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GENERALIDADES ...........................................................................................................................

3
ATRIBUTOS PERSONALES .......................................................................................................... 4
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES ........................................................................................... 5
EDUCACIÓN, EXPERIENCIA LABORAL, FORMACIÓN COMO AUDITOR Y
EXPERIENCIA EN AUDITORIAS .................................................................................................. 6
MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA ........................................................... 8
EVALUACIÓN DEL AUDITOR ....................................................................................................... 8
HABILIDADES DE PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS ............................................................... 10
HABILIDADES EN EL MANEJO DE LAS ENTREVISTAS ...................................................... 12
HABILIDADES EN LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS ........................................................... 15
EJEMPLOS DE REDACCIÓN DE HALLAZGOS (POSITIVOS Y NEGATIVOS) ............. 16
HABILIDADES EN LA REDACCIÓN DE INFORMES .............................................................. 18
OBJETIVO:

Conocer las diferentes habilidades del Auditor que lo perfilan para el ejercicio de la
profesión.

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GENERALIDADES

La confianza en el proceso de auditoría y la capacidad de lograr sus objetivos depende de


la competencia de aquellos individuos que participen en la planificación y realización de
las auditorías, incluyendo los auditores y líderes de equipos auditores. La competencia
debería evaluarse a través de un proceso que considere el comportamiento personal y la
capacidad para aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos durante la
educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en
auditorías.

No es necesario que cada auditor en el equipo auditor tenga la misma competencia; sin
embargo, la competencia global del equipo auditor necesita ser suficiente para lograr los
objetivos de la auditoría.

La evaluación de la competencia del auditor debería planificarse, implementarse y


documentarse de acuerdo con el programa de auditoría, incluyendo los procedimientos
para proporcionar un resultado que es objetivo, coherente, imparcial y fiable. El proceso
de evaluación debería incluir cuatro pasos principales, como se indica a continuación:

a. Determinar la competencia del personal de auditoría para cumplir las necesidades del
programa de auditoría

b. Establecer los criterios de auditoría

c. Seleccionar el método de evaluación apropiado

d. Realizar la evaluación

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El resultado del proceso de evaluación debería proporcionar la base para lo siguiente:

 La selección de los miembros del equipo auditor


 La determinación de la necesidad de mejorar la competencia (Por ejemplo: formación
adicional)
 La evaluación continua del desempeño de los auditores

Los auditores deben desarrollar, mantener y mejorar su competencia mediante el


desarrollo profesional continuo y la participación regular en auditorías.

ATRIBUTOS PERSONALES
Los auditores deben poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con
los principios de auditoria.

El auditor debería ser:

 Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;


 De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas y punto de vista
alternativos;
 Diplomático, es decir, con tacto en la relación con las personas;
 Observador, es decir activamente consciente del entorno físico y las actividades;

 Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones;


 Versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones;
 Tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;
 Decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y
razonamiento lógicos;

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 Seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que
se relaciona eficazmente con otros;
 Firme, es decir, capaz de actuar de manera responsable y ética, aunque estas
acciones puedan no ser siempre populares y en alguna ocasión puedan causar
desacuerdos o alguna confrontación;
 Abierto a la mejora, es decir, dispuesto a aprender de las situaciones, y que se
esfuerza por conseguir mejores resultados de auditoría;
 Abierto a las diferencias culturales, es decir, observador y respetuoso con la cultura
del auditado;
 Colaborador, es decir, que interactúa eficazmente con los demás, incluyendo los
miembros del equipo auditor y el personal auditado

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Los auditores deberían tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas;

a) Principios, procedimientos y técnicas de auditoria, para permitir al auditor aplicar


aquellos que sean apropiados a las diferentes auditorías y para asegurarse de que las
auditorias se llevan a cabo de manera coherente y sistemática. Un auditor ser capaz de:

 Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría;


 Planificar y organizar el trabajo eficazmente;
 Llevar a cabo la auditoría dentro del horario acordado;
 Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia;
 Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y
revisando documentos, registros y datos;
 Entender lo apropiado del uso de técnicas estadísticas de muestreo y sus
consecuencias para la auditoría y verificar la exactitud de la información recopilada;
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 Confirmar que la evidencia de la auditoria es suficiente y apropiada para sustentar los
hallazgos y conclusiones de la auditoría;
 Evaluar aquellos factores que pueden afectar a la confiabilidad de los hallazgos y
conclusiones de la auditoría;
 Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría;
 Preparar informes de auditoría;
 Mantener confidencial y la seguridad de la información; y
 Comunicarse eficazmente, ya sea con las habilidades lingüísticas personales o con el
apoyo de un intérprete competente.

