Actividad de aprendizaje 4

Evidencia 7:
Propuesta Caso Pio Pio y más Pio

Mireya Delgado Rondón

Juan David Henao Zapata

Instructor
Yearly Cecilia Reid Garcia

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Gestion Logistica
Ficha 1667908
 INTRODUCCION

Con el presente trabajo queremos dar a conocer las diferentes dificultades dentro
de una empresa y poder buscarle una solución para mejorar su funcionamiento.
Saber qué áreas debemos manejar y como es su organización para que todo
marche de modo correcto y no tener inconvenientes con los clientes internos ni
externos, dar a conocer que todo personal que labore dentro de la empresa debe
estar calificado para hacer parte de cualquier área donde sea requerido y que
los empleados deben adaptarse fácilmente a las políticas de la empresa.
 OBJETIVO GENERAL
Conocer las problemáticas existentes dentro de la empresa y brindar una posible
solución para que todo dentro de la empresa funcione de manera correcta e
identificar el flujo de información interno y externo de los procesos logísticos, los
tiempos de respuesta y costos asociados para facilitar el flujo de bienes, servicios
y transacciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Interpretar y analizar situaciones asociadas a las diferentes áreas del
proceso logístico.
• Identificación de requerimientos de información y puntos críticos.
Todas y cada una de las empresas fabricantes de un producto o prestadora de
un servicio, tiene como prioridad estandarizar y ejecutar una política o proceso
logístico, este consiste básicamente en realizar entregas de los productos o
servicios a sus destino o clientes finales; con estos procesos se busca mantener
y mejorar la forma de entrega (servicio al cliente) y reducir la tabla de tiempos al
momento de la entrega. En el procedimiento del pedido u orden de requerimiento
por parte del cliente se puede mostrar la trazabilidad mediante un método como
el CRM para que el cliente conozca el proceso lo pueda controlar y posterior
mente reciba el producto que ha ordenado con alto índice de satisfacción. Por
eso considero que es muy importante que la empresa trabaje en la optimización
de los procedimientos que se dan en este proceso.

Las empresas prestadoras de servicios, fabricantes de productos, distribuidoras,

operan una cadena de abastecimiento que consta de un flujo de actividades en
el que participan también otras organizaciones externas, las cuales tienen un
objetivo en común y es elaborar un producto terminado, y distribuirlo
eficientemente hasta el consumidor final, de manera que este quede satisfecho
y luego se pueda crear una relación fructífera con él. Una cadena de
abastecimiento, requiere de eficiencia en tiempo, costos y suministro adecuado
de materiales. Toda empresa debe manejar un ciclo de pedido que es donde se
explican las etapas y/o procesos que se le hace saber al cliente al momento de
realizar un pedido. Es por eso que es necesario que la empresa trabaje en la
implementación de tácticas de mejoramiento en relación a los procedimientos
que se llevan a cabo desde que se realiza la visita al cliente hasta la entrega del
producto final, debido a que si todos no manejan el mismo idioma ni se trabajan
articulados no habrán resultados positivos y por lo consiguiente las ventas
disminuyen y conlleva esta situación al recorte de personal.

ANÁLISIS DEL CASO

1. PROCESOS INADECUADOS EN EL ÁREA DE ALMACENAJE.
La carencia de una visión general o global de los procesos logísticos por
parte de la empresa, genera ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto
la información como la operación no fluyen a la par con lo que se requiere.
 Al profundizar más en este tema, se observa como en los procesos
diseñados no existe un flujo óptimo de comunicación entre las distintas
áreas de la empresa, y esto se debe a que han sido diseñados para cada
una de las áreas implicadas, ocasionando estancamientos que generan
fallas notorias y nocivas para todo lo que se requiere.

2. UN DETERIORADO CANAL DE INFORMACIÓN.

El sistema de información utilizado por la empresa de acuerdo a todo lo
detallado no es compatible para que sea un soporte eficiente y preciso a
la hora de tomar decisiones frente a las necesidades o las demandas del
mercado.

