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Noções de Preservação de Documentos

1. Por que preservar?

Preservar porque em todos os suportes documentais estão contidas


informações de extrema importância para a sociedade. Preservando o suporte,
preserva-se a informação.
Preservar/conservar para não haver necessidade de restaurar. A restauração,
além de ser um procedimento de alto custo financeiro, muitas vezes
compromete a informação contida no documento.

2. O que preservar?

Uma informação perdida por um administrador no passado acarretará em


gastos e perdas de tempo se outro administrador, no presente, necessitar
dessas informações.
Menos recursos humanos e materiais serão gastos se as informações es-
tiverem organizadas e preservadas.

3. Alguns documentos, quando produzidos, já são considerados de


valor permanente.

Atas, relatórios, convênios, contratos, publicações da própria instituição,


planos, projetos, programas, plantas, etc.
Com o objetivo de conservar os documentos, para que as informações que eles
contenham possam ser utilizadas por tempo indefinido, deve-se dar um
tratamento adequado aos documentos desde a sua produção e ter cuidado ao
manuseá-lo e arquivá-lo.

4. Fatores que provocam a destruição de documentos:

4.1. De ordem biológica:

• Insetos (baratas, traças, cupins, etc.).


• Microorganismos (fungos atuam decompondo a celulose e produzem também
pigmentos que mancham o papel).
• Roedores.
• O homem (deixando restos de comida no local do acervo, guardando
inadequadamente os documentos e manuseando-os sem o devido cuidado).

4.2. De ordem físico-química:

• Temperatura e umidade: o papel se deteriora com o tempo, mesmo que as


condições de conservação sejam boas. O papel perde sua cor original,
tornando-se frágil, o que causa seu envelhecimento natural.
• Quanto mais baixa a temperatura na qual ele for conservado, maior será a
vida do papel. Como temperaturas muito baixas tornam-se desagradáveis para
funcionários e usuários, a temperatura em torno de 22ºC está dentro do limite
recomendado.
• O excesso de umidade também é prejudicial ao papel. As condições ideais
estão em torno de 50% a 65%.
• Luminosidade: a luz direta danifica os documentos. Deve-se evitar a
incidência de luz direta, com o acondicionamento apropriado e controle de grau
de intensidade de luz.
• Poluição do ar (gases, poeira, elementos de contato – inseticidas, tintas, etc.).
• Falta de ventilação.
• Acidentes (água, incêndios, guerras, terremotos, etc.).

5. Conservação preventiva de acervos.

Quando se lida com documentos em arquivo corrente, deve-se atentar para as


seguintes recomendações:

• Evite fazer anotações utilizando canetas (a tinta da caneta é antiestética e


desfiguradora).
• Não use saliva no dedo para virar as folhas dos livros (a saliva provoca acidez
no papel).
• Não faça dobras para marcar páginas (dobras nas folhas provocam
rompimento das fibras do papel).
• Não faça refeições perto do acervo (as comidas e bebidas sujam, mancham e
atraem insetos).
• Nunca tente remendar usando fitas adesivas (as fitas adesivas provocam
manchas).
• Não use clipes, grampos e prendedores de metal (a ferrugem se desenvolve
e migra para o papel).
• Mantenha sempre as mãos limpas (mãos sujas provocam manchas).
• Não coloque entre as páginas do documento: flores, recortes de jornais e
papéis ácidos, para evitar manchas e acidez.
• Evite exposição do acervo à luz solar (a luz danifica papéis e tintas).
• Mantenha o ambiente sempre limpo e livre de poeira (a poeira reage com a
umidade, produzindo ácidos).
• Não exponha o acervo a altas temperaturas (acelera as reações químicas e
favorece a proliferação de insetos e microorganismos).
• Adote as formas corretas de arquivamento e mobiliário:
• As estantes e os arquivos devem ser de aço, pois são mais leves, não entram
em combustão e, principalmente, dificultam a proliferação de insetos.
• O uso de caixas-arquivo a partir do arquivo intermediário é o mais adequado,
pois evita-se que os documentos fiquem expostos diretamente à poeira, à
luminosidade, etc.

- Organize um programa de prevenção de incêndios que seja funcional, eficaz


e que, se possível, em caso de ocorrência de um incêndio, não cause outros
danos à documentação.
- Tome medidas de higiene contra insetos, fazendo inspeções periódicas nos
depósitos, e mantenha constante vigilância quanto à entrada de móveis e
documentos acumulados. A maneira mais segura de evitar problemas com
insetos é manter bons hábitos de limpeza no local do arquivo.
- Construa os arquivos segundo orientação técnica, evitando locais com muita
poluição, ruídos em excesso e tráfego intenso de veículos.

Normas Conseqüências
Não fume no local do arquivo Os poluentes contribuem para a dete-
rioração do papel
Evite fazer anotações utilizando A tinta da caneta é antiestética e
caneta desfiguradora
Não use saliva no dedo para virar as A saliva provoca acidez no papel
folhas dos documentos
Não faça dobras para marcar as Dobras nas folhas provocam
páginas rompimento das fibras do papel
Não apóie os cotovelos em cima dos Apoiar os cotovelos danifica a
livros de leitura encadernação
Não arranque páginas A informação contida não é
importante só para você
Não faça refeições perto dos do- As comidas sujam, mancham e
cumentos atraem insetos
Nunca tente remendar usando fitas As fitas adesivas provocam manchas
adesivas
Não coloque clipes como marca- A ferrugem se desenvolve no clipe e
dores de páginas migra para o papel
Evite tirar cópia de obras raras A xerox danifica a encadernação e as
tintas coloridas
Mantenha sempre as mãos limpas Mãos sujas provocam manchas
Cuidado quando digitalizar livros e A eletrostática do scanner pode
documentos fragilizados ocasionar rasgos
Nunca retire o livro da estante pu- Retire o livro da estante puxando-o
xando-o pela cabeça pelo meio da lombada
Não coloque entre as páginas do Para evitar manchas e acidez
documento: flores, recortes de jornal
e papéis ácidos
Evite a exposição dos livros e do- A luz danifica capas, encadernações,
cumentos à luz solar papéis e tintas
Mantenha o ambiente sempre limpo e A poeira reage com a umidade produ-
livre de poeira zindo ácidos
O acervo não deve ser exposto a Acelera as reações químicas e
altas temperaturas favorece a proliferação de insetos e
microorganismos