BAB II

AKTIVITAS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

2.1 Penataan Arsip

2.1.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.1.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah :

1. Agar arsip yang telah disimpan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan

kembali oleh mereka yang membutuhkan.

2. Mempermudah pencarian lokasi untuk meletakkan arsip yang sekelompok.

3. Menunjang penyimpanan arsip agar lebih efektif dan efisien dari segala segi

kebutuhan

2.1.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Mengumpulkan seluruh arsip, Arsip yang tidak teratur yang berada di

kardus atau ditempat lain dikumpulkan menjadi satu.

2. Memilah arsip yang telah terkumpul berdasarkan tahun dan dipilah

berdasarkan Unit kerja.

3. Mengambil bantex sesuai dengan kebutuhan di Gudang 2.

4. Memasukan dokumen kedalam bantex. Dan jika belum diberi visual pada

bantex nya, sementara ditulis terlebih dahulu dengan spidol.

 5. Kemudian menata bantex sesuai dengan Unit kerja. Misalnya CIB Lokal di

Rak F, CIB Import di Rak I.

6. Sarana yang digunakan :

a. Bantex

b. Rak

c. Arsip

2.1.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah sulitnya ditemukan

kembali arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan dikarenakan bertambahnya arsip

secara terus menerus setiap harinya.

2.1.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara Pemecahannya yaitu dengan menginput data dokumen (nomernya, nama

vendornya, tanggal unblock, dll) sesuai dengan unit kerja ke dalam Microsoft Excel

secara berkala. Apabila ada dokumen yang dibutuhkan akan mudah dicari dengan

memasukan nomer dokumen/nama vendornya dan langsung tau arsipnya berada di

rak mana baris berapa.

2.1.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu cara mengarsipkan

berdasarkan unit kerja yang baik, benar dan tepat yang ada di perusahaan sehingga

apabila dokumen diperlukan sewaktu – waktu dapat dicari dengan mudah.

2.2 Menginput dokumen Asset untuk Inventory di SAP

2.2.1 Tempat Penugasan

 Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.2.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah :

1. Untuk memberikan data serta informasi terhadap aset – aset yang dibeli

sedetail dan selengkap mungkin.

2. Sebagai kegiatan untuk pengamanan asset.

3. Pedoman untuk menghitung kekayaan perusahaan.

2.2.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Membuka SAP terlebih dahulu

2. Menuju ke inventory report dan mengetahui berapa inventory yang akan

dimasukkan ke dalam Microsoft Excel.

3. Membuka Microsoft Excel yang sudah disediakan formatnya.

4. Kembali lagi ke SAP, dan mengedrag 4 inventory report setelah itu diklik

OK setelah itu akan tampil gambar dan keterangan – keterangan

5. Gambar dan keterangannya di crop dengan menggunakan aplikasi snipping

tool.

6. Dipindahkan ke dalam Microsoft Excel dan diberikan nomor.

7. Cara itu dilakukan sampai selesai kemudian di Save.

8. Sarana yang digunakan : Komputer

2.2.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah jika kita tidak teliti

dalam mengedrag inventory report, data yang sudah di crop akan dilakukan lagi

secara berulang yang dapat menyebabkan data itu akan sama dan nantinya setelah

selesai jumlah inventory report yang ada di SAP dan di Microsoft Excel tidak sama

dan akhirnya mencari lagi mengapa datanya jumlahnya tidak sama yang dapat

menghabiskan waktu sebab datanya sangat banyak.

2.2.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu harus lebih fokus dan teliti lagi dalam melaksanakan

kegiatan inventory report dari SAP ke Microsoft Excel.

2.2.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu mengenal apa itu SAP

(System Application and Product in Data Processing), Mengetahui fungsi inventory

report, Serta mengetahui cara input dokumen Aset dari SAP ke Microsoft Excel.

2.3 Menginput data SPT ke Microsoft Excel

2.3.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.3.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar mengetahui perusahaan mana saja yang

sudah dikirim bukti pemotongan Pph pasal 23. Bukti potong biasanya dikirim

sekaligus dalam waktu 3 bulan sekali atau 2 bulan sekali.

2.3.3 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan dokumen bukti potong yang akan di input ke dalam Microsoft

Excel.

2. Membuka Microsoft Excel yang formatnya sudah disediakan oleh

perusahaan.

3. Mengambil bukti potong misal : bukti potong milik Esa Zona Express

4. Mengetikkan pada Microsoft Excel Esa Zona Express dan keluarlah data

milik Esa Zona Express

5. Masukkan tanggal,bulan dan tahun bukti potong.

6. Masukkan tanggal,bulan dan tahun dikirimnya bukti potong tersebut oleh

PT Cheil Jedang Indonesia – Jombang.