EDUCACIÓN, EXPERIENCIA LABORAL, FORMACIÓN COMO AUDITOR


Y EXPERIENCIA EN AUDITORIAS

El auditor de calidad debe haber completado un nivel educativo suficiente que le permita
adquirir el conocimiento y las habilidades en los sistemas de gestión y las auditorías.
Los conocimientos y habilidades del auditor pueden obtenerse usando una combinación
de lo siguiente:
 Educación formal/formación y experiencia que contribuya al desarrollo de los
conocimientos y habilidades en la disciplina y en el sector del sistema de gestión que
el auditor pretende auditar;
 Programas de formación que cubren los conocimientos y habilidades genéricos del
auditor;
 Experiencia en una función técnica, de gestión o profesional que implique el ejercicio
del juicio, la toma de decisiones, la solución de problemas y la comunicación con
miembros de la dirección, profesionales, pares, clientes y otras partes interesadas;
 Experiencia en auditorías, adquirida bajo la supervisión de un auditor en la misma
disciplina.

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MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA

Los auditores y líderes de equipos auditores deben mejorar su competencia de


manera continua. Los auditores deben mantener su competencia en auditoría a través
de la participación regular en auditorías de sistemas de gestión y del desarrollo
profesional continuo. El desarrollo profesional continuo implica el mantenimiento y la
mejora de la competencia. Esto puede conseguirse a través de medios como
experiencia laboral adicional, formación, estudios particulares, tutorías, asistencia a
reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes.

Las actividades de desarrollo profesional continuo deberían tener en cuenta los


cambios en las necesidades del individuo y la organización, las técnicas de auditoría,
las normas pertinentes y otros requisitos

EVALUACIÓN DEL AUDITOR

El numeral 7.3 de la norma ISO 19011 define las orientaciones para el establecimiento
de los criterios de evaluación del auditor, de la siguiente forma:

Los criterios deberían ser cualitativos (tales como haber demostrado el comportamiento
personal, los conocimientos o el desempeño de las habilidades, en la formación o en el
lugar de trabajo) y cuantitativos (tales como los años de experiencia laboral y de
educación, el número de auditorías realizadas, las horas de formación en auditoría)

De igual forma, en el numeral 7.4 se plantean las orientaciones para la selección del
método apropiado de evaluación del auditor, donde se recomienda realizar la
evaluación por medio de dos o más métodos, de los que se indican a continuación:

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Método de Objetivos Ejemplos
evaluación
Revisión de Verificar los antecedentes del Análisis de los registros de educación,
registros auditor formación, laborales, credenciales
profesionales y experiencia en
auditorías
Retroalimentación Proporcionar información sobre Encuestas, cuestionarios, referencias
cómo se percibe el desempeño del personales, recomendaciones, quejas,
auditor evaluación del desempeño, evaluación
entre pares
Entrevista Evaluar el comportamiento Entrevistas personales
personal y las habilidades de
comunicación, para verificar la
información y examinar los
conocimientos, y para obtener
información adicional
Observación Evaluar el comportamiento Juego de roles, auditorías en
personal y la aptitud para aplicar presencia de un testigo, desempeño
los conocimientos y habilidades en una situación real
Examen Evaluar el comportamiento Exámenes orales y escritos,
personal y los conocimientos y exámenes psicotécnicos
habilidades y su aplicación
Revisión después Proporcionar información sobre el Revisión del informe de la auditoría,
de la auditoría desempeño del auditor durante las entrevistas con el líder del equipo
actividades de auditoría, identificar auditor, el equipo auditor y, si es
fortalezas y debilidades apropiado, retroalimentación del
auditado.

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Cuando una persona que se espera que participe en un programa de auditoría no cumple
los criterios, entonces debería adquirir una formación, experiencia laboral o experiencia en
auditoría adicional, y debería realizarse posteriormente una nueva evaluación.

HABILIDADES DE PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS

El ciclo PHVA debe ser aplicado en el proceso de auditoría para facilitar el desarrollo de
habilidades de planeación, en este caso se puede observar el ciclo desde puntos de vista:

Desde la Gestión del Programa de Auditoría:

P= Establecimiento del programa de auditorías

(Alcance, objetivos, recursos, procedimientos, entre otros)

H= Implementar el programa

(Competencia de auditores, actividades de auditoría)

V= Resultados acordes al programa.

Suficiencia de recursos.

Satisfacción del auditado.

Acciones correctivas y preventivas al programa o al proceso de auditorías…

A= Mejora del programa.

Informe a la gerencia.

Re-asignación de recursos.

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Cambios a los objetivos del programa.

Re-entrenamiento de auditores

Desde las Actividades de Auditoría:

P= Inicio de la auditoría.

Revisión de la documentación.

Preparación de actividades en sitio.

H= Realización de actividades en sitio.

V= Preparación, aprobación y distribución del informe.

Finalización de la auditoría.

