Husna Nurdina

Manajemen Controlling |1

MANAJEMEN CONTROLLING

Pengawas atau controller dapat diibaratkan dengan navigator kapal. Navigator kapal
yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang navigator, kapal dapat
terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan, tetapi hak untuk memberi komando tetap
berada di tangan kapten kapal. Navigator hanya memberi petunjuk dan memberitahukan
kapten, bagaimana posisi kapal yang sedang dikemudikan itu. Jadi organisasi atau badan
usaha juga bisa diibaratkan sebagai kapal, sehingga peran pengawas (controller) sangat
penting dalam maju mundurnya suatu organisasi atau badan usaha.

Pengawasan (Controlling) sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara dan alat
untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan
mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya manajemen pengawasan (controlling)
dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan
tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.
Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan
organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi pengawasan, dapat diketahui
apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau terjadi kesalahan atau
penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian,
dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan
perbaikan.

Pengertian Pengawasan (Controlling)

Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh
seorang controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi
adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan
pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau
perbaikan.
Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya
dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan
 Husna Nurdina
Manajemen Controlling |2

pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya
yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh
karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan.
Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas.
Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan
kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif
pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak
terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan
dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan,
penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang
sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa pakar ekonomi, antara lain :

1. Earl P Strong : Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu
perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
2. Haroold Koontz : Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan
kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan
perusahaah dapat terselenggara.
3. G. R. Terry : Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus
dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan
bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu
selaras dengan standar.

Tujuan dan Bidang-bidang Pengawasan

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan :
1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.
2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.
3. Mencegah penyimpangan
4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,
5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas.
6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.
 Husna Nurdina
Manajemen Controlling |3

Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di

perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat
pengawasan dapat dilakukan pada bidang :

Produksi
Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian
melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula
pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk.

Pemasaran
Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh
karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang
cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar.

Keuangan
Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan
pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah
keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.

Personalia
Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan
suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini
adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai
agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang
tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.

Administrasi (Perkantoran)
Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan
dapat tercapai dan karyawan merasa puas.
 Husna Nurdina
Manajemen Controlling |4

Elemen-elemen Esensial dalam Manajemen Pengawasan

Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan
hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen-elemen esensial
dalam tiap sistem kontrol adalah :
1. Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan,
standar, norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.
2. Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara
kuantitatif).
3. Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.
4. Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai
hasil yang diinginkan.
Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban atas pertanyaan: kira-kira
hasilnya akan bagaimana? Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas
apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan
datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan
yang lemah sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman.
Kriteria yang ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa
dinilai oleh orang lain, baik atau tidak baik.
Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan. dia hanya
menyajikan sarana yang mengarahkan aktifitas ke suatu tujuan aktual. Kriteria yang di
tentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka dari itu, pernyataan kuantitatif
lebih diutamakan. Dalam manajemen produksi, unit-unit fisik, seperti angkutan per-ton,
jarak, unit-unit per jam, kerja mesin, atau berat limbah per-unit keluaran atau out put, dapat
memberikan tolok ukur yang sederhana dan langsung untuk operasi. Dalam manajemen
financial, nilai uang atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma-norma.
Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu sebagai tolok ukur
kasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan 12 bulan yang lalu.
Asumsinya adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek dan bahwa apabila dapat
disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak akan mundur. Para manajer pemasaran
sebaliknya seringkali menggunakan data- data industry sebagai tolok ukur yang dapat
digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan hasil-hasil penjualannya sendiri. Mereka
juga mengembangkan yang didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai
tujuan yang ditentukan sebelumnya.
 Husna Nurdina
Manajemen Controlling |5

Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual. Langkah ini
pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan laporan-
laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk yang cocok untuk
sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi aktual harus dalam unit sama dengan yang
ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang benar menaikkan nilai
sistem kontrol. Perbaikan- perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini
meningkatkan kecepatan pelaporan data-data tersebut.
Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut seperti ratio,
kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu mengartikan pengukuran-
pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan antara pengalaman aktual
atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya pembandingan prestasi yang lalu dengan
prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan
tetapi juga untuk memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu
sistem kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan-
hambatan dapat dicegah.
Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat
ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi
“tidak terkontrol”.
Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam
mengambil tindakan korektif ialah :
1. Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.
2. Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.
Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu
manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di atas.
Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh
pada waktu yang tepat.

Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar
pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan
seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk
 Husna Nurdina
Manajemen Controlling |6

mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini
berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya.
Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :
1. Menetapkan standar prestasi.
2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan
standar yang telah ditetapkan.
3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan
standar.
Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi
dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan
tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan
cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan yaitu :

Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s)

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s)

Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses
di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus
dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam
peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
 Husna Nurdina
Manajemen Controlling |7

Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s)

Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai
dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah
diselesaikan.
Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain :
1. Penetapan standard kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan.
5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

Prinsip-prinsip Kontrol
Beberapa ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem kontrol.
Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari :

Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control)

Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik kunci, dan titik batas
dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha
mengontrol semua titik cenderung akan menambah usaha sia-sia saja dan mengurangi
perhatian atas problem-problem penting. Kontrol yang baik tidak berarti kontrol yang
maksimum, karena kontrol itu mahal.