7. Memastikan lagi apakah input yang dimasukkan sudah benar.

8. Dilakukan sampai bukti potong semua telah terinput dengan benar dan

tepat.

9. Sarana yang digunakan :

a. Komputer

b. Dokumen bukti potong Pph pasal 23.

2.3.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah yaitu jika salah

menginput tanggal, bulan dan tahun bukti potong serta salah memasukan input
tanggal, bulan dan tahun dikirimnya bukti potong itu akan beresiko untuk jangka

panjang nya jika dilakukan pencarian lagi dan komputer sering terjadi Not

Responding akhirnya data yang sudah di input hilang begitu saja.

2.3.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu dengan lebih teliti dan fokus melihat tanggal,tahun,

dan bulannya di bukti potong Pph 23 serta lebih sering untuk menekan Ctrl+S (Save)

agar jika terjadi hal yang tidak inginkan data yang sudah di input tidak hilang begitu

saja.

2.3.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu dapat mengetahui

kegunaan bukti potong Pph pasal 23 dan mengetahui cara menginput bukti potong

Pph pasal 23 ke dalam Microsoft Excel.

2.4 Melakukan kegiatan TPM (Total Productive Maintenance)

2.4.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.4.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk meningkatkan produktivitas pada

perlengkapan dan peralatan produksi.

2.4.4 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menunggu perintah pengumuman TPM (Total Productive Maintenance)

 2. Membersihkan rak dan arsip dengan menggunakan kemucing.

3. Merapikan lagi arsip – arsip yang kurang enak dilihat.

4. Membersihkan gudang arsip (Menyapu)

5. Memberikan visual bantex pada bantex yang belum diberi visual.

6. Merapikan arsip yang berada di kardus.

7. Sarana yang digunakan :

a. Arsip

b. Sapu

c. Kemucing

d. Rak

2.4.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah rak pada gudang tidak

bisa dijangkau dengan tangan sehingga pada saat proses cleaning agak susah dan

kardus - kardus yang besar yang berisi arsip sudah tidak muat lagi diletakkan di rak.

2.4.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu mempunyai alat untuk menjangkau membersihkan

rak yang berada di gudang sehingga pada proses TPM (Total Productive

Maintenance) bisa lebih maksimal lagi hasilnya dan arsip yang sudah habis umurnya

segera dihancurkan sehingga arsip yang baru bisa mendapatkan tempat.

2.4.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL

Dari kegiatan diatas dapat diperoleh pengalaman yaitu bisa mendapatkan

pengetahuan proses TPM (Total Productive Maintenance) dan mengetahui tujuan

dilaksanakan TPM yaitu meningkatkan produktivitas di dalam gudang dan peralatan

dengan cara pemeliharaan yang jika tidak dilakukan TPM akan menyebabkan

kerugian yaitu kerusakan yang disebabkan oleh peralatan, kerugian kualitas dan

pengerjaan ulang.

2.5 Scan dokumen Bea Cukai 2.5

2.5.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan dari aktivitas ini adalah di Gudang Accounting

2.5.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk meningkatkan produktivitas pada

perlengkapan dan peralatan produksi.

2.4.4 Uraian Proses atau Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menunggu perintah pengumuman TPM (Total Productive Maintenance)

2. Membersihkan rak dan arsip dengan menggunakan kemucing.

3. Merapikan lagi arsip – arsip yang kurang enak dilihat.

4. Membersihkan gudang arsip (Menyapu)

5. Memberikan visual bantex pada bantex yang belum diberi visual.

6. Merapikan arsip yang berada di kardus.

7. Sarana yang digunakan :

a. Arsip

b. Sapu
 c. Kemucing

d. Rak

2.4.4 Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam aktivitas ini adalah rak pada gudang tidak

bisa dijangkau dengan tangan sehingga pada saat proses cleaning agak susah dan

kardus - kardus yang besar yang berisi arsip sudah tidak muat lagi diletakkan di rak.

2.4.5 Langkah Untuk Mengatasi Masalah

Cara pemecahannya yaitu mempunyai alat untuk menjangkau membersihkan

rak yang berada di gudang sehingga pada proses TPM (Total Productive

Maintenance) bisa lebih maksimal lagi hasilnya dan arsip yang sudah habis umurnya

segera dihancurkan sehingga arsip yang baru bisa mendapatkan tempat.

2.4.6 Pengalaman yang diperoleh/pengayaan diperoleh dari aktivitas PKL