3. FALTA DE HERRAMIENTAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS

PROCESOS
Toda esta situación provoca unos procesos excesivamente manuales y
duplica las tareas entre los departamentos debido a que no es oportuna
la información obtenida para procesar, generando traumatismo y errores
que se ven reflejados en tiempo y servicio.

4. LA INFORMACIÓN DISPONIBLE ES POCO CONFIABLE, DEBIDO A

LA FORMA COMO SE INGRESA LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS.
Debido a la pésima fluidez de la información y los procedimientos mal
implementados en la empresa, el área comercial no puede lograr cumplir
a cabalidad lo que ofrece a los clientes, debido a que la información
manual obtenida de la toma física matutina no es procesada como se
necesita sino más bien a un ritmo inadecuado y poco fiable para lo que se
requiere, ocasionando este inconveniente un descontento en los clientes
y deteriorando la imagen de la empresa en el mercado.

5. PROGRAMACIÓN ERRADA DE LOS DESPACHOS.

Ocasionada por un mal almacenaje, tal vez debido a la incorrecta
distribución en la organización dentro de los cuartos fríos, o errores en la
digitación que pueden ser frecuentes ocasionando que la separación de
los pedidos no sea la requerida.
 PUNTOS CRITICOS

En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe

centrar la atención para su mejoramiento:

✓ Comunicación deficiente: Los empleados no funcionan como equipo de

trabajo y no se apoyan, por ende cada área comete errores y evade
responsabilidades. Unos procesos dependen de otros y la poca
comunicación afecta el buen desarrollo de las actividades; esto sucede
debido a la falta de culturización por parte de la compañía hacia los
trabajadores y quizás no se dan a conocer los valores y políticas de la
corporación desde un principio a los empleados.

✓ Falta de capacitación al personal: Es indispensable que el personal de

la empresa sea competitivo, que no solo conozca las funciones propias
de su cargo sino que también tenga conocimientos básicos sobre los
procesos de las otras áreas que conforman la compañía, por eso es
importante hacer una rotación del personal en diferentes áreas ya que con
esto todos los empleados se familiarizarán con las funciones de las
diferentes áreas y no se enfrascarán en una sola tarea, otro punto
importante es que cada quien tenga un manual de funciones para que
tomen más compromiso de sus responsabilidades. También es necesario
para el buen desempeño de los procesos capacitar al personal sobre el
manejo adecuado de tecnologías de información y comunicación y el
manejo de los softrware ya que de esto dependerá el éxito de la
implementación de los mismos en las operaciones.
✓
✓ Procesos sin documentar: Los diferentes procesos no están
documentados: lo cual ocasiona que se trabaje día a día generando
errores frecuentes y repetitivos en cuanto a la operación y al servicio.
✓
✓ Programación defectuosa: No se revisan y estudian los tiempos de
entrega y se enruta mal, y es así como ocurre la pérdida de los clientes
por el descontento que ocasiona el incumplimiento en los pedidos.
 ✓ La actitud reprobable de las cabezas visibles de la empresa, caso
puntual el ingeniero encargado de la planta, cuando emite una respuesta
que opaca el ambiente laboral de la empresa.
CARGOS DESEMPEÑADOS EN LA EMPRESA POLLOS MAS PIO
Telemercaderista: Milena - Pedidos canal geográfico, clientes institucionales y
especiales.
Telemercaderista: Erika - Pedidos canal supermercados.
Auxiliar de facturación - Caja: Carla – Responsable de la recepción de los
documentos generados en los despachos a los clientes.
Analista de inventarios: Mauricio – Encargado de la toma física para luego ser
registradas en el sistema.
Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la planta
como a la distribución.
Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y
reclamos de los clientes.
Facturador: Jimmy – Registra los despachos en los formatos para la facturación.
Supervisora Distribución y Transporte: Sandra – Encargada de la
programación de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.
Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el
alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.
Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor
logístico.
Auxiliar Distribución: Carlos
Gerente General: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos
de ingresos y costos de la compañía.
Supervisor de ventas: Alex - Se encarga de todo lo relacionado con el equipo
de trabajo de ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.
Proveedores: La compañía POLLOS PIO PIO Y MÁS PIO produce y distribuye
a sus clientes, es decir es ella misma quien provee el pollo a los establecimientos
comerciales sin necesidad de adquirir los productos de intermediarios. Se hace
necesario que el gerente general de la compañía preste mayor importancia a la
reestructuración de los siguientes procesos que es donde se hacen más
evidentes las debilidades apoyándose en tecnologías de información y
comunicación y software especializado:
Gestión de producción:
✓ Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere.
Gestión de almacenes y stock:
✓ Almacenaje
✓ Control inventarios.
Gestión de servicio al cliente:
✓ Auditoria de rutas, seguimiento servicio.

