PANDUAN SELEKSI DAN PENGADAAN SEDIAAN

FARMASI
RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK
LOMBOK DUA DUA
2019

RSIA LOMBOK DUA DUA

Jl. Flores 12, Surabaya
Telp 031-5022044, 5022131
 SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR
No. 004B/SKD/RSIA-LDD/I/2019
Tentang

PANDUAN SELEKSI DAN PENGADAAN SEDIAAN FARMASI RUMAH SAKIT

IBU DAN ANAK LOMBOK DUA DUA FLORES

Menimbang :
A. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan farmasi rumah sakit, maka
diperlukan kebijakan pelayanan kefarmasian dan penggunaan obat di instalasi
Farmasi RSIA Lombok Dua Dua Surabaya.
B. Bahwa agar Kebijakan Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat di Instalasi
Farmasi RSIA Lombok Dua Dua Surabaya dapat terlaksana dengan baik perlu adanya
Pedoman Pengorganisasian, Pengelola, Pelayanan, Pengawasan serta Pendidikan dan
Pelatihan Staf.
C. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b, perlu
ditetapkan dengan keputusan direktur RSIA Lombok Dua Dua Surabaya.

Mengingat :
1. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009n tentang Rumah Sakit
3. Undang-undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotik.
4. Undang-undang Nomor 5 tahun 1997 tentang Psikotropik.
5. Undang-undang Nomor 36 tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan.
6. Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian.
7. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar
Pelayanan Minimal di Rumah Sakit.
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 012/Menkes/SK/III/2012 Tentang Akreditasi
Rumah Sakit.
9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 58/Menkes/Per/IX/2014 tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.
10. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 56/Menkes/Per/IX/2014 tentang Klasifikasi dan
Perijinan Rumah Sakit.
 11. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3/Menkes/Per/2015 Tentang Peredaran.,
Penyimpanan, Pemusnahan dan Pelaporan Narkotik, Psikotropik dan Prekusor
Farmasi.
12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1691/Menkes/Per/VIII/2011
tentang Keselamatan Pasien.
13. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1087/Menkes/SK/VIII/2010 tentang Standar Kesehatan dan Keselamatan Kerja di
Rumah Sakit.
MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Pertama : KEPUTUSAN DIREKTUR RSIA LOMBOK DUA DUA SURABAYA
TENTANG PANDUAN SELEKSI DAN PENGADAAN SEDIAAN
FARMASI RSIA LOMBOK DUA DUA SURABAYA.
Kedua : Kebijakan Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat Rumah Sakit
Lombok Dua Dua Surabaya sebagaimana tercantum dalam Lampiran
Keputusan ini.
Ketiga : Pembinaan dan pengawasan tentang Kebijakan Pelayanan Kefarmasian dan
Penggunaan Obat dilaksanakan Oleh Kepala Instalasi Farmasi RSIA Lombok
Dua Dua Surabaya
Keempat : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila dikemudian
hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Surabaya
Pada tanggal : 21 Januari 2019
Direktur RSIA Lombok Dua Dua Surabaya
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan
hidayah Nya, setelah mengalami proses penyempurnaan akhirnya buku Panduan Seleksi dan
Pengadaan Obat dapat diselesaikan sesuai dengan harapan. Suatu langkah maju telah dicapai
dalam proses memenuhi hak pasien dan keluarga yang mendapatkan pelayanan bermutu di
Rumah Sakit Lombok dua – dua Surabaya.
Sangat disadari bahwa buku panduan ini masih jauh dari kesempurnaan, meskipun
demikian dengan segala keterbatasan buku panduan ini diharapkan dapat memberikan
pemahaman pada semua staf yang terlibat dalam pelaksanaan pedoman ini.
Saran dan kritik dari berbagai pihak sebagai bahan penyempurnaan Buku Panduan
Seleksi dan Pengadaan Obat ini sangat diharapkan.
Pada kesempatan ini disampaikan rasa terima kasih atas perhatian dan sumbangan
pemikiran semua staf rumah sakit yang terlibat dalam pembuatan buku Panduan Seleksi dan
Pengadaan Obat ini dan semoga dapat bermanfaat.

Ditetapkan di : Surabaya
Pada Tanggal 22 Februari 2019
RSIA Lombok dua – dua

Ttd.

