problem seperti kecurangan maupun kesalahan
yang tidak disengaja oleh pegawai perusahaan.

Definisi Sistem Pengendalian Manajemen (Management Control System/MCS) menurut

Merchant dan Van der Stede (2012) meliputi keseluruhan system atau peralatan yang
digunakan oleh manajer untuk memastikan bahwa keputusan dan behavior dari pegawai
adalah sesuai dengan tujuan dan strategi dari perusahaan. Dengan demikian, penyusunan
MCS yang tepatakan berdampak pada meningkatnya kemungkinan perusahaan untuk
mencapai tujuan perusahaan.Jadi, tujuan utama MCS adalah mempengaruhi tingkah laku
pegawai sesuai yang diinginkan oleh perusahaan. Manfaat MCS adalah meningkatkan
kemungkinan tujuan perusahaan akan dapat dicapai.

Dalam berbagai literature terdapat bermacam-macam pengertian manajemen.Menurut

Merchant dan Van der Stede dari keseluruhan literature dapat disimpulkan bahwa manajemen
berkaitan dengan proses pengaturan sumber daya perusahaan dan pengarahan kegiatan dalam
rangka pencapaian tujuan perusahaan.

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen

Selanjutnya, untuk focus pada management control maka harus dibedakan antara penentuan
tujuan (objective setting) dan formulasi strategi (strategyformulation).

Dalam setiap organisasi karyawan harus memiliki pemahaman tentang tujuan yang hendak
dicapai karena tanpa pemahaman yang cukup adalah sulit untuk mengharapkan kesuksesan
perusahaan.Tujuan perusahaan dapat diketahui pada sebagian besar perusahaan, walaupun
belum dapat dipastikan karyawan perusahaan sependapat dengan tujuan tersebut.

Disamping tujuan, perusahaan memiliki strategi yang didefinisikan sebagai bagaimana

perusahaan harus menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan perusahaan.
Sebuah strategi yang baik akan menuntun keberhasilan karyawan dalam mengejar tujuan
perusahaan. Strategi perusahaan dalam kebanyakan perusahaan bersifat formal dan seringkali
diperinci secara detail.Namun ada juga strategi yang dibuat secara tidak formal yakni tidak
secara tertulis dan terperinci.Biasanya strategi yang demikian muncul dari hasil interaksi
antara manajemen, karyawan dan lingkungan perusahaan secara spontan.

Meskipun perumusan strategi tidak harus terperinci, namun untuk tujuan MCS strategi yang
terperinci lebih bermanfaat karena hal ini memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi
alternatif pengawasan manajemen yang feasible serta mengimplementasikansecara efektif.
Pengendalian manajemen dapat ditargetkan pada factor keberhasilan perusahaan seperti
pengembangan produk baru, efisiensi biaya, atau pertumbuhan market sharedari pada hanya
peningkatan keuntungan perusahaan.

Dalam pengertian yang lebih luas, system pengendalian dapat dilihat dari dua fungsi dasar
yaitu Pengawasan Strategi (strategy control) dan Pengawasan Manajemen (management
control).Strategy Control memfokuskan teutama pada pihak eksternal perusahaan dengan
berkontemplasi tentang bagaimana perusahaan dengan kombinasi atas kekuatan, kelemahan,
kesempatan dan ancaman dapat berkompetisi dengan perushaan lain. Di sisi lain,
management control lebih memfokuskan pada internal perusahaan yang dapat direfleksikan
dengan pertanyaan tentang bagaimana cara untuk dapat mempengaruhi tingkah laku para
karyawansesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Fokus management control lebih
pada eksekusi yang meliputi pertanyaan umum seperti; apakah pegawai kami telah bekerja
sesuai yang diharapkan? Pertanyaan ini dapat diperinci menjadi beberapa bagian:

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen

 1. Apakah karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka?
2. Akankah mereka mengejar tujuan perusahaan sejalan dengan strategi perusahaan?
3. Apakah mereka mampu dalam mengerjakan pekerjaan yang ada?
4. Jika jawaban atas ketiga pertanyaan adalah negative, apa yang dapat dilakukan untuk
memecahkan persoalan management control?

Dari sudut pandang management control, startegi seharusnya dilihat sebagai sesuatu yang
bermanfaat namun tidak mutlak diperlukan untuk menyusun MCS yang baik. Ketika strategi
perusahaan dirumuskan secara jelas maka hal tersebut memudahkan penerapan setiap bentuk
dari management control secara efektif. Namun manajer dapat menyusun dan
mengoperasikan beberapa jenis dari MCS tanpa mempunyai strategi yang jelas.

Dari sisi tingkah laku karyawan, management control meliputi usaha yang dilakukan oleh
manager untuk membantu meyakinkan bahwa para karyawan bekerja untuk yang terbaik bagi
perusahaan. Jika seluruh karyawan sudah dapat selalu diandalkan untuk melakukan apa yang
terbaik bagi perusahaan maka MCS tidak diperlukan. Namun karyawan kadang-kadang tidak
dapat atau tidak ingin melakukan apa yang menjadi tujuan terbaik perusahaan sehingga
peranan manajer untuk secara bertahap menjaga agar tingkah laku yang tidak diharapkan
tidak terjadi.