Umpan Balik (Feedback)

Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang atas dasar
informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip umpan balik di bidang-bidang
yang pada permulaan nampaknya tidak berhubungan.

Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control)

Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi. Seringkali
sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembangan-perkembangan baru,
termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri.
 Husna Nurdina
Manajemen Controlling |8

Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)

Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi mengenai prestasi
yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur organisasi. Untuk dapatnya mengontrol
keseluruhan kegiatan / operasi, seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan
memberikan kontrol terhadap semua bagian.

Kontrol Diri (Self Control)

Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila suatu department
dapat mempunyai tujuan masing-masing serta system kontrolnya, control yang mendetail
dapat ditangani didalam department itu sendiri.

Kontrol Langsung (Direct Control)

Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak langsung antara
pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia sejumlah sistem kontrol yang
dilaksanakan oleh spesialis-spesialis, supervisor pada tingkat pertama masih diperlukan
karena mengenal langsung prestasinya.

Faktor Manusia (Human Factor)

Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan cara-cara psikologis
bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol yang disusun dengan
desain rapi kemungkinan akan gagal karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem
itu.

Macam dan Jenis – jenis Pengawasan

Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain:

Menurut Ruang Lingkupnya

1. Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas
organisasi atau perusahaan.
2. Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku
hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja.
 Husna Nurdina
Manajemen Controlling |9

Menurut Obyek Pengawasan

1. Pengawasan keuangan
2. Pengawasan kepegawaian
3. Pengawasan pemasarann
4. Pengawasan produksi
5. Pengawasan kualitas
6. Pengawasan persediaan

Menurut Pihak yang Mengawasi

a . Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan
yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.
b. External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari
luar organisasi atau perusahaan.
c. Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang
bersangkutan ( pengawasan langsung ).
d. Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung,
misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak
langsung).
e. Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial
control),misalnya oleh berbagai media.

Menurut Waktu
a. Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum terjadinya
kesalahan atau penyimpangan.
b. Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau
kesalahan.

Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya :
a. Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed
forward control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari
tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum
kegiatan selesai dikerjakan.
 Husna Nurdina
M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 10

b. Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or
no control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek
tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan
dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat memberikan
keamanan ekstra kepada manajer.
c. Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik
(Feed Back Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan.

Pengawasan merupakan Aspek Penting dalam Manajemen

Dalam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di dalam setiap
organisasi :
a. Adanya perubahan di lingkungan organisasi
Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari perubahan-
perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi
tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalnya timbulnya perubahan
teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul.
b. Organisasi menjadi semakin kompleks
Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan
perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas dan kompleks. Demikian juga
jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk menjaga kualitas dan
profitabilitas, perlu system pengawasan yang lebih teliti.
c. Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja
Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku organisasi,
maka digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan, semakin
sederhana manajemen melakukan fungsi pengawasan.
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan cara yang tepat untuk
memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan. Namun demikian,
manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengawasan dengan kebebasan pribadi
dari pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas.
 Husna Nurdina
M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 11

Asas – asas Pengawasan

Harold Kontz dan Cyril O Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut:
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective). Pengawasan harus
ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) untuk
menghindarkan penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control). Pengawasan itu
efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-
hal lain di luar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility). Pengawasan
hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan
rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control). Pengawasan yang
efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanan yang akan terjadi baik
pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol yang paling
efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan
manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat demi
pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas memiliki
kualitas yang baik.
6. Asas refleksi perencanaan (Principle of replection of plans). Pengawasan harus disusun
dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability).
Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannya
merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif
harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur
organisasi.
8. Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control). Pengawasan dan
teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus ditujukan
terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang lingkup informasi yang
dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan
standar yang tepat, yang berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan
dicapai.
 Husna Nurdina
M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 12

10. Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control). Pengawasan
yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor- faktor
yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam kontrol membutuhkan
adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi
dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas pengendalian pleksibel (Principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes
untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-
kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-
ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan
directing.

Sifat dan Waktu Pengawasan.

Sifat dan waktu pengawasan/ control dibedakan atas :

a Preventif Control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya
tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan
beberapa cara, yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan
atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman – pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi – sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f. Menentukan system koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.

b Represive Control
Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran dapat tercapai. Hal ini
bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
 Husna Nurdina
M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 13

a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah

ditentukan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari solusinya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para
penanggungjawabnya.
d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para petugas pelaksana.

c Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan terjadi.