Penyusun.

i
DAFTAR ISI

Kata pengantar………………………………………………………………………........... i

Daftar Isi……………………………………………………………………………............ ii

BAB I. DEFINISI …………………………………………………………………............. 1

BAB II. RUANG LINGKUP ………………………………………………………........... 2

2.1. PEDOMAN SELEKSI OBAT .................................................................................. 3

2.2. PRINSIP UMUM SELEKSI OBAT ......................................................................... 3

BAB III. TATA LAKSANA ……………………………………………………................ 5

BAB IV. DOKUMENTASI ……………………………………………………................. 8

ii
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat
dan hidayah Nya, setelah mengalami proses penyempurnaan akhirnya buku Panduan
Seleksi dan Pengadaan Obat dapat diselesaikan sesuai dengan harapan. Suatu langkah
maju telah dicapai dalam proses memenuhi hak pasien dan keluarga yang mendapatkan
pelayanan bermutu di Rumah Sakit Lombok dua – dua Surabaya.
Sangat disadari bahwa buku panduan ini masih jauh dari kesempurnaan,
meskipun demikian dengan segala keterbatasan buku panduan ini diharapkan dapat
memberikan pemahaman pada semua staf yang terlibat dalam pelaksanaan pedoman ini.
Saran dan kritik dari berbagai pihak sebagai bahan penyempurnaan Buku
Panduan Seleksi dan Pengadaan Obat ini sangat diharapkan.
Pada kesempatan ini disampaikan rasa terima kasih atas perhatian dan sumbangan
pemikiran semua staf rumah sakit yang terlibat dalam pembuatan buku Panduan Seleksi
dan Pengadaan Obat ini dan semoga dapat bermanfaat.

Ditetapkan di : Surabaya
Pada Tanggal 22 Pebruari 2019
RSIA Lombok dua – dua

Ttd.

Penyusun.

ii

1
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ………………………………………………………………………i

Kata pengantar………………………………………………………………………ii

Daftar Isi……………………………………………………………………………iii

BAB I. DEFINISI …………………………………………………………………..1

BAB II. RUANG LINGKUP ………………………………………………………2.

BAB III. TATA LAKSANA …………………………………………………….....5

BAB IV. DOKUMENTASI ……………………………………………………......8.

iii

2
 BAB I

DEFINISI

Pemilihan adalah suatu kegiatan pemilihan sediaan farmasi, alkes dan bahan
medis habis pakai. Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari
meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi,
bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial,
standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat.

Tersedianya berbagai macam obat di pasaran membuat para dokter tidak mungkin up to
date dan membandingkan berbagai macam obat tsb. Produk obat yg sangat bervariatif
juga menyebabkan tidak konsistennya pola peresepan dalam suatu sarana pelayanan
kesehatan.

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di rumah sakit dan untuk
unit pelayanan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari
distributor atau pedagang besar farmasi.

Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam
jumlah yang cukup dengan kualitas dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung
jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara
dan ketentuan yang berlaku.

Pengadaan perbekalan farmasi dilakukan melalui penyalur/distributor resmi yang

ditunjuk oleh pabrik obat/alkes yang bersangkutan dan atau penyalur/distributor resmi
yang ditunjuk oleh rumah sakit.

Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan
jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan
penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis

3
 BAB II

RUANG LINGKUP

1. Terdapat suatu metode untuk mengawasi daftar obat-obatan rumah sakit dan
penggunaan obat-obatan:
- Rumah sakit harus memiliki dan mengembangkan Formularium Obat
- Penyusunan Formularium Obat
2. Bila terjadi kehabisan obat (karena terlambatnya pengiriman, stok nasional
kurang) yang tidak diantisipasi dalam pengendalian inventaris yg normal harus
ada proses untuk mengingatkan para pembuat resep tentang kekurangan obat tsb
dan saran substitusinya.
3. Rumah Sakit dapat segera memperoleh obat yang tidak ada dalam stok atau yang
normal tersedia atau sewaktu-waktu bilamana Farmasi tutup

Obat yang masuk dalam Formularium :

1. Mengutamakan penggunaan obat generik.

2. Perbandingan obat generik : original: me too= x:y:z

3. Memiliki rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan

penderita.

4. Mutu terjamin, termasuk stabilitas dan bioavailabilitas.

5. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan.

6. Praktis dalam penggunaan dan penyerahan

7. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien

8. Memiliki rasio manfaat-biaya (benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya

langsung dan tidak langsung.