SOLUCIÓN PROPUESTA
Tras el diagnóstico, la solución se plantea con tres líneas básicas de trabajo;
Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado, y teniendo el área de
procesos como el eje central, se deben diseñar soluciones tal y como lo describo
a continuación:
REINGENIERÍA DE PROCESOS
En este caso se redefinió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento
hasta la expedición, eliminando todas las ineficiencias que se producían cuando
el proceso “cruzaba” a través de los distintos departamentos e implantando una
gestión por procesos en lugar de una organización.
A partir del proceso logístico se pueden redefinir los siguientes subprocesos:
✓ Gestión de producción (Programación oportuna de acuerdo a lo que se
requiere)
✓ Gestión de almacenes y stock (Almacenaje – Control inventarios)
✓ Gestión de servicio al cliente (Auditoria de rutas, seguimiento servicio)
 ✓ Además, se puede implantar el concepto de líder del proceso para que
gestionase el proceso a través de todos los departamentos y planteando
así una estructura organizativa matricial que dotase de más eficiencia los
procesos y subprocesos.
✓ Además de la reingeniería del proceso, también se puede implementar
capacitaciones al personal en técnicas de mejora continua para conseguir
que los procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a
lo largo del tiempo en lugar de perderla.

ALMACÉN FÍSICO
Para la problemática referida al sistema de almacenaje se recomienda rediseñar
los almacenes o su organización, minimizando los errores y así alcanzar los
siguientes objetivos:
✓ Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a la
disminución drástica del tiempo de operaciones de almacenaje.
✓ Mejorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stocks.
✓ Disminución del número de mermas.
✓ Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión
adecuada del almacén.
Para ello, a nivel físico, hubo dos grandes líneas de trabajo:
✓ SISTEMAS DE ALMACENAJE
✓ DISTRIBUCIÓN FÍSICA
ALMACENAJE: En cuanto al almacenaje, se puede diseñar un sistema con
elementos de paletización adaptados a las características del producto con
modernos accesorios de almacenamiento y picking dinámico.
DISTRIBUCCION: En cuanto a la distribución del almacén, se puede emplear
una metodología propia que ayude a fortalecer y redefina todas las áreas
funcionales del almacén (muelles de carga y descarga, zonas de preparación de
mercancía, zona de picking, etc.)
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN: En el caso de la problemática en la fiabilidad
y disponibilidad de la información se recomienda adoptar un sistema de
captación de datos oportuno y eficaz integrados con él.
Además, otras soluciones importantes serian:
✓ Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos de
ejecución
✓ Hay que crear un enrutamiento por clientes y horarios de los vehículos
para cumplirle a todos los clientes y realizar una trazabilidad a través de
un sistema gps (Satrack)
Replantear nuestro sistema de transporte y desarrollar mecanismo de
seguimiento al cliente, que permitan conocer las necesidades reales del
cliente, conocer sus inconformidades. Seguramente identificando las rutas
críticas, nuestros clientes y objetivos, se crearían rutas especializadas, es
decir, contar con una ruta para casinos, donde su tiempo de recepción es
corto, para lo cual le podríamos llegar a tiempo; otra ruta para T a T, así
llegamos temprano a aquellas zonas rojas, ya que si no iniciamos temprano
el vehículo podría ser víctima de asalto, otro sistema de distribución para
clientes especiales, clientes varios
✓ Los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los
horarios de entrega o correr algunos para la tarde, debido a que la
mayoría se deben entregar entre 8:00 a.m. y 10:00 a.m., pues, a todos no