Pengawasan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang terjadi untuk
menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
.
d Pengawasan berkala
Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali
atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
e Pengawasan mendadak
Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara mendadak tanpa ada
pemberitahuan terlebih dahulu.

Karakteristik Sistem Pengawasan yang Efektif

1. Akurat ; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak tepat
dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan.
2. Tepat waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika hendak
diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.
3. Obyektif dan Komprehensif ; informasi dalam sistem pengawasan harus dapat
dipahami dan dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya.
4. Dipusatkan pada titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan sebaiknya
dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan
dari standar.
5. Ekonomis ; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada
keuntungan yang diperoleh dari sistem itu.
 Husna Nurdina
M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 14

6. Fleksibel ; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak untuk
mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-
kesempatan baru.
7. Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya jika sistem tersebut dapat
menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota organisasi dengan
membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan
kesempatan untuk mencapai tujuan.
8. Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh:
- Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau
kegagalan seluruh operasi.
- Informasi pengawasan harus sampai kepada orang yang memerlukannya.

Cara – cara Pengawasan yang baik

1. Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-
masing kegiatan cara pengawasannya pun berbeda – beda, antara organisasi kecil dan
besar juga berbeda.
2. Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada
penyimpangan yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit
tindakan korektif yang akan dilakukan.
3. Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan
situasi yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.
4. Pengawasan harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka
mutlak diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya.
5. Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-
alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan,
maka hal itu harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu
kesatuan organisasi.

Langkah-langkah dan Proses Pengawasan

1. Menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan beberapa target
yang harus dicapai/ beberapa jumlah produksi yang harus dicapai.
 Husna Nurdina
M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 15

2. Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan dan
berulang-ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya
dilakukan dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang.
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
4. Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara
langkah pertama dan langkah kedua.
5. Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah pertama
dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa. Tapi jika
sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat
berupa perubahan aktifitas organisasi atau pada standar kerja yang telah ditetapkan
semula.
 Husna Nurdina
M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 16

KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang telanh dirangkum dari bagian awal sampai akhir :
1. Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh
seorang controller ( pengawas).
2. Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah penyimpangan,
melakukan koreksi,memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung
jawab dan dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan
administrasi.
3. Elemen-elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding,
dan sarana koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
4. Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar
pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan meemiliki tiga
tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe pengawasan pendahuluan,
pengawasan berjalan, dan pengawasan umpan balik.
5. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control),
Umpan Balik (Feedback), Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control), Kesesuaian
Organisasi (Organizational Suitability), Kontrol Diri (SelfControl), Kontrol Langsung
(Direct Control), Faktor Manusia (Human Factor).
6. Menurut tinjauan dari beberapa segi, ada beberapa macam dan jenis pengawasan, yaitu
menurut ruang lingkupnya, obyek pengawasan, pihak yang mengawasi, dan waktu.
7. Pengawasan merupakan aspek penting dalam manajemen karena jika adanya perubahan
di lingkungan organisasi, jika organisasi semakin kompleks, jika timbulnya kesalahan-
kesalahan dalam bekerja, manajemen akan mampu menghadapi semua tantangan tersebut
dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenangnya.
8. Harold Kontz dan Cryil O Donnell menetapkan asas pengawasan menjadi beberapa
asas, diantaranya Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), Asas
efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control), Asas tanggung jawab
pengawasan (Principle of control responsibility), Asas pengawasan terhadap masa depan
(Principle of future control), Asas pengawasan langsung (Principle of direct control),
Asas refleksi perencanaan (Principle of reflection of plans), Asas penyesuaian dengan
organisasi (Principle of organizational suitability), Asas pengawasan individual (Princple
of individuality of control), Asas standar (Principle of standard),Asas pengawasan
 Husna Nurdina
M a n a j e m e n C o n t r o l l i n g | 17

terhadap strategis (Principle of strategic point control), Asas kekecualian (The exception
principle), Asas pengawasan fleksibel (Principle of flexibility of control), Asas
peninjauan kembali (Principle of review), Asas tindakan (Principle of action).
9. Sifat dan waktu pengawasan (control) dibedakan atas preventive control, represive
control, pengawasan yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian
berkala, dan pengendalian mendadak.
10. Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu, akurat, tepat waktu, obyektif dan
komprehensif, dipusatkan pada titik pengawasan strategis, ekonomis, fleksibel, dapat
diterima oleh seluruh anggota organisasi, dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan
organisasi.
11. Cara-cara pengawasan yang baik itu, diantaranya pengawasan harus mendukung sifat
atau kebutuhan dari kegiatan, harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, harus
berorientasi jauh kedepan, harus akurat dan obyektif, harus fleksibel, harus serasi dengan
pola organisasi.
12. Langkah-langkah dan proses pengawasan terdiri dari, menetapkan standard and
metode untuk mengukur prestasi, mengukur prestasi kerja, menentukan apakah prestasi
kerja memenuhi standar, mengambil tindakan korektif.