9. Obat lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence based
medicines) yang paling dibutuhkan untuk pelayanan, dengan harga yang
terjangkau

4
PEDOMAN SELEKSI OBAT

1. Obat yang dipilih harus bermutu

2. Jenis obat sesedikit mungkin. Hindari duplikasi dan kesamaan jenis dan bentuk sediaan
obat.
3. Obat baru hanya dipakai bila lebih besar keuntungannya dibanding obat yang sudah
ada.
4. Kombinasi obat dipakai bila lebih menguntungkan dibanding obat tunggal.
5. Pilih obat yang merupakan drug of choice penyakit yang ada.
6. Kontra indikasi, efek samping harus diamati agar diperoleh gambaran rasio risiko dan
keuntungan produk
7. Upayakan jenis obat termasuk sediaan obat generik
8. Penggunaan obat tradisional sangat dimungkinkan apabila ada permintaan khusus

PRINSIP UMUM SELEKSI OBAT

1. Pilih jenis obat seminimum mungkin
a. Tergantung dari jenis penyakit
b. Sesuai data epidemiologi
2. Utamakan obat generik daripada obat paten
3. Pilih satu sediaan obat untuk setiap jenis obat
4. Gunakan daftar obat sesuai dg tingkat penggunaan (level of use)
5. Gunakan standar normal pengobatan yang umum.

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam

menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-
obat yang diterima.

Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan

dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan
masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan

5
dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan
informasi penggunaan obat.

Gambar Siklus Pengadaan Obat

Tujuan seleksi obat

Menentukan jumlah
yang dibutuhkan

Menyesuaikan
kebutuhan dan dana

Pengumpulan Memilih metode

informasi pengadaan
pemakaian

Mencari dan memilih

pemasok

Menentukan
persyaratan kontrak
Menerima dan
Monitor status
memeriksa obat-
pemesanan
obatan

6
 BAB III

TATA LAKSANA

Seleksi Obat dilakukan dengan menyusun suatu standarisasi obat yang akan
digunakan di rumah sakit sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit.

Dasar seleksi kebutuhan obat :

a. Kualitas/ mutu obat

b. Harga
c. Kemudahan Pengadaan
d. Pemberian kondisi diskon

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis.,jumlah dan harga

perbekalan farmasi yang sesuai kebutuhan dan menghindari kebutuhan untuk
menghindari kekosongan obat.

Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan dalam harian dan mingguan berdasarkan

kebutuhan yang dilihat dari pengeluaran sebelumnya.

Kajian untuk Alat dan Obat baru dilakukan sebagai berikut :

1. Dokter yang akan menulis alat atau obat baru tersebut wajib mengisi formulir
usulan obat baru yang sudah disediakan
2. Formulir yang sudah diisi itu kemudian diserahkan kepada direktur
3. Direktur akan melakukan kajian terhadap obat baru tersebut

Apabila disetujui maka bagian pengadaan akan memproses pengadaannya, apabila tidak
disetujui maka akan diberitahukan kepada dokter tersebut.

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat
diperlukan.
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
7
 1) Pengadaan barang dan farmasi
2) Pengadaan bahan dan makanan
3) Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
1) Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
2) Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan
puyer
3) Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
4) Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
1) Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
2) Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3
bulan ataupun 6 bulan
3) Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami
kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya
total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses
pengadaan efektif seharusnya:
1. Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
2. Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
3. Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
4. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),
menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
5. Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
6. Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai total lebih rendah.

8
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi
dan penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk
obat.
Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik
dan merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan
harga
d. Pengadaan secara kompetitif

9
 BAB IV

DOKUMENTASI

Dokumentasi pengadaan obat di RSIA Lombok dua – dua dilakukan untuk setiap
kegiatan. Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah sebagai
berikut:
1. Unit Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis atau sudah
habis di dalam buku defekta.
2. Seluruh kebutuhan obat tiap hari yang dicatat dalam defekta, dituangkan ke dalam
pengajuan untuk diajukan kepada Logistik Medis,. Unit farmasi harus memiliki arsip
seluruh pengajuan kebutuhan obat yang disusun berdasarkan urutan tanggal atau
bulan.
3. Unit Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang dan suplyer, dan
melakukan cross check terhadap pengajuan yang diajukan. Penerimaan barang harus
memperhatikan kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal
expiry date serta memasukkannya ke dalam kartu stok.
4. Logistik harus memiliki salinan surat pesanan obat dan faktur dari setiap obat yang
datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi setiap obat yang beredar di
RSIA Lombok dua – dua
5. Ka Unit farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang digunakan setiap
bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika, dilakukan
pencatatan dan pelaporan yang ditujukan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota
Surabaya serta Kepala Balai POM Surabaya.
6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses retur
kepada pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.

10
11