PROCESOS EMPRESARIABILIDAD, 2019 PROCESOS DE DISEÑO DE LOS NEGOCIOS
EL DISEÑO DE PROCESOS ES UN PASO DEL BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT (BPM) QUE SE PRODUCE DESPUÉS DE LAS ETAPAS DE ANÁLISIS Y DESCUBRIMIENTO. SU OBJETIVO ES CREAR UNA VERSIÓN MEJORADA Y OPTIMIZADA QUE CUMPLA CON TODAS LAS EXPECTATIVAS DE RENDIMIENTO DEL PROCESO Y LAS NECESIDADES ESTRATÉGICAS DE LA EMPRESA. PROCESOS DE DISEÑO DE LOS NEGOCIOS
EXISTEN HERRAMIENTAS Y RESULTADOS QUE NOS PERMITEN REALIZAR UN DISEÑO COMPETENTE EN
LOS PROCESOS DE NUESTRO NEGOCIO. • METAS Y OBJETIVOS • DESEMPEÑO • FLUJO DE TRABAJO • PLATAFORMAS Y TECNOLOGÍAS • FUENTE DE DATOS • CONTROLES OPERATIVOS Y FINANCIEROS • LA INTEGRACIÓN CON OTROS PROCESOS Y PARA ELLO, TENEMOS QUE ENTENDER CLARAMENTE ALGUNOS PRINCIPIOS, QUE SE DETALLARÁN A CONTINUACIÓN. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 1. MOMENTO DE LA VERDAD. SE REFIERE A TODAS LAS INTERACCIONES ENTRE LOS CLIENTES Y LA EMPRESA. SE LES LLAMA “MOMENTOS DE LA VERDAD”, YA QUE ES UNA INTERACCIÓN ENTRE LA ORGANIZACIÓN Y EL CLIENTE, QUE PASA A PROBAR SUS SERVICIOS O PRODUCTOS. TODO TRABAJO DE BPM TIENE COMO OBJETIVO QUE LA CADENA DE VALOR AGREGADO ENTREGADO AL CLIENTE (EN ESTE MOMENTO) SEA ALGO QUE EL CLIENTE CONSIDERE VALIOSO Y POR EL CUAL ESTÁ DISPUESTO A PAGAR UNA CANTIDAD QUE REMUNERA A LA EMPRESA, GENERANDO BENEFICIOS Y RIQUEZA. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 2. AÑADIR VALOR AL CLIENTE PARA ENTENDER ESTE PRINCIPIO ES SUFICIENTE RESPONDER A UNA PREGUNTA: ¿EL CLIENTE PAGARÍA PARA QUE SE REALICE ESTA ACTIVIDAD? HAY QUE INDICAR LAS ACTIVIDADES, YA QUE SON LAS QUE VAN A DAR LUGAR A LOS MOMENTOS DE LA VERDAD, SON LAS QUE HACEN QUE EL PRODUCTO O SERVICIO SEA MÁS VALIOSO A LOS OJOS DEL CLIENTE Y DEBEN SER OBJETO DE ESTUDIOS PARA MEJORARLAS. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 3. REDUCCIÓN DE LOS RETRASOS EN HANDOFFS UN HANDOFF, O TRANSFERENCIA, SE PRODUCE CUANDO HAY UN CAMBIO DE RESPONSABILIDADES ENTRE LOS EQUIPOS. ESTE ES UN MOMENTO CRÍTICO. EN ESE MOMENTO PUEDEN SURGIR FALLOS, ERRORES Y RETRASOS, CON ALGÚN RIESGO DE OCURRIR PROBLEMAS DURANTE LA OPERACIÓN. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 4. CUIDADO: ¡EVITE AUTOMATIZAR EXCESIVAMENTE! HABÍA UNA TENDENCIA, QUE HA QUEDADO DESFASADA, DE AUTOMATIZAR TODO LO POSIBLE, DE MANERA INDISCRIMINADA. ESTE PUNTO DE VISTA EQUIVOCADO, SENCILLAMENTE TORNABA UN PROCESO ANTIGUO, TAMBIÉN INEFICAZ E INEFICIENTE, CON LA ÚNICA DIFERENCIA PARA EL PROYECTO REDISEÑADO: EN LUGAR DE PERSONAS REALIZANDO LAS ACTIVIDADES, HABÍA ACTIVIDADES AUTOMATIZADAS. EL DISEÑO DE PROCESOS ESTÁ DESTINADO A GARANTIZAR LA CALIDAD, INDEPENDIENTE DE TENER UN PROCESO AUTOMATIZADO O NO. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 5. LA ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO UNA ORGANIZACIÓN TIENE UNA EXTENSA SERIE DE PROCESOS, MUCHOS DE ELLOS INTERCONECTADOS. SI ESTOS PROCESOS PUDIERAN SER REUTILIZADOS POR LA EMPRESA, “SI PUDIERAN HABLAR UN LENGUAJE COMÚN”, LA OPERACIÓN EN SU CONJUNTO, GANARÍA EN VELOCIDAD Y AGILIDAD. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO ALGUNAS VENTAJAS DE LA ESTANDARIZACIÓN DEL DISEÑO: FACILITA LA OPERACIÓN: PROCESOS ESTANDARIZADOS REPRESENTAN PROCEDIMIENTOS MÁS SIMPLES Y FÁCILES DE APRENDER Y MEMORIZAR. ESTO TENDRÁ UN IMPACTO EN LA PRODUCTIVIDAD Y TAMBIÉN EN LA SEGURIDAD. AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD: A MEDIDA QUE EL EQUIPO TIENE MENOS DUDAS Y COMETE MENOS ERRORES, RESULTA EN PRODUCTIVIDAD. MÁS CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS: EL CLIENTE PERCIBE LA ESTANDARIZACIÓN, QUE LA UTILIZA PARA FORMAR EL CONCEPTO DE CALIDAD DE SU EMPRESA. REDUCCIÓN DE COSTES: MENOS TIEMPO DE SU EQUIPO, MENOS RECURSOS = RACIONALIZACIÓN DE LOS COSTES. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 6. REGLAS DE NEGOCIO SON ALGUNAS REGLAS QUE DEBEN ESTAR PRESENTES EN LAS OPERACIONES Y PROCESOS, FACILITANDO SU APLICACIÓN Y SOBRE TODO LA TOMA DE DECISIONES. UN EJEMPLO DE REGLA DE NEGOCIO BASTANTE SENCILLO PODRÍA SER: LOS NIÑOS CON MENOS DE UN METRO Y VEINTE NO PUEDEN USAR ESTE JUGUETE. TIENEN SIMILITUD CON LAS POLÍTICAS. UTILICE EN EL MODELADO DE SU PROCESO UNA TAREA DEL TIPO BUSINESS RULE, Y DOCUMENTE SUS REGLAS EN ESPAÑOL ESTRUCTURADO, O DESCRÍBALAS CON LA AYUDA DE OTRO MODELADO LLAMADO DMN DECISION MODEL AND NOTATION. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 7. CONFORMIDAD APLICAR LOS ESTÁNDARES MÁS UTILIZADOS POR EL SECTOR DEL MERCADO AL QUE PERTENECE SU EMPRESA. RECUERDE VERIFICAR SI HAY UNA NORMA NACIONAL QUE PUEDE SER DIFERENTE DE LA INTERNACIONAL, Y CUÁL ES LA MÁS INDICADA. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 8. VALIDACIÓN DEL DISEÑO ES MUY IMPORTANTE QUE LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN EL PROCESO HAGAN PARTE DE TODAS LAS FASES DE UNA IMPLEMENTACIÓN DE BPM, Y EN EL DISEÑO NO PODRÍA SER DIFERENTE. LA FORMA MÁS ABORDADA PARA LA VALIDACIÓN, ES LA SIMULACIÓN DE PROCESOS, LA MEJOR MANERA DE VALIDAR UN PROCESO ES MEDIANTE LA PRESENTACIÓN DE UN PROTOTIPO PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN LA EJECUCIÓN. LOS NUEVE PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIO 9. LA SIMPLICIDAD EN EL DISEÑO DEL PROCESO SIEMPRE QUE BUSCAMOS LA SOLUCIÓN COMPLETA, CAEMOS EN EL ERROR DE LA SOLUCIÓN COMPLEJA. LA COMPLEJIDAD NO APORTA BENEFICIOS AL DISEÑO DE SU PROCESO. UN PROCESO O UNA OPERACIÓN COMPLEJA TIENE COMO RESULTADO GASTOS INNECESARIOS, ERRORES, BAJA PRODUCTIVIDAD Y RETRASOS. POR LO GENERAL, LO LLAMAMOS “BUROCRACIA” (LÉASE “PAPELEO”). DE HECHO, UN BUEN TRABAJO DE DISEÑO ES UNO QUE DESPUÉS DE HORAS Y HORAS DE TRABAJO, DA LUGAR A ALGO SIMPLE, QUE SÓLO CONTIENE LA ESENCIA NECESARIA PARA QUE EL PROCESO SEA CAPAZ DE LOGRAR EL RENDIMIENTO ESPERADO. EN CONCLUSIÓN
UN BUEN DISEÑO DE PROCESO TIENE UN IMPACTO DIRECTO EN LA RENTABILIDAD Y EL ÉXITO DE
UNA EMPRESA. CUANTO MEJOR SEA EL PROCESO, SIGNIFICA QUE SE OBTIENEN MEJORES RESULTADOS.