EVALUACIÓN TÉCNICA DE LAS PROPUESTAS

Es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de cambio de equipo

define y evalúa las características y los factores técnicos de los equipos disponibles.
El resultado de esta evaluación, sumado al resultado de la evaluación económica y
financiera, constituye la plataforma de decisión del equipo y de la solución a adquirir.
Elaboración del RFP (request for proposal)
La evaluación técnica de los equipos se facilita si se elaboran correctamente las
propuestas por parte de los proveedores de soluciones.
Una vez que se han terminado las estimaciones de los requerimientos del equipo
nuevo, es necesario elaborar una solicitud o requisición de propuesta. La requisición
de propuesta (RFP) es un documento que define los requerimientos de la
organización sobre el equipo o la red requerida.
El RFP tiene varias funciones, entre las cuales se incluyen:
 Sirve como una propuesta del sistema que invita a los proveedores a participar
en el concurso.
 Establece los primeros puntos de evaluación y negociación entre los
proveedores de soluciones computacionales y la organización.
 Obliga al administrador del proyecto de cambio de equipo a formalizar el proceso
de determinación de los requerimientos de equipo.
 Constituye un documento que describe claramente las prioridades técnicas del
sistema.
La estructura del RFP varía según la naturaleza del proyecto de cambio de equipo
que se desarrollará. No obstante, se recomienda incluir, entre otros, los siguientes
puntos:

Introducción
En esta sección se puede integrar la siguiente información:
 Datos generales del proyecto.
 Fecha límite para recibir la propuesta por parte del proveedor de equipo
computacional que desea concursar.
 Fecha límite, por parte del proveedor, para realizar las presentaciones y/o
demostraciones del equipo propuesto.

Requerimientos del sistema computacional

En esta sección se puede incluir la siguiente información:
 Requerimientos de equipo actual frente al equipo propuesto.
 Requerimientos obligatorios y opcionales.
 En términos generales, deberá incluirse toda la información relevante descrita
en la sección de determinación de los requerimientos.

Formato de la propuesta que se recibirá de los proveedores concursantes

Es importante definir estándares de las propuestas de los diferentes proveedores
de soluciones, con el fin de facilitar la evaluación técnica y financiera de estas
propuestas y, por ende, de la decisión final.
Parámetros que pueden ser incluidos en las propuestas que entregan los
proveedores:
 Sistema o solución configurada. Por lo general la mayoría de los proveedores
presenta este aspecto con un adecuado nivel de detalle.
 Requerimientos de instalación. Estos requerimientos pueden modificar una
decisión determinada, ya que afecta el costo total de la solución.
Esta información debe incluir requerimientos de:
o Espacio físico que ocupa el equipo.
o Instalaciones eléctricas y equipos reguladores de voltaje.
o Temperatura ambiental y equipos de refrigeración.
 Soporte del proveedor. Este aspecto es tan importante como el producto dentro
del cuadro global.
La información que se requiere por parte del proveedor en este renglón incluye:
o Soporte para el entrenamiento del personal en el nuevo equipo y
calendario de cursos, incluso su costo.
o Personal de soporte para hardware, software y, en general, para el
mantenimiento del equipo.
o Inventario de equipos de respaldo compatibles con el equipo configurado
en la propuesta.
o Apoyo y experiencia para convertir las aplicaciones y los programas de
aplicación al nuevo equipo computacional.
 Información de costos. En este punto debe incluirse toda la información
económica y financiera de las propuestas de equipo computacional.
 Condiciones del contrato. Por lo general, las condiciones del contrato se
especifican en formatos fijos que el proveedor anexa en la mayoría de las
propuestas, los cuales comúnmente son elaborados por el departamento legal
de la compañía.

Abrir concurso de proveedores

Una vez que se elaboró el RFP, es necesario abrir formalmente el concurso de los
proveedores que deciden concursar o competir por el contrato.
Durante esta fase del proceso es importante elaborar un documento que contenga
todas las especificaciones descritas y hacer una entrega formal a cada uno de los
proveedores que desean concursar.

Descartar propuestas
El siguiente paso es descartar todas las propuestas que no cumplen con los
requerimientos obligatorios. Esto es importante, pues evita realizar un análisis
técnico y financiero de cada una de las propuestas recibidas.
Factores que deben evaluarse
La evaluación técnica de las propuestas debe realizarse exclusivamente sobre las
soluciones que satisfacen todos los requerimientos obligatorios y que cumplen
mejor los requerimientos opcionales.

En términos generales, dichos factores se clasifican en factores de hardware, de

software y de proveedor.
 Factores de hardware. Son las características que ofrecen los componentes
físicos de la computadora.
 Factores de software. Este renglón se refiere al software interno o software de
sistemas, el cual se compone de programas de control.

Finalmente, es importante destacar que en la mayoría de los casos el tiempo de

vida útil del software de aplicación es superior al tiempo de vida útil de las
plataformas de hardware.