A= Actividades de seguimiento de la auditoría.

Para la planeación de la auditoría se recomienda el modelo de PLAN DE LA AUDITORIA


POR PROCESOS, el cual presenta una secuencia de actividades de la auditoría in situ a
todo el sistema de gestión de la calidad, veamos la estructura de este modelo:

1. Reunión de apertura

2. Estructura del sistema de gestión de la calidad

3. Despliegue estratégico

4. Procesos de realización

5. Procesos de verificación

6. Procesos de acciones y toma de decisión

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7. Reunión de cierre

Además del modelo de planeación, es importante considerar otra herramienta valiosa


como por ejemplo la LISTA DE CHEQUEO, la cual permite aclarar sus ideas,
corresponder claramente con el desarrollo del proceso (PHVA), identificar datos de
entrada y datos de salid, documentos del sistema de calidad relacionados y evidencias
esperadas de auditoría, establecer pautas para actividades que requieran muestreo,
recolectar la información requerida.

La lista de chequeo no debe ser utilizada como interrogatorio.

HABILIDADES EN EL MANEJO DE LAS ENTREVISTAS

El auditor debe buscar en las entrevistas:

Actitud participativa del auditado para que:

 Suministre información.
 Asuma una posición abierta.
 Sea honesto.
 Se sienta bien.
El auditor NO busca:

Ser un inspector del auditado que:

 Busque fallas.
 Caze brujas.
 Busque violaciones de procedimientos.
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Esto genera posiciones defensivas, hostilidades, ocultamiento de los hechos.

Para facilitar una comunicación efectiva se recomienda:

 Optimizar su comunicación oral (80% escuche / 20% pregunte)


 Preguntar para obtener INFORMACIÓN no una respuesta
 Editar y revisar su comunicación escrita (Hallazgos, informes)
 Analizar su interlocutor
 Ser diplomático y cuidadoso, evitar antagonizar a los auditados
 Dar tiempo para contestar
 Ser secuencial con la información, organizar sus ideas
 Escuchar activamente
Proceso de la entrevista:

1. Establezca contacto (escuche)

2. Mantenga la comunicación (escuche)

3. Pregunte (escuche)

4. Verifique (escuche)

Durante el proceso de la entrevista el auditor debe:

 Elogiar adecuadamente los elementos positivos, mostrar reconocimiento


 Hacer una crítica en forma colaboradora y dando aliento (¿Cómo se puede evitar esto
la próxima vez?)
 No hacer juicios de valor sobre expresiones del interlocutor
 Tener paciencia, dejar hablar
 Contacto visual, concentrado
 Relaciones de atención (asentir, “si”, “Mmh”,…)

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Trampas para los auditores:

 En las entrevistas de alta carga emocional esté alerta a:


 Ponerse en contra de un tercero para expresar simpatía por el auditado
 Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos
 Criticar a la organización o sus procesos
 Expresar sus propios valores o juicios
 Tomar las cosas de manera personal
 Auditar solamente los documentos

Para evitar las agresiones:

 Dejar que el otro termine de hablar, tener paciencia


 No emitir juicios de valor sobre las expresiones del interlocutor (“Esto es una
estupidez,…”)
 Evitar las expresiones “Se” (“Pero se sabe que actualmente…”), mejor es “En la norma
dice… “o” “Según lo establecido o conocido,…”
 Evitar las formulaciones con “Tú, Usted” (“Ud. Debería…, Tú has perdido la
oportunidad de…”) son fácilmente captadas como una adjudicación de culpas, mejor
es emplear “yo”: “Yo le recomiendo…”, “Según mi opinión…”, “Recogí la experiencia
siguiente…”, “Tales requisitos son obligatorios…”.

Criticar el hecho, no la persona y criticar en forma medida.

Para mejorar en las entrevistas:

 Identificar fortalezas y capitalizar en ellas

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 Conocer debilidades, admitirlas y disminuirlas
 Tener ideas claras y concretas
 Aplicar escucha activa
 Ejercitar la memoria a largo plazo
 Aprender a tomar decisiones, evitar vacilar
 Evitar detener la actividad que se desarrolla (LA AUDITORIA)

HABILIDADES EN LA REDACCIÓN DE HALLAZGOS


Los hallazgos de la auditoría pueden clasificarse de manera general en dos áreas o
elementos:

POSITIVOS:

 Aspectos relevantes
 Fortalezas
 Aspectos a proyectar
NEGATIVOS:

 Oportunidades de mejora
 Debilidades
 Aspecto por mejorar
 No conformidad (Registra la evidencia objetiva de una conclusión adversa al
cumplimiento de un requisito) Esto se aplica si la falla es completa o parcial del
sistema

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EJEMPLOS DE REDACCIÓN DE HALLAZGOS (POSITIVOS Y NEGATIVOS)
1. No se han determinado los métodos que le permitan a la organización, conocer y
utilizar la información de “la percepción de los clientes”, con respecto al cumplimiento de
sus requisitos.