les podemos llegar en el mismo período de tiempo, para ello tendríamos
que contar con vehículos exclusivos para cada cliente y eso es realmente
imposible sin tener sobre costos muy elevados.
✓ Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y
procedimientos en cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del
proceso y sobre todo, hacerlo cumplir; plantear políticas organizacionales
y replantear funciones de los colaboradoras para equilibrar cargas y sobre
todo crear estrategias que conlleven a mejorar el funcionamiento del área
y de la compañía.
✓ Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que
todos estén en la capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de
trabajo claves y así no sería traumática la operación al momento de faltar
un colaborador.
✓ También sería muy útil replantear la información que arroja el inventario,
por no ser confiable o generarlo 2 o 3 veces al día, para que sea un dato
más aproximado de las referencias disponibles para la venta.
✓ Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e
implementar un pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer el
mercado, tener claro el comportamiento de las referencias y/o
preferencias del consumidor, adicional será de gran utilidad para el
manejo de inventario, que puede darse por familias de referencias, de esta
manera le daremos a nuestros clientes el producto que necesita, en la
cantidad que requiere y el día que lo necesita.
 ✓ Capacitar a los colaboradores en diferentes temas, entre los que son
necesario servicio al cliente interno y externo, trabajo en equipo,
resolución de conflictos, lo cual tendrá como resultado un clima laboral
más agradable, este proceso se fortalecería con un buen proceso de
comunicación entre todos.
✓ Implementación de Projecto para establecimiento de tareas y tiempos de
los diferentes procesos que intervienen
✓ Un sistema ERP para sistema de inventarios
✓ Un sistema como SAP a través del cual se manejan todos los procesos
en línea, informes, inventarios, facturación, a través de transacciones para
cada área que hace parte del proceso y en el cual se le puede dar una
trazabilidad a los pedidos y ver el estado en el que este, al igual los pagos
de los clientes, clientes fuertes y significativos es decir que son ya clientes
fijos que hay que priorizar, todo manejado desde una plataforma que esté
disponible en línea para que así pueda ser consultada en tiempo real y no
permita retrasos o se les pueda priorizar a tiempo.

SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPLEADO EN LA EMPRESA

Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite
disminuir en gran medida los costes de gestión. En esta área, es importante
destacar de la complejidad de hacer convivir con éxito conceptos de negocio con
conceptos de tecnología. Para conseguirlo, es necesario crear un “Comité de
Implantación de Sistema de Información “donde deben participar los miembros
de la empresa actores del proceso logístico y además los representantes de las
empresas de soluciones de sistemas de información.

LOS RESULTADOS
Con estos cambios se puede tener un norte más cerca a lo que se requiere,
algunos de los resultados cuantificables pueden ser:
✓ Alcanzar una posición competitiva en plazos de servicio
✓ Disminución del stock de almacén.
✓ Disponer de información en tiempo real para la toma de decisiones debido
a la implantación de un cuadro de mando logístico.
✓ Mejora de los costes de los procesos administrativos.
✓ Mayor satisfacción de los clientes debido a la mejora en el servicio
✓ Aumento de la satisfacción del equipo humano gracias a tener procesos
muy bien implementados y fundamentados y gracias a la promoción por
parte de la empresa en los valores y la imagen corporativa de la misma.