Causes of Management Control Problems

Penyebab atas kebutuhan pengawasan dapat dikelompokkan menjadi sebagai berikut:

1. Lack of Direction
Ketika karyawan tidak tahu apa yang diharapkan oleh perusahaan atas merka maka
lack of direction akan terjadi yang berakibat atas apa yang mungkin diharapkan
perusahaan kecil kemungkinan untuk terwujud.
2. Motivational Problems
Meskipun karyawan sudah memahami apa yang diinginkan perusahaan, ada beberapa
karyaewan yang tidak melakukan performance sesuai dengan yang diharapkan karena
masalah yang bersifat motivasi. Problem ini terjadi karena tujuan dari perusahaan
tidak sejalan dengan tujuan dari perusahaan
3. Personal Limitations
Problem ini terjadi atas karyawan walaupun telah berhasil mengatasi permasalahan
lack of direction dan motivational problem.Hal ini disebabkan karena beberapa
keterbatasan seperti bakat, pelatihan, stamina, pengalamanatau pengetahuan.

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen

 Sebagai contoh, bila karyawan dipromosikan di luar level kempuannya akan
berimplikasi pada ketidakmapuan karyawan dalam mengatasi tugas yang ada
sehingga kesalahan yang tidak diharapkan dapat terjadi. Penyusunan job yang tidak
sesuai juga berakibat pada kelelahan maupun tekanan yang berlebihan yang
berimplikasi pula pada pengambilan keputusan yang tidak tepat.

Characteristics of Good Management Control

Pengawasan yang baik berarti bahwa majemen perusahaan yakin bahwa tidak ada hal besar
yang tidak menyenangkan akan terjadi. Sebaliknya out of control digambarkan sebagai
sebuah situasi dimana ada besar kemungkinan performance yang buruk terjadi meskipun
memiliki strategy yang tepat. Meskipun demikian tidak berarti bahwa pengawasan yang baik
adalah tanpa kegagalan, karena pengawasan yang sempurna tidak ada Selanjutnya, MCS
yang lebih baik seharusnys diimplementasi hanya jika manfaat yang ada melebihi biaya yang
timbul atas MCS. Ini berarti biaya atas MCS lebih kecil dari kerugian yang dapat ditekan
akibat loss control.Dengan demikian yang dimaksud dengan optimal adalah pengawasan
yang cukup baik pada biaya yang reasonable.Oleh karena itu istilah yang tepat adalah
pengawasan yang memadai (adequate control) dari pada istilah pengawasan yang sempurna.

Beberapa problem pengawasan kadang-kadang dapat dihindari seperti kemungkinan

persoalan pengawasan akan terjadi. Namun perusahaan tidak dapat menghindari semua
persoalan pengawasan. Ada empat cara penghindaran yang penting:

1. Activity Elimination
Manajer dapat mengurangi resiko yang ada dengan menyerahkan sebagian aktivitas
perusahaan kepada pihak ketiga baik seperti subcontracs atau licensing agreements.
Contoh: perusahaan otomotif yang focus pada penjualan mobil dapat menggunakan
jasa keamanan perusahaan dari perusahaan penyedia jasa tenaga keamanan. Bagi
perusashaan dapat terjadi biaya lebih besar bila perusahaan membayar langsung
tenaga keamanan tersebut.Namun dari sisi resiko perusahaan mengurangi biaya terkait
petugas keamanan tersebut seperti biaya pelatihan, asuransi dan lain-lain.
2. Automation
Penggunaan alat-alat yang bersifat otomatis biasanya melakukan pekerjaan yang lebih
konsisten dari yang dilakukan oleh manusia.Contoh pnggunaan komputer dapat
mengeliminasi human error seperti ketidakakurasian, dan tidak konsisten.

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen

 3. Centralization
Pengambilan keputusan secara terpusat adalah mernghindari kesalahan atas keputusan
yang dilakukan oleh bawahan.Kebanyakan pengambilan keputusan yang demikian
terjadi pada perusahaan kecil khususnya perusahaan yang dijalankan oleh pendiri atau
pemiliknya.
4. Risk Sharing
Pembagian resiko dengan pihak luar dapat mengurangi kerugian yang dilakukan oleh
pegawai yang memiliki tingkah laku kurang pantas.Contoh Risk Sharing adalah
pembelian asuransi untuk melindungi kemungkinana kerugian yang tidak dapat
dihindari.

Control Alternatives

Untuk beberapa permalahan pengawasan yang tidak dapat dihindari maka dapat
mengimplementasikan satu atau lebih mekanisme pengawasan yang disebut dengan
Management Control.Kumpulan dari mekanisme pengawasan yang digunakan secara umum
disebut sebagai Management Control System.

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen

 SIMPULAN

Berbagai contoh kejatuhan perusahaan-perusahaan menunjukkan kegagalan dalam

pengendalian manajemen perusahaan baik yang disebabkan oleh kegagalan dalam mencegah
penyalahgunaan pekerjaan maupunkesalahan yang tidak disengaja oleh pegawai
perusahaan.Penyebab timbulnya persoalan terkait management control dapat dikelompokan
menjadi tiga kelompok yaitu: Lack of direction, Motivational problems dan Personal
Limitations.Dengan demikian, penyusunan MCS yang tepat akan berdampak pada
meningkatnya kemungkinan pencegahan penyalahgunaan jabatan maupun kesalahan yang
tidak disengaja. Ini berarti MCS berguna dalam meningkatkan kemungkinanperusahaan
untuk mencapai tujuan perusahaan.

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen

 DAFTAR PUSTAKA

1. Kenneth A. Merchant & Wim A. Van der Stede. (2012). Management Control
System:Performance Measurement, Evaluation and Incentives. Third Edition. FT
Prentice Hall, Chapter 1.
2. http://en.wikipedia.org/wiki/Management_control_system
3. http://sloanreview.mit.edu/article/the-control-function-of-management/

0942F – Sistem Pengendalian Manajemen