2. Dentro de la revisión ejecutada por la dirección, en el primer semestre no se encontró


evidencia del seguimiento del desempeño de los procesos, de realización.

3. Las disposiciones para la evaluación de proveedores definidas en el instructivo IN-120-


02, no corresponden a las reales del proceso y que se aplican de forma adecuada y
eficaz.

4. Los reclamos recibidos de los clientes atendidos los fines de semana, no cumplen los
parámetros establecidos para su respuesta, por el proceso de atención al cliente, en el
procedimiento de atención de reclamos PR-AC-002 versión 5.

5. El procedimiento de control de registros de calidad PR-0112-06 versión 4, no incluye


disposiciones para identificación de los cambios y el estado de revisión de los formatos.

6. El uso de la documentación al interior de los procesos como una herramienta de apoyo,


se evidencia en todas las actividades dela organización.

7. El análisis de tendencias en el proceso de mantenimiento puede orientar el programa


de mantenimiento de equipos de servicios de apoyo, hacia la optimización de recursos.

8. El procedimiento PR-0170-02y el instructivo IN-170-06, se encuentran desactualizados


según el listado maestro de documentos vigente.

FORMA ADECUADA DE ESTABLECER UNA NO CONFORMIDAD:

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 Observación exacta de los hechos
 Dirigida al qué, cuándo, cuantos, dónde
 Ayuda a lograr la implementación eficaz de la acción correctiva
 Genera acciones, aumentan la satisfacción del cliente y mejoran el desempeño de la
organización
ERRORES EN LA REDACCIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD:

No conformidades largas:

“La revisión por la dirección programada para ejecutarse el día 10 de enero fue realizada
en las instalaciones del club y el programa elaborado coincidía con el evento de
entrenamiento en calidad para los procesos administrativos, por lo cual fue necesario
posponerla hasta el día siguiente (11 de enero) y como ocurrió un corte de energía, no se
dejó registro”

Referencia a nombres:

“El jefe de entrenamiento no posee los registros que demuestran la competencia del
personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto”.

Expresión de opiniones:

“La metodología establecida para medir la percepción del cliente con relación al
cumplimiento de sus requisitos, no está orientada como lo indica la nueva teoría de
gerencia del servicio”

Identificación de requisitos equivocados:

“No se evidenció la competencia del personal que realiza las actividades de compra de
materias primas” (reportada contra el requisito 7.4)
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REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

Ejemplo:

“La orden de compra OC-879 del cliente XXX s.a. que implica modificaciones en la
presentación y forma de la entrega no se revisó, según lo establecido en el procedimiento
P013”

En esta redacción de no conformidad se puede identificar elementos muy importantes


como:

Palabras escritas en forma objetiva, sin aspectos subjetivos; describe el incumplimiento;


es clara y entendible; con la menor cantidad de palabras posibles, corta y precisa.

HABILIDADES EN LA REDACCIÓN DE INFORMES

Las habilidades en la redacción de informes se dividen en:

Preparación:
¿Quién lo va a leer y para qué?
¿Qué tan específico se requiere?
¿Cuál era el objetivo de la auditoría?

Aprobación y distribución del informe:


Informe=Documento que describe el estado del sistema de gestión de calidad
 Seguir las directrices dadas en el procedimiento de la empresa
 Notas precisas, reales y fácilmente entendibles (lugares, proyectos, registros)

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 Redactar lo más pronto posible, de forma clara
 Entregar oportunamente
 Conclusiones claras, completas y coherentes
 Buen uso del lenguaje y presentación

Redacción de informes de auditoría

Evite citar:

Algunos…equipos están con certificado de calibración

Muchos…registros no tienen los resultados de…

Pocos…auditores no tienen la independencia

Casi todos…los contratos están vencidos

Varios…reclamos muestran despachos tardíos

Ciertos…operarios desconocen dónde están los instructivos

Redacción con estilo

 Redactar de la misma forma en que se habla


 Se estructura orientado hacia el cliente y por los procesos
 Generar un informe breve en la medida en que sea posible, sin adornos, pero que
cubra el objetivo
 Lograr que se describan los hechos
 Basarse en los requisitos

Uso del lenguaje


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 Presentar consistencia en el lenguaje utilizado y el presentado en el informe
 Evite el uso de jerga propia, modismos, palabras inapropiadas
 Tener en cuenta siempre la ortografía y aplicar reglas gramaticales

BIBLIOGRAFÍA

http://www.rosgrupoasesor.es/documentos/_1613292732017.pdf

http://pdfs.wke.es/2/8/3/3/pd0000012833.